See on dokumendi vana versioon!
Uut põhivarakaarti saab luua kahel viisil.
Süsteemi sisestatakse põhivara ostmisega seotud ostuarve, konto väljale valitakse varakonto, millele peab minema põhivara soetusmaksumus. Peale ostuarve kinnitamist tekib ridade üleval oleva kolmanda täpikese alla nupp „UUS INVENTAR“.
Selle nuppu vajutamisel tuleb ekraanile uus põhivara kaart juba eeltäidetud infoga, mida on võimalik pärida ostuarvelt ning mis jääb otseselt selle ostuarvega seotuks.
Järgmise sammuna tuleb täita info põhivara kohta:
Kindlasti tuleb täita kõik neli finantskontot. Kui kasvõi üks konto on määramata, siis programm ei lase teha ühtegi amortisatsiooni kannet.
Asukoht ja kindlustusandmed on informatiivse iseloomuga ja aitavad kaasa põhivara tõhusamal haldamisel. Näide korrektselt täidetud põhivara kaardist:
Raamat – Inventar – Lisa uus
. Põhivara kaart näeb samamoodi välja, ainuke erinevus on selles, et ei ole eeltäidetuid andmeid.
Suurte andmemahtude puhul on mugav kasutada massimpordi moodulit. See moodul ei sisaldu meie standardfunktsionaalsuses, kuid seda saab alati aktiveerida või tellida massimpordi teenust Directo kasutajatoe kaudu (info@directo.ee). See annab võimaluse importida Directosse eelvormistatud Exceli tabel koos põhivara kaartide infoga ja selle tulemusena luuakse Directosse vastav arv põhivara kaarte. Sama mooduli kaudu on võimalik ka andmete massiline uuendamine.
Amortisatsiooni kandeid saab luua vahetult pärast põhivara kaartide sisestamist. Kannet alustatakse põhivara lehitsejast (Raamatu tulp – Inventar), vajutades nuppu „Tee kanne“:
Tekkinud aknas tuleb valida:
Peale OK nuppu vajutamist tuleb ekraanile tekitatud finantskanne:
Finantskanne on ühine kõikidele põhivaradele ehk amordikandeid ei pea tegema iga põhivara jaoks eraldi.
Vastav märge tekib ka amortiseerinud põhivara kaartidele Muudatused nupu alla (kande number on lingina näidatud, selle peale klikates avaneb vastav amordikanne):
Samuti muutub kulumi summa ja hetkehind:
Juhul kui näiteks mai amort on arvestamata ja kande tegemisel valitakse kuuks juuni, siis amordikanne tekib juuni lõpukuupäevaga ja amordisummad tulevad kahe kuu kohta. Kande seletuses on ka näha, et kanne on tehtud kