Kuutasupõhine dokumendihalduse funktsionaalsus annab võimaluse hoida oma dokumente struktrueeritult, mugavalt ja turvaliselt Directo serveris, mis annab võimaluse olulistele dokumentidele ligi pääseda ka väljaspoolt kontorit.

Õiguste jagamine

Võimalus jagada läbi kasutajaõiguste seadistamise vajalikke dokumente või konkreetseid kaustasid. Võimalik on anda kindel ajaline õigus dokumentide vaatamiseks, muutmiseks.

Digitaalne menetlemine

Võimalus lisada dokument kinnitusringi menetlemiseks.

Dokumentide haldus

Dokumentide paremaks haldamiseks on võimalik lisada metaandmeid nagu näiteks pealkiri, märksõnad jm. Võimalik on lisada sobivaid infovälju, linkida süsteemis olevate konkreetsete dokumentidega.

OCR-tehnoloogiaga otsing

Dokumendihaldusesse on sisse ehitatud võimas otsing, mis otsib lisaks failinimele ka dokumendi metaandmetest, nagu pealkiri, märksõnad ja allkirjastajad.

Logi ja versioonid

Võimalik luua dokumendi versioone, mille alusel tekib logi. Võimalus tekitada tegijale töökäsk sündmuse näol ning saata ka teavitus e-mailile.

Seadistused → Üldised seadistused:

Kausta faili staatused - määratakse faili staatused/täiendavad tunnused. Komadega eraldatud nimekirjas on esimene sõna järgneva loetelu üldnimetus. Näites toodud „Suund“ on faili tunnus ja selle all on valik SISE, VÄLIS.

Kausta mailimanuse failinime prefiks - läbi dokumendihalduse faili mailiga saatmisel pannakse faili nime ette seadistustes toodud laiend.

Kaustade kliendiklass - läbi dokumendihalduse uue kliendi loomisel pakutakse kliendikaardile antud klassi automaatselt.

Kaustade liigid - võimalus luua erinevaid kasutade liike.

Kaustade Office dokumentide otseavamisel automaatne lukustamine - võimalik läbi dokumendihalduse faili avades muuta see teistele ajutiselt muudetamatuks.

Seadistused → Üldised seadistused → Kasutajagrupid

Dokumendihalduse kasutamiseks peab kasutajale/grupile lisama dokumendihalduse õigused. Seadistus asub kasutaja/grupi õiguste muutmise lehe kolmandal sakil „Seadistused“ → Kausta seadistused.

Lisaks tuleb seadistada kasutaja/grupi õiguste muutmise lehe esimesel sakil „Dokumendid“ moodul Kaustad:

„Dokumendid“ sakil tuleb ära märkida ka dokumendi tüübid, mida on vaja seostada dokumendihalduse dokumentidega (valitud dokumente kuvatakse Dokumendihalduse faili „Seosed“ rippmenüüs.

Kausta päise nupud:

• Lisa uus dokument – lisab uue dokumendi.
• Lisa uus kaust – lisab uue alamkausta hetkel kasutatavale kaustale.
• Salvesta – salvestab kausta parameetreid, malle, õigusi.
• Jäta – jätab jõusse viimata viimased salvestamata muudatused.
• Kustuta kaust – kustutab kogu kausta.

Kausta Tab-id (mummud):

• Otsing – otsingu lehekülg
• Parameetrid – kataloogi andmete lehekülg. Näeb kataloogi pikemat sisukirjeldust ja millise kataloogi alamakataloogiga tegu (pärinevust). Lisaks seda, milliste Directo dokumentidega (liik ja number) on antud kataloog seotud. Alamkataloogid pärivad seosed ülemkataloogidest.
• Mallid – milliseid dokumendi malle saab antud kataloogis kasutada.
• Õigused – antud lehel määratakse kasutajagruppide või kasutajate kataloogide kasutamise õigused. Õiguseid saab anda ajaliselt. Linnukestega määratakse, kas valitud grupp või kasutaja tohib antud kataloogi Vaadata, Lisada uusi dokumente, Lisada kaustu, Kustutada.
• Alamkataloogid pärivad ülemkataloogidele määratud õigused.

• Uuenda – uuendab akna sisu.
• Puhasta väljad - tühjendab otsingu väljad.
• Salvesta vaade - salvestab nimekirja sorteerimise ja väljade otsingu kasutaja eelistused.
• Vaata - teeb otsingu. Samaväärne on klaviatuuri klahv ENTER.
• Täpsem otsing – lisab otsingu filtreid.
• Viimati kasutatud - kuvab kasutajapoolt viimati vaadatud/muudetud kaustad.
• Viimati salvestatud - kuvab kasutajapoolt viimati salvestatud kaustad.
• Minu lõpetamata – näitab täpsemat otsingut sisselogija nime piiranguga. Loetelus on dokumendid, mis on lisatud määrates tegijaks teda.
• Lemmik- kuvab kasutaja poolt oma lemmikuks määratud kaustade nimistu.

Otsimine

• Päiste peal vajutamine sorteerib.
• Uuesti sama päise peal vajutamine sorteerib tagurpidi.
• Päise alla kirjutamine otsib vastavast tulbast (kõigist täidetuist).
• ! sümbol alguses otsib kõike, mis ei vasta tingimusele.
• <> sümbolid alguses otsivad kõike, mis on suurem või väiksem antud tingimusest tekstiliselt (st 3 on suurem kui 21).
• ! sümbol lõpus otsib täpselt otsingu algusega algavaid asju.
• Kuupäeva otsingus saab panna algus ja lõpu aja, eraldatud kooloniga.
• Klikkides nimekirjas lühendil Meie ref, avatakse dokumendi parameetrite vaade.
• Kui on soov faili ennast avada, tuleks klikkida tüübil.

Lisamiseks tuleb kausta päises vajutada nuppu “Lisa uus kaust” (vt Kausta päise nupud)

Avaneb kausta kaart:

Kausta nupud

• Nimekiri – viib tagasi nimekirja.
• Salvesta – salvestab uue kausta.
• Väljad tühjaks - tühjendab kõikide väljade sisu.
• Jäta – tühistab salvestamata muudatused.

Kausta väljad (Parameetrid)

• Nimi – loodava kausta nimi
• Kirjeldus – pikem kausta kirjeldus (mida kaust sisaldab)
• Pärineb – millise kataloogi alamkataloogiks loodav kaust muutub
• Seosed – millise Directo dokumendiga on antud kataloog seotud. Automaatselt päritakse ülemkataloogi seosed.

Lisamiseks tuleb kausta päises vajutada nuppu “Lisa uus dokument” (vt Kausta päise nupud) Avaneb aken dokumendi lisamiseks:

Dokumendi nupud

• Nimekiri – viib tagasi nimekirja.
• Salvesta – salvestab uue kausta.
• Väljad tühjaks – tühjendab (eeltäidetud) parameetrite väljad.
• Jäta – tühistab salvestamata muudatused.

Dokumendi väljad

• Nimi – dokumendi nimi. Peab olema unikaalne.
• Suund – üldistes seadistustes häälestatud kausta faili staatus. Lõpetatud – linnuke määrab faili lõpetatuks. Lõpetatud dokumendid ei ilmu kausta valikusse “Minu lõpetamata”.
• Kirjeldus – pikem dokumendi sisu kirjeldus.
• Dokumendi kuupäev – kuupäev.
• Kaust – kuhu kausta antud dokument kuulub.
• Keel – mis keelne on lisatav dokument.
• Meie ref – numeratsioon. Seadistuste all saab määrata erinevat malli dokumentidele numeratsiooni.
• Juhendaja – kes on antud dokumendi juhendaja. Hiire topeltklõpsuga avaneb kasutajate nimekiri.
• Lemmik – saab määrata antud dokumendi oma loodud lemmikute listi.
• Mall – millist malli hetkel dokumendi sisestamiseks kasutatakse.
• Lisamall – kui lisatav dokument peaks kuuluma mitmesse malli.
• Liik – üldistes seadistustes määratud liikide valik.
• Nende ref – faili saatja dokumendi number (näiteks lepingupartneri saadetud akti number).
• Tegija – dokumendi ülevaataja. Inimene, kes peaks antud dokumendi õigesse kataloogi lisama või täiendama parameetreid. Tegija määramisel ilmub antud dokument kausta valikusse “Minu lõpetamata”.
• Fail – faili üleslaadimine. Browse nupu abil saab faili otsida enda arvutist või võrgus olevast arvutist.

• Uus sündmus – võimalik luua samas aknas sündmuse tüüpi valides sündmus.
• Seosed – võimalus siduda fail Directo dokumentidega. Fail pärib automaatselt kausta seosed. Seotud Directo dokumendil jääb kaust näha manusena. Näiteks kui valida seoste alt Directo Dokumendiks artikkel, nüüd asetada konkreetse artikli kood, siis peale salvestamist avades antud artikli kaardi, on sama dokument näha selle artikli manuste all.
• Pärast salvestamist loodav dokument (mis seotakse antud failiga) – kui linnuke panna ning salvestada, avaneb kohe peale salvestamist uue ostuarve vorm, mis võimaldab ostuarveid sisestada dokumendihalduse poolelt lihtsalt. Üleslaetud dokument jääb kohe ka manusena ostuarvele, kuna automaatselt lisatakse ka seos. Kui üleslaetud fail on pdf ning sisaldab ka teksti infot, siis üritatakse ka tuvastada hankija automaatselt. Eelduseks on, et hankija kaardil on täidetud reg numbrid ning sama reg number on ka üleslaetava dokumendi tekstis. Kui hankija tuvastatakse, lisatakse uuele ostuarvele ka antud hankija viimase ostuarve read.
• Märksõnad – mallidele saab seadistada märksõnu, et nende abil hiljem vajalikku dokumenti kiirelt leida. Märksõnu sai häälestada Üldise tulba seadistused → Lisaandmete seosed.
• Lisaks neile fikseeritud väljadele saab iga ettevõte luua mallide abil enda ettevõttele vajalikke välju. Vaata seadistuste osas mallide loomist.

