Puudumiste aruandest on võimalik vaadata töötajate puudumisi, tööajatabelit, puhkusejääki ja aktsepteerida puudmiste soove.

Aruanne asub Personal → ARUANDED → Puudumised

Puudumiste aruande vaated :

• Tavaline - näitab töötajatele sisestatud puudumisi valitud perioodis
• Puhkuse jääk - näitab töötajate puhkusejääki perioodi lõpuks ning seadistatud puhkusereservi kande koostamise korral on sellelt aruande vaatelt võimalik genereerida kogunenud puhkusereservi kanne
• Päeva tabel - aruande vorm, mis kajastab töötajate töötatud tunde, puudumisi, normtunde. Muuda linnukesega koos saab aruandes otse täita ressursse TUND tüüpi töötasuvalmite jaoks.

Peenhäälestus
Puhkusepäevade ümardus- mõjutab aruandes kuvatavate arvväärtuste komakohtade arvu, samuti mitme komakohaga asetub arvestusele päevade jääk.
Puhke- ja pühapäeva lühikood- sisestatud sümbolit kuvatakse päeva tabel vaates puhkepäevadel ja nädalavahetustel.
Täitmata tööaja lühikood- sisestatud sümbolit kuvatakse päeva tabeli vaates nendel päevadel kuhu ei ole sisestatud töötajale töötunde
Näita töötunde (kus pole puudumisi)- kui see linnuke on peal siis kuvatakse.päeva tabel vaates sisestatud töötunde nendel päevadel kus ei ole puudumist.
Näita normtunde ja koormust- kui see linnuke on peal siis kuvatakse päeva tabel vaates kukku sektsioonis töötaja normtunde ja koormust.
Täidetavate töötundide artiklid- sisestatakse artiklikoodid komaga eraldatud listina (ilma tühikuteta), et saaks päeva tabeli vaates muutmise olekus sisestada töötajatele töötunde sisestatud artiklitele.
Tööaeg muudetav ka puudumise olemasolul- seotud eelneva seadistusega, kui töötajale on sisestatud puudumine ja on vaja samale päevale ka töötunde sisestada siis valida see seadistus.
Täidetava töötunni laius (px)- vaates päeva tabel ühe päeva lahtri suurus
Töötajate töösuhte tüübid, mille järgi võetakse tööleping- täidetakse töösuhte tüüpidega ja nende tüüpide järgi võetakse töötajatele koormus ja normtunnid.
Puhkuse artiklid- sisestatakse need artiklid mis mõjutavad töötaja puudumisi. Näiteks, kui töötaja puudub tööpäeval ainult mõni tund. Kui artikkel on lisatud, tulevad puhkuse jäägi vaates aruandesse juurde uued tulbad „Tundide algsaldo, Kogunud, Puhkusel, Jääk“.
Puudumise kogused mida töötajal on õigus tundides välja võtta, tuleb sisestada ressursile seadistustesse sisestatud artikliga positiivse kogusega. Kasutamisel sisestatakse kogus negatiivse väärtusena.
Puhkusereserv välistab järgmise kuu töötasu- seda seadistust mõjutab süsteemi seadistus „Töötajale säilitatakse puhkuse ajal soodsam töötasu“. Kui Süsteemi seadistus on EI peal siis alati tuleb töötajale 6-kuu keskmine tasu. Kui süsteemi seadistus on JAH peal siis peenhäälestuse linnukese olemasolul järgmise kuu töötasu tõusu ei arvesta, aga kui linnukest ei ole siis arvestab järgmise kuu töötasu tõusuga.
Puhkusereservis sisalduvad lisapuhkused- kui on soov, et reservi kandesse tuleksid ka vähenenud töövõimega töötajate ja alaealiste kogunenud lisapäevad siis teha selle sätte ette linnuke.
Tehtud kogus- selle seadistuse valimise puhul tekib aruandesse juurde uus valik kogus. Selle valikuga saab muuta vaates päeva tabel milliselt ressursi dokumendi väljalt kuvatakse andmeid, kas kogus või tehtud. Vaikimisi kuvatakse kogus väljalt.

Selles vaates kuvatakse aruande perioodi langeivad puudumisi.

Aruande tulbad:
Töötaja- töötaja kood ja link puudumise dokumendile kus asub vastav puudumine.
Nimi- töötaja nimi.
Liik- puudumise liigi kood.
Algus- puudumise alguskuupäev.
Lõpp- puudumise lõpu kuupäev.
K. päevi- puudumise pikkus kalendripäevades.
Limiit- kui on limiidiga puudumine ja märgitud limiit, siis kuvatakse selle liigi limiiti.
Vahe- arvutuslik. limiit-puudutud päevad.
Asendaja- informatiivne väli puudumise dokumendilt.
Kommentaar- informatiivne väli puudumise dokumendilt.

Sellest vaatest on võimalik saada ülevaade, kui palju on töötajatel aruande perioodis kogunenud ja milline on puhkuse jääk aruande perioodi viimase kuupäeva seisuga.

Kui süsteemi seadistustes on ära täidetud järgmised seadistused, siis on võimalik arvestust pidada ka vähenenud töövõimega ja alaealise töötaja lisapäevade kohta.

Seadistused, mis peavad olema täidetud:

1. Puudega töötaja puhkuse puudumiste liik
2. Alaealise töötaja puhkuse puudumiste liik
3. Limiidiga puudumiste liigid

Nende väljade täitmise kohta saab lisainfot siit.

Aruandes kuvatavad väljad
Töötaja- töötaja kood
Nimi- töötaja nimi
Tuli tööle- tööle tuleku kuupäev
Lahkus töölt- töölt lahkumise kuupäev
Eelnev jääk- aruande perioodi alguskuupäeva jääk
Kogunud- aruande perioodi jooksul kogunud päevade arv
Puhkusel- aruande perioodi jooksul puhkusel olnud päevade arv
Jääk- aruande perioodi lõpu kuupäeva seisuga jääk
Päevatasu- viimase kuue kuu keskmine kalendripäeva tasu. Kuue kuu periood on ära toodud aruande päises. Päevatasu mõjutab süsteemi seadistus Puhkusetasu ja -reservi indekseerimine
Puhkuse bruto- arvutuslik, jääk*päevatasu
Puhkuse reserv- arvutuslik, puhkuse bruto+töötuskindlustus+sotsiaalmaks. Arvutus jälgib, millised maksuvalemid on töötajale märgitud.
Tundide algsaldo tulp, mis tekib kui puhkuse artikkel on lisatud peenseadistuse alla.

KKK:
Miks ei ole töötajal kogunenud 28 kalendripäeva aastas?

• Kontrolli ega töötajal ei ole selles perioodis puudumist mille ajal tal puhkusepäevi ei kogune (näiteks tasustamata puhkus).
• Töötaja tuli tööle poole aasta pealt.
• Töötaja töösuhte reale on jäänud kuupäevade sisestamisel nn „auk“. Töösuhte ridade lõpp- ja alguskuupäevad ei ole järjest.

Miks ei ole töötajat puhkuse jäägi vaates?

• Töötajal ei ole aruande perioodi viimase kuupäevaga kehtivat töösuhet.
• Töötajal on kehtiv töösuhe aga töösuhte real on Puhkusearvestus märgitud EI
• Töötajal on kehtiv töösuhe aga Töötasud ja maksud sakil on Puhkusearvestus märgitud EI

Puhkusepäevade mugavaks mahakandmiseks sisesta puudumiste aruande perioodiks aasta viimane kuu, mille tulemusena tekivad aruandesse puhkusepäevade mahakandmise nupud.

Puhkusepäevade mahakandmine toimub järgmiste reeglite alusel:

1. Seadusest tulenevate puudumiste jäägid perioodi lõpuks on maksimaalselt töötajakaardil märgitud limiit. Näiteks kui töötajal on märgitud töötajakaardil limiidiks 28 ja tal on jääk 31.12 seisuga 14,12, siis Directo seda ei vähenda. Kui aga jääk oleks 91,36 siis vähendab tarkvara jäägi automaatselt 28 päeva peale.
2. Kui töötajale rakendub tööandja poolt lisapuhkusepäevi, mille liigid on sisestatud süsteemi seadistusse Puudumise liigid, mis kantakse maha, siis need kannab Directo automaatselt 31.12 seisuga nulli.

lisab eelnevate reeglite alusel 31.12.XXXX kuupäevaga töötajakaardile Töötasud ja maksud sakis Lisa puhkusepäevad tabelisse kirje. Aruandes kuvatakse lisatud kirje päevade kogust vastava puudumise liigi Lisa tulbas.

võimaldab tehtud muudatused tagasi võtta. Selle tulemusena kustutatakse töötajakaardilt 31.12.XXXX kuupäevaga kirjed.

Vaata Directo nipivideost, kuidas aegunud puhkusepäevi maha kanda:

Puhkusereservi on võimalik seadistada erineva detailsusega. Esimene võimalus on üldine valik, kus kanne tehakse ainult süsteemi seadistustes määratud kontodele. Teine võimalus on luua kanne osakonna detailsusega ja kolmandaks võimaluseks on töötaja põhiselt.

Kui kasutusel on kõik kolm viisi, siis kande moodustaja kontrollib kontode olemasolu esmalt töötajakaardilt, siis osakonna pealt ja viimasena süsteemi seadistustest.

