Sisujuht
E-arvete transport Directosse
Käesoleva juhendi mõistes on e-arved masinloetavad ostuarved, mis saadetakse mõnest teisest majandustarkvarast ja jõuavad Directosse nö masin-masin liidese kaudu ilma kasutaja sekkumata. E-arve ei ole pdf vormingus või mõnes kontoritarkvara formaadis failikujul edastatud arve. Mõningatel juhtudel on Directo võimeline vastu võtma ka e-mailiga edastatud e-arvet (xml-vormingus). E-arvete olemuse kohta saab lugeda siit: Pangaliit ja Rahandusministeerium.
Directo teeb koostööd paljude e-arve operaatoritega (e-arvete vahendajad). Directo liidestamiseks erinevate operaatoritega saab lugeda: Directo ja Omniva arvekeskuse (endine EAK ehk Eesti E-arvete Keskus) liidestamine, Telema liides või küsida abi Directo klienditoest.
Dokumentide transport
Kõik Directosse saabunud e-arved läbivad registri Dokumentide transport, mis asub Üldine→DOKUMENDID→Dokumentide transport:
Sealt avaneb register saabunud e-arvetest:
Sellesse registrisse saabuvad e-arved ja siit saab algatada ühekaupa iga e-arvete muutmise ostuarveteks või laosissetulekuteks. Ühtlasi annab see ülevaate iga üksiku e-arve seisundist.
Number- igale e-arvele antakse oma registreerimise number saabumise järjekorras. See ei ole kande ega tulevase ostuarve number. Number on hüperlink ja sellel klõpsates avaneb e-arve info koos ning saab hakata antud e-arvet töötlema. Töötlemise kohta saab lugeda peatükist E-arve töötlemine;
Tüüp- näita e-arve saabumise kanalit või operaatorit;
Firma- e-arve saatja (hankija);
Sisend dok.nr- hankija arve number;
Dok.kuupäev- arve kuupäev või väljastamise aeg;
Tas.aeg- e-arvele märgitud tasumistähtaeg;
Kellelt- e-arvele märgitud kontakt- või arve väljastanud isik;
Kellele- e-arvele märgitud arve saaja kontaktisik või esindaja;
Loodud- e-arve kirje Directosse loomise (saabumise) aeg;
Töödeldud- Valikud Jah/Ei. Ütleb, kas e-arve on kasutaja poolt töödeldud ehk ostuarveks või laosissetulekuks muudetud. Selle välja järgi on mugav antud registrist välja filtreerida töötlemata ehk ostuarveks loomata dokumendid;
Töödeldi- aeg, mil e-arve muudeti ostuarveks või laosissetulekuks;
Staatus- Directo teade e-arve töötlemise eripäradest või tähelepanekutest. Näiteks teade sellest, et sellisel hankijal on juba olemas antud numbriga arve vms;
Dokument- näitab, millisest liigist dokument on e-arvest loodud (Ostuarve või Sissetulek);
Dok nr.- e-arvest loodud dokumendi Directo number. See on hüperlink ja sellele klõpsates avaneb vastav dokument uues aknas;
Suletud- Valikud Jah/Ei. Näitab, kas e-arve on suletuks märgitud (Jah). Suletud e-arve rida on registris läbikriipsutatud. Sulgemisest on juttu peatükis E-arve töötlemine.
E-arve töötlemine
E-arveid saab muuta ostuarveteks, laosissetulekuteks, kulutuseks või märkida suletuks.
E-arve töötlemiseks on vaja e-arve esmalt avada registrist Dokumentide transport klõpsates tulbas Number vastava e-arve registrinumbril. Avaneb e-arve info aken, kus on näha e-arve sisu välja loetuna xml-st (vasakul) kui ka e-arvega kaasa saadetud manuse eelvaade (paremal):
Akna päises on nupud e-arve töötlemiseks:
Loo ostuarve- loob e-arvest ostuarve. Toimingu tulemuse kohta ilmub aknasse tagasiside, koos dokumendi, mis loodi, numbriga:
Kui e-arve edastajat või tarnijat ei ole Directo hankijate registris (tuvastatakse registrikoodi, KMKR, nime, või arveldusarve alusel), siis ostuarve loomise käigus püütakse luua ka uus isik Directo hankijate registrisse. Selleks ilmub esmalt dialoogiaken, mis küsib luba uue hankija loomiseks. Samas küsitakse, millise koodiga uus hankija luua, pakkudes välja järjekorras järgmise koodi. Soovi korral saab siia asetada (olemasoleva) hankija koodi, kui on soov luua dokument olemasoleva hankijaga (hankija oli näiteks süsteemis olemas, kuid ei tuvastatud mingil põhjusel):
Hankija ja ostuarve loomise jätkamiseks tuleb vajutada nuppu: Tekita/Muuda hankija ning seejärel loo dokument uuesti. Tegevuse õnnestumise märgiks ilmub aken vastava teatega:
Loo sissetulek- loob e-arvest laosissetuleku. Selle tegevuse kohta kehtib sama juhend kui nupu Loo ostuarve kohta;
Määra suletuks- võimaldab saabunud e-arve nö sulgeda selliselt, et antud e-arvest ei saa luua Ostuarvet ega Laosissetulekut. See tegevus on juhuks, kui saabunud e-arvest ei soovita raamatupidamise dokumenti luua, aga sellegi poolest soovitakse e-arve töödelduks märkida. 
Saabunud e-arveid ei saa kasutaja registrist Dokumentide transport kustutada! Suletuks märkimise tulemusena kaovad antud e-arve aknast nupud Loo ostuarve ja Loo sissetulek ja sellega ka võimalus luua järgdokumente.
E-arve aknasse tekib nupp Määra avatuks, mis võimaldab antud kirje taas aktiveerida, kui eelnev sulgemine oli tehtud ekslikult.
XML - avab e-arve XML kujul, et luua näiteks sobivaid automaatikareegleid vastavalt XMLis esinevate rea kirjelduste ja artikli koodide põhjal
Ostuarve
E-arvest loodud Ostuarve (ja ka Laosissetuleku) saab avada e-arve loomise toimingu tagasiside aknast klõpsates loodud dokumendi numbril, registris Dokumentide transport DOK NR. veerus või ostuarvete registrist Ost→DOKUMENDID→Ostuarved.
