Kuutasupõhine dokumendihalduse funktsionaalsus annab võimaluse hoida oma dokumente struktrueeritult, mugavalt ja turvaliselt Directo serveris, mis annab võimaluse olulistele dokumentidele ligi pääseda ka väljaspoolt kontorit.

Seadistused → Üldised seadistused:

Kausta faili staatused - määratakse faili staatused/täiendavad tunnused. Komadega eraldatud nimekirjas on esimene sõna järgneva loetelu üldnimetus. Näites toodud „Suund“ on faili tunnus ja selle all on valik SISE, VÄLIS.

Kausta mailimanuse failinime prefiks - läbi dokumendihalduse faili mailiga saatmisel pannakse faili nime ette seadistustes toodud laiend, kui on tehtud valik Meie ref.

Kaustade liigid - võimalus luua erinevaid kasutade liike.

Seadistused → Üldised seadistused → Kasutajagrupid

Dokumendihalduse kasutamiseks peab kasutajale/grupile lisama dokumendihalduse õigused. Seadistus asub kasutaja/grupi õiguste muutmise lehe kolmandal sakil „Seadistused“ → Kausta seadistused.

Kausta seadistuse „Muuda“ linnuke mõjutab seda, kas kasutaja tohib uut kausta luua või olemasolevat muuta ning see annab võimaluse piirata kaustapuu muutmise õiguseid. Lisaks mõjutab see õigust muuta kausta malle.

Lisaks tuleb seadistada kasutaja/grupi õiguste muutmise lehe esimesel sakil „Dokumendid“ moodul Kaustad:

„Dokumendid“ sakil tuleb ära märkida ka dokumendi tüübid, mida on vaja seostada dokumendihalduse dokumentidega (valitud dokumente kuvatakse Dokumendihalduse faili „Seosed“ rippmenüüs.

Võimalus jagada läbi kasutajaõiguste seadistamise vajalikke dokumente või konkreetseid kaustasid. Võimalik on anda kindel ajaline õigus dokumentide vaatamiseks, muutmiseks.

Failile õiguste andmise/muutmise struktuur on oluline põhjalikult läbi mõelda.

• Õigused saab anda nii konkreetsele failile kui ka kaustale.
• Õiguseid saab määrata tüübi kaupa: Kasutaja, Grupp, Kõik.
• Failile laienevad kaustale antud õigused, kui failile pole antud eraldi õiguseid.
• Kaustadelt päritud õigused kuvatakse faili enda õiguste all.

Nupp Salajane - täidab õiguste vormi selliselt, et antud fail/kaust on näha ainult sinule. - asetuvaid parameetreid võib peale asetumist muuta ja lisada

Jälgi, et sinule jääks õigused antud faili/kausta muuta, vastasel juhul pead pöörduma kasutajatoe poole.

Päritud blokk õiguste sakil näitab millistelt kaustadelt antud aktiivne kaust/fail oma õigused pärib.

Näide:

Pildil olev kasutaja JAAN on kasutajagrupist TKODA. Grupile TKODA ei ole antud kaustadele ühtegi õigust. Kasutajale JAAN on määratud õigus Põhikaustale ja kaustale Tähtsad. Kasutas Tähtsad on tal antud vaatamise ja muutmise õigus dokumendile ÜliTähtisSaladus.pdf. Teisi dokumente kaustas Tähtsad JAAN näeb, aga avada ei saa.

Kastade struktuur ehk kaustapuu tuleb enne loomist põhjalikult läbi mõelda. Oluline on kaustapuud planeerides mõelda läbi ka õiguste andmise loogika. Tuleb lähtuda sellest, et mida sügavam hierarhia, seda piiravamad õigused. Fail ei saa olla kaustas, millele sulle ei ole antud õiguseid. Kui näiteks fail asetseb 3nda astme kaustas, siis tuleb vähemalt vaatamisõigused anda ka esimesele kahele kasuta tasemele.

Kausta päise nupud:

• Lisa uus dokument – lisab uue dokumendi.
• Lisa uus kaust – lisab uue alamkausta hetkel valitud kausta.
• Salvesta – salvestab kausta parameetreid, malle, õigusi.
• Jäta – jätab jõusse viimata viimased salvestamata muudatused.
• Kustuta kaust – kustutab kogu kausta.

Kausta sakid:

• Otsing – otsingu lehekülg.

• Uuenda – uuendab akna sisu.
• Tühjenda - tühjendab otsingu väljad.
• Salvesta vaade - salvestab nimekirja sorteerimise ja väljade otsingu kasutaja eelistused.
• Vaata - kuvab selle kausta kirjed või rakendab filtrid.
• Täpsem otsing – lisab otsingu filtreid.
• Viimati kasutatud - kuvab kasutaja poolt viimati vaadatud/muudetud kaustad.
• Viimati salvestatud - kuvab kasutaja poolt viimati salvestatud kaustad.
• Minu lõpetamata – näitab täpsemat otsingut kasutaja dokumentidest, mis pole määratud lõpetatuks (Lõpetatud linnuke dokumendi kaardil).

• Parameetrid – kausta andmete lehekülg. Näeb kausta pikemat sisukirjeldust ja millise kausta alamakaustaga on tegu (pärinevust). Lisaks seda, milliste Directo dokumentidega (liik ja number) on antud kaust seotud. Alamkaustad pärivad seosed ülemkaustadest.
  • Pärineb - määrab kausta, mille all antud kaust kaustapuus asetseb
  • Seeria prefiks - võimaldab määrata dokumendi automaatnumeratsiooni ehk Meie ref prefiksit (kui kaustal prefiksit ei ole, võetakse see malli küljest).
• Mallid – milliseid dokumendimalle saab antud kataloogis kasutada.
• Õigused – antud lehel määratakse kasutajagruppide või kasutajate kaustade kasutamise õigused. Õiguseid saab anda ajaliselt. Linnukestega määratakse, kas valitud grupp või kasutaja tohib antud kausta Vaadata, Lisada uusi dokumente, Lisada kaustu, Kustutada. Alamkaustad pärivad ülemkaustadele määratud õigused.

Dokumentide nimekirja aken (lehitseja):

• Meie ref: avab dokumendi kaardi
• Tüüp: avab dokumendi faili
• Ver: avab dokumendi kaardi versioonid
• Projekt: avab projekti

Lisamiseks tuleb kausta päises vajutada nuppu “Lisa uus kaust” (vt Kausta päise nupud)

Avaneb kausta kaart:

Kausta nupud

• Nimekiri – viib tagasi nimekirja.
• Salvesta – salvestab uue kausta.
• Väljad tühjaks - tühjendab kõikide väljade sisu.
• Jäta – tühistab salvestamata muudatused.

Kausta väljad (Parameetrid)

• Nimi – loodava kausta nimi
• Kirjeldus – pikem kausta kirjeldus (mida kaust sisaldab)
• Pärineb – millise kausta alamkaustaks loodav kaust muutub
• Seosed – millise Directo dokumendiga on antud kaust seotud. Automaatselt päritakse ülemkausta seosed.

Lisamiseks tuleb kausta päises vajutada nuppu “Lisa uus dokument” (vt Kausta päise nupud) Avaneb aken dokumendi lisamiseks:

Dokumendi nupud

• Nimekiri – viib tagasi nimekirja.
• Salvesta – salvestab uue kausta.
• Väljad tühjaks – tühjendab (eeltäidetud) parameetrite väljad.
• Jäta – tühistab salvestamata muudatused.

Dokumendi väljad

• Nimi – dokumendi nimi. Peab olema unikaalne.
• Suund – üldistes seadistustes häälestatud kausta faili staatus. Lõpetatud – linnuke määrab faili lõpetatuks. Lõpetatud dokumendid ei ilmu kausta valikusse “Minu lõpetamata”.
• Kirjeldus – pikem dokumendi sisu kirjeldus.
• Dokumendi kuupäev – kuupäev.
• Kaust – kuhu kausta antud dokument kuulub.
• Keel – mis keeles on lisatav dokument.
• Meie ref – numeratsioon. Seadistustes saab määrata erinevat malli dokumentidele numeratsiooni.
• Juhendaja – kes on antud dokumendi juhendaja. Hiire topeltklõpsuga avaneb kasutajate nimekiri.
• Mall – millist malli hetkel dokumendi sisestamiseks kasutatakse.
• Lisamall – kui lisatav dokument peaks kuuluma mitmesse malli.
• Liik – üldistes seadistustes määratud liikide valik.
• Nende ref – faili saatja dokumendi number (näiteks lepingupartneri saadetud akti number).
• Tegija – dokumendi ülevaataja. Inimene, kes peaks antud dokumendi õigesse kataloogi lisama või täiendama parameetreid. Tegija määramisel ilmub antud dokument kausta valikusse “Minu lõpetamata”.
• Fail – faili üleslaadimine. Browse nupu abil saab faili otsida enda arvutist või võrgus olevast arvutist.

• Uus sündmus – võimalik luua samas aknas sündmuse tüüpi valides sündmus.
• Seosed – võimalus siduda fail Directo dokumentidega. Fail pärib automaatselt kausta seosed. Seotud Directo dokumendil jääb kaust näha manusena. Näiteks kui valida seoste alt Directo Dokumendiks artikkel, nüüd asetada konkreetse artikli kood, siis peale salvestamist avades antud artikli kaardi, on sama dokument näha selle artikli manuste all.
• Pärast salvestamist loodav dokument (mis seotakse antud failiga) – kui linnuke panna ning salvestada, avaneb kohe peale salvestamist uue ostuarve vorm, mis võimaldab ostuarveid sisestada dokumendihalduse poolelt lihtsalt. Üleslaetud dokument jääb kohe ka manusena ostuarvele, kuna automaatselt lisatakse ka seos. Kui üleslaetud fail on pdf ning sisaldab ka teksti infot, siis üritatakse ka tuvastada hankija automaatselt. Eelduseks on, et hankija kaardil on täidetud reg numbrid ning sama reg number on ka üleslaetava dokumendi tekstis. Kui hankija tuvastatakse, lisatakse uuele ostuarvele ka antud hankija viimase ostuarve read.
• Märksõnad – mallidele saab seadistada märksõnu, et nende abil hiljem vajalikku dokumenti kiirelt leida. Märksõnu sai häälestada Üldise tulba seadistused → Lisaandmete seosed.
• Lisaks neile fikseeritud väljadele saab iga ettevõte luua mallide abil enda ettevõttele vajalikke välju. Vaata seadistuste osas mallide loomist.

Nupud

• Nimekiri – viib tagasi nimekirja.
• Salvesta – salvestab muudatused.
• Uus ver. – teeb salvestamisel samale dokumendile uue versiooni.
• Jäta - tühistab viimati tehtud salvestamata muudatused.
• Lukusta – lukustab dokumendi kasutamise ajaks. Hiljem tuleb see taaskordse nupuvajutusega avada.
• Sündmus – loob sündmuse. Kui dokument on seotud kliendi/projektiga, siis kantakse need andmed automaatselt kaasa.
• O.arve – algatab ostuarve
• Koopia – teeb dokumendist koopia. Uuele dokumendile tuleb anda uus nimi.
• Kustuta – kustutab dokumendi. Kustutatud dokumente hoitakse üks kuu prügikastis.
• Kustuta viimane – kustutab viimase versiooni dokumendist (eelviimane saab viimaseks)
• PDF - loob uue dokumendi põhja ja genereerib XSL-i kirjelduse alusel pdf-faili dokumendi külge.
• Trüki – trükib dokumendi eeldusel, et eelnevalt on kujundatud väljatrükivormid. Trükivorme võib olla mitu. Neid saab valida hiire parema klahviga trüki nupult.

Tab-d (mummud)

• Dokument – dokumendi üldised andmed (nimi, kirjeldus, looja jne)
• Parameetrid – dokumendi detailne info. Vajadusel saab seda samas kohas ka muuta.
• Versioonid – dokumendi versioonid
• Sündmused – loetelu dokumendiga seotud sündmustest
• Õigused – analoogselt kausta õigustele saab anda dokumentidele õigusi. Samas on näha kõik ülemkataloogidelt päritud õigused
• Foorum – (eemaldatakse)
• Foorumi asendab Dokumendi tab-il olevad sõnumid (Vt. https://wiki.directo.ee/et/sonumid)
• Menetlus - võimalik määrata dokument kasutajatele kinnitusringi kinnitamiseks.

Dokumendi lingid

• Sisestatud nimi (näite puhul “UH”) – avab faili.
• Viimati muutis - avaneb vaade kes mida ja millal antud dokumendiga tegi.

Nimekirjas valitakse failid, mida soovitakse mailida. Selleks tuleb vajutada faili ees oleval ümbriku ikoonil. Valida võib mitu faili, neid näidatakse üleval vasakus servas.

• Ava - avab uue maili, mille manusteks on valitud failid.
• Loobu – tühistab tehtud valiku.
• Faili nimi – maili subjektiks lähevad lisatud failide nimed.
• Meie ref – maili subjektiks lähevad lisatud failide ref. numbrid.

Süsteemi seadistused → Kasutaja kaustade seaded.

Directo dokumendid nimekirjas - loob vastavad seosega tulbad

Väljad tühjaks - Ei puhasta järgnevaid välju - uue dokumendi loomisel „Väljad tühjaks“ nupp ei puhasta linnukesega märgitud väljasid.

Süsteemi seadistused → Kausta mallid → Lisa uus (F2).

Kood - lühikood mallile

Nimetus - malli nimi

Seeria prefiks - võimaldab kirjeldada loodavale mallile numeratsiooni ette prefiksi. Kui prefiksit ei kasutata, jooksevad kõik mallid ühes numeratsioonis

Märksõnade seose kood - võimaldab lisada malliga seotud märksõnu, mille abil saab hiljem lisatud dokumente otsida. Topeltklõps väljal avab varem defineeritud seoste valiku (vt. Märksõnade loomine).

Liigid - malliga saab siduda eriliigid. Need asendavad antud malli puhul üldistes seadistustes määratud liike.

Suletud - malli sulgemine. Peale sulgemist antud malli enam kasutada ei saa.

XSL - malli ekraanivormi kujundus. Mallidega loodavate väljade paigutus.

Parameetrid - määratakse malli puhul kasutatavad väljad.

• Väli - nimetus väljatrüki või sisestusvormi XSLi tarbeks
• Nimi - kasutajale kuvatav nimetus
• Kohustuslik - linnukese lisamisel ei lasta vastava malli dokumenti salvestada enne kui väli on täidetud.

• Tüüp - mis tüüpi infoga on tegu
• Piirang - tüübi valiku loomiseks

Kohustuslikud seosed - määratakse malli kohustuslikud seosed.

Väljatrükid - võimaldab luua väljatrükke kirjeldatud parameetrite alusel.