Directo palīdzība

Lai reģistrējot Directo dokumentus būtu mazāk manuāla darba, ir ieviests Directo mākslīgā intelekta rīks (Directo MI), kas spēj nolasīt datus no PDF, lai no faila Directo reģistrētu ienākošo rēķinu, avansa norēķinu, pirkuma pasūtījumu vai dokumentu Saņemtās preces.

Kā strādā Directo MI?
Katram uzņēmumam, kas izmanto Directo, ir e-pasta adrese, uz kuru nosūtot pielikumus, tie tiek iesūtīti Directo.
E-pasta adrese sākas ar datubāzes nosaukumu bez prefiksa ocra_ un beidzas ar @data.directo.ee
Piemēram, ja datubāze ir https://login.directo.ee/ocra_abc_lv, tad e-pasta adrese ir abc_lv@data.directo.ee

1) Nosūtiet PDF failu uz e-pasta adresi, kura paredzēta pielikumu nosūtīšanai uz jūsu uzņēmuma Directo.

2) Directo galvenajā izvēlnē dodieties uz kolonnu SISTĒMA → ATSKAITES → Pielikumi

3) Tad tiks atvērta atskaite Pielikumi. Tās laukā Veids norādiet opciju Nepiesaistītie pielikumi.
Tad tiks parādīts saraksts ar visiem pielikumiem, kuri ir datubāzē, bet kuri nav piesaistīti nevienam dokumentam vai kartītei.

4) Uzspiediet uz tā pielikuma nosaukuma, par kuru vēlaties Directo reģistrēt ienākošo rēķinu, avansa norēķinu, pirkuma pasūtījumu vai dokumentu Saņemtās preces. Pārliecinieties, ka pie konkrētā pielikuma kolonnā Veids ir norādīts veids, kurš atbilst dokumentam, kurš jāreģistrē. Piemēram, ja ir jāreģistrē ienākošais rēķins, tad jābūt norādītam veidam Ienākošais rēķins. Pēc nospiediet pogu IZVEIDOT.

5) Tad tiks reģistrēts dokuments. Mākslīgais intelekts būs apstrādājis PDF failu un pamatojoties uz to ielasījis dokumentā datus. Papildus PDF failam dokumentam būs pievienots arī mākslīgā intelekta automātiski izveidotais e-rēķina fails (XML).

Directo MI priekšrocības
Automatizācija - darbiniekam pašam vairs nav jāaizpilda vairums lauku, jo to izdara Directo. Automātiski tiek norādīts piegādātājs, rēķina faktiskais numurs, rēķina datums, apmaksas datums, summas ar/bez PVN un tiek aizpildītas par dokumenta rindas.

MI funkcijas aktivizēšana
Directo MI rīku var aktivizēt lietotājs, kuram ir tiesības mainīt sistēmas uzstādījumus.

1) No Directo galvenās izvēlnes jādodas UZSTĀDĪJUMI → Sistēmas uzstādījumi

2) Sistēmas uzstādījumu meklēšanas laukā jāieraksta intelekts un jānospiež taustiņš Enter vai jāuzspiež uz meklēšanas ikonas.

3) Tad tiks parādīts uzstādījums Lai izveidotu e-rēķinus no PDF failiem, kuri nosūtīti uz data.directo.ee, tiek izmantots mākslīgais intelekts. Pie tā ir jānorāda opcija jā.

4) Tad parādīsies uznirstošais logs, kurā jāpiekrīt pakalpojuma noteikumiem.
Ja lietotājs nepiekrīt pakalpojuma noteikumiem, tad MI netiks aktivizēts.

Uznirstošā loga teksts:
Ieslēdzot šo iestatījumu, jūs piekrītat, ka:
1.Mākslīgais intelekts (Google LLC) apstrādās PDF failus, kas saņemti jūsu data.directo.ee pastkastītē, un ģenerēs no tiem e-rēķinus.
MI precizitāte un rezultāti var atšķirties, un Directo neuzņemas atbildību par jebkādām neprecizitātēm vai zaudējumiem, ko izraisījušas MI izvades kļūdas vai ļaunprātīga izmantošana.
Vienmēr pārbaudiet rezultāta precizitāti!
2. Papildu apakšapstrādātājs, Google LLC, apstrādās jūsu datus, nodrošinot mākoņdatošanas un saistītos pakalpojumus.
Directo datu apstrādes līgums ir pieejams vietnē https://directo.lv/personas-datu-apstrades-ligums 3. Šīs funkcionalitātes izmantošana ir brīvprātīga, un jūs to varat atspējot jebkurā laikā.
Esmu izlasījis(-usi) iepriekš minēto, saprotu riskus un piekrītu izmantot pakalpojumu.

5) Pēc piekrišanas sistēmas uzstādījumu sadaļā jānospiež poga Saglabāt, un tad pakalpojums būs aktivizēts.

Pēc aktivizēšanas:
Visi PDF formāta faili, kuri iesūtīti Directo pēc MI aktivizēšanas, nonākot uzņēmuma nepiesaistīto pielikumu sarakstā tiks automātiski apstrādāti un par tiem tiks uzģenerēts e-rēķins.
E-rēķins parādās gan atskaites Pielikumi nesaistīto pielikumu sarakstā, gan ir atrodams Dokumentu transporta reģistrā ar veidu e-rēķins. Dokumenta reģistrēšanu Directo varat uzsākt gan no atskaites Pielikumi nesaistīto pielikumu saraksta, gan arī no Dokumentu transporta reģistra tāpat kā to darītu līdz šim.

Visi dokumenti, kuri izveidoti ar MI, dokumentu transporta sarakstā un ienākošajā rēķinā (ja ienākošajiem rēķiniem tiek izmantots jaunais dizains), ir marķēti ar ✨ simbolu.

Uz piegādātāju balstīta MI pārvaldība
Lai iestatītu automātiskus grāmatojumu noteikumus un padarītu dokumentu aizpildīšanas procesu vēl ātrāku, piegādātāju kartītēs sadaļā Automatizācija var veikt automatizācijas uzstādījumus.
Papildus tam, ja uz visiem ar piegādātāju saistītajiem ienākošajiem dokumentiem vienmēr attiecas vienāda PVN likme, tad ērtākai sistēmas lietošanai piegādātāja kartītes sadaļā Vispārējā info laukā PVN kods ir ieteicams norādīt iegādes dokumentiem paredzētu PVN kodu, kurš atbilst konkrētajai PVN likmei.

Piegādātāja kartītes lauks Atspējot MI ✨
Ja nevēlaties, ka MI apstrādā piegādātāja PDF failus, tad piegādātāja kartītes laukā Piegādātāja kartītes lauks Atspējot MI ✨ ir jānorāda opcija Jā. Tādā gadījumā ar piegādātāju saistīti PDF faili paliks kā parasti pielikumi un informācija dokumentā (piemēram, piegādātājs) automātiski tiks ielasīta tikai tad, ja to būs iespējams nolasīt no PDF faila, taču šajā procesā netiks iesaistīts MI.

Svarīgi zināt
• Directo MI ir gudrs, bet tas nav nekļūdīgs risinājums un nav uzskatāms par īstu e-rēķinu aizstājēju. Tāpēc vienmēr pastāv iespēja, ka MI var pieļaut kļūdas.
• Vienā e-pastā varat nosūtīt vairākus PDF formāta rēķinus - Directo par katru no tiem izveidos atsevišķu e-rēķinu.
• MI precizitāte var būt atkarīga no PDF rēķina formāta - sistēma pašlaik darbojas tikai ar teksta bāzētiem PDF, nevis skenētiem attēliem.
• Ja uz data.directo.ee e-pasta adresi tiek nosūtīts e-rēķins, MI šo e-rēķinu neapstrādās, jo MI strādā tikai ar PDF formāta failiem.