Darbinieku prombūtnes jāreģistrē dokumentos Prombūtnes, kuros pie katra darbinieka prombūtnes noteikti ir jānorāda prombūtnei atbilstošais prombūtnes veids.
Lai reģistrētās prombūtnes korekti ietekmētu darbinieku izmantoto un uzkrāto ikgadējā atvaļinājuma dienu skaitu, algai piemērojamos atvieglojumus, darbinieka normālo stundu skaitu utt., ir jābūt korekti aizpildītām prombūtņu veidu kartītēm.

Apskatīt un, ja nepieciešams, arī veikt izmaiņas esošajās prombūtņu veidu kartītēs un nepieciešamības gadījumā izveidot jaunas var, no sistēmas galvenā loga dodoties uz UZSTĀDĪJUMI → Personāla uzstādījumi → Prombūtņu veidi

Tad tiks atvērts prombūtņu veidu saraksts.
Ja ir nepieciešams veikt izmaiņas jau izveidotā kartītē, tad jāatver kartīte (lai to izdarītu, jāuzspiež uz tās koda) un jāveic tajā nepieciešamās izmaiņas.
Savukārt, ja ir jāizveido jauna prombūtnes veida kartīte, tad sarakstā jānospiež poga Pievienot jaunu.

Prombūtnes veida kartītes lauku nozīme:

• KODS – prombūtnes veida kartītes kods jeb īsais apzīmējums.
Kodā nedrīkst iekļaut garumzīmes, mīkstinājuma zīmes, simbolus, atstarpes (atstarpes vietā var norādīt _). Pēc kartītes saglabāšanas kodu nevarēs nomainīt.

• NOSAUKUMS – prombūtnes veida nosaukums.

• ĪSAIS KODS – prombūtnes veida apzīmējums darba laika uzskaites tabelē.
Ja īsais kods netiek norādīts, tad darba laika uzskaites tabelē tiek parādīts pirmais prombūtnes veida koda burts.

• KRĀSA – prombūtnes veida krāsa darba laika uzskaites tabelē.

• SLIMĪBA – šis lauks ir paredzēts Igaunijas algu aprēķinam. Latvijas datubāzēm prombūtņu veidu kartītēs šis lauks ir jāatstāj tukšs.

• SAMAZINA DARBA LAIKU – nosaka, vai prombūtne samazina darba laiku. Ja prombūtnes veida kartītē pie šī uzstādījuma norāda opciju Jā, tad prombūtne samazina darba laiku. Ja norāda Nē, tad nesamazina. Nē ir jānorāda prombūtnes veidam, kurš atbilst komandējumam, jo komandējuma laikā darbinieks strādā, tādējādi nesamazinās darbinieka darba laiks.

• IZMANTO ATVAĻINĀJUMA DIENAS – šis lauks nosaka, vai prombūtne noņem no darbinieka ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma uzkrāto dienu skaita dienas. Ja pie šī nosacījuma norāda Jā, tad prombūtne noņem no darbinieka ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma uzkrāto dienu skaita atvaļinājuma dienas, bet, ja norāda Nē, tad nenoņem. Jā jānorāda atvaļinājuma prombūtnes veida kartītē.

• RĒĶINĀT ATV. UZKRĀJUMU – nosaka, vai šīs prombūtnes periods ietilpst laikā, kas dod tiesības uz ikgadējo apmaksāto atvaļinājumu.
Jā jānorāda prombūtnēm, kuras dod tiesības uz ikgadējo apmaksāto atvaļinājumu.
Nē jānorāda to prombūtņu veidu kartītēs, kuras ir par prombūtnēm, kas nedod tiesības uz ikgadējo apmaksāto atvaļinājumu (tās ir, piemēram, bērna kopšanas atvaļinājums, atvaļinājuma bez darba samaksas saglabāšanas daļa, kas ir ilgāka par četrām nedēļām viena gada laikā).

• APRĒĶINĀ – nosaka, kad algu aprēķinā nonāks par prombūtni izmaksājamā summa gadījumā, ja prombūtnes sākums un beigas nav vienā mēnesī un ja prombūtnes veids ir saistīts ar algas formulu (piemēram, prombūtnes veids ir par ikgadējo apmaksāto atvaļinājumu, un tam ir piesaistīta atvaļinājuma naudas algas formula).

• PERIODIZĒT - ja prombūtnes veids ir saistīts ar algas formulu (piemēram, prombūtnes veids ir par ikgadējo apmaksāto atvaļinājumu, un tam ir piesaistīta atvaļinājuma naudas algas formula), tad prombūtnes veida kartītē jānorāda, kā algu aprēķinā jāiegrāmato saistītā algas formula gadījumos, ja algas aprēķins ir par prombūtni, kura ir 2 mēnešos.

Prombūtnes veida kartītē PERIODIZĒT norādot opciju Nē, ar prombūtnes veidu saistītā algas formula tiek iegrāmatota algas aprēķina dokumenta datumā.
Piemērā iegrāmatots atvaļinājuma naudas aprēķins. Atvaļinājuma periods ir 26.04.2021-09.05.2021, un atvaļinājuma sākumā tiek aprēķināta atvaļinājuma nauda par aprīli un maiju (attiecīgi, atvaļinājuma prombūtnes veida kartītes laukā Aprēķinā ir norādīta opcija Perioda sākums). Atvaļinājumam atbilstošā prombūtnes veida kartītē pie PERIODIZĒT ir norādīta opcija Nē, tāpēc atvaļinājuma nauda tiek iegrāmatota algas aprēķina datumā 30.04.2021:

Savukārt, ja pie PERIODIZĒT ir norādīta opcija Jā, tad algu aprēķina grāmatojumā ir dalījums pa periodiem:
Uz grāmatojuma rindām, pie kurām laukos Datums ir norādīts datums, attiecas rindās norādītais datums, bet uz rindām, kurās lauki kolonnā Datums ir tukši, attiecas dokumenta datums, kas piemērā ir 30.04.2021.

• SAMAZINA NEAPL. SUMMU – nosaka, vai prombūtne samazina neapliekamā minimuma apjomu, atvieglojumu par apgādājamajiem un par invaliditāti. Ja nesamazina, tad jānorāda opcija Nē, bet, ja samazina, tad jānorāda Jā. Jā ir jānorāda, piemēram, darbnespējas lapas B prombūtnes veidam.

Kad kartītē ir norādīta nepieciešamā informācija, tad tā jāsaglabā. Lai to izdarītu, jānospiež poga Saglabāt.

Ja dokumentos Prombūtnes LINKS ir plānots reģistrēt darbinieku komandējuma dienas, tad, lai to varētu izdarīt, vispirms ir jābūt izveidotiem komandējumam atbilstošajiem prombūtņu veidiem. Lai komandējuma dienas korekti tiktu ņemtas vērā darba laika uzskaites tabelē LINKS, ir jāizveido atsevišķs prombūtnes veids komandējumam, kurš ir standarta darba dienās un atsevišķs prombūtnes veids komandējumam, kurš ir standarta brīvdienās.