Izvēlne
Jaunākie Directo Help ieraksti
Atgrieztās preces
Dokuments Atgrieztās preces ir paredzēts, lai reģistrētu no klienta atgrieztās preces. Apstiprinot dokumentu Atgrieztās preces, tajā norādītās preces ar dokumenta datumu tiek atgrieztas atpakaļ noliktavā.
Dokumentu Atgrieztās preces var izveidot tikai no klienta pasūtījuma un tikai tad, kad no klienta pasūtījuma ir izveidota apstiprināta piegāde (attiecīgi, dokumentu Atgrieztās preces var izveidot no klienta pasūtījuma tad, ja klientam ir piegādāti tie artikuli, kurus viņš vēlāk atgrieza atpakaļ uzņēmumam).
Lai izveidotu dokumentu Atgrieztās preces, ir jāatver klienta pasūtījums, ar kuru saistītās preces klients atgrieza. Klienta pasūtījumu var atrast klientu pasūtījumu sarakstā (galvenā izvēlne → kolonna PĀRDOŠANA → DOKUMENTI → Kl. pasūtījumi).
Ja klients atgriež daļu no viņam piegādātajām precēm, tad klienta pasūtījuma kolonnā Nr. ir jāuzspiež uz to rindu numuriem, kurās ir norādīti tie artikuli, kurus klients atgriež, un pēc tam jānospiež poga Atgriezt.
Savukārt, ja klients atgriež visus viņam piegādātos artikulus, tad klienta pasūtījumā uzreiz ir jānospiež poga Atgriezt.
Tad tiks atvērts preču atgriešanas dokuments ar klientam piegādātajiem pasūtījumā norādītajiem artikuliem.
Atgriešanas dokumenta laukā Pasūtījums var redzēt, saistībā ar kuru klienta pasūtījumu tiek atgrieztas preces.
Kolonnā Atgriezts automātiski nonāks klientam piegādātais artikulu daudzums, taču, ja atgrieztais daudzums ir cits, tad tas jākoriģē, kolonnā Atgriezts norādot daudzumu, kuru atgrieza klients.
Noteikti jāievērš uzmanība tam, vai laukā Atgriešanas laiks ir noradīts pareizs atgriešanas datums un laiks, kā arī noliktava, jo pēc atgriešanas dokumenta apstiprināšanas preces būs atpakaļ dokumentā norādītās noliktavas atlikumā no dokumenta laukā Atgriešanas laiks norādītā laika.
Lai saglabātu atgriešanas dokumentu, tajā jānospiež poga Saglabāt.
Ja dokumentā viss ir korekti, tad tas jāapstiprina – jānospiež pogas Apstiprināt un Saglabāt.
Artikuli būs atpakaļ noliktavas atlikumā sākot no atgriešanas dokumenta datuma un laika tad, kad atgriešanas dokuments būs apstiprinātā statusā.
Izveidotās atgriešanas ir atrodamas galvenās izvēlnes kolonnā NOLIKTAVA → DOKUMENTI → Atgrieztās preces, kā arī ar klienta pasūtījumu saistītās atgriešanas var atvērt no klienta pasūtījuma.
Sistēmas uzstādījumi par dokumentiem Atgrieztās preces
Sistēmā ir vairāki uzstādījumi, kuri saistīti ar dokumentiem Atgrieztās preces. Šos uzstādījumus var apskatīt un nepieciešamības gadījumā arī mainīt, no galvenās izvēlnes dodoties uz UZSTĀDĪJUMI → Sistēmas uzstādījumi
Tad tiks parādīti sistēmas uzstādījumi, kuros uzstādījumus var meklēt, meklēšanas laukā ierakstot atslēgvārdu uzstādījuma atrašanai (piemēram, atgrie) vai uzstādījuma nosaukumu, ja Jums tas ir zināms un pēc tam uzspiežot un meklēšanas ikonas vai nospiežot taustiņu Enter.
Uz dokumentiem Atgrieztās preces attiecas, piemēram, sekojošie uzstādījumi:
• Pakalpojumu artikulus var atgriezt
Šis uzstādījums nosaka, vai dokumentos Atgrieztās preces var norādīt arī pakalpojumu artikulus.
• Atgriešana samazina pasūtījumā norādīto pasūtīto daudzumu
Šis uzstādījums nosaka, vai apstiprinot no klienta pasūtījuma izveidotu dokumentu Atgrieztās preces tiek samazināts klienta pasūtījumā norādītais pasūtītais artikulu daudzums.
Ja ir nepieciešams mainīt to, kā ir iestatīts kāds no sistēmas uzstādījumiem, tad pie tā jānorāda nepieciešamā opcija un pēc tam jānospiež poga Saglabāt.
Ja klientiem tiek izrakstīti pasūtījumi jeb priekšapmaksas rēķini, tad klientiem pārdoto preču (jeb artikulu, kuru kartītēs ir norādīts, ka to veids ir noliktavas prece)) norakstīšana var notikt vienā no šiem veidiem:
1) Apstiprinot jeb iegrāmatojot no klienta pasūtījuma izrakstīto rēķinu.
Lai rēķina apstiprināšana jeb iegrāmatošana norakstītu no sistēmas noliktavas atlikuma rēķinā norādītās preces, rēķinā ir jābūt ieliktam ķeksītim pie lauka Atjaunot noliktavu.
Rēķinos šis ķeksītis tiek ielikts automātiski tad, ja pie sistēmas uzstādījuma (galvenā izvēlne → UZSTĀDĪJUMI → Sistēmas uzstādījumi) Rēķins pēc noklusējuma maina noliktavas līmeni ir norādīta opcija jā.
2) Ja nepieciešams, var iestatīt, ka klientiem pārdotās preces tiek norakstītas nevis ar pārdošanas rēķiniem, bet ar papildu dokumentiem – piegādēm.
Tādā gadījumā no klienta pasūtījuma ir jāizveido viena vai vairākas piegādes par klientam piegādātajām precēm un pēc tam no pasūtījuma jāizraksta klientam viens vai vairāki rēķini. Šajā gadījumā preces no noliktavas tiks norakstītas nevis ar rēķinu vai rēķiniem, bet ar piegādes dokumentu vai dokumentiem.
Informācija par to, kā iestatīt, ka tiek izmantotas piegādes un apraksts par ar piegādēm saistītajiem uzstādījumiem ir pieejams šeit.
Piegādes
Piegāžu dokumentus var izveidot no klientu pasūtījumiem. Piegādes dokumentā norāda klientam piegādātās preces.
Piegādes apstiprināšana jeb iegrāmatošana noraksta no noliktavas piegādes dokumentā norādītās preces.
Ja tiek izmantotas piegādes, tad preces no noliktavas noraksta no klientu pasūtījumiem izveidotās apstiprinātās piegādes nevis no klientu pasūtījumiem izveidotie rēķini.
Ja nepieciešams iestatīt piegāžu izmantošanu, tad no galvenās izvēlnes jādodas uz UZSTĀDĪJUMI → Sistēmas uzstādījumi. Pēc tam pie sistēmas uzstādījuma Tiek izmantota piegāde jānorāda opcija jā un jānospiež poga Saglabāt.
Pirms sākt izmantot piegādes noteikti ir jāpārskata un nepieciešamības gadījumā jākoriģē sistēmas uzstādījumi, kuri saistīti ar piegādēm.
Piegādes izveidošana
Piegādi veido no klienta pasūtījuma.
Lai izveidotu piegādi:
1) Jāatver klienta pasūtījums, par kuru jāizveido piegāde.
Klienta pasūtījumu var atvērt, no galvenās izvēlnes dodoties uz kolonnu PĀRDOŠANA → DOKUMENTI → Kl. pasūtījumi un klientu pasūtījumu sarakstā atrodot konkrēto pasūtījumu.
Klienta pasūtījumu var atrast arī izmantojot atskaites, piemēram, galvenās izvēlnes kolonnā PĀRDOŠANA esošo atskaiti Pasūtījumu statuss vai Pasūtījumu saraksts.
2) Lai izveidotu piegādi par visiem pasūtījumā esošajiem vēl nepiegādātajiem artikuliem, pasūtījumā jānospiež poga Piegādāt.
Savukārt, ja šobrīd jāizveido piegāde tikai ar daļu no vēl nepiegādātajiem artikuliem, tad to var izdarīt, uzspiežot uz to rindu numuriem kolonnā Nr., kurās ir piegādājamie artikuli un pēc tam nospiežot pogu Piegādāt.
3) Tad tiks atvērts piegādes dokuments. Tas jāpārskata.
• Kolonnā Piegādes datums norādītais datums nosaka, ar kuru datumu apstiprināta piegāde norakstīs no noliktavas preces.
• Kolonnā Piegādāts jābūt artikulu daudzumiem, kuri klientam tiek piegādāti ar konkrēto piegādes dokumentu. Ja tiek piegādāts mazāk nekā automātiski norādīts kolonnā Piegādāts, tad kolonnā norādītais daudzums ir jāsamazina.
• Noliktava nosaka, no kuras noliktavas tiks norakstīti artikuli. Ja kādā no rindām ir norādīta noliktava, tad tajā rindā norādītie artikuli tiks norakstīti no rindā, nevis galvenē norādītās noliktavas.
• Ja artikulam ir sērijas numurs, tad laukā Sērijas numurs būs norādīts piegādē esošā artikula sērijas numurs. Ja faktiskais sērijas numurs atšķiras no tā, kas ir laukā Sērijas numurs, tad šajā laukā jānorāda piegādē esošais artikula sērijas numurs.
Lai saglabātu piegādes dokumentu, tajā jānospiež poga Saglabāt.
Ja dokumentā viss ir korekti, tad tas jāapstiprina – jānospiež pogas Apstiprināt un Saglabāt.
Piegādes dokuments ir norakstījis artikulus no noliktavas atlikuma ar piegādes datumu un laiku tad, kad piegāde ir apstiprinātā statusā.
Izveidotās piegādes ir atrodamas galvenās izvēlnes kolonnā NOLIKTAVA → DOKUMENTI → Piegādes, kā ar klienta pasūtījumu saistītās piegādes var atvērt no klienta pasūtījuma.
Informāciju par piegādēm var iegūt arī atskaitē Piegādes, kas atrodas galvenās izvēlnes kolonnā NOLIKTAVA.
Sistēmas uzstādījumi par piegādēm
Sistēmā ir vairāki uzstādījumi par piegādēm. Šos uzstādījumus var apskatīt un nepieciešamības gadījumā arī mainīt, no galvenās izvēlnes dodoties uz UZSTĀDĪJUMI → Sistēmas uzstādījumi
Tad tiks parādīti sistēmas uzstādījumi, kuros uzstādījumus var meklēt, meklēšanas laukā ierakstot atslēgvārdu uzstādījuma atrašanai (piemēram, piegād) vai uzstādījuma nosaukumu, ja Jums tas ir zināms un pēc tam uzspiežot un meklēšanas ikonas vai nospiežot taustiņu Enter.
Uz piegādēm attiecas, piemēram, sekojošie uzstādījumi:
• Piegādes noliktavas izmaksu konts
Šis uzstādījums nosaka, kurš konts automātiski nonāk piegāžu dokumentu grāmatojumu debetā.
• Vai no klienta pasūtījuma var izveidot vairākas neapstiprinātas piegādes?
Šis uzstādījums nosaka, vai no klienta pasūtījuma var izveidot piegādi, ja no pasūtījuma jau ir izveidota piegāde, kura nav apstiprināta.
Ja norāda opciju nē, tad piegādi no klienta pasūtījuma var izveidot tad, ja no pasūtījuma nav izveidota piegāde, kura nav apstiprināta.
Ja norāda opciju brīdinājums, tad gadījumā, ja no klienta pasūtījuma jau ir izveidota piegāde, kura nav apstiprināta, parādās paziņojums, ka jau ir izveidota neapstiprināta piegāde un lietotājam ir iespēja izvēlēties, vai tiešām veidot vēl vienu piegādi.
Ja norāda opciju jā, tad no klienta pasūtījuma var izveidot vairākas neapstiprinātas piegādes un veidojot piegādi gadījumā, ja no klienta pasūtījuma jau ir izveidota piegāde, kura nav apstiprināta, neparādīsies paziņojums par to, ka no pasūtījuma jau ir izveidota neapstiprināta piegāde.
• Var apstiprināt piegādi, kurā artikula daudzums ir nulle
Šis uzstādījums nosaka, vai piegādi var apstiprināt, ja tajā kādam no artikuliem ir norādīts, ka tā piegādātais daudzums ir 0.
• Vai ir poga Tiešais rēķins
Šis uzstādījums nosaka, vai klientu pasūtījumos ir pieejam poga Tiešais rēķins, kuru nospiežot tiek izveidots pārdošanas rēķins, kurš neietekmē rēķinā norādīto artikulu noliktavas atlikumu.
• Piegāde vienmēr iegūs apstiprināšanas datumu
Ja šis uzstādījums ir iestatīts uz nē, tad piegādes dokumenta jeb preču norakstīšanas no noliktavas datums var atšķirties no tā datuma un laika, kurā apstiprina piegādi. Piemēram, ja šodien ir 14. marts, tad var apstiprināt piegādes dokumentu tā, ka tā datums ir 13. marts.
Savukārt, ja šis uzstādījums ir iestatīts uz jā, tad apstiprinot piegādi tā vienmēr iegūs datumu, kurš sakrīt ar apstiprināšanas datumu un laiku. Piemēram, ja piegāde būtu izveidota 13. martā vai arī tajā būtu manuāli norādīts, ka datums ir 13. marts, taču piegāde tiktu apstiprināta 14. martā, tad apstiprinot piegādi, tās datums automātiski nomainītos uz 14. martu, kā rezultātā arī preču norakstīšana no noliktavas un piegādes grāmatojums būtu 14. martā.
