Šī ir veca dokumenta versija!
Numuru sērijas (intervālus) Directo izmanto, lai piešķirtu numurus jauniem dokumentiem, kad tie tiek pirmo reizi saglabāti. Sērijām ir derīgums (sākuma un beigu izmantošanas laiks) un tās var izmantot tikai tiem dokumentiem, kuru datums iekrīt sērijas derīguma laikā.
Dokumenta saglabāšanas brīdī Directo pārbauda, kāds šim dokumenta veidam ir lielākais izmantotais numurs izvēlētās numuru sērijas ietvaros un piešķir dokumentam nākamo numuru pēc kārtas.
Vienam dokumentu tipam numuri nevar atkārtoties, t.i., viena reģistra ietvaros katra dokumenta numurs ir unikāls tā identifikators.
Tiem dokumentu veidiem, kas veidos grāmatojumus (rēķini, maksājumi u.c.), dokumenta numurs vienlaicīgi ir arī transakcijas (grāmatojuma) numurs.
Transakciju sarakstā (virsgrāmatā) grāmatojumi tiek identificēti pēc transakcijas tipa un numura. Transakciju tipi atbilst to pamatojošo dokumentu veidiem, piemēram, dokuments Rēķins veidos grāmatojumu ar tipu Rēķins.
Lai mainītu esošu vai izveidotu jaunu dokumentu intervālu, jādodas uz Galvenie uzstādījumi
, saraksts Intervāli
, kur jauna intervāla izveidei jānospiež poga Pievienot jaunu
vai jāuzkliksķina uz kāda esoša intervāla koda, lai to mainītu.
Intervāli, kas šeit tiek veidoti, var tikt izmantoti visos dokumentu sarakstos, izņemot TRAN tipa transakcijas un vidustransakcijas.
Neskatoties uz to, ka finanšu sērijas tiek iestatītas citā vietā, dokumentu sēriju kodi nedrīkst pārklāties ar finanšu sēriju kodiem.
Šie lauki ir laika jūtīgi, tas nozīmē, piemēram, ja dokumenta datums ir 31.12.2017 14:13, bet numura sērijas derīgums ir 31.12.2017, tad to nevarēs izmantot šim dokumentam, jo, nenorādot laiku, tas tiek pieņemts kā 00:00, līdz ar ko jau 00:01 norādītajā datumā ir ārpus derīguma. Lai sērija būtu derīga līdz dienas beigām, tās derīgums jānorāda kopā ar laiku, piemēram, 31.12.2017 23:59:59.
Jauns intervāls
pasūtījuma sērijas kartiņā.Finanšu intervāla kartīte ir aizpildāma tieši tāpat, kā tas norādīts augstāk, aprakstā par dokumentu intervāla kartīti.
Finanšu intervāli tiek veidoti sadaļā Finanšu uzstādījumi
, sarakstā Finanšu intervāli
.
Šos intervālus izmanto tikai TRAN
tipa transakciju izveidei un vidustransakcijām.
Veidojot jaunu intervālu, tā robežas ir ieteicams definēt pietiekami plašas ilgākam laika periodam. Un nav ieteicams veidot intervālus pēc principa - katram dokumentu veidam savu un katram gadam savu, ja nebūs iespējams sekot līdzi pareizu intervālu izvēlei, veidojot dokumentus, un nebūs resursu jaunu intervālu piesaistei lietotājiem līdz ar jaunā gada sākšanos, jo šādu procesu automatizācija nav paredzēta.
Tāpēc, ja nav vēlmes veikt šo darbu manuāli, jāveido pietiekami ietilpīgi intervāli, lai numerācijas pietiktu gana ilgam laika posmam. Piemēram, ar intervālu no 100000 līdz 199999 pietiks vairāk kā pieciem gadiem, izrakstot vidēji 1000 rēķinus mēnesī un ieskaitot iespējamo apjoma pieaugumu.
Nekādā gadījumā nedrīkst pieļaut intervālu pārklāšanos savā starpā, t.i., katra nākamā intervāla sākuma numuram jābūt lielākam par iepriekšējās sērijas beigu numuru.
Piemēram, ja sistēmā tiek definēti vairāki intervāli, tad to robežas varētu būt šādas:
1000:1999
2000:2999
3000:3999
Bet nekādā gadījumā ne šādas:
1:10000
1000:1999
Un noteikti ne šādas:
10000:29999
20000:49999
Lai būtu vieglāk izvairītes no šī tipa kļūdas, ir ieteicams veidot intervālus ar vienādu zīmju skaitu.
Ja, saglabājot dokumentu, parādās šāda tipa kļūda:
Tad visdrīzāk izmantotais intervāls ir novecojis. Šo ir iespējams atrisināt divos veidos:
Par to, kā pievienot jaunus var rediģēt esošus intervālus sīkāk aprakstīts te: Dokumentu intervāli.
Kādu variantu izvēlēties - tas ir atkarīgs no uzņēmuma iekšējās politikas un izveidojušās situācijas, ja dokumentu numerācijai nav tiešas saistības ar to veidošanas gadu, tad parasti piemērotāk ir pagarināt esošo, bet ja dokumentu numuri vienmēr sākas ar tekošo gadu, tad katru gadu jāveido jauns intervāls.
Lai izvairītos no intervāla manuālas izvēles pie katra jauna dokumenta veidošanas, ir iespējams piesaistīt noteiktu intervālu lietotājam vai vairāku lietotāju darbavietai.
Pats lietotājs var izvēlēties sev intervālu, ieliekot to attiecīgajā laukā savā lietotāja kartiņā, ieejot tajā no sistēmas galvenā loga, klikšķinot uz sava vārda:
Bet administrators var norādīt lietotājiem intervālus no personu kartītes lapas Administrators
:
Ja katru gadu tiek izmantoti jauni intervāli, tad līdz ar jaunā gada sākumu, ir manuāli jāieliek lietotāju kartiņās šie jaunie intervāli, lai viņiem nebūtu jāizvēlas intervāls pie katra dokumenta veidošanas.
Ja tiek izmantotas Darba vietas, tad darba vietu kartiņās ir iespējams norādīt katrai darba vietai tajā pieejamos intervālus, vienu vai vairākus. Un šī informācija arī ir manuāli jāatjauno līdz ar iepriekš ielikto intervālu beigām.
Ir iespējams kā intervālu norādīt arī opciju Pēdējo reizi saglabāts
, tādā gadījumā sistēma vienmēr atcerēsies, kādu intervālu lietotājs ir izmantojis pēdējā saglabātajā dokumentā. Un, lai to nomainītu, pietiks vienu reizi jebkurā no dokumentiem izvēlēties jaunu intervālu.
Ja, saglabājot dokumentu, ir pamanīts, ka tika izmantota neatbilstoša numuru sērija, tad numuru ir iespējams mainīt, veicot dubultklikšķi numura laukā un izvēloties citu sēriju.
Iepriekš izmantotus, bet pēc tam izdzēstus dokumentu numurus Directo vairs atkārtoti nepiešķirs. Vēlreiz iegūt tādu pašu dokumenta numuru, ja dokuments tika izdzēsts, ir iespējams tikai, ja šis ir bijis pēdējais dokuments sarakstā, tad nākamajam dokumentam automātiski tiks piešķirts tāds pats numurs kā izdzēstajam.
Tomēr, ja ir nepieciešams atgūt kādu vēsturiski izmantotu numuru, kas dokumentu sarakstā vairs neeksistē (par to noteikti pirms tam jāpārliecinās!) tad var izveidot īpašu intervālu šim vienam numuram, uz brīdi pieļaujot intervālu pārklāšanos, piemēram, šādi izskatās intervāla kartīte numuram 12345:
Intervālam ir jābeidzas tieši ar to numuru, kāds ir nepieciešams, un jāsākas ar numuru, kas ir par vienu mazāks. Derīguma periods ir jāieliek tāds, lai tajā iekļautos tā dokumenta datums, kurā tas tiks pielietots. Pēc tam, kad šis intervāls ir ievietots dokumentā, kuram tas ir paredzēts, un dokuments ir veiksmīgi iegrāmatots, intervāls ir jāizdzēš.
Ja intervāls ir nepieciešams dokumentā, kas jāveido no kāda cita dokumenta, piemēram, rēķinam, kas jāveido no pasūtījuma, tad šis korekcijas intervāls uz brīdi ir jāieliek arī saistītā dokumenta (šajā gadījumā pasūtījuma) intervāla kartītes laukā Jauns intervāls
un jāizņem no tās, tikko dokuments ir veiksmīgi izveidots.