See on dokumendi vana versioon!
Aruanne on mõeldud vajalike hooldustööde tegemiseks, andmete importimiseks, erinevate programmis olevate dokumentide kontrollimiseks ja dokumentide kinnitusest avamiseks.
Annab võimaluse programmis vajadusel teatuid olekuid, andmeid kontrollida, kas siis mittevastavuste korral või lihtsalt kontrolliks.
PARAM1 ja PARAM2 lahtritesse saab kirjutada kontosid, ladusid jne. PARAM nimetused muutuvad vastavalt kontrollisüsteemile ja vastavalt sellele on võimalik lahtrisse nõutud ja vajalik parameeter kirjutada. Kui kõik vajalik on valitud, siis vajutada nupule ARUANNE. Iga aruande kohale on toodud ka väike spikker, milles on toodud vastava aruande jaoks vajalikud või kohustuslikud sisestavad parameetrid.
Hooldus - on mõeldud müügi- ja ostureskontro ning kontode ajaloo uuendamiseks. Kasutatakse peale dokumentide kinnitusest avamist ja vajadusel, kui öine hooldus on midagi tegemata jätnud või näiteks mõne arve saldo on reskontros üleval, kuigi arve ise on juba kustutatud (ilmselgelt võib tegu olla peale avamist tegemata jäetud hoolduse tõttu tekkinud probleemiga).
Impordi - on mõeldud väiksemate hansakoopiate sissekandmiseks, arvete koguste ja tellimuste ridade importimiseks programmi. Tellimuse read - tehakse lihtsalt tellimused, kus failiformaat on selline: „number“,„artikkel“,„kogus“,„hind“,„sn“,„konto“. Arvete kogused - tehakse käsiskänneriga laost välja saadetud kauba järgi vastavalt tellimusele arve.
Dokumentide avamist on soovitav teostada ajal, kui andmebaasi kasutamine teiste kasutajate poolt ei ole väga intensiivne, kuna osad avamisega seotud toimingud aeglustavad lühiajaliselt programmi tööd. Kindlasti on soovitav katkestada kasutajate töö, kes hetkel töötavad vastavate dokumentidega. Hoolduse aruandes on jaotus „Dokumentide avamine“. Rippmenüüst saab valida dokumendi tüübi ja sellest paremale saab sisestada avatava dokumendi numbri. Kui soov avada korraga mitu samatüübilist dokumenti, siis tuleks dokumendi numbrid sisestada eraldatult komaga, nt 10001,10002,10005.
Tüübid
Kui dokumendi tüüp on valitud ja avatava dokumendi nr. sisestatud, siis vajutades nuppu „AVA“ eemaldatakse dokumendilt kinnitus ja kustutatakse selle dokumendiga seotud finantskanne. Sõltuvalt avatud dokumendi liigist on vaja käivitad mõningad hooldus ja korrastus protsessid. Kui olete avanud dokumente liikidest ARVE, OST, LAEK, TASU tuleb käivitada samas aknas jaotusest „Hooldus“ valik „Uuenda müügi- ja ostureskontro ajalugu“ ning peale seda valik „Uuenda konto ajalugu“. Need toimingud korrastavad programmi sisemist struktuuri vastavalt avamisega kaasnevatele muutustele. Kuna need hooldused võtavad mõne hetke aega (mõni sekund -10 min. sõltuvalt andmete hulgast) ja aeglustavad teiste kasutajate tööd sel ajal, siis ei ole soovitav avamisi läbi viia intensiivsel tööajal.
Kui soovitakse korraga avada rohkem kui ühte dokumenti, siis tuleb läbida alustuseks kõikide avatavate dokumentide jaoks avamise etapp ja kui kõik avamist vajavad dokumendid on avatud, teha hooldused. See tähendab, kui plaanite avada korraga mitut dokumenti, siis iga dokumendi avamise järel ei ole vaja tingimata käivitada hooldusi - see aeglustab läbiviidavat protsessi mõttetult. Hoolduste käivitamine korrastab nagunii terve andmebaasi korraga. Eelnimetatud hooldus- ja korrastus protseduurid on oma olemuselt ohutud (v.a. hoolduse toimumise ajal aeglustub programmi töö). Seega kui käivitati need juhuslikult ilma dokumente avamata ei juhtu midagi halba.