Kõigil kolmel juhul tuleb teha järgmised seadistused, mis ühtlasi katab ära ka kõige üldisema puhkusereservi kande loomise seadistused.

Puhkusereservi seadistamiseks on süsteemi seadistustes võimalik sisestada puhkusereservi kohustuse- ja kulukonto.

Lisaks tuleb muuta süsteemi seadistus „Töötasu arvestus võtab puhkuse maksuvalemi kulu kontoks“ valiku „töötasuvalemi deebet“ peale.

Puhkuse töötasuvalemil tuleb sisestada deebet kontoks puhkusereservi kohustuste konto. (Kui on mitu puhkuse linnukesega töötasuvalemit, siis võetakse aluseks kõige väiksema järjekorraga valem)

Tööandja maksuvalemitele (sotsiaalmaks ja tööandja töötuskindlustus) tuleb lisada reservi kulu ja kohustuste kontod. Nendele kontodele tehakse reservi maksude kanne.

Võimalus on määrata ka konkreetne maksuvalem vaikimisi reservi valemiks. Selle tulemusena kasutatakse puhkusereservi maksude arvestamisel seda valemit.

Nende seadistuste tulemusena saab Puudumiste aruandest puhkusejäägi vaatest koostada kogunenud päevade kohta puhkusereservi kande.

Selleks valida aruandes periood mille kohta soovitakse kanne teha.
Vaateks valida Puhkuse jääk.
Koostada aruanne vajutades nuppu Aruanne.

Aruande koostamise tulemusena tekib nupp Tee kanne.

Kande aluseks võetakse kogunenud päevade arv pluss lisa päevad ja päevatasu. Päevatasu aluseks olevad kuud kuvatakse aruande päises.

Kogunenud päevade arv saadakse tehtena Eelnev jääk-jääk. Selle tulemusena võib mõnel töötajal ühel kuul olla kogunenud 3 päeva ja teisel kuul 2 päeva.
Lisapäevade tulbas on personalikaardile lisa puhkusepäevade tabelisse sisestatud päevad.

Kui vajutada Tee kanne, luuakse aruandes olevatest andmetest kanne. Kandes kasutatakse eelnevalt seadistatud finantskontosid.

Kui kandes ei ole arvestatud kõigile töötajatel tööandja töötuskindlustust. Vaata üle, et puhkuse töötasuvalemite järjekorras kõige väiksema järjekorra numbriga valem on see, kus on kõik maksuvalemid valitud „ON“ valikuga.

Aruande perioodil lahkunud töötajad tuleb sulgeda (töötajakaadril Admin sakil suletud lind), sest muidu arvutatakse neile reservi ja tulemus ei ole korrektne.

Osakonna põhiseks puhkusereservi kande tegemiseks tuleb osakonna kaardile lisada puhkusereservi kohustuse ja kulu konto.

Osakonna kaardi muutmiseks avada Seadistused→ Personali seadistused → Osakonnad

Avada olemasolev osakond klikkides osakonna koodil või luua uus. Avanevas aknas on võimalik sisestada reservi kulu ja reservi kohustuse kontod.

Lisaks on võimalik ka maksuvalemitele osakonnapõhised kontod määrata.

Maksuvalemi kaardi muutmiseks avada Seadistused→ Personali seadistused → Maksuvalemid

Maksuvalemi kaardil avada Kontod sakk.

Valida Osakond tulpa osakonnad, millel peab olema kanne osakonnapõhine ning täita ära Reservi kulu ja Reservi kohustus väljad.

Need osakonnad, millele ei ole kontosid määratud, siis nende osakondade töötajate kanded lähevad vaikimisi määratud kontodele.

Kande loomine käib sama moodi nagu eelnevalt kirjeldatud.

Kui mõnel üksikul töötajal peab olema reservikanne erinev kui teistel töötajatel, siis on võimalik reservi kulu- ja kohustuse konto seadistada töötajakaardile.

Selleks avada töötajakaart Personal→ Dokumendid → Töötajad

„Töötasud ja maksud“ sakil on võimalik sisestada töötajapõhiseid kontosid. Lisaks reservi kulu- ja kohustuse kontole saab lisada töötajapõhised reservi maksukontod.

Kande moodustamine toimub täpselt samamoodi kui alguses kirjeldatud.

Puudumiste aruandest on võimalik algatada puudumiste tasu arvestust, kui töötaja soovib seda saada enne puudumise algust.

Selleks peab olema eelnevalt sisestatud puudumise dokumendile lind „ette“.

Puudumiste aruandes valida periood, arvestus EI, ette Jah ja vaade tavaline ning käivitada aruanne.

