See on dokumendi vana versioon!
Uut põhivarakaarti saab luua kahel viisil.
Süsteemi sisestatakse põhivara ostmisega seotud ostuarve, konto väljale valitakse varakonto, millele peab minema põhivara soetusmaksumus. Peale ostuarve kinnitamist tekib ridade üleval oleva kolmanda täpikese alla nupp UUS INVENTAR
.
Selle nuppu vajutamisel tuleb ekraanile uus põhivara kaart juba eeltäidetud infoga, mida on võimalik pärida ostuarvelt ning mis jääb otseselt selle ostuarvega seotuks.
Järgmise sammuna tuleb täita info põhivara kohta:
Kindlasti tuleb täita kõik kuus finantskontot. Kui kasvõi üks konto on mõnel inventaril (põhivara või immateriaalne) määramata, siis programm ei lase teha ühtegi amortisatsiooni kannet.
Asukoht ja kindlustusandmed on informatiivse iseloomuga ja aitavad kaasa põhivara tõhusamal haldamisel. Näide korrektselt täidetud põhivara kaardist:
Kui põhivarakaardi sisestamisel on juba eelnev kulumi summa teada, siis enne seda sisestamist tuleb süsteemi seadistustesse lisada kulumi kuupäev. Õiget seadistust saab leida Üldine - Seadistused - süsteemi seadistused
. Näiteks, inventari kuupäev algsaldode jaoks on 30.04.2016. Sellisel juhul tuleb antud kuupäev märkida süsteemi seadistuste alla
Järgmisena tuleb täita inventari kaartidel soetushind ja kulum.
Kui põhivara kaardid on täidetud, tuleb tagasi minna süsteemi seadistustesse ning kustutada eelnevalt märgitud kuupäev. Kõige viimase sammuna tuleks teha ka hooldus. Selleks tuleb avada Raamatu tulbast Hoolduse aruanne ning valida sealt Robotid mummuke:
Kui kuupäev on sisestamata, siis kulumit salvestatakse hetkekuupäevaga ning varasematesse perioodidesse amordikandeid enam teha ei saa.
Raamat > Inventar > Lisa uus
. Põhivara kaart näeb samamoodi välja, ainuke erinevus on selles, et ei ole eeltäidetuid andmeid.
Suurte andmemahtude puhul on mugav kasutada massimpordi moodulit. See moodul ei sisaldu meie standardfunktsionaalsuses, kuid seda saab alati aktiveerida või tellida massimpordi teenust Directo kasutajatoe kaudu (info@directo.ee). See annab võimaluse importida Directosse eelvormistatud Exceli tabel koos põhivara kaartide infoga ja selle tulemusena luuakse Directosse vastav arv põhivara kaarte. Sama mooduli kaudu on võimalik ka andmete massiline uuendamine.
Massimportimisel on oluline teada, et ettevalmistatud andmetabelis peab inventari tüüp olema esitatud numbrina:
0 - väikevahend 1 - põhivara 2 - immateriaalne pv 3 - mahakantud pv
Soovi korral on võimalik Directo seadistada selliselt, et põhivara ja immateriaalse vara tüüpi inventari kaardi peab kinnitama. Selle võimaluse eesmärk on pakkuda paindlikuma protsessi seadistamise võimalust olukordades, kus näiteks inventari ostmise ja arvelevõtmise toimingute vahel on ajaline viide ning soovitakse olla tehingute toimumise ajas täpne. Või siis peab enne inventari arvele võtmist selle keegi valideerima jne.
Kinnitamise võimalusega (kohustusega) kaasneb ka see, et kinnitamata kaartidele ei arvestata kulumit.
Inventari kinnitamine tekitab ka vastava finantskande.
Seadistused→Süsteemi seadistused
on järgmised inventari kinnitamist mõjutavad seadistused:
Kui inventari kinnitamise nõue on sisse lülitatud, tekib uue inventari päisesse nupp Kinnita:
Kui inventari kinnitamise nõue kavatsetakse sisse lülitada, siis kui inventari moodulit on juba kasutatud ning inventaridele kulumit arvestatud, tuleks esmalt pöörduda Directo klienditoe poole. Klienditugi aitab senised kasutusel olnud inventarid märkida kinnitatuks. Vanade kaartide iseseisev kinnitamine tekitaks ka neile arvelevõtmise kanded, mis rikuks või risustaks senist raamatupidamist.
Inventari arvelevõtmise finantskanne moodustub kinnitamisel järgmisel:
Päis | ||||
---|---|---|---|---|
Number | Tüüp | Aeg | Seletus | |
'INV' | Inv.kaardi Arvestuse algus | 'Inventari '+[inventar.kood]+':'[inventar.nimetus]+' arvelevõtmine'+' '+[inventar.aeg] | ||
Read | ||||
Pool | Konto | Objektid | Projekt | Summa |
Deebet | Inv.kaardi Vara konto | Inv.kaardi objektid | Inv.kaardi projekt | Inv.kaardi soetushind |
Kreedit | Süsteemi seadistustest 'Inventari arvelevõtmise konto' | Inv.kaardi objektid | Inv.kaardi projekt | Inv.kaardi soetushind |
Inventari sakilele Muudatused tekib vastav kande kirje (Arvelevõtmine):
Inventari saab ka kinnitusest avada seni kuni sellele pole arvestatud kulumit või tehtud muud tehingut, mis tekitab finantskande. Avamiseks tuleb kasutada Hoolduse all leiduvat Dokumentide avamise funktsiooni.
Kulumi kandeid saab luua pärast põhivara kaartide sisestamist. Kannet alustatakse põhivara lehitsejast Raamat > Inventar
, vajutades nuppu Tee kanne
:
Tekkinud aknas saab valida:
Peale OK
nuppu vajutamist tuleb ekraanile tekitatud finantskanne:
Finantskanne on ühine kõikidele põhivaradele ehk amordikandeid ei pea tegema iga põhivara jaoks eraldi.
Vastav märge tekib ka amortiseerinud põhivara kaartidele Muudatused nupu alla (kande number on lingina näidatud, selle peale klikates avaneb vastav amordikanne):
Samuti muutub kulumi summa ja hetkehind:
Juhul kui näiteks mai amort on arvestamata ja kande tegemisel valitakse kuuks juuni, siis amordikanne tekib juuni lõpukuupäevaga ja amordisummad tulevad kahe kuu kohta. Kande seletuses on ka näha, et kanne on tehtud kahe kuu kohta:
Selline kanne ei ole vale, amortisatsioon on õigesti arvestatud, kuid finantsi jälgimisel tuleb arvestada seda, et amort saab klappida ainult juuni seisuga (sest mai amort ei ole eraldi kandega kajastatud).
Juhul kui tekitatud amordikanne ei ole sobilik (oli kogemata valitud vale periood, mõni põhivara oli unustatud arvestusele võtta jne), siis amordikannet on võimalik väga lihtsalt ära kustutada ja uuesti tekitada.
Kustutamiseks vajutatakse kandel Kustuta
nuppu. Programmi küsimusele vastame OK
, kui oleme kindlad kande kustutamise vajaduses:
Lisasummasid kasutatakse juhul, kui põhivara tuleb ümberhinnata (näiteks osteti lisa juurde või on tegemist olulise hooldustööga, mis peab suurendama põhivara hetkehinda ja peab ka amortiseerima). Põhivara kaardi loomisega sarnaselt on lisasummat võimalik lisada kas seotud ostuarve kaudu (punkt 3.1) või otse põhivara kaardile (punkt 3.2).
Ostuarve peab olema kinnitatud, et seda saaks siduda põhivara kaardiga. Peale kinnitamist valitakse ridade üleval oleva kolmanda mummukese all Inventari lahtrisse topeltklikiga seotud põhivara kood:
Peale Inventari lisa
nupu vajutamist tuleb ette valitud põhivara kaart, kuhu on juba sisestatud selle ostuarvega seotud info:
Põhivara üldandmete alla tuleb samuti vastav märge (lisasumma lahtrisse on ilmunud sisestatud summa, põhivara hetkehind on lisasumma võrra suuremaks muutunud):
Alates lisasumma tekkimise kuupäevast (siinse näite puhul – alates maikuust) hakatakse amortisatsiooni arvestama suurendatud summa pealt (juuni amort on suurem kui mai amort):
Põhivara pealt lisasummade lisamine on analoogne punktis 3.1 kirjeldatuga. Erinevus on selles, et minnakse otse põhivara kaardi Lisasummade mummukese alla ja topeltklikiga valitakse seotud ostuarve (kui selline on olemas).
Kui põhivara ümberhindamisega ei ole ühtegi ostuarvet seotud, siis see lahter jäetakse tühjaks.
Põhivara kaardile sisestatavad lisasummad ei pea olema ainult positiivsed. Negatiivsete summade puhul sisestatakse summa miinusmärgiga (näiteks -100). See vähendab hetkehinda. Ka igakuise amortisatsiooni summa väheneb, kuna seda hakatakse arvestama vähendatud summalt.
Oluline! Varasemalt tehtud amordikandeid lisasummade sisestamine ei muuda, lisasummad hakkavad kehtima alates Teie märgitud kuupäevast (lahter Aeg) ja mõjutavad ainult uusi kandeid. Juhul kui lisasummat on vaja minevikku sisestada, kuid amort on juba arvestatud, tuleb need amordikanded enne koos ajalooga kustutada ja siis uuesti teha.
Kui põhivara on otsustatud maha kanda, siis seda saab teha minnes vastava põhivara kaardile ja vajutades MAHA
nuppu:
Avanenud dialoogis saab määrata mahakandmise kande parameetrid:
Seeria - dokumendi seeria, millesse mahakandmise kanne luuakse. See väli on tavaliselt vaikimisi seeriaga täidetud;
Objekt- objekt, mis lisatakse kande kuluvõi tulu poolele;
Projekt- projekt, mis lisatakse kande kuluvõi tulu poolele;
Aeg- mahakandmise kande aeg. See aeg ei saa olla varasem, kui viimane finantskanne, mis vastava inventari kohta on loodud (kulumi- või arvele võtmise kanne);
Kuna reaalses elus esineb tihti olukordi, et mahakantud põhivara müüakse maha, siis Directos on ka see võimalus loodud. Müügi alustamiseks märgitakse linnuke Tee müügiarve
ja määratakse:
Seeria- müügiarve numbriseeria;
Aeg- arve kuupäev;
Summa- müügisumma käibemaksuta. Kõrval väljas Jääk näidatakse seejuures inventari jääkmaksumust;
Klient- klient, kellele arve väljastatakse. See väli peab olema täidetud, muidu ei viida müügi ja mahakandmise operatsiooni lõpuni;
Artikkel- artikkel, mis peab loodava müügiarve peale asetuma. Kui see jätta tühjaks võetakse rtikkel süsteemiseadistuste vastavalt väljalt. Kui ka süsteemiseadistustses on see määramata, siis jäetakse arve artikli väli täitmata ja see tuleb määrata arvel;
Konto- valik kontodest, mis on vastava põhivara kaardi väljadel Müügi kasum ja Müügi kahjum. Kui antud dialoogis on sisestatud müügihind, siis võrreldakse seda väljal Jääk oleva jääkväärtusega ning Directo teeb ise valiku. Kasutaja võib seda valikut vajadusel muuta.
Kui müüki ei teostata, siis linnukest Tee müügiarve
ei märgita.
OK
nuppu vajutamisega tekitakse mahakandmise kanne:
Põhivara kaardile tekib märge mahakandmise kohta:
Ning link mahakandmise kandele:
Samal ajal koostatakse müügiarve eeltäidetud infoga. Põhivara müügihinnaks tekib automaatselt mahakantud põhivara jääkväärtus. Seda on võimalik muuta vastavalt vajadusele.
Juhul kui põhivarakaart sai ekslikult loodud ja seda ei saa muuta (vale kood, põhivara sai topelt sisestatud jne) ning põhivaraga pole veel seotud ühtegi amordikannet, siis selle kustutamiseks on vaja läbida järgmised sammud.
Põhivara tüübiks valitakse „Väikevahend“. Vajutatakse Salvesta
2 korda.
Peale salvestamist ilmub kaardile Suletuks panemise võimalus. Siia panna linnuke ja salvestada põhivarakaart.
Peale salvestamist tekib põhivara kaardile nupp Kustuta
, mille abil saab põhivara kaardi kustutada.
Juhul kui amortisatsiooni hakatakse arvestama mitte igakuiselt vaid kasutusepõhiselt, siis põhivara üldandmete alla ei sisestata aasta amortisatsiooni määra, vaid määratakse kasutuslimiit sektsioonis „Kasutus“.
Tegemist võib olla auto ja kilomeetritega või põhivara amortiseerub töötatud tundide kaupa jne.
Igakuiselt tuleb märkida kui palju põhivara on kasutusel olnud.
Amordikande tegemisel võetakse arvesse kogu kasutuslimiit ja kui palju põhivara oli sellel kuul kasutusel. Sellest lähtuval arvutatakse amortisatsiooni protsent ja summa valemil:
(kuu kasutus / kasutuslimiit) * soetusmaksumus (680 / 200 000) * 13 000 = 44.20
Inventari saab siduda kasutajatega eesmärgiga omada ülevaadet, kelle käes vastav vara on või kes selle eest vastutab. Kasutajate haldus toimub inventari põhilehel olevate väljade Kasutaja ja Vastutav kasutaja või saki Kasutajad abil:
Lihtsamat kasutajate haldust saab organiseerida väljadele Kasutaja ja Vastutav kasutaja abil. Nendesse väljadesse saab asetada Directo personaliregistrist isikuid, kes siis vastavalt kasutavad või vastutavad antud inventari eest.
Põhjalikum ja võimalusterohkem kasutajate haldus toimub inventari saki Kasutajad ning personalikaardi saki Vahendid abil. Täpsemalt - inventari kaardi sakil Kasutajad näidatakse, saab muuta ning lisada personalikaardi saki Vahendid ridu. Seega, kui Kasutajate saki kaudu lisada inventarile kasutaja, siis on see koheselt ka vastava isiku personalikaardi sakis Vahendid:
Tüüp- inventari tüüp Personalimoodulis. Valik rippmenüüst. Seadistamist vaata: Inventari ja personali vahendite seos;
Kasutaja- valik kasutajate tabelist. Asetub kood;
Kasutaja nimi- näidatakse kasutaja nime (peale salvestamist), muuta ei saa;
Leping- dokument, mille alusel inventar kasutajale väljastati. Tekstiväli. Pole kohustuslik;
Väljastaja- valik kasutajate tabelist. Asetub kood;
Väljastaja nimi- näidatakse nime (peale salvestamist), muuta ei saa;
Algus kp.- vara kasutajale väljastamise kuupäev;
Lõpp kp.- vara tagastamise või vastutuse lõppemise kuupäev;
Kommentaar- selgitav teks. Pole kohustuslik.
Selleks, et saaks personalikaardi saki Vahendid ridadele salvestada inventari ridu, on vaja häälestada vahendite Tüübid. Vahendite tüüpide loend luuakse Seadistused→Personali seadistused→Andmete tüübid→Inventar
:
Sellesse tabelisse luuakse nimekiri inventaride gruppidest nii nagu me soovime neid süstematiseerida Personalimoodulis. See nimekiri ei pea otseselt kattuma inventari klasside loendiga.
Personalikaardi vahendite alla ei saa salvestada vahendi tüübita ridu. Täpsemalt loe Personalimooduli juhendist.
Inventari klassile valitakse omakorda, millisele Personalimooduli vahendi tüübile antud klass vastab:
Süsteemiseadistus Inventaril saab olla üks aktiivne Vastutaja samaaegselt määrab, kas kasutajate sakis saab olla mitu lõpu kuupäevata rida korraga või mitte. Ehk teisisõnu, kas saab olla mitu kasutajat samaaegselt. Seadistuse valikud on jah; ei:
Jah- uue kasutaja lisamisel tabelisse „suletakse“ eelmise kasutaja rida ja selle lõpukuupäevaks määratakse automaatselt uue kasutaja alguskuupäevast ühe päeva võrra väiksem kuupäev: Muuta ja kustutada saab ainult viimast rida (eelmiste kasutajate read on nö lukus). Kui viimane rida kustutada, siis muutub aktiivseks reaks ja muudetavaks sellest eelmine. Ühtlasi eemaldatakse sellelt lõpu aeg.
Ei- kõik read on vabalt muudetavad. V.a kohustuslikud väljad peavad olema täidetud (Tüüp, Kasutaja, Algus). See tähendab, et inventaril on mitu samaaegset kasutajat ning selle inventari kirje on mitme personali kaardi peal.
Süsteemi seadistus: Inventari ja personali seos määrab kumba välja (kasutaja või vastutaja) inventari kaardil uuendatakse automaatselt, kui kasutajate sakile lisatakse uus kasutaja (väli on lukus ja käsitsi muuta ei saa). See tähendab, et valitud väljal (kasutaja või vastutaja) on alati hetkel aktiivne kasutaja või vastutaja. Valikud kasutaja ja vastutaja on mõeldud kasutamiseks, kui süsteemi seadistus Inventaril saab olla üks aktiivne Vastutaja samaaegselt=Jah.
