Directo abi

See juhend selgitab ettemaksude arvestuse loogikat Directos ning viitab vastavatele Directo juhenditele, mis aitavad ettemaksu arvestust korraldada.

Ettemaksed tekivad järgmiste dokumentidega:

• seostamata laekumistest ja tasumistest
• ostu- ja müügitellimusega seotud tasumistest ja laekumistest
• ostu- ja müügi ettemaksuarvetest
• arve mitte eesmärgipärasest suuremast tasumisest (kui arvet ei saa üle maksta)
• kauba tagasisaatmise korral, kui arve on juba tasutud (osaliselt või täielikult) ehk laekunud/tasutud arve krediteerimise kaudu loodud uus ettemaks

Ettemaksete realiseerimine toimub järgmiste dokumentide/aruannete kaudu:

• otse ostu- ja müügiarvete peal käsitsi
• automaatse ettemaksu kasutamise kaudu ostu- ja müügiarvetel (süsteemi seadistused)
• tasumise ja laekumise dokumendil
• aruande laekumisennustus/tasumisennustus kaudu
• tasaarvelduse dokumendil ja aruande tasaarveldusennustus kaudu (eeldab, et hankija ja klient on seotud)

Kaks erinevat ettemaksu liiki
Vastavalt ettemakse tekkimise iseloomule eristatakse ettemakseid kahe unikaalse ettemaksukoodi ehk järjekorranumbri alusel – „etteID“ ja „ettemaksuartikli SN“ (seerianumber) – mille süsteem ise genereerib, sest see on vajalik konkreetse ettemaksu summa saldo arvestuse tagamiseks.

• EtteID: kui ettemaks on tekkinud seostamata või tellimusega seotud laekumise/tasumise kaudu, siis tekib ettemaksule külge kood, mis koosneb sõnast EtteID ja unikaalsest numbrist, nt „EtteID.10“.
  • etteID ettemaksu saab kasutada otse arvel ja laekumisel/tasumisel

• Ettemaksuartikkel: kui ettemaks on tekkinud läbi arve (arvel peab olema kasutatud „ettemaksuartiklit“), siis tekib ettemaksule külge kood, mis asub arve rea väljal SN ning koosneb sõnast ETTE ja unikaalsest numbrist, nt. „ETTE.12“. SN’i väljale tekkiv ETTE.XXXX on järjekorra number, mitte arve number, sest samal arvel võib olla mitu sama ettemaksuartikliga rida ning igale ettemaksu reale peab tekkima oma unikaalne järjekorra nr.
  • ettemaksuartiklit saab kasutada ainult arve ridadel

Directo peab detailset perioodilist arvestust tekkinud ettemaksude, nende realiseerumiste ja saldode kohta, mida näeb reskontrotes ja ettemaksu aruannetes.

Arvete tasaarveldamine ettemaksuga

• EtteID ettemaksu kasutamine - EtteID ettemaksu saab rakendada otse arvel, kui ettemaks ja arve on samas valuutas. Samuti saab seda kasutada Laekumise ja Tasumise dokumentidel, kus valuuta ei pea olema sama. Kui arvel kasutatakse EtteID’ga tasaarveldamist, tehakse see arve päises. See tähendab, et arve „tasuda“ summa ei muutu, kuid arve „saldo“ väheneb ettemaksu võrra.

• Ettemaksuartikliga tasaarveldamine - kui tasaarveldamine toimub ettemaksuartikli abil, rakendatakse see arve ridadel. Selle tulemusel väheneb arve „tasuda“ summa.

Need tasumise või laekumise read, mis ei viita ühelegi konkreetsele ostuarvele või müügiarvele, mõjutavad ostureskontro ja müügireskontro ettemaksu saldot ja bilansis ostjate ja hankijate ettemaksude saldot. Igale tasumise/laekumise reale, millel on positiivne ettemaksu summa, genereerib Directo unikaalse ettemaksu ID ehk EtteID väärtuse, mida saab hiljem kasutada selleks, et ostuarvet/müügiarvet siduda konkreetse ettemaksu tasumise/laekumise reaga.

Ettemaksu laekumise real saab kasutada kontot, millele ettemaksu summa bilansis kanda – juhul kui konto tühjaks jätta, võetakse see kandele kas tasumise/laekumise real oleva hankija/kliendi kaardilt või juhul, kui hankija/kliendi kaardil pole EM konto väljal kontot määratud, siis süsteemiseadistusest Hankijate/Klientide ettemaksud. Ettemaksu tasumise rea objekti ja projekti kasutatakse kande koostamisel.

EtteID on sisuliselt nagu laoartikkel, millel on oma unikaalne id number ning mille üle süsteem peab detailset arvestust - sissetulek, väljaminek, saldo - ning selle andmeajaloo alusel koostab süsteem ka seotud andmetega ettemaksuaruande, kust on näha, et millal etteID tekkis ning missugustel jätkudokumentidel see ära on kasutatud ning seda kõikide etteID’de kaupa eraldi.

Ülevaatlikult on süsteemis olemas järgmised etteID (automaatsed) kontrolliprotseduurid, et etteID kasutus oleks eesmärgipärane ja korrektne:

• EtteID on seotud kindla kliendi/hankijaga ning saab kasutada ainult nende klientide/hankijatega seotud dokumentidel. Maksja arvel saab kasutada ka Tellijaga seotud ettemaksu.

• EtteID’d saab kasutada tema saldo ulatuses ehk etteID ei saa minna miinusesse. Kui ettemaksu saldo pole piisav, siis süsteem annab sellekohase veateate ja ei lase dokumenti kinnitada ning liigne ettemaks tuleb käsitsi eemaldada, et dokument kinnituks.

• Kui saldos on mitu etteID’d ja dokumendile asetada ühe reaga kogu ettemaksu summa, mida soovitakse kasutada, siis süsteem jaotab selle ettemaksu ridadele automaatselt laiali vastavalt saldos olevatele etteID’de saldodele. Nt kui arve summa on 200€ ja saldos on kolm ette ID’d summadega 50€, 100€ ja 200€, siis laekumisele/tasumisele tuleb automaatselt 3 ettemaksu rida -50€, -100€ ja -50€ vastavalt FIFO meetodile.

• Ühte ja sama etteID’d ei saa asetada laekumisel/tasumisel mitmele reale, süsteem annab veateate ja ei lase ära kinnitada.

• Tulevikus laekunud etteID’d ei saa mineviku dokumendil kasutada (juhul kui dokumente sisestatakse tagasiulatuvalt):
  • nt. ettemaks 1 000€ laekus 10. jaanuaril 2023, uus ostuarve koostatakse 10. jaanuaril 2023 tagasiulatuva kuupäevaga 1. jaanuar 2023 (selle kuupäeva seisuga ettemaks laekunud veel polnud) > ostuarve koostamise hetkel süsteem küll teavitab 1 000€ ettemaksust, sest 10. jaanuaril 2023, kui ostuarvet koostatakse on ettemaks süsteemis juba olemas, aga kuna ostuarvele pannakse kande kuupäevaks 1. jaanuar 2023, siis süsteem ei luba ettemaksu peale valida, annab veateate „ettemaks selles summas puudub“.

• Kui laekumised (tasumiste puhul ei kehti!) luuakse pangaväljavõttest ja laekunud on arvete võlast suurem summa ning peal on süsteemiseadistus „Pangaväljavõttest laekumise loomisel jaotatakse liigne summa“ > „Ettemaksuks“, siis võlgade kinni katmisest üle jäänud summa asetab süsteem automaatselt järgmisele tühjale reale ning loob etteID (ehk ülejäänud summa pannakse ettemaksuks).

• Kui osa etteID’st on tulevikus ära kasutatud, siis mineviku dokumendil süsteem küll laseb dokumendile asetada selle hetke saldo ulatuses ettemaksu summat, aga teavitab õigest ettemaksusaldost arvestades, et osa sellest on tulevikus ära kasutatud.

• Kui müügiarvele, millel on laekumine küljes, koostatakse kreeditarve, siis Ettemaks väljale klikkides tekib ettemaks (miinusega summa) koos ettemaksu ID´ga. Ehk siis sisuliselt on tegemist mitte ettemaksu kasutamisega vaid ettemaksu tekkimisega läbi kreeditarve (arve tasuti, aga kuna arvele tehti kreeditarve, siis tasumine kantakse ettemaksuks).

EtteID funktsionaalsus töötab hästi kui tehinguid tehakse ajalises järjestuses korrektselt ning ei kustutata seotud dokumente vahelt ära (vt allpool ka näiteid). Kuna tekkinud etteID kajastub kõigil jätkudokumentidel, siis soovitame mitte kustutada etteID’dega seotud dokumente. Kui selleks on hädavajadus, siis soovitame kõigepealt kustutada kõik antud etteID’ga seotud jätkudokumendid ja seejärel algne ettemaksu tekkimise dokument ja seejärel teha uuesti kõik dokumendid algusest peale (või kasutada ülekinnitamist). Allpool näide sellest, kuidas ettemaksuaruandes on näha etteID kasutus, kui algne ettemaksu tekkimise dokument kustutatakse (vale lähenemine) ning ka see, kui kõik seotud dokumendid kustutatakse (õige lähenemine).

Ettemaksuarvete puhul on tegemist tavaliste ostu- ja müügiarvetega, aga selle erinevusega tavalistest arvetest, et neil on peal ainult ettemaksu tunnustega müügi- ja ostuartiklid ja summad on positiivsed. Sellisel juhul saab süsteem aru, et tegemist on müügi- ja ostu ettemaksuarvega ja kande koostamisel arvestab vastavate seadistustega. Samuti genereerib müügi- ja ostu ettemaksuarve ettemaksu artikli reale ise SN-i, mis on vajalik konkreetse ettemaksu summa saldo arvestuse tagamiseks. Ettemaksuarvel ei ole ettemaksu artikli kogus oluline.

Ettemaksuarvel ei tohi olla muid artikleid kui määranguga Kinkekaart⇒Ettemaks ja summa positiivne. Teistpidi öeldes, kui arvel on lisaks tavalistele artiklitele ka ettemaksuartikkel(lid)(plussiga), siis see arve ei kinnitu (annab veateate „Ettemaksu arvel tohivad olla ainult ettemaksu artiklid“). Võib piirduda nii ühe ettemaksu artikliga kui ka igale käibemaksukoodile eraldi ettemaksu artikkel teha. Kui teha ainult üks artikkel, siis tasub artiklikaardile märkida see käibemaksukood, mida sagedamini kasutatakse. 0 ei tohi olla, alustada 1-st.

Ettemaksuarve genereerimisel on ettemaksu artikli valimise kriteeriumiks laekumisel/tellimusel olev käibemaksukood. Kui dokumendil on mitu käibemaksukoodi, siis on valiku tegemisel määrav artiklikaardil märgitud prioriteet. Prioriteedi määramisel kehtib süsteem, et mida väiksem number, seda olulisema artikliga on tegu.

Klass - ettemaksu artikli jaoks on soovitav luua eraldi artikliklass – Ettemaksud. Artikliklassi seadistamisel on soovitatav müügi kontona kasutada „ostjate ettemaksud„ kontot vms, sest tegemist ei ole reaalse müügiga vaid võlaga (bilansis passiva). Ostu puhul võib kasutada sama artikliklassi Ettemaksud. Artikliklassi seadistamisel aga tuleks kasutada ostukontot „Tarnijate ettemaksud“ või sarnast finantskontot, kuna tegemist ei ole reaalse kuluga.

