See on dokumendi vana versioon!
Aruanne on mõeldud vajalike hooldustööde tegemiseks, andmete importimiseks, erinevate programmis olevate dokumentide kontrollimiseks ja dokumentide kinnitusest avamiseks.
Annab võimaluse programmis vajadusel teatuid olekuid, andmeid kontrollida, kas siis mittevastavuste korral või lihtsalt kontrolliks.
PARAM1 ja PARAM2 lahtritesse saab kirjutada kontosid, ladusid jne. PARAM nimetused muutuvad vastavalt kontrollisüsteemile ja vastavalt sellele on võimalik lahtrisse nõutud ja vajalik parameeter kirjutada. Kui kõik vajalik on valitud, siis vajutada nupule ARUANNE. Iga aruande kohale on toodud ka väike spikker, milles on toodud vastava aruande jaoks vajalikud või kohustuslikud sisestavad parameetrid.
Hooldus - on mõeldud müügi- ja ostureskontro ning kontode ajaloo uuendamiseks. Kasutatakse peale dokumentide kinnitusest avamist ja vajadusel, kui öine hooldus on midagi tegemata jätnud või näiteks mõne arve saldo on reskontros üleval, kuigi arve ise on juba kustutatud (ilmselgelt võib tegu olla peale avamist tegemata jäetud hoolduse tõttu tekkinud probleemiga).
Impordi - on mõeldud väiksemate hansakoopiate sissekandmiseks, arvete koguste ja tellimuste ridade importimiseks programmi. Tellimuse read - tehakse lihtsalt tellimused, kus failiformaat on selline: „number“,„artikkel“,„kogus“,„hind“,„sn“,„konto“. Arvete kogused - tehakse käsiskänneriga laost välja saadetud kauba järgi vastavalt tellimusele arve.
HOOLDA! - kasutada peale AVA abil dokumentide avamist olukorras kus näiteks müügireskontos ja bilansis on erinevad saldod. Valikud
Saab kasutada bilansikontodel olevate valuutas toimunud tehingute valuutakursside ümberhindluseks konkreetsel ajahetkel. Saab kasutada ka kui ühel kontol on kanded erinevas valuutas. Ühel kontol erinevates valuutades olevad summade valuutakursid arvutatakse ümber kõik korraga.
Näiteks: antud / saadud laenude või pangakontode valuutakursside ümberhindamisel. Valuutakursid võetakse Raamat – Valuutakursid.
Vajutades lingi Valuutakursside ümberarvutaja peale avaneb valuutakursside arvutaja kande koostaja.
Aeg kuupäev kande tegemiseks ja valuutakursi arvutamiseks
Seeria finantsseeria valik
Eelmised valik juba loodud valuutakursside arvutajatest, rippmenüü valik tuleb Kirjeldus + kontode väljade sisu järgi.
Esimest korda arvutades on valik tühi. Soovitame iga konto või kontodegrupi järgmise perioodi valuutakursside ümberarvutamiseks kasutada juba valmis tehtud valikut.
Iga erinev kombinatsioon salvestab uue valiku - näiteks kõik muu on sama, aga ühel juhul on objekti lind puudu – loetakse erinevaks valikuks.
Kontod kontode numbrid, mitme konto peal olevate valuutade ümberarvutamiseks kasutada komaga kontode nimekirja.
Kirjeldus vaba tekst, mis kande koostamisel läheb Seletus väljale ja järgneva perioodi valuutakursside arvutamisel tekib valikusse “Eelmised”.
Grupeeri valikud kui on valitud, siis kanded tekivad eraldi real iga valiku kombinatsiooni kohta.
Objekt kanderea objekt (objektid)
Projekt kanderea projekt
Klient kanderea kliendikood
Hankija kanderea hankija kood
Kanne – vajutades „kanne“, tekib valitud kuupäevaga finantskanne, mille valuutakurss/kursid võetakse automaatselt Seadistused – Raamat – Valuutakursid.
Nt. Kui objekt on valitud ent projekt ei ole, aga kandel on projekt olemas, siis ümberhindluse kanded tekivad ilma projekti koodita. Kui ei ole ühtegi grupeerimise valikut tehtud, siis tekivad kontole valuutade kaupa üldkanded.
Loodud valuutakursside arvutajate kombinatsioone saab kustutada või kommentaare muutaSeadistused → Üldine → Transpordi parameetrid. Ava Nr. väljalt valik ning muuda või kustuta.
Algandmed - valuutas tehtud finantskanne 01.01.2020
31.01.2020 valuutakursside ümberhindlus ilma grupeeri valikuid kasutamata:
Algandmed - valuutas tehtud finantskanne 01.01.2020
31.01.2020 valuutakursside ümberhindlus grupeeri valikutega:
Kanne tekib ridade kaupa valitud objektide ja projektide lõikes
Alati saab finantskande ära kustutada ja uuesti kande arvutada.
Pearaamatus näeb valuutakursside ümberhindluse kanne välja selline: Pearaamatu aruandes saab valuutakursside info nähtavale tuua peenhäälestuse alt „Näita valuuta summasid“.
Kuidas hakata kasutama valuutakursside ümberarvutajat kui käsitsi on siiani valuutakursi ümberhindluse kanded tehtud
Algandmed - kui andmed on valuutas, siis algsaldod peaks ka sisestama õiges valuutas. Kui andmed sisestatakse finantskandena, peaks sisestama teise mummu alla valuutas (EUR-is andmeid ei sisestata).
Käsitsi tehtud valuutakursikanded jaanuar kui märts.
Kokku jaanuar - märts ümberhindlused. Sama konto USD-i vaates
Teeme Hoolduse alt automaatse ümberarvutuse Ja teeme käsitsi korrigeeritud valuutakursi korrastuskande Pearaamatus on kanded sellised
Kui kontol peaks olema USD-id aga siiani on kanded tehtud EUR-ides, siis konto korrigeerimiseks peab EUR-id maha kandma ja USD-id sisse võtma.
Näide : Kontol peab olema 31.03.2021 1000 USD-i aga on 852,88 EUR-i (mille väärtus on 1000 USD-i).
Kui kontol on valuuta ümberhindamata, siis esimesena peaks tegema valuuta ümberhindluse kande, et EUR-des oleks kande tegemise kuupäevaga vastaks EUR-i ja USD- summad. Siis saab edaspidi kasutada valuutakursside ümberarvutamiseks Hooldus > Valuutakursid > Valuutakursside ümberarvutaja
.
Dokumentide avamine tähendab dokumendi kinnitusest lahtivõtmist. Selle tulemusel kustub ka dokumendiga seotud finantskanne või ladu muutva dokumendi puhul artikli ajalugu.
Dokumentide avamist on soovitav teostada ajal, kui andmebaasi kasutamine teiste kasutajate poolt ei ole väga intensiivne, kuna osad avamisega seotud toimingud aeglustavad lühiajaliselt programmi tööd. Kindlasti on soovitav katkestada kasutajate töö, kes hetkel töötavad vastavate dokumentidega.
Kasutajaõigused
Kasutajale/grupile tuleb anda 'Aruanded' alt 'Hooldus' õigus ja 'Muu' alt lubada 'Dokumentide avamine'. Kasutajale on võimalik 'Muu' alt lubada 'Dokumentide avamise link' milleks peab lisaks olema 'Seadistus' alt valitud 'Manuste lisamine', mis tekitavad AVA nupu kinnitatud dokumendi päisesse.
Kasutamine
'Raamat' tulbas aruandes 'Hooldus' on jaotus 'Dokumentide avamine'. Rippmenüüst tuleb kindlasti valida dokumendi tüüp ja sellest paremale sisestada avatava dokumendi number. Kui soov avada korraga mitu samatüübilist dokumenti, siis tuleks dokumendi numbrid sisestada eraldatult komaga, nt 10001,10002,10005.
Dokumentide tüübid, mida avada saab:
Kui dokumendi tüüp on valitud ja avatava dokumendi nr. sisestatud, siis vajutades nuppu „AVA“ eemaldatakse dokumendilt kinnitus ja kustutatakse selle dokumendiga seotud finantskanne (selle olemasolul).
Kui kasutajale on antud õigus avada dokumenti dokumendi enda pealt, siis vajutades dokumendi päises AVA nuppu, avatakse koheselt aruande 'Hooldus' aken, kus dokumendi tüüp ja number on juba täidetud ja aknas tuleb vajutada uuesti AVA.
Avada ei saa dokumente, mis on finantsi sulgemisele eelnevas ajas.
Kui dokumendid on avatud, siis saab neid muuta nagu tavalisi avatud dokumente.
Hoiatused
Mass-ekspordimoodul võimaldab erinevate registrite andmeid massiliselt eksportida. Eksporditud fail vormistatakse alati UTF-8 kodeeringus.
Valikud:
Kui eksportida andmeid, mis sisaldavad reavahe sümbolit (näiteks artikli kirjeldus), mida on soov Excelis redigeerida ning hiljem tagasi importida, tuleks Välja eraldajaks määrata ; ning Faili tüübiks CSV. Loodavat faili peaks Excel oskama otse avada. NB! Avamine peaks toimuma just nimelt failil topelt-klikkides, mitte Excelist Open/Ava valides (mille peale avatakse Text import wizard) või Data>Importi tehes, mis jõuab samuti samasse wizardisse - sellisel juhul import ei õnnestu, kuna mingil põhjusel Exceli Text import ei saa aru reavahega tekstist ehkki kasutatakse teksti eraldaja sümbolina jutumärke (seda isegi juhul kui selline fail on Excelist endast salvestatud).
Mass import on mõeldud vanade andmete uuendamiseks või uute andmete importimiseks exceli failidena. Importida saab järgmisi tabeleid:
* AAL Retseptid * Ametikohad * Artikli hankija artiklid * Artikli hinnagrupid * Artikli minmax kogused * Artikli muudatused * Artikli pakendid * Artikli seotud artiklid * Artiklid * Artikli kulukontod * Artikliklassid * Arved * CN8 koodid * Finantseelarved * Finantskanded * Finantskontod * Finantsretseptid * Hankijad * Hinnavalemi read * Hinnavalemid * Inventar * Inventari klassid * Inventari lisasummad * Inventuurid * Kassa-liikumised * Kassa-sisse * Kassa-välja * Kliendi artikli minmax * Kliendi inventar * Kliendid * Kliendikaardi klassid * Kliendiklassid * Kohad * Kontaktid * Kulutused * Lao lähetustingimused * Laod * Lepingu read * Lepingud * Lepingute uuendamine * Liikumised * Lisaväljad * Mahakandmised * Objektid * Ostuarved * Ostutellimused * Pangaväljavõtte importreeglid * Pakkumised * Personal (kõik tabelid) * Projekti näidud * Projektid * Projektid ridadega * Ressursid * Retseptid * Sissetulekud * Sündmused * Tasumistingimused * Tegevusalad * Tehinguliigid * Tellimused * Uuringud
Kui imporditakse andmeid, mis sisaldavad reavahe sümbolit (näiteks artikli kirjeldus), tuleks enne andmete importimist asendada reavahe mingi sõnega (vaikimisi pakutakse selleks \n). See sama \n tuleks määrata impordi aknas Reavahe separaatoriks. Excelis saab seda teha järgmise valemiga: =CLEAN(SUBSTITUTE(B2;CHAR(10);"\n")) - see asendab reavahe märgise meie poolt antud \n sõnega ning lisaks koristab ära trükkimatud sümbolid, milleks on CR ehk Carriage Return sümbol, mida pole küll näha, kuid mis segab importi. Selle asenduse võib siis teha tühja tulpa, ning peale asendust kopeerida Values ehk ainult väärtused tagasi õigesse tulpa.
Erinevate andmete importimisel on päises einevad linnud ja valikud.
Kui vajalikud lahtrid ja väljad on täidetud, siis vajutada nupule IMPORT.
Kui on tarvis importida artiklikaardile 'Retsept' blokki andmeid, siis tuleks kasutada impordil järgmisi väljasid:
RETSEPT - retsepti kood
RETSEPT EI ASETU - võimalikud väärtused 0 ja 1. 1 paneb linnukese
RETSEPT ARVEL VALIK - võimalikud väärtused 0, 1, 2, 3 ja 4 vastavalt rippmenüü järjekorrale
retsept_arvel - see väli mõjutab linnukesi 'Ka kreeditarvel' ja 'Muudab seotud artikli kulu' ning kaasneb vaid eelmise valiku väärtuse 4 (taustal) korral. Kui on soov mõlemad linnukesed saada, siis tuleb importida 'kreeditarve, kulu' (NB! tühik vahel oluline). Kui ainult ühte, siis vastavalt 'kreeditarve' või 'kulu'.
Mitut lisavälja saab juurde importida läbi sellise tabeli nagu lisaväljad.
Kohustuslikud väljad on Kood, Klass, Kaart ning saab juurde valida Sisu ja Parameetri.
Näiteks võib impordi tabel näha välja selline-
Ehk imporditakse artiklile 1010 kolm PILT lisavälja väärtust koos parameetriga. Päise info tuleks enne importi ära kustutada või seda mitte kopeerida.
Sellist importi saab teha ühe korra, kuna järgmistel kordadel mitte ei kirjutata olemasolevaid lisaväljasid üle vaid lisatakse neid koguaeg juurde. Kui on soov lisaväljad kustutada on vaja teha eelnevalt artiklile lisaväljale import, kus on valitud „Uuenda vanad ja lisa uued“.
Klientide Transport saki andmete importimiseks tuleb valida massimpordi tabel Firmad transport.
„Vali impordi väljad“ alla tuleks lisaks vaikimisi väljadele valida ka SISU nii, et väljade valik oleks järgmine:
Imporditavas tabelis olevate tulpade tähendused on järgmised:
Järgmisel pildil on tabel, mille rohelise taustaga tulbad on impordi jaoks vajalikud ning kollasel taustal tulbad selgitavad imporditavate tulpade täitmise loogikat.
Transpordi saki TÜÜP´ide vasted kliendikaardil ja andmebaasis on järgmised:
Transpordi saki väljade nimetuste vasted andmebaasi koodidega on järgmised:
Väli kliendikaardil | Välja kood andmebaasis | Välja sisu täitmine |
---|---|---|
Teavitus meil sissetulnud dokumendi puhul | E-maili aadress | |
Mis kasutajaga luuakse sisenevad dokumendid | MYYJA | Kasutaja |
Mis objektiga luuakse sisenevad dokumendid | OBJEKT | Objekt |
Tekst artikliväljale, kui sisend-dokumendi artikkel on puudu | ASENDUS | Tekst |
Mis seeriasse luuakse sisenevad dokumendid | SEERIA | Seeria |
Kliendi lao jälgimine | KLIENDI_LAOD | Ei - 0, Arve põhine - 1, Lähetuse põhine 2, Lähetus ja ladu muutev arve - 3, Liikumise põhine - 4 |
Kliendi müük luuakse (olemasolul) arve tellija järgi | KLIENDI_LAOD_TELL | Ei - 0, Jah - 1 |
Mis laoga luuakse sisenevad dokumendid | LADU | Ladu |
GLN | tr_gln | Tekst |
Peppol Id | tr_peppol_id | Tekst |
Väline kood | ext_kood | Tekst |
Sisenevate tellimuste klient tuvastatakse andmeblokist | telema_orderer | DeliveryParty - 0, ByerParty - 1 |
Lähetuse BuyerParty klient | telema_delivery | Kliendi kood |
Saatelehe ühesugused artiklid esitatakse koondatult | telema_group_delivery | Ei - 0, Jah - 1 |
Koondatud saatelehel on ka hinnad | telema_group_delivery_hind | Ei - 0, Jah - 1 |
Arve DeliveryParty klient | telema_invoice_kl | Kliendi kood |
Arve faktooringu klient | telema_faktooring_kl | Kliendi kood |
Arve grupeeritakse artiklite kaupa | telema_arve_grp | Ei - 0, Jah - 1 |
Lähetuse saatmisel ei ole e-dokumendi kliendi koodis kliendi ladu | telema_saate_koht | Ei - 0, Jah - 1 |
Pakis tellimise alus | telema_kasti_kogus | tühi - 0, PAKIS 1 - 1, PAKIS 2 - 2, lisavälja puhul - data:LV_KOOD |
Arve kliendikood edastatakse osakonna olemasolul stiilis kood:osakond | tr_no_koht | Jah - 0, Ei - 1 |
Eelistatakse siseneva dokumendi (tellimus/tarnekinnitus) hindu | tr_hinnad_tellijalt | Ei - 0, Jah - 1 |
Firma prefiks | tr_prefiks | Tekst |
TK>OTK hankija | telema_otk_hank | Hankija kood |
Rea numbri koefitsient | telema_rea_koef | Number |
Edastuskanal: Telema | kui linnutatud, siis sisestada tekst: telema | |
Väljuvad dokumendid: Arve | kui linnutatud, siis sisestada tekst: arve | |
Väljuvad dokumendid: Lähetus | kui linnutatud, siis sisestada tekst: lahetus | |
Väljuvad dokumendid: Liikumine | kui linnutatud, siis sisestada tekst: liikumine | |
Väljuvad dokumendid: Ostutellimus | kui linnutatud, siis sisestada tekst: otell |
Kohustslike objekti tasemete impordiks tuleb tasemed excelisse sisestada nii, et peale koma oleks tühiks. Näiteks kui soovitakse kohustuslikeks tasemeteks importida tasemed 2,5,10 siis excelis oleks need sisestatud järgmiselt „2, 5, 10“.
Digikoristuse aruanne võimaldab pärida ja massiliselt kustutada kliente, hankijaid ja artikleid, mida ei ole mitte kunagi kasutatud. Selliseid kasutamata ja ebavajalikke andmeid võib Directosse tekkida läbi liideste, vigaste massimportide, inimlike eksimuste ja topelt sisestuste. Digiprügi aruanne on mugav võimalus selliste andmete leidmiseks ja neist vabanemiseks, et vähendada digiprügi ja ettevõtte süsiniku jalajälge. Digikoristamise õigus on ainult SUPER grupi kasutajatel, teised kasutajad saavad jooksvalt peamenüü vasakpoolselt navigatsiooniribalt näha infot Directost juba eemaldatud digiprügi hulga kohta.
Kasutamata klientide, hankijate või artiklite filtreerimiseks tuleb lisada linnuke vastava andmeliigi ette. Kõiki andmeliike saab filtreerida ja kustutada ka korraga. Iga andmeliigi jaoks saab vajadusel kasutada ka plussfiltrit päringule täiendavate tingimuste lisamiseks.
Muudetud enne - võimaldab kitsendada valimit kirje viimase muutmise aja järgi
Aruande tulemis kuvatakse leitud kirjete arvu registrite kaupa. Kustutamisele kuuluvate andmete täpsemaks kontrolliks saab alla laadida CSV faili.
Lae alla CSV - loob CSV faili aruande parameetritele vastavatest kirjetest registris
Kustuta - kustutab aruande parameetritele vastavad kasutamata kirjed registris
Viimaste koristuste tabel annab ülevaate juba tehtud digikoristustest.
Kui digikoristuse tulemus on ootuspärane, siis on oluline alla laetud CSV fail ka oma arvutist kustutada, et vähendada digiprügi.