Lietotāja rīki

Vietnes rīki



lv:yld_numbriseeriad

Intervāli

Dokumentu numerācijas diapazonus jeb intervālus „Directo“ izmanto, lai piešķirtu numurus jauniem dokumentiem, kad tie tiek pirmo reizi saglabāti. Intervāliem ir derīguma periods (sākuma un beigu izmantošanas laiks) un tos var izmantot tikai tiem dokumentiem, kuru datums ietilpst intervāla derīguma periodā.

Dokumenta saglabāšanas brīdī „Directo“ pārbauda, kāds šim dokumenta veidam ir lielākais izmantotais numurs dokumentā norādītā intervāla ietvaros un piešķir dokumentam nākamo numuru pēc kārtas. Piešķirtais numurs nav manuāli rediģējams, bet vēl neapstiprinātajiem dokumentiem pastāv iespēja mainīt izvēlēto intervālu uz citu.
Vienam dokumentu veidam numuri nevar atkārtoties - viena dokumentu veida ietvaros katra dokumenta numurs ir unikāls.
Tiem dokumentu veidiem, kuriem ir grāmatojumi (piemēram, rēķiniem, maksājumiem u.c.), dokumenta numurs kļūst arī par dokumenta transakcijas jeb grāmatojuma numuru.
Transakciju sarakstā (virsgrāmatā) grāmatojumi tiek identificēti pēc transakcijas tipa un numura. Transakciju tipi atbilst to pamatojošo dokumentu veidiem, piemēram, rēķina grāmatojuma tips ir RĒĶINS.

Dokumentu intervāli

Intervāli tiek izmantoti, lai piešķirtu numurus dokumentiem (piemēram, rēķiniem un maksājumiem). Transakcijām jeb grāmatojumiem, kuru tips ir TRAN, vidustransakcijām un finanšu budžetiem numuri tiek piešķirti no finanšu intervāliem. Apraksts par finanšu intervāliem ir pieejams zemāk.
Lai mainītu esošu vai izveidotu jaunu dokumentu intervālu, no galvenās izvēlnes jādodas uz UZSTĀDĪJUMI → Galvenie uzstādījumi → Intervāli
Tad tiks atvērts intervālu saraksts.
Ja ir jāizveido jauns intervāls, tad ir jānospiež poga Pievienot jaunu. savukārt, ja ir jāveic izmaiņas esoša intervāla kartītē, tad ir jāuzspiež uz konkrētā intervāla koda.

Intervāla kartītes lauku nozīme

  • Kods - katram intervālam ir jāpiešķir unikāls kods. Tas var sastāvēt no cipariem un burtiem (bez garumzīmēm un mīkstinājuma zīmēm) un nedrīkst sastāvēt tikai no cipariem, lai nerastos situācija, ka intervāla kods pārklājas ar dokumentu numuriem. Atbilstošs intervāla kods ir, piemēram, DOK vai DOK2017.

:!: Dokumentu intervālu kodi nedrīkst pārklāties ar finanšu intervālu kodiem.

  • Nosaukums - intervāla nosaukums. Nosaukumam jāpaskaidro intervāla pielietojums, piemēram, 2017. gada dokumenti.
  • Intervāla sākums un Intervāla beigas - numurs, sākot no kura dokumentiem ar šo intervālu tiks piešķirts numurs.
    • Pirmajam dokumentam no intervāla tiks piešķirt numurs Intervāla sākums+1.
    • Ja sistēmā jau ir veidoti dokumenti ar numerāciju no šī intervāla, tad jaunajam dokumentam numurs būs +1 pie lielākā šī intervāla dokumenta numura - piemēram, ja lielākais no intervāla piešķirtais dokumenta numurs ir 212345, tad nākamajam dokumentam tiks pieškirts numurs 212346.
    • Katram dokumentu tipam numuri veidojas neatkarīgi no citu dokumentu tipu numuriem. Piemēram, ja jau ir izveidoti pārdošanas rēķini ar numuriem 100001, 100002, 100003 no šī intervāla, tad pirmajam ienākošajam rēķinam no šī intervāla tiks piešķirts numurs 100001.
  • Sākuma laiks un Beigu laiks - intervāladerīguma periods. Izvēloties intervālu dokumenta numura piešķiršanai, ir jāpārliecinās, ka dokumenta datums iekļaujas derīguma laikā, citādāk dokumentu nevarēs saglabātapstiprināt.

:!: Šie lauki ir laika jūtīgi, tas nozīmē, piemēram, ja dokumenta datums ir 31.12.2017 14:13, bet dokumenta intervāla derīgums ir 31.12.2017, tad to nevarēs izmantot šim dokumentam, jo, nenorādot laiku, tas tiek pieņemts kā 00:00, līdz ar ko jau 00:01 norādītajā datumā ir ārpus derīguma. Lai intervāls būtu derīgs līdz dienas beigām, tās derīgums jānorāda kopā ar laiku, piemēram, 31.12.2017 23:59:59.

  • Slēgts - ja ir jānosaka, ka no konkrētā intervāla dokumentiem vairs nevar piešķirt numurus, tad šajā laukā jānorāda .
  • Jauns intervāls - šo lauku izmanto, veidojot saistītus dokumentus, piemēram, rēķinus no pasūtījumiem. Tādā gadījumā, veidojot rēķinu no pasūtījuma, rēķinam tiks izmantots intervāls, kurš norādīts pasūtījuma intervāla kartītes laukā Jauns intervāls.
  • Intervāla prefikss - intervāla prefiksu norāda tad, ja dokumentu izdrukās pirms dokumenta numura jānorāda kāds teksts.

Finanšu intervāli

TRAN tipa transakciju, vidustransakciju un finanšu budžetu numurēšanai tiek izmantoti finanšu intervāli.

Finanšu intervāli tiek veidoti finanšu uzstādījumu sarakstā Finanšu intervāli. Finanšu intervāla kartīte tiek aizpildīta, ievērojot tos pašus principus, kuri norādīti augstāk, aprakstā par dokumentu intervāliem.

Ieteikumi un iespējamās kļūdas

Laika ierobežojumi

Veidojot jaunu intervālu, tā robežas ir ieteicams definēt pietiekami plašas ilgākam laika periodam. Un nav ieteicams veidot intervālus pēc principa - katram dokumentu veidam savu un katram gadam savu, ja nebūs iespējams sekot līdzi pareizu intervālu izvēlei, veidojot dokumentus, un nebūs resursu jaunu intervālu piesaistei lietotājiem līdz ar jaunā gada sākšanos, jo šādu procesu automatizācija nav paredzēta.

Tāpēc, ja nav vēlmes veikt šo darbu manuāli, jāveido pietiekami ietilpīgi intervāli, lai numerācijas pietiktu gana ilgam laika posmam. Piemēram, ar intervālu no 100000 līdz 199999 pietiks vairāk kā pieciem gadiem, izrakstot vidēji 1000 rēķinus mēnesī un ieskaitot iespējamo apjoma pieaugumu.

Kļūda: intervālu pārklāšanās

:!: Nekādā gadījumā nedrīkst pieļaut intervālu pārklāšanos savā starpā, t.i., katra nākamā intervāla sākuma numuram jābūt lielākam par iepriekšējā intervāla pēdējo numuru.

Piemēram, ja sistēmā tiek definēti vairāki intervāli, tad to robežas varētu būt šādas:
1000:1999
2000:2999
3000:3999

Bet nekādā gadījumā ne šādas:
1:10000
1000:1999

Un noteikti ne šādas:
10000:29999
20000:49999

:!: Lai būtu vieglāk izvairītes no šī tipa kļūdas, ir ieteicams veidot intervālus ar vienādu zīmju skaitu.

Kļūda: Datums nav intervālā

Ja, saglabājot dokumentu, parādās šāda tipa kļūda:

Tad visdrīzāk izmantotais intervāls ir novecojis. Šo ir iespējams atrisināt divos veidos:

  1. ar dubultklikšķi dokumenta numura laukā atvērt intervālu sarakstu un izvēlēties jaunāku intervālu (ja tāds ir pieejams)
  2. pagarināt iepriekš izmantotā intervāla derīguma termiņu (Beigu laiks)
  3. izveidot jaunu intervālu

Par to, kā pievienot jaunus var rediģēt esošus intervālus sīkāk aprakstīts te: Dokumentu intervāli.

Kādu variantu izvēlēties - tas ir atkarīgs no uzņēmuma iekšējās politikas un izveidojušās situācijas, ja dokumentu numerācijai nav tiešas saistības ar to veidošanas gadu, tad parasti piemērotāk ir pagarināt esošo, bet ja dokumentu numuri vienmēr sākas ar tekošo gadu, tad katru gadu jāveido jauns intervāls.

Intervāla piesaiste lietotājam

Lai izvairītos no intervāla manuālas izvēles pie katra jauna dokumenta veidošanas, ir iespējams piesaistīt noteiktu intervālu lietotājam vai vairāku lietotāju darbavietai.

Pats lietotājs var izvēlēties sev intervālu, ieliekot to attiecīgajā laukā savā lietotāja kartiņā, ieejot tajā no sistēmas galvenā loga, klikšķinot uz sava vārda:

Bet administrators var norādīt lietotājiem intervālus no personu kartītes lapas Administrators:

:!: Ja katru gadu tiek izmantoti jauni intervāli, tad līdz ar jaunā gada sākumu, ir manuāli jāieliek lietotāju kartiņās šie jaunie intervāli, lai viņiem nebūtu jāizvēlas intervāls pie katra dokumenta veidošanas.

Ja tiek izmantotas Darba vietas, tad darba vietu kartiņās ir iespējams norādīt katrai darba vietai tajā pieejamos intervālus, vienu vai vairākus. Un šī informācija arī ir manuāli jāatjauno līdz ar iepriekš ielikto intervālu beigām.

Ir iespējams kā intervālu norādīt arī opciju Pēdējo reizi saglabāts, tādā gadījumā sistēma vienmēr atcerēsies, kādu intervālu lietotājs ir izmantojis pēdējā saglabātajā dokumentā. Un, lai to nomainītu, pietiks vienu reizi jebkurā no dokumentiem izvēlēties jaunu intervālu.

Dokumenta numura koriģēšana

Ja, saglabājot dokumentu, ir pamanīts, ka dokumenta numura piešķiršanai tika izmantots neatbilstošs intervāls, tad numuru ir iespējams mainīt, ar dubultklikšķi ieklikšķinot dokumenta numura laukā un izvēloties citu intervālu.

Iepriekš izmantotus, bet pēc tam izdzēstus dokumentu numurus Directo vairs atkārtoti nepiešķirs. Vēlreiz iegūt tādu pašu dokumenta numuru, ja dokuments tika izdzēsts, ir iespējams tikai, ja šis ir bijis pēdējais dokuments sarakstā, tad nākamajam dokumentam automātiski tiks piešķirts tāds pats numurs kā izdzēstajam.

Tomēr, ja ir nepieciešams atgūt kādu vēsturiski izmantotu numuru, kas dokumentu sarakstā vairs neeksistē (par to noteikti pirms tam jāpārliecinās!) tad var izveidot īpašu intervālu šim vienam numuram, uz brīdi pieļaujot intervālu pārklāšanos, piemēram, šādi izskatās intervāla kartīte numuram 12345:

Intervālam ir jābeidzas tieši ar to numuru, kāds ir jāpiešķir dokumentam, un jāsākas ar numuru, kas ir par vienu mazāks nekā dokumentam piešķiramais numurs.
Derīguma periods ir jāieliek tāds, lai tajā iekļautos tā dokumenta datums, kurā intervāls tiks pielietots.
Pēc tam, kad šis intervāls ir ievietots dokumentā, kuram tas ir paredzēts, un dokuments ir veiksmīgi iegrāmatots, intervāls ir jāslēdz vai jāizdzēš.

Ja intervāls ir nepieciešams dokumentā, kas jāveido no kāda cita dokumenta, piemēram, rēķinam, kas jāveido no pasūtījuma, tad šis korekcijas intervāls uz brīdi ir jāieliek arī saistītā dokumenta (šajā gadījumā pasūtījuma) intervāla kartītes laukā Jauns intervāls un jāizņem no tās, tikko dokuments ir veiksmīgi izveidots.

lv/yld_numbriseeriad.txt · Labota: 2022/06/30 13:21 , labojis lasma