Kui juhtumisi unustati peale dokumentide avamist hooldusprotsessid, siis ei juhtu ka midagi pöördumatut. Igal öösel tehakse Directo serverites automaatselt kõik hooldused ja andmebaasid korrastuvad. Näiteks kui jäeti peale ARVE, OST, LAEK, TASU tüüpi dokumentide avamist hoolduse „Uuenda müügi- ja ostureskontro ajalugu“ tegemata, siis ostu- ja müügireskontro aruannetes avatud dokumentide osas muutusi ei kajastu. See tähendab, avatud arved ja laekumised/tasumised on ikka reskontro mõistes avamata. Samuti on häiritud nende arvete laekunuks/tasutuks märkimine. Kui jäeti tegemata hoolduse „Uuenda konto ajalugu“, siis ei pruugi pearaamatus avatud dokumendiga koos kustutatud kannete muutused kajastuda. Aga nagu öeldud likvideeruvad need vead iseseisvalt igal öösel.
Kui dokumendid on avatud, siis saab neid kasutada/muuta reeglina nagu tavalisi avatud dokumente.
Hoiatused
Mass eksport võimaldab erinevate registrite andmeid massiliselt eksportida. Eksporditud fail vormistatakse alati UTF-8 kodeeringus.
Valikud:
Kui eksportida andmeid, mis sisaldavad reavahe sümbolit (näiteks artikli kirjeldus), mida on soov Excelis redigeerida ning hiljem tagasi importida, tuleks Välja eraldajaks määrata ; ning Faili tüübiks CSV. Loodavat faili peaks Excel oskama otse avada. NB! Avamine peaks toimuma just nimelt failil topelt-klikkides, mitte Excelist Open/Ava valides (mille peale avatakse Text import wizard) või Data>Importi tehes, mis jõuab samuti samasse wizardisse - sellisel juhul import ei õnnestu, kuna mingil põhjusel Exceli Text import ei saa aru reavahega tekstist ehkki kasutatakse teksti eraldaja sümbolina jutumärke (seda isegi juhul kui selline fail on Excelist endast salvestatud).
Mass import on mõeldud vanade andmete uuendamiseks või uute andmete importimiseks exceli failidena. Importida saab järgmisi tabeleid - AAL Retseptid, Artikli hankija artiklid, Artikil minmax kogused, Artikli muudatused, Artiklid, Artikliklassid, Arved, CN8 koodid, Finantskanded, Finantskontod, Hankijad, Hinnavalemi read, Hinnavalemid, Inventar, Kliendi inventar, Kliendid, Kliendiklassid, Kohad, Kontaktid, Kulutused Lepingud, Liikumised, Lisaväljad, Objektid, Ostuarved, Pakkumised, Personal, Personali töösuhe, Projektid, Projektid ridadega, Ressursid, Retseptid, Sissetulekud, Sündmused, Tasumistingimused, Tegevusalad, Tehinguliigid, Tellimused.
Kui imporditakse andmeid, mis sisaldavad reavahe sümbolit (näiteks artikli kirjeldus), tuleks enne andmete importimist asendada reavahe mingi sõnega (vaikimisi pakutakse selleks \n). See sama \n tuleks määrata impordi aknas Reavahe separaatoriks. Excelis saab seda teha järgmise valemiga: =CLEAN(SUBSTITUTE(B2;CHAR(10);"\n")) - see asendab reavahe märgise meie poolt antud \n sõnega ning lisaks koristab ära trükkimatud sümbolid, milleks on CR ehk Carriage Return sümbol, mida pole küll näha, kuid mis segab importi. Selle asenduse võib siis teha tühja tulpa, ning peale asendust kopeerida Values ehk ainult väärtused tagasi õigesse tulpa.
Erinevate andmete importimisel on päises einevad linnud ja valikud.
Kui vajalikud lahtrid ja väljad on täidetud, siis vajutada nupule IMPORT.