Nupud

• Nimekiri – viib tagasi nimekirja.
• Salvesta – salvestab muudatused.
• Uus ver. – teeb salvestamisel samale dokumendile uue versiooni.
• Jäta - tühistab viimati tehtud salvestamata muudatused.
• Lukusta – lukustab dokumendi kasutamise ajaks. Hiljem tuleb see taaskordse nupuvajutusega avada.
• Sündmus – loob sündmuse. Kui dokument on seotud kliendi/projektiga, siis kantakse need andmed automaatselt kaasa.
• O.arve – algatab ostuarve
• Koopia – teeb dokumendist koopia. Uuele dokumendile tuleb anda uus nimi.
• Kustuta – kustutab dokumendi. Kustutatud dokumente hoitakse üks kuu prügikastis.
• Kustuta viimane – kustutab viimase versiooni dokumendist (eelviimane saab viimaseks)
• PDF - loob uue dokumendi põhja ja genereerib XSL-i kirjelduse alusel pdf-faili dokumendi külge.
• Trüki – trükib dokumendi eeldusel, et eelnevalt on kujundatud väljatrükivormid. Trükivorme võib olla mitu. Neid saab valida hiire parema klahviga trüki nupult.

Tab-d (mummud)

• Dokument – dokumendi üldised andmed (nimi, kirjeldus, looja jne)
• Parameetrid – dokumendi detailne info. Vajadusel saab seda samas kohas ka muuta.
• Versioonid – dokumendi versioonid
• Sündmused – loetelu dokumendiga seotud sündmustest
• Õigused – analoogselt kausta õigustele saab anda dokumentidele õigusi. Samas on näha kõik ülemkataloogidelt päritud õigused
• Foorum – (eemaldatakse)
• Foorumi asendab Dokumendi tab-il olevad sõnumid (Vt. https://wiki.directo.ee/et/sonumid)
• Menetlus - võimalik määrata dokument kasutajatele kinnitusringi kinnitamiseks.

Dokumendi lingid

• Sisestatud nimi (näite puhul “UH”) – avab faili.
• Viimati muutis - avaneb vaade kes mida ja millal antud dokumendiga tegi.

Nimekirjas valitakse failid, mida soovitakse mailida. Selleks tuleb vajutada faili ees oleval ümbriku ikoonil. Valida võib mitu faili, neid näidatakse üleval vasakus servas.

• Ava - avab uue maili, mille manusteks on valitud failid.
• Loobu – tühistab tehtud valiku.
• Faili nimi – maili subjektiks lähevad lisatud failide nimed.
• Meie ref – maili subjektiks lähevad lisatud failide ref. numbrid.

Süsteemi seadistused → Kasutaja kaustade seaded.

Lemmikud - võimalus kirjeldada oma lemmik kaustad

Directo dokumendid nimekirjas - loob vastavad seosega tulbad

Väljad tühjaks - Ei puhasta järgnevaid välju - uue dokumendi loomisel „Väljad tühjaks“ nupp ei puhasta linnukesega märgitud väljasid.

Süsteemi seadistused → Kausta mallid → Lisa uus (F2).

Kood - lühikood mallile

Nimetus - malli nimi

Seeria prefiks - võimaldab kirjeldada loodavale mallile numeratsiooni ette prefiksi. Kui prefiksit ei kasutata, jooksevad kõik mallid ühes numeratsioonis

Märksõnade seose kood - võimaldab lisada malliga seotud märksõnu, mille abil saab hiljem lisatud dokumente otsida. Topeltklõps väljal avab varem defineeritud seoste valiku (vt. Märksõnade loomine).

Liigid - malliga saab siduda eriliigid. Need asendavad antud malli puhul üldistes seadistustes määratud liike.

Suletud - malli sulgemine. Peale sulgemist antud malli enam kasutada ei saa.

XSL - malli ekraanivormi kujundus. Mallidega loodavate väljade paigutus.

Parameetrid - määratakse malli puhul kasutatavad väljad.

• Väli - nimetus väljatrüki või sisestusvormi XSLi tarbeks
• Nimi - kasutajale kuvatav nimetus
• Kohustuslik - linnukese lisamisel ei lasta vastava malli dokumenti salvestada enne kui väli on täidetud.

• Tüüp - mis tüüpi infoga on tegu
• Piirang - tüübi valiku loomiseks

Kohustuslikud seosed - määratakse malli kohustuslikud seosed.

Väljatrükid - võimaldab luua väljatrükke kirjeldatud parameetrite alusel.