Massimport

Massimport on mõeldud vanade andmete uuendamiseks või uute andmete importimiseks Exceli failidena. Importida saab järgmisi tabeleid:

AAL Retseptid
Ametikohad
Artikli hankija artiklid
Artikli hinnagrupid
Artikli minmax kogused
Artikli muudatused
Artikli pakendid
Artikli seotud artiklid
Artiklid
Artikli kulukontod
Artikliklassid
Arved
CN8 koodid
Finantseelarved
Finantskanded
Finantskontod
Finantsretseptid
Hankijad
Hinnavalemi read
Hinnavalemid
Inventar
Inventari klassid
Inventari lisasummad
Inventuurid
Kassa-liikumised
Kassa-sisse
Kassa-välja
Kliendi artikli minmax
Kliendi inventar
Kliendid
Kliendikaardi klassid
Kliendiklassid
Kohad
Kontaktid
Kulutused
Lao lähetustingimused
Laod
Lepingu read
Lepingud
Lepingute uuendamine
Liikumised
Lisaväljad
Mahakandmised
Objektid
Ostuarved
Ostutellimused
Pangaväljavõtte importreeglid
Pakkumised
Personal (kõik tabelid)
Projekti näidud
Projektid
Projektid ridadega
Ressursid
Retseptid
Sissetulekud
Sündmused
Tasumistingimused
Tegevusalad
Tehinguliigid
Tellimused
Uuringud

Kuidas importida?

Enne importima asumist tuleb välja valida imporditavad väljad. Directo dokumendi ridade ja päise jaoks on võimalik valida erinevaid välju. Näiteks kui kulutuse puhul on vajalik importida nii päise kui ka ridade objekti. Valiku ees on kirjas, kas tegemist on rea või päise väljaga. Valitud väljad kuvatakse impordi akna all.
Seejärel tuleb tabelarvutusprogrammis (Excel või OpenOffice Calc) koostada samade tulpadega (ka tulpade järjekord peab olema sama) tabel ja täita see vajalike andmetega.
Siis kopeerida valmis tehtud tabel impordi aknasse ilma päise reata. NB! Kui päise rida on kaasatud, siis tekib päisega ka üks kood.
Kui andmeid on palju, võib laadida üles terve faili. Võimalus on valida ka formaat (UTF-8/ANSI), kui formaat ei vasta imporditava faili formaadile, ei õnnestu täpitähtede import. Tulpade eraldaja peab olema „Tab delimited“ (näiteks txt faili salvestamisel).

Kui imporditakse andmeid, mis sisaldavad reavahe sümbolit (näiteks artikli kirjeldus), tuleks enne andmete importimist asendada reavahe mingi sõnega (vaikimisi pakutakse selleks \n). See sama \n tuleks määrata impordi aknas Reavahe separaatoriks. Excelis saab seda teha järgmise valemiga: =CLEAN(SUBSTITUTE(B2;CHAR(10);"\n")) - see asendab reavahe märgise meie poolt antud \n sõnega ning lisaks koristab ära trükkimatud sümbolid, milleks on CR ehk Carriage Return sümbol, mida pole küll näha, kuid mis segab importi. Selle asenduse võib siis teha tühja tulpa, ning peale asendust kopeerida Values ehk ainult väärtused tagasi õigesse tulpa.

Linnud ja valikud

Erinevate andmete importimisel on päises einevad linnud ja valikud.

Valik andmekaartide (nt artiklid, kliendid jne) importimisel
- UUED
  - ainult uued – soov on importida (luua) ainult uued andmekaardid. Juhul kui imporditavates andmetes on andmeid, mis on juba Directos, siis importi ei teostata.
  - ignoreeri vanu - soov on importida (luua) ainult uued andmekaardid. Juhul kui imporditavates andmetes on andmeid, mis on juba Directos, siis import teostatakse ainult uutele ja vanade/olemasolevatega ei tehta midagi.
- VANAD
  - ainult vanad - soov on muuta ainult olemasolevaid andmekaarte. Juhul kui imporditavates andmetes on andmekaarte, mida pole Directos, siis importi ei teostata.
  - ignoreeri uusi - soov on muuta ainult olemasolevaid andmekaarte. Juhul kui imporditavates andmetes on andmekaarte, mida pole Directos, siis import teostatakse, uusi ignoreeritakse
- UUED ja VANAD
  - Lisatakse/luuakse uued kui ka muudetakse vanad.
  - Olemasolevate andmekaartide lisaväljade uuendamise puhul kustutatakse enne vana sama koodiga lisaväli maha ning lisatakse uus. Ehk kui enne oli uuendatavat lisavälja mitu, siis nüüd jääb alles ainult üks, mis just imporditi.
Loo puuduvad seotud kaardid - linnu olemasolul luuakse nt. artiklite impordi korral ka puuduvad artikliklassid ja cn8 koodid.
Sissetulek - annab hea võimaluse massimpordis olevad artiklid koheselt sissetulekule kanda. Selleks tuleb ette valmistada tühi sissetuleku kaart ning kui number on täidetud, siis lisada see sinna sissetuleku lahtrisse ja mass impordis olevad artiklid asetuvad ka sissetulekule.
Võtmeväli - kui kood on puudu, siis uuendatakse selle välja järgi. Näiteks valikuga kood, klass, hind - saab vabalt kõikide sama klassi toodete hinna panna näiteks 100 krooni peale
Kontroll - kontrollitakse, et ega seda välja olemas pole - näiteks sama nimega klienti - siis need jäetakse importimata ning näidatakse, mis jäi importimata
Seeria - dokumentide importimisel saab valida numbriseeria
Lisavälja parameetri separaator - kui lisaväljal on lisaks sisule parameeter, siis imporditabelis on lisavälja sisu ja parameeter ühele väljale kokku liidetud ja eraldajaks mingi konkreetne sümbol, mida sisus ei esine, nt #. Sellisel juhul on oluline importimisel see eraldussümbol separaatori väljale märkida, et andmed impordi käigus õigetele väljadele jõuaks. Nt lisaväli Värv sisuks on red ja parameeter väljal keeletunnus RUS, siis imporditabelis peaks see olema kujul red#RUS
Reavahetuse separaator - impordi käigus asendataks siin määratud sõne reavahetuse sümboliga
Formaat - UTF-8 või ANSI, vales formaadis import keerab täpitähed untsu. NB! Kui andmed on algselt eksporditud CSV failina Directost (eksport vormistatakse alati UTF-8 kodeeringus) ning nüüd muudetud Excelis ja see sama CSV fail salvestatakse, siis Excel salvestab faili ANSI kodeeringus, mitte UTF-8, seega peaks Directosse tagasi importimisel valima samuti formaadiks ANSI.

Kui vajalikud lahtrid ja väljad on täidetud, siis vajutada nupule IMPORT.

Näpunäiteid

Artiklite import

Kui on tarvis importida artiklikaardile 'Retsept' blokki andmeid, siis tuleks kasutada impordil järgmisi väljasid:

RETSEPT - retsepti kood
RETSEPT EI ASETU - võimalikud väärtused 0 ja 1. 1 paneb linnukese
RETSEPT ARVEL VALIK - võimalikud väärtused 0, 1, 2, 3 ja 4 vastavalt rippmenüü järjekorrale retsept_arvel - see väli mõjutab linnukesi 'Ka kreeditarvel' ja 'Muudab seotud artikli kulu' ning kaasneb vaid eelmise valiku väärtuse 4 (taustal) korral. Kui on soov mõlemad linnukesed saada, siis tuleb importida 'kreeditarve, kulu' (NB! tühik vahel oluline). Kui ainult ühte, siis vastavalt 'kreeditarve' või 'kulu'.

Mitme sama tüüpi lisavälja import

Mitut lisavälja saad juurde importida või muuta läbi Lisaväljad tabeli.

Lisavälju importides uuendatakse andmekaartidel (artikkel, klient, hankija, põhivara, väikevahend, kmkood, sündmus, konto, tasumistingimus, kontaktisik, objekt, kasutaja, projekt) ka viimati muutja ja viimati muutmise aeg.

Kohustuslikud väljad on Kood, Klass, Kaart, Parameeter ning juurde saab valida Sisu.

KOOD - lisavälja kood. Selle saad teada Seadistused > Üldine > Lisaandmete liigid alt.
KLASS - andmekaardi/dokumendi klass, millele lisavälja importima hakkad. Näiteks artikkel.
KAART - andmekaardi/dokumendi kood, kuhu import tehakse. Näiteks artikli puhul artikli kood.
PARAMEETER - parameeter, mida impordid. Kui imporditavale lisaväljale parameetrit vaja ei ole, jäta imporditabelis see tulp tühjaks, aga tühi väli tuleb siiski importida.
SISU- lisavälja sisu, mida imporditakse.

Näide imporditavast tabelist Excelis:

Antud näites imporditakse artiklile 1010 kolm PILT lisavälja väärtust koos parameetriga.
Päise info tuleks enne importi ära kustutada või seda mitte Excelist impordi aknasse kopeerida.

Lõpptulemus on selline:

Kui andmekaardil, nt artiklil on mitu sama lisavälja erineva sisuga ja on soov sama lisavälja uue sisuga veel juurde importida, siis tuleb kasutada impordi akna üleval osas „Lisab juurde“ valikut.

Kui on soov andmekaardil lisaväljade sisusid uuendada, mitte juurde lisada, tuleb „Lisab juurde“ valik impordi akna üleval osas maha võtta.
Selliselt importides tuleb arvestada, et lisavälja uuendamine käib parameetri alusel. Kui imporditakse tühja parameetriga lisavälja, siis importimise käigus kustutatakse kõik eelnevad sama lisavälja koodi ja tühja parameetriga read ja alles jääb ainult imporditav.

Kliendikaardi saki Transport massimport

Klientide Transport saki andmete importimiseks tuleb valida massimpordi tabel Firmad transport.

„Vali impordi väljad“ alla tuleks lisaks vaikimisi väljadele valida ka SISU nii, et väljade valik oleks järgmine:

Imporditavas tabelis olevate tulpade tähendused on järgmised:

KOOD - kliendi kood
unit - klient → näitab, et imporditakse kliendi transpordi saki andmeid
TÜÜP - näitab transpord saki sektsiooni → Üld, Edastuskanal, Telema, Väljuvad dokumendid
PARAM - näitab transpordi saki välja koodi andmebaasis
SISU - näitab transpordi saki välja sisu

Järgmisel pildil on tabel, mille rohelise taustaga tulbad on impordi jaoks vajalikud ning kollasel taustal tulbad selgitavad imporditavate tulpade täitmise loogikat.

Transpordi saki TÜÜP´ide vasted kliendikaardil ja andmebaasis on järgmised:

Kliendikaardil: Üld → Andmebaasis: yld
Kliendikaardil: Edastuskanal → Andmebaasis: tee
Kliendikaardil: Telema → Andmebaasis: telema
Kliendikaardil: Väljuvad dokumendid → Andmebaasis: dok

Transpordi saki väljade nimetuste vasted andmebaasi koodidega on järgmised:

Väli kliendikaardil	Välja kood andmebaasis	Välja sisu täitmine
Teavitus meil sissetulnud dokumendi puhul	MAIL	E-maili aadress
Mis kasutajaga luuakse sisenevad dokumendid	MYYJA	Kasutaja
Mis objektiga luuakse sisenevad dokumendid	OBJEKT	Objekt
Tekst artikliväljale, kui sisend-dokumendi artikkel on puudu	ASENDUS	Tekst
Mis seeriasse luuakse sisenevad dokumendid	SEERIA	Seeria
Kliendi lao jälgimine	KLIENDI_LAOD	Ei - 0, Arve põhine - 1, Lähetuse põhine 2, Lähetus ja ladu muutev arve - 3, Liikumise põhine - 4
Kliendi müük luuakse (olemasolul) arve tellija järgi	KLIENDI_LAOD_TELL	Ei - 0, Jah - 1
Mis laoga luuakse sisenevad dokumendid	LADU	Ladu
GLN	tr_gln	Tekst
Peppol Id	tr_peppol_id	Tekst
Väline kood	ext_kood	Tekst
Sisenevate tellimuste klient tuvastatakse andmeblokist	telema_orderer	DeliveryParty - 0, ByerParty - 1
Lähetuse BuyerParty klient	telema_delivery	Kliendi kood
Saatelehe ühesugused artiklid esitatakse koondatult	telema_group_delivery	Ei - 0, Jah - 1
Koondatud saatelehel on ka hinnad	telema_group_delivery_hind	Ei - 0, Jah - 1
Arve DeliveryParty klient	telema_invoice_kl	Kliendi kood
Arve faktooringu klient	telema_faktooring_kl	Kliendi kood
Arve grupeeritakse artiklite kaupa	telema_arve_grp	Ei - 0, Jah - 1
Lähetuse saatmisel ei ole e-dokumendi kliendi koodis kliendi ladu	telema_saate_koht	Ei - 0, Jah - 1
Pakis tellimise alus	telema_kasti_kogus	tühi - 0, PAKIS 1 - 1, PAKIS 2 - 2, lisavälja puhul - data:LV_KOOD
Arve kliendikood edastatakse osakonna olemasolul stiilis kood:osakond	tr_no_koht	Jah - 0, Ei - 1
Eelistatakse siseneva dokumendi (tellimus/tarnekinnitus) hindu	tr_hinnad_tellijalt	Ei - 0, Jah - 1
Firma prefiks	tr_prefiks	Tekst
TK>OTK hankija	telema_otk_hank	Hankija kood
Rea numbri koefitsient	telema_rea_koef	Number
Edastuskanal: Telema		kui linnutatud, siis sisestada tekst: telema
Väljuvad dokumendid: Arve		kui linnutatud, siis sisestada tekst: arve
Väljuvad dokumendid: Lähetus		kui linnutatud, siis sisestada tekst: lahetus
Väljuvad dokumendid: Liikumine		kui linnutatud, siis sisestada tekst: liikumine
Väljuvad dokumendid: Ostutellimus		kui linnutatud, siis sisestada tekst: otell

Finantskontode import

Kohustslike objekti tasemete impordiks tuleb tasemed excelisse sisestada nii, et peale koma oleks tühiks. Näiteks kui soovitakse kohustuslikeks tasemeteks importida tasemed 2,5,10 siis excelis oleks need sisestatud järgmiselt „2, 5, 10“.

Välja tühjaks importimine

Kui on vajadus andmekaardil mingi väli tühjaks importida ja rohkem imporditavaid välju ei ole, siis on oluline koostada excelis tabel selliselt, et tabelis oleks ka päised, kuid neid puhvrisse ära kopeeri. See on vajalik selleks, et teatud juhtudel excel optimeerib puhvrisse võetavat sisu ja ilma päiseta tabelis olevat rida tõlgendatakse kui olematut ja seda ei kaasata puhvrisse, kuid impordis on see tulp just oluline.