Loodud ostuarve väljad on maksimaalselt eeltäidetud e-arve xml-s leiduva standardsete väljade infoga ning kasutajal on vaja teha minimaalset täiendusi ostuarve sisestamisel. Samuti on Ostuarvele lisatud e-arvega kaasas olnud manused (tüüpiliselt pdf-fail arve vaatega). E-arve hõlbus muutmine korralikult täidetud infoga Ostuarveks ongi e-arvete vastuvõtmise suurimaid eeliseid:
E-arve laiendused
Eesti e-arve standard lubab e-arve väljastajal kasutada ka nö väljade laiendusi edastamaks spetsiifilist infot. Nende kasutamine ostuarve genereerimisel ei ole tagatud, kuna laienduste kasutamine e-arve väljastaja poolt on kohandatud lähenemine.
Näiteks laiendus ItemReserve extensionId=„eakCostObjectives“ võimaldab ridadele objekti ja projekti infot sisestada automaatselt.
Antud näite puhul täidetakse PROJEKT väli 12345 ning OBJEKT 34534,34534 väärtustega.
Kui e-arvest loodud Ostuarve millegipärast ei vasta kasutaja ootustele (näiteks seadistused olid ebapiisavad),on see võimalik ära kustutada (ka kinnitatud ostuarve avada ja kustutada) ning Ostuarve loomise protsessi uuesti alustada.
E-arvest ostuarve loomise seadistused
Süsteemiseadistused
Seadistused→Süsteemiseadistused→Transport saab e-arvetest ostuarve loomist mõjutada järgmisete seadistuste abil:
Vaikimisi kasutaja- kasutajakood, mille täitmisel aktiveerub dokumentide automaatne genereerimine ning see kasutaja määratakse sisse imporditud e-arvest loodud dokumendi (Ostuarve) väljale Kasutaja. Selle seade täitmine on automaatsete arvete loomiseks kohustuslik. Soovitame luua virtuaalse kasutaja, kellel on õigus dokumenti avada ja luua ning kellele on määratud parool. Lisaks peab kasutajal olema õigus Dokumentide Transpordi moodulile. Veendumaks eelmainitus, võiks selle kasutajaga enne seadistuse määramist sisse logida;
Dokumentide transpordi alt loodud ostuarve/sissetulek ei lase juba eksisteeriva hankija arve numbriga dokumenti uuesti luua - valikud Jah/Ei. Keelab/lubab luua e-arvest Ostuarvete/Sissetulekute all juba eksisteeriva hankija arve numbriga Ostuarvet/Laosissetulekut. See on juhuks, kui mingil põhjusel on ostuarve juba käsitsi sisestatud ja kasutaja üritab sama dokumenti ka e-arve kaudu luua;
EAK e-arvete allalaadimine- valikud Jah/Ei. Seadistus kehtib Eesti Posti (Omniva) e-arvete liidese kohta. Määrab, kas hankijatelt saadetud e-arveid soovitakse vastu võtta. Valiku 'Ei' puhul saab e-arveid ise saata, kuid hankijatelt saadetud e-arveid vastu ei võeta (ei teki tüübiga 'eak_earve' kirjeid registrisse Dokumentide transport);
EAK manuste allatõmbamine- valikud Jah/Ei. Võimaldab e-arvega saadetud lisamanuseid Directosse laadida. Standardselt on e-arvega kaasas üks manus- arve pilt mida seejuures ei loetagi e-arve mõistes manuseks. Kui Directo kliendi valitud e-arvete operaator võimaldab, siis võib olla e-arvega kaasas lisamanuseid (näiteks saateleht, akt vms.) ning valik 'Jah' korral lisatakse need Directos moodustatud dokumendile;
Siseneva arve (invoice) faili pealt loodava sissetuleku artiklite ostuhinnad on alati nullid- valikud Jah/Ei. Puudutab e-arvest loodavat Laosissetulekut. Määrab kas kasutatakse e-arvega saadetud hindu kui artiklite ostuhindu;
Vaikimisi objekt-objekti kood, mis määratakse sisse imporditavale e-arvele (ostuarve) automaatselt väljale Objekt, kui hankija kaardil jaotises Transport pole määratud objekti või hankija kaardi jaotises Üldinfo pole määratud objekti. Selle seade täitmine ei ole kohustuslik. Objekti võib vajadusel määrata ka igale imporditud e-arvele käsitsi;
Vaikimisi projekt-projekti kood, mis määratakse sisse imporditavale e-arvele (ostuarve) automaatselt väljale Projekt. Selle seade täitmine ei ole kohustuslik. Projekti võib vajadusel määrata ka igale imporditud e-arvele käsitsi;
Vaikimisi seeria- numbriseeria, mis omistatakse imporditavale ostuarvele vaikimisi. Impordijärgselt saab seda vajadusel vahetada ostuarve peal. Kui siin seeriat täidetud pole, üritatakse seeria tuvastada loomise aja järgi;
EAK kontoinfo kasutamine- määrab, kas Eesti Posti (Omniva) e-arvete menetluskeskonnas ostuarvetele sisestatud finantskontode info võetakse kaasa ja kasutatakse e-arve transportimisel Directosse. See seadistus ei ole vaikimis nähtav ja selle saab sisse lülitada ainult Directo klienditeenindus.
Seadistused→Süsteemiseadistused saab määrata:
Siseneva e-arve (Dokumentide transport) teavitus e-mail- e-mailiaadress, kuhu edastatakse teade e-arve saabumisest, kui Hankija kaardil ei ole seadistatud. Selle seade täitmine ei ole kohustuslik.
Hankija seadistused
Hankijakaardi jaotises Transport ja Automaatika saab määrata Directo käitumist e-arvetest.
