Unifiedpost liides

Endiste nimedega: Fitek, Opus Capita, Itella.

Üldine

Unifiedpost liides seadistatakse Directo poolt koostöös Unifiedpostiga vastavalt vajadustele
Liides võimaldab e-arveid saata ja vastu võtta
e-arvetest üldisemalt

Süsteemiseadistused, mis mõjutavad eArvet

Saatmisel - eArve XMLi ehitamisel

Seadistus	Sisu
Firma pangakonto/IBAN	Saatja arveldusarve
Firma reg. number	Saatja reg.number
Firma panga SWIFT	Saatja panga BIC tunnus
Transpordi pangakonto/IBAN	Kui täidetud, eelistakse siinset määrangut Firma pangakonto/IBAN seadistusele. Arvelduskonto (IBAN), mis edastatakse kui ettevõtte arvelduskonto. Sellele väljale tuleb sisestada AINULT arvelduskonto (IBAN) tühikuteta ja muude lisanditeta
Transpordi viitenumber	Kui kasutusel on viitenumber, määrab milline viitenumber saadetavale arvele antakse. Variandid on ei saadeta, kliendilt - kliendikaardilt ja arvelt - arvepõhine (igal arvel erinev)
Kliendi lisaväli, mis määrab e-arve kliendi reg. numbri	Kui kliendi reg peab eArvel erinema kliendikaardil defineeritust, saab seda muuta siin määratud kliendi lisavälja abil
Kliendi lisaväli, mis määrab e-arve kliendi nime	Kui kliendi nimi peab eArvel erinema kliendikaardil defineeritust, saab seda muuta siin määratud kliendi lisavälja abil
e-arve teenuse tunnuse (serviceId) alus	Invoice/@serviceId välja sisu alus. Siin saab määrata kas panga saadetav tunnus on `Kliendi kood`; `Kliendi viitenumber`; `Arve viitenumber`; `Lepingu number`; `Kliendi Reg nr`. Määära vastavalt nii nagu on kliendil pangaga sõlmitud lepingus
e-arve tasuda välja alus (PaymentTotalSum)	InvoiceSumGroup/TotalToPay ja PaymentInfo/PaymentTotalSum väljade alus
e-arvele lähevad ainult need read, kus rea RV võrdub rea NR
Võimalus määrata vajadusepõhiselt sisu SellerParty ja BuyerParty väljale DepId

Kõiki eelnimetatud andmeid kasutatakse eArve loomisel ja edastatakse koos arve infoga eArve saajale (Klient). Seetõttu on oluline, et need ka tõesed oleks.

Vastuvõtmisel - Ostuarve/Sissetuleku loomisel

Seadistus	Sisu
Vaikimisi seeria	Numbriseeria, mis omistatakse imporditavale ostuarvele vaikimisi. Kui siin seeriat täidetud pole, üritatakse seeria tuvastada loomise aja järgi (1)
Vaikimisi kasutaja	Kasutaja kood, mis määratakse sisse imporditavale eArvele (ostuarve) automaatselt väljale Kasutaja. Selle seade täitmine ei ole kohustuslik, kuid kui on soov automaatselt ostuarveid luua siis peab see olema täidetud (loe ka siit (1) (2)
Vaikimisi objekt	objekti kood, mis määratakse sisse imporditavale eArvele (ostuarve) automaatselt väljale Objekt. Selle seade täitmine ei ole kohustuslik (1) (2)
Vaikimisi projekt	projekti kood, mis määratakse sisse imporditavale eArvele (ostuarve) automaatselt väljale Projekt. Selle seade täitmine ei ole kohustuslik (1) (2)
Omniva/Finbite/EAK e-arvete allalaadimine	Kas e-arveid üldse laetakse alla (võib-olla on soov ainult saata)
Omniva/Finbite/EAK kulutuste allalaadimine	Kas ja mis hetkel laetakse alla kuluaruanded
Omniva/Finbite/EAK manuste allatõmbamine	Kas alla laetakse ka manused `Jah` = Kõik manused `Ei` = Ainult arve peamanust (arve PDF)
Dokumentide transpordi alt loodud ostuarve/sissetulek ei lase juba eksisteeriva hankija arve numbriga dokumenti uuesti luua
e-arve põhjal ostuarve loomisel täidetakse ka jagatav summa
(1) Välja võib vajadusel määrata igale imporditud eArvele käsitsi. Lisaks on välja võimalik hankija kaardi Transport sakis määrta hankijapõhiselt
(2) Välja võib (ridadel) täita ka rakenduv hankija automaatika

Saatmine

Kui saatmine on aktiveeritud, toimub igaöine kliendibaasi (viitenumber/regnumber) saatmine Directost Unifiedposti . Olenevalt vajadustest tagastab Unifiedpost selle põhjal e-arve vastuvõtu võimelised kliendi või siis näiteks need kliendid, kes on tellinud pangast otsekorralduse/e-arve
Tänu eelmisele punktile on Directo arve saajate osas nö. passiivses rollis ja eeldab, et saab Unifiedpostist alati õiged kliendid, kes vajavad e-arvet
Saatmine toimub arve kinnitamisel

E-arvete import

Nii Finbite, RIKi kui ka näiteks Unifiedposti (endine: Fitek; endine Opus Capita; endine Itella), aga ka Telema kui ka Envoice e-arve liidesed võimaldavad Directos ostuarveid (või sissetulekuid, aga ka kulutusi) mugavalt vastu võtta. Saabunud dokumendid ilmuvad Üldine > Dokumendid > Dokumentide transport alla. Vastuvõtmiseks vajalikud seadistused kattuvad saatmise seadistustega. Lisaks neile on oluline, et hankija kaartidel oleksid reg nr täidetud, mille järgi programm saabunud ostuarve hankijaga seob. Kulutuste puhul on kulutaja tuvastamiseks vaja, et kulutajale oleks määratud isikukood.

Uue hankija automaatne loomine

Kui dokumendi loomise käigus ei leita sobivat hankijat (reg.numbri, km.reg numbri, nime, ja arveldusarve järgi tuvastamine ei õnnestu), pakutakse välja järgmine vaba hankija kood (või reg. number, kui süsteemiseadistustes on määratud uue hankija koodiks tulema reg. number).

Soovi korral saab siia asetada (olemasoleva) hankija koodi, kui on soov luua dokument olemasoleva hankijaga (hankija oli näiteks süsteemis olemas, kuid ei tuvastatud mingil põhjusel). Pakutud hankija koodi võib ka muuta mingiks muuks endale sobivaks uue loodava hankija koodiks. Kui sisestatud kood on aga olemas, siis mõistagi luuakse hoopis dokument selle koodiga hankijaga.

Teavitus

Sisenenud ostuarve Directosse jõudmise kohta saab määrata teavitus-emaili, kuhu saadetakse kiri kohe, kui dokument süsteemi jõuab. Selleks on kaks võimalust:

Süsteemiseadistus Siseneva e-arve (Dokumentide transport) teavitus e-mail
Hankija kaart: Transport>Teavitus e-mail sissetulnud dokumendi puhul

Kui täidetud on punkt 2. siis saadetakse teavitus siin määratud meilile, kui ei, siis süteemiseadistustesse määratud meilile. Kui on seadistatud Dokumentide automaatne loomine, saabub teavitus juba konkreetse loodud dokumendi (ostuarve või sissetuleku) viitega. Kui automaatset loomist ei teostata (dokumendid jäävad loomisootele Dokumentide transpordi alla), saabub teavitus viitega konkreetsele transpordi kirjele.

Automaatse dokumentide loomise puhul ebaõnnestunud kirjete loomise kohta teavitust ei saadeta (näiteks kui hankija süsteemis puudub). Seega tuleks aeg-ajalt käia kontrollimas, kas on nö „õhus“ kirjeid, mis on vigased, ning siis sekkuda käsitsi - luua hankija ning määrata järgmine sisenenud dokument sellelt hankijalt juba automaatselt loodama.

Saabunud dokumentide loetelu

Numbrile klikates avaneb saabunud dokument, kus on võimalik valida, kas genereeritakse ostuarve või sissetulek. Lisaks kuvatakse dokumendi sisu ning ka PDF formaat, mis liigub ostuarve või sissetuleku manuseks.
Tüüp näitab,millisest kanalist on dokument sisse tulnud
Firma
Sisend dok nr
Dok kuupäev
Tas.aeg - dokumendi tasumise tähtaeg
Kellelt
Summa
Loodud viitab kuupäevale, millal on dokument sisse tulnud.
Töödeldud näitab, kas sisse tulnud dokumendist on programmi juba vastav sissetulek või ostuarve genereeritud
Töödeldi viitab kuupäevale, millal dokumendist ostuarve või sissetulek genereeriti
Staatus viitab tekkinud veale
Dokument näitab, mis liiki dokument genereeriti (ostuarve või sissetulek)
Dok nr. näitab programmi loodud dokumendi numbrit. (see, millisesse seeriasse dokument luuakse on määratud süsteemiseadistuste alt vt punkt Üldine häälestamine) Dok nr klikates on võimalik dokument Directos avada

Saabunud dokumendi töötlemise vaheaken

Ostuarve - Loob ostuarve
Sissetulek - Loob sissetuleku
XML - Kuvab sisenenud eArve XML kujul
Määra suletuks - Suleb kirje (automaatlooja ei ürita seda enam luua, nimekirjas on kirje mahatõmmatud)

Dokumentide automaatne loomine

Et ostuarve või sissetuleku dokument loodaks automaatselt, tuleks teha järgmist:

Süsteemi seadistustesse Transport>Vaikimisi kasutaja määrata kasutaja kood - selle kasutaja alt luuakse dokument
Tegemist peab olema reaalse kasutajate registris oleva kasutajaga, kellel on õigus dokumenti avada ja luua ning kellele on määratud parool. Lisaks peab kasutajal olema õigus Dokumentide Transpordi moodulile. Veendumaks eelmainitus, võiks selle kasutajaga enne seadistuse määramist sisse logida.
Hankija kaardil transpordi saki all tuleks määrata, kas luuakse ostuarve, sissetulek või siis ei soovita üldse töödelda antud hankija dokumente

Vaikimisi on valitud Ostuarve, seega kohe kui määratakse Vaikimisi kasutaja seadistus, hakatakse ostuarveid ka automaatselt looma.

Kui ei soovita konkreetset kirjet luua, tuleb dokumentide transpordi alt see kirje sulgeda või siis määrata hankija kaardil loodavaks dokumendiks -