Valik Puudub on mõeldud kasutamiseks, kui süsteemi seadistus Inventaril saab olla üks aktiivne Vastutaja samaaegselt=Ei ja siis saab välju Kasutaja ja Vastutav kasutaja muuta vabal valikul.
Kehtiva kasutaja või vastutaja järgi saab pärida aruandeid Vara nimekiri ja Vara kulum. St. aruanded arvestavad seda kasutajat/vastutajat, mis on inventari põhilehel. Seetõttu on mõistlik sisse lülitada süsteemi seadistus Inventari ja personali seos selliselt, et Kasutajate saki aktiivne kasutaja oleks ka põhilehel kehtiv kasutaja või vastutaja.
Directos on võimalik automaatselt arvutada autode erisoodustuse makse ning KMD-l kajastatavat autode arvu. Tööandja omandis või valduses oleva sõiduauto töö-, ameti- või teenistusülesannete või tööandja ettevõtlusega mitteseotud tegevuseks kasutamise võimaldamisel on erisoodustuse hind 1,96 eurot sõiduauto liiklusregistris märgitud mootori võimsuse ühiku (kW) kohta kuus. Üle viie aasta vanuse sõiduauto puhul on erisoodustuse hind sõiduauto mootori võimsuse ühiku (kW) kohta 1,47 eurot.
Erisoodustuse maksud arvutatakse kalendrikuu täpsusega. Näiteks sõiduauto (90kW) algne registreerimine on 10.01.16 ja maksustamisperiood on jaanuar 2021, siis loetakse auto üle 5a. vanuseks ja erisoodustuse hinnaks tuleb 132,30. Kui auto algne registreerimine on 10.02.16, siis tuleks jaanuaris 2021 erisoodustuse hinnaks 176,4.
Esmalt tuleks lisada süsteemi seadistuse otsingusse sõna „maksuvalem“. Seejärel täita autode erisoodustuse maksuvalemid, kasutades näites toodud koode.
Autode info sisestatakse Raamat→Dokumendid→Inventar kaardile. Auto erisoodustuse info sisestatakse eraldi „Autoerisoodustuse andmed“ infoblokki, mis tuleb nähtavale valides linnukese „Auto“.
Seejärel tuleks ära täita autode andmed:
Kui täidate inventari kaartil ainult auto erisoodustuse andmed, on vajalik täita Finantsandmed - Arvestuse algus. Kui see väli on tühi, ei tule auto aruandes nähtavale.
Kui auto on 50% ettevõtte kasutuses, siis tekivad võimalikud maksude valikud, mis on erisoodustuse arvutuste aluseks ning käibedeklaratsiooni täitmiseks.
Kui auto on 100% ettevõtte kasutuses, siis tekib ainult KMD100 valik, sest erisoodustuse arvutusi ei teostata.
Aruandlus autode erisoodustuse kohta asub Raamat→Aruanded→Vara kulum. Aruanne tekib valides aruande Vara kulum „Kokku“ Auto lõikes.
Aruandesse esitatakse nende inventaride info, mille auto esmase registreerimise aeg (väli inventarikaardilt) ei ole hilisem kui aruande perioodi lõpp ja inventari väljadest 'Kehtiv alates' ja 'Kehtiv kuni' moodustuval perioodil on ühisosa aruande perioodiga ( nimetatud algus ja lõpp võivad olla ka täitmata).
Aruande päisesse ilmub nupp Loo kanne.
Nuppu ei ilmu, kui:
Vajutades nuppu Loo kanne moodustatakse erisoodustuse maksude arvestuse
ja autode koguste kanne:
Maksukulukonto read moodustatakse iga auto kohta eraldi, maksuvõlgnevus bilansis kontodele kantakse koondsumma.
Antud kannet kajastatakse ka põhivarakaardil.
Objektid
Autode arv KMD jaoks kirjeldatakse bilansivälistele kontodele. Kontrollitakse, kas süsteemi seadistuse „Maksuvalem, mis määrab autode arvu 100% kasutuse “ lisatud maksuvalemile on lisatud võla- ja kulukonto ning inventarikaardil on maksuvalemi KMD50 või KMD100 valitud.
Kui valik kasutus on tühi või KMD 50/100 ei ole valitud, siis kannet selle põhivara kohta ei tehta.
Kui aruande perioodis on kanne olemas, siis on nupu Loo kanne asemel olemasoleva kande info. Kanne, mis vastab tingimustele, on Viide = 'Autode erisoodustus'.