1.4. Transport
Ostuarvete loomisel:
Teavitus e-mail sissetulnud dokumendi puhul- e-mailiaadress, kuhu edastatakse teade antud hankijalt e-arve saabumisel. Mõjub EDI e-arvete liidestuste puhul;
Mis kasutajaga luuakse sisenevad dokumendid-kasutaja kood, mis määratakse antud hankija poolt saadetud sisse imporditavale e-arvele (Ostuarve) automaatselt väljale Kasutaja;
Mis objektiga luuakse sisenevad dokumendid-objekti kood, mis määratakse antud hankija poolt saadetud sisse imporditavale e-arvele (ostuarve) automaatselt väljale Objekt;
Tekst artikliväljale, kui sisendokumendi artikkel on puudu- võimalus lisada artikli puudumise olukorra jaoks asendusartikkel, näiteks FAKE vms. Vaikimisi märgitakse sinna (puudub);
Mis seeriasse luuakse sisenevad dokumendid- numbriseeria, mis omistatakse antud hankija poolt saadetud sisse imporditavale ostuarvele vaikimisi. Impordijärgselt saab seda vajadusel vahetada ostuarve peal. Kui siin seeriat täidetud pole, üritatakse seeria tuvastada loomise aja järgi;
Konto, kuhu koondatakse sisenenud ostuarve read- finantskonto, kuhu koondatakse ostuarvel kõik selle hankija e-arve read, ignoreerides e-arvega saadetud ridu ning luues üherealine ostuarve. Näiteks, kui hankija saatis arve, kus oli 5 rida, siis e-arvest loodud Ostuarvele koondatakse (summeritakse) need read üheks ning real on siin määratud konto;
Automaatselt genereeritav dokument e-arve laekumisel- valikud Ostuarve/Sissetulek. Selle seadistusega saab määrata, milline dokument luuakse saabunud e-arvest automaatselt. St. kui antud hankija e-arve saabub registrisse Dokumentide transport, siis luuakse e-arvest siin määratud dokument automaatselt. See võimaldab mugavalt e-arved dokumentideks muuta, kui hankija saadab alati samaliigilisi dokumente ja ei pea seda tegevust ühe e-arve kaupa käsitsi tegema.
1.3. Automaatika
Hankija automaatika lehel on kaks tabelit.
- Tabel 1 nimega “Ridade täiendamine (e-arvelt)” on mõeldud E-arvetele automaatkonteeringute reeglite loomiseks.
- Tabel 2 nimega “Sisu (PDF-ist)” on mõeldud manuste alt PDF’ina sissevõetud ostuarvete väljade tuvastamiseks. PDF arvest andmeväljade tuvastust Directo enam edasi ei arenda, kuna see ei suudaks kunagi jõuda isegi ligilähedaselt samale täpsuse tasemele kui e-arve. Seepärast soovitamegi hakata vastu võtma e-arveid, kus andmeväljade tuvastus on 100% täpne, sest tegemist on standardiseeritud lahendusega. Lisaks on e-arve puhul võimalik luua automaatkonteeringute reeglid, mida PDF arve puhul teha ei saa.
E-arvest hankija automaatika rakendumine
Pärast saabunud e-arvest ostuarve moodustamist rakendub automaatselt ostuarve ridade täiendamise funktsionaalsus ehk Hankija automaatika. Hankija automaatika eesmärk on rikastada e-arvest moodustunud ostuarve ridade infot selliselt, et kasutajal jääks võimalikult vähe tööd arve info täiendamisel ja raamatupidamisdokumendi kõlbulikuks muutmisel. See funktsionaalsus võimaldab ka märkimisväärset aja kokkuhoidu, eriti paljurealist ostuarvete puhul (näiteks mobiiltelefoni arved jne.). Hankija automaatika võimaldab seadistada reeglid, mis otsivad e-arve realt mingit kindlat tekstilõiku ja selle tuvastamisel rakendavad reale soovitud konto, objektid, projekti ja kasutaja. Lisaks on võimalus, et koos kindla tekstilõiguga peab kehtima ka mõni seos personaliregistriga tuvastamaks arve reaga seotud isik/töötaja ning sellest lähtuvalt tagada eelnimetatud väljade täitmine.
Kui Directosse saabunud e-arve muudetakse ostuarve kirjeks, siis täidetakse ostuarve väljad piltlikult öeldes sarnaselt, nagu kasutaja teeks seda käsitsi. Näiteks, kui käsitsi asetada ostuarvele hankija, siis asetatakse ostuarve reale ka hankija kaardilt LS konto (kui see on hankija kaardil täidetud) ning käibemaksukood jne. Sama juhtub esmalt ka siis, kui Directo moodustab e-arvest ostuarve. Aga seejuures on oluline, et ostuarve rea Sisu kombineeritakse e-arve rea vastavatest väljadest ehk Sisusse koondatakse palju olulist infot, mis on tekstikujul. Kui see osa on tehtud, siis rakendub Hankija automaatika. Hankija automaatika toetub suures osas ostuarve rea väljale Sisu koondunud infost vajaliku otsimisele ning selle järgi tegutsemisele.
1.3.1. Seadistamine
Hankija automaatika seadistatakse hankijakohaselt ehk eraldi igale hankijale, kelle e-arvetele soovitakse (või on mõtet) seda rakendada. Reeglite kirjeldamiseks on abiks avada konkreetse hankija poolt saadetud e-arve XML, et näha, millist infot e-arve sisaldab. E-arve XML-i saab vaadata avades Dokumentide transpordi aknast konkreetse kirje ning sealt vajutades nuppu XML. Seadistamine toimub vastava hankija kaardi sakis Automaatika:
- Sisaldus - tekstilõik, mida otsitakse ostuarve rea väljast Sisu (imporditud e-arve realt);
- Artikkel - tekstilõik, mida otsitakse e-arvest tuvastatud artiklite koodide seast. Otsitakse sisaldust.
- Viitenumber - tekstilõik, mida otsitakse e-arvest tuvastatud viitenumbri seast. Finantsretsepti puhul otsitakse täpset vastet, muul juhul sisaldust.
- Kogus - number, mida otsitakse e-arve arverealt. Otsitakse täpset vastet. Kogus oskab ära tunda ka > ja < märgi ehk et kui >5 siis rakendub kui kogus on >5.
- Rea summa - number, mida otsitakse e-arve arverealt. Otsitakse täpset vastet.
- Rea summa kuni - võimaldab arvelt välja filtreerida summade vahemikku kui on täidetud ka Rea summa.
- Kuulub personal - reegli seos personali registriga. Seost saab luua läbi personali kaardi alamregistrite Dokumendid, Vahendid ja Seotud isikud rea tüüpide kaudu. Rippmenüüsse ilmuvad need ridade tüübid, mis on häälestaud
Seadistused → Personal → Andmete tüübid. Andmete tüüpide kasutamist personali kontekstis vaata vastavast juhendist. Näiteks kui Vahendite alla on loodud tüüp Mobiiltelefon, siis otsitakse ostuarve rea Sisust, kas selles leidub telefoninumber, mis on mõne isiku personali kaardi saki Vahendid real, mis on tüübiga Mobiiltelefon väljal Kommentaar. Kui leidub, siis selle järgi tuvastatakse isik. Vt. Toimimine. - Konto - reegli tulemusele vastav konto. Ehk see konto rakendatakse reeglile vastavale ostuarve reale. See on reegli esimene eelistus. Kuid see võib jääda ka tühjaks, siis rakendub teistsugune konto leidmise loogika. Vt. Toimimine;
- KM kood - reegli tulemusele vastav käibemaksukood.
- Objekt - reegli tulemusele vastav objekt. Ehk see objekt rakendatakse reeglile vastavale ostuarve reale. See on reegli esimene eelistus. Kuid see võib jääda ka tühjaks, siis rakendub teistsugune objekti leidmise loogika. Vt. Toimimine;
- Projekt - reegli tulemusele vastav projekt. Ehk see projekt rakendatakse reeglile vastavale ostuarve reale. See on reegli esimene eelistus. Kuid see võib jääda ka tühjaks, siis rakendub teistsugune projekti leidmise loogika. Vt. Toimimine;
- Kasutaja - reegli tulemusele vastav kasutaja kood. Selle välja kasutamine või muude alternatiivide kasutamine sõltub konkreetsest reeglist. Vt. Toimimine.
- Artikkel - reegli tulemusele vastav Directo artiklikood.
- Klient - reegli tulemusele vastav kliendikood.
- Sisu - reegli tulemusele vastav tekst arve rea sisu lahtris. Kui on täidetud kirjutatakse rea sisu üle täpselt selle tekstiga. Kui on täitmata kirjutatakse arve sisule e-arve rea sisu.
- Finantsretsept - reegli tulemusele vastav finantsretsept, mis rakendatakse ostuarve loomisel. Ühel ostuarvel saab kasutada ainult ühte retsepti. Rippmenüü valikus on Dokument ja Rida, mis määravad selle, kas finantsretsept rakendub tervele arvele (valik: Dokument) või rakendub selle automaatika rea filtritega sobiva(te)le reale/ridadele (valik: Rida)
- Koond - rippmenüüga Dokument ja Rida. Valik Dokument koondab kogu arve ühele reale. Valik Rida koondab konkreetse automaatika filtritele vastavad read.
- Kinnita - kui linnuke on peal ja kui kõik arve täitmise reeglid on täidetud, siis kinnituvad arved automaatselt.
- K.summa ja K.summa kuni - neid välju vaadatakse, kui Kinnita linnuke on määratud. Aitavad defineerida, millal arve määratakse automaatsele kinnitamisele. Sisuliselt on see nö lubatud hälbe vahemik – ehk arve siis kinnitub vaid siis kui summa jääb märgitud vahemikku. Näiteks võid ühele reale koondada mingid arveread või ka konkreetse rea summa ning arve kinnitub ainult siis kui kõik read, mis lõpptulemuses omavad kinnita linnukest ja K.summade vahemik sobib.
Väljade Sisaldus, Artikkel, Viitenumber, Kogus, Rea summa, Rea summa kuni ja Kuulub personal kaudu kehtestatakse reeglid ning Konto, KM kood, Objekt, Projekt, Kasutaja, Artikkel, Klient, Sisu, Finantsretsept on need, mis reegli kehtivuse korral rakendatakse.
1.3.2. Toimimine
Hankija automaatika teeb järgmised sammud ja kirjeldatud järjekorras:
1. Esmalt täidetakse need reeglid, mis on seotud Personali kaardi alamregistriga Dokumendid.
Ostuarve ridu hakatakse järjest läbi käima ja vaadatakse, kas rea:
- Sisu - sisaldab mõne Dokumendid tüüpi reegli välja Sisaldus sisu. Seejuures Sisaldus võib reeglil tühi olla ja see on nö positiivne vastus ning reegel selle tingimuse järgi sobib ostuarve reaga;
- Sisu sisaldab reegli väljale Personal valitud Personali alamregistri Dokumendid tüübile vastavat väärtust väljalt Dok.nr. kehtivate kirjete hulgast (ostuarve aeg jääb registri Dokumendid vastava kirje alguse ja lõpu vahele või on võrdne)? Täpsemalt, tuvastatakse selle järgi isik, kellega ostuarve antud rida on seotud.
Näiteks e-arvest loodud ostuarve Sisu on järgmine: 95 miles; DateTime: 03.01.2018 16:40; Station: Circle K Laagri; Country: EE; Summa: 56.87 Gid:704483382122005476
Reeglid ja personali kaart toimivad skemaatiliselt järgnevalt:
Kui leitakse ostuarve rida, millel kehtivad mõlemad eelnimetatud tingimused ehk Sisu sisaldab nii reegli Sisaldust kui ka Personali alamregistrist Dokumendid mõnd Dok.nr, millel on sama tüüp kui Automaatika reeglites antud real näidatud, siis:
- Asendatakse ostuarve rea Konto reeglis näidatud kontoga. Kui reeglis ei ole kontot, siis jääb ostuarve reale see konto, mis seal juba oli;
- Asendatakse ostuarve rea Objekt reeglis näidatud objektiga. Kui reeglis ei ole objekti, siis võetakse objekt isikult (personal), kes tuvastati reegli alusel ning lisatakse selle objekti hierarhiad jms. Kui ka tuvastatud isikul ei ole objekti, siis jääb ostuarve reale see objekt, mis seal juba oli;
- Asendatakse ostuarve rea Projekt reeglis näidatud projektiga. Kui reeglis ei ole projekti, siis jääb ostuarve reale see projekt, mis seal juba oli;
- Asetatakse ostuarve reale väljale Kasutaja isiku, kes tuvastati, Directo kood.
2. Järgmisena täidetakse need reeglid, mis on seotud Personali kaardi alamregistriga Seotud isikud.
Ostuarve ridu hakatakse järjest läbi käima ja vaadatakse, kas rea:
- Sisu sisaldab mõne Seotud isikud tüüpi reegli välja Sisaldus sisu? Seejuures Sisaldus võib reeglil tühi olla ja see on nö positiivne vastus ning reegel selle tingimuse järgi sobib ostuarve reaga;
- Sisu sisaldab reegli väljale Personal valitud Personali alamregistri Seotud isikud tüübile vastavat väärtust väljadelt Nimi või Isikukood kehtivate kirjete hulgast (ostuarve aeg jääb registri Seotud isikud vastava kirje alguse ja lõpu vahele või on võrdne)? Täpsemalt, tuvastatakse selle järgi isik, kellega ostuarve antud rida on seotud.
Kui leitakse ostuarve rida, mille kehtivad mõlemad eelnimetatud tingimused ehk Sisu sisaldab nii reegli Sisaldust kui ka Personali alamregistrist Seotud isikud mõnd Nime või Isikukoodi, millel on sama tüüp kui Automaatika reeglites antud real näidatud, siis:
- Asendatakse ostuarve rea Konto reeglis näidatud kontoga. Kui reeglis ei ole kontot, siis jääb ostuarve reale see konto, mis seal juba oli;
- Asendatakse ostuarve rea Objekt reeglis näidatud objektiga. Kui reeglis ei ole objekti, siis võetakse objekt isikult (personal), kes tuvastati reegli alusel ning lisatakse selle objekti hierarhiad jms. Kui ka tuvastatud isikul ei ole objekti, siis jääb ostuarve reale see objekt, mis seal juba oli;
- Asendatakse ostuarve rea Projekt reeglis näidatud projektiga. Kui reeglis ei ole projekti, siis jääb ostuarve reale see projekt, mis seal juba oli;
- Asetatakse ostuarve reale väljale Kasutaja isiku, kes tuvastati, Directo kood.
3. Järgmisena täidetakse need reeglid, mis on seotud Personali kaardi alamregistriga Varad.
Ostuarve ridu hakatakse järjest läbi käima ja vaadatakse, kas rea:
- Sisu sisaldab mõne Varad tüüpi reegli välja Sisaldus sisu? Seejuures Sisaldus võib reeglil tühi olla ja see on nö positiivne vastus ning reegel selle tingimuse järgi sobib ostuarve reaga;
- Sisu sisaldab reegli väljale Personal valitud Personali alamregistri Varad tüübile vastavat väärtust väljalt Kommentaar kehtivate kirjete hulgast (ostuarve aeg jääb registri Vahendid vastava kirje alguse ja lõpu vahele või on võrdne)? Kui väli Kommentaar vastaval kirjel on tühi, siis vaadatakse, kas sellel real on täidetud väli Inventar. Kui on, siis leitakse vastava koodiga inventar ning vaadatakse, kas selle seerianumber (SN) leidub ostuarve rea Sisus. Täpsemalt, tuvastatakse personali kaardi alamregistri Vahendid järgi või personaliga seotud inventari järgi isik, kellega ostuarve antud rida on seotud.
Kui leitakse ostuarve rida, mille kehtivad mõlemad eelnimetatud tingimused ehk Sisu sisaldab nii reegli Sisaldust kui ka Personali alamregistrist Vahendid mõnd Kommentaari või inventari, millel on sama tüüp kui Automaatika reeglites antud real näidatud, siis:
- Asendatakse ostuarve rea Konto reeglis näidatud kontoga. Kui reeglis ei ole kontot, siis jääb ostuarve reale see konto, mis seal juba oli;
- Asendatakse ostuarve rea Objekt reeglis näidatud objektiga. Kui reeglis ei ole objekti, siis võetakse objekt isikult (personal), kes tuvastati reegli alusel ning lisatakse selle objekti hierarhiad jms. Kui ka tuvastatud isikul ei ole objekti, siis jääb ostuarve reale see objekt, mis seal juba oli;
- Asendatakse ostuarve rea Projekt reeglis näidatud projektiga. Kui reeglis ei ole projekti, siis jääb ostuarve reale see projekt, mis seal juba oli;
- Asetatakse ostuarve reale väljale Kasutaja isiku, kes tuvastati, Directo kood.
4. Seejärel täidetakse need reeglid, mis on seotud ainult sisaldus, artikli, viitenumbri, koguse, rea summa ja rea summa kuni sisalduse otsimisega e-arve rea infost. St. reeglid, kus ükski Personali ja Finantsretsepti rida ei ole kasutusel. Ostuarve ridu hakatakse järjest läbi käima ja vaadatakse, kas rea Sisu sisaldab mõne eelnimetatud reegli välja Sisaldus sisu? Siinjuures peab reegli väli Sisaldus omama mingit otsitavat teksti.
Kui leitakse ostuarve rida, mille kehtib tingimus ehk ostuarve rea Sisu sisaldab reegli Sisaldust, siis:
- Asendatakse ostuarve rea Konto reeglis näidatud kontoga. Kui reeglis ei ole kontot, siis jääb ostuarve reale see konto, mis seal juba oli;
- Asendatakse ostuarve rea Objekt reeglis näidatud objektiga. Kui reeglis ei ole objekti, siis jääb ostuarve reale see objekt, mis seal juba oli;
- Asendatakse ostuarve rea Projekt reeglis näidatud projektiga. Kui reeglis ei ole projekti, siis jääb ostuarve reale see projekt, mis seal juba oli;
- Asendatakse ostuarve rea Kasutaja reeglis näidatud kasutajaga. Kui reeglis ei ole kasutajat, siis jääb ostuarve reale see kasutaja, mis seal juba oli.
