Dokumendi kopeerimise ulatus valikust
).Seadistused → Isiklikud → Kasutaja
. Saadab ostuarve väljatrüki e-mailiga. Parema hiireklahviga klõpsates on võimalik valida olemasolevate väljatrükkide vahel
Ostuarvel, mille tasumisaeg erineb dokumentide transpordis olevast tasumisajast, on Tas. aeg ees punane hüüumärk.
Süsteemi seadistused > Hankijate tasumata arved
või hankijat asetades, kui hankijakaardil on täidetud võlakontoOstuarve käibemaks on eraldi ajas
- JAH.
Päise paremal servas nupule vajutamine avab peenhäälestuse seadistused.
Konto väljade peenhäälestuse seadistamisel on võimalik muuta tulba nimesid ja laiust.
Periodiseerimise funktsionaalsus võimaldab algdokumenti sisestades anda kaasa vajalikud parameetrid nii, et dokumendi kinnitamise järel tekib koheselt periodiseeritud kanne. Periodiseerimise funktsionaalsus on rakendatud kulude periodiseerimiseks Ostuarvele ja Kulutusele ning tulude periodiseerimiseks Müügiarvele. Samuti on periodiseerimise funktsionaalsus kasutatav finantskandel.
Periodiseerimist on võimalik käivitada automaatselt. Automaatne periodiseerimine toimub dokumendi kinnitamise hetkel juhul, kui vastav seadistus on sisse lülitatud ning dokumendil vajalikud väljad täidetud. Automaatne periodiseerimine on rakendatav Ostuarvel, Kulutusel ja Müügiarvel.
Periodiseerimine toimub kahe reegli alusel: kuutäpsusega periodiseerimine ja päevatäpsusega periodiseerimine.
Kuutäpsusega periodiseerimise puhul jaguneb periood täpselt kuudeks ning sellest tulenevalt on kõik periodiseeritud osad võrdse summaga. Kuutäpsusega periodiseerimine rakendub, kui kehtib valem: periodiseerimise lõpu päev + 1 = periodiseerimise alguse päev. Ehk, periodiseerimise vahemiku saab jagada terveteks kuudeks. Sellised perioodid on näiteks:
Näide A. 01.02.2019-31.01.2020 (31. + 1 = 1. päev) ja periood jaguneb täpselt 12-ks kuuks;
Näide B. 20.02.2019-19.12.2019 (19. + 1 = 20. päev) ja periood jaguneb täpselt 10-ks kuuks⇒ (01.03. kuni 30.11 = 9 kuud) + (20.02 kuni 28.02.2019 = 1/3 kuud) + (01.12 kuni 19.12.2019 = 2/3 kuud) = 10 kuud.
Kui periodiseeritav summa on 300 EUR, siis näite A. puhul on perioodi summa: 300 EUR / 12 kuud = 25 EUR ning kõikidele perioodidele langeb sama summa. Näite B. puhul on perioodi summa: 300 EUR / 10 kuud = 30 EUR. Vahemikul 01.03.-30.11.2019 langeb igale kuule 30 EUR (ehk 9×30 EUR). Perioodide 20.02 -28.02.2019 ja 01.12-19.12.2019, mis moodustavad täiendava kuu, vahel jagatakse 30 EUR selliselt, et esimene periood saab oma osa proportsionaalselt sellest kuust perioodi jäävate päevad alusel ning aluseks on 30-päevane kuu ⇒ 30 / 30 * 20 päeva = 20 EUR. Viimasele osalisele kuule langeb periodiseerimise jääk ehk 300 - 270 - 20 = 10 EUR.
Päevatäpsusega periodiseerimine rakendub siis, kui periood ei jagune terveteks kuudeks ehk EI KEHTI reegel periodiseerimise lõpu päev + 1 = periodiseerimise alguse päev.
Ostuarve automaatseks periodiseeritakse tuleb muuta Seadistused > Süsteemi seadistused > Automaatne arve periodiseerimine
seadistus valiku Jah peale. Seejärel märkida ostuarvel soovitud periodiseerimise periood (tulbad Algus ja Lõpp). Kontol, mida periodiseeritakse, peab olema täidetud korrespondeeruv konto.
Näide:
Kui on vaja et periodiseeritaval kulukontol oleksid erinevad objektid/projektid kui korrespondeeruval (tulevaste perioodide kulu) kontol, peaks märkima korrespondeeruva konto objektid väljale Korr.objekt ja projektid Korr.projekt.
Periodiseerimise katkestamine on mõeldud periodiseeritud tehingu tagasipööramiseks mingi osa ulatuses juhul, kui periodiseeritud tehingu asjaolud või tingimused muutuvad. Näiteks katkestati kindlustusleping, mille kulud olid periodiseeritud ning raha tagastatakse osaliselt kindlustusvõtjale. Üks võimalus periodiseerimise katkestamiseks on manipuleerida periodiseeritud kannet ning muuta selle lõppu nii, et see kajastaks tegelikkust (selle osa perioodide, mis ulatuses tehing katkestati, kulud muuta nõudeks). Kuid see ei pruugi olla parim viis ning üldse mitte võimalik, kui kasutaja õiguste alt on sisse lülitatud algdokumentide kannete muutmise piirang (see piirang on tungivalt soovituslik). Alternatiivne ja parem meetod on kasutada ostuarvel periodiseerimise katkestamise funktsionaalsust.
