Aruanne on mõeldud vajalike hooldustööde tegemiseks, andmete importimiseks, erinevate programmis olevate dokumentide kontrollimiseks ja dokumentide kinnitusest avamiseks.

Annab võimaluse programmis vajadusel teatuid olekuid, andmeid kontrollida, kas siis mittevastavuste korral või lihtsalt kontrolliks.

• Kontrollida saab arvete ja lähetuste kuid - kui on vajalik, et arve ja lähetuse kuu peab sama olema. Esialgu tuleb ära määrata periood, milles dokumente kontrollida. Seejärel valida valikust sobiv kontrollisüsteem.
• Arve väljatrüki summa või kliendi erinevus - on võimalik kontrollida, kas väljatrükitul on olnud kogu aeg sama klient või summa, mis dokumendi pealgi
• Arvetel käibemaksu ja konto kontroll - võimalus kontrollida valitud perioodis arvetel olevaid käibemaksu koode ja kontosid, aruanne näitab ka kontol olevat käibemaksu summat
• Arvete ja lähetuste tootekoguste võrdlus - võimalus võrrelda valitud perioodis objekti kaupa arvetel ja lähetustel olevaid artikli koguseid
• Tellimuse arvete ja lähetuste kuluvõrdlus - võimalus võrrelda valitud perioodi tellimusega seotud olevate arvete ja lähetuste kulusid
• Mitte ladu muutvad otsearved, millel on laotooted - võimaldab leida perioodi otsearveid, millel on laotooted
• Finants objekti kontroll - võimalus kontrollida ja võrrelda a) finants objekti vs arve objekti b) arve objekti vs lähetuse objekt c) lähetuse objekt vs kande objekt
• Koha ja objekti vastavus - võimalus kontrollida ja võrrelda arveid, mille objekt ei vasta koha objektile
• LADU:ajalugu vs finants tehingu kaupa - võimalus lao kaupa või kõik laod koos kontrollida perioodis finantskandel olevat kulu dokumendil oleva kuluga
• LADU: finants vs laoseis - võimaldab konto kaupa võrrelda ja kontrollida finantskandeil ja laos olevat kulu
• MR: kliendi konto vs arve konto vs finants - võimalus kontrollida kliendi konto vs arve konto vs finantsi kontode summasid
• MR: kliendi konto vs laekumine vs finants - võimalus kontrollida kliendiklassi konto vs laekumine vs finants
• OR: hankija konto vs arve konto vs finants - võimalus kontrollida hankija konto vs arve konto vs finantsi kontode summasid
• OR: hankija konto vs tasumine vs finants - võimalus kontrollida hankija konto vs tasumine vs finants
• Finants vs ostureskontro - võimaldab kontrollida ostureskontrot finantsiga ning võrrelda neid oma vahel, tulemus näitab ära ka erinevuste olemasolul vahe
• Finants vs müügireskontro - võimaldab kontrollida müügireskontrot finantsiga ning võrrelda neid oma vahel, tulemus näitab ära ka erinevuste olemasolul vahe
• Müügireskontro - võimaldab nii arve numbri kui ka kliendi koodi järgi kontrollida klientide müügireskontro toiminguid, summasid ning tingimusi
• Ostureskontro - võimaldab nii arve numbri kui ka hankija koodi järgi kontrollida hankijate ostureskontro toiminguid, summasid ning tingimusi
• Tasakaalustamata kanded - võimaldab kogu kontoplaani ulatuses leida tasakaalustamata kandeid, mis võivad bilansi tasakaalust välja viia
• Kontod kannetel, mida pole kontoplaanis - võib juhtuda, et mõnel kandel või dokumendil on varasemast ajast jäänud vale konto külge , mida aga enam või üldse kasutused pole olnud. Selle kontrolli abil saab need leida ja vastavad parandused sisse viia
• Kontod, mida pole bilansi ega kasumi kirjelduses - võimaldab kontrollida kontosid, mis on jäänud bilansist või kasumiaruandest välja
• Kande/dokumendi olemasolu kontroll - võimaldab üles leida dokumendid, millel pole kannet

PARAM1 ja PARAM2 lahtritesse saab kirjutada kontosid, ladusid jne. PARAM nimetused muutuvad vastavalt kontrollisüsteemile ja vastavalt sellele on võimalik lahtrisse nõutud ja vajalik parameeter kirjutada. Kui kõik vajalik on valitud, siis vajutada nupule ARUANNE. Iga aruande kohale on toodud ka väike spikker, milles on toodud vastava aruande jaoks vajalikud või kohustuslikud sisestavad parameetrid.

Hooldus - on mõeldud müügi- ja ostureskontro ning kontode ajaloo uuendamiseks. Kasutatakse peale dokumentide kinnitusest avamist ja vajadusel, kui öine hooldus on midagi tegemata jätnud või näiteks mõne arve saldo on reskontros üleval, kuigi arve ise on juba kustutatud (ilmselgelt võib tegu olla peale avamist tegemata jäetud hoolduse tõttu tekkinud probleemiga).

Impordi - on mõeldud väiksemate hansakoopiate sissekandmiseks, arvete koguste ja tellimuste ridade importimiseks programmi. Tellimuse read - tehakse lihtsalt tellimused, kus failiformaat on selline: „number“,„artikkel“,„kogus“,„hind“,„sn“,„konto“. Arvete kogused - tehakse käsiskänneriga laost välja saadetud kauba järgi vastavalt tellimusele arve.

Dokumentide avamist on soovitav teostada ajal, kui andmebaasi kasutamine teiste kasutajate poolt ei ole väga intensiivne, kuna osad avamisega seotud toimingud aeglustavad lühiajaliselt programmi tööd. Kindlasti on soovitav katkestada kasutajate töö, kes hetkel töötavad vastavate dokumentidega. Hoolduse aruandes on jaotus „Dokumentide avamine“. Rippmenüüst saab valida dokumendi tüübi ja sellest paremale saab sisestada avatava dokumendi numbri.

Tüübid

• ARVE - Müügiarve
• OST - Ostuarve
• LAEK - Laekumine
• TASU - Tasumine
• EELARVE - Eelarve
• KULUTUS - Kulutus
• VMAKSE - Väljamakse28.12.2006
• KVAL - Kassa väljaminekuorder
• KSIS - Kassa sissetulekuorder
• PAKK - Pakkumine
• PALK - Palgaarvestus
• PER_TASU - Palga tasumine
• PROJEKT - Projektikaart
• TOOT - Tootmine

Kui dokumendi tüüp on valitud ja avatava dokumendi nr. sisestatud, siis vajutades nuppu „AVA“ eemaldatakse dokumendilt kinnitus ja kustutatakse selle dokumendiga seotud finantskanne. Sõltuvalt avatud dokumendi liigist on vaja käivitad mõningad hooldus ja korrastus protsessid. Kui olete avanud dokumente liikidest ARVE, OST, LAEK, TASU tuleb käivitada samas aknas jaotusest „Hooldus“ valik „Uuenda müügi- ja ostureskontro ajalugu“ ning peale seda valik „Uuenda konto ajalugu“. Need toimingud korrastavad programmi sisemist struktuuri vastavalt avamisega kaasnevatele muutustele. Kuna need hooldused võtavad mõne hetke aega (1-10 min. sõltuvalt andmete hulgast) ja aeglustavad teiste kasutajate tööd sel ajal, siis ei ole soovitav avamisi läbi viia intensiivsel tööajal.

Kui soovitakse korraga avada rohkem kui ühte dokumenti, siis tuleb läbida alustuseks kõikide avatavate dokumentide jaoks avamise etapp ja kui kõik avamist vajavad dokumendid on avatud , teha hooldused. See tähendab, kui plaanite avada korraga mitut dokumenti, siis iga dokumendi avamise järel ei ole vaja tingimata käivitada hooldusi - see aeglustab läbiviidavat protsessi mõttetult. Hoolduste käivitamine korrastab nagunii terve andmebaasi korraga. Eelnimetatud hooldus- ja korrastus protseduurid on oma olemuselt ohutud (v.a. hoolduse toimumise ajal aeglustub programmi töö). Seega kui käivitati need juhuslikult ilma dokumente avamata ei juhtu midagi halba.

Kui juhtumisi unustati peale dokumentide avamist hooldusprotsessid, siis ei juhtu ka midagi pöördumatut. Igal öösel tehakse Directo serverites automaatselt kõik hooldused ja andmebaasid korrastuvad. Näiteks kui jäeti peale ARVE, OST, LAEK, TASU tüüpi dokumentide avamist hoolduse „Uuenda müügi- ja ostureskontro ajalugu“ tegemata, siis ostu- ja müügireskontro aruannetes avatud dokumentide osas muutusi ei kajastu. See tähendab, avatud arved ja laekumised/tasumised on ikka reskontro mõistes avamata. Samuti on häiritud nende arvete laekunuks/tasutuks märkimine. Kui jäeti tegemata hoolduse „Uuenda konto ajalugu“, siis ei pruugi pearaamatus avatud dokumendiga koos kustutatud kannete muutused kajastuda. Aga nagu öeldud likvideeruvad need vead iseseisvalt igal öösel.

Kui dokumendid on avatud, siis saab neid kasutada/muuta reeglina nagu tavalisi avatud dokumente.

Hoiatused

• Kui soovitakse avada müügiarveid ja ostuarveid eesmärgiga neid kustutada, siis peab veenduma, et neile pole tehtud tasumisi ja laekumisi. Kui on tehtud tasumisi ja laekumisi, siis tuleb esmalt avada need.
• Kui avatakse ladu muutev müügiarve, siis annulleeritakse ka kauba väljastus laost. See tähendab, arvel olevate kaupade laoseis suureneb arvel olevate koguste võrra. Kui avatakse ladu muutvat arvet ajal kui teised kasutajad müüvad sama kaupa, mis avataval arvel esineb, siis kaasneb veel oht, et uute tehingutega müüakse maha see kauba partii, mis oli avataval arvel ja hiljem ei pruugi õnnestuda avatud arve kinnitamine.

Massimport
Funktsioon Massimport on mõeldud Directo andmetabelite täitmiseks või uuendamiseks Excelis või tekstifailina ette valmistatud andmetest. Andmeid saab importida järgnevatesse tabelitesse:

• Inventar

Kui soovitakse inventari kaarte importida (või uuendada) selliselt, et amortisatsiooni arvestus jätkuks Directos, siis on oluline, et imporditakse 'Soetushind' ja 'Kulum' (selle päevani, kuni oli arvestatud eelmises programmis). Importimise ajaks on vaja sisestada ÜLDINE > Seadistused > Süsteemiseadistused > Inventari kuupäev algsaldode jaoks kuupäev, milleni oli kulum arvestatud. Peale importi ja enne kulumi arvestamist Directos tuleb see kuupäev eemaldada.