Iga järgnev samm EI kirjuta eelnevat tulemust üle, kui vastavat reeglit saab rakendada. Seega on väga oluline teha reeglid mõttestatult ning vältida vastuolulisi reegleid.
Kui luua reeglid, mis kehtivad mingi rea kohta samal hetkel, siis rakendatakse reegleid tabeli järjekorra alusel alustades eespool olevast - kui rida „saab pihta“ mitme reegliga, siis rakendub ainult esimene.
Näide: E-arve real on sõna “BENSIIN 95“
Loome reegli, kus esimesel real on Sisalduseks sõna „BENSIIN 95“ (määrame kontoks 4444) ja teisel real nö üldisema reegli sõna „BENSIIN“ abil (määrame kontoks 5555). Selle tulemusena saavad kõik BENSIIN sisaldusega read kontoks 5555, välja arvatud, kui real sisaldub BENSIIN 95 - see saab kontoks esimesel reeglireal määratud konto 4444.
Kasutades Sisaldus tulbas protsendi märki %, saame otsida „mida iganes“. Tähtis on sellised nn üldised reeglid luua tabeli lõpus, sest vastasel juhul rakenduks need esimesena ja spetsiifilised reeglid „ei jõuaks“ rakenduda. Kui eelneva reeglinäite puhul lisada viimaseks kirjelduse reaks % ja kontoks 3333, siis loodavas ostuarves rakenduks kõigepealt reeglid BENSIIN ja BENSIIN 95 ning edasi kõikidele ülejäänud ridadele (mis ei sisalda BENSIIN ja BENSIIN 95) määrataks kontoks 3333.
1.3.3. Näiteid
1.3.3.1. Alati kindlale kontole ja automaatkinnitus
Hankija ostuarved lähevad alati kokkulepitud kontole ja kinnituvad automaatselt. % märk sisu real tähendab „kõik ülejäänud“
1.3.3.2. Ostuarve kinnitub ainult kindla summaga, muidu ei kinnitu
IT püsiteenuse lepingu alusel saadav ostuarve, lepingusumma 150 eurot kuus. Ostuarve kinnitub ainult juhul, kui ostuarve rida on täpselt 150 eurot. Kui summa erineb, siis ostuarve luuakse, aga ei kinnitata.
1.3.3.3. Ostuarve kinnitub juhul, kui summa jääb määratud vahemikku, muidu ei kinnitu
IT lepingu alusel saadav ostuarve, lepingusumma kõigub veidi kuust kuusse. Ostuarve kinnitub ainult juhul, kui ostuarve summa jääb vahemikku 150 - 160 eurot. Kui summa erineb, siis ostuarve luuakse, aga ei kinnitata.
1.3.3.4. Mitmerealine ostuarve, mis sisaldab erinevaid püsiteenuseid ning arve kinnitub, kui need jäävad kindlatesse summadesse, muidu ei kinnitu
„IT täisteenus“ peab olema täpselt 200 eurot ja „Internet“ 300 eurot, muidu arve ei kinnitu.
1.3.3.5. Mitmerealine ostuarve, mis sisaldab erinevaid püsiteenuseid, ning arve kinnitub, kui need jäävad määratud summade vahemikku (nö lubatud hälve), muidu ei kinnitu
„IT täisteenuse“ summa võib jääda vahemikku 200 - 250 eurot ja „Internet“ vahemikku 300 - 350 eurot, muidu arve ei kinnitu.
Kui arve summad väljuvad kehtestatud reeglitest, siis arve ei kinnitu ning sisekommentaari veerus näed nendel ridadel, mis põhjustasid arve mitte kinnitumist, kommentaari, mis täies ulatuses on loetav jutumulli abil
1.3.3.6. Teatud tingimustel automaatselt kinnituv ostuarve
Directo püsiteenuste arve on vaja kinnitada automaatselt, lisateenuste arvet on vaja enne kinnitamist kontrollida. Märkida automaatikale kõik ostuarvel olevad püsiteenuse artiklid. Lisateenuste artiklite asemel kirjutada % märk ning mitte märkida kinnitamist. Märkides ära artikli taha ka summa, kinnitub püsiteenuste ostuarve ainult sel juhul, kui artiklile ja sisule vastab täpselt etteantud summa.
1.3.3.7. Ostuarvel palju ridu, soov saada üherealine ostuarve
Directo püsiteenuste ostuarve kõikide ridade asemel ostuarvele ainult üks rida. Valida Koond filtrist „Dokument“. Lisateenuste arve lisaridadena.
Selles näites on ühel real objekt erinev, arvestada tuleks, et koondades kirjutatakse dokumendile esimese rea objekt s.t ei koostata kaherealist ostuarvet.
1.3.3.8. Ostuarve ridade koondamine teatud tingimustel
Ostuarve autoremondifirmalt, kus on alati 10-15 rida ja kõik toimingud on täpselt välja toodud, soovitakse üherealist arvet, kus selgituseks on kirjas „auto remont“ ning et arve automaatselt kinnituks.
Märkida tuleks sisu lahtrisse „auto remont“, Koonda filtrist valida „Dokument“ ning panna linnuke „Kinnita“.
1.3.3.9. Mitmerealine arve, kus osade ridade puhul kasutatakse summade järgi filtreerimist
Mitmerealine arve, kus püsiteenused (IT täisteenus ja Internet) konteeritakse eraldi ridadena, aga pisemate summade read (märgistada %'ga), kui need jäävad vahemikku 1-20 eurot, koondatakse kontole sisuga „Pisiteenused“ ning arve kinnitub. Kui arvel on lisaks veel summasid, mis väljuvad nendest reeglitest, siis arve ei kinnitu.
Hankija automaatika:
Näidisarve read:
Kanne on selline, aga arve ei kinnitu, sest viimasel real olev „Lisateenus (ööväline väljakutse)“ summas 300 eurot väljub reeglitega kehtestatud piiridest.
1.3.3.10. Kuidas saan liisinguarveid automaatikasse lisada
Liisingufirma saadab selliseid e-arveid, kus igale kliendile on sama viitenumber ja rea seletus arvetel. Sõidukeid saaks automaatika abil tuvastada vaid lepingu numbri välja abil.
