See on dokumendi vana versioon!
Käesolev dokument kirjeldab Directo ja Omniva poolt pakutava dokumendivahetuskeskkonna koostööd ja häälestamist. Directo toetab nii müügiarvete saatmist läbi nimetatud keskkonna kui ka vastuvõtmist ja ostuarveks või laosissetulekus muutmist.
Omniva Arvekeskuse kohta saab info siit https://www.omniva.ee/ari/arve/kuidas_toimib#ostuarved
Directo ja EAK liidestamise eelduseks on toimiv konto EAK portaalis ja EAK poolt väljastatud internetiaadress ja turvakood majandustarkvara jaoks. Viimased saab kopeerida EAK portaalist alajaotusest Üldinfo>Seaded>Andmevahetus ERPga:
Tähtis on ka lisada linnuke ERPi juurdepääs lubatud
Üldine > Seadistused > Süsteemisedistused
. Leia Müügireskontro seadistuste grupi alt „EAK link e-arvete jaoks“ ja „EAK turvakood e-arvete jaoks“ ning täida need väljad.Seadistuste leidmiseks võid kasutada filtrit EAK nagu pildil näha:
Directos saab kliendikaardi aadressi välju seadistada vastavalt kasutaja soovile - kasutada on 3 rida. Süsteemiseadistuste all filtreerida aadress järgi:
Aadress 1. nimi, Aadress 2. nimi ja Aadress 3. nimi määravad nimetuse aadressi väljale, mis kuvatakse kliendikaardile ja ka arvele ja muudele dokumentidele. Et süsteem teaks kuidas eristada aadressi eri osi, näiteks posti indeksit, on eraldi seadistus Kliendi aadressi väljade järjekord See defineerib kuidas andmed aadressi väljadel asetsevad. Sama seadistus määrab ka uue kliendikaardi loomisel registrist defineeritud aadressi info täitmise. e-arve aadressi väljade sisu ehitatakse vastavalt siin määratud seadistustele. Viimased kaks valikut siin määravad olukorra, kus Linn (5.valik) või Indeks (6.valik) on kolmandal real.
sama seadistust võetakse arvesse ka firma enda aadressi edastamisel, seega peaks ka siin olema andmed samas järjekorras
Kõiki eelnimetatud andmeid kasutatakse eArve loomisel ja edastatakse koos muu infoga eArve saajale (Klient). Seetõttu on oluline, et need ka tõesed oleks.
Mugavaks arvete edastamiseks EAK kaudu tuleb Kliendi kaardil teha mõningad häälestused ja täita vajalikud väljad.
Samalt lehelt saab määrata, milline aadress arvelt edastatakse EAK-i kui Kliendi postiaadress:
Kui olete tellinud EAK-st antud kliendile ka arve postiga edastamise, siis valitud aadress trükitakse ümbrikule.
Saada e-arve
abilNB! „Saada e-arve“ nupp ilmub arvele peale kinnitamist!
Vajutades seda nuppu võtab Directo ühendust EAK serveriga ning edastab arve. Ekraanile ilmub ka sellekohane teade. Arve edastamine võib võtta aega kuni minut, sest EAK server kontrollib reaalajas arve andmete vastavust kokkulepitud struktuurile. Vigaseid arveid ei võeta vastu ega jäeta ootele vaid info võimalike vigade kohta esitatakse kohe.
Moodusta aruanne „Arvete nimekiri“ tingimustega Kinnitatud=Kinnitatud, Edastuskanal=EAK ja perioodiga, mille arveid soovid läbi EAK edastada. Loomulikult võib ka muid tingimusi täiendavalt kasutada, kuid need võivad välistada vajalike arvete tekkimise saatenimekirja.
Aruande moodustumise järel tekib sellele nupp: SAADA XML
. Vajutades seda edastatakse aruandes olevate arvete info EAK serverisse. Edastamine võib võtta aega, sest EAK server kontrollib reaalajas arve andmete vastavust kokkulepitud struktuurile. Vigaseid arveid ei võeta vastu ega jäeta ootele vaid info võimalike vigade kohta esitatakse kohe.
