Kogu tõde e-arvetest

VAATA 20.06.2019 E-ARVETE SEMINARI

Mis on e-arve

E-arve on masinloetav arve, mida saadetakse ja võetakse vastu süsteemide vahel automaatselt operaatori vahendusel ilma kasutaja sekkumiseta.

PDF ei ole e-arve ning e-arve ei ole lihtsalt fail (nt Word või muu dokument).
E-arvel on tavaliselt kaasas PDF visuaalne kujutis ning see liigub XML-vormingus.
Mõningatel juhtudel võib Directo vastu võtta ka e-mailiga saadetud e-arveid (XML-vormingus).

E-arvete olemuse kohta saab lugeda siit: Pangaliit ja Rahandusministeerium.

Kellele on kohustus saata e-arve?

Riigiraamatupidamiskohustuslasele
Kohaliku omavalitsuse üksusele
Avalik-õiguslikule juriidilisele isikule
Igale ettevõtjale, kes on RIK ettevõtjaportaalis kinnitanud oma e-arvete vastuvõtmise teenusepakkuja.
- Directos näed kliendikaardil välja ”e-arvete vastuvõtt” - kui seal on Jah, siis klient võtab vastu e-arveid. Info kuvatakse vastavalt äriregistri päringule kliendi registrikoodi alusel (igaöine).

Hiirega väljale minnes on näha ka operaatori nimi.

E-arve operaator on vajalik – aga piisab enamasti ühest

E-arved liiguvad alati läbi e-arve operaatori - operaator tagab selle, et e-arve jõuaks õige saajani.
Eesti e-arve operaatorite vahel toimub roaming – kõik operaatorid vahendavad omavahel e-arveid ning kasutavad standardset XML-formaati.
Arveid saab saata ka teise operaatori kliendile. Näiteks kui sina oled RIKis ja hankija Finbites, jõuab arve ikkagi kohale.
E-arvet saates ei pea teadma saaja aadressi nagu e-maili puhul. Piisab teadmisest, kas klient võtab e-arveid vastu – ülejäänu teeb operaator automaatselt.
E-arve vastuvõtmiseks saab olla üks operaator
Saata saab läbi mitme operaatori ehk Directos võite olla liitunud mitme operaatoriga korraga

Mitut operaatorit on vaja vaid erijuhtudel, nt:

kui tahad saata e-arveid eraisikutele või ettevõtetele internetipankadesse,
kui vajad EDI-lahendusi (nt Telema),
kui on rahvusvaheline e-arveldamine

E-arvete saatmiseks ja vastuvõtmiseks on alati vajalik liitumine vähemalt ühe operaatoriga. Ilma operaatorita ei ole võimalik e-arveid automaatselt edastada ega vastu võtta.

Directo liidesed e-arve operaatoritega

linkidest leiad liidestuste seadistuse detailsed juhendid

RIK e-arveldaja – Directo kasutajale tasuta saatmine ja vastuvõtmine
Finbite – e-arvete vastuvõtt ja saatmine, kuluaruannete vastuvõtmine
UnifiedPost – e-arvete vastuvõtt ja saatmine, lisaks EDI lahendused
Fitek - ainult vastuvõtmine, saatmiseks peab kasutama muud operaatorit
Telema - e-arvete saatmine ja vastuvõtmine; toimib läbi EDI liidese
PEPPOL ’iga e-arvete vastuvõtmine ja saatmine
Finvoice - Soome e-arvete saatmiseks - liidese käivitamiseks on vaja Directo ja/või operaatori sekkumist.
Envoice - ainult vastuvõtmine, saatmiseks peab kasutama muud operaatorit, kuluaruannete vastuvõtmine

Kuidas valida e-arve operaatorit?

1.Kõigepealt määratle oma vajadused:

Kas sa tahad ainult e-arveid saata, neid vastu võtta, või mõlemat?
Kas on vaja saata e-arveid internetipankadesse (nii eraisikutele kui firmadele)? Kõik operaatorid seda automaatselt ei paku, seega tasub see kindlasti üle kontrollida. Näiteks RIKi kaudu pole võimalik e-arved edastada internetipankadesse, aga Finbite seda võimaldab.

2.Kas pead saatma mitu manust?

Mõni operaator saadab ainult e-arve + PDF. Mõni võimaldab manustada ka lisafaile. RIKi edastatakse nii e-arve kui ka PDF arvest, kuid mitte arvele lisatud manuseid.
Mõned operaatorid, näiteks Finbite, võimaldavad lisaks e-arvele vastu võtta ja edasi saata ka mitut manust. Uuri seda kindlasti otse operaatorilt.
Alates 1.7.2025 toimus üleminek PEPPOL e-arve standardile, mis võimaldab edastada mitu manust.

3.Millised on sinu äripartnerite asukohad

Kui enamik partneritest on Eestis, võib sobida kohalik operaator.
Kui sul on välispartnerid, siis otsi operaatorit, kes toetab ülemaailmseid standardeid (nt Peppol-võrgustik), mis võimaldab suhelda erinevate riikide e-arve süsteemidega.
RIK toimib vahendajana, kes võtab Peppol e-arved vastu ning edastab need automaatselt Directosse. Piisab, kui annad oma Peppol ID (nt 0191:xxxxxxxx, leiad selle E-äriregistrist) oma välismaistele hankijatele, et nad saaksid arved õigesse kohta saata.
RIK hetkel ei toeta e-arvete saatmist, vaid ainult nende vastuvõttu Peppoli kaudu.
PEPPOL arvete vastuvõtmiseks ja saatmiseks peab olema kasutusel Directo EDI liides Telema, Finbite või UnifiedPostiga.

Mis juhtub pärast e-arve operaatoriga liitumist?

Peale e-arve operaatoriga liitumist võivad teised ettevõtted hakata sulle automaatselt e-arveid saatma tänu äriregistri infole.

Soovitus algajale – alusta ühe operaatoriga

Näiteks RIK, sest e-arvete saatmine ja vastuvõtmine RIK-i kaudu on Directo kasutajatele tasuta.

Aktiveeri Directo → RIK liides, et e-arvete saatmine toimiks.

Kui tahad arveid nii saata kui vastu võtta või ainult vastu võtta, peab juhatuse liige tegema äriregistris vastava märke.
ainult saatmise korral äriregistris kinnitamist teha pole vaja ja Directo on e-arve saatmiseks kohe valmis.

Detailsed juhendid operaatoritega liidestamiseks

RIK e-arveldaja (e-arvete saatmine ja vastuvõtmine) - Directo kliendile tasuta
Finbite (e-arvete saatmine ja vastuvõtmine, kuluaruannete vastuvõtmine)
UnifiedPost (e-arvete saatmine ja vastuvõtmine, lisaks EDI lahendused)
Fitek (ainult e-arvete vastuvõtmine, saatmiseks peab kasutama muud operaatorit)
Telema (e-arvete saatmine ja vastuvõtmine; toimib läbi EDI liidese)
PEPPOL ’iga e-arvete vastuvõtmine ja saatmine
Finvoice (Soome e-arvete saatmiseks) - liidese käivitamiseks on vaja Directo ja/või operaatori sekkumist.
Envoice (ainult e-arvete vastuvõtmine, saatmiseks peab kasutama muud operaatorit, kuluaruannete vastuvõtmine)