- Kirjuta Sisaldus väljale eraldi reale „Intress“ ja „Osamakse“ ning täida Väljad, mis täidetakse reeglite sobivusel kõikidel liisinglepingu ostuarvetel
- Kirjuta eraldi reale väljale Sisaldus liisinglepingu number ja täida real väljad, mida täidetakse reeglite sobivusel erinevalt
1.3.3.11. Arve, kus osad read on vaja koondada ja osad näidata rida-realt ning kinnitada
Mitmerealine arve, kus on korrektseks konteerimiseks ja automaatseks kinnitamiseks vaja kirjeldada keerulisem automaatika:
- osad read on vaja koondada ja konteerida finantsretsepti alusel
- osad read on vaja konteerida rida-realt
- osad read on vaja siduda personali dokumentidega (nt kütusekaardid)
- osad read on vaja siduda personali varadega (nt liisitud autod)
- osad read on vaja koondada vastaval summadele või summade vahemikule
- ostuarve kinnitamiseks on vajalik lubatud summa vahemik (ehk nö lubatud hälve)
Näidisarve:
Kuidas kirjeldada sellise arve konteerimiseks hankija automaatika:
Kanne:
sisekommentaari veerus näed nendel ridadel, mis põhjustasid arve mitte kinnitumist, kommentaari, mis täies ulatuses on loetav jutumulli abil.
1.3.3.12. Arve read on plokkides, kus igal plokil on vaherida, kus on vastava lepingu viitenumber
Arvel on samad tooted, aga vastavalt lepingu viitenumbrile peavad need konteeruma kindlatele objektidele.
Näidisarve PDF:
Kuidas kirjeldada sellise arve konteerimiseks hankija automaatika:
Kanne:
E-arve rea kirjelduse komponeerimine e-arve xml-st
Moodustamaks tõhusalt e-arve rea sisu järgi kontode jms. leidmise automaatikat, on oluline on teada ka, kuidas Directo komponeerib Ostuarve rea sisu kirjelduse, kui see luuakse e-arvest.
Directo loob ostuarve rea sisu kirjelduse e-arve elementidest järgnevalt:
<Description>;<ItemReserve> (kõik atribuudid);<InvoiceItemGroup>
Kui e-arve XML-s olev info on selline:
siis ostuarve rea Sisu tekib järgmine:
95 miles; DateTime: 03.01.2018 16:40; Station: Circle K Laagri; Country: EE; Summa: 56.87 Gid:704483382122005476
Automaatne e-arvete kinnitamine
Kui e-arve saabub Directosse dokumentide transpordi moodulisse, on võimalik hankija automaatika võimalusi kasutades kohe koostada kinnitamata ostuarve (vt. E-arvest ostuarve loomise seadistused).
Hankija automaatika all on võimalik seadistada automaatkinnituma kas kõik ostuarved või ainult konkreetsete reeglite alusel saadud e-arved. Samuti saab määrata reegleid, mille alusel e-arvest ostuarved automaatselt küll luuakse, aga kindlasti kinnitamata olekus. Suureks abiks on see näiteks perioodiliste ostuarvete koheseks kinnitamiseks, kus summad on igakuiselt samad (lepingujärgsed). Arendus vähendab oluliselt menetlemist vajavate ostuarvete hulka, kui lepingujärgsed ostuarved saab automaatselt ära kinnitada.
Seadistused
Automaatkinnitaja-kasutaja
Vajalik ainult menetluse kasutamise korral!
Ostuarvete automaatseks kinnitamiseks tuleks esmalt luua (robot)kasutaja. Selleks võib kasutada sama kasutajat, mis on loodud ostuarvete automaatseks loomiseks (Süsteemiseadistused - Transport - Vaikimisi kasutaja). Automaatkinnitaja kasutajal ei pea olema küljes kasutajagruppi ja ostuarve menetlemise punkte. Oluline on järgida, et tegemist peaks olema eraldi kasutajaga, kes tavapärases menetlusringis ei osale. Automaatkinnitaja - kasutaja, kes menetleb alati automaatselt ostuarve ära ja kui kasutada mõne töötaja koodi, ei ole võimalik eristada robot(kasutaja) või töötaja poolt menetletud ostuarveid.
Süsteemiseadistused
Kui menetlus on kasutusel, tuleb lisada automaatkinnituse jaoks menetleja kood süsteemiseadistus - transport - automaatkinnituse menetleja.
Kui menetlus ei ole kasutusel, ei pea eraldi kasutajakoodi looma ning süsteemiseadistuses koodi täitma - ostuarved kinnituvad täites automaatika reeglites „Kinnita“ linnukese.
Kasutajagrupi seadistused
Selleks, et ennetada juba seadistatud ostuarve loomist ja kinnitamise reeglite kontrollimatut muutmist, on lisatud uus kasutajagrupi seadistus Muu - Muutmisõigused - Hankija automaatika. Automaatika õigused tuleks alles jätta ainult nendele kasutajagruppidele, kellel on õigus automaatika õigusi näha ja muuta. Kui seadistus on keelatud, siis hankijakaardil on automaatika peidetud.
Ostuarve ridade koondamine
Automaatika reeglid kirjeldatakse hankijakaardil.
Täites automaatikal koond linnukese, koostatakse kõigi e-arve ridade asemel üks ostuarve rida.
- Koondamist saab kasutada nii eraldi kui koos automaatse kinnitamisega.
- Koondamine toimub, kui e-arvelt leitakse vähemalt üks reegel, kus automaatika real on märgitud koond aktiivseks.
- Kui on täidetud Hankija - transport - Konto, kuhu koondatakse sisenenud ostuarve read ning automaatika ridadel ei ole kontot märgitud, võetakse ostuarvele konto siit. Soovitav on konto märkida automaatika peal, siis on reeglid ühes kohas ja automaatika muutmisõigusi saab kontrollida.
- Kui automaatika real on konto täidetud, siis võidab automaatikal olev konto seadistus.
- Ridade koondamise puhul võetakse rea andmed automaatika esimeselt koondreegliga realt. Koondada ei saa e-arvet näiteks kolmeks erinevaks reaks märkides kolm erinevat kontot, projekti vms.
