Kuutasupõhine dokumendihalduse funktsionaalsus annab võimaluse hoida oma dokumente struktrueeritult, mugavalt ja turvaliselt Directo serveris, mis annab võimaluse olulistele dokumentidele ligi pääseda ka väljaspoolt kontorit.
Seadistused → Üldised seadistused:
Kausta faili staatused - määratakse faili staatused/täiendavad tunnused. Komadega eraldatud nimekirjas on esimene sõna järgneva loetelu üldnimetus. Näites toodud „Suund“ on faili tunnus ja selle all on valik SISE, VÄLIS.
Kausta mailimanuse failinime prefiks - läbi dokumendihalduse faili mailiga saatmisel pannakse faili nime ette seadistustes toodud laiend, kui on tehtud valik Meie ref.
Kaustade liigid - võimalus luua erinevaid kasutade liike.
Seadistused → Üldised seadistused → Kasutajagrupid
Dokumendihalduse kasutamiseks peab kasutajale/grupile lisama dokumendihalduse õigused. Seadistus asub kasutaja/grupi õiguste muutmise lehe kolmandal sakil „Seadistused“ → Kausta seadistused.
Kausta seadistuse „Muuda“ linnuke mõjutab seda, kas kasutaja tohib uut kausta luua või olemasolevat muuta ning see annab võimaluse piirata kaustapuu muutmise õiguseid. Lisaks mõjutab see õigust muuta kausta malle.
Lisaks tuleb seadistada kasutaja/grupi õiguste muutmise lehe esimesel sakil „Dokumendid“ moodul Kaustad:
„Dokumendid“ sakil tuleb ära märkida ka dokumendi tüübid, mida on vaja seostada dokumendihalduse dokumentidega (valitud dokumente kuvatakse Dokumendihalduse faili „Seosed“ rippmenüüs.
Võimalus jagada läbi kasutajaõiguste seadistamise vajalikke dokumente või konkreetseid kaustasid. Võimalik on anda kindel ajaline õigus dokumentide vaatamiseks, muutmiseks.
Failile õiguste andmise/muutmise struktuur on oluline põhjalikult läbi mõelda.
Nupp Salajane - täidab õiguste vormi selliselt, et antud fail/kaust on näha ainult sinule. - asetuvaid parameetreid võib peale asetumist muuta ja lisada
Jälgi, et sinule jääks õigused antud faili/kausta muuta, vastasel juhul pead pöörduma kasutajatoe poole.
Päritud blokk õiguste sakil näitab millistelt kaustadelt antud aktiivne kaust/fail oma õigused pärib.
Pildil olev kasutaja JAAN on kasutajagrupist TKODA. Grupile TKODA ei ole antud kaustadele ühtegi õigust. Kasutajale JAAN on määratud õigus Põhikaustale ja kaustale Tähtsad. Kasutas Tähtsad on tal antud vaatamise ja muutmise õigus dokumendile ÜliTähtisSaladus.pdf. Teisi dokumente kaustas Tähtsad JAAN näeb, aga avada ei saa.
Kastade struktuur ehk kaustapuu tuleb enne loomist põhjalikult läbi mõelda. Oluline on kaustapuud planeerides mõelda läbi ka õiguste andmise loogika. Tuleb lähtuda sellest, et mida sügavam hierarhia, seda piiravamad õigused. Fail ei saa olla kaustas, millele sulle ei ole antud õiguseid. Kui näiteks fail asetseb 3nda astme kaustas, siis tuleb vähemalt vaatamisõigused anda ka esimesele kahele kasuta tasemele.
Kausta päise nupud:
Kausta sakid:
Dokumentide nimekirja aken (lehitseja):
Lisamiseks tuleb kausta päises vajutada nuppu “Lisa uus kaust” (vt Kausta päise nupud)
Avaneb kausta kaart:
Kausta nupud
Kausta väljad (Parameetrid)
Lisamiseks tuleb kausta päises vajutada nuppu “Lisa uus dokument” (vt Kausta päise nupud) Avaneb aken dokumendi lisamiseks:
Dokumendi nupud
Dokumendi väljad
Nupud
Tab-d (mummud)
Dokumendi lingid
Nimekirjas valitakse failid, mida soovitakse mailida. Selleks tuleb vajutada faili ees oleval ümbriku ikoonil. Valida võib mitu faili, neid näidatakse üleval vasakus servas.
Süsteemi seadistused → Kasutaja kaustade seaded.
Directo dokumendid nimekirjas - loob vastavad seosega tulbad
Väljad tühjaks - Ei puhasta järgnevaid välju - uue dokumendi loomisel „Väljad tühjaks“ nupp ei puhasta linnukesega märgitud väljasid.
Süsteemi seadistused → Kausta mallid → Lisa uus (F2).
Kood - lühikood mallile
Nimetus - malli nimi
Seeria prefiks - võimaldab kirjeldada loodavale mallile numeratsiooni ette prefiksi. Kui prefiksit ei kasutata, jooksevad kõik mallid ühes numeratsioonis
Märksõnade seose kood - võimaldab lisada malliga seotud märksõnu, mille abil saab hiljem lisatud dokumente otsida. Topeltklõps väljal avab varem defineeritud seoste valiku (vt. Märksõnade loomine).
Liigid - malliga saab siduda eriliigid. Need asendavad antud malli puhul üldistes seadistustes määratud liike.
Suletud - malli sulgemine. Peale sulgemist antud malli enam kasutada ei saa.
XSL - malli ekraanivormi kujundus. Mallidega loodavate väljade paigutus.
Parameetrid - määratakse malli puhul kasutatavad väljad.
Kohustuslikud seosed - määratakse malli kohustuslikud seosed.
Väljatrükid - võimaldab luua väljatrükke kirjeldatud parameetrite alusel.