Süsteemi seadistus Automaatse ostuarve periodiseerimise katkestamise konto võimaldab sisestada konto, kuhu kantakse katkestatud osa summa. Tavaliselt kasutatakse selles situatsioonis nõudekontot. Parema kontrolli huvides on soovitav luua eraldi aktivakonto, näiteks „Katkestatud periodiseerimised“ vms. Periodiseerimise katkestamise järel jääb tagasinõutav summa sellele kontole. Kui summa laekub kunagi pangakontole, siis see kajastatakse eraldi tehinguga (D Pank; K Katkestatud periodiseerimised). Antud seadistuse täitmine ei ole kohustuslik, vaid pakub mugavust ning periodiseerimise katkestamise saab läbi viia ka tehingu käigus vastavat kontot sisestades.
Periodiseerimise katkestamist saab rakendada ostuarvel, mille puhul on kasutatud automaatset periodiseerimist ning dokument peab olema kinnitatud. Sellisel juhul on ridade kolmanda saki all katkestamise läbiviimiseks vajalikud väljad:
Katkestuse aeg- periodiseerimise katkestamise kuupäev. See võib olla suvaline kuupäev, mis jääb algse periodiseerimise ajavahemiku piiresse. St. ei pea olema kuu lõpp vms. Katkestamine ei saa olla suletud perioodis;
Katkestuse summa- summa, mis tagastatakse periodiseerimise katkestamise järgselt;
Katkestuse konto- konto, kuhu kantakse periodiseerimise ülejääv summa. See täitub automaatselt, kui on täidetud eelnimetatud süsteemi seadistus. Sõltumata sellest saab seda dokumendi peal muuta.
Kõigi nimetatud väljade täitmine on kohustuslik periodiseerimise katkestamise toimumiseks. Kui väljad on täidetud, siis tuleb katkestamise lõpule viimiseks vajutada dokumendil nuppu Salvesta. Selle tulemusena salvestuvad katkestamise andmed dokumendi reale ja modifitseeritakse dokumendi kande seda osa, mis puudutab katkestamist:
Tähelepanu:
Kinnitatud ostarvel on peale kinnitamist võimalik teatud kasutajagrupi õigusega lisada või muuta päise objekti ja projekti ning muuta finantskannet.
Seadistused → Üldine → Kasutajagrupid → Dokumendid →oarve
kinnita õiguse seadistamine:
Kinnita - Ei - ostuarvet saab täita ja salvestada, aga ei saa kinnitada.
Kinnita - Jah - ostuarvet saab ka kinnitada, aga päise objekti ja projekti muudatusi teha ei luba.
Kinnita - Kinnitatud - lubab muuta või lisada kinnitatud ostuarve päisesse objekti ja projekti.
Kui väljad on täidetud, siis tuleb muudatuste lõpule viimiseks vajutada dokumendil nuppu Salvesta.
Finantskandel kuvab päisesse lisatud objekti ja projekti nii hankija- kui kulukontol.
Kui ostuarve reale oli objekt juba märgitud, tuleb päisesse valida teise taseme objekt, sest päises ja real ei saa olla sama taseme objekt. Salvestamisel kuvab veateate
Olulised väljad
Ostuarve loomisel valida real sobiv ostu ettemaksu artikkel
Ostureskontro enne ostuettemaksuarve tasumist
Vajuta Ettemaksud peale ning vali ostuarve, mille ettemaksu kasutad ning tee Valitud väljal topeltklik. Valitud ettemaks asetub ise ostuarve reale
Ostuarvel ettemaksuartikli kasutamisel võib korraga kasutada ainult kas ettemaksuartiklit või miinussummaga ettemaksu kasutamist kulu katmiseks.
Ühe ostuarve peal ei tohi kasutada ära ühte ettemaksu ja võtta kasutusele järgmist ettemaksu. Selle näite puhul loo kaks eraldi ostuarvet.
Konto välju ja lisavälju saab ostuarvele tuua nähtavale nii palju kui vajalik. Peenhäälestus on kasutajapõhine. Korraga saab nähtavale tuua mitu konto infotulpa.
Peenhäälestuse seadistamisel on võimalik muuta tulba nimesid ja laiust.
Kui kirjutada otse Ettemaks väljale summa, siis seotakse ettemaksud ostuarvega vastavalt kuupäeva järjekorras peale kinnitamist.
Kui ettemakse on rohkem ja soovitakse siduda konkreetne ettemaksu summa, selleks :
Ostuarvel soovitakse teha ettemaksu hankijale. Valitud tasumistingimus ettemaks ja real E2 artikkel, kuid kinnitades tekib veateade: