Karta Aktywa o Niskiej Wartości przeznaczona jest do zarządzania wyposażeniem.

Karta Aktywów o Niskiej Wartości współpracuje z następującymi dokumentami:

• Zmiana aktywów - wyposażenie
• Likwidacja śrd. trwałych
• Inwentaryzacja Środ. Trw.

Przed utworzeniem kart aktywów o niskiej wartości należy dokonać następujących ustawień, jeśli są potrzebne:

• Grupy aktywów
• Działy

• Nowy — otwiera nowy pusty dokument
• Zapisz – zapisuje dokument
• Kopiuj – tworzy kopię dokumentu. Jednocześnie można otworzyć tylko jedną niezapisaną wersję roboczą. Następną kopię można wykonać po zapisaniu nowego dokumentu.
• Odrzuć - Przycisk jest aktywny, gdy transakcja ma status wersji roboczej lub we wpisie dokonano niezapisanych zmian. Po wybraniu opcji Odrzuć niezapisane zmiany zostaną usunięte, a transakcja zapisana.
• Usuń – usuwa transakcję. Pyta z wyprzedzeniem, czy na pewno chcesz usunąć. Można usunąć tylko te dokumenty środków trwałych, na których nie wykonano żadnych operacji (naliczona amortyzacja, utworzone dokumenty uzupełniające itp.).
• Załączniki - umożliwia powiązanie plików z dokumentem
• E-mail - umożliwia przesłanie dokumentu pocztą elektroniczną
• Drukuj – drukuje dokument
• Likwidacja - umożliwia odpisanie majątku
• Edytuj - umożliwia dokonanie zmian w środku trwałym
• Wyciągi
• - umożliwia wyświetlenie dodatkowych pól informacji o lokalizacji na karcie środków trwałych.

• Wybierz dodatkowe pola informacji o lokalizacji - otwiera nowe okno, które pozwala wybrać dodatkowe pola informacyjne o lokalizacji.
• - umożliwia otwarcie widoku załącznika powiązanego z dokumentem.

• Kod unikalny identyfikator, który można wprowadzić ręcznie lub wybrać z opcji dostępnych poprzez dwukrotne kliknięcie/kliknięcie prawym przyciskiem myszy
• Nazwa nazwa aktywu
• Grupa kod grupy aktywu - umieszcza konta księgowe, stawkę i rodzaj amortyzacji opisane w grupie środka trwałego, grupuje środki trwałe w raportach. Możliwość wyboru poprzez podwójne kliknięcie/prawy przycisk myszy.
• Nazwa grupy nazwa grupy aktywu
• Typ wybór rodzaju - wyposażenie (amortyzacja nie jest naliczana w przypadku aktywów o niskiej wartości)
• Leasing opcje Nie, leasing operacyjny, leasing finansowy- pole informacyjne o nabyciu środków trwałych
• Majątek wynajmowany: Umożliwia wybór danej nieruchomości do umów najmu. Otwiera sekcję Dane najmu na karcie.
• Podstawowy jeśli zasób jest częścią innego zasobu, raporty można sporządzać z zasobem głównym.
• Komentarz pole dla dodatkowej informacji
• Kod kreskowy Kod kreskowy nieruchomości
• Zamknięte : zaznaczenie

• Początek amortyzacji: zwykle data zakupu aktywów o niskiej wartości. Związana z datą zakupu. Początek obliczeń może przypadać w tym samym miesiącu w przeszłości, co data zakupu. Można użyć daty przyszłej.
• Cena zakupu: pierwotna cena zakupu (cena zakupu może być również ujemna)
• Korekta wartości: suma dodatkowych kosztów
• Koniec amortyzacji: domyślnie pusta. Datą odpisu będzie data odpisu.
• Cena brutto zakupu: sumuje cenę zakupu i korekty wartości
• Cena jednostkowa : oblicza cenę za jednostkę

• Ilość: ilość może być większa niż 1. Jeśli na podstawie faktury zakupu tworzony jest składnik aktywów o niskiej wartości, informacje o ilości pobierane są z faktury zakupu.
• Ilość spisana: wartość aktywów o niskiej wartości odpisana. Nie można zmienić ręcznie.
• Aktualna ilość: bieżąca ilość aktywów o niskiej wartości. Na przykład, jeśli ilość wynosiła 5 szt. i 1 szt. została odpisana, to bieżąca ilość wynosi 4 szt. Nie można zmienić ręcznie.
• Dostawca: kod dostawcy na fakturze zakupu
• Nazwa dostawcy: nazwa dostawcy na fakturze zakupu
• Faktura zakupu : numer faktury zakupu, na podstawie której utworzono kartę aktywów o niskiej wartości.
• Zakupiono: data faktury zakupu
• Artykuł: kod artykułu
• SN : numer seryjny - pole informacyjne
• Likwidowany: data
• Gwarancja: data
• Rozszerzona gwarancja: data
• Dostawca obsługi technicznej: kod dostawcy usług konserwacyjnych
• Nazwa dostawcy obsługi technicznej: nazwa dostawcy usług konserwacyjnych
• Obsługa: zaznaczenie
• Data obsługi: data (ostatniej konserwacji/naprawy)
• Następna obsługa techniczna: data (następna planowana konserwacja/naprawa)
• Działanie: wybór różnych aktywności – zakup, otrzymane bezpłatnie, ulepszenia

• Dział: opcja wyboru działu
• Użytkownik:opcja zakładki użytkownika, kod jest umieszczany
• Odpowiedzialny: opcja zakładki użytkownika, kod jest umieszczany
• Obiekt: obiekt lub lista obiektów z przecinkami
• Kod klienta: opcja zakładki klienta, kod jest umieszczany
• Nazwa klienta: nazwa wybranego klienta
• Projekt : opcja wyboru projektu
• Miejsce: ID adresu. Jeśli wybrano departament, można umieścić tylko kody lokalizacji (ID adresu) zaznaczone na tym departamencie. Jeśli nie zaznaczono żadnego departamentu, można wybrać wszystkie kody lokalizacji (ID adresu).

• Lista ubezpieczeń: zaznaczenie, wybranie spowoduje utworzenie listy ubezpieczeń
• Ubezpieczenie: kwota, na jaką ubezpieczony jest majątek
• Ubezpieczyciel: kod dostawcy ubezpieczenia
• Nazwa ubezpieczyciela: nazwa dostawcy ubezpieczenia
• Komentarz: pole tekstowe

Zakładka jest aktywna, gdy wybrano w nagłówku Majątek wynajmowany.

• Artykuł wynajmu:artykuł, który jest umieszczany w umowie o aktywa trwałe jako pozycja wiersza lub artykuł, na podstawie którego aktywa trwałe są dzierżawione. Pole jest wypełniane domyślnie, gdy umieszczasz artykuł w polu pozycji wynajmu aktywów trwałych w karcie pozycji. Na karcie aktywów to pole można zastąpić.
• Jednostka wynajmu: opcje - miesiąc, dzień, bez niedzieli, dzień roboczy
• Rozpoczęcie wynajmu: określa datę, kiedy środek trwały jest oferowany do wynajęcia. Może być również pusty lub tylko jeden z nich może być pusty.
• Koniec wynajmu: określa datę wygaśnięcia umowy leasingu środków trwałych

Zakładka jest aktywna, gdy wybrano w nagłówku Auto.