Ettemaksuarveid saab luua:

• Kinnitatud laekumisel nupp „Loo ettemaksuarve“
• Salvestatud Müügitellimusel nupp „Ettemaksuarve“
• Uus arve/uus ostuarve kaudu
• Kinnitatud ostutellimusel nupp „Ettemaksuarve“

Ettemaksuarve, mis on üle 1000€, kajastub ka käibemaksuaruande INF A ja B osas.

→ Ettemaksuarve on reskontros üleval kui tavaline arve seni, kuni see ei ole laekunud – teisisõnu, üleval on laekumata müügiarve (plussiga) ja ettemaksu summa (miinusega) = saldo on null. Kui arve aga laekub, siis jääb üles ainult ettemaksu saldo (miinusega).

→ Ostureskontro näitab ostu ettemaksu arveid sarnaselt kui müügireskontro näitab müügi ettemaksuarveid - üleval on tasumata ostuarve (miinusega) ja ettemaksu summa (plussiga) = saldo on null.

Kokkuvõtlikult - ettemaksuarvet näidatakse oma ettemaksu jäägi ulatuses ettemaksude hulgas ja oma võla osas arvete hulgas.

Ühel kliendil/hankijal võib olla saldos nii seostamata ettemaksusid (etteID) kui ka ettemaksuartiklite kaudu tekkinud ettemakseid. Oluline on meeles pidada, et etteID’ga ettemaksusid saab tasaarveldada nii arvete peal kui ka laekumiste/tasumiste dokumentide kaudu, aga ettemaksuartiklite kaudu tekkinud ettemakseid saab realiseerida ehk tasaarveldada ainult otse arvete peal ning need ettemaksud asetuvad arve ridadele miinusega.

Müügiarvel ja Ostuarvel näitab ettemaksusektsioonis ettemaksusid erinevalt.

Ostuarvel on ettemaksu sektsioonis näha nii etteID’d kui ka ettemaksuartiklid. Neid saad sealt vaatest arvele ka valida (täielikult või osaliselt).

Kui soovid valida tasaarveldamiseks nii etteID’sid kui ka ettemaksuarveid, siis

• ettemaksu lahtris topeltkliki tegemisel asetuvad FIFO meetodil saldos olevad etteID’d ettemaksu lahtrisse ning
• ettemaks nime peale vajutades avaneb ettemaksusektsioon, kus on näha ka ettemaksuarvetest tekkinud ettemaksud ning selle rea „valitud“ väljal topeltkliki või summa käsitsi kirjutamise kaudu valitakse arve reale selle ettemaksu artikkel, mis asetub reale miinusega.

Müügiarvel näitab ettemaksusektsioonis ainult etteID’sid.

• arvel ettemaksu lahtris topeltkliki tegemisel avaneb loetelu (eraldi aken) ettemaksuarvetega tekitatud ettemaksudest. Ettemaksuarve summa peale vajutades valitakse arve reale selle ettemaksu artikkel, mis asetub reale miinusega.
• ettemaks nime peale vajutamine avab ettemaksusektsiooni, kus on näha etteID’dega ettemaksud ning nendele vajutamine või summa kirjutamine asetab summa ettemaksu lahtrisse.

Reegel valuutas saadud/tasutud ettemaksude osas – ettemaksu realiseerimine peab alati toimuma selle kursiga, millega see algselt arvele võeti. Otse arve peal ettemaksuga tasaarveldamise, kui ka Tasumisele/Laekumisele valuutas ettemaksu asetamisel toob süsteem ise õige kursi välja. Kindlasti ei tohi seda käsitsi muuta. Kui seda teha, siis ettemaksu lõplikul realiseerimisel jääb reskontrosse valuutakursi vahe üles (valuutas saldo 0) ja seda ei saa sealt muudmoodi ära, kui kõik dokumendid uuesti avada ja kursid korda teha.

• Kui arve ja ettemaks on samas valuutas, siis saab nende omavahelist tasaarveldust teha otse arve peal ja see on ka kõige mugavam ja seega ka soovitatav lähenemine. Erinevas valuutas ettemaksu ja arve omavahelist tasaarveldust ei saa teha otse arve peal, aga seda saab teha Tasumise dokumendil tasaarvelduse kaudu.

Tasumise/Laekumise dokumendil tasaarvelduse teostamisel on oluline tähele panna järgmiseid asjaolusid:

• arvele tuleb tasumiseks/laekumiseks märkida valuuta, milles on ettemaks.
• erinevas valuutas tasaarveldamisel on oluline, et tasaarveldus toimuks ettemaksuga samas valuutas ja ettemaksu arvelevõtmise kursiga, siis süsteem oskab ise arvele panna ettemaksu kursi peale tasumise/laekumise dokumendi salvestamist.
• kui tasumisele/laekumisele asetatakse tasaarveldamiseks mitu erineva kursiga ettemaksu, siis süsteem arvutab nende kaalutud keskmise kursi ja asetab selle arvele(tele) peale tasumise/laekumise dokumendi salvestamist.
• Laekumise/tasumise sisestamisel saad igale reale määrata erineva valuuta. Seega võid kõik samal päeval toimunud laekumised registreerida ühe laekumise kaardina olenemata tehingu valuutast. Vaikimisi eeldab süsteem, et laekumine sisestatakse samas valuutas, milles müügiarve koostati. Laekumisele arve numbri sisestamisel sisestub automaatselt ka arve valuuta kood.

Valuutaga seotud väljad Laekumisel ja Tasumisel

Valuutas laekumiste/tasumiste sisestamine sarnaneb baasvaluutas (kohalikus vääringus) laekumiste/tasumiste sisestamisega. Peamine erinevus sisestamisel tuleb sisse “Panga summa” ja “Saadud/Tasutud summa” lahtrite täitmisel. Kui tasumine toimub kommertskursi alusel, siis on vaja kasutada ka „Kurss K“ välja (kommertskurss). Kui tasumine/laekumine toimub teises valuutas, siis peale valuuta asetamist arvutab süsteem automaatselt välja EUR summa EP päevakursi alusel. Kui aga on kasutatud kommertskurssi või kokkulepitud kurssi, siis tuleb kasutada „Kurss K“ väljal topeltklikkimist, et süsteem EUR summa välja arvutaks.

Tasumise dokumendil valuutaga seotud väljade nimetused:

• “Val T” ja “Summa T“ veergudesse sisesta selles valuutas summa, milles tasumine toimus (näiteks USD). “Val T” (saadud valuuta) on valuuta, milles makse teostati. Vaikimisi eeldatakse, et tasutud summa on sama valuutas, milles arve väljastati ja kui arve dokumendile asetad, siis need väljad täituvad automaatselt.
• “Val P” ja “Summa P“ veergudesse sisesta selles valuutas summa, milliselt pangakontolt raha tasuti (näiteks EUR kontolt). “Val P” (panga valuuta) tähistab pangakonto valuutat, kust raha tasuti.
• Kurss K – kommertspanga kurss (kasutatakse juhul, kui tasumine/laekumine ei toimu EP kursi alusel, vaid kommertskursiga. Nt: ostuarve summas 100 USD tasutakse EUR kontolt, konverteerides EUR’id USD’ideks kommertskursiga, mis erineb EP päevakursist).

Laekumise dokumendil valuutaga seotud väljade nimetused:

• “Val saadud” ja “Summa S“ veergudesse sisesta selles valuutas summa, milles raha laekus (näiteks USD). “Val saadud” (nn. saadud valuuta) on valuuta, milles makse teostati. Vaikimisi eeldatakse, et laekunud summa on sama valuutas, milles arve väljastati ja kui arve dokumendile asetad, siis need väljad täituvad automaatselt.
• “Val P” ja “Summa P“ veergudesse sisesta selles valuutas summa, millisele pangakontole raha laekus (näiteks, EUR kontole). “Val P” (panga valuuta) tähistab pangakonto valuutat, kuhu raha laekub.
• Kurss K – kommertspanga kurss

Valuutakursside seadistus Süsteem kasutab hetkel kehtivat Euroopa Keskpanga valuutakurssi, mis on sisestatud Raamat > „Valuutakursid“ registrisse. Kursid peavad olema sisestatud enne Laekumise koostamist.

Valuutakursi vahede seadistus:

Üldiselt:

• tellimusele saad kehtestada nõutud ettemaksu summa ja selle laekumise/maksmise tähtaja
  
• tellimuse peal otse ja laekumise/tasumisennustuse aruannetes saad luua laekumisi/tasumisi (ka mitmekordseid)
  
• tellimusest saad luua ettemaksuarveid ja lõpparveid
  

Ettemaksuga seotud väljad tellimusel:

Müügitellimusel:

Ostutellimusel:

Tellimuse päisesse sisestada, kas %-na või summana Ettemaks, mida soovitakse kliendi käest saada. Sisestades %, arvutab süsteem automaatselt summa ja vastupidi.

• Rakendub süsteemiseadistus „Laekumine ei luba tellimuse ettemaksu üle maksta Jah/Ei“ Kui on jah, siis laekumise kinnitaja kontrollib, et ei toimuks suuremat laekumist kui ettemaksuna määratud. Siis tuleb viga „tellimuse summa või ettemaksu jääk on väiksem, kui tahetakse tasuda“. Seega, saab küll teha tellimusele mitmes osas laekumisi, aga ainult Ettemaks väljal määratud summa ulatuses. Ostutellimuse kohta sellist seadistust ei ole.

• Kui soovid Tasumisennustus aruandesse kaasata ka Tellimuste ettemaksusaldod, siis need on kaasatud ainult siis, kui on sisse lülitatud aruande Peenhäälestuse valik Ostutellimused on kaasatud. Samalaadne peenhäälestus ka Laekumisennustuse aruandes.

Näide tasumisennustuse aruande peenhääletusest:

• Ei - Ostutellimusi ei kaasata tasumisennustuse aruandesse
• Ettemaksu saldo - Ostutellimused kaasatakse tasumisennustuse aruandesse ning näidatakse ettemaksu saldot, mitte ettemaksu summat.
• Maksegraafiku järgi - kaasatakse Ostutellimuse maksegraafiku summad

Tähelepanek: „EM saldo“ välja arvutusmeetod on ostu- ja müügitellimusel erinev.

• Ostutellimusel „EM saldo“ näitab nõutud ettemaksu veel tasumata osa (valem: „ettemaks“ miinus „tasumised“ = EM saldo).
• Müügitellimus aga ei arvesta Ettemaks väljaga ehk „EM saldo“ näitab kõiki laekunud ettemaksu summasid kokku.

Ettemaksu laekumine ostjalt on seaduse mõttes käive, millelt tuleb tasuda käibemaks. Tasumisele kuuluva käibemaksu deklareerimise aluseks võib olla müügitellimus.

Laekumise kaudu tekkinud ettemaks ei kajastu käibemaksuaruandes INF A osal. Seega, kui tegemist on juriidilise isikuga, kellele väljastatavad arved kuuluvad deklareerimisele KMD INF A osas (üle 1 000€), siis peab ettemaksu laekumise korral kindlasti väljastama ettemaksuarve.