Aruandes kuvatakse neid puudumisi, millel ei ole veel arvestust ja millele on tehtud „ette“ lind.

Arvestuse loomiseks linnutada need read, mida soovitakse arvestada ja vajutada ridade all nuppu

Selle tulemusena luuakse töötasu arvestuse dokument ja täidetakse ära järgmised väljad:

• Aeg- dokumendi loomise kuupäev
• Periood- puudumise alguskuupäeva kuu. Näiteks kui puudumise algab detsembris (12) siis perioodiks tuleb 01.12.2020-31.12.2020
• Kuukood- dokumendi loomise kuu
• Kommentaar- sellele väljale sisestatakse puudumise periood ja edaspidi kontrollib Directo selle välja alusel tuleviku arvestusel, et sama perioodiga puudumist uuesti ei arvestataks.

Kui kasutaja kommentaari välja muudab, siis kontroll ei toimi ja Directo võib sama puudumist sama perioodiga arvestusele uuesti välja tuua.

Aruandes Sündmuste nimekiri saab kasutada vaate Nädala sündmused puhul filtrit Osakond, et näha aruandes ainult ühte kindlasse osakonda kuuluvate töö tegijate sündmuste kalendrit. Vaikimisi arvestab see filter töö tegija personalikaardil Töösuhe saki all määratud osakonda. Kuid sageli on vajalik tööde tegijaid ajutiselt liigutada mõnda teise osakonda. Sellist ajutist töötaja osakonna muudatust, mis mõjutaks Sündmuste nimekirja Osakond filtri tulemust, on võimalik sisestada aruande Puudumised vaate Päeva tabel kaudu.

Praegu avaldab selline osakonna vahetamine mõju ainult sündmuste nimekiri aruande vaatele Nädala sündmused. See ei avalda mõju palgaarvestuses kasutatavatele osakonnaga seotud funktsioonidele.

Selleks, et saada ülevaadet töötajate jaotumisest osakondade vahel, tuleb aruandes Puudumised valida vaade Päeva tabel.
Aruande periood võiks olla täiskuu, et oleks ülevaade töötajate osakondadesse jaotumisest terve kuu jooksul.
Aruande filter Vahesumma peab olema Osakond.
Kui lisaks eelnevatele filtritele panna peale ka linnuke Muuda, siis tekib aruande ridade kohale nupp Vaheta töötaja osakonda.

Aruande seadistuste kaudu on võimalik määrata, kas osakonna vahetamise nupp asub aruande kohal või on see iga aruande rea lõpus. Selleks on aruande seadistuste all seadistus Vaheta osakonda nupp, millel on valikud Päises ja Real. Vaikimisi on see seadistus Päises ning sel juhul on aruande kohal nupp Vaheta töötaja osakonda nagu eelneval pildil näha on.

Kui aga muuta see seadistus Real, siis tekib aruande iga rea lõppu nupp Vaheta osakonda.

Kui osakonna vahetamise nupp on aruande päises, siis sellele vajutamisel tekib aruande kohale täiendav sektsioon Töötaja osakonna vahetamine. Seal saab valida Tegija, kelle osakonda soovitakse vahetada, vahetamise alguse ja lõpu kuupäevad ning osakonna, kus antud tegija valitud perioodil töötab. Nupp vaheta salvestab osakonna muudatuse. Nupp Jäta katkestab osakonna vahetuse.

Kui vajutada nuppu Vaheta, siis tekivad valitud tegija peamise osakonna reale vastavasse perioodi lühendid, mis viitavad osakonnale kuhu töötaja selleks perioodiks liigutati. Lisaks tekib aruandesse juurde selle sama töötaja täiendav rida osakonnaga kuhu see töötaja vastavaks perioodiks liigutati.

Kui osakonna vahetamise nupp on aruande ridade lõpus, siis sellele vajutamisel tekib aruande kohale täiendav sektsioon Töötaja osakonna vahetamine. Aga sel juhul on seal Tegija juba vaikimisi täidetud vastava aruande rea töötaja koodiga ning sisestatakse ainult vahetamise alguse ja lõpu kuupäevad ning osakond, kus antud tegija valitud perioodil töötab. Nupp vaheta salvestab osakonna muudatuse.

Aruande kaudu sisestatud töötajate osakonna vahetuse andmed salvestatakse ressursi dokumendile väljadele Tegija, Ajaaken1, Ajaaken2, Osakond.

Kui puudumiste aruande kaudu sisestatud osakonna vahetuse alguse või lõpu aega on vaja muuta, siis tuleb ressursi dokumendil muuta vastavalt Ajaaken1 või Ajaaken2 väärtust.

Kui puudumiste aruande kaudu sisestatud osakonna vahetus on vaja eemaldada, tuleb vastav ressursi rida ära kustutada.