• Ja piegādē ir lielāks artikula daudzums nekā pasūtījumā, tad pasūtījumā tiek palielināts konkrētā artikula daudzums
Ja ir norādīta opcija nē, tad nevar apstiprināt piegādi, kurā ir norādīts lielāks artikula daudzums nekā pasūtījumā.
Savukārt, ja ir norādīta opcija jā, tad var apstiprināt piegādi, kurā ir norādīts lielāks artikula daudzums nekā pasūtījumā un apstiprinot šādu piegādi, klienta pasūtījumā konkrētā artikula daudzums automātiski tiks palielināts tā, lai tas sakristu ar piegādāto daudzumu.
• SN no piegādes uz pasūtījumu
Šis uzstādījums attiecas uz artikuliem, kuriem ir sērijas numurs.
Ja pie uzstādījuma ir norādīta opcija nē, tad apstiprinot piegādi klienta pasūtījumā pie artikula automātiski netiek norādīts sērijas numurs, kurš ir piegādē.
Savukārt, ja pie uzstādījuma ir norādīta opcija jā, tad apstiprinot piegādi klienta pasūtījumā pie artikula automātiski tiek norādīts sērijas numurs, kurš ir piegādē.
• Rēķina izrakstīšana no pasūtījuma sadala rindas atbilstoši piegādēm
Ja šis uzstādījums ir uzstādīts uz jā, tad rēķins ir sadalīts pa rindām atbilstoši piegādēm, nevis klienta pasūtījumam. Piemēram, ja artikuls ir vienā klienta pasūtījuma rindā, bet vairākās piegādēs vai vienā piegādē vairākās rindās, tad rēķinā šis artikuls arī būs norādīts vairākās rindās atbilstoši piegādēm.
• Lai par klienta pasūtījumā norādīto pakalpojuma artikulu varētu izrakstīt rēķinu, pakalpojuma artikulam ir jābūt piegādātam
Šis uzstādījums nosaka, vai pakalpojumu artikuli ir jānorāda piegādēs, lai par pakalpojumu artikuliem no klientu pasūtījumiem varētu izrakstīt rēķinus.
Ja ir nepieciešams mainīt to, kā ir iestatīts kāds no sistēmas uzstādījumiem, tad pie tā jānorāda nepieciešamā opcija un pēc tam jānospiež poga Saglabāt.
Algu aprēķins
Algu aprēķins tiek veikts dokumentā Algas.
Algas aprēķins, beidzoties darbinieka darba attiecībām
Ja ar darbinieku tiek izbeigtas darba attiecības, tad pirms darbinieka pēdējā algu aprēķina veikšanas jāpārliecinās, ka:
• Dokumentos Kavējumi ir ievadītas darbinieka prombūtnes (ja tādas bija);
• Ja konkrētā darbinieka nostrādātās stundas jāievada darba laika uzskaites tabelē, tad tabelē ir jābūt ievadītās darbinieka nostrādātajām stundām. Darbinieki, kuru nostrādātās stundas ir jāievada tabelē, ir, piemēram, tie, kuriem ir mainīgs darba grafiks un alga tiek aprēķināta, pamatojoties uz stundas likmi.
Ja sistēmas uzstādījumos ir iestatīts, ka algu aprēķinā tiek ņemti vērā tikai apstiprinātie un/vai slēgtie resursi, tad pirms algu aprēķina veikšanas ir jāapstiprina un/vai jāslēdz tie dokumenti Resursi, kuros ir norādītas darbinieka nostrādātās stundas.
• Darbinieka kartītē ir norādīts darba attiecību beigu datums un darba attiecību pārtraukšanas iemeslam atbilstošais ziņu kods.
Kad iepriekšminētās darbības ir veiktas, tad, lai izveidotu algas aprēķinu:
1) No galvenās izvēlnes jādodas uz kolonnu PERSONĀLS → DOKUMENTI → Algas
2) Tad tiks atvērts algu aprēķinu saraksts. Tajā jānospiež poga Pievienot jaunu.
3) Algu aprēķina dokumenta galvenē:
• Laukā Numurs jānorāda intervāls jeb dokumentu numerācijas diapazons, no kura algu aprēķina dokumentam ir jāpiešķir numurs;
• Laukā Datums ir jānorāda darbinieka darba attiecību beigu datums;
• Laukā Perioda sākums ir jānorāda mēneša, kurā tiek izbeigtas darba attiecības, pirmais datums;
• Laukā Beigas ir jānorāda mēneša, kurā tiek izbeigtas darba attiecības, pēdējais datums;
• Ieteicams aizpildīt lauku Komentārs tajā norādot tekstu, kurš pēc aprēķina iegrāmatošanas būs algu aprēķina grāmatojuma apraksts.
4) Jānospiež poga Saglabāt.
5) Jāsagatavo algu atskaite skatā provizorisks, lai iegūtu informāciju par darbiniekam konkrētajā mēnesī pēc sistēmā esošajiem datiem prognozēto bruto algu.
Pēc tam algu aprēķinā jānorāda darbinieka alga par konkrēto mēnesi, algu aprēķina laukā Darbinieks norādot darbinieku, laukā Formula norādot nepieciešamo algas formulu (vai formulas, ja tās ir vairākas, piemēram, ja ir gan pamatalga, gan slimības nauda), kā arī jānorāda algas formulas vai formulu daudzums un bruto apmērs.
Ja nepieciešams, aprēķinā jānorāda arī piemaksas, algai piemērojamie ieturējumi vai atvilkumi utml.
6) Lai algu aprēķinam pievienotu kompensāciju par neizmantoto atvaļinājumu, tukšas algu aprēķina rindas laukā Darbinieks ir jānorāda darbinieks un laukā Formula ir jānorāda algas formula, kura atbilst kompensācijai par neizmantoto atvaļinājumu.
Algu formulas, kura atbilst kompensācijai par neizmantoto atvaļinājumu, daudzumam algu aprēķinā jāsakrīt ar darbinieka uzkrāto atvaļinājuma dienu skaitu uz darba attiecību beigu datumu. Uzzināt darbinieka uzkrāto atvaļinājuma dienu skaitu var atskaitē Kavējumi.
Savukārt pārliecināties par vidējo izpeļņu, kuras bruto summai par vienu uzkrāto dienu jābūt laukā Bruto vienība un par visām uzkrātajām dienām jābūt laukā Bruto var sagatavojot algu atskaiti skatā vidējā alga.
7) Ja nepieciešams, algu aprēķina galvenē vai rindās jānorāda objekts vai objekti no dažādiem objektu līmeņiem. Nepieciešamības gadījumā dokumenta rindās ir iespējams norādīt projektu.
8) Lai saglabātu algu aprēķina dokumentu, tajā jānospiež poga Saglabāt.
9) Iegūt informāciju par aprēķināto neto algu un algai piemērotajiem nodokļiem var, sagatavojot algu atskaiti skatā aprēķins.
10) Ja viss ir korekti, tad, lai iegrāmatotu algu aprēķinu, tajā jānospiež pogas Apstiprināt un Saglabāt.
11) Algas maksājums jāizveido no algu atskaites skata atšķirības, atskaitē norādot konkrētajam mēnesim atbilstošo mēneša kodu, perioda laukus atstājot tukšus un norādot darbinieku.
Sistēmas uzstādījumos veikto izmaiņu vēsture
Ja nepieciešams apskatīt, kuros sistēmas uzstādījumos ir veiktas izmaiņas un kad un kurš tās ir veicis, tad no galvenās izvēlnes jādodas uz UZSTĀDĪJUMI → Sistēmas uzstādījumi → jānospiež poga Skatīt izmaiņu logu
Tad tiks atvērts saraksts, kurā ir redzams:
• kad ir veiktas izmaiņas sistēmas uzstādījumos,
• kurš ir veicis izmaiņas,
• kuri sistēmas uzstādījumi ir mainīti,
• kā uzstādījums bija iestatīts pirms izmaiņu veikšanas,
• kā uzstādījums iestatīts pēc izmaiņu veikšanas.
Kontaktpersonas
Sistēmā var izveidot klientu un piegādātāju kontaktpersonu kartītes.
Kontaktpersonas kartītes izveidošana
Kontaktpersonas izveidošana no klienta kartītes
Lai izveidotu jaunu kontaktpersonas kartīti no klienta kartītes, jāatver konkrētā klienta kartīte un tās sadaļā Kontakti jānospiež poga Jauns kontakts.
Tad tiks atvērta jauna kontaktpersonas kartīte, kura jāaizpilda.
Kontaktpersonas izveidošana no piegādātāja kartītes
Lai izveidotu jaunu kontaktpersonas kartīti no piegādātāja kartītes, jāatver konkrētā piegādātāja kartīte un tās sadaļā Kontakti jānospiež poga Jauns kontakts.
Tad tiks atvērta jauna kontaktpersonas kartīte, kura jāaizpilda.
Kontaktpersonas izveidošana tiešā veidā, nevis no klienta vai piegādātāja kartītes
Galvenā izvēlne → kolonna SISTĒMA → DOKUMENTI → Kontakti → poga Pievienot jaunu
Kontaktpersonas kartītes aizpildīšana
• Laukā Kontaktpersona jānorāda kontaktpersonas vārds un uzvārds.
• Kontaktpersonas amatu norāda laukā Amats.
• Ja kontaktpersona ir saistīta ar klientu, tad laukā Klients ir jānorāda konkrētais klients. Klients jānorāda, veicot dubultklikšķi laukā Klients un izvēloties no klientu saraksta izvēloties konkrētā klienta kartīti. Ja kontaktpersonas kartīte tika veidota no klienta kartītes, tad kontaktpersonas kartītē lauks Klients jau būs aizpildīts automātiski.
• Ja kontaktpersona ir saistīta ar klientu, tad laukā Klients ir jānorāda konkrētais klients. Klients jānorāda, veicot dubultklikšķi laukā Klients un no klientu saraksta izvēloties konkrētā klienta kartīti. Ja kontaktpersonas kartīte tika veidota no klienta kartītes, tad kontaktpersonas kartītē lauks Klients jau būs aizpildīts automātiski.
• Ja kontaktpersona ir saistīta ar piegādātāju, tad laukā Piegādātājs ir jānorāda konkrētais piegādātājs. Piegādātājs jānorāda, veicot dubultklikšķi laukā Piegādātājs un no piegādātāju saraksta izvēloties konkrētā piegādātāja kartīti. Ja kontaktpersonas kartīte tika veidota no piegādātāja kartītes, tad kontaktpersonas kartītē lauks Piegādātājs jau būs aizpildīts automātiski.
• Kontaktpersonas kartītē var norādīt arī telefona nr., e-pasta adresi.
Lai saglabātu kontaktpersonas kartīti un tajā norādīto informāciju, kartītē jānospiež poga Saglabāt.
Vairāku finanšu budžetu izdzēšana vienlaicīgi
Ja nepieciešams, vienlaicīgi var izdzēst vairākus budžetus.
Lai to izdarītu:
1) No galvenās izvēlnes jādodas uz kolonnu FINANSES → DOKUMENTI → Budžeti.
2) Tad tiks atvērts finanšu budžetu saraksts. Sarakstā, ir jānorāda tie budžetu atlases kritēriji, kuriem atbilstošie budžeti jāizdzēš (piemēram, budžetu tips vai nosaukums), un pēc tam jānospiež poga Pārlūkot.
3) Lai izdzēst atlasītos budžetus, jānospiež poga IZDZĒST VISUS ATFILTRĒTOS IERAKSTUS.
Poga IZDZĒST VISUS ATFILTRĒTOS IERAKSTUS ir pieejama, ja lietotāju grupas vai lietotāju tiesību sadaļā Citi ir atļauta Vairāku ierakstu izdzēšana vienlaicīgi dokumentu sarakstos.
Ja nepieciešams apskatīt vai mainīt lietotāju grupas tiesības, tad no galvenās izvēlnes ir jādodas uz Galvenie uzstādījumi → Lietotāju grupas → jānospiež poga Mainīt tiesības.
Savukārt, ja nepieciešams apskatīt vai mainīt konkrēta lietotāja personīgās tiesības, tad no galvenās izvēlnes ir jādodas uz Galvenie uzstādījumi → tad atvērsies lietotāju saraksts, kurā jāuzspiež uz konkrētā lietotāja vārda un uzvārda, kas ir kolonnā NOSAUKUMS.
Swedbank Gateway
Swedbank Gateway saslēgums ar „Directo“ nodrošina to, ka “Directo” dokumentā Bankas imports no “Swedbank” katru dienu automātiski tiek iesūtīts iepriekšējās dienas bankas konta izraksts un arī nodrošina iespēju no „Directo“ nosūtīt uz „Swedbank“ maksājumus.
Lai varētu izmantot Swedbank Gateway, ar “Swedbank” ir jābūt noslēgtam operatora līgumam. Operatora līgumu var noslēgt "Swedbank" internetbankā.
Lai pēc līguma noslēgšanas “Directo” dokumentā Bankas imports no “Swedbank” automātiski tiktu iesūtīts iepriekšējās dienas bankas konta izraksts, pie sistēmas uzstādījuma (galvenā izvēlne UZSTĀDĪJUMI → Sistēmas uzstādījumi) Noklusējuma intervāls jānorāda intervāls jeb dokumentu numerācijas diapazons, no kura iesūtītajam dokumentam Bankas imports ir jāpiešķir numurs.
Kā arī „Directo“ ir jābūt izveidotam samaksas veidam, kurš atbilst konkrētajam “Swedbank” bankas kontam.
Lai „Directo“ dokumentā Bankas imports katru dienu ne tikai automātiski tiktu iesūtīts iepriekšējās dienas bankas konta izraksts, bet arī „Directo“ izveidototos maksājumus varētu sūtīt uz banku, jāveic arī sekojošais:
• „Swedbank“ internetbankā ir jāaktivizē iespēja Maksājumu imports internetbankā.