Ettemaksuarve kasutamine on oluline eelkõige ettevõtetest klientide puhul, eraisikute puhul ei pea ilmtingimata ettemaksuarveid kasutama. Ettemaksu laekumisel võib olla protsess kas koos või ilma ettemaksuarveta:

• Laekumine > Ettemaksuarve > Lõpparve (kasutatakse jur. isikutest tellijate puhul)
• Laekumine > Lõpparve (kasutatakse pigem eraisikutest tellijate puhul)

Ettemaksu tasumisel hankijale võib Eestis sisendkäibemaksu tagasi arvestada alles perioodis, mil on hankijalt arve saadud. Tasutud ostutellimus ilma arveta ei ole aluseks sisendkäibemaksu tagasiarvestamiseks. Seetõttu ei soovita Tasumisel KMK kasutada (Lätis/Leedus teistsugused seadused ja nemad harrastavad tasumisest sisendkäibemaksu kajastamist ilma reaalse ostuarve olemasoluta).

Ettemaks bilansis ja reskontros > kui ettemaks laekub, siis müügireskontrosse tekib ettemaks brutosummas (koos käibemaksuga). Selleks, et reskontro ettemaksusaldot saaks paremini bilansis ettemaksu kontoga kontrollida, tuleks kontoplaani luua „Ostjate ettemaksu käibemaksu vahekonto“, kuhu finantskandes konteeritakse ettemaksu käibemaksu osa ning ettemaks ise läheb ettemaksukontole brutosummas. Kui ettemaksu käibemaksu vahekontot poleks määratud (seadistatav KMK kaardil), tuleks ettemaksu laekumisel järgnev kanne:

Näide: laekus 1 200€ (dokument Laekumine), sh käibemaks 200€
D: Pangakonto 1 200€
K: Müügi käibemaks 200€
K: Ostjate ettemaks 1 000€ ← ei ole võrreldav müügireskontroga

Sel juhul aga ei klapi bilanss müügireskontroga, sest bilansis on ostjate ettemaksu kontol kajastatud klientide ettemaksed 1 000€ ehk ilma km-ta, aga müügireskontros on need summas 1 200€ ehk koos km-ga (brutos).

Ettemaksu käibemaksu vahekonto kasutamise puhul aga tuleb selline kanne:
D: Pangakonto 1 200€
K: Käibemaks 200€
K: Ostjate ettemaks 1 200€ ← on võrreldav müügireskontroga (vali KMD kirjeldusse)
D: Ostjate ettemaksu käibemaksu vahekonto 200€ (vali KMD kirjeldusse)

Seadista ettemaksu käibemaksu vahekonto
Käibemaksukoodi kaardil täida väljad MR ja OR ETTEMAKSU KONTO 1 ja 2. Allpool on kirjeldatud ostjate ettemaksu käibemaksu seadistamise loogikat, aga sama seadistamise loogika kehtib ka OR ETTEMAKSU KONTO 1 ja 2 puhul.

Käibemaksukoodi kaart:

MR ETTEMAKSUKONTO 1 - nn. ettemaksu käibemaksu vahekonto, millele kantakse ostjate ettemaksukonto brutosummast eraldatud käibemaks (lõpparvel pööritub).
MR ETTEMAKSUKONTO 2 – kande kontrakonto. Võib ka kasutada sama kontot, mis on müügi km konto. Kui aga kasutad ettemaksu km jaoks eraldi kontot ja soovid, et see lõpparvel ka pöörituks, siis kasuta UUT Müügireskonto seadistust > „MR ETTEMAKSU KONTO 2 pöördkanne müügiarvel“ JAH/EI (vt näidet allpool).

• Ostureskontro poolel sellist seadistust ei ole, sest Eestis selle järele vajadus puudub, kuna hankijatele tasutud ettemaksust ei tohi ilma reaalse arveta sisendkäibemaksu tagasi arvestada. Lätis/Leedus tohib, aga neile sobib, et lõpparvel konto 2 ei pöörituks.

Näide (protsess ilma ettemaksuarveta):

Näide (protsess koos ettemaksuarvega):

KMD aruande seadistus Käibemaksuaruande (KMD) kirjeldusse vali ühele reale nii „Ostjate ettemaks“ konto kui ka „Ostjate ettemaksu käibemaksu vahekonto“, sellisel juhul arvutatakse tasutav käibemaks ettemaksetelt õigesti ehk arvutus toimub netosummast.

Tellimuse ettemaksu käibemaksukoodid Tellimuselt ettemaksuarve loomisel, kui ridadel on erinevad käibemaksukoodid, tekib käibemaksukood erinevalt, sõltuvalt kasutatud dokumentide järjekorrast.

• Kui Tellimusel vajutada nupule „Ettemaksu arve“, siis tekib ettemaksuarve mitme reaga vastavalt tellimuse ridadel olevate käibemaksukoodide hulgale (summeeruvad sama käibemaksukoodiga read).
• Kui Tellimusel vajutada nupule „Laekumine“, siis tekib ühe reaga laekumine suurima summadega tellimuse ridadelt. Sellelt laekumisel ettemaksuarve loomisel tekib ka ühe käibemaksukoodiga arve.

Laekumata ettemaksuarve käibemaks Ettemaksuarvet nimetatakse ka „tellimuse kinnituseks“, „hinnapakkumiseks“ vms, aga kõigil neil on sisuks ettemaksu küsimine. Vaheks on vaid see, et missugused nendest on raamatupidamislikud dokumendid, mille alusel nii müüja kui ka ostja kajastavad bilansis käibemaksu kohustuse/nõude. Ettemaksuarve, kui raamatupidamislik dokument, ei tohi tekitada käibemaksu kohustust/nõuet enne, kui on toimunud ettemaksu laekumine/tasumine. Seega peavad laekumata/tasumata ettemaksuarved raamatupidamises olema kõrgendatud tähelepanu all.

Ettemaksu ja sellelt käibemaksu kajastamise aluseks bilansis peab olema reaalselt ettemakstud raha, mistõttu tavaprotseduur ongi laekumisest ettemaksuarve loomine, mitte vastupidi. Juhul kui ettevõte aga väljastab kõigepealt ettemaksuarve, siis bilansi mõistest on sisuliselt tegemist nö „sisutu tehinguga“, mis paisutab bilansis „ostjate ettemaksu“, „käibemaksuvõla“ ja „ostjatelt laekumata arvete“ saldosid, samas käivet pole tekkinud, sest ettemaks pole laekunud (ja ei pruugi ka laekuda, kui klient otsustab ümber) ja seega käibedeklaratsioonil ei tohi ka makstavat käibemaksu deklareerida. Seega kuni raha ülekandmiseni pole ka ettemaksu kajastamisel bilansis alust.

Mis juhtub ostja (jur.isik) poolel? Kui väljastad ostjale ettemaksuarve ja raha pole laekunud, siis võib juhtuda, et ostja küsib selle arve alusel sisendkäibemaksu tagasi (õigust tal selleks küll pole, aga arve on tal ju olemas, mille oled talle väljastanud). Väljavõte KMS – „Kauba või teenuse eest osaline tasumine (ettemaks) annab õiguse sisendkäibemaksu mahaarvamiseks makstud summa osas, kuna müüjal tekib sama summa osas maksustatav käive. Sel juhul on sisendkäibemaksu mahaarvamise aluseks ettemaksuarve. Seega KMS kohaselt saab näiteks ettemaksu korral sisendkäibemaksu maha arvata ettemaksu ulatuses ka enne kauba lähetamist või teenuse saamist, tingimusel, et on olemas ettemaksuarve. Ettemaksuarve väljastamine on § 37 alusel kohustuslik“.

Seetõttu on soovitus koostada ettemaksuarved peale raha ülekandmist, mitte vastupidi. Kui müügireskontros on siiski üleval ettemaksuarveid ja klient ei ole neid käibemaksu deklareerimise päevaks maksnud, siis saab reskontrost linnukesega „ainult ettemaksuarved“ vastavate klientide ettemaksuarvete nimekirja kätte ning need siis vajadusel, kas krediteerida või arve kuupäev edasi lükata järgmisesse maksustamisperioodi.

Kinkekaardi käibemaks

Kinkekaardi müük on oma iseloomult sarnane ettemaksuga, aga kinkekaardi ostja ja realiseerija ei pea olema samad kliendid (kliendikoodid võivad olla erinevad). Sarnaselt ettemaksuartikliga tekib ka kinkekaardile unikaalne SN number, mille järgi selle kinkekaardi saldo üle arvestust ja kontrolli peetakse. Käibemaksuseaduses nimetatakse kinkekaarte vautšeriteks ning eristatakse üheotstarbelisi ja mitmeotstarbelisi vautšereid. Maksukäsitus on erinev sõltuvalt sellest, kas vautšeriga seotud kauba või teenuse käivet saab maksustada juba vautšeri väljastamise ajal või alles vautšeriga seotud kauba võõrandamisel või teenuse osutamisel.

Üldine reegel on, et üheotstarbelisi vautšereid maksustatakse nende väljastamisel ja mitmeotstarbelised vautšereid nende realiseerimisel.

• Üheotstarbeline vautšer on instrument, mille puhul on vautšeriga seotud kauba või teenuse käibe tekkimise koht ja nendelt kaupadelt või teenustelt sisse nõutav käibemaks vautšeri väljastamise ajal teada. Näiteks toitlustusasutuse vautšer, mis võimaldab vautšeriga tasuda toidu eest konkreetses restoranis. Sellise vautšeri puhul on juba vautšeri väljastamise ajal teada, et vautšerit kasutatakse konkreetses restoranis toidu eest tasumisel, mistõttu saab vautšeriga seotud kauba või teenuse käibe ka juba vautšeri väljastamise ajal maksustada. Samas kõiki vautšereid ei realiseerita kunagi, aga antud regulatsiooni puhul tekib ikkagi käibemaksu kohustus.
• Mitmeotstarbeline vautšer on iga muu vautšer, mis ei ole üheotstarbeline vautšer. See tähendab, et mitmeotstabelised vautšerid on kõik need vautšerid, mille puhul ei ole selle väljastamise ajal teada täpne kaup või teenus ega sissenõutav käibemaksusumma. See ei võimalda vautšeriga seotud kauba või teenuse käivet vautšeri väljastamise ajal maksustada. Näiteks raamatupoe vautšer, kus müüakse nii raamatuid (9%) kui ka lauamänge, CD ja DVD plaate (22%).

Laekumise dokumendil ettemaksu laekumise real saab kasutada kontot (väli „Konto“), millele ettemaksu summa bilansis kanda - juhul kui konto tühjaks jätta, võetakse see kandele kas:

• laekumise real oleva kliendi klassi seadistustest või
• juhul, kui kliendiklassi külge pole kontot määratud, siis süsteemiseadistusest „Laekumistel ostjate ettemaks“.

Ettemaksu laekumise rea objekti ja projekti kasutatakse kande koostamisel sõltumata sellest, kas laekumise real on konto täidetud või mitte.

Tasumise dokumendil ettemaksu tasumise reale ei saa märkida kontot, millele ettemaksu summa bilansis kanda (sellist välja pole) ja seetõttu võetakse see kandele kas:

• tasumise real oleva hankija kaardilt Info sektsioonist väljalt “EM konto” (NB! Hankija klassil ei ole EM konto välja!) või
• juhul, kui hankija kaardil pole EM konto väljal kontot määratud, siis süsteemiseadistusest „Hankijate ettemaksud“.

