VAATA 20.06.2019 E-ARVETE SEMINARI

E-arve on masinloetav arve, mida saadetakse ja võetakse vastu süsteemide vahel automaatselt operaatori vahendusel ilma kasutaja sekkumiseta.

• PDF ei ole e-arve ning e-arve ei ole lihtsalt fail (nt Word või muu dokument).
• E-arvel on tavaliselt kaasas PDF visuaalne kujutis ning see liigub XML-vormingus.
• Mõningatel juhtudel võib Directo vastu võtta ka e-mailiga saadetud e-arveid (XML-vormingus).

E-arvete olemuse kohta saab lugeda siit: Pangaliit ja Rahandusministeerium.

• Riigiraamatupidamiskohustuslasele
• Kohaliku omavalitsuse üksusele
• Avalik-õiguslikule juriidilisele isikule
• Igale ettevõtjale, kes on RIK ettevõtjaportaalis kinnitanud oma e-arvete vastuvõtmise teenusepakkuja.
  • Directos näed kliendikaardil välja ”e-arvete vastuvõtt” - kui seal on Jah, siis klient võtab vastu e-arveid. Info kuvatakse vastavalt äriregistri päringule kliendi registrikoodi alusel (igaöine).

Hiirega väljale minnes on näha ka operaatori nimi.

• E-arved liiguvad alati läbi e-arve operaatori - operaator tagab selle, et e-arve jõuaks õige saajani.
• Eesti e-arve operaatorite vahel toimub roaming – kõik operaatorid vahendavad omavahel e-arveid ning kasutavad standardset XML-formaati.
• Arveid saab saata ka teise operaatori kliendile. Näiteks kui sina oled RIKis ja hankija Finbites, jõuab arve ikkagi kohale.
• E-arvet saates ei pea teadma saaja aadressi nagu e-maili puhul. Piisab teadmisest, kas klient võtab e-arveid vastu – ülejäänu teeb operaator automaatselt.
• E-arve vastuvõtmiseks saab olla üks operaator
• Saata saab läbi mitme operaatori ehk Directos võite olla liitunud mitme operaatoriga korraga

Mitut operaatorit on vaja vaid erijuhtudel, nt:

• kui tahad saata e-arveid eraisikutele või ettevõtetele internetipankadesse,
• kui vajad EDI-lahendusi (nt Telema),
• kui on rahvusvaheline e-arveldamine

E-arvete saatmiseks ja vastuvõtmiseks on alati vajalik liitumine vähemalt ühe operaatoriga. Ilma operaatorita ei ole võimalik e-arveid automaatselt edastada ega vastu võtta.

• RIK e-arveldaja – Directo kasutajale tasuta saatmine ja vastuvõtmine
• Finbite – e-arvete vastuvõtt ja saatmine, kuluaruannete vastuvõtmine
• Telema ja Unifiedpost – e-arvete vastuvõtt ja saatmine, lisaks EDI lahendused
• Fitek - ainult vastuvõtmine, saatmiseks peab kasutama muud operaatorit,
• Envoice - ainult vastuvõtmine, saatmiseks peab kasutama muud operaatorit, kuluaruannete vastuvõtmine
• Finvoice - Soome e-arvete saatmiseks

1.Kõigepealt määratle oma vajadused:

• Kas sa tahad ainult e-arveid saata, neid vastu võtta, või mõlemat?
• Kas on vaja saata e-arveid internetipankadesse (nii eraisikutele kui firmadele)? Kõik operaatorid seda automaatselt ei paku, seega tasub see kindlasti üle kontrollida. Näiteks RIKi kaudu pole võimalik e-arved edastada internetipankadesse, aga Finbite seda võimaldab.

2.Kas pead saatma mitu manust?

• Mõni operaator saadab ainult e-arve + PDF. Mõni võimaldab manustada ka lisafaile. RIKi edastatakse nii e-arve kui ka PDF arvest, kuid mitte arvele lisatud manuseid.
• Mõned operaatorid, näiteks Finbite, võimaldavad lisaks e-arvele vastu võtta ja edasi saata ka mitut manust. Uuri seda kindlasti otse operaatorilt.
• Alates 1.7.2025 toimus üleminek PEPPOL e-arve standardile, mis võimaldab edastada mitu manust.

3.Millised on sinu äripartnerite asukohad

• Kui enamik partneritest on Eestis, võib sobida kohalik operaator.
• Kui sul on välispartnerid, siis otsi operaatorit, kes toetab ülemaailmseid standardeid (nt Peppol-võrgustik), mis võimaldab suhelda erinevate riikide e-arve süsteemidega.
• RIK toimib vahendajana, kes võtab Peppol e-arved vastu ning edastab need automaatselt Directosse. Piisab, kui annad oma Peppol ID (nt 0191:xxxxxxxx, leiad selle E-äriregistrist) oma välismaistele hankijatele, et nad saaksid arved õigesse kohta saata.
• RIK hetkel ei toeta e-arvete saatmist, vaid ainult nende vastuvõttu Peppoli kaudu.
• PEPPOL arvete vastuvõtmiseks ja saatmiseks peab olema kasutusel Directo EDI liides Telema, Finbite või UnifiedPostiga.

Peale e-arve operaatoriga liitumist võivad teised ettevõtted hakata sulle automaatselt e-arveid saatma tänu äriregistri infole.

Näiteks RIK, sest e-arvete saatmine ja vastuvõtmine RIK-i kaudu on Directo kasutajatele tasuta.

Aktiveeri Directo → RIK liides, et e-arvete saatmine toimiks.

• Kui tahad arveid nii saata kui vastu võtta või ainult vastu võtta, peab juhatuse liige tegema äriregistris vastava märke.
• ainult saatmise korral äriregistris kinnitamist teha pole vaja ja Directo on e-arve saatmiseks kohe valmis.

Veendu, et süsteemi seadistustes on täidetud vähemalt järgmised andmed (vajalik nii e-arve edastamiseks kui ka seaduse nõuete täitmiseks):

• Firma nimi – saatja nimi (kohustuslik arvel)
• Firma reg. number – saatja registrikood
• Firma KM reg. nr – käibemaksukohustuslase number (kui on)
• Firma jur. aadress – saatja aadress
• Firma pangakonto/IBAN – arveldusarve (vajalik e-arve tasumiseks)
• Firma panga SWIFT – panga tunnus (vajalik rahvusvaheliseks makseks)

Veendu, et kliendikaardil oleks täidetud järgmised andmed:

• Kliendi nimi
• Kliendi aadress (vajalik arvele)
• Kliendi registrikood (selle alusel tuvastatakse, kas klient võtab e-arveid vastu ning arve jõuab õige saajani.
• Kliendi KMKR number (vajadusel)

Directo teeb koostööd järgmiste e-arve operaatoritega, kelle kaudu saab e-arveid saata: RIK e-arveldaja, Finbite (Omniva), Telema, Unifiedpost ja Envoice.

Üldiselt: kui liidestuse aktiveerid, siis e-arve saadetakse automaatselt peale arve kinnitamist. Seadistused, mida see mõjutab:

• „RIK e-arvete liidestus„ – valikud: Ei / Ainult saatmine / Ainult vastuvõtt / Saatmine ja vastuvõtt. Automaatne saatmine arve kinnitamisel on RIK liidese sisse ehitatud – valik määrab ainult seda, mis suunas liides töötab (saatmine, vastuvõtt või mõlemad).
• „Unifiedpost liides„ - – valikud: Jah / Ei.Automaatne saatmine arve kinnitamisel on liidese sisse ehitatud
• „Omniva/Finbite/EAK e-arvete automaatne saatmine arve kinnitamisel„ – valikud: Ei / Alati kõigile / Vastavalt kliendikaardi kanalile või kui saaja võtab e-arveid vastu. Kui valik on Alati kõigile või Vastavalt kliendikaardi kanalile või kui saaja võtab e-arveid vastu, siis toimub e-arve saatmine automaatselt arve kinnitamisel. (NB! See seadistus lisandus 2025. aasta maikuus – kui kasutad Finbite liidestust juba varasemast, tuleb see eraldi sisse lülitada.)

Directo kontrollib äriregistri alusel automaatselt (igaöiselt), kas klient on e-arve vastuvõtuvõimeline.

Tee arve nagu tavaliselt ja vajuta „Kinnita“.

Kuidas ma tean, et arve saadetakse automaatselt e-arvena ja seda, et see on välja saadetud?

Salvestatud uue kujundusega arve päises kuvatakse info ikooni koos selgitusega „Kinnitamine saadab e-arve (rik-earve)„ ehk sulgudes on ka märge, et mis operaatoriga on tegu.

Peale arve kinnitamist kuvatakse koheselt uut info ikooni koos selgitusega, et arve on elektroonilise saatmise ootel. Samuti kuvatakse see info külgpaneeli Ajalugu sektsiooni.

Kui arve on elektrooniliselt saadetud, kuvatakse arve päisesse ikoon koos saatmise infoga. Samuti kuvatakse see info külgpaneeli Ajalugu sektsiooni.

Mida veel on hea teada:

• Kui kliendil on e-arve vastuvõtu võime, jõuab kinnitatud arve tema infosüsteemi täiesti automaatselt (RIK, Finbite; Finvoice'i puhul on operaatoriks Apix ja liidestamiseks on vaja Directo poolset sekkumist).
• Saatmist saab viivitada – Directos on seadistus, mitu tundi pärast arve kinnitamist e-arve operaatorile töötlemiseks edastatakse: Süsteemi seadistused > Transport > RIK-earve saatmise viivitus tundides (0–24).
• Saata saad ka nt 1x päevas kõik arved korraga (Arvete nimekiri aruandest, filter „Edastuskanal“).
• Aktiivse e-arve liidestuse korral saadetakse ka kassaarved kliendile e-arvetena. Kliendikaardil Transport sakis saab seadistuse „Arve saatmise tingimus„ abil määrata, et nt sularahas või kaardiga tasutud kassaarveid ei saadeta e-arvena. Vajadusel saab valikut otse dokumendil muuta, kui on peale pandud süsteemi seadistus „E-arve saatmine on arvel valitav valik“ = Jah. Kui on aga soov, et vaikimisi oleks e-arve saatmine maha võetud, saab seda kehtestada Süsteemi seadistused > Kassaarve saadetakse vaikimisi e-arvena = Ei.

Kui ei soovi automaatset e-arve saatmist:

• Seadistus „E-arve saatmine on arvel valitav„ = Jah – arvel kuvatakse märge „e-saatmisesse“ ja kui arve on salvestatud ning ei soovi, et see läheks automaatselt e-arvena saatmisse, saad käsitsi linnukese eemaldada.
• Kliendikaardil Transport sakil „Kinnitamine saadab automaatselt„ = Ei – siis tekib arvele nupp „Saada e-arve“ ja saad käsitsi vajutades arve ära saata.

Oluline teada

• E-arvet saab saata ainult ühe korra
  • Operaatorid ei luba sama numbriga dokumenti mitu korda edastada
  • Saadetud e-arve kajastub saaja infosüsteemis loetud minutite jooksul
  • Kui arvel on viga, tuleb algne arve krediteerida, luua uus parandatud arve ning saata kliendile mõlemad dokumendid (kreeditarve ja uus arve).
  • Kinnitamata dokumenti ei saa e-arvena saata – andmed peavad olema lõplikud

• E-arve ei ole e-saateleht
  • Kui on vaja klientidele esitada e-saatelehti või vastu võtta e-tellimusi, peab kasutama EDI operaatori teenuseid (Telema, Edisoft vms). NB! Sama operaator võib edastada ka e-arveid.

Üldjuhul ei ole soovitatav saata sama arvet nii e-arvena kui e-mailiga, sest see võib tekitada kliendis segadust.

• Finbite (e-arvete saatmine ja vastuvõtmine)
• Fitek ja UnifiedPost (e-arvete saatmine ja vastuvõtmine)
• Telema (e-arvete saatmine ja vastuvõtmine; toimib läbi EDI liidese)
• PEPPOL ’iga e-arvete vastuvõtmine ja saatmine
• Finvoice (Soome e-arvete saatmiseks) - liidese käivitamiseks on vaja Directo ja/või operaatori sekkumist.
• Envoice (ainult e-arvete vastuvõtmine)