• “Directo” ir jāatver tā samaksas veida kartīte, kura atbilst konkrētajam “Swedbank” kontam. Lai atvērtu samaksas veida kartīti, no galvenās izvēlnes jādodas uz UZSTĀDĪJUMI → Finanšu uzstādījumi → Samaksas veidi.
Samaksas veida kartītes laukā EKSPORTA KANĀLS jānorāda opcija Swedbank GW un laukā EKSPORTA KANĀLA LĪGUMS jānorāda ar ”Swedbank” noslēgtā līguma numurs.
• Jāpārliecinās, ka „Directo“ pie sistēmas uzstādījuma Bankas transakciju imports atpazīst Directo veidotos maksājumus (galvenā izvēlne UZSTĀDĪJUMI → Sistēmas uzstādījumi) ir norādīta opcija jā.
Papildus tam “Directo” ir jāpiešķir tiesības sūtīt maksājumus uz internetbanku.
• Lai piešķirtu šīs tiesības lietotāju grupai, no galvenās izvēlnes jādodas uz UZSTĀDĪJUMI → Galvenie uzstādījumi → Lietotāju grupas → pie lietotāju grupas jāuzspiež uz Mainīt tiesības.
• Savukārt, lai piešķirtu šīs tiesības nevis lietotāju grupai, bet konkrētam lietotājam, no galvenās izvēlnes jādodas uz UZSTĀDĪJUMI → Galvenie uzstādījumi → jāuzspiež uz konkrētā lietotāja vārda un uzvārda, kas ir kolonnā NOSAUKUMS.
Tad tiks atvērts logs, kurā var noteikt tiesības. Ir jāatver tā sadaļa Citi un jānorāda Atļauts pie Swedbank GW un pēc tam jānospiež poga Saglabāt.
Tiem, kuriem ir iepriekšminētās tiesības, maksājumu dokumentos būs nevis poga SEPA EST vai FiDAViSta maksājuma faila iegūšanai, bet poga Sūtīt uz banku (SGW). Ja maksājumā tiks nospiesta poga Sūtīt uz banku (SGW), tad maksājums 15 minūšu laikā tiks nosūtīts uz banku.
Uz internetbanku nosūtītajā maksājumā būs redzams, ka maksājums ir izsūtīts uz banku.
Izsūtīšanas laiks uz banku paziņojumā ir izcelts treknrakstā.
Maksājuma veikšana internetbankā būs jāapstiprina Smart-ID aplikācijā ar PIN2.
Ja maksājums kāda iemesla dēļ jāsūta uz banku vēlreiz, tad tas nav jāapstiprina internetbankā, kā arī internetbankā manuāli jāizdzēš jau iesūtītais maksājums un jānosūta tas no “Directo” uz banku vēlreiz.
Virsgrāmatas iegūšana CSV formātā
Ja virsgrāmata jāsagatavo par ļoti lielu datu daudzumu vai arī vēlaties iegūt virsgrāmatu CSV formātā, tad:
1) Virsgrāmatā noteikti jānorāda periods, par kuru jāsagatavo atskaite, konti, no kura līdz kuram ir jāsagatavo atskaite.
Ja nepieciešams, jānorāda arī citi kritēriji – piemēram, ja virsgrāmata jāsagatavo tikai par konkrētu objektu, tad atskaites laukā Objekts jānorāda objekts.
Ja datu apjoms ir liels, tad nespiediet pogu ATSKAITE.
2) Kad ir norādīti kritēriji, uz kuriem pamatojoties jāsagatavo atskaite, ir jāuzspiež uz CSV ikonas.
Tad virsgrāmata tiks lejupielādāta CSV formātā.
Lai atvērtu failu Excelī tā, ka tajā dati ir sadalīti kolonnās:
1) Atveriet tukšu Excel failu.
Tukšajā Excel failā atveriet sadaļu DATA → uzspiediet uz From Text/CSV
Pēc tam no datorā esošajiem failiem izvēlieties failu ar virsgrāmatu CSV formātā → nospiediet pogu Import
Pēc faila izvēlēšanās pārliecinieties, lai File Origin būtu 65001: Unicode (UTF-8) un Delimitter ir Tab un pēc tam nospiediet pogu Load.
Tad Excel fails tiks aizpildīts ar datiem no CSV faila, un dati būs sakārtoti kolonnās.
Sistēmas uzstādījumi par klientu pasūtījumiem
Sistēmā ir vairāki uzstādījumi par klientu pasūtījumiem. Šos uzstādījumus var apskatīt un nepieciešamības gadījumā arī mainīt, no galvenās izvēlnes dodoties uz UZSTĀDĪJUMI → Sistēmas uzstādījumi
Tad tiks parādīti sistēmas uzstādījumi, kuros uzstādījumus var meklēt, meklēšanas laukā ierakstot atslēgvārdu uzstādījuma atrašanai (piemēram, pasūtījum) vai uzstādījuma nosaukumu, ja Jums tas ir zināms un pēc tam uzspiežot un meklēšanas ikonas vai nospiežot taustiņu Enter.
Uz klientu pasūtījumiem attiecas, piemēram, sekojošie uzstādījumi:
• Pasūtījums ir jāapstiprina (pieejamas opcijas nē un jā).
Šis uzstādījums nosaka, vai tad, ja klienta pasūtījums nav apstiprināts, no tā var izveidot piegādi (ja tiek izmantotas piegādes), pirkuma pasūtījumu(-s), piedāvājuma pieprasījuma dokumentu(-s) piegādātājam(-iem), artikulu norakstīšanas dokumentu(-s), līgumu(-s), noliktavas kustības, avansa norēķinu(-s), rēķinu(-s).
Ja norāda opciju jā, tad iepriekšminētos dokumentus no klienta pasūtījuma var izveidot tikai tad, ja pasūtījums ir apstiprināts. Vienīgie dokumenti, kurus tādā gadījumā var izveidot no neapstiprināta klienta pasūtījuma ir ienākošais maksājums un notikums.
Ja norāda opciju nē, tad visus pieminētos dokumentus no klienta pasūtījuma var izveidot arī tad, ja pasūtījums nav apstiprināts.
• Pasūtījuma apstrādes priekšnosacījumi
Ja pasūtījumos ir obligātie aizpildāmi lauki, bez kuru aizpildīšanas no pasūtījuma nevar izveidot piegādi (ja tiek izmantotas piegādes) un izrakstīt rēķinu, tad pie šiem laukiem ir jāieliek ķeksītis.
• Rēķina pārdevējs ir lietotājs, kurš no pasūtījuma izveidoja rēķinu (pieejamas opcijas nē un jā).
Ja tiek norādīta opcija nē, tad, veidojot no klienta pasūtījuma rēķinu, rēķinā kā pārdevējs tiek norādīts klienta pasūtījumā norādītais pārdevējs, bet, ja norāda opciju jā, tad rēķinā kā pārdevējs tiek norādīts lietotājs, kurš no pasūtījuma izveidoja rēķinu.
• Pasūtījumam var būt tikai viens neapstiprināts rēķins (pieejamas opcijas nē un jā).
Šis uzstādījums nosaka, vai no pasūtījuma var izveidot rēķinu, ja no pasūtījuma jau ir izveidots rēķins, kurš nav apstiprināts.
Norādot opciju jā vēl vienu rēķinu no pasūtījuma šādā gadījumā izveidot nevar, bet norādot opciju nē šādā gadījumā no pasūtījuma izveidot vēl vienu rēķinu var.
Ja ir nepieciešams mainīt to, kā ir iestatīts kāds no sistēmas uzstādījumiem, tad pie tā jānorāda nepieciešamā opcija un pēc tam jānospiež poga Saglabāt.
Elektroniskā dokumentu parakstīšana “Directo”
“Directo” sistēmā var elektroniski parakstīt dokumentus un arī var uzaicināt citus parakstīt. Ielūgumu parakstīt var nosūtīt ne tikai sistēmas lietotājiem, bet arī tiem, kuri nelieto sistēmu, piemēram, klientiem vai piegādātājiem.
Lai varētu parakstīt pielikumu, tam ir jābūt “Directo”, nevis, piemēram, Google Drive.
Iespēja elektroniski parakstīt dokumentus sistēmā ir bez maksas, bet uzaicinājumu izsūtīšana un iespēja parakstīt dokumentus no saņemtā uzaicinājuma ir par maksu. Informāciju par pakalpojuma cenu var uzzināt “Directo” mājaslapā.
No 22.09.22 līdz 31.10.22 „Directo“ saviem klientiem piedāvā iespēju izmēģināt jauno pakalpojumu bez maksas - no uzņēmuma datubāzes nosūtīt līdz pat 200 elektroniskā paraksta uzaicinājumiem (100 uzaicinājumus septembrī un 100 uzaicinājumus oktobrī).
Elektroniskā parakstīšana “Directo” sistēmā
Lai “Directo” lietotājs elektroniski parakstītu dokumentu, viņam jāielogojas sistēmā ar Smart-ID.
Par ielogošanos sistēmā ar Smart-ID var izlasīt šeit.
Elektroniskās parakstīšanas funkcionalitāte sniedz iespēju parakstīt pielikumus, kuri ir “Directo”.
Lai parakstītu dokumentu, tam kā pielikumam ir jābūt pievienotam kādam no sistēmas dokumentiem. Ja dokumentam ir piesaistīta PDF formāta izdruka, tad nospiežot pogu PDF pielikumā dokumentam kā pielikumu var pievienot dokumenta izdruku PDF formātā.
Savukārt ja ir jāparaksta fails, kurš nav izveidots sistēmā, tad to var piesaistīt sistēmas dokumentam, sistēmas dokumentā uzspiežot uz saspraudītes ikonas un pēc tam no datorā esošajiem vai sistēmā iesūtītajiem failiem piesaistot sistēmas dokumentam parakstāmo dokumentu.
Dokumentā uzspiežot uz saspraudītes ikonas, atveras sadaļa ar visiem dokumentam pievienotajiem pielikumiem.
Lai parakstītu dokumentu, kurš ir pielikumā, pie pielikuma vai pielikumiem, kurus vēlaties parakstīt, ielieciet ķeksīti un nospiediet pogu Elektroniski parakstīt.
Ja jau ir izveidots digidoc konteiners, tad poga Elektroniski parakstīt atrodas rindā pie konteinera.
Tad parādīsies paziņojums, kurš jautās apstiprinājumu, vai no pielikuma izveidot parakstītu digidoc konteineru, kuru apstiprinot oriģinālais pielikums tiks aizstāts ar digidoc konteineru.
Pēc pogas OK nospiešanas var nomainīt digidoc konteinera nosaukumu - ja nosaukums jānomaina, tad jāieraksta nepieciešamais nosaukums un jānospiež poga OK, bet, ja nosaukumam jāpaliek tādam pašam, tad jānospiež poga OK.
Tad parādīsies verifikācijas kods, kurš Smart-ID aplikācijā jāapstiprina ar PIN2.
Pēc PIN2 ievadīšanas pielikums tiks aizvietots ar parakstītu digidoc konteineru ar informāciju par parakstītāja vārdu, uzvārdu, personas kodu un parakstīšanas laiku.
Uzaicinājums elektroniski parakstīt dokumentu
No 22.09.22 līdz 31.10.22 „Directo“ saviem klientiem piedāvā iespēju izmēģināt jauno pakalpojumu bez maksas - no uzņēmuma datubāzes nosūtīt līdz pat 200 elektroniskā paraksta uzaicinājumiem (100 uzaicinājumus septembrī un 100 uzaicinājumus oktobrī).
Lai varētu uzaicināt kādu parakstīt dokumentu, dokumentam kā pielikumam ir jābūt pievienotam kādam no sistēmas dokumentiem. Ja dokumentam ir piesaistīta PDF formāta izdruka, tad nospiežot pogu PDF pielikumā dokumentam kā pielikumu var pievienot dokumenta izdruku PDF formātā.
Ja ir jāparaksta fails, kurš nav izveidots sistēmā, tad to var piesaistīt sistēmas dokumentam, sistēmas dokumentā uzspiežot uz saspraudītes ikonas un pēc tam no datorā esošajiem vai sistēmā iesūtītajiem failiem piesaistot sistēmas dokumentam parakstāmo dokumentu.
Kad sistēmas dokumentam ir piesaistīts parakstāmais fails, tad, lai uzaicinātu kādu parakstīt dokumentu, dokumentā ir jāuzspiež uz saspraudītes ikonas.
Tad tiks atvērta sadaļa ar dokumentam piesaistītajiem pielikumiem.
Pēc tam:
• Ja pielikums vēl nav izveidots kā digidoc konteiners , tad ir jāieliek ķeksītis pie pielikuma, par kura parakstīšanu vēlaties nosūtīt uzaicinājumu un pēc tam dokumenta augšdaļā jānospiež poga Uzaicināt parakstīt.
• Ja digidoc konteineris jau ir izveidots, tad poga Uzaicināt parakstīt atrodas digidoc konteinera rindā.
Pēc pogas Uzaicināt parakstīt nospiešanas atvērsies logs, kurā jānorāda to personu e-pasti un personas kodi, kurām jānosūta uzaicinājums parakstīt. E-pasta adrese jānorāda laukā Pasts, bet personas kods laukā PID.
Ja uzaicinājums tiek izsūtīts no darbinieka kartītes (attiecīgi, ja uzaicina parakstīt pielikumu, kas ir piesaistīts darbinieka kartītei), tad e-pasta adreses un personas koda laukā automātiski tiks norādīti dati no konkrētā darbinieka kartītes.
Uzaicinājums tiks nosūtīts valodā, kura norādīta laukā VAL. Datums laukā Uzaicinājuma links ir derīgs līdz nosaka, līdz kuram datumam uzaicinājuma links būs aktīvs. Noklusējumā laukā tiek norādīts datums pēc mēneša, bet, ja nepieciešams, varat norādīt citu datumu.
Ja nepieciešams, laukā Notikuma apraksts var norādīt papildinformāciju – to uzaicinājuma saņēmējs redzēs e-pastā par uzaicinājumu parakstīt dokumentu.
Pēc tam jānospiež poga Sūtīt.
Tad norādītie adresāti e-pastā saņems uzaicinājumu parakstīt dokumentu. Apskatīt dokumentu un to elektroniski parakstīt uzaicinātā persona varēs tad, kad caur e-pastā saņemto linku ar Smart-ID ielogosies “Directo”.
Uzaicinājumu vienlaicīgi var nosūtīt līdz 3 personām, taču, ja nepieciešams, pogu Uzaicināt parakstīt var izmantot vairākas reizes, tādējādi nosūtot uzaicinājumus vairāk nekā 3 personām.
Kā parakstīt dokumentu, ja e-pastā esat saņēmis uzaicinājumu to parakstīt
Šāds e-pasts norāda, ka Jums ir izsūtīts uzaicinājums elektroniski parakstīt dokumentu:
Lai parakstītu dokumentu, nospiediet pogu Apskatīt un parakstīt.
Tad atvērsies jauns logs, no kura Jūs varat ielogoties “Directo” sistēmā.
Sadaļā Smart-ID Jums ir jānorāda valsts, kura piešķīrusi Jums personas kodu, Jūsu personas kods un jānospiež poga Ienākt.
Smart-ID aplikācijā apstipriniet ielogošanos ar PIN1. Tad nonāksiet lapā, kurā varat lejupielādēt un apskatīt failu un to parakstīt.
Lai parakstītu dokumentu, nospiediet pogu Parakstīt un Smart-ID aplikācijā apstipriniet parakstīšanu ar PIN2. Tad dokuments no Jūsu puses būs elektroniski parakstīts un persona, kas nosūtīja Jums uzaicinājumu parakstīt saņems e-pastu par to, ka esat parakstījis.
Sistēmas uzstādījums par elektronisko parakstīšanu
Ar sistēmas uzstādījumu (galvenā izvēlne → UZSTĀDĪJUMI → Sistēmas uzstādījumi) Elektroniskā parakstīšana var noteikt faila formātu.
Uzstādījuma opcijas:
• nē - elektroniskās parakstīšanas funkcionalitāte nav iespējota.
• ASICE - Eiropas Savienības eDokumentu standarta formāts ASICE.
• PDF - iespēja elektroniski parakstīt PDF failus. Netiek izveidots digidoc konteiners. Šī opcija atbalsta arī ASICE formātu.
Pirkuma pasūtījumu statuss
Atskaite Pasūtījumu statuss ir par nesaņemtajiem un daļēji nesaņemtajiem pirkuma pasūtījumiem, kuri nav slēgti.
Lai sagatavotu atskaiti, no galvenās izvēlnes jādodas uz kolonnu PIEGĀDĀTĀJI → ATSKAITES → Pasūtījumu statuss
• Ja atskaite jāsagatavo par visiem nesaņemtajiem pasūtījumiem, tad jānospiež poga ATSKATE.
• Ja atskaite jāsagatavo par nesaņemtajiem pasūtījumiem no konkrēta piegādātāja, ar konkrētu objektu saistītiem pasūtījumiem, pasūtījumiem uz konkrētu noliktavu vai pasūtījumiem ar konkrētu artikulu, tad tas jānorāda atskaites laukos un pēc tam jānospiež poga ATSKATE.
• Ja atskaitē ir jābūt redzamiem artikulu svītrkodiem, tad ir jāieliek ķeksītis pie Svītrkods.
Atskaitē ir redzami pasūtījumu numuri, datumi un piegādātāji, kuriem veikti pasūtījumi, pasūtītie artikuli, kolonnā Pasūtīts pasūtītais daudzums, kolonnā Saņemts no piegādātāja saņemtais artikulu daudzums. Kolonnā Saņemts tiek atspoguļoti dati no apstiprinātiem dokumentiem Saņemtās preces, kuri izveidoti no pirkuma pasūtījumiem. Kolonnā Ierašanās laiks ir redzams pasūtījumā norādītais paredzētais pasūtījuma saņemšanas datums.
Ja nepieciešams iegūt atskaiti Excel formātā, tad ir jāuzspiež uz Excel ikonas.
Klientu pasūtījumu statuss
Atskaite Pasūtījumu statuss ir par neizpildītajiem un daļēji izpildītajiem klientu pasūtījumiem, kuri nav slēgti.
Lai sagatavotu atskaiti, no galvenās izvēlnes jādodas uz kolonnu PĀRDOŠANA → ATSKAITES → Pasūtījumu statuss
Ja atskaite jāsagatavo par visiem neizpildītajiem pasūtījumiem, tad ir jānospiež poga ATSKAITE.
Savukārt, ja atskaite ir jāsagatavo par neizpildītajiem pasūtījumiem, kuri atbilst noteiktiem kritērijiem, tad atskaitē ir jānorāda kritēriji, uz kuriem pamatojoties jāsagatavo atskaite un pēc tam jānospiež poga ATSKAITE.
• Atskaiti var sagatavot, atlasot datus pēc pasūtījumos vai klienta kartītē norādītā pārdevēja; pasūtījumu objekta; noliktavas; pasūtījumu statusa; pasūtījumu projekta; klienta u.c.
• Ieliekot ķeksīti pie rādīt rindas, atskaitē tiks parādīti klientiem nepiegādātie (ja tiek izmantotas piegādes)/rēķinos neizrakstītie (ja netiek izmantotas piegādes) pasūtījumu artikuli.
Savukārt, ja ķeksīti pie rādīt rindas neieliek, tad atskaitē tiks parādīti līdz galam neizpildītie pasūtījumi, bet netiks detalizēti parādīts, kuri artikuli nav piegādāti (ja tiek izmantotas piegādes)/izrakstīti rēķinos (ja netiek izmantotas piegādes).
• Ieliekot ķeksīti pie vairāk informācijas, atskaitē tiks parādītas papildu kolonnas ar pasūtījumu komentāru, projektu, tipu, statusu, pasūtījumā manuāli norādīto pasūtījuma numuru, klienta kartītē norādīto pārdevēju.
Kontu lauku attēlošana ienākošajos rēķinos
Ja nepieciešams, ienākošo rēķinu rindās var attēlot laukus un datulaukus no kontu kartītēm.
Lai to izdarītu, ir jāatver jebkurš ienākošais rēķins un tajā jāuzspiež uz iestatījumu ikonas, kura izskatās kā āmurītis.
Pēc tam jānospiež poga Konta lauki, kas tiek parādīti dokumentā.
Tad tiks atvērts logs, kurā pie Uzstādīt jānorāda, vai kontu kartīšu laukiem, kurus izvēlēsieties, ienākošajos rēķinos jāredz tikai Jums vai visiem sistēmas lietotājiem. Ja tikai Jums, tad jāizvēlas opcija Personīgs, bet, ja visiem lietotājiem, tad jāizvēlas opcija Galvenais.
Pēc tam pie Aktīvās kolonnas jānorāda tie kontu kartīšu lauki, kuriem ir jābūt redzamiem ienākošajā rēķinā. Laukiem var noteikt paša izvēlētu kolonnas nosaukumu (ierakstot to kolonnā Galvene) un platumu (norādot to kolonnā Platums).
Lai saglabātu izmaiņas, jānospiež poga Piemērot.
Tad ienākošajos rēķinos būs redzami izvēlētie kontu kartīšu lauki.
Sistēmas uzstādījumi par dokumentiem Saņemtās preces
Sistēmā ir vairāki uzstādījumi par dokumentiem Saņemtās preces. Šos uzstādījumus var apskatīt un nepieciešamības gadījumā arī mainīt, no galvenās izvēlnes dodoties uz UZSTĀDĪJUMI → Sistēmas uzstādījumi
Tad tiks parādīti sistēmas uzstādījumi, kuros uzstādījumus var meklēt, meklēšanas laukā ierakstot atslēgvārdu uzstādījuma atrašanai vai uzstādījuma nosaukumu, ja Jums tas ir zināms.
Uz dokumentiem Saņemtās preces attiecas, piemēram, sekojošie sistēmas uzstādījumi:
• Dokumentā Saņemtās preces obligāti jābūt norādītam piegādātāja rēķina numuram (pieejamas opcijas nē un jā).
Šis uzstādījums nosaka, vai dokumentu Saņemtās preces var iegrāmatot jeb apstiprināt tad, ja tajā nav norādīts saņemtā rēķina/pavadzīmes numurs.
• Dokumentā Saņemtās preces obligāti jābūt projektam (pieejamas opcijas nē un jā).
Šis uzstādījums nosaka, vai dokumentu Saņemtās preces var apstiprināt jeb iegrāmatot, ja tā galvenē vai visās rindās nav norādīts projekts.
• Dokumenta Saņemtās preces kredīta konts
Pie šī uzstādījuma jānorāda konts, kuram jābūt preču pieņemšanas dokumenta kredīta kontam. Tas automātiski nonāks dokumenta Saņemtās preces laukā Konts un pēc dokumenta iegrāmatošanas tas būs kredītā.
Kā dokumenta Saņemtās preces parasti norāda kreditoru starpkontu. Debetā šo kontu tādā gadījumā norāda ienākošajos rēķinos par saņemtajām precēm.
• Dokumenta Saņemtās preces artikulu daudzumi tiek salīdzināti ar pasūtījumā norādītajiem daudzumiem (pieejamas opcijas nē un jā).
Šis uzstādījums nosaka, vai no pirkuma pasūtījuma izveidotu dokumentu Saņemtās preces var apstiprināt jeb iegrāmatot, ja dokumentā Saņemtās preces ir norādīts lielāks artikulu daudzums nekā pirkuma pasūtījumā.
Šis uzstādījums attiecas tikai uz tiem artikuliem, kuri ir norādīti ar dokumentu Saņemtās preces saistītajā pirkuma pasūtījumā – ja dokumentā Saņemtās preces papildus tiek norādīti artikuli, kuri nav pirkuma pasūtījumā, tad uz papildu pievienotajiem artikuliem daudzuma kontrole neattiecas.
• Dokumenta Saņemtās preces artikuli tiek salīdzināti ar pirkuma pasūtījuma artikuliem (pieejamas opcijas nē un jā).
Šis uzstādījums nosaka, vai no pirkuma pasūtījuma izveidotu dokumentu Saņemtās preces var apstiprināt jeb iegrāmatot, ja dokumentā Saņemtās preces ir norādīti artikuli, kuri nav pirkuma pasūtījumā.
• Dokumenta Saņemtās preces summa tiek salīdzināta ar pirkuma pasūtījumu (pieejamas opcija nē un jā).
Šis uzstādījums nosaka, vai no pirkuma pasūtījuma izveidoto dokumentu Saņemtās preces var apstiprināt jeb iegrāmatot, ja dokumenta Saņemtās preces summa ir lielāka par pirkuma pasūtījuma summu.
• Dokumentu Saņemtās preces var izveidot no neapstiprināta pirkuma pasūtījuma (pieejamas opcijas nē un jā).
Šis uzstādījums nosaka, vai no pirkuma pasūtījuma var izveidot dokumentu Saņemtās preces preču pieņemšanai noliktavā tad, ja pasūtījums nav apstiprināts.
Norādot opciju jā, dokumentu Saņemtās preces var izveidot gan no neapstiprināta, gan apstiprināta pirkuma pasūtījuma, bet norādot opciju nē dokumentu Saņemtās preces var izveidot tikai no apstiprināta pirkuma pasūtījuma – neapstiprinātā pirkuma pasūtījumā tādā gadījumā nav pogas Noliktavas saņemšana .
• Vai no dokumenta Saņemtās preces var izveidot vairākus ienākošos rēķinus?
Šis uzstādījums nosaka, vai no dokumenta Saņemtās preces var izveidot vairāk nekā vienu ienākošo rēķinu.
Opcija nē nosaka, ka no dokumenta Saņemtās preces var izveidot vienu ienākošo rēķinu.
Opcija brīdinājums nosaka, ka gadījumā, ja no dokumenta Saņemtās preces jau ir izveidots ienākošais rēķins un tiek veidots vēl viens, tad parādīsies paziņojums par to, ka no dokumenta Saņemtās preces jau ir izveidots ienākošais rēķins un iespēja apskatīt jau izveidoto rēķinu un, ja nepieciešams, izveidot vēl vienu.
Opcija jā nosaka, ka tad, ja no dokumenta Saņemtās preces, no kura jau ir izveidots ienākošais rēķins, tiek veidots vēl viens ienākošais rēķins, tad neparādās paziņojums par to, ka no dokumenta Saņemtās preces jau ir izveidots ienākošais rēķins un uzreiz tiek izveidots vēl viens rēķins.
• Dokumentu Saņemtās preces var piesaistīt pirkuma pasūtījumam (pieejamas opcijas nē un jā).
Šis uzstādījums nosaka, vai dokumenta Saņemtās preces laukā Pirkuma pasūtījums var manuāli norādīt ar preču pieņemšanas dokumentu saistītā pirkuma pasūtījuma numuru. Ja ir nepieciešams, lai būtu iespējams to izdarīt, tad pie uzstādījuma jānorāda opcija jā.
• Artikulu cenām dokumentā Saņemtās preces ir jābūt tādām pašām kā pirkuma pasūtījumā (pieejamas opcijas nē un jā).
Šis uzstādījums nosaka, vai no pirkuma pasūtījuma veidotajā dokumentā Saņemtās preces artikulu cenas (bez atlaides) var atšķirties no pirkuma pasūtījumā norādītajām cenām. Ja tiek norādīta opcija jā, tad dokumentu Saņemtās preces nevarēs apstiprināt gadījumā, ja tajā norādītās cenas (bez atlaides) atšķiras no pirkuma pasūtījumā norādītajām artikulu cenām.