Ettemaksu tasumise rea objekti ja projekti kasutatakse kande koostamisel.

Näiteks kui kliendiklassile määratakse ettemaksukonto, aga varasemad tekkinud ettemaksud olid konteeritud süsteemiseadistuses määratud kontole, siis need ettemaksude realiseerimised Laekumisel/Tasumisel/Tasaarveldusel märgitakse nendele ettemaksukontodele, mis hetkel kehtivad. Ehk siis süsteem ei võta neid ettemaksukontosid algselt ettemaksu tekitanud kandelt. Need erisused tuleb kannetel käsitsi korrigeerida.

Kui laekub/tasutakse mitme erineva summa ja otstarbega ettemaksu, siis saab laekumise/tasumise ridadele märkida erinevad objektid/projektid. Selliste laekumiste/tasumiste puhul tekib kanne, kus kasutatakse ühte tasumisviisist tulenevat pangakontot, aga ettemaksud konteeritakse erinevatele kontodele ja erinevatele objektidele/projektidele.

Näiteks kui klient maksab ettemaksu, siis tihti ei ole kohe teada, millise projekti või objekti peale see ettemaks peaks minema.

Laekumise pealt luuakse ettemaksuarve - nupp Ettemaksu arve, kuhu märgitakse objekt ja projekt. Enne arve kinnitamist lisatakse PÄISE objekt ja projekt.

Peale müügiarve kinnitamist kopeeritakse ettemaksu müügiarve päise Objekt ja Projekt laekumise dokumendile.

Olulisemad seadistused, millele tähelepanu pöörata:

→ Objekti tasemed, mida arvestatakse ettemaksu arve või laekumisega tasaarveldamisel

Kontrollib Objekti tasemeid, mis peavad ettemaksu tasaarveldamisel vastama arve või laekumise objektile. Seadistuse lahtrisse märgitakse objekti tase, mis peab vastama, mitme puhul komadega eraldatud nimekiri.

Arvel ettemaksu väljal klikkides võtab FIFO meetodil objektidega ettemaksu ainult siis, kui arve ridadel (kui ridadel ei ole objekti, siis päise objekt) on sama objekti kombinatsiooniga summa suurem või võrdne ettemaksuga (ehk vaatab objekti saldot). Ettemaksude valikus näitab ka ilma objektita ettemaksu.

Näide 1:

• Süsteemiseadistuses on määratud tase 1,2.
• Arve päises on 2. taseme objekt LADU,OBJT2
• Arvel saab kasutada ainult LADU,OBJT2 objektiga ettemaksu, aga näiteks LADU,OBJT5 ettemaksu mitte

Näide 2:

• Süsteemiseadistuses on määratud tase 2.
• Arve päises on 2. taseme objekt OBJT2
• Proovin arvel kasutada ettemaksu 2. taseme objektiga OBJT5 - saan seda teha selles ulatuses, mis on reskontros objekti OBJT2 ettemaksude saldo selles valuutas. Kui OBJT2 ettemakseid on nt kokku 100.00, siis saan kasutada ettemaksu objektiga OBJT5 selles ulatuses.

Kokkuvõtteks: süsteem kontrollib, et arve ja laekumise objektid oleksid vastava tasemega. Kui laekumisel puudub vajalik tase, ei ole vastavuse kontroll vajalik ja ettemaksu saab kasutada. Piirang kehtib ainult sama taseme objektide vahel (nt Tallinna poe ettemaks ei saa kasutada Tartu poe ettemaksu, aga saab kasutada ettemaksu, millel on mingi muu taseme objekt).

→ Laekumine vajab ettemaksu puhul käibemaksu koodi Jah/Ei.

• Kui laekumisest ei tehta ettemaksuarvet, siis valida Jah, et käibemaks läheks käibemaksudeklaratsioonile.
• Kui laekumisest tehakse alati ettemaksuarve, siis valida Ei - laekumise päises on nupp „Ettemaksuarve“, millele vajutamisel genereeritakse ettemaksuarve. Ettemaksuarve tekib laekumisega sama kuupäevaga. Seda kuupäeva ei saa hilisemaks muuta, sest laekumine ei tohi olla ajaliselt varasem kui ettemaksu arve. Ettemaksuarve kinnitamisel muutub laekumine arvega seotuks ja laekumise kanne uuendatakse.

→ Arve kinnitamisel kasutatakse ära kliendi ettemaks Ei/Jah/Ainult tellimusega

• Ei - üldse ei kasutata ära
• Jah - kasutatakse automaatselt ära seostamata ettemaksud või kui laekumine on seotud tellimusega, siis kasutatakse arvel ära selle tellimusega seotud ettemaks
• Ainult tellimusega (tell. nr. peab olema arvel täidetud) - ainult need ettemaksud, mis on seotud tellimustega, asetuvad automaatselt tellimusega seotud arvele. Kui on seostamata ettemaks, siis see ei lähe automaatselt arvele peale.

→ Laekumine ei luba tellimuse ettemaksu üle maksta Jah/Ei

Kehtib ettemaksu summale, mis on tellimuse dokumendil märgitud väljale „Ettemaks“. Kui on valitud Jah, siis laekumise kinnitaja kontrollib, et ei toimuks suuremat laekumist kui ettemaksuna määratud. Siis tuleb viga „tellimuse summa või ettemaksu jääk on väiksem, kui tahetakse tasuda“. Tellimusele saab küll teha mitmes osas laekumisi, aga ainult Ettemaks väljal määratud summa ulatuses – seega ettemaksu ületava summa peab klient tasuma lõpparve kaudu.

Ostutellimuse osas sellist sätet ei ole ehk siis ostutellimust saab maksta rohkem kui Ettemaks väljale märgitud summa.

→ Laekumine vajab ettemaksu puhul käibemaksu koodi Jah/Ei

• EI – kui kliendilt laekub ettemaks, millel puudub arve või tellimus, siis luues laekumise ei asetu KM kood.

• JAH - kui kliendi kaardil on KMK täidetud ning klient asetatakse laekumisele, peaks kliendi küljest asetuma ka KMK.

→ Pangaväljavõttest laekumise loomisel jagatakse liigne summa Saldoga arvetele/Ettemaksuks

• Kui valik on „ettemaksuks“, siis tekib laekumisele automaatselt uus etteID rida ehk uus seostamata ettemaks.

→ Ettemaksu arve seeria (peaks olema eraldi seeria)

→ MR ETTEMAKSU KONTO 2 müügiarve pöördkanne Jah/Ei

• Vt näidet alapealkirja „Ettemaksu käibemaks“ alt.

→ Müügi ettemaksuarveid arvestatakse müügitellimuste põhiselt Jah/Ei/Tellimusega seotud arvetel

• Jah - ettemaksu arvet saab siduda ainult sama tellimuse lõpparvega (vaikimisi valik) – rangem. Tellimuseta arvel näitab ainult neid, mis on nö vabad ehk pole tellimusega seotud

• Tellimusega seotud arvetel – rangem.
  • kui arve on seotud tellimusega (algatatud tellimuselt), siis näitab ettemaksuarvete valikuaknas kõiki selle kliendi ettemaksuartiklite saldoga ridu, mis on käesoleva arvega seotud tellimustega seotud.
  • kui arve ei ole seotud tellimusega, siis näitab ettemaksuarvete valikuaknas kõiki selle kliendiga seotud ettemaksuartiklite saldoga ridu.

• Ei – saan arvega siduda suvalisi ettemaksuarveid, kõige vabam ja turvalisem
  • kui arve on seotud tellimusega (algatatud tellimuselt), siis näitab ettemaksuarvete valikuaknas kõiki selle kliendi ettemaksuartiklite saldoga ridu, mis on käesoleva arvega seotud tellimustega seotud + kliendiga seotud tellimuseta (nö vabad) ettemaksuartiklite saldoga ridu.
  • kui arve ei ole seotud tellimusega, siis näitab ettemaksuarvete valikuaknas kõiki selle kliendiga seotud ettemaksuartiklite saldoga ridu ('Jah' puhul näitab ainult neid, mis pole tellimusega seotud).

→ Objekti tasemed, mida arvestatakse ettemaksu ostuarve või tasumisega tasaarveldamisel

Kontrollib Objekti tasemeid, mis peavad ettemaksu tasaarveldamisel vastama arve või tasumise objektile. Seadistuse lahtrisse märgitakse objekti tase, mis peab vastama, mitme puhul komadega eraldatud nimekiri.

Arvel ettemaksu väljal klikkides võtab FIFO meetodil objektidega ettemaksu ainult siis, kui arve ridadel (kui ridadel ei ole objekti, siis päise objekt) on sama objekti kombinatsiooniga summa suurem või võrdne ettemaksuga. Ettemaksude valikus näitab ka ilma objektita ettemaksu.

→ Ostuarve kinnitamisel kasutatakse ära hankija ettemaks Jah/Ei/Ainult ostutellimusega

• Ei - üldse ei kasutata ära
• Jah - kasutatakse automaatselt ära seostamata ettemaksud või kui tasumine on seotud tellimusega, siis kasutatakse arvel ära selle tellimusega seotud ettemaks. Objektid mõjutavad toimimist - kui ettemaksul ei ole objekti, aga arvel on, siis ettemaks automaatselt peale ei lähe.
• Ainult tellimusega - ainult need ettemaksud, mis on seotud tellimustega, asetuvad automaatselt tellimusega seotud arvele. Kui on seostamata ettemaks, siis see ei lähe automaatselt arvele.

→ Ostuarve ettemaksu seos ostutellimusega alates – selle seadistuse alusel käib ostutellimusega seotud ostuarvel ettemaksu kuvamine. Kui kuupäev on märgitud, siis näitab ainult selle ostutellimusega seotud ettemakseid. Kui on tühi, näitab kõiki ettemakseid.

→ Ostu ettemaksuarveid arvestatakse ostutellimuste põhiselt Jah/Ei

• Jah - lubab Ostutellimusega seotud ostuarvel kasutada tasaarveldamiseks ainult sama ostutellimusega seotud ettemaksuarveid. Ostuarve ettemaksude valiku lehel peab näitama ainult neid ettemakse, millega saab tasaarveldada.
• Ei - lubab ostuarvel tasaarveldamiseks kasutada kõiki ostuarve hankijaga seotud ettemaksuarveid. Ostuarve ettemaksude valiku lehel näitab kõiki hankija ettemaksuartikleid, millel on saldo.

→ Ettemaksuks minev artikli klass - kas kogu kliendi ettemaks läheb arvele ette või ainult selle artikliklassi oma

→ Ettemaksuks minev artikli lisaväli - kas kogu kliendi ettemaks läheb arvele ette või ainult need artiklid, mil on see lisaväli täidetud (mõjub ka koos eelmisega)

Tellimusele minevat ettemaksu saab häälestada nii, et ettemaks kustutatakse ainult kas kindla artikliklassiga või kindla lisaväljaga artiklite puhul. Näiteks igakuine püsimakse läheb ettemaksust maha, aga lisateenused mitte. Sellisel puhul võib tekkida arvele ainult osa ettemaksust - mitte kogu summa. Kui topeltklikiga ettemaksu asetada, siis asetatakse ainult õigete artiklite summa jagu ettemaksu ning kui kliendi ettemaksu saldo on tegelikult suurem, siis öeldakse palju kliendil tegelikult ettemaksu on. Ettemaksu summat võib ise käsitsi vajaliku summani suurendada.

