Väljavõte on dokument, mida kasutatakse pangaväljavõtte salvestamiseks ja sellest järgdokumentide (laekumised, tasumised, finantskanded jms) genereerimiseks. Väljavõttele saab importida XML faili ISO 20022 formaadis (nn SEPA väljavõte).
Peenhäälestuse all on võimalik välja tuua manuse eelvaade.
Pangaväljavõttel tekib rea ette hoiatus juhul, kui reaga seotud dokumendi kuupäev erineb väljavõtte real olevast kuupäevast
Pangaväljavõttelt automaatselt loodavad laekumised jälgivad arve viitenumbrit - kui klient tasub ekslikult sama viitenumbriga mitut arvet, siis tuleb käsitsi ära parandada.
Tasumised jälgivad Directos loodud makse numbrit - kui pangas loodud maksekorraldusel juhtub olema sama number, siis võib sidumine toimuda vale tasumisega ja tuleb käsitsi ära parandada.
Kui on kasutusel pangaväljavõtte loomisest automaatkanded, siis luuakse ja kinnitatakse kanded automaatselt. Aitab otsida korrigeerimist vajavaid ridu. Kui vahepeal luua kandeid, näeb muutust vajutades pangaväljavõttel F5.
Kui pangaväljavõte ei ole baasvaluutas nt. SEK-is, ning pearaamatus on kanded alati õiges valuutas kajastatud, siis Directo algsaldo ja lõppsaldo arvutatakse SEK-is nii nagu on pearaamatus kontol algsaldo ja lõppsaldo SEK-is.
Pangaväljavõttest loodavale järgdokumendile lisatakse käsitsi täitmise või reegli rakendumise tulemusena järgnevad andmed:
Väljavõtte import tuvastab viitenumbri põhjal Directos eelnevalt loodud laekumised
Väljavõtte import tuvastab Directost algatatud tasumised
Pangafaili importimiseks tuleb kõigepealt luua uus pangaväljavõtte dokument ja see salvestada nii, et päisesse on valitud vajaliku pangakontoga seotud tasumisviis. Tasumisviisi seadistus EKSPORDI TÜÜP peab olema 18 (SEPA EST). Sellise tasumisviisiga salvestatud väljavõtte dokumendile ilmub nupp IMPORT SEPA EST. Nupu vajutamise järel saab oma arvutist valida pangaväljavõtte faili ja selle üles laadida.
Igale pangafailis olevale reale vastab üks väljavõtte dokumendi rida. Imporditakse kõik kirjed, nii saadud kui makstud summad. Pangafaili kirje tüübi järgi määrab Directo reale tüübi Laekumine, Tasumine vms. Soovi korral saab rea küljes ise tüüpi muuta.
Kui väljavõttest on loodud dokumente ning teostatakse uuesti import, siis kustutati kõik read, millest pole veel dokumenti loodud. Dokumendi seosega read jäävad alles (ning kui need on imporditavas failis olemas, siis neid uuesti ei impordita, eeldusel et andmetes on unikaalne rea tunnus)
Pangas on igal tehingul unikaalne tunnus, mis imporditakse ka Directosse. Väljavõtte import lisab ainult need read, mille unikaalne tunnus veel Directosse pole imporditud. See välistab olukorra, kus kogemata imporditakse samu kirjeid mitu korda. Kui sama väljavõte importida näiteks koheselt uuele pangaväljavõtte dokumendile, siis tulemuseks on ilma ühegi reata dokument.
Imporditavateks formaatideks on
Arve lisaväli, kus hoitaks arve viitenumbrit
Väljavõtte reeglite seadistamise abil saab väljavõtte dokumendi ridade infot automaatselt täita. Kõige rohkem kasutatakse seda võimalust selliste pangatehingute kirjeldamiseks, mida kajastatakse raamatupidamises finantskandena, nagu näiteks teenustasud, intressid, laenumaksed jms.
Kõige lihtsam on uue reegli loomist alustada väljavõtte dokumendilt. Kõikidel ridadel, millele on rakendunud mõni reegel, on real näha vastava reegli kood, millele klikkides saab reegli avada. Kõikidel väljavõtte ridadel, millele pole rakendunud ükski senituntud reegel, on link LISA. Näide: ühele reale on juba reegel rakendunud (EU2_TT) ja teistel ridadel, mis ei vasta ühelegi tuntud reeglile, on link LISA
Selle lingi vajutamisel avaneb uue reegli loomise aken, mille tingimused on eeltäidetud vastava väljavõtte rea infoga.
Loodavale reeglile tuleb määrata kood ja nimi. Tingimuste bloki täitmisel peab silmas pidama, et reegel rakendub juhul, kui KÕIK tingimused on täidetud. Ülaltoodud näite puhul rakendub reegel tehingute puhul, kus
Selleks, et reegel rakenduks universaalsemalt, võib tingimusi vähendada või kasutada täpse tekstivastavuse asemel tekstifragmendi otsingut. Näiteks selliste tingimuste puhul
rakendub reegel kõikidel juhtudel, kui arvelt läheb raha maha tehinguga, mille tüüp on TT_1 ja mille kirjelduses sisaldub tekst teenustasu
Tingimuste täitmise järel tuleb määrata reegli rakendumise soovitud tulemus. Näide:
Sellele väljavõtte reale, mille puhul antud reegel rakendub, määratakse
Seadistatud pangaväljavõttereeglite register on leitav Raamatu seadistuste valikus Pangaväljavõtte reeglid. Siin saab reegleid muuta ja kustutada.
Selleks, et väljavõttest genereerida vajalik raamatupidamisdokument, tuleb ridade kohal valida vastava dokumenditüübi sakk. Näide: valitud on Laekumine:
Tüübi valimise tulemusena on tekkinud nupp Genereeri: Laekumine. Seda nuppu vajutades loob Directo ekraanil näha olevatest ridadest uue laekumise dokumendi. Laekumise loomise käigus sobitatakse saadud summad müügireskontro andmetega. Genereerimine käib kahes etapis - esmalt kliendi tuvastamine ning siis dokumendi tuvastamine.
Klient tuvastatakse vastavalt parameetrite sobivusele siin toodud järjekorra alusel:
Lisaväli, mis määrab laekumise impordi jaoks kliendi viitenumbri
Arve lisaväli, kus hoitaks arve viitenumbrit
Arve lisaväli, kus hoitakse arve välist numbrit
on määratud arve lisaväli, siis lisaväljas oleva numbri sobivus selgituses olnud numbriga Väljavõttest laekumise loomisel eelistatakse arve tuvastamisel makse kirjelduses esinevat projekti koodi
Väljavõttest laekumise loomisel otsitakse tellimuse numbrit
Dokument tuvastatakse vastavalt eelnevalt tuvastatud kliendile, siin olevas järjekorras, aluseks järgnevad väljad:
Arve lisaväli, kus hoitaks arve viitenumbrit
Arve lisaväli, kus hoitakse arve välist numbrit
on määratud arve lisaväli, siis lisaväljas oleva numbri sobivus selgituses olnud numbriga Väljavõttest laekumise loomisel eelistatakse arve tuvastamisel makse kirjelduses esinevat projekti koodi
Juhul, kui väljavõte on väga mahukas, genereerib Directo mitu laekumist, nii et ükski laekumine ei oleks üle 500 rea pikk.
Ühine laekumine või tasumine luuakse ridadest, mille objekt, kasutaja ja viide on samad. St. eelnimetatud objekt, kasutaja ja viide lähevad laekumise või tasumise päisesse.
Vajutades nuppu Genereeri: Kanne luuakse kanne väljavõtte dokumendi kõikidest ridadest, mille tüüp on Kanne sealjuures koonduvad read samale kandele, mille aeg ja viide (või viite puudumisel reegel) on samad. Kande loomise käigus kontrollib Directo finantskande vastavust reeglitele ja rikastab info vastavalt seadistustele (näiteks lisab objektidele hierarhiad).
Kui väljavõtte reale on määratud retsept, siis selle rea summa jagatakse vastavalt retseptis defineeritud reeglitele. Reeglid tuleks defineerida juhindudes järgnevast:
Juhul, kui kasutusel on automaatne andmevahetusliides pangaga, tekivad väljavõtte dokumendid Directosse siis, kui pank väljastab eelmise päeva kontoväljavõtte ehk PeriodicStatement (camt.053.001.0) raporti (tavaliselt ajavahemikul 03:00 kuni 05:00). Toetatud on ka Debit Credit Notification ehk nö Alert raport (camt.054.001.02), mis tekib kohe kui laekumine toimub (alates mingist summast, mis on seadistatav pangas). Viimase eripära on selles, et seda tüüpi väljavõte ei teki alati uus vaid lisab ridu selle päeva alert tüüpi väljavõttele.
Imporditud pangaväljavõte on võimalik jäädvustada muutmata kujul PDF ja XML-failina, et vajadusel see välja trükkida või kasutada sisekontrolli jaoks. Selleks tuleb aktiveerida süsteemi seadistus Finantsi seadistused>Pangaväljavõtte import säilitab väljavõtte ka manusena
, valides rippmenüüst sobiv keel, milles PDF-fail salvestatakse.
Transport>Vaikimisi seeria
, kui on soov, et väljavõtte dokument tekiks konkreetsesse seeriasse. Transport>LHV pangakontod/IBAN-id
arveldusarved, mille väljavõtteid soovite automaatselt Directosse Transport>SEB Gateway pangakontod/IBAN-id
arveldusarved, mille väljavõtteid soovite automaatselt Directosse