• Zarejestrowany: uwaga na dowodzie rejestracyjnym samochodu
• kW: moc silnika samochodu kW
• 50/100: opcje użytkowania nr 50, 100 zgodnie z estońskim prawem podatkowym
• Ważne od : początku okresu, od którego naliczany jest podatek od świadczeń pozapłacowych dla samochodu
• Numer rejestracyjny pojazdu: numer rejestracyjny samochodu
• Właściciel: opcje Nie, Pracodawca lub Osobiste
• Ważne do: koniec okresu, od którego kończy się naliczanie podatku od świadczeń dodatkowych z tytułu posiadania samochodu
• ES TM: zaznaczenie, powoduje transakcję podatku dochodowego od świadczeń pozapłacowych
• ES SOTS: zaznacz, dokonuje transakcji podatku socjalnego w ramach świadczeń dodatkowych
• ES kW: zaznaczenie, oblicza kwotę, na której opiera się świadczenie dodatkowe z tytułu samochodu
• KMD 50:zaznaczenie, określa liczbę samochodów w 50% wykorzystaniu w deklaracji VAT
• KMD 100: zaznaczenie, określa liczbę samochodów w 100% wykorzystaniu w deklaracji VAT
• Data zapisu księgowego :wskazuje ostateczną datę obliczenia podatku od świadczeń pozapłacowych
• Numer transakcji :wskazuje numer transakcji (link do transakcji otwiera się w zakładce Działania)

Dane podatkowe – początek naliczania podatku nie może przypadać później niż data rozpoczęcia naliczania podatku od świadczeń dodatkowych związanych z samochodem.

Pola danych mogą być używane do dodawania dodatkowej informacji i później używane w raportach. Pola danych do opisania Dodatkowe pola.

• Nazwa pola: wybór dodatkowych pól opisanych na karcie środka trwałego
• Treść: zawartość pola danych zaznaczona w wierszu wyboru lub dodana ręcznie
• Parametr: pole tekstowe

• Data: date początek obliczania. Może być w przeszłości do daty np. faktury zakupu.
• Korekta wartości: dodatkowa kwota
• Obiekt: obiekt lub lista obiektów z przecinkami
• Użytkownik: opcja zakładki użytkownicy, umieszczany jest kod
• Komentarz: pole tekstowe
• Dostawca: opcja zakładki dostawcy, umieszczany jest kod
• Nazwa dostawcy: wybrana nazwa dostawcy
• Dokument: wybór listy (faktura zakupu, wydatek, dane odpisane, przeliczenie)
• Numer: numer dokumentu
• Zakupiono: data
• Działanie: wybór różnych działań – zakup, otrzymane bezpłatnie….

• Data: data
• Użycie: pole tekstowe

• Typ: typ aktywów trwałych w module Kadry i płace. Wybór z menu rozwijanego. Ustawienia: Relation between assets and personnel assets
• Użytkownik: wybór z zakładki użytkownicy, kod jest umieszczany
• Nazwa użytkownika: nazwa użytkownika jest wyświetlana (po zapisaniu), nie można jej zmienić
• Umowa : dokument, na podstawie którego środek trwały został wydany użytkownikowi. Pole tekstowe. Nie jest wymagane
• Close out: selection from users tab, the code is placed
• Close out name: name is displayed (after saving), cannot be changed
• Data początku: data wydania środka trwałego użytkownikowi
• Data zakończenia: data zwrotu aktywów lub zakończenia zobowiązania
• Komentarz : tekst objaśniający. Nie jest wymagany

Umożliwia dzielenie miesięcznych transakcji amortyzacji pomiędzy wiele pozycji kosztowych lub projektów.

• Proporcja : pole liczbowe
• Obiekt kosztowy: obiekt lub lista obiektów z przecinkami
• Projekt kosztowy: opcja zakładki projekt, kod jest umieszczany
• Data początku: data rozpoczęcia ważności
• Data zakończenia: data zakończenia ważności

Pokazuje działania wykonywane w odniesieniu do środków trwałych (amortyzacja, przeliczenia itp.).

• Data: data
• Data działania: data
• Data księgowości: data
• Działanie: typ działania
• Kto?: wyświetlana jest nazwa użytkownika
• Kiedy?: data działania
• Amortyzacja: suma kosztów (np. miesięczny koszt amortyzacji)
• Wartość :suma wartości (np. cena zakupu środka trwałego)
• Zapis księgowy: numer transakcji
• Dokument : numer dokumentu powiązanego
• Komentarz: informacje o polu komentarza powiązanego dokumentu
• Saldo: saldo wartości środka trwałego

Nową kartę środka trwałego można utworzyć w następujący sposób:

• Z dokumentu faktury zakupu
• Z dokumentu wydatków
• Z dokumentu likwidacji artykułów
• Z rejestru środków trwałych
• Poprzez masowy import kart środków trwałych

Wprowadź fakturę zakupu, w polu Konto wybierz konto aktywów, na które ma zostać przekazana cena nabycia środków trwałych.

Po potwierdzeniu faktury zakupu, przycisk Nowy środek trwały pojawi się pod trzecią kropką na górze wierszy. Po naciśnięciu przycisku otwiera się nowa karta aktywów trwałych z wstępnie wypełnionymi informacjami, które można pobrać z faktury zakupu i które pozostają bezpośrednio powiązane z tą fakturą zakupu. Dane są dodawane automatycznie, jeśli wybierzesz konto na fakturze zakupu, które odpowiada kontu dla grupy aktywów.

Konta : konta są umieszczane z grupy aktywów.

Jeśli przynajmniej jedno konto nie jest określone na karcie aktywów (aktywa materialne lub aktywa niematerialne), program nie zezwoli na dokonanie żadnej transakcji amortyzacji. Dotyczy to również przyszłych kart aktywów.

Jeżeli w wierszu faktury zakupu ilość jest większa niż 1, na karcie środka trwałego zapisywana jest ilość 1, ponieważ na jednej karcie może znajdować się tylko 1 środek trwały.

Dane dotyczące obsługi, miejsca i ubezpieczenia służą wyłącznie celom informacyjnym i mogą być wykorzystywane w razie potrzeby.

Po potwierdzeniu wydatku, pojawi się przycisk Nowy środek trwały pod trzecią kropką na górze wierszy. Po naciśnięciu przycisku otwiera się nowa karta aktywów trwałych z wstępnie wypełnionymi informacjami, które można pobrać z wydatku i które pozostają bezpośrednio powiązane z tym wydatkiem. Dane są dodawane automatycznie, jeśli wybierzesz konto do wydatku, które odpowiada kontu dla grupy aktywów.

Po potwierdzeniu amortyzacji zapasów pojawi się przycisk Nowy środek trwały. Po naciśnięciu przycisku otwiera się nowa karta aktywów trwałych z wstępnie wypełnionymi informacjami, które można pobrać z likwidacji zapasów i które pozostają bezpośrednio powiązane z tą likwidacją artykułów. Ważne jest wybór w ustawieniach dokumentu wyboru Tworzenie aktywów - Tak

Kartę środków trwałych można utworzyć z rejestru środków trwałych lub z karty środków trwałych.

Finanse i księgowość > Środki trwałe > F2-Nowy

Na ręcznie utworzonej karcie środków trwałych nie ma żadnych wstępnie wypełnionych danych.

W przypadku dużych ilości danych wygodnie jest użyć modułu importu masowego. Umożliwia on importowanie wstępnie sformatowanego arkusza kalkulacyjnego Excel z informacjami o kartach aktywów trwałych do Directo, w wyniku czego w Directo tworzona jest odpowiednia liczba kart aktywów trwałych. Duże aktualizacje danych są również możliwe za pośrednictwem tego samego modułu.

Podczas importowania dużych ilości danych ważne jest, aby pamiętać, że typ zasobu musi zostać podany jako liczba w przygotowanej tabeli danych:

• 0 - składnik aktywów o niskiej wartości (Wyposażenie)
• 1 - składnik aktywów materialnych (środki trwałe)
• 2 - składnik aktywów niematerialnych
• 3 - składnik aktywów spisany na straty (aktywa likwidowane)

Wprowadzając salda otwarte, należy postępować dokładnie według podanych kroków.

Jeśli poprzednia kwota umorzenia jest już znana przed dodaniem karty środka trwałego do Directo, datę amortyzacji należy dodać do ustawień systemu przed jej wprowadzeniem.
Odpowiednie ustawienie można znaleźć:
Ustawienia > Ustawienia podstawowe > Ustawienia aktywów > Data aktywów dla wprowadzania sald
Na przykład data środka trwałego do wprowadzania sald to 31.12.2021 . W takim przypadku należy wprowadzić datę w ustawieniach systemu.

Wprowadź początek amortyzacji, cenę zakupu i stawkę amortyzacji na karcie środków trwałych.

Zapisz kartę, a następnie dodaj kwotę umorzenia, w przeciwnym razie kwota umorzenia zniknie, gdy zapiszesz kartę po raz pierwszy.

Po uzupełnieniu kart środków trwałych należy wrócić do ustawień systemowych i usunąć poprzednio zaznaczoną datę Wprowadź datę aktywów dla bilansów otwarcia.

Ostatnim krokiem jest obsługa. Finanse i księgowość > Raporty > Obsługa Otwórz raport i przejdź do zakładki Procesy:

Jeżeli nie wprowadzono żadnej daty, amortyzacja zostanie zapisana z bieżącą datą i nie będzie można dokonywać transakcji amortyzacyjnych w okresach wcześniejszych.

Jeżeli ustawienie systemowe Data aktywów do wprowadzania sald jest wypełnione:

• pole umorzenie na karcie aktywów jest edytowalne
• amortyzacji nie można obliczyć

Dla środków trwałych można użyć jednego lub wielu zakresów kodów środków trwałych.

• Jeden zakres numeracji jest stosowany dla wszystkich środków trwałych
  

Jeżeli używany jeden zakres, podczas tworzenia kolejnej karty środka trwałego, jest używany kod kolejnego zakresu (na przykład FA1 — podczas tworzenia kolejnej karty kod środka trwałego zostaje ustawiony na FA2, FA3 itd.)

• Dla wszystkich aktywów trwałych stosuje się wiele zakresów numeracji

Jeśli w użyciu jest wiele zakresów, podczas tworzenia kolejnej karty środka trwałego należy kliknąć dwukrotnie na pole kod i wybrać używany zakres.

Jeśli chcesz użyć liczb w zakresach - na przykład FA00001, przed częścią liczbową kodu należy dodać liczbę - na przykład FA10001. Używając kodu FA00001, program oferuje FA2 jako następny kod. Jeśli kodem jest FA10001, program zaoferuje FA10002 jako następny kod.

Ustawienia systemowe – Ustawienia podstawowe > Ustawienia aktywów > Karta aktywów jest edytowalna – Nie/Tak. B Domyślnie ustawienie to TAK

TAK - wszystkie zmiany można wprowadzić bezpośrednio na karcie aktywów trwałych, ale nie można później sporządzić raportów za wcześniejszy okres - kto był odpowiedzialny itp.
NIE - zmiany można wprowadzić tylko w dodatkowych dokumentach. Zmiany są zapisywane i można je zgłaszać w przeszłości. Opcja NIE umożliwia wprowadzanie zmian w polach aktywów trwałych i aktywów o niskiej wartości, które nie są zamknięte na karcie aktywów trwałych.

Jeśli ustawienia systemowe Karta aktywów jest edytowalna → NIE powodują zablokowanie pól po pierwszym naliczeniu amortyzacji lub po wystawieniu innego dokumentu.

Na karcie Aktywa trwałe zablokowane są następujące pola :

• Kod
• Grupa
• Typ
• Metoda obliczeniowa
• Dane fiskalne (wszystkie dane fiskalne na karcie środków trwałych)
• Konta (wszystkie konta na karcie środków trwałych)
• Dział
• Użytkownik
• Odpowiedzialny
• Obiekt
• Klient
• Projekt
• Proporcja
• Obiekt kosztowy
• Projekt kosztowy

Directo można skonfigurować tak, aby karta aktywów typu materialnego i niematerialnego musiała zostać potwierdzona, jeśli jest to konieczne. Jego celem jest zapewnienie bardziej elastycznej opcji konfiguracji procesu w sytuacjach, gdy występuje opóźnienie czasowe między zakupem aktywów a rejestracją na przykład ktoś musi to zweryfikować przed zarejestrowaniem aktywów itp.

• Potwierdzenie karty środka trwałego powoduje utworzenie zapisu księgowego.
• Możliwość (obowiązek) potwierdzenia oznacza również, że w przypadku kart niepotwierdzonych amortyzacja nie jest naliczana.
• Korekty wartości nie mogą być dodawane do potwierdzonej karty aktywów trwałych. Nowa karta aktywów trwałych musi zostać utworzona dla korekt wartości, a kod aktywów trwałych, z którym jest powiązana, musi zostać wprowadzony do pola Podstawowy.

Niepotwierdzone karty środków trwałych są uwzględniane w raporcie Historia środków trwałych i Lista środków trwałych.

Ustawienia > Ustawienia podstawowe > Ustawienia aktywów są to następujące ustawienia, które mają wpływ na potwierdzenie aktywów:

• Aktywo musi być potwierdzone - opcje Nie, Tak
  • NIE - nie wymaga potwierdzenia;;
  • TAK - karta majątkowa (aktywa materialne, aktywa niematerialne) musi zostać potwierdzona, aby można było dokonać amortyzacji.
• Konto rejestru aktywów - konto, które jest używane po stronie kredytowej transakcji rejestracji aktywów. Konieczne jest dodanie konta rejestracji aktywów konta przejściowego do planu kont księgowych.

Jeśli włączono ustawienie potwierdzenia aktywów, w nagłówku nowego dokumentu pojawi się przycisk Potwierdź:

Jeśli moduł aktywów został już wykorzystany, a aktywa zostały zamortyzowane, należy skontaktować się z działem obsługi klienta Directo, jeśli funkcja potwierdzenia aktywów ma zostać wdrożona. Dział obsługi klienta pomaga oznaczyć aktywa w użyciu jako potwierdzone. Stare niezależne potwierdzenie kart tworzy również transakcje rejestracyjne, które mogłyby zmienić istniejącą księgowość.

Wprowadzanie faktury zakupu jest podobne do tworzenia niepotwierdzonej karty aktywów trwałych, ale konto rejestracji aktywów jest oznaczone w wierszu faktury zakupu (5.1. Ustawienie potwierdzenia). Potwierdzenie faktury zakupu tworzy transakcję, w której księgowany jest koszt aktywów trwałych: debetowe konto przejściowe rejestracji aktywów . Koszt aktywów trwałych nie trafia natychmiast na konto aktywów trwałych, ale pozostaje wstrzymany na koncie przejściowym. Ta transakcja ma miejsce w dniu operacji faktury zakupu. Kartę aktywów trwałych można utworzyć za pomocą odpowiedniego przycisku z faktury zakupu lub ręcznie. Jeśli karta aktywów trwałych jest wypełniona ważnymi informacjami (Tworzenie nowej karty aktywów trwałych), kartę można potwierdzić, naciskając Potwierdź w nagłówku karty aktywów. Nowo otwarte okno może poprosić o serię numerów, w której ma zostać utworzona transakcja finansowa. Dokonywana jest transakcja, która rejestruje aktywa trwałe w koszcie nabycia i uznaje konto przejściowe. Transakcja jest tworzona z datą rozpoczęcia kalkulacji karty aktywów.

Tworzenie karty aktywów trwałych z Wydatków stosuje te same zasady, co tworzenie karty aktywów trwałych z faktury zakupu. Konto rejestracji aktywów jest oznaczone w odpowiednim wierszu kosztu.

Konto rejestracji aktywów jest wybierane do dokumentowania konta podczas tworzenia karty aktywów trwałych z likwidacji artykułów.

Zapis księgowy rejestracji środków trwałych jest tworzona poprzez potwierdzenie w następujący sposób:

Po potwierdzeniu tworzona jest odpowiedni zapis księgowy na karcie Aktywa trwałe w zakładce Działania (Potwierdzenie aktywów):

Potwierdzoną kartę aktywu można również korygować, dopóki nie zostanie dokonana żadna amortyzacja lub inna transakcja, która tworzy transakcję finansową. Kartę można otworzyć za pomocą raportu
Obsługa > Anulowanie potwierdzenia dokumentu.