Pangaväljavõtte

Pangaväljavõtte impordil luuakse automaatselt laekumine - võimalik määrata, kas pangaväljavõtte importimise käigus genereeritakse vastav dokument automaatselt.

Valikud:

• ei - ei looda dokumenti.
• jah - luuakse dokument
• kinnitatud - luuakse dokument ja kinnitatakse (kui vastab seadistustele ja reeglitele). Kui ei leia vastet, asetatakse kliendi ettemaksuks.
• kinnitatud seostamata ettemaksudeta - automaatse pangaväljavõtte tekkides, sorteerib süsteem esmalt välja kõik täpse vastega read, loob laekumised ning kinnitab need. Seejärel sorteeritakse välja read, millel pole täpset vastet, aga neid ei kinnitata. Jääb võimalus hiljem käsitsi muuta ja laekumine luua.

Kasuta juhendit Laekumisest tekkinud ettemaksu konteeringud EtteID kaudu

Kasuta juhendit Müügi ettemaksud

Kasuta juhendit Tasumisest tekkinud ettemaksu konteeringud EtteID kaudu

Kasuta juhendit Ostu ettemaksud

Olukorra kirjeldus: kliendile on koostatud mitu tellimust, millel on laekumised peal, kuid ettemaksuarveid ei ole loodud. Klient koostab nende tellimuste kohta koondarve, kus peal soovib ära kasutada need tellimustega seotud etteID ettemaksud.

Arvel näitab olemasolevaid etteID ettemaksusid juhul kui:

• arvel ja ettemaksul on sama tellimuse nr. või
• kui mõlemad pole üldse tellimusega seotud
• etteID'l on saldo

Ehk siis seos tellimusega on range > arvel saab kasutada ainult sama tellimuse ettemaksu.

Lahendus: kui koondarvega on seotud mitmed laekunud tellimused, siis selleks, et kõiki neid erinevaid laekunud ettemaksusid saaks koondarvel ära kasutada, peavad laekunud ettemaksud olema vormistatud ettemaksuarveteks ehk tööjada peab olema järgnev:

Tellimus → Laekumine → Laekumisel „Loo ettemaksuarve“ → Tellimusest Lähetus → Koondarve (arve ridadele tulevad automaatselt miinusega kõik tellimustega seotud ettemaksuarvete ettemaksuartiklid).

Alternatiiv ehk vabam käsitlus: Kui tellimuse laekumisest luuakse ettemaksuarve ja süsteemis on seadistatud valik „Müügi ettemaksuarveid arvestatakse müügitellimuste põhiselt“ (valikuga EI), siis on võimalik koostada arve ilma tellimuse numbrita ning sellisel juhul saab arvel ära kasutada ettemaksuarveid, mis on seotud erinevate tellimustega.

Ettemaksu tekkimine laekunud arve krediteerimisest

Saab kasutada olukorras, kus arve on osaliselt või täielikult laekunud, aga on vaja krediteerida (nt kaupade tagastus vms) ning raha tagastada kliendile või jätta ettemaksuks. Ehk teisisõnu, kuidas toimida olukorras, kus krediteeritav arve on laekunud ning krediteerimise tulemusena muutuks algse arve saldo negatiivseks? Selle jaoks on olemas lahendus, kus kreeditarvel, kui see on seotud algse arvega, saab laekunud summa märkida ettemaksuks. Sama loogika toimib ka ostuarvel.

Järgnev toimib olukorras, kus on kasutusel järgnevad süsteemiseadistused:

Näide laekunud arve krediteerimisest ettemaksu tekkimine:

Laekunud summa märkimine ettemaksuks:

Koosta kreeditarve: ettemaksu lahtris esialgu 0.00:

Esimese sammuna märgi laekunud summa kliendile ettemaksuks, seda saad teha ettemaksu lahtris topeltklikki kasutades. Seejärel asetub ettemaksu lahtrisse varasemalt laekunud summa miinusmärgiga. Kui algne arve oli laekunud osaliselt, siis ettemaksu väljale tekib miinusega ettemaks laekunud summas.

Kreeditarve kinnitamisega muutub algse arve saldo ning kliendile tekib ettemaks (etteID.254), mida saab järgnevate arvete katteks kasutada või kliendile tagasi kanda. Kui soovid tekkinud ettemaksu kliendile tagastada, siis saad seda järgmise punkti abil teha.

Laekunud summa makstakse kliendile tagasi

Kliendile ettemaksuks märgitud summa tagastamiseks koosta laekumine. Esmalt lisa laekumisele kliendi kood ning seejärel tagastatav summa miinusmärgiga. Tasumisviis vali vastavalt sellele, kuidas kliendile raha tagastate. Laekumise kinnitamisega tagastatakse kliendile vastav summa ning vähendatakse ettemaksu.

Ettemaksu tekkimine tasutud arve krediteerimisest

Kui tegemist on tasutud ostuarve krediteerimisega, siis on tihti olukord, kus hankija tagastab ettemaksu enne kreeditarve väljastamist. Sellisel juhul on soovitatav toimida järgnevalt:

• Kui laekub hankijalt tagasimakse, siis tee ostuarvele selles summas miinus tasumine, mille kaudu tekib ostuarvele jälle võlasaldo.
• Kui hankija saadab kreeditarve, siis tasaarvelda see kreeditarve ostuarvega.

Kasuta juhendit Ettemaks kliendilt valuutas

Kasuta juhendit Ettemaks hankijale valuutas

Kasuta juhendit Valuutas tasutud ettemaksude näited

Ettemaksude saldosid ja perioodilisi liikumisi näeb järgnevates aruannetes:

• Ostureskontro
• Hankija ettemaksude nimekiri
• Ostu ettemaksud
• Müügireskontro
• Müügi ettemaksude nimekiri
• Müügi ettemaksud
• Laekumisennustus
• Tasaarveldus
• Hooldus > FIN ja MR ning FIN ja OR
• Tasumisennustus

Linnuke „Valuutas“ ja „Objektid“- saldole lisaks näidatakse ka valuuta tulpa, ettemaksusid kursi kaupa ning etteID numbrit, objekte ning lõpus valuutat kokku ja võrdluses hetkekursiga.

Kui ettemaks on tekkinud läbi Tasumise, siis on näha etteID number. Kui Ettemaks on tekkinud läbi ostu ettemaksuarve, siis ei ole viidet ETTE.SN numbrile.

Hankija kokku ridadel ETTEMAKS väljale vajutades viib sind „Hankija ettemaksude nimekiri“ aruandesse.

Linnuke „Kahepoolne saldo“

Töötab koos filtriga Kokku - hankijad. Saab välja filtreerida ainult need hankijad, kellel on nii võlg kui ettemaks. Võimaldab kiiremini andmeid ja saldosid kontrollida ning vajadusel teostada ettemaksude ja võlgnevuse vahel tasaarveldused.

Aruanne näitab hankija ettemakse ja ettemaksude kustutamist ning ettemakse, millele pole leitud vastavust ehk siis ettemaksude perioodilist liikumist. Aruanne näitab hankija ettemaksusid, mis võivad pärineda nii tasumisest (etteID) kui ka ostu ettemaksuarvest (ettemaksuartikkel).

3 aruande vaadet:

• Seotud > näitab ettemaksude seoseid jätkudokumentidega olenemata sellest, kas neil on olemas etteID või mitte. Ettemaksude osas, millel puuduvad etteID, ei pruugi Seotud vaade näidata õigeid seoseid jätkudokumentidega. Sellisel juhul soovitame kasutada vaadet „Perioodiline“.
• Seotud etteID > soovitav kasutada siis kui saldos on ainult etteID’dega ettemaksud. Kui teil on saldos ilma etteID’ta ettemakseid, siis soovitame need ettemaksed kustutada (Hooldus > OR > kustuta ettemaksud) ja saldona uuesti arvele võtta, et tekiks etteID.
• Perioodiline > kõikide ettemaksude deebet/kreedit liikumine kronoliigilises järjestuses ilma omavaheliste seosteta. Juhul, kui kahes eelnevas aruandes on ettemaksude seos mingil põhjusel ebakorrektne, siis Perioodilise liikumise aruanne on korrektne.

Aruanne näitab ettemaksuga hankijaid ning ettemaksu summat. Link Ettemaks väljal avab hankija “Hankija ettemaksude nimekirja” aruande, kust on näha ettemaksu perioodilist liikumist (tekkimine, realiseerumine, saldo).

Tasaarveldusennustuse käivitamine Ostureskontro aruandest:

Kui hankija kaardil on täidetud väli Klient, siis juhul kui sellel kliendil on üleval saldoga tasumata müügiarveid, näitab vastava hankija ostureskontro aruanne all kokkuvõttes ridasid Saldo kliendina ning Kliendi- ja hankijasaldo vahe. Nende ridade summad on lingid, millest on võimalik avada järgmised aruanded:

• Saldo kliendina – avab vastava kliendi Müügireskontro aruande ostureskontro kuupäevaga.
• Kliendi- ja hankijasaldo vahe – avab vastava hankija/kliendi tasaarveldusennustuse aruande, millelt on kohe võimalik teha vajadusel tasaarvelduse dokument

• EM konto - kliendi ettemaksukonto
• Kahepoolne saldo - sellega jäävad kokku vaatesse ainult need read, kus on nii ettemaks kui ka saldo
• Ainult ettemaksuarveid - kuvab arved, millel on ettemaksu tunnusega artiklid
• Valuutas - saldole lisaks näidatakse ka valuuta tulpa ettemakse kursi kaupa ning lõpus valuutat kokku ja võrdluses hetkekursiga
• Link Ettemaks - avab kliendi ettemaksude nimekirja

Läbisegi Ettemaksuarveid ja Laekumisi on ohtlik kasutada. Süsteemis võib saldos olla ettemakseid vanast ajast, mil etteID polnud kasutusel (märgistatud -1’ga), siis peab Laekumise dokumendil lubama ettemakseid miinusega käsitsi asetada ilma etteID kontrollita > kontroll toimub vaid selle üle, et kokku ettemaksu saldo ei läheks miinusesse. See tekitabki olukorra, kus ka ettemaksuarve kaudu tekkinud ettemaksu summade ulatuses saab Laekumise dokumendile ettemaksu käsitsi asetada (nt tagastamiseks). Kui soovitakse tagastada ettemaksuarve kaudu tekkinud ettemaksu, siis tuleb ettemaksuarvele teha kreedit, ning see kreeditarve tuleb asetada laekumisele või moodustada kreeditarve kaudu ettemaks (tekib etteID). Kui ettemaksuarvet ei krediteerita, siis jääb Ettemaksuaruandesse üles ettemaksuartikli andmed, mis tekitavad segadust, sest ettemaksu saldo justkui klapib MRiga.

Näide: saldos on üks ettemaksuarve (ettemaksuartikkel) ja üks etteID (laekumise kaudu tekkinud). Kokku ettemaksu saldo 622€. Vajadus on kogu see ettemaks summas 622€ kliendile tagastada.

Kui asetada miinusega summa Laekumisele, ja Salvesta, siis jagab summad laiali – leiab ühe etteID 231 summas 500€ ja ülejäänud summa paneb -1 reaga, sest saldos on selle võrra ettemaksu olemas, mida kasutada. Kui oleks asetanud laekumisele nt -700, siis oleks -1 reale andnud veateate, ehk siis miinusesse ei luba ettemaksusaldol minna.