• Artikula cena, norādot to dokumentā Saņemtās preces
Šis uzstādījums nosaka, kura no cenām automātiski ielasīsies dokumentā Saņemtās preces kā artikulu iegādes cena, kad dokumentā tiks norādīti artikuli – artikula kartītē norādītā iegādes cena, vidējā vai pēdējā iepirkuma cena.
Ja ir nepieciešams mainīt to, kā ir iestatīts kāds no sistēmas uzstādījumiem, tad pie tā jānorāda nepieciešamā opcija un pēc tam jānospiež poga Saglabāt.
Sistēmas uzstādījumi par rēķiniem
Sistēmas uzstādījumos ir vairāki uzstādījumi, kuri ir saistīti ar rēķiniem, kuri tiek izrakstīti klientiem. Šos uzstādījumus var apskatīt un nepieciešamības gadījumā arī mainīt, no galvenās izvēlnes dodoties uz UZSTĀDĪJUMI → Sistēmas uzstādījumi
Tad tiks parādīti sistēmas uzstādījumi, kuros uzstādījumus var meklēt, meklēšanas laukā ierakstot atslēgvārdu uzstādījuma atrašanai vai uzstādījuma nosaukumu, ja Jums tas ir zināms un pēc tam uzspiežot un meklēšanas ikonas vai nospiežot taustiņu Enter.
Uz rēķiniem, kuri tiek izrakstīti klientiem attiecas, piemēram, sekojošie sistēmas uzstādījumi:
• Rēķina debets, ienākošā maksājuma kredīts
Pie šī uzstādījuma jānorāda konts, uz kuru rēķinu grāmatojumos jāgrāmato rēķinu neapmaksātā daļa un ienākošo maksājumu grāmatojumos jāgrāmato par rēķiniem veiktie maksājumi. Latvijas standarta kontu plānā tas ir konts 2310.
Ja uz kādu no klientiem attiecas cits konts, tad klients ir jāiekļauj klientu klasē, kurā ir norādīts konkrētais konts. Apraksts par klientu klasēm, klientu klases izveidošanu un klienta iekļaušanu klientu klasē ir pieejams šeit.
• Rēķina atlaides konts
Šis uzstādījums nosaka, vai rēķinu grāmatojumos tiek iegrāmatotas klientiem piešķirtās atlaides.
Ja lauks pie šī uzstādījuma tiek atstāts tukšs, tad rēķinu grāmatojumos netiek iegrāmatotas atlaides – ieņēmumu kontā tiek iegrāmatota katra artikula summa (bez PVN), kura ir ar piemēroto atlaidi. Taču, ja pie šī uzstādījuma tiek norādīts konts, tad rēķina grāmatojumā atlaide tiek iegrāmatota uz norādīto kontu un ieņēmumu kontā tiek iegrāmatota artikula summa (bez PVN), kura ir pirms atlaides piemērošanas.
• Rēķina atvēršana brīdina par klienta priekšapmaksu
Šis uzstādījums nosaka, vai, atverot neapstiprinātu (neiegrāmatotu) rēķinu, kurš ir izrakstīts klientam, kuram ir priekšapmaksas jeb avansa atlikums, parādās paziņojums par klienta priekšapmaksas atlikumu. Ja tiek norādīta opcija nē, tad paziņojums neparādās, bet, ja tiek norādīta opcija jā, tad parādās.
• Rēķina apstiprināšana izmanto klienta priekšapmaksu
Šis uzstādījums nosaka, vai, apstiprinot jeb iegrāmatojot rēķinu, tam automātiski tiek piesaistīta priekšapmaksa.
Opcija nē nosaka, ka priekšapmaksa rēķinam netiek piesaistīta automātiski (attiecīgi, ja rēķinam ir jāpiesaista priekšapmaksa, tad to rēķinam var piesaistīt manuāli), opcija jā nosaka, ka rēķinam vienmēr tiek automātiski piesaistīta priekšapmaksa, bet opcija tikai ar pasūtījumu nosaka, ka priekšapmaksa rēķinam automātiski tiek piesaistīta tikai gadījumos, ja ir priekšapmaksas atlikums, kurš ir piesaistīts ar rēķinu saistītajam klienta pasūtījumam.
• Rēķinā artikula daudzums var būt 0
Šis uzstādījums nosaka, vai rēķinu var apstiprināt jeb iegrāmatot, ja rēķinā kādam no artikuliem ir norādīts daudzums 0. Ja tiek norādīta opcija jā, tad šādu rēķinu var apstiprināt, bet, ja tiek norādīta opcija nē, tad nevar apstiprināt rēķinu, kurā kādam artikulam ir daudzums 0, un saglabājot šādu rēķinu parādās paziņojums par to, kurā rēķina rindā ir artikuls, kuram norādīts daudzums 0.
• Rēķinā artikula cena var būt 0
Ja rēķinā, kurā kādam artikulam ir norādīta cena 0, nav jāparādās paziņojumam par to, ka rēķinā artikulam ir norādīta cena 0 un ja ir jābūt iespējamam apstiprināt rēķinu, kurā kādam artikulam ir norādīta cena 0, tad ir jānorāda opcija nebrīdina.
Ja rēķinā, kurā kādam artikulam ir norādīta cena 0, saglabājot un apstiprinot rēķinu ir jāparādās paziņojumam par to, ka rēķinā ir norādīta cena 0 un ir arī jābūt iespējamam apstiprināt rēķinu, tad ir jānorāda opcija brīdina saglabājot.
Ja rēķinā, kurā kādam artikulam ir norādīta cena 0, saglabājot un apstiprinot rēķinu ir jāparādās paziņojumam par to, ka rēķinā artikulam ir norādīta cena 0 un nav jābūt iespējamam apstiprināt rēķinu, tad ir jānorāda opcija neļauj apstiprināt.
• Rēķinā obligāti jābūt projektam
Šis uzstādījums nosaka, vai rēķinu var apstiprināt jeb iegrāmatot tad, ja rēķina galvenē vai visās rēķina rindās nav norādīts projekts. Norādot opciju nē, rēķinu var apstiprināt arī tad, ja tajā nav norādīts projekts vai vairāki projekti, bet norādot opciju jā rēķinu var apstiprināt tikai tad, ja tā galvenē vai arī visās rindās ir norādīts projekts.
• Rēķina pārdevējs ir lietotājs, kurš no pasūtījuma izveidoja rēķinu
Ja tiek norādīta opcija nē, tad, veidojot no klienta pasūtījuma rēķinu, rēķinā kā pārdevējs tiek norādīts klienta pasūtījumā norādītais pārdevējs, bet, ja norāda opciju jā, tad rēķinā kā pārdevējs tiek norādīts lietotājs, kurš no pasūtījuma izveidoja rēķinu.
• Vai rēķini var būt pārmaksāti
Šis uzstādījums nosaka, vai rēķinam var piesaistīt apmaksu, kura ir lielāka par rēķina summu. Pie uzstādījuma ir iespējams norādīt opciju nē vai jā.
Ja ir nepieciešams mainīt to, kā ir iestatīts kāds no sistēmas uzstādījumiem, tad pie tā jānorāda nepieciešamā opcija un pēc tam jānospiež poga Saglabāt.
Sistēmas uzstādījumi par ienākošajiem maksājumiem
Sistēmā ir vairāki uzstādījumi par ienākošajiem maksājumiem. Šos uzstādījumus var apskatīt un nepieciešamības gadījumā arī mainīt, no galvenās izvēlnes dodoties uz UZSTĀDĪJUMI → Sistēmas uzstādījumi → Ienākošā maksājuma uzstādījumi
Uz ienākošajiem maksājumiem attiecas, piemēram, sekojošie sistēmas uzstādījumi:
• Ienākošajā maksājumā norādot klientu, parādās paziņojums par priekšapmaksu (pieejamas opcijas nē un jā). Šis uzstādījums nosaka, vai, norādot ienākošajā maksājumā klientu, kuram ir priekšapmaksas atlikums, parādās paziņojums par to, ka šim klientam ir priekšapmaksas atlikums, kā arī tā summa.
• Ienākošajos maksājumos pie priekšapmaksām obligāti ir jānorāda PVN kods (pieejamas opcijas nē un jā). Šis uzstādījums nosaka, vai pie klientu veiktajām priekšapmaksām obligāti jānorāda PVN kods un vai ienākošā maksājuma dokumentu varēs iegrāmatot arī tad, ja pie kādas no priekšapmaksām nebūs norādīts PVN kods.
• No bankas importa izveidotā ienākošā maksājuma pārmaksas tiek attiecinātas uz (pieejamas opcijas Rēķiniem ar bilanci un Priekšapmaksu). Šis uzstādījums nosaka, vai, importējot sistēmā bankas konta izrakstu, no izraksta automātiski izveidotajā ienākošajā maksājumā tās summas, kurām pēc izraksta datiem sistēmā netiek piemeklēti rēķini vai pasūtījumi, tiek piesaistītas citiem klienta neapmaksātajiem rēķiniem vai arī netiek piesaistītas klienta neapmaksātajiem rēķiniem un tiek norādītas ienākošā maksājumā kā priekšapmaksa.
Ja ir nepieciešams mainīt to, kā ir iestatīts kāds no sistēmas uzstādījumiem, tad pie tā jānorāda nepieciešamā opcija un pēc tam jānospiež poga Saglabāt.
Sistēmas uzstādījumi par ienākošajiem rēķiniem
Sistēmā ir vairāki uzstādījumi par ienākošajiem rēķiniem. Šos uzstādījumus var apskatīt un nepieciešamības gadījumā arī mainīt, no galvenās izvēlnes dodoties uz UZSTĀDĪJUMI → Sistēmas uzstādījumi
Tad tiks parādīti sistēmas uzstādījumi, kuros uzstādījumus var meklēt, meklēšanas laukā ierakstot atslēgvārdu uzstādījuma atrašanai vai uzstādījuma nosaukumu, ja Jums tas ir zināms.
Uz ienākošajiem rēķiniem attiecas, piemēram, sekojošie sistēmas uzstādījumi:
• Neapmaksātie kreditoru rēķini
Pie šī uzstādījuma jānorāda grāmatvedības konts, kurš atbilst norēķiniem ar piegādātājiem (piemēram, konts 5310). Ja uz kādu no piegādātājiem attiecas konts, kurš atšķiras no šeit norādītā konta, tad uz piegādātāju attiecināmais konts ir jānorāda piegādātāja kartītes laukā Kreditoru konts.
• Paziņojums par piegādātājam veikto priekšapmaksu, norādot piegādātāju rēķinā/maksājumā (pieejamas opcijas nē un jā). Ja pie uzstādījuma ir norādīta opcija jā un piegādātājam ir veikta priekšapmaksa, kurai ir atlikums, tad, norādot piegādātāju ienākošajā rēķinā vai maksājuma uzdevumā parādās paziņojums par piegādātājam veiktās priekšapmaksas atlikumu.
• Ienākošā rēķina atvēršana brīdina par piegādātājam veikto priekšapmaksu (pieejamas opcijas nē un jā). Ja pie uzstādījuma ir norādīta opcija jā un piegādātājam ir veikta priekšapmaksa, kurai ir atlikums, tad, atverot neiegrāmatotu no piegādātāja saņemto ienākošo rēķinu, parādās paziņojums, ka rēķinam ir piesaistīts mazāks priekšapmaksas apmērs nekā ir pieejams.
• Ienākošā rēķina apstiprināšana izmanto piegādātājam veikto priekšapmaksu
Šis uzstādījums nosaka, vai, apstiprinot jeb iegrāmatojot ienākošo rēķinu, tam automātiski tiek piesaistīta priekšapmaksa. Opcija nē nosaka, ka priekšapmaksa rēķinam netiek piesaistīta automātiski (attiecīgi, ja rēķinam ir jāpiesaista priekšapmaksa, tad to rēķinam var piesaistīt manuāli), opcija jā nosaka, ka priekšapmaksa vienmēr tiek automātiski piesaistīta, bet opcija tikai ar pasūtījumu nosaka, ka priekšapmaksa ienākošajam rēķinam automātiski tiek piesaistīta tikai gadījumos, ja ir priekšapmaksas atlikums, kurš ir piesaistīts ar ienākošo rēķinu saistītajam pirkuma pasūtījumam.
• Ienākošais rēķins pārbauda, vai piegādātāja bankas konts ir tāds pats kā kartītē (pieejamas opcijas nē un jā). Ja pie uzstādījuma ir norādīta opcija jā, tad ienākošo rēķinu nevarēs apstiprināt jeb iegrāmatot gadījumos, kad ienākošajā rēķinā ir norādīts bankas konts, kurš atšķiras no piegādātāja kartītē norādītā bankas konta.
• Ienākošajā rēķinā obligāti jābūt norādītam piegādātāja rēķina numuram (pieejamas opcijas nē un jā). Šis uzstādījums nosaka, vai ienākošo rēķinu var iegrāmatot jeb apstiprināt tad, ja tajā nav norādīts saņemtā rēķina/pavadzīmes numurs.
• Ienākošajā rēķinā obligāti jābūt norādītam projektam (pieejamas opcijas nē un jā). Šis uzstādījums nosaka, vai ienākošo rēķinu var iegrāmatot jeb apstiprināt tad, ja tā galvenē vai visās rindās nav norādīts projekts.
Ja ir nepieciešams mainīt to, kā ir iestatīts kāds no sistēmas uzstādījumiem, tad pie tā jānorāda nepieciešamā opcija un pēc tam jānospiež poga Saglabāt.
Statistika par artikuliem
Atskaite Statistika par artikuliem parāda artikulu pārdošanas rezultātus (daudzumu, kopsummu, bruto peļņu) pamatojoties uz pārdošanas rēķiniem.
Atskaites sagatavošana
Lai sagatavotu atskaiti, no galvenās izvēlnes jādodas uz kolonnu PĀRDOŠANA → ATSKAITES → Statistika par artikuliem, atskaitē jānorāda kritēriji, uz kuriem pamatojoties jāsagatavo atskaite un pēc tam jānospiež poga ATSKAITE.
Atskaitē noteikti jānorāda:
• Periods, par kura rēķiniem jāsagatavo atskaite.
Ja ir gadījumi, ka rēķinā norādītais Rēķina datums atšķiras no rēķina laukā Transakcijas datums norādītā grāmatojuma datuma un ir jāsagatavo atskaite, pamatojoties uz to, kāds ir rēķinos noradītais grāmatojuma datums, nevis rēķina datums, tad ir jāieliek ķeksītis pie Grāmatojuma laiks.
Ja ir rēķini, kuri veido nākamo periodu ieņēmumus vai uzkrātos ieņēmumus un ja atskaites sagatavošanā ir jāņem šie uzkrātie vai nākamo periodu ieņēmumi, kuri attiecas uz atskaites periodu, tad ir jāieliek ķeksītis pie periodizēts.
• Laukā Apstiprināti jānorāda, vai atskaite jāsagatavo, ņemot vērā apstiprinātos, neapstiprinātos var abu veidu rēķinus.
• Laukā Skats jānorāda, vai atskaitē cenām jābūt norādītām ar vai bez PVN.
• Laukā Artikuls/noapaļošana jānorāda, ar cik zīmēm aiz komata atskaitē jāparāda dati.
• Laukā Kārtot pēc var norādīt, pēc kā jākārto atskaites dati – piemēram, pēc artikulu nosaukumiem, pārdotā daudzuma vai summas.
Atkarībā no nepieciešamības jānorāda arī citi kritēriji, uz kuriem pamatojoties jāsagatavo atskaite, piemēram:
• Artikuls - ja atskaite jāsagatavo tikai par konkrētu artikulu, tad šajā laukā jānorāda atbilstošā artikula kods.
• Artikulu klase - ja atskaite jāsagatavo par konkrētā artikulu klasē esošajiem artikuliem, tad šajā laukā jānorāda artikulu klases kods. Ja atskaite jāsagatavo par vairākām konkrētām artikulu klasēm, tad šo klašu kodi laukā jāatdala viens no otra ar komatu un bez atstarpēm (piemēram, BOOKS,MAGAZINES).
Ja atskaite jāsagatavo par visiem artikuliem, tad lauki Artikuls un Artikulu klase ir jāatstāj tukši.
• Klients - ja atskaite jāsagatavo tikai par konkrētam klientam pārdoto, tad šajā laukā jānorāda klienta kods.
• Klientu klase - ja atskaite jāsagatavo tikai par konkrētai klientu klasei pārdoto, tad šajā laukā jānorāda klientu klases kods. Ja atskaite jāsagatavo par vairākām klientu klasēm, tad šo klašu kodi laukā jāatdala viens no otra ar komatu un bez atstarpēm.
Ja atskaite jāsagatavo par visiem klientiem pārdoto, tad lauki Klients un Klientu klase ir jāatstāj tukši.
• Noliktava - ja atskaite jāsagatavo par rēķiniem, kuri saistīti ar noteiktu noliktavu, tad šajā laukā jānorāda konkrētā noliktava.
• Projekts - norādot šajā laukā projektu ir iespējams sagatavot atskaiti, ņemot vērā tikai tos rēķinus, kuros kā ar artikulu saistītais projekts ir norādīts konkrētais projekts.
• Objekts - norādot šajā laukā objektu ir iespējams sagatavot atskaiti, ņemot vērā tikai tos rēķinus, kuros kā ar artikulu saistītais objekts ir norādīts konkrētais objekts.
• Rēķina pārdevējs vai Klienta pārdevējs - iespēja sagatavot atskaiti par pārdoto atbilstoši konkrētam rēķinos vai klientu kartītēs norādītam pārdevējam.
Atskaitē ar ķeksīšiem var noteikt, kādiem papildu datiem ir jābūt norādītiem atskaitē.
• Piemēram, ieliekot ķeksīti pie Bruto peļņa, atskaitē tiks parādīta informācija par izmaksām un bruto peļņu.
• Ieliekot ķeksīti pie Visi artikuli atskaitē tiks iekļauti arī tie artikuli, kuri atskaitē norādītajā periodā nav pārdoti.
• Ieliekot ķeksīti pie Līmenis atskaitē atsevišķā kolonnā tiks parādīts artikula atlikums noliktavās. Ja ir aizpildīts lauks Noliktava, tad tik parādīts atlikums laukā Noliktava norādītajā noliktavā un pārdošanas dati, kuri ir saistīti ar konkrēto noliktavu.
• Ieliekot ķeksīti pie Pārdevējs, atskaitē tiks parādīts rēķinos norādītais pārdevējs.
• Ieliekot ķeksīti pie Gada mēnesis, atskaitē tiks parādīts rēķina gads un mēnesis.
• Ieliekot ķeksīti pie SN, tiks parādīti artikulu sērijas numuri.
Atskaites sagatavošana dalījumā pa Jūsu izvēlētu parametru
Ja nepieciešams, atskaiti var sagatavot dalījumā pa periodiem (piemēram, pa mēnešiem, ceturkšņiem), konkrēta līmeņa objektiem vai noliktavām, laukā Dalīt norādot, pamatojoties uz ko atskaitē jāsagrupē dati. Blakus esošajā laukā Rādīt jānorāda, kam jābūt redzamam atskaitē, piemēram, apgrozījumam, kopsummai ar PVN, vidējai pārdošanas cenai bez vai ar PVN, daudzumam.
Piemērā atskaite sagatavota dalījumā par mēnešiem, un atskaitē redzams apgrozījums.
Atskaiti var sadalīt arī apakšsummās, piemēram, pēc klientiem, klientu klasēm vai artikulu klasēm, laukā Apakšsumma norādot, pamatojoties uz ko atskaite jāsadala pa apakšsummām.
Piemērā atskaite sagatavota apakšsummās pa klientiem.
Laukos Dalīt un Apakšsumma reizē norādot, kādā dalījumā jāsagatavo atskaite, atskaiti vienlaicīgi var sagatavot arī 2 dalījumos, piemēram, dalījumā pa klientiem un pa mēnešiem.
Saites
Sagatavotā atskaitē uzspiežot uz atskaitē esošajiem datiem var atvērt citas atskaites un kartītes. Šī iespēja ir tad, ja atskaites lauks Dalīt ir tukšs.
• Uzspiežot uz artikula koda, tiek atvērta artikula kartīte.
• Uzspiežot uz daudzuma tiek atvērta atskaite par artikula noliktavas atlikumu un daudzumu dažādos dokumentos un pieejamo daudzumu atbilstoši šiem datiem.
• Uzspiežot uz summas tiek atvērta atskaite Rēķinu žurnāls.
Atskaites iegūšana Excel formātā
Pēc atskaites sagatavošanas atskaiti var iegūt Excel formātā, atskaitē uzspiežot uz Excel ikonas vai arī nospiežot taustiņu kombināciju Alt+E.
Atskaite Izmaiņas
Atskaitē izmaiņas var iegūt informāciju par to, kādas izmaiņas ir veiktas artikulu, klientu, pamatlīdzekļu un mazvērtīgā inventāra, projektu un darbinieku kartītēs un grāmatojumos.
Atskaites filtri
Lai sagatavotu atskaiti Izmaiņas, no galvenās izvēlnes jādodas uz kolonnu SISTĒMA → ATSKAITES → Izmaiņas
Tad tiks atvērta atskaite. Tā ir sadalīta 2 daļās.
Pamata filtri atskaites sagatavošanai ir redzami uzreiz, bet papildu atlases filtri ir redzami, uzspiežot uz Vairāk filtru, kurā esošos filtrus nosaka tas, kāds dokumenta veids ir norādīts laukā Dokumenta veids.
Pamata filtri
• Dokumenta veids - lauks, kurā jānorāda, par kura veida dokumentos veiktajām izmaiņām ir jāsagatavo atskaite. Šis ir obligāti aizpildāms lauks.
• Periods - periods, par kurā veiktajām izmaiņām ir jāsagatavo atskaite. Periods atskaitē ir jānorāda obligāti.
• Kas - ja atskaite jāsagatavo par konkrētā laukā veiktajām izmaiņām, tad šajā atskaites laukā jānorāda dokumentu/kartīšu lauks, par kurā veiktajām izmaiņām ir jāsagatavo atskaite. Ja šo lauku atstāj tukšu, tad atskaite tiks sagatavota par visos dokumenta laukos veiktajām izmaiņām.
• Lietotājs - ja atskaite jāsagatavo tikai par izmaiņām, kuras veicis konkrēts lietotājs, tad šajā laukā jānorāda konkrētais lietotājs. Ja šo lauku atstāj tukšu, tad atskaite tiks sagatavota par visu lietotāju veiktajām izmaiņām.
Papildu filtri
Uzspiežot uz Vairāk filtru tiek atvērta atskaites sadaļa, kurā var norādīt papildu kritērijus, uz kuriem pamatojoties jāsagatavo atskaite. Pieejamie papildu filtri ir atkarīgi no tā, kāds dokumenta veids ir norādīts ir laukā Dokumenta veids.
Artikuls
• Artikuls - iespēja sagatavot atskaiti tikai par konkrēta artikula kartītē veiktajām izmaiņām. Šis nav obligāti aizpildāms lauks.
• Art. klase - iespēja sagatavot atskaiti tikai par konkrētā artikulu klasē ietilpstošo artikulu kartītēs veiktajām izmaiņām. Šis nav obligāti aizpildāms lauks.
• Noliktava - iespēja sagatavot atskaiti par to artikulu kartītēs veiktajām izmaiņām, kuri šobrīd ir šajā atskaites laukā norādītajā noliktavā. Šis nav obligāti aizpildāms lauks.
Klients
• Klients - iespēja sagatavot atskaiti tikai par konkrēta klienta kartītē veiktajām izmaiņām. Šis nav obligāti aizpildāms lauks.
• Kl. klase - iespēja sagatavot atskaiti tikai par konkrētā klientu klasē esošo klientu kartītēs veiktajām izmaiņām. Šis nav obligāti aizpildāms lauks.
• Veids - iespēja sagatavot atskaiti tikai par konkrēta veida klientu (uzņēmumu, privātpersonu, valsts iestāžu) kartītēs veiktajām izmaiņām. Šis nav obligāti aizpildāms lauks.
Pamatlīdzeklis
• Pamatlīdzeklis - iespēja sagatavot atskaiti tikai par konkrētā kartītē veiktajām izmaiņām, laukā norādot konkrētās kartītes kodu. Šis nav obligāti aizpildāms lauks.
• Pamatl. klase - iespēja sagatavot atskaiti par tajās kartītēs veiktajām izmaiņām, kuras ietilpst konkrētā pamatlīdzekļu klasē. Šis nav obligāti aizpildāms lauks.
• Veids - iespēja sagatavot atskaiti par tām kartītēm, kurām ir laukā norādītais veids (piemēram, pamatlīdzeklis vai mazvērtīgais inventārs). Šis nav obligāti aizpildāms lauks.
Transakcija
• Transakcija - iespēja sagatavot atskaiti par konkrētā transakcijā veiktajām izmaiņām (šajā laukā norādot transakcijas dokumenta numuru). Šis nav obligāti aizpildāms lauks.
• Veids - iespēja sagatavot atskaiti par konkrēta tipa grāmatojumos veiktajām izmaiņām, laukā norādot dokumenta veidu. Šis nav obligāti aizpildāms lauks.
• Datums - iespēja norādīt periodu, par kura transakcijām jāsagatavo atskaite. Šis nav obligāti aizpildāms lauks.
Projekts
• Projekts - iespēja sagatavot atskaiti tikai par konkrēta projekta kartītē veiktajām izmaiņām. Šis nav obligāti aizpildāms lauks.
• Veids - iespēja sagatavot atskaiti tikai par konkrēta veida projektu kartītēs veiktajām izmaiņām. Šis nav obligāti aizpildāms lauks.
• Proj. vad. - iespēja sagatavot atskaiti par to projektu kartītēs veiktajām izmaiņām, kuriem ir konkrēts projekta vadītājs. Šis nav obligāti aizpildāms lauks.
Personāls
• Papildu modulis - iespēja sagatavot atskaiti par noteiktā darbinieku kartītes sadaļā veiktajām izmaiņām (darba attiecību, algas, izglītības sadaļā). Šis nav obligāti aizpildāms lauks.
• Personāls - iespēja sagatavot atskaiti par konkrēta darbinieka kartītē veiktajām izmaiņām. Šis nav obligāti aizpildāms lauks.
Tiesības uz atskaiti Izmaiņas
Lai lietotājam būtu tiesības uz atskaiti Izmaiņas, pirmkārt, viņa grupas vai personīgajās tiesībās ir jābūt piešķirtām tiesībām uz šo atskaiti. Otrkārt, ja lietotājam nav skatīšanās tiesību uz konkrēta veida dokumentiem/kartītēm, tad atskaiti par tā veida dokumentiem/kartītēm viņš nevarēs sagatavot.
Kārtošana
Pēc atskaites sagatavošanas atskaites kolonnas var kārtot augošā vai dilstošā secībā, uzspiežot uz kolonnas nosaukuma.
Noklusējuma samaksas veids
Ja lietotājs sistēmā veido maksājumus, kuri vienmēr ir saistīti tikai ar vienu noteiktu samaksas veidu, tad var uzstādīt, ka viņa veidotajos maksājumu dokumentos vienmēr automātiski nonāks konkrētais samaksas veids. Ja tomēr kādreiz kādā maksājuma dokumentā būs jānorāda cits samaksas veids, tad to dokumentā varēs nomainīt manuāli.
Lai iestatītu, ka lietotāja veidotajos dokumentos automātiski nonāk noteikts samaksas veids, lietotājam no galvenās izvēlnes jādodas uz UZSTĀDĪJUMI → Privātie uzstādījumi → laukā Apmaksas veids jānorāda samaksas veids, kuram automātiski jānonāk maksājumu dokumentos → jānospiež poga Saglabāt
Klienta pasūtījuma automātiska aizpildīšana ar klienta sortimentu
Ja klientam ir savs sortiments, no kura viņš pasūta preces, tad var iestatīt, ka, klienta pasūtījumā norādot konkrēto klientu, pasūtījums tiek aizpildīts ar artikuliem, kuri ir klienta sortimentā, tādējādi nodrošinot, ka pasūtījuma pieņēmējam nav manuāli jānorāda pasūtījumā artikuli un ka pasūtījuma aizpildīšana aizņem mazāk laika.
Lai to iestatītu:
1) Sistēmas uzstādījumos (galvenā izvēlne → UZSTĀDĪJUMI → Sistēmas uzstādījumi) pie sistēmas uzstādījuma Artikuli no klienta kartītē norādītā piedāvājuma tiks pievienoti pasūtījumam jānorāda opcija jā vai jautā.
Norādot opciju jā, pēc tam, kad pasūtījumā būs norādīts klients, pasūtījums uzreiz tiks aizpildīts ar artikuliem, kuri ir klienta kartītē norādītajā piedāvājumā.
Savukārt, norādot opciju jautā, pēc tam, kad pasūtījumā būs norādīts klients, parādīsies paziņojums ar jautājumu, vai aizpildīt pasūtījumu ar artikuliem, kuri ir klienta kartītē norādītajā piedāvājumā, un, ja tiks nospiesta poga OK, tad pasūtījums tiks aizpildīts ar artikuliem, kuri ir klienta kartītē norādītajā piedāvājumā.
2) Kad nepieciešamā opcija ir norādīta, sistēmas uzstādījumos jānospiež poga Saglabāt.
3) Sistēmā jāizveido klientam piedāvājums, kurā jānorāda tie artikuliem, ar kuriem nepieciešams automātiski aizpildīt klienta pasūtījumu rindas. Kā artikulu daudzumi jānorāda nulle, bet, ja nepieciešams, lai kādi artikuli automātiski ielasās ar konkrētu daudzumu, tad pie tiem jānorāda nepieciešamais daudzums.
4) Jāatver klienta kartīte un tās laukā Piedāvājums jānorāda tas piedāvājums, kurā ir tie artikuli un tādos daudzumos, ar kuriem jāaizpilda jaunie klienta pasūtījumi.
Pēc iepriekš aprakstīto darbību veikšanas turpmāk, norādot pasūtījumā konkrēto klientu, pasūtījums tiks automātiski aizpildīts ar artikuliem, kuri ir klienta kartītē norādītajā piedāvājumā vai arī sistēma piedāvās aizpildīt pasūtījumu ar šiem artikuliem (tas, kurš no variantiem izpildīsies, atkarīgs no sistēmas uzstādījuma Artikuli no klienta kartītē norādītā piedāvājuma tiks pievienoti pasūtījumam) un pēc tam pasūtījumā varēs norādīt klienta pasūtītos daudzumus, kā arī citu nepieciešamo informāciju.
Saistītie objekti
Lai būtu vieglāk norādīt objektus, objektiem var piesaistīt saistītos objektus. Objektu sasaiste ar saistītajiem objektiem arī palīdz izvairīties no savstarpēji nesaistītu objektu norādīšanas dokumentos un objektu izvēlnes brīdī strādā tad, ja sistēmas uzstādījums Objektu izvēlne ir matrica ir uzstādīts uz jā.
Savukārt, ja objekta kartītē nav norādīti tā saistītie objekti, tad pie objekta dokumentos var norādīt jebkurus objektus no citiem līmeņiem.
Piemēram, departamenta objekta IT, kurš ir 1. līmeņa objekts, kartītē norādot departamentu nodaļu objektus (tie ir citā – 2. līmenī), objektu izvēlnē norādot IT departamenta objektu, varēs izvēlēties tieši IT nodaļu objektus, nevis citus, kuri nav saistīti ar IT departamentu.
Ja objektu sasaiste ir uz noteiktu termiņu, tad laukos KOPŠ un LĪDZ ir iespējams norādīt, no kura līdz kuram datumam objekti ir saistīti. Ja nepieciešams, var aizpildīt arī vienu no laukiem, nevis abus (piemēram, ja sasaistei ir sākot no konkrēta datuma, taču beigu datums nav noteikts, tad aizpilda tikai lauku KOPŠ). Taču, ja objektu sasaistei nav termiņa, tad laukus KOPŠ un LĪDZ atstāj tukšus.
Laukos KOPŠ un LĪDZ norādītie datumi ņem vērā dokumenta datumu – piemēram, ja sasaiste ir norādīta līdz 30.06.2022, un augustā tiek veidots, piemēram, ienākošais rēķins ar jūnija datumu, tad uz rēķina datumu sasaiste ir aktīva.
Sistēmas uzstādījumi par objektiem
Sistēmā saistībā ar objektiem ir dažādi uzstādījumi. Tos var atrast, no galvenās izvēlnes dodoties uz UZSTĀDĪJUMI → Sistēmas uzstādījumi → uzstādījumu meklēšanas laukā ierakstot objekt → nospiežot taustiņu Enter vai uzspiežot uz meklēšanas ikonas
Daži no sistēmas uzstādījumiem, kuri saistīti ar objektiem, ir:
• Objektu izvēlne ir matrica (opcijas nē un jā) – nosaka, kā izskatās objektu izvēlne. Norādot opciju jā objektu izvēlne dokumentos un atskaitēs tiek sadalīta pa objektu līmeņiem, tādējādi padarot objektu norādīšanu vienkāršāku.
Norādot opciju nē, objektu izvēlne ir kā saraksts ar objektiem.
• Objekta koda lauka izmērs - kolonnas Objekts platums dokumentu rindās. Jo lielāks skaitlis tiek norādīts, jo platāka ir kolonna.
• Objekta tips būs objekta līmeņa nosaukums (pieejamas opcijas nē un jā) – norādot opciju jā, pēc objekta līmeņa norādīšanas objekta kartītē un kartītes saglabāšanas kartītes laukā TIPS nonāks objekta līmeņa nosaukums.
• Priekšapmaksa iegūst objektu no klienta/piegādātāja
• No bankas importa izveidotajā transakcijā projekts un objekts nonāk arī transakcijas bankas konta rindā (pieejamas opcijas nē un jā)
• Algu aprēķina saglabāšana tukšos objektus aizstāj ar darbinieka objektu (pieejamas opcijas nē un jā)
• Jauns projekts noklusējumā iegūst lietotāja objektu (pieejamas opcijas nē un jā)
• Līgums iegūst objektu no klienta (pieejamas opcijas nē un jā)
Sistēmas uzstādījums, kurš jāņem vērā, aprēķinot pamatlīdzekļu nolietojumu par vairākiem mēnešiem vienlaicīgi
Ja pamatlīdzekļu nolietojums tiek rēķināts par vairākiem mēnešiem vienlaicīgi, tad ir jāņem vērā, ka sistēmas uzstādījums Pamatlīdzekļu nolietojums tiek periodizēts nosaka, vai pamatlīdzekļu nolietojums tiek iegrāmatots uz pēdējo nolietojuma mēnesi vai arī katra mēneša nolietojums tiek iegrāmatots uz katru konkrēto mēnesi.
Lai apskatītu, kā šis uzstādījums ir uzstādīts un nepieciešamības gadījumā to nomainītu:
1) No galvenās jādodas uz UZSTĀDĪJUMI → Sistēmas uzstādījumi
2) Meklēšanas lauciņā jāieraksta „ nolietojums“ un jānospiež taustiņš Enter vai jāuzklikšķina uz meklēšanas ikonas.
3) Tad tiks parādīts uzstādījums Pamatlīdzekļu nolietojums tiek periodizēts. Uzstādījuma opcija nē, aprēķinot pamatlīdzekļu nolietojumu par vairākiem mēnešiem, pamatlīdzekļu nolietojums tiek iegrāmatots uz pēdējo nolietojuma mēnesi, bet opcija jā nozīmē, ka katra mēneša nolietojums tiek iegrāmatots uz katru konkrēto mēnesi.
4) Ja ir nepieciešams nomainīt to, kā šis uzstādījums ir iestatīts, tad pie uzstādījuma jānorāda nepieciešamā opcija un pēc tam jānospiež poga Saglabāt.
Sistēmas uzstādījumi par bankas importu
Ja nepieciešams, var veikt uzstādījumus bankas konta pārskata importēšanas automatizēšanai.
Lai tos veiktu, no galvenās izvēlnes jādodas uz UZSTĀDĪJUMI → Sistēmas uzstādījumi → uzstādījumu meklēšanas laukā jāieraksta import un jānospiež meklēšanas ikona vai taustiņš Enter.
Tad tiks parādīti sistēmas uzstādījumi par bankas konta pārskata importu.
Pie uzstādījumiem jānorāda nepieciešamās opcijas, un, lai saglabātu norādītos uzstādījumus, jānospiež poga Saglabāt.
Obligāti aizpildāmie un ieteicamie dokumentu un kartīšu lauki
Dokumentos un kartītēs var izcelt laukus, kurus ir ieteicams aizpildīt un arī tos, kuri jāaizpilda obligāti. Ieteicamie lauki tiek izcelti dzeltenā krāsā, bet obligāti aizpildāmie sarkanā krāsā. Ieteicamie lauki atšķiras no obligāti aizpildāmajiem laukiem tādējādi, ka, ja netiek aizpildīts ieteicamais lauks, dokumentu vai kartīti var saglabāt, bet, ja netiek aizpildīts obligātais lauks, tad nevar saglabāt. Veidojot jaunu dokumentu vai kartīti ieteicamie un obligāti aizpildāmie lauki ir izcelti, bet jau izveidotos dokumentos un kartītēs ieteicamie lauki ir dzelteni tad, ja tie nav aizpildīti.
Lai dokumentos vai kartītēs izceltu laukus:
1) No galvenās izvēlnes jādodas uz UZSTĀDĪJUMI → Galvenie uzstādījumi → Obligātie lauki
2) Laukā pie Modulis jānorāda tas dokumentu vai kartīšu veids, kurā jāizceļ lauki.
Piemērā tiks norādīti piegādātāju kartīšu ieteicamie un obligāti aizpildāmie lauki.
3) Kolonnā Lauks jānorāda tie lauki, kuri izvēlētajos dokumentos vai kartītēs ir jānosaka kā ieteicamie vai obligāti aizpildāmie.
Pie ieteicamajiem laukiem ir jāieliek ķeksītis Ieteicams, bet pie obligāti aizpildāmajiem laukiem ir jāieliek ķeksītis Obligāts.
4) Kad ieteicamie un/vai obligātie lauki ir norādīti, tad jānospiež poga Saglabāt.
Šādi izskatās jauna piegādātāja kartīte ar piemērā izceltajiem ieteicamajiem un obligāti aizpildāmajiem laukiem.
Artikulu lauku attēlošana dokumentos
Lielākajā daļā pārdošanas un iegādes dokumentu (piemēram, dokumentos Saņemtās preces, piedāvājumos, klientu un pirkuma pasūtījumos, pārdošanas rēķinos, artikulu norakstīšanas dokumentos) var iestatīt, ka dokumentu rindās tiek attēloti konkrēti artikula kartītes lauki.
Lai iestatītu, ka dokumentos tiktu parādīti artikulu kartīšu lauki:
1) Jāatver jebkurš tā veida dokuments, kurā ir jāatspoguļo artikulu kartīšu lauki.
Piemēram, ja lauki jāpievieno dokumentiem Saņemtās preces, tad jāatver dokuments Saņemtās preces.
2) Dokumentā jāuzspiež uz āmurīša ikonas. 
Tā atrodas dokumenta augšējā labajā stūrī.
3) Tad tiks atvērts iestatījumu logs. Tajā jānospiež poga Dokumentā attēlojamie artikula lauki.
4) Tad tiks atvērts logs, kura sadaļā Aktīvās kolonnas jānorāda tie artikula kartītes lauki, kuriem jābūt redzamiem dokumentā.
Nepieciešamos laukus var izvēlēties no labajā pusē esošās sadaļas Neizmantotās kolonnas.
Piemērā dokumentam tiek pievienota kolonna, kurā varēs redzēt katra artikula klasi.
5) Pēc tam pie lauka Uzstādīt: jānorāda, vai Jūsu norādītie lauki jāpievieno dokumentos tikai Jūsu lietotājam (tad jānorāda opcija Personīgs) vai arī citiem sistēmas lietotājiem (tad jānorāda opcija Galvenais).
6) Pēc tam jānospiež poga Piemērot.
Tad konkrētā veida dokumentu rindās būs kolonnas ar Jūsu izvēlētajiem artikula kartītes laukiem.
Šajā piemērā dokumentam tika pievienota artikulu klašu kolonna.
Sistēmas uzstādījumi par lietotāju tiesībām
Sistēmas uzstādījumos var noteikt projekta vadītāja un projekta dalībnieku tiesības uz dokumentiem, kuri saistīti ar viņu projektiem. Piemēram, ja lietotājam ir tiesības tikai uz sevis veidotajiem pasūtījumiem, tad ar sistēmas uzstādījumiem var paplašināt viņa tiesības tā, lai viņam būtu tiesības arī uz tiem pasūtījumiem, kuri ir saistīti ar viņa projektiem vai kuri viņam ir jāparaksta.
Ir iespējams arī piešķirt parakstītājiem tiesības tieši uz tiem dokumentiem, kuri viņiem jāparaksta un piešķirt darbinieku vadītājiem tiesības uz savu padoto darbinieku kartītēm un atskaitēm par kavējumiem un algu.
Lai veiktu šos uzstādījumus, vispirms ir jāatver sistēmas uzstādījumi - no galvenās izvēlnes jādodas uz UZSTĀDĪJUMI → Sistēmas uzstādījumi
Pēc tam uzstādījumu meklēšanas laukā jāieraksta uzstādījums, kurš jāatrod, un, kad pie konkrētā uzstādījuma ir norādīta nepieciešamā opcija, tad jānospiež poga Saglabāt.
Uzstādījums Dokumenta projekts piešķir paša tiesības uz dokumentu nosaka, vai lietotājam ir tiesības uz dokumentu, ja tā galvenē ir norādīts projekts, kura vadītājs vai dalībnieks viņš ir.
Lai lietotājam pēc šī iestatījuma veikšanas būtu tiesības uz dokumentiem, kuru galvenē ir projekts, kura vadītājs vai dalībnieks viņš ir, lietotājam ir jābūt piešķirtām tiesībām uz konkrētā veida dokumentiem (piemēram, tiesības uz paša veidotajiem dokumentiem). Piemēram, ja lietotājam ir piešķirtas tiesības skatīt paša veidotos pasūtījumus un veikt tajos izmaiņas, tad arī šī uzstādījuma palīdzību viņam tiks piešķirtas tādas pašas tiesības arī uz tiem pasūtījumiem, kuru galvenē ir norādīts projekts, kura vadītājs vai dalībnieks viņš ir.
Uzstādījums Parakstītājam ir personīgās tiesības uz dokumentu - opcija Jā piešķir tiesības lietotājam uz dokumentu, ja viņš ir tā parakstītājs.
Lai lietotājam pēc šī iestatījuma veikšanas būtu tiesības uz dokumentiem, kuri viņam ir jāparaksta, lietotājam ir jābūt piešķirtām tiesībām uz konkrētā veida dokumentiem (piemēram, tiesības uz paša veidotajiem ienākošajiem rēķiniem). Piemēram, ja lietotājam ir piešķirtas tiesības skatīt paša veidotos ienākošos rēķinus un veikt tajos izmaiņas, tad arī šī uzstādījuma palīdzību viņam tiks piešķirtas tādas pašas tiesības arī uz ienākošajiem rēķiniem, kuri viņam ir jāparaksta.
Uzstādījums Vadītājs ar paša tiesībām var atvērt padoto kartītes un atskaites - opcija Jā piešķir darbinieku kartītēs norādītajiem darbinieku vadītājiem tiesības uz darbinieku kartītēm un kavējumu un algu atskaitēm par padotajiem darbiniekiem.
Lai vadītājam pēc šī iestatījuma veikšanas būtu tiesības uz savu padoto kartītēm un kavējumu un algu atskaitēm, vadītājam ir jābūt piešķirtām tiesībām uz savu darbinieka kartīti un tiesībām sagatavot kavējumu un algu atskaites par sevi.
Attēlā piemērs, kā lietotāju grupas vai lietotāja tiesībās var noteikt, ka lietotājam ir tiesības uz algu un kavējumu atskaiti par sevi:
Ar uzstādījuma Vadītājs ar paša tiesībām var atvērt padoto kartītes un atskaites palīdzību var noteikt, ka vadītājs ar šādās tiesībām algu un kavējumu atskaiti var sagatavot arī par saviem padotajiem.
E-pasts par nepiesaistītajiem pielikumiem
E-pastā var saņemt paziņojumus par sistēmā esošajiem pielikumiem, kuri nav piesaistīti nevienam dokumentam.
Lai to iestatītu:
1) No galvenās izvēlnes jādodas uz UZSTĀDĪJUMI → Sistēmas uzstādījumi
Tad tiks atvērti sistēmas uzstādījumi.
2) Uzstādījumu meklēšanas laukā jāieraksta pielikum un pēc tam jānospiež meklēšanas ikona vai taustiņš Enter.
3) Tad tiks parādīti sistēmas uzstādījumi par pielikumiem.
Pie uzstādījuma Stundas, kurās tiek izsūtīti paziņojumi par nepiesaistītajiem pielikumiem jānorāda, cikos jāsaņem e-pasts par nepiesaistītajiem pielikumiem. Piemēram, ja plkst. 10:00, tad jāieraksta 10, bet, ja gan plkst. 10:00, gan plkst. 14:00, tad jāieraksta 10,14.
Pie uzstādījuma Paziņojumu par nepiesaistītajiem pielikumiem saņēmēja lietotājvārds jānorāda tas lietotājs, kuram jāsaņem e-pasti par nepiesaistītajiem pielikumiem. Paziņojumi tiks sūtīti uz lietotāja kartītē norādīto e-pasta adresi.
4) Jānospiež poga Saglabāt.
Pēc šo uzstādījumu veikšanas uzstādījumos norādītais lietotājs e-pastā saņems paziņojumus par nepiesaistītajiem pielikumiem.
Nepiesaistītie pielikumi, kas ir vecāki par gadu, tiek automātiski izdzēsti no sistēmas.
Samaksas termiņš līdz konkrētam mēneša datumam
Ja neatkarīgi no rēķina datuma rēķins vienmēr jāapmaksā līdz konkrētam datumam, tad ir jāizveido speciāls samaksas termiņš.
Lai to izdarītu:
1) No galvenās izvēlnes jādodas uz UZSTĀDĪJUMI → Pārdošanas uzstādījumi → Samaksas termiņi
2) Jānospiež poga Pievienot jaunu.
3) Tad tiks atvērta jauna samaksas termiņa kartīte. Tajā jāaizpilda lauki:
• KODS - jāieraksta samaksas termiņa kods jeb īsais apzīmējums.
• NOSAUKUMS - jāieraksta samaksas termiņa nosaukums.
• TIPS - jānorāda opcija Normāls.
• IETEKMĒ - ja apmaksas termiņš ir līdz tam mēnesim, kurā ir rēķins, tad jānorāda opcija To pašu mēnesi. Savukārt, ja apmaksas termiņš ir līdz tam mēnesim, kurš ir pēc rēķina datuma mēneša, tad ir jānorāda opcija Nākamo mēnesi.
• DIENA - jānorāda datums, līdz kuram ir apmaksas termiņš. Piemēram, ja līdz 20. datumam, tad jāieraksta “20”, bet, ja līdz mēneša pēdējam datumam, tad jāieraksta “31”.
Attēlā samaksas termiņa kartīte gadījumiem, ja samaksas termiņš ir līdz rēķina izrakstīšanas mēneša 20. datumam (piemēram, ja rēķins tiek izrakstīts janvārī un tas jāapmaksā līdz 20. janvārim):
Attēlā samaksas termiņa kartīte gadījumiem, ja samaksas termiņš ir līdz tā mēneša, kurš ir pēc rēķina izrakstīšanas mēneša, 20. datumam (piemēram, ja rēķins tiek izrakstīts janvārī un ir jāapmaksā līdz 20. februārim):
4) Lai saglabātu samaksas termiņa kartīti, tajā jānospiež poga Saglabāt.
Pamatlīdzekļa kartītes izveidošana no avansa norēķina
Lai izveidotu pamatlīdzekļa kartīti no avansa norēķina:
1) Vispirms jāizveido un jāaizpilda avansa norēķins, ar kuru tika iegādāts pamatlīdzeklis.
Avansa norēķina rindā, kura attiecas uz pamatlīdzekļa iegādi, laukā Konts ir jānorāda pamatlīdzeklim atbilstošais aktīva konts, kā arī ir jānorāda pirkuma summa bez PVN, pirkumam piemērotajai PVN likmei atbilstošais PVN kods, piegādātājs, iegādes datums, attaisnojuma dokumenta numurs. Ja nepieciešams, jānorāda arī objekts/objekti un/vai projekts.
2) Jāiegrāmato avansa norēķins - tajā jānospiež pogas Apstiprināt un Saglabāt.
3) Jāatver iegrāmatotā avansa norēķina dokumenta rindu 3. sadaļa un rindā, kurā norādīts pamatlīdzekļa aktīva konts, jānospiež poga JAUNS PAMATLĪDZEKLIS.
4) Tad tiks atvērta pamatlīdzekļa kartīte, kurā jau būs norādīta avansa norēķinā norādītā informācija (piemēram, pamatlīdzekļa sākotnējā vērtība, iegādes datums, aktīva konts).
5) Jāaizpilda pamatlīdzekļa kartīte.
Jāņem vērā, ka, veidojot pamatlīdzekļa kartīti no avansa norēķina, pamatlīdzekļa kartītes laukā Nol.sākuma datums būs norādīts attaisnojuma dokumenta, ar kuru iegādāts pamatlīdzeklis, datums. Ja laukā Nol.sākuma datums norādītais datums nesakrīt ar datumu, no kura jāsāk rēķināt nolietojums, tad šajā laukā jānorāda korektais nolietojuma sākuma datums.
Datu atlase, pamatojoties uz tukšajiem laukiem
Dokumentu sarakstos un atskaitēs var veikt datu atlasi pēc tukšajiem laukiem (piemēram, piegādātāju kartīšu sarakstā var atlasīt piegādātājus, kuru kartītēs nav norādīti bankas konti; atskaitē Rēķinu žurnāls var atlasīt rēķinus, kuru galvenē nav norādīts projekts).
Lai varētu veikt datu atlasi, pamatojoties uz tukšajiem laukiem, sistēmas uzstādījumos ir jānorāda speciālā rakstzīme tukšo lauku atlasei.
Lai to iestatītu, no galvenās izvēlnes jādodas uz UZSTĀDĪJUMI → Sistēmas uzstādījumi → uzstādījumu meklēšanas laukā jāieraksta Speciālā rakstzīme tukšo lauku atlasei → jānospiež taustiņš Enter → pie uzstādījuma Speciālā rakstzīme tukšo lauku atlasei jānorāda maz izmantota rakstzīme (piemēram, #).
Pēc tam sistēmas uzstādījumos jānospiež poga Saglabāt.
Pēc tam dokumentu sarakstu un atskaišu laukos ar norādīto rakstzīmi varēs veikt datu atlasi pēc neaizpildītajiem laikiem.
Piemēram, piegādātāju sarakstā atlasīt tos piegādātājus, kuru kartītēs nav norādīts bankas konts, lai pēc tam šo piegādātāju kartītēs varētu norādīt bankas kontu, kā rezultātā tas turpmāk maksājumu uzdevumos tiktu norādīts automātiski:
Datu atlasi, pamatojoties uz tukšajiem laukiem var veikt arī atskaitēs. Piemēram, atskaiti Rēķinu žurnāls var sagatavot par rēķiniem, kuru galvenē nav norādīts projekts:
Līgumu apvienošana
Ja klientam ir vairāki līgumi, un par tiem visiem ir jāizraksta viens kopīgs rēķins (nevis atsevišķs rēķins par katru līgumu), tad visos klienta līgumos, par kuriem jāizraksta kopīgs rēķins, ir jāieliek ķeksītis pie Apvienot rēķinus.
Iekšējie komentāri par klientiem
Pārdošanas reģistrā var redzēt un mainīt iekšējos komentārus par klientiem.
Iekšējos komentārus par klientiem var mainīt lietotāji, kuriem ir tiesības veikt izmaiņas klientu kartītēs.
Šo funkcionalitāti var izmantot dažādiem mērķiem, piemēram, lai zvanot klientiem par viņu neapmaksātajiem rēķiniem, sistēmā reģistrētu klientu atbildes par to neapmaksāšanas iemesliem un plānoto apmaksas datumu.
Lai izmantojot atskaiti Pārdošanas reģistrs norādītu klienta iekšējo komentāru, atskaitē jāieliek ķeksītis pie Mainīt un jānospiež poga ATSKAITE.
Tad atskaitē tiks parādīts lauks Klienta iekšējais komentārs. Tajā par klientu var norādīt iekšējo komentāru. Pēc iekšējā komentāra norādīšanas ieklikšķinot ārpus iekšējā komentāra lauka, lauks uz brīdi kļūs dzeltens, un norādītais komentārs tiks saglabāts.
Ja ir nepieciešams apskatīt par klientu norādīto iekšējo komentāru bez iespējas to mainīt, tad atskaitē ir jāieliek ķeksītis pie Klienta dati.
Klienta iekšējo komentāru mainīt un norādīt, arī sagatavojot atskaiti kopsummās pa klientiem.
Pie katra iekšējā komentāra tiek parādīts pēdējais iekšējā komentāra norādīšanas laiks un lietotājs, kurš norādījis iekšējo komentāru.
Kontu, par kuriem jāsagatavo virsgrāmata, norādīšana uzstādījumos
Ir iespējams iestatīt, ka atverot virsgrāmatu tajā uzreiz ir norādīti konti, par kuriem jāsagatavo virsgrāmata. Lai to iestatītu:
1) Jāatver virsgrāmata.
2) Virsgrāmatā jāuzspiež uz atskaites iestatījumu ikonas.
3) Tad tiks atvērta virsgrāmatas iestatījumu sadaļa, kuras laukā No konta jānorāda konts, no kura jāsagatavo virsgrāmata un laukā Līdz kontam jānorāda konts, līdz kuram jāsagatavo virsgrāmata.
Ja virsgrāmata jāsagatavo par visiem kontiem, tad laukā No konta jānorāda 0 un laukā Līdz kontam jānorāda Z.
4) Jānospiež poga Saglabāt.
Ja piegādātājs ir arī klients
Ja piegādātājs ir arī Jūsu klients, tad piegādātāja kartītes laukā Klients ir jānorāda klienta kartīte, kura atbilst šim piegādātājam kā klientam.
Lai piegādātāja kartītē norādītu piegādātājam atbilstošo klienta kartīti, ir ar dubultklikšķi jāieklikšķina piegādātāja kartītes laukā Klients.
Tad tiks atvērts klientu saraksts, no kura jāizvēlas piegādātājam atbilstošā klienta kartīte.
Kad piegādātāja kartītē būs norādīta piegādātājam atbilstošā klienta kartīte, tad sistēmā ar šo piegādātāju būs iespējams izveidot savstarpējo ieskaitu un atskaitē Pirkumu reģistrs būs dati arī par šī piegādātāja bilanci kā klientam.