Amortyzację nalicza się według metody i stawki podanej w kartotece środków trwałych.

Stosowane są następujące metody amortyzacji:

• Liniowa
• Saldo malejące
• Jednostka produkcyjna

Amortyzacja jest domyślnie naliczana metodą liniową.

Stawkę amortyzacji oblicza się od ceny zakupu metodą liniową..

Amortyzacja = (cena zakupu – pozostała wartość) / okres użytkowania środka trwałego

Przykład:
Środek trwały o cenie zakupu 120 000 amortyzowany jest metodą liniową w wysokości 20% rocznie, amortyzowany trwale przez 5 lat (co roku 24 000, co miesiąc 2000).

Przy metodzie malejącego salda wartość bazowa aktywów trwałych zmniejsza się każdego roku o kwotę amortyzacji.

Przykład
Aktywa trwałe o cenie zakupu 120 000 są amortyzowane w wysokości 20% rocznie przy użyciu metody malejącego salda, są amortyzowane w pierwszym roku 24 000 (2000 miesięcznie), w drugim roku 19 200 (1600 miesięcznie) (20% 120 000- 24 000) itd. Aktywa trwałe nigdy nie są trwale amortyzowane tą metodą.

Jeśli amortyzację oblicza się metodą jednostki produkcji, wówczas rocznego procentu amortyzacji nie można wprowadzić do danych finansowych aktywów trwałych, ale limit wykorzystania jest ustawiony w wierszu „Jednostki produkcji”. Można użyć do obliczenia amortyzacji proporcjonalnie.

Amortyzacja jest naliczana automatycznie według metody jednostek produkcji, jeżeli liczba graniczna wykorzystania jest wypełniona, a % amortyzacji przy danych fiskalnych zmienia się na 0.

Na przykład amortyzuje się pojazd według przejechanych kilometrów, stół produkcyjny według godzin pracy itd.

Amortyzacja jest obliczana co miesiąc. Ile aktywów trwałych zostało wykorzystanych, musi być zaznaczone co miesiąc.

Przy obliczaniu amortyzacji brane są pod uwagę wszystkie limity użytkowania i ilość środków trwałych używanych w tym miesiącu. Zgodnie z tym procent amortyzacji i kwota są obliczane za pomocą wzoru:

          (Użycie miesięczne / Limit używania) * cena zakupu
                (2 300 / 100 000) * 4 500 = 103.5

Zapis księgowy (konta wskazane przypadkowo!):

Transakcje amortyzacji można utworzyć po wprowadzeniu kart aktywów trwałych. Wszystkie karty aktywów trwałych muszą być wypełnione poprawnie.

Amortyzację można obliczyć dla wszystkich aktywów trwałych w rejestrze środków trwałych za pomocą przycisku Utwórz zapis księgowy amortyzacji.

Lub amortyzację można obliczyć dla konkretnego aktywa trwałego na karcie aktywów trwałych za pomocą przycisku Amortyzacja.

Z otwartego okna można wybrać:

• Numeracja – zakres numeracji zapisu księgowego, w którym transakcja musi zostać dokonana;
• Środki trwałe - kod środka trwałego, do którego naliczana jest amortyzacja. Należy wypełnić, jeśli chcemy amortyzować tylko jeden środek trwały. Należy pozostawić puste, jeśli chcemy amortyzować wszystkie środki trwałe w tym samym czasie;
• Grupa - amortyzację można obliczyć według grupy; grupy można dodawać jako listę rozdzieloną przecinkami;
• Obiekt - amortyzacja może być obliczana według obiektów;
• Projekt - amortyzację można obliczać według projektów;
• Miesiąc - dla którego miesiąca tworzone są obliczenia i amortyzacja.

Jeśli pola aktywa, grupa, obiekt, projekt pozostaną puste - amortyzacja zostanie obliczona dla wszystkich aktywów trwałych. Wygenerowana transakcja zostanie otwarta po naciśnięciu przycisku OK:

Transakcja jest wspólna dla wszystkich aktywów trwałych w jednym zapisie księgowym. Transakcje amortyzacji nie muszą być dokonywane oddzielnie dla każdego aktywa trwałego.

Zmiana amortyzacji i bieżącej wartości na karcie aktywów trwałych oraz ostatnia transakcja amortyzacji są wyświetlane na karcie aktywów trwałych. Ostatni numer transakcji jest wyświetlany jako link w nagłówku dokumentu, kliknięcie go spowoduje otwarcie odpowiedniej transakcji:

Na przykład jak pokazano na rysunku, jeśli amortyzacja za maj, czerwiec, itd. nie była naliczana, a wrzesień jest wybrany jako miesiąc dokonania transakcji, transakcja amortyzacji jest dokonywana z datą końcową w wybranym miesiącu, a amortyzacja jest obliczana dla wszystkich miesięcy. Opis (nazwa) do transakcji pokazuje również, że transakcja została dokonana dla kilku miesięcy:

Koszt amortyzacji jest wykazywany w rachunku zysków i strat tylko za ostatni miesiąc, podczas gdy obliczono amortyzację za kilka miesięcy jednocześnie.

Jeśli wartość rezydualna aktywów trwałych wynosi 0 i do aktywów trwałych dodano korektę wartości, wówczas data rozpoczęcia obliczeń musi być 1-wszym dniem miesiąca, aby obliczyć amortyzację od tego samego miesiąca. Jeśli chcesz rozpocząć obliczanie amortyzacji od następnego miesiąca, wpisz ostatnią datę miesiąca.

1. w ramach grupy, gdy aktywa są sprzedawane od jednej powiązanej strony do drugiej po cenie nierynkowej
2. inne szczególne potrzeby

Transakcja zaokrąglenia amortyzacji jest wskazywana przez ustawienia systemowe
Ustawienia > Ustawienia podstawowe > Ustawienia aktywów > Zaokrąglenie amortyzacji aktywów

Przykład - 0 miejsc po przecinku

Przykład - 1 miejsce po przecinku

Przykład - 2 miejsce po przecinku

Ustawienia > Ustawienia podstawowe > Ustawienia ogólne > Amortyzacja aktywów będzie podzielona na okresy > TAK/NIE

To ustawienie pozwala na obliczenie amortyzacji dla kilku miesięcy na raz i periodyzuje zapisy księgowe między miesiącami.

Jeśli transakcja amortyzacji aktywów trwałych jest dokonywana dla jednego miesiąca, transakcja amortyzacji jest taka sama dla obu ustawień systemowych.

Ustawienia > Ustawienia podstawowe > Ustawienia ogólne > Amortyzacja aktywów będzie podzielona na okresy > TAK

Amortyzacja środków trwałych za kilka miesięcy:

• Każdy miesięczny koszt będzie również prawidłowo ujęty w rachunku zysków i strat przy jednoczesnym obliczaniu amortyzacji okresowej za dłuższy okres.
• Raport amortyzacji przedstawia miesięczne koszty amortyzacji.
• Raport amortyzacji można porównać z bilansem i rachunkiem zysków i strat

• Okres amortyzacji 01.07.2024:30.09.2024

Ustawienia > Ustawienia podstawowe > Ustawienia ogólne > Amortyzacja aktywów będzie podzielona na okresy > NIE

Ustawienie to jest wymagane, jeśli poprzednie miesiące są już zablokowane i amortyzacja nie została obliczona — wówczas pełny koszt amortyzacji powinien zostać zaksięgowany w okresie otwartym.

• Jeżeli amortyzacja jest naliczana za dłuższy okres, zapis finansowy sporządza się dla całego okresu, zaczynając od daty końcowej ostatniego miesiąca.
• W rachunku zysków i strat cała transakcja amortyzacji przypada na ostatni miesiąc.
• Raport amortyzacji przedstawia miesięczne koszty amortyzacji.
• Raport amortyzacji nie jest porównywalny z bilansem i rachunkiem zysków i strat w miesiącach pośrednich. Bilanse są poprawne na koniec ostatniego miesiąca.

• Okres amortyzacji 01.05.2024:30.09.2024

Ustawienia > Ustawienia podstawowe > Ustawienia aktywów > Amortyzacja aktywów do > wartość rezydualna/data zakończenia

• Wartość rezydualna - naliczanie amortyzacji zostanie zakończone, gdy wartość rezydualna środka trwałego będzie równa wartości pozostałej.
• Data zakończenia – jeśli pole Koniec amortyzacji na karcie środka trwałego jest puste, nie oblicza się żadnej pozostałej wartości, ale środek trwały jest amortyzowany dalej, aż wartość rezydualna wyniesie 0. Jeśli jednak pole Koniec amortyzacji jest wypełnione, amortyzacja nie jest obliczana dla kolejnych miesięcy.

Jeśli wygenerowany zapis księgowy amortyzacji nie jest odpowiedni (wybrano niewłaściwy okres, zapomniano uwzględnić jakiś środek trwały itp.), wówczas transakcję można łatwo usunąć i utworzyć ponownie. Aby usunąć, naciśnij przycisk Usuń na zapisie księgowym. System zapyta czy na pewno chcemy usunąć dokument? Jeśli jesteśmy pewni, wciskamy usuń dokument.

Umożliwia dzielenie kosztów amortyzacji pomiędzy wiele obiektów i/lub projektów jednocześnie w danym okresie.

Proporcja % w liczbach jest wprowadzana w zakładce Proporcja do wiersza Proporcja . Liczba jest automatycznie umieszczana w następnym wierszu, więc suma wyniesie 100.

• Zakładka Proporcje nie musi być wypełniana, jeśli nie chcemy dzielić kosztu amortyzacji.
• Proporcje można zmieniać na karcie środka trwałego aż do momentu potwierdzenia pierwszego dokumentu dotyczącego danego środka trwałego lub naliczenia amortyzacji.
• Początek naliczania proporcji będzie od Daty początku.
• Obiekt i projekt są zawsze pobierane z pól obiektu kosztowego i projektu kosztowego na konta amortyzacji i odpisów.
• Jeśli istnieje proporcja - obiekty (kosztowe) i projekt są pobierane z kolumny obiektu kosztowego i projektu kosztowego do proporcjonalnej transakcji amortyzacji. Zaokrąglenie będzie przechodzić do większej liczby.
• Jeśli istnieje proporcja - obiekty (kosztowe) i projekt są pobierane z kolumny obiektu kosztowego i projektu kosztowego do proporcjonalnej transakcji likwidacji. Zaokrąglenie zostanie przeprowadzone do większej liczby.

Samochód jest wykorzystywany jednocześnie w dziale sprzedaży i magazynie, a koszt jest dzielony w proporcji 30% między dział sprzedaży i 70% dział serwisu.

Jeśli istnieje proporcja - obiekty i projekty są pobierane z kolumny obiektu kosztowego i projektu kosztowego do proporcjonalnej transakcji amortyzacji. Zaokrąglenie będzie przechodzić do większej liczby.

Jeśli na karcie aktywów trwałych jest ustawiona proporcja, to transakcja likwidacji jest również dokonywana z uwzględnieniem proporcji.

Jeżeli likwidacja ma zostać przeniesiona bez obliczania proporcji lub na inne obiekty, należy wcześniej sporządzić dokument ZMIANY, na którym zakończy się obliczanie proporcji i dopiero po tym dokonać odpisu.

Istnieje możliwość tworzenia transakcji symulacji (widocznych tylko w module aktywów) w celu obliczenia amortyzacji na przyszłość.

Dla tego są 2 ustawienia: Ustawienie > Ustawienie podstawowe > Ustawienie aktywów

• Ile miesięcy wprzód generuje się historię środków trwałych (liczba - na przykład 12 miesiący)
• Funkcja podglądu historii aktywów - tak. Karta aktywów trwałych pokazuje przyszłą amortyzację (uzupełnia się pole w podstawowych danych Niezaksięgowane.

Karta działań pokazuje obliczoną amortyzację.

A także uzupełni się pole Niezaksięgowane

Karta działań pokazuje obliczoną amortyzację.

A także uzupełni się pole Niezaksięgowane

Jeżeli ustawienie systemowe - amortyzacja środków trwałych jest generowana na kilka miesiące do przodu to:

• nie tworzona jest żadna transakcja finansowa na przyszłość
• raport historii aktywów pokazuje amortyzację miesięczną w miesiącach wygenerowanych z wyprzedzeniem
• jeśli zapomni się utworzyć transakcji amortyzacji, dane w bilansu i raportu historii aktywów nie będą takie same.

• Korekty wartości są używane, gdy aktywa trwałe muszą zostać ponownie wycenione (na przykład, zakupiono dodatkowe lub przeprowadzono znaczące prace konserwacyjne, które muszą zwiększyć bieżącą cenę aktywów trwałych i muszą również zostać zamortyzowane). Podobnie jak w przypadku tworzenia karty aktywów trwałych, dodatkowa kwota może zostać dodana albo poprzez powiązaną fakturę zakupu, albo bezpośrednio do karty aktywów trwałych.
• Od dnia dokonania korekty wartości amortyzację nalicza się od podwyższonej kwoty.
• Wprowadzenie korekt wartości nie powoduje zmiany wcześniej dokonanych transakcji amortyzacyjnych, korekty wartości będą obowiązywać od podanej daty i będą dotyczyć wyłącznie nowych transakcji.
• Jeśli korekta wartości została wskazana dla środka trwałego i amortyzacja została obliczona od tej kwoty, tej korekty wartości nie można już usunąć (wiersz jest zablokowany). Jeśli transakcje amortyzacji zostaną usunięte, możliwe jest usunięcie korekty wartości.
• Można również wprowadzić korektę wartości ujemnej. W przypadku kwot ujemnych należy wprowadzić kwotę ze znakiem minus. Obniża to bieżącą cenę, a miesięczna kwota amortyzacji maleje. Nie można wprowadzić sumy ujemnej, która przekracza bieżącą cenę - system informuje „Wartość pozostała jest większa niż bieżąca cena” i nie pozwala na zapisanie.
• Jeśli korekta wartości musi zostać wprowadzona w przeszłości, ale amortyzacja została już obliczona dla tego okresu, system ostrzega „Aktywa mają późniejsze zmiany” i nie pozwala na zapisanie. W razie potrzeby te transakcje amortyzacji można usunąć wraz z historią, a następnie korektę wartości można wprowadzić do przeszłości.

• Jeżeli dokonano miesięcznej transakcji amortyzacji (np. marzec 2023) i korekta wartości zostanie dodana z ostatnią datą danego miesiąca (np. 31.3.2023), to korekta wartości trafi do obliczenia amortyzacji począwszy od następnego miesiąca, tj. kwietnia. Jeżeli korekta wartości zostanie dodana do daty ostatniego miesiąca (np. z datą pomiędzy 1-30.3.2023), to system nie pozwoli na to i zwróci błąd „Aktywa mają późniejsze zmiany”. Jeżeli transakcje amortyzacji za marzec 2023 zostaną usunięte, to możliwe jest dodanie korekty wartości do marca 2023.
• Jeśli bieżąca cena środka trwałego wynosi 0 i do środka trwałego dodano korektę wartości, to aby amortyzacja była obliczana od tego samego miesiąca, początek obliczeń musi być ustawiony na 1. dzień miesiąca. Jeśli chcesz rozpocząć obliczanie amortyzacji od następnego miesiąca, wpisz ostatnią datę miesiąca.
• Jeżeli bieżąca cena środka trwałego jest wyższa niż 0 i w dowolnym dniu miesiąca do środka trwałego zostanie dodana korekta wartości, zostanie ona uwzględniona w obliczeniu amortyzacji za ten sam miesiąc.

• Przykład 1: jeżeli wartość rezydualna środka trwałego wynosi 0, a do środka trwałego dodano korektę wartości, należy obliczyć nowy % amortyzacji, tak aby korekta wartości dodanej została zamortyzowana przez wymagany czas.
• Przykład 2: jeżeli wartość rezydualna środka trwałego wynosi 0, a w przypadku środków trwałych amortyzowanych metodą jednostek produkcji do środka trwałego dodano korektę wartości, należy obliczyć nowy limit użytkowania, tak aby korekta wartości dodanej została zamortyzowana do końca nowego limitu użytkowania.
• Przykład 3: jeśli koniec amortyzacji obliczeń zostanie zmieniona na karcie środków trwałych (nowa data zostanie wprowadzona w polu Koniec amortyzacji), dane w polu Stawka amort. % nie zostaną automatycznie zaktualizowane. Aby to zrobić, należy nacisnąć przycisk Oblicz stawkę amort. % lub jeśli użyto zbiorczego importu danych, należy obliczyć nową Stawka amort. %i również ją zbiorczo zaimportować.

Adresy można konfigurować: Ustawienia > Ustawienia kadry i płace > Działy .
Każdy adres może mieć swój własny kod, który jest umieszczana na karcie środków trwałych i wyposażenia. Na przykład
Firma może mieć dział administracji w różnych miastach: Warszawa, Kraków, Suwałki. Adres jest wskazywany w dolnej części kartoteki Działu

• Kod: kod lokalizacji, można wprowadzić ręcznie
• Nazwa miejsca: pole tekstowe
• Ulica: pole tekstowe
• Lokal: pole tekstowe
• Apartament: pole tekstowe
• Miasto/Gmina: pole tekstowe
• Miejscowość pole tekstowe
• Kod pocztowy: pole tekstowe
• Kraj: pole tekstowe

Wprowadzając kod lokalizacji po raz pierwszy, wypełnij wszystkie pola adresu. Później wprowadzając ten sam kod adresu np. w innym dziale, pola adresu zostaną wypełnione automatycznie.

Jeżeli działy nie są używane, utwórz dział OGÓLNY, w którym wpiszesz wszystkie żądane kody lokalizacji

• Jeśli na karcie Aktywów trwałych i wyposażenia jest wybrany dział, możesz wybrać lokalizacje oznaczone w ramach tego działu
• Jeżeli na karcie Aktywów trwałych i wyposażenia nie jest zaznaczony żaden dział, możesz wybrać wszystkie lokalizacje (adresy)
• Lokalizacji nie można wiązać z obiektami ani projektami

Kod lokalizacji znajduje się w grupie danych Osoby i miejsca na karcie aktywów trwałych. Więcej pól lokalizacji można wyświetlić przez ustawienia na karcie aktywów trwałych przez opcję- Wybierz dodatkowe pola informacji o lokalizacji.

Aktywa trwałe mogą być powiązane z użytkownikami w celu uzyskania przeglądu, kto jest właścicielem lub odpowiedzialny za aktywa. Użytkownikami zarządza się za pomocą pól Użytkownik i Odpowiedzialny na stronie głównej aktywów lub na karcie Użytkownicy:

Proste zarządzanie użytkownikami można zorganizować za pomocą pól Użytkownik i Odpowiedzialny . W tych polach można umieścić osoby z rejestru personelu Directo, które następnie będą używać lub będą odpowiedzialne za zasób. Kody osób na karcie środków trwałych można zmieniać za pomocą prostego zarządzania użytkownikami, ale historia danych nie zostanie zachowana, a raporty nie będą widoczne.

Bardziej szczegółowe zarządzanie użytkownikami można przeprowadzić, korzystając z zakładki Użytkownicy zasobów oraz Środki trwałe na karcie pracownika.

W przypadku korzystania z ustawień systemowych Karta aktywów jest edytowalna=NIE dane użytkownika można zmienić wyłącznie za pomocą dodatkowego dokumentu Zmiana środka trwałego Zmiana aktywów - środki trwałe

Jeżeli użytkownik zostanie dodany do karty środków trwałych poprzez zakładkę Użytkownicy, to zostanie on od razu przeniesiony do karty Środki trwałe na karcie osobowej:

Po pierwsze należy ustawić Typy aktywów. Lista typów aktywów tworzy się w ustawieniach systemowych:
Ustawienia > Ustawienia kadry i płace > Aktywa pracownika > F2 - Nowy

Wiersze bez typu aktywów nie mogą być zapisywane w środkach trwałych karty Pracownika.

Następnie trzeba przypisać typ do grupy aktywów:

Grupy środków trwałych muszą zostać skompilowane z taką szczegółowością, aby typ pochodził prawidłowo z grupy, jeśli chcesz użyć typów środków trwałych na karcie Pracownika.

Ustawienia podstawowe > Ustawienia aktywów > Aktywo może mieć jednego aktywnego użytkownika odpowiedzialnego(kierownika) lub użytkownika jednocześnie
Ustawienie określa, czy w karcie Użytkownicy może być jednocześnie wiele wierszy z datą końcową, czy nie.
Opcje ustawień: tak, nie.

Tak- Kiedy do tabeli dodawany jest nowy użytkownik, wiersz poprzedniego użytkownika zostaje „zamknięty”, a jego data zakończenia jest automatycznie ustawiana na dzień krótszy od daty rozpoczęcia nowego użytkownika: dodając nowego użytkownika do tabeli, wiersz poprzedniego użytkownika zostaje „zamknięty”, a jego data zakończenia jest automatycznie ustawiana na dzień krótszy od daty rozpoczęcia nowego użytkownika:

Tylko ostatni wiersz może być edytowany i usuwany (poprzednie wiersze użytkowników są zablokowane). Jeśli usuniesz ostatni wiersz, poprzedni staje się aktywnym wierszem i można go zmienić. Również data końcowa jest z niego usuwana.

Nie- wszystkie wiersze są swobodnie edytowalne. Z wyjątkiem pól wymaganych, które muszą zostać wypełnione (Typ, Użytkownik, Data rozpoczęcia). Oznacza to, że zasób ma wielu równoczesnych użytkowników i znajduje się na karcie kilku pracowników.

Ustawienia > Ustawienia podstawowe > Ustawienia aktywów > Powiązanie aktywów i pracowników

• Opcja użytkownik i menedżer przeznaczona jest do użycia, gdy wybrane jest ustawienie systemowe Aktywo może mieć jednego aktywnego użytkownika odpowiedzialnego(kierownika) lub użytkownika jednocześnie = TAK
  

Określa, które pole (użytkownik lub odpowiedzialny) na karcie aktywów trwałych jest aktualizowane automatycznie, gdy nowy użytkownik jest dodawany do karty użytkowników (pole jest zablokowane i nie można go zmienić ręcznie). Oznacza to, że wybrane pole (użytkownik lub odpowiedzialny) zawsze ma aktualnie aktywnego użytkownika lub odpowiedzialnego użytkownika.

• Opcja Brak relacji jest przeznaczona do użycia, gdy wybrane jest ustawienie systemowe Aktywo może mieć jednego aktywnego użytkownika odpowiedzialnego(kierownika) lub użytkownika jednocześnie = Nie. Pola Użytkownik i Odpowiedzialny można swobodnie zmieniać

Nazwy kolumn tabeli zakładki Użytkownicy

Nazwa kolumny użytkownika w tabeli zależy od ustawienia systemowego Powiązanie aktywów i pracowników.

Jeżeli w ustawieniach wybrano opcję Użytkownik, wówczas nazwa kolumny wyświetlana jest nazwa „Użytkownik”.

Jeżeli w ustawieniach wybrano opcję „Menedżer”, nazwa kolumny będzie wyświetlana jako „Odpowiedzialny”.

ON TÄIENDAMISEL !!

Raporty Lista śr. trwałych i Historia śr. trwałych mogą być pobierane przez użytkownika lub osoby odpowiedzialnej, który znajduje się na stronie głównej aktywu.

Dlatego też rozsądne jest włączenie ustawień systemowych Powiązanie aktywów i pracowników, tak aby aktywny użytkownik na karcie Użytkownicy był również prawidłowym użytkownikiem lub osobą odpowiedzialną na stronie głównej karty aktywu.

Działalność majątkowa są tworzone w celu monitorowania różnych działań aktywów trwałych. Na przykład w przypadku zakupu domyślnym kodem jest „zakup”, kod można zmienić przed wykonaniem pierwszego obliczenia amortyzacji lub sporządzeniem dokumentacji uzupełniającej. Działania można wykorzystać w raportach. Niektóre działania pojawiają się na karcie aktywów tylko za pośrednictwem dodatkowych dokumentów - Zmiana aktywów trwałych, Zmiana aktywów o niskiej wartości, Przeliczenie aktywów trwałych, Likwidacja aktywów, Inwentaryzacja aktywów.

Rejestr umożliwia sortowanie kart środków trwałych itp.

Przyciski

• F2-nowy – otwiera nową, pustą kartę środka trwałego.
• Pokaż- wpisanie kodu środka trwałego w polu Otwórz kod spowoduje otwarcie karty środka trwałego.
• Utwórz zapis księgowy amortyzacji — oblicza amortyzację dla wszystkich kart środków trwałych jednocześnie.
• Aktualizuj historię - aktualizuje historię amortyzacji środków trwałych - na karcie można sprawdzić czy amortyzacja została naliczona poprawnie (jeśli błędnie, należy dokonać transakcji, usunąć ją i poprawić).
• Usuń historię – usuwa transakcje amortyzacji przyszłych okresów środków trwałych.

Przyciski Aktualizuj historię i Usuń historię pojawiają się po wypełnieniu ustawień systemu:

• Funkcja podglądu historii aktywów - Tak
• Ile miesięcy wprzód generuje się historię środków trwałych - większa niż 0.

Jeśli Historia aktualizacji zostanie utworzona z datą przyszłego okresu, wówczas transakcje amortyzacji za przyszłe okresy zostaną wyświetlone w raporcie, chociaż amortyzacja nie została jeszcze obliczona.

Raport historii śr. trwałych pokazuje amortyzację przyszłych okresów, jeśli Aktualizacja historii jest przygotowana dla przyszłego okresu. Naciśnij Usuń historię , aby raport historii aktywów pokazywał tylko rzeczywistą amortyzację.

• Department: option of department tab
• User: option of the user tab, the code is placed
• In charge: option of the user tab, the code is placed
• Object: object or list of objects with commas
• Customer code: option of the customer tab, the code is placed
• Customer Name: name of the selected customer
• Project: option of the project tab
• Location: address ID

• Insurance list: checkmark, selecting will create an insurance list
• Insurance cover: the amount in which the low value asset is insured
• Insurer: insurance supplier code
• Insurer name: insurance supplier name
• Comment: text field

• Rental item:an article that is placed on a low value asset contract as a line item or the article under which the low value asset is leased. The field is filled by default when you place an article on a low value asset on rental item field in item card On asset card this field can be replaced.
• Rental unit: options - month, day, without sunday, workday
• Rental start: determines the date when low value asset is offered for rent. It can also be empty or only one of them can be empty.
• Rental end: determines the date low value asset lease expires

Data fields can be used to add parameters that are not described on the Low Value Asset card and later use in reports. Data fields to be described Lisaväljad. LINK TULEB ÄRA MUUTA

• Type: selection of additional fields described on the low value asset card
• Content: the contents of the data field selected in the selection line or added manually
• Parameter: text field

• Date: date - start of calculation
• Value correction: adding an amount
• Object: object or list of objects with commas
• User: option of the users tab, code is placed
• Comment: text field
• Supplier: option of the suppliers tab, code is placed
• Supplier name: selected supplier name
• Document: selection of the list (purchase invoice, expense, written off data, recalculation)
• Number: document number
• Purchased: date
• Action: selection of different activities- purchase, received free of charge, improvements

• Type: low value asset type in the Personnel module. Selection of the drop-down menu. Settings: Vara ja personali vahendite seos
• LV ID: a code is placed on each unit according to the quantity
• User: option of the user tab, the code is placed
• User name: user name is displayed (after saving), cannot be changed
• Contract: the document on the basis of which the low value asset was issued to the user. Text field. Not required
• Close out: option of the user tab, the code is placed
• Close out name: name is displayed (after saving), cannot be changed
• Start date: date of issue the low value asset to the user
• End date: date of return of the low value asset or termination of liability
• Comment: explanatory text. Not required

• LV ID: code is placed on each unit according to the quantity
• Department: option of department tab, the code is placed
• User: option of the user tab, the code is placed
• In charge: in charge user name is displayed (after saving), cannot be changed
• Customer code: option of the customer tab, the code is placed
• Object: object or list of objects with commas
• Project: option of the project tab
• Write-off date: date, can be added only from the write-off document
• Location: address ID

Shows the activities performed with low value assets (purchase; users, departments e.t.c change; etc.).

• Date: date
• Action date: date
• Transaction time: date
• Action: action type is displayed
• Who: user name is displayed
• When: action date
• Value: value sum (eg low value asset purchase price cost)
• Transaction: transaction number
• Document: related document number
• Comment: related document comment field information

New low value asset card can be created as follows:

• From the purchase document
• From the expense document
• From the stock depreciation document
• From low value assets register
• By bulk importing low value assets cards

Enter the purchase invoice, select an asset account in the Account field, to which the cost of low value assets must go.

After confirming the purchase invoice, a New LVA button will appear below the third dot at the top of the lines. By pressing the button, a new low value asset card opens with pre-filled information that can be queried from the purchase invoice and which remains directly related to that purchase invoice. Data is added automatically if you select an account in the purchase invoice that matches the account for the asset class.

Accounts: accounts are placed from asset class.

Maintenance, location and insurance data are for information purposes only and can be used as needed.

After confirming the expense, a New LVA button will appear below the third dot at the top of the lines. By pressing the button, a new low value asset card opens with pre-filled information that can be queried from the expense and which remains directly related to that expense. Data is added automatically if you select an account to the expense which matches the account for the asset class.

After confirming the stock depreciation, a New LVA button will appear in the end of the rows. By pressing the button, a new low value asset card opens with pre-filled information that can be queried from the stock depreciation and which remains directly related to that stock depreciation.

Necessary fine-tuning on the stock depreciation document Asset creation - Yes

The Low Value Asset card can be created from the Low Value Asset register or from the Low Value Asset card.

Finance > Low Value Assets > Add new

There is no pre-filled data on the manually created low value asset card.

For large data amounts, it is convenient to use the bulk import module. Provides the ability to import a pre-formatted Excel spreadsheet with low value asset cards information into Directo and as a result, a corresponding number of low value asset cards are created in Directo. Large data updates are also possible through the same module.

Importing large data amounts, it is important to know that the type of asset must be given as a number in the prepared data table:

0 - low value asset 1 - tangible asset 2 - intangible asset 3 - written-off asset

One or multiple low value asset code ranges can be used for low value assets.

• One range is used for all low value assets

If one range is in use, when creating the next low value asset card, the next range code is taken as the low value asset code (For example, LV1 - when creating the next card, the low value asset code is set to LV2).

• Multiple ranges are used for all low value assets

If multiple ranges are in use, when creating the next low value asset card, double-click on the code and select the range that is used.

If you want to use numbers in ranges - for example LV00001, a number must be added before the number part of the code - for example LV10001. Using the code LV00001, the program offers LV2 as the next code. If the code is LV10001, the program will offer LV10002 as the next code.

System settings – Asset settings → Asset card is editable – NO/YES. By default the setting is YES

YES - all changes can be made directly on the low value asset card, but reports for an earlier period cannot be taken later - who was in charge etc.
NO - changes can only be made on the additional documents. Changes are saved and they can be reported in the past. Option NO allows to make changes in fixed assets and low value assets fields, which are not closed on low value asset card.

If System setting Asset card is editable → NO the fields will be locked after some linked document has been created for the first time (Low Value Asset Change, Inventory).

Following fields are locked on the Low value asset card:

• Code
• Type
• Value correction
• Purchase price total
• Start date
• Purchase price
• End date
• Purchased
• Quantity
• Location
• Department
• User
• In charge
• Object
• Customer
• Project

The low value asset card is not confirmed.
System settings→ Asset settings→Asset card must be confirmed (no/yes)applies only to fixed asset cards.

If more than one similar low value assets are purchased at the same time, is possible to make a separate card for each low value assets or mark the purchased quantity to the quantity cell on one card.

There is a field to track the data for each individual piece LV ID and the data is shown on low value asset card tab id.

Separate data can be added to each LV ID

Addresses can be configured Settings → Personnel Settings → Departments. Every address can have its own code. The address code location is placed on the fixed assets and small assets card. Enter the accuracy of the locations as needed. Use additional fields for location codes as desired.

Examples : Company has departments in Tallinn, Tartu, Võru.

• Location codes by city - TALLINN, TARTU,VORU
• Location codes by address - MOISA_4
• Location codes by floor - MOISA_4_7k, MOISA_4_9k
• Location codes by rooms (room numbers or names) - 01_ROOM, 02_ROOM

Address settings Settings > Personnel Settings > Departments Add location addresses on departments card at the bottom of the page. Enter asset location addresses to address rows.

• Code: location code, can be entered manually
• Street: text field
• House: text field
• Apartment: text field
• Place name: text field
• Zip: text field
• City/Parish: text field
• County: text field
• Entering the location code for the first time, fill in all the address fields
• The same location code can be entered under the next department. In this case, enter the location code and the address fields will be filled automatically.

If departments are not in use, create a GENERAL department under which to enter all the desired location codes

• If a department is marked on the Fixed Asset and Low Value Asset card, you can select the locations marked under that department
• If a department is not marked on the Fixed Asset and Low Value Asset card, you can select all the locations
• Locations cannot be associated with objects or projects

The location code is in the data group LOCATION on the fixed asset card. More fields of the location code can be displayed under the Fixed Asset card fine-tuning - Asset location additional info fields.

Low value assets can be linked to users with purpose to have an overview who owns or is responsible for the asset. Users are managed using the fields User and In charge on the asset main page or in the tab Users :

If the quantity of low value assets is bigger than 1 and different users have the low value assets, the users can be marked in tab ID and in tab Users.

Simple user management can be organized using the User and In charge fields. Persons from the Directo personnel register can be placed in these fields, who then will use or be in charge for the asset.

You can change the person codes on the low value asset card with simple user management, but the data history will not remain and the reports will not be viewable.

More detailed user management can be done using the Users tab of the assets and the Assets tab of Personnel Card.

On Low Value Asset card Users tab can edit and add rows to the Personnel card tab Resources .

If the system setting The asset card is editable=NO is used, the user data can only be changed through an additional document Low Value Asset change

Type- asset type in Personnel module. Selection from the drop-down menu. Setup: Põhivara ja personali vahendite seos;
User- selection from users tab. Code is placed;
User name- user name is displayed (after saving), cannot be changed;
Start date- date of issue the low value asset to the user;
End date- asset return date or termination of liability;
Comment- explanatory text. Not required;
Close out- selection from users tab. Code is placed;
Close out name- name is displayed (after saving), cannot be changed
Contract- the document on the basis of which the low value asset was issued to the user. Text field. Not required;

If user is added to the low value asset card through Users tab, then it is immediately in the Assets tab of the corresponding person's personal card:

It is necessary to set the assets Types, in order to save assets lines to personnel card tab Assets. A list of asset types is created Settings→Personnel settings→Data Types→Asset:

This table creates a list of asset groups as we want to systematize them in the Personnel module. This list does not have to directly match to the asset class list.
Rows without an asset type cannot be saved under personnel card assets. Read more in the Personnel Module Guide.

For Asset class is selected to, which personnel module asset type the given class corresponds to:

The low value asset classes must be compiled in such detail, so that type comes correctly from class, if you want to use the low value asset types on the personnel card.

Settings → System settings → Asset settings → An asset can have one active In charge user or User at the same time: specifies whether there can be multiple end-dated rows in the Users tab at one time or not. In other words, can there be multiple users at the same time. Setting options: yes, no:

Yes- When a new user is added to the table, the previous user's row is „closed” and its end date is automatically set to one day less than the new user's start date:

Only the last line can be edited and deleted (previous users lines are locked). If you delete the last line, the previous one becomes the active line and can be changed. Also the end date is removed from it.

No- all lines are freely editable. Except required fields that must be filled (Type, User, Start date). This means that the asset has multiple concurrent users and the asset is on a several personnel card.

Option user and in charge is intended for use, when the system setting An asset can have one active In charge user or User at the same time = Yes is selected.
Specifies which field (user or in charge) on the low value assets tab is updated automatically, when a new user is added to the users tab (the field is locked and cannot be changed manually). This means that the selected field (user or in charge) always has the currently active user or in charge user.
Option No relation is intended for use, when the system setting An asset can have one active In charge user or User at the same time = No'' is selected, then the fields User and In charge can be changed freely. ==== 8.4. Reports ==== ON TÄIENDAMISEL !!
The reports Asset list and Asset history can be taken by a valid user or in charge user. It means the reports take into account the user / in charge user that are on the asset main page. Therefore, it is reasonable to turn on the system settings Asset and Employee Relation so that the Users tab active user is also a valid user or a in charge user on the main page. ===== 9. Asset actions ===== Asset actions codes are created to monitor different assets actions.
For example, in the case of a purchase, the default code is „purchase”, the code can be changed before the first depreciation calculation or follow-up documentation is made.
Actions can be used in reports. Some activities appear on the asset card only through additional documents - Fixed Asset change, Low value Asset change, Fixed Asset recalculation, Asset write-off, Asset inventory. ===== 10. Low Value Asset register ===== Register allows to sort, filter low value asset cards, etc. Buttons * Add new - opens new empty low value asset card. * Browse - entering the low value asset code in the Open code box, opens the low value asset card. * Open code - when filling in the column filters, can click the View button to filter the selection. ===== 11. Frequently Asked Questions ===== ==== 11.1. How do I get rid of a draft? ==== * If a draft is left from document, cannot be saved and reports an error, then the error message can be removed by closing the asset card, reopening it and pressing Discard. * In the Fixed Assets and Low Value Assets browser can display column Draft with button Choose Columns and filter the assets by draft. * If there is a draft from document that you do not want to save, press Discard All the changes, that have not been saved, will be deleted by pressing Discard. ==== 11.2. Why can't the draft be saved? ==== * If the document does not have an active save button, may some fields contain code, that does not exist in Directo. * If an error message is displayed when filling in the document, the document with such errors cannot be saved until the errors have been corrected. ===== 12. Examples ===== ==== 12.1. Low value asset with quantity of 3 ==== === 12.1.1. Creating the low value asset card === A low value asset purchased with a purchase invoice, a user and an item filled in on a purchase invoice. The data is generated immediately to the ID tab Tab Users is empty === 12.1.2. Changing Users and Departments through a Low Value Asset Change Document ===

* If the Low Value Asset quantity is bigger than 1, the LVA ID must be selected manually
* After selecting LVA ID, activate the fields you want to change * Fill in the fields and confirm the document * The confirmed document will have the field columns that were changed === 12.1.3.The low value asset card change === The Users tab shows the changes made by date. Changes are visible when the user is changed. ID tab shows the last changes Activities tab shows the change information