Tulemus: kogu ettemaksusaldo lubas kinnitaja Laekumisele asetada ning selle järgselt on MR saldo õige ehk siis ettemaksu saldo jookseb nulli, aga Ettemaksuaruanne näitab valesid andmeid.

Õige viis dokumente teha:

• Laekunud ettemaksuarvele oleks pidanud tegema kreediti ning laekunud summa kandma ettemaksuks (uus etteID) ning siis oleks saldos olnud 2 etteID’d, mida Laekumise kaudu saab tagastada ning ettemaksuaruandes oleks ettemaksuartikli rida ära kadunud.

Aruanne näitab ettemaksuga kliente ning ettemaksu summat. Link „Ettemaks“ väljal avab kliendi “Müügi ettemaksude nimekirja” aruande, kust on näha ettemaksu perioodilist liikumist (tekkimine, realiseerumine, saldo).

Aruanne näitab kliendi ettemakse ja ettemaksude kustutamist ning ettemakse, millele pole leitud vastavust ehk siis ettemaksude perioodilist liikumist. Aruanne näitab kliendi ettemaksusid, mis võivad pärineda nii laekumisest (etteID) kui ka arvest (ettemaksuartikkel). Seostamata on need, mida ei suudeta omavahel ära taandada (-100 ja 100 näiteks).

Olemas ainult 1 vaade – liikumine kronoliigilises järjestuses koos etteID viitega:

Filter „Hankija ettemaks“ - näitab eraldi tulbas hankija ettemaksu kogusummat. Kui on mitu ostuarvet, näidatakse iga ostuarve real hankija ettemaksu kogusummat. Hankija ettemaksu kogusumma võib sisaldada nii etteID ettemaksu kui ka läbi ettemaksuartikli ettemaksuarve kaudu tekkinud ettemaksusid (sh tasumata arved).

Filtriga on näha ettemaksusummad, aga Tasumise dokumendile need kaasa ei tule. Kui laekumisennustuse aruandes on valitud filter „Ettemaksud“, siis Laekumisele tuleb ka ettemaks kaasa.

Kui soovid Tasumisennustusse kaasata ka Ostutellimuste saldod ehk veel tasumisele kuuluv ettemaksu osa, siis need on kaasatud ainult siis, kui on sisse lülitatud Peenhäälestuse valik Ostutellimused on kaasatud.

• Ei - Ostutellimusi ei kaasata tasumisennustuse aruandesse
• Ettemaksu saldo - Ostutellimused kaasatakse tasumisennustuse aruandesse ning näidatakse ettemaksu saldot, mitte ettemaksu summat.
• Maksegraafiku järgi - kaasatakse Ostutellimuse maksegraafiku summad

→ Kui valitud on Ettemaksu saldo, siis ostutellimusel peavad olema täidetud väljad Ettemaksu% ja EM aeg, sest muidu andmed Tasumisennustuse aruandesse ei tule.

Linnuke „Ettemaksud“ - lisab aruandesse ettemaksud (etteID), mis vähendavad laekumata arvete summat.

Vahesumma klientide lõikes ettemaksuga:

Ettemaksuga tasaarveldus Kliendil on ettemaks ja laekumata müügiarved:

Tasaarvelduse tegemiseks Ettemaks summaks kirjutada arve summa, et tasaarveldus läheks nulli. Kui summat ei muuda võrdseks arve saldoga, siis tuleb laekumise dokumendile kogu ettemaksu summa. (NB! ainult samas valuutas tehingutele):

Vajuta TEE LAEKUMINE:

Salvestamisel ettemaksud liiguvad laiali vastavalt EtteID-le:

Kinnitamisel tekib finantskanne:

„Finants vs ostureskontro“ ja „Finants vs müügireskontro“. Need aruanded on mõeldud ostu- ja müügireskontro saldode võrdlemiseks bilansiga nii võla- kui ka ettemaksukontode lõikes ning tulemus näitab ära erinevuste olemasolul vahe summa. Need on head aruanded veendumaks, et andmed bilansi ja registrite vahel klapivad. Vaata ka allpool selgitust, et missugused võivad olla vahede põhjused, kui need eksisteerivad.

• Finants vs ostureskontro - võimaldab kontrollida ostureskontrot finantsiga ning võrrelda neid omavahel, tulemus näitab ära ka erinevuste olemasolul vahe.
• Finants vs müügireskontro - võimaldab kontrollida müügireskontrot finantsiga ning võrrelda neid omavahel, tulemus näitab ära ka erinevuste olemasolul vahe.

Aruande tingmärgid on järgmised:
FIN – bilansi võlakonto saldo (ehk Vkonto)
MR – müügireskontro saldo
FIN E – bilansi ettemaksu konto saldo (ehk Ekonto)
MR E – müügireskontro ettemaksu saldo
Vahe 1 - FIN ja MR vahe
Vahe 2 - FIN E ja MR E vahe

Antud aruandes võivad vahesid tekitada järgmised asjaolud:

• Valuutakursi kasumi/kahjumi finantskanded bilansis

Tavaliselt tehakse valuutakursi kasumi/kahjumi finantskanded majandusaasta lõpu seisuga (näiteks 31.12.). Sellega on tagatud seaduse nõue aastalõpu seisuga inventeerida bilansi varad-kohustused. Kasutaja abistamiseks on olemas „Valuutakursside ümberarvutaja“ (Hooldus > Hooldus), mida saab kasutada bilansikontodel olevate valuutas toimunud tehingute valuutakursside ümberhindluseks konkreetsel ajahetkel ning see koostab leitud kursikasumi/kahjumi vahe suuruses finantskande. Järgmise aasta 01.01. seisuga sisesta sama kanne tagasi, vahetades seejuures deebeti ja kreediti (sisuliselt tühistatakse valuutakursi kasumi-kahjumi aastalõpu seisu kanne). See on vajalik, kuna arvete tasumisel või laekumisel arvutab süsteem automaatselt uuesti valuutakursi kasumi-kahjumi.

Kirjeldatud valuutakursi kasumi/kahjumi finantskanne aga ei muuda reskontros arvete saldosid, need on seal ikka kajastatud arvete registreerimise kuupäevade kurssidega (ja neid andmeid näitab ka Hoolduse aruanne MR ja MR E väljadel). Samas on aga Ostu- ja Müügireskontro aruannetest olemas kõige lõpus informatiivne osa, kus vastavalt „Aeg“ väljale (näiteks 31.12.) sisestatud kuupäevale arvutatakse valuutasaldod ümber vastavalt Euroopa Keskpanga kurssidele (finantskannet sellest ei teki), ning kui valuutakursside kasumi/kahjumi kanded on bilansis korrektselt tehtud, siis informatiivne osa reskontros peaks vastama bilansisaldodele.

• Läbi reskontro tehtud finantskannete käsitsi muutmine
• Muud finantskanded, mis on tehtud reskontrot puudutavatele kontodele.
• Võrreldakse valesid kontosid
• Ettemaksu käibemaksu vahekonto ei ole kasutusel, mistõttu bilansis on ettemaks km-ta summa, aga reskontros km-ga summas.

Tasaarveldus

Võimaldab tasaarveldada omavahel samas valuutas tehtud ostu-, müügiarveid ja ettemakse. Tasaarveldamist ei teostata, kui hankija ei ole hankija kaardil kliendiga seotud. Reegel kehtib ka siis, kui hankija ja klient on sama registreerimisnumbriga!

Alates 2022a lõpust tuli kasutusele uus ettemaksu ID süsteem.

• Kõik varasemad hankijate ettemaksed on ilma ettemaksu numbrita ning kasutatakse ära ka ilma ettemaksu numbrita.
• Kõik varasemad klientide ettemaksud on ettemaksu numbriga -1 ning kasutatakse ära ka ilma ettemaksu numbrita.

Kuidas saab kõikidele saldos olevatele ettemaksetele etteID’d külge?

• Kui ettemakseid on vähe, siis saad need kinnitusest avada, et neile tekiks etteID. Selleks ava varasemad ettemaksuga tasumised/laekumised, salvesta (kirjuta nt kommentaari väljale punkt juurde, et salvesta nupp muutuks aktiivseks) ja kinnita uuesti. Alusta algse ettemaksu ülekinnitamisest, siis liigu kasutatud ettemaksude dokumentide juurde.

• Taasaarveldada ära kõik ettemaksed, et ettemaksu saldo läheks nulli ning uued ettemaksud tekiks juba etteID’dega. Ettemaksude nimekirjas linnuke „ainult saldoga“ – siis ei näe vanemaid ettemakse. Kui ettemakseid on palju, siis vanade ostu ettemaksude sidumiseks kasuta vana Tasumise dokumenti klikkides real asuvale nupule „vali ettemaks“, millega seod ettemaksu kasutamise ära algse ettemaksu tekkimise dokumendiga; kui aga kasutad uut Tasumist ja kirjutad ettemaksu summa reale käsitsi, siis dokument küll kinnitub ära, aga algse tasumise dokumendiga seos puudub ja Hankija ettemaksude nimekirja aruandes näidatakse seda tehingut sektsioonis „Hankija seostamata tasumised“ .

Näide:

Kui kasutasid uut Tasumist, siis ei seo ettemaksu kasutamist ära algse tasumisega nr 100036, millega ettemaks tekkis vaid näitab seda kasutamist sektsioonis „Hankija seostamata tasumised“:

Kui kasutad vana tasumist, siis „Vali ettemaks“ alt vali õige tasumise seos:

Kui kasutasid vana Tasumist, siis seob ettemaksu kasutamise ära algse tasumisega nr 100036, millega ettemaks tekkis ning näitab seda kasutamist selle tasumise sektsioonis:

Alljärgnevalt on toodud mõned tüüpsituatsioonid ja selgitused/lahendused.

Kliendilt laekub ettemaks ilma ettemaksuarveta
Tehakse tavapärane ettemaksu laekumine (tekib etteID). Nüüd selgub, et tegemist ei ole mitte eraisikust kliendiga, vaid hoopis ettevõttega ning tuleks teha ettemaksuarve. Laekumise päises on nupp „Loo ettemaksuarve“, selle vajutamisel genereeritakse ettemaksuarve. Ettemaksuarve tekib laekumisega sama kuupäevaga. Seda kuupäeva ei saa hilisemaks muuta, sest laekumine ei tohi olla ajaliselt varasem kui ettemaksu arve. Ettemaksuarve kinnitamisel muutub laekumine arvega seotuks ja laekumise kanne uuendatakse.

Tellimus, millele märgitakse nõutud ettemaksusumma, ning luuakse ettemaksuarve
Tellimusel täidetakse ettemaksu väli sobiva summaga ning ettemaksuarve nupu vajutamisel genereeritakse ettemaksuarve. Kui arvel muudetakse ettemaksu summat käsitsi, siis tellimusel ettemaksu väljas summa sellest ei muutu. Ühest tellimusest saab teha mitut ettemaksuarvet.

