See on dokumendi vana versioon!
Aruanne on mõeldud vajalike hooldustööde tegemiseks, andmete importimiseks, erinevate programmis olevate dokumentide kontrollimiseks ja dokumentide kinnitusest avamiseks.
Annab võimaluse programmis vajadusel teatuid olekuid, andmeid kontrollida, kas siis mittevastavuste korral või lihtsalt kontrolliks.
PARAM1 ja PARAM2 lahtritesse saab kirjutada kontosid, ladusid jne. PARAM nimetused muutuvad vastavalt kontrollisüsteemile ja vastavalt sellele on võimalik lahtrisse nõutud ja vajalik parameeter kirjutada. Kui kõik vajalik on valitud, siis vajutada nupule ARUANNE. Iga aruande kohale on toodud ka väike spikker, milles on toodud vastava aruande jaoks vajalikud või kohustuslikud sisestavad parameetrid.
Hooldus - on mõeldud müügi- ja ostureskontro ning kontode ajaloo uuendamiseks. Kasutatakse peale dokumentide kinnitusest avamist ja vajadusel, kui öine hooldus on midagi tegemata jätnud või näiteks mõne arve saldo on reskontros üleval, kuigi arve ise on juba kustutatud (ilmselgelt võib tegu olla peale avamist tegemata jäetud hoolduse tõttu tekkinud probleemiga).
Impordi - on mõeldud väiksemate hansakoopiate sissekandmiseks, arvete koguste ja tellimuste ridade importimiseks programmi. Tellimuse read - tehakse lihtsalt tellimused, kus failiformaat on selline: „number“,„artikkel“,„kogus“,„hind“,„sn“,„konto“. Arvete kogused - tehakse käsiskänneriga laost välja saadetud kauba järgi vastavalt tellimusele arve.
Dokumentide avamine tähendab dokumendi kinnitusest lahtivõtmist. Selle tulemusel kustub ka dokumendiga seotud finantskanne või ladu muutva dokumendi puhul artikli ajalugu.
Dokumentide avamist on soovitav teostada ajal, kui andmebaasi kasutamine teiste kasutajate poolt ei ole väga intensiivne, kuna osad avamisega seotud toimingud aeglustavad lühiajaliselt programmi tööd. Kindlasti on soovitav katkestada kasutajate töö, kes hetkel töötavad vastavate dokumentidega.
Hoolduse aruandes on jaotus „Dokumentide avamine“. Rippmenüüst tuleb kindlasti valida dokumendi tüüp ja sellest paremale sisestada avatava dokumendi number. Kui soov avada korraga mitu samatüübilist dokumenti, siis tuleks dokumendi numbrid sisestada eraldatult komaga, nt 10001,10002,10005.
Tüübid
Kui dokumendi tüüp on valitud ja avatava dokumendi nr. sisestatud, siis vajutades nuppu „AVA“ eemaldatakse dokumendilt kinnitus ja kustutatakse selle dokumendiga seotud finantskanne.
Kui dokumendid on avatud, siis saab neid kasutada/muuta reeglina nagu tavalisi avatud dokumente.
Hoiatused
Mass-ekspordimoodul võimaldab erinevate registrite andmeid massiliselt eksportida. Eksporditud fail vormistatakse alati UTF-8 kodeeringus.
Valikud:
Kui eksportida andmeid, mis sisaldavad reavahe sümbolit (näiteks artikli kirjeldus), mida on soov Excelis redigeerida ning hiljem tagasi importida, tuleks Välja eraldajaks määrata ; ning Faili tüübiks CSV. Loodavat faili peaks Excel oskama otse avada. NB! Avamine peaks toimuma just nimelt failil topelt-klikkides, mitte Excelist Open/Ava valides (mille peale avatakse Text import wizard) või Data>Importi tehes, mis jõuab samuti samasse wizardisse - sellisel juhul import ei õnnestu, kuna mingil põhjusel Exceli Text import ei saa aru reavahega tekstist ehkki kasutatakse teksti eraldaja sümbolina jutumärke (seda isegi juhul kui selline fail on Excelist endast salvestatud).
Mass import on mõeldud vanade andmete uuendamiseks või uute andmete importimiseks exceli failidena. Importida saab järgmisi tabeleid:
* AAL Retseptid * Ametikohad * Artikli hankija artiklid * Artikli hinnagrupid * Artikli minmax kogused * Artikli muudatused * Artikli pakendid * Artikli seotud artiklid * Artiklid * Artikli kulukontod * Artikliklassid * Arved * CN8 koodid * Finantseelarved * Finantskanded * Finantskontod * Finantsretseptid * Hankijad * Hinnavalemi read * Hinnavalemid * Inventar * Inventari klassid * Inventari lisasummad * Inventuurid * Kassa-liikumised * Kassa-sisse * Kassa-välja * Kliendi artikli minmax * Kliendi inventar * Kliendid * Kliendikaardi klassid * Kliendiklassid * Kohad * Kontaktid * Kulutused * Lao lähetustingimused * Laod * Lepingu read * Lepingud * Lepingute uuendamine * Liikumised * Lisaväljad * Mahakandmised * Objektid * Ostuarved * Ostutellimused * Pakkumised * Personal (kõik tabelid) * Projekti näidud * Projektid * Projektid ridadega * Ressursid * Retseptid * Sissetulekud * Sündmused * Tasumistingimused * Tegevusalad * Tehinguliigid * Tellimused * Uuringud
Kui imporditakse andmeid, mis sisaldavad reavahe sümbolit (näiteks artikli kirjeldus), tuleks enne andmete importimist asendada reavahe mingi sõnega (vaikimisi pakutakse selleks \n). See sama \n tuleks määrata impordi aknas Reavahe separaatoriks. Excelis saab seda teha järgmise valemiga: =CLEAN(SUBSTITUTE(B2;CHAR(10);"\n")) - see asendab reavahe märgise meie poolt antud \n sõnega ning lisaks koristab ära trükkimatud sümbolid, milleks on CR ehk Carriage Return sümbol, mida pole küll näha, kuid mis segab importi. Selle asenduse võib siis teha tühja tulpa, ning peale asendust kopeerida Values ehk ainult väärtused tagasi õigesse tulpa.
Erinevate andmete importimisel on päises einevad linnud ja valikud.
Kui vajalikud lahtrid ja väljad on täidetud, siis vajutada nupule IMPORT.
Kui on tarvis importida artiklikaardile 'Retsept' blokki andmeid, siis tuleks kasutada impordil järgmisi väljasid:
RETSEPT - retsepti kood
RETSEPT EI ASETU - võimalikud väärtused 0 ja 1. 1 paneb linnukese
RETSEPT ARVEL VALIK - võimalikud väärtused 0, 1, 2, 3 ja 4 vastavalt rippmenüü järjekorrale
retsept_arvel - see väli mõjutab linnukesi 'Ka kreeditarvel' ja 'Muudab seotud artikli kulu' ning kaasneb vaid eelmise valiku väärtuse 4 (taustal) korral. Kui on soov mõlemad linnukesed saada, siis tuleb importida 'kreeditarve, kulu' (NB! tühik vahel oluline). Kui ainult ühte, siis vastavalt 'kreeditarve' või 'kulu'.
Mitut lisavälja saab juurde importida läbi sellise tabeli nagu lisaväljad.
Kohustuslikud väljad on Kood, Klass, Kaart ning saab juurde valida Sisu ja Parameetri.
Näiteks võib impordi tabel näha välja selline-
Ehk imporditakse artiklile 1010 kolm PILT lisavälja väärtust koos parameetriga. Päise info tuleks enne importi ära kustutada või seda mitte kopeerida.
Sellist importi saab teha ühe korra, kuna järgmistel kordadel mitte ei kirjutata olemasolevaid lisaväljasid üle vaid lisatakse neid koguaeg juurde. Kui on soov lisaväljad kustutada on vaja teha eelnevalt artiklile lisaväljale import, kus on valitud „Uuenda vanad ja lisa uued“.