- Kui kasutada finantsretsepti, siis koondatakse alati kõik e-arve read ning finantsretsepti reeglite alusel jagatakse kogusumma laiali.
Ostuarve automaatne kinnitamine
Täites automaatikal Kinnita linnukese, kinnitatakse e-arvest koostatud ostuarve automaatselt.
- Saab märkida reeglite kogumi, mille puhul ostuarve kinnitatakse.
- Kõikidel ülejäänud juhtudel ostuarve luuakse aga jäetakse kinnitamata.
Kui Kinnita reegliga ostuarve ei kinnitu, tuleks proovida ostuarvet käsitsi kinnitada. Kui see ei õnnestu, tuleb kontrollida üle, kas kõik reeglid on täidetud - vajalikud objektitasemed täidetud, kontod, käibemaksukoodid jne olemas.
Hankija e-arve automaatika seadistamisel saab dokumentide transpordis avada juba olemasoleva ostuarve, kustutada see ära ja luua uuesti. Sama protsessi saab korrata niikaua, kuni on reeglid paika saadud.
Automaatika kasutamise näiteid
Toome mõned näited, et aidata seadistada e-arvete automaatikat.
1) Hankija ostuarved lähevad alati kokkulepitud kontole ja kinnituvad automaatselt. % märk sisu real tähendab „kõik ülejäänud“
2) IT püsiteenuse lepingu alusel saadav ostuarve, lepingusumma 150 eurot kuus. Ostuarve kinnitub ainult juhul, kui ostuarve rida on täpselt 150 eurot. Kui summa erineb, siis ostuarve luuakse, aga ei kinnitata.
3) Directo püsiteenuste arve on vaja kinnitada automaatselt, lisateenuste arvet on vaja enne kinnitamist kontrollida. Märkida automaatikale kõik ostuarvel olevad püsiteenuse artiklid. Lisateenuste artiklite asemel kirjutada % märk ning mitte märkida kinnitamist. Märkides ära artikli taha ka summa, kinnitub püsiteenuste ostuarve ainult sel juhul, kui artiklile ja sisule vastab täpselt etteantud summa.
4) Directo püsiteenuste ostuarve kõikide ridade asemel ostuarvele ainult üks rida. Märkida „koond“ linnuke. Lisateenuste arve lisaridadena.
Selles näites on ühel real objekt erinev, arvestada tuleks, et koondades kirjutatakse dokumendile esimese rea objekt s.t ei koostata kaherealist ostuarvet.
5) Ostuarve autoremondifirmalt, kus on alati 10-15 rida ja kõik toimingud on täpselt välja toodud, soovitakse üherealist arvet, kus selgituseks on kirjas „auto remont“.
Märkida tuleks sisu lahtrisse „auto remont“ ning linnuke„ koonda“.
Kulutus
Kulutust on võimalik luua igast süsteemi jõudnud e-arvest, kuid efektiivseim viis on kulutusel baseeruv e-arve Directosse saata kas Costpocketi, Envoice'i või Finbite keskkondadest, sest siis on e-arves informatsioon nii kulutaja kui ka hankija kohta juba olemas ning Directos loodav kulutus saab maksimaalselt eeltäidetud korrektsete andmetega.
Lisaks on võimalik automaatne dokumentide loomine näiteks Zevoy või Costpocet kasutamisel. Automaatloomise kohta loe lähemalt siit.
Automaatloomine töötab 15 minutilise intervalliga!
Zevoy kuluhalduslahendus
Zevoy häälestamise kohta koos Directoga kasutamiseks loe lähemalt siit: https://helpdesk.zevoy.com/directo-integration-instructions.
Zevoys loodud dokumendid jõuavad läbi integratsiooni Directos Dokumendi transpordi alla.
Saabunud dokumentidest on võimalik luua ostuarve, kulutus või sissetulek.
Dokumendi töötlemiseks klõpsa vastava kuludokumendi numbril, misjärel avaneb dokumendi ülevaade.
Dokumendile tuleb lisada kulukonto, kontrollida andmete õigsust ning valida tasumistingimus. Kontode automatiseerimiseks häälestage Kulutuse tüüp, et Directo lisaks Dokumendile ka kindla konto ning käibemaksukoodi.
CostPocket
- Kuidas liidestada ja kasutada Costpocketit Directoga: https://costpocket.com/et/learn/directo
- Video: Costpocketi ja Directo liidestus: https://youtu.be/RJOdaG-F6kA
- Videoseminar: Costpocketi ja Directo liidestus: https://youtu.be/yDxmulBUO3Y
- Video: Kuidas teha Costpocketis aruandeid? https://youtu.be/MxfEj2MpbN4
- Video: Robot- ja inimdigiteerimine: https://youtu.be/MN2Eb9RdjT8
- E-mailile tulnud arved: https://costpocket.com/et/learn/emaili-kuludokumendid
- E-arvete vastuvõtmine (1€=100 e-arvet): https://costpocket.com/et/learn/e-arved
- Ekspressrežiim (kiireks tšekkide sisestamiseks): https://costpocket.com/et/learn/Ekspressreziim
Envoice
Envoice'i ja Directo seadistamisest saab lugeda siit
Envoice'i poolel tuleks määrata kasutajatele Directo kasutajakood, et kulutusele tekiks kulutaja õigesti. Seda saab teha Seadistused→Kasutajad alt valides konkreetse kasutaja ja määrates Directo kasutajakoodi väljale Liidestuse kasutajakood 
Finbite (Omniva)
Seadistades ära Finbite liidestuse, hakatakse lisaks ostuarvete alla laadima ka kuluaruandeid. Vaikimisi tõmmatakse alla need kuluaruanded, mis on määratud eksportimiseks. Süsteemiseadistus Omniva/Finbite/EAK kulutuste allalaadimine võimaldab määrata alla tõmbamiseks kinnitusringi läbinud kulutused.
Samal kuluaruandel olevad kulutused tekkivad Directosse küll eraldi Dok.Transpordi kirjetena, kuid kulutust luues koonduvad nad ühele kulutusele kokku (kui sama välise tunnusega kulutus pole juba kinnitatud).