Kui tekib küsimus, millised arved on EAK-i saadetud või saatmata, siis annab vastuse taas aruanne „Arvete nimekiri“ . Samuti tuleb kasutada sama aruannet, kui soovitakse edastada ainult saatmata arveid, kuid pole täpselt teada millised arved need olema peaks. EAK-i edastatud või edastamata arved saab välja filtreerida aruande määranguga „Väljund“:
Kui moodustad aruande „Arvete nimekiri“ tingimustega Kinnitatud=Kinnitatud, Edastuskanal=EAK, Periood = uuritav periood ja Väljund = pole EAK e-arve, siis esitatakse arved, mis vastavad korraga järgmistele tingimustele:
Kasutades aruande filtrit „Kasutaja“ ja selle kõrval olevat „Periood“ on võimalik aruanne moodustada saatja (programmi kasutaja) ja saatmise aja järgi.
Nii Omniva kui ka näiteks Fiteki (endine Opus Capita; endine Itella), aga ka Telema e-arve liidesed võimaldavad Directos ostuarveid (või sissetulekuid) ka mugavalt vastu võtta. Saabunud dokumendid ilmuvad Üldine > Dokumendid > Dokumentide transport
alla. Vastuvõtmiseks vajalikud seadistused kattuvad saatmise seadistustega (vt punkt Üldine häälestamine). Lisaks neile on oluline, et hankija kaartidel oleksid reg nr täidetud, mille järgi programm saabunud ostuarve hankijaga seob.
Kui dokumendi loomise käigus ei leita sobivat hankijat (reg.numbri, km.reg numbri, nime, ja arveldusarve järgi tuvastamine ei õnnestu), pakutakse välja järgmine vaba hankija kood (või reg. number, kui süsteemiseadistustes on määratud uue hankija koodiks tulema reg. number).
Soovi korral saab siia asetada (olemasoleva) hankija koodi, kui on soov luua dokument olemasoleva hankijaga (hankija oli näiteks süsteemis olemas, kuid ei tuvastatud mingil põhjusel). Pakutud hankija koodi võib ka muuta mingiks muuks endale sobivaks uue loodava hankija koodiks. Kui sisestatud kood on aga olemas, siis mõistagi luuakse hoopis dokument selle koodiga hankijaga.
Sisenenud ostuarve Directosse jõudmise kohta saab määrata teavitus-emaili, kuhu saadetakse kiri kohe, kui dokument süsteemi jõuab. Selleks on kaks võimalust:
Siseneva e-arve (Dokumentide transport) teavitus e-mail
Transport>Teavitus e-mail sissetulnud dokumendi puhul
Kui täidetud on punkt 2. siis saadetakse teavitus siin määratud meilile, kui ei, siis süteemiseadistustesse määratud meilile.
Kui on seadistatud Dokumentide automaatne loomine, siis saabub teavitus juba konkreetse loodud dokumendi (ostuarve või sissetuleku) viitega. Kui automaatset loomist ei teostata (dokumendid jäävad loomisootele Dokumentide transpordi
alla), saabub teavitus viitega konkreetsele transpordi kirjele. Automaatse dokumentide loomise puhul ebaõnnestunud kirjete kohta teavitust ei saadeta (näiteks kui hankija süsteemis puudub). Seega tuleks käia kontrollimas, kas on nö „õhus“ kirjeid, mis on vigased, ning siis sekkuda käsitsi - luua hankija ning määrata järgmine sisenenud dokument sellelt hankijalt juba automaatselt loodama.
Et ostuarve või sissetuleku dokument loodaks automaatselt, tuleks teha järgmist:
ÜLDINE > Seadistused> Süsteemi seadistused> Transport
määrata kasutaja kood seadistuseks Vaikimisi kasutaja
- selle kasutaja alt luuakse dokument Tegemist peab olema reaalse kasutajate registris oleva kasutajaga, kellel on õigus dokumenti avada ja luua.