Tavaline müügiarve ja arve peal ettemaksu väljas tehakse tasaarveldamine
Arvel ettemaksu lahtris topeltkliki tegemisel avaneb loetelu (eraldi aken) ettemaksuarvetega tekitatud ettemaksudest. Ettemaksuarve summa peale vajutades valitakse arve reale selle ettemaksu artikkel, asetub reale miinusega. Ettemaks nime peale vajutamine avab ettemaksusektsiooni, kus on näha etteID’dega ettemaksud ning nendele vajutamine või summa kirjutamine asetab summa ettemaksu lahtrisse.

Kui ettemaksuarved on laekumata
Kui reskontros on üleval ettemaksuarved ja klient ei ole neid käibe deklareerimise päevaks maksnud, siis saab reskontrost linnukesega „ainult ettemaksuarved“ vastavate klientide nimekirja kätte.

Ettemaksuarve on tehtud ühele kliendile ja ettemaksu kasutamine teisel

Ettemaksu laekumine
Kui klient on tasunud ettemaksu või laekunud summa on suurem kui arve, siis üle jäänud summa tõstetakse kliendi ettemaksuks. Laekumise reale valitakse klient, kellele ettemaks kuulub, summa S lahtrisse kirjutatakse ettemaksu summa. Ettemaksu kustutamisel on sama protsess ainult summa kirjutatakse „-“ märgiga. Ettemaksu puhul arve nr. ei märgita.

Tasaarveldav laekumine

• Kui soovitakse raha arvelt ettemaksuks tõsta, siis tehakse kaherealine laekumine. Esimesel real on arve number ja klient ja summa „-“ märgiga, teisel real on klient ILMA arve numbrita ja summa „+“ märgiga.
• Kui aga kliendil on seostamata ettemaks ja seda soovitakse arvega siduda, siis tehakse eelnevale vastupidiste märkidega laekumine ehk siis esimesel real arve nr., klient ja summa „+“ märgiga ja teisel real klient ilma arve nr.-ta ja summa „-„ga.

Ettemaksu tasumine
Kui hankijale on tasutud ettemaks, siis tasumise esimesele reale valitakse hankija, summa T lahtrisse kirjutatakse summa, mida soovitakse ette maksta. Ettemaksu kustutamisel on sama protsess ainult summa kirjutatakse „-“ märgiga. NB! Ettemaksu puhul arve nr. ei märgita. Kui tasutakse suurem summa, kui on arvel, siis üle jäänud summa tõstetakse ettemaksuks hankijale. Sel juhul tehakse kaherealine tasumine. Esimesele reale läheb ostuarve number, hankija, summa T lahtrisse arve tegelik summa ja teisele reale hankija ning summa T lahtrisse see summa, mis üle maksti.

Tasaarveldav tasumine
Kui soovitakse ettemaksu kasutada ostuarve tasumiseks, siis tehakse kaherealine tasumine. Esimesel real on ostuarve number, hankija ja summa, teisel real on hankija ILMA arve numbrita ja summa „-“ märgiga.

Laekunud ettemaksu ülekandmine teise kliendi ettemaksuks
Arve tasaarveldamiseks saab kasutada ainult selle kliendi etteID ettemakseid. Kui on vajadus ühelt kliendilt laekunud ettemaks üle kanda teise kliendi ettemaksu, siis Laekumisel aseta esimesele reale etteID, mida soovid üle kanda (miinusega) ning teisele reale aseta kliendi kood, kellele soovid selle etteID üle kanda ning pane sama summa plussiga – nii realiseeritakse üks etteID ja registreeritakse uus etteID. Sama loogikat saad kasutada ka Tasumise dokumendil.

Laekunud ettemaksu tagastamine kliendile
Directost saab otse kliendile raha tagastada. Mugav ekslike laekumiste, ettemaksude, deposiitide tagastamiseks. Arveldusarve, kuhu raha kanda märgitakse kas kreeditarvele, kliendikaardile või otse laekumise dokumendile.

Raha tagastuse ekspordi õnnestumiseks:

• Laekumisel peab olema märgitud kliendi IBAN (arveldusarve). Korduvatel tagastustel täidetakse kliendikaardi vastav väli.
• Kliendil peab olema üherealine miinussummaga tagastus Summa S väljal
• SEPA eksport nupp tekib ainult kinnitamata laekumiselt
• Tasaarveldused peavad olema tehtud ja kinnitatud teise laekumise peal. Juhul kui laekumisele asetatakse nii pluss kui miinusssummadega ridu, siis raha tagastamine kliendile vaatab ainult miinussummasid.

Kliendile on tehtud vale arve (vaja krediteerida), see on pandud laekunuks ja arve saldo ei tohi minna negatiivseks

• valelt arvelt teha tasaarvelduseviisiga ettemaksu kustutava taoline pöördtehe - arvelt tõstetakse raha ettemaksuks. Laekumise read arve, negatiivne summa ning õige kliendi külge positiivne summa (tekib etteID). Laekumise saldo on 0.
• Valele arvele teha kreedit - KREDITEERI nupuga. Peale kinnitamist on vale arve saldo 0
• Teha uus arve ning panna laekunuks läbi ettemaksu kustutamise.

Laekunud müügi ettemaksuarve krediteerimine
2 lahendust:

• kas kasutad lahendust, et loodud kreeditarvel klikid „Ettemaks“ väljal ja tekib uus etteID ettemaks laekunud summa ulatuses või
• teed sellele ettemaksuarvele ühe negatiivse laekumise peale (valid reale arve ja negatiivne summa) ja laekumisel teisele reale paned plussiga sama summa (arve nr jätad tühjaks) – selliselt tekib arvele jälle positiivne saldo ja saad teha kreeditarve ja on tekkinud ka ettemaks kliendile (etteID). Kui vaja saad selle ettemaksu kliendile tagastada või jääb tulevaste tellimuste jaoks.

Tasutud ostuarve krediteerimine kui hankija tagastab raha enne kreeditarve väljastamist
Kui on olukord, kus hankija tagastab ettemaksu enne kreeditarve väljastamist, siis sellisel juhul on soovitatav toimida järgnevalt:

• Kui laekub hankijalt tagasimakse, siis tee ostuarvele selles summas miinus tasumine, mille kaudu tekib ostuarvele jälle võlasaldo.
• Kui hankija saadab kreeditarve, siis tasaarvelda see kreeditarve ära ostuarvega.

Ettemaksule objekt ja projekt
Kui klient maksab ettemaksu, siis tihti ei ole kohe teada, millise projekti või objekti peale see ettemaks peaks minema.

• Laekumise pealt luuakse ettemaksuarve - nupp Ettemaksu arve, kuhu märgitakse objekt ja projekt. Enne arve kinnitamist lisatakse PÄISE objekt ja projekt.
• Peale müügiarve kinnitamist kopeeritakse ettemaksu müügiarve päise Objekt ja Projekt laekumise dokumendile.

Ettemaks oli otse kliendile ehk ilma tellimuseta
Otse arvet tehes ettemaksu välja ei täideta (va. kui on eraldi süsteemiseadistus peal). Juhul, kui otse kliendile on tehtud ettemaks (mitte tellimusele), siis võib ettemaksu summa arvele käsitsi kirjutada või topeltklikiga asetada. Arve kinnitamisel on arve saldo ettemaksu võrra väiksem. Puuduolev summa laekub tavapärasel viisil.

Arve on juba kinnitatud ja ettemaks veel üleval
Siis tuleb teha ettemaksu kustutav laekumine. Laekumise tasumisviisiks tuleb valida selline, mille tüüp on võrdne ning laekumise summa peab olema 0. Laekumise ridadele kantakse ühele reale arve number ja tasaarveldav summa, teisele reale miinusega ettemaksu summa. Kusjuures, kui ettemaks oli laekunud tellimusele, siis tuleb ka see tellimuse number sinna panna, muidu ainult kliendi kood. Sama ettemaksu kustutava laekumise peal võivad olla ka mitme kliendi arved ja võib olla ka ühe kliendi mitmed arved ja üks miinus ettemaksuga rida.

Dokument on mõeldud kajastamiseks erinevaid laekumise ja kliendilt rahasaamise juhte k kui on tehtud tavaline müügiahel - (pakkumine), tellimus, (lähetus), arve.

Tellimuse tingimus võib olla SULARAHA (S), aga võib olla ka ETTEMAKS (EM). Hiljem antud tellimusest ARVE teha, siis tuleks panna EM, kindlasti ei saa panna enam SULARAHA. Kliendile tuleb teha antud summa peale kassa sissetuleku order. Kassa sissetuleku puhul tuleb panna tasumisviisiks (T VIIS D) KASSA (K) ning korrespondeerivaks pooleks KASSAKONTROLLKONTO (KK). Kui KK tasumisviisi või korrespondeerimisviisi pole olemas, siis tuleb need RAAMATU seadistuse alt teha. Samuti ei tasu unustada loodud kontot bilansi aruandest välja. Peale kassa sissetuleku orderi andmist kliendile tekib raha kassase ning jääb puudu kontrollkontolt. Nüüd on firma sisekorra eeskiri, kas teha igale tellimusele kohe laekumine tasutud summas KASSAKONTROLLKONTO tasumisviisiga või teha päevas üks laekumine kõikide laekunud tellimuste/arvete peale, mis tasutud täielikult või osaliselt läbi kassasissetuleku orderi. Edasi kui sellelt tellimuselt teha ARVE, siis tekib arvele ettemaksu kohale juba tellimusele laekunud summa. Kui ettemaksu summa on sama, mis arve tasuda summa, siis on saldo 0 ning enam maksta pole vaja. Kui arvele jääb saldo üles, siis vastavalt mis tingimusega makstakse tuleb see arvele panna. Edasi laekub arve läbi laekumise. Kui puuduolev summa makstakse samuti sulas, siis tuleb teha ka arvele uus kassa sissetuleku order ning arvele KK laekumine. Laekumist sisestav inimene saab võtta endale ette võtta kassa sissetulekute nimekirja ning sealt pealt laekumise teha. Laekumisele sisestatakse päisesse tasumisviisiks KK, õige aeg, ridadele tellimuse number (klient tekib ise) ja ettemakstud summa.

Tellimuse tingimus võiks olla KAARDIMAKSE (KA). Sellise ettemaksu puhul kliendile KSIS ei tehta, vaid trükitakse välja tellimuse ning lisatakse makstud kaardimakse kviitung. Tellimusele tuleb teha ettemaksu laekumine. Siin on kaks võimalust, kas jätta see meelde, et sellele tellimusele tehti kaardimakse ning panna see laekumise peale panka laekunud päeval tingimusega PANK (P) või teha oletuslikult ette valmis. Teine variant on teha omale uus tasumisviis KAARTOOTEL (KO) ning panna tellimus koheselt antud summas laekunuks. Hiljem kui pangast tuleb kaardimaksete raha, siis tuleb teha igapäevaselt käsitsi kanne KO kontolt panga kontole, kusjuures sama kandega saab sobivaste pangakulud ka ära kajastada Kui laekumist ei panda kohe kirja, siis tuleb laekumist sisestava inimese jaoks panna tellimusele kirja, mis summas on tellimuse kaardiga tasutud - kas kommentaari väljale või siis artikli sisu kirjelduseks - makstud kaardiga selles ja selles summas - võib ka kasutada konkreetset teenusartiklit. Laekumist sisestav inimene saab võtta endale ette võtta tellimuste nimekirja KA tingimusega ning sealt pealt laekumise teha. Laekumisele sisestatakse päisesse tasumisviisiks kas P või KO, õige aeg, ridadele tellimuse number (klient tekib ise) ja ettemakstud summa. ====Täielikult või osaliselt ülekandega Võetakse ette laekumiste nimekiri, tehakse uus laekumine ning laekumisele sisestatakse päisesse tasumisviisiks P, õige aeg, ridadele laekunud tellimuse number (klient tekib ise) ja ettemakstud summa. Juhul kui sellist tellimuse numbrit või sobivat arvet ei leita või on tasutud hoopis pakkumine, siis tuleb saadud summa panna kliendile lihtsalt ettemaksuks - siis tuleb laekumise reale ainult klient ja summa (kui just ei taheta vastava summa peale kliendile kiiresti tellimust teha)

Tellimuselt arve tegemisel tekib arvel ettemaksu välja ettemakstud summa. Juhul kui tellimusest on juba arve tehtud ja ettemaksu laekumine pannaks peale hiljem, siis võib arvele ettemaksu kirjutada käsitsi või topelt-klõpsu abil ettemaksu väljale. Tellimuselt tehtud arvele tekib ainult see ettemaksu summa, mis on konkreetsele tellimusele laekunud, millest arve tehti. Arve kinnitamisel on arve saldo ettemaksu võrra väiksem. Puuduolev summa laekub tavapärasel viisil. Tellimusele minevat ettemaksu saab häälestada nii, et ettemaks kustutatakse ainult kas kindla artikliklassiga või kindla lisaväljaga artiklite puhul. Näiteks igakuine püsimakse läheb ettemaksust maha, aga lisateenused mitte. Sellisel puhul võib tekkida arvele ainult osa ettemaksust - mitte kogu summa. Kui topelt-klõpsuga ettemaksu asetada, siis asetatakse ainult õigete artiklite summa jagu ettemaksu ning kui kliendi ettemaksu saldo on tegelikult suurem, siis öeldakse palju kliendil tegelikult ettemaksu on. Ettemaksu summat või ise käsitsi suurendada vajaliku summani

Otse arvet tehes ettemaksu välja ei täideta. Juhul, kui otse kliendile on tehtud ettemaks (mitte tellimusele), siis võib ettemaksu summa arvele käsitsi kirjutada või topeltklõpsuga asetada. Arve kinnitamisel on arve saldo ettemaksu võrra väiksem. Puuduolev summa laekub tavapärasel viisil.

Siis tuleb teha ettemaksu kustutav laekumine. Laekumise tasumisviisiks tuleb valida selline, mille tüüp on võrdne ning laekumise summa peab olema 0 Laekumise ridadele kantakse ühele reale arve number ja tasaarveldav summa, teisele reale miinusega ettemaksu summa. Kusjuures, kui ettemaks oli laekunud tellimusele, siis tuleb ka see tellimuse number sinna panna, muidu ainult kliendi kood. Sama ettemaksu kustutava laekumise peal võivad olla ka mitme kliendi arved ja võib olla ka ühe kliendi mitmed arved ja üks miinus ettemaksuga rida

Arvele pannakse sularaha tingimuseks SULARAHA või sobiv KASSA sularaha tingimus. Sularahaarvetel ei ole saldot ning sularaha arve on seega kohe laekunud. Raha tekib vastavalt seadistusele kas KK või otse KASSA kontole. Juhul kui on määratud KK laekuma, siis tuleb päeva lõpus teha õigetele kassadele päeva lõpus kassa sissetuleku order päevamüügi peale. Päevamüüki näeb arvete nimekirjast ning vastavalt asukohale saab filtreerida seda, kas müüja, objekti, arvuti või muu asukohta määrava tingimusega. Juhul, kui raha laekub otse kassase, siis peab tasumistingimus (arve TINGIMUS) ja tasumisviis (KASSA) sama koodiga olema ning kassa aruandest näeb siis alati kassa õiget seisu (arvega linnuke tuleb peale panna)

Kaardiga laekumise puhul sama dilemma, mis kaardiga ettemaksu puhulgi - kas kajastada kohe P või KO tingimusega. Laekumisele kantakse vastav tasumisviis - kas P või KO ning ridadele arve number ja laekunud summa. Laekuda saab ainult kinnitatud arve. Sõltuvalt seadistusest ei saa arvet üle maksta ehk kui klient maksab rohkem kui arve saldo, siis tuleb ülejäänud summa panna kliendile ettemaksuks. Sularaha arve ei saa laekuda - see on saldota arve

Võetakse ette laekumiste nimekiri, tehakse uus laekumine ning laekumisele sisestatakse päisesse tasumisviisiks P, õige aeg, ridadele laekunud arve number (klient tekib ise) ja makstud summa. Laekuda saab ainult kinnitatud arve. Sõltuvalt seadistusest ei saa arvet üle maksta ehk kui klient maksab rohkem kui arve saldo, siis tuleb ülejäänud summa panna kliendile ettemaksuks. Sularaha arve ei saa laekuda - see on saldota arve osaliselt sularahas - osa muude tasumisviisidega Arve tingimuse ei saa olla SULARAHA, vaid tavaline. Tuleb teha kliendil kassa sissetuleku order sulas makstud summa peale (Arvel on nupp KSO - kassa sissetuleku order) ning asetada sinna makstud summa - deebet K, kreedit KK. Lisaks tuleb KK tasumisviisiga teha laekumine, kuhu pannakse arvele sama summa, mis klient just maksis. Ülejäänud summa laekumine kajastada eelpool mainitud moel. Kui klient maksab osa sulas, osa kaardiga ja osa ülekandega, siis tuleb ka teha vastavalt kolm laekumist

Kui laekumine on läinud valesti, siis tuleb sellest teha pöördtehe.
Teha koopia ning kõik summad vastupidiste märkidega ehk positiivsed negatiivseteks ja negatiivsed summad positiivseteks

Tasumistingimusi muudetakse müügi seadistuse alt, Valitavad tüübi on:

• tavaline - laekumisega tasutav arve - tekib võla kontole nõue. Netopäevi paneb automaatselt tasumisaja vastavalt päevadele
• sula - arvel puudub saldo ning raha tekib sõltuvalt seadistusest kas kassasse või kontrollkontole
• kreedit - olemasolevate arvete krediteerimiseks. Laekumisega tasustatav, muudab võla kontot

Sularaha kreeditarve tehakse sama tingimusega, mis originaalgi

Veateade ostuarvel: kuna ostuarve päises olev objekt ei ühti etteID objektiga, siis tekib kinnitaja veateade „Ettemaksu summa on suurem kui hankija ettemaks“ Lahendus: lisa samad objektid ka etteID’le

Veateade laekumisel/tasumisel: „Ettemaksu selle kursiga pole või on liiga väike. Tahetud 100.0 on 0.00“ Põhjused:

• Objekt on vale: - nt etteID’l on objekt küljes, aga laekumisele on see ettemaksu rida asetatud teise objektiga või ilma objektita > ehk siis toimub objekti kontroll. Kui laekumisel on arvel ja etteID’l erinevad objektid, siis see ei ole probleemiks. Laekumisel võib ettemaksuga arveldada arvet, millel on teine objekt ja kinnitab laekumise ära.
• Saldot pole piisavalt: nt. püütakse tagasiulatuval dokumendil ettemaksu kasutada, aga selle saldo on juba tulevikus ära kasutatud. Näide: seisuga 31.12.2023 oli ettemaksu saldoks 100€, aga 1.2.2024 on see ära kasutatud, mistõttu hetkel on ettemaksu saldo 0. Kui nüüd teha Laekumise dokument kuupäevaga 31.12.2023, siis kuigi MR saldos selle seisuga oli saldo üleval, siis enam ei ole ja kui tahta seda 100€ ettemaksu kas arvel või laekumisel ära kasutada, siis tuleb teade, et seda summat enam pole, mida kasutada.

Näide: Vale objekt: registris on objektiga „Toitlustus“, aga Laekumisel objekti pole märgitud.

Viga: Müügi ettemaksuarve koostamisel, kui KMK kaardil puudub konto 1 (ettemaksu km vahekonto), siis annab veateate „KM Ettemaksu konto on vale“. Lahendus: Lisa Konto 1.

Viga: Kui Tellimusel vajutada eraldi 1) Laekumine ja 2) Ettemaksuarve, siis neid omavahel ei seota ehk siis ettemaksuarvele jääb saldo üles. Ja seetõttu tuleb 3) Lõpparve vajutades ka teade „ei saa tellimust arveks teha – tellimusega on seotud laekumata ettemaksuarve“. Lahendus: Tellimusel vajuta 1) Laekumine ja laekumise pealt „Loo ettemaksuarve“, siis seotakse need omavahel ehk ettemaksuarve saab laekumise külge ja 2) Lõpparve vajutades seda teadet ei tule. Teine lahendus on, et laekumise ja ettemaksuarve peab ise käsitsi ära siduma ehk tasaarveldama.

Viga: laekumise/tasumise kinnitaja kontrollib, et Tellimusele ei toimuks suuremat laekumist kui ettemaksuna määratud. Siis tuleb viga „tellimuse summa või ettemaksu jääk on väiksem, kui tahetakse tasuda“. Lahendus: kui see on soovitud tulemus, siis on see õige veateade.

Viga: Ostuarvel soovitakse teha ettemaksu hankijale. Valitud tasumistingimus ettemaks ja real E2 artikkel, kuid kinnitades tekib veateade „real 1 ETTE.XXX sama SN-iga ettemaks on topelt“. Lahendus: ostu ettemaksu artiklikaardil määrata vaikismisi koguseks 1, siis ei teki veateadet.

Viga: Ostuarvel ettemaksuartikli kasutamisel võib korraga kasutada ainult kas ettemaksuartiklit või miinussummaga ettemaksu kasutamist kulu katmiseks ehk siis ühe ostuarve peal ei tohi kasutada ära ühte ettemaksu ja võtta kasutusele järgmist ettemaksu. Kui kasutad korraga nii miinus kui pluss ettemaksu summat, siis tekib veateade „Ettemaksu arvel tohivad olla ainult ettemaksu artiklid“. Lahendus: selle näite puhul loo kaks eraldi ostuarvet.

Kui oled Directo pikaajaline kasutaja, siis võib juhtuda, et sul on:

• saldos on ilma etteID’deta ettemakseid, mida ei saa jätkudokumentidel kasutada (võib olla ka vale märgiga)
• reskontros on üleval ettemaksu saldo seoses valede valuutakursside kasutamisega ettemaksu realiseerimisel.

Ettemaksude kustutamine on ÄÄRMUSLIK ABINÕU ja kasutada ainult juhul kui parandavaid dokumente on palju. Kustutamist saab teha ainult kasutajatoe abil.

Hankijale on tehtud ettemaks 100 USD kursiga 0,924812725 ning see tasaarveldatakse ostuarvega. Tasaarveldamisel peab kasutama ettemaksu kurssi.

Ostureskontros õige tulemus peale tasaarveldust:

Kui aga tasaarvelduseks kasutatakse vale ettemaksu valuutakurssi:

..siis Ostureskontro näitab seda etteID saldot kahe reaga, sest ettemaksu osalisel realiseerimisel on kasutatud vale valuutakurssi ning kui see ettemaks täies mahus välisvaluutas realiseeritakse, siis jääb üles reskontrosse ikkagi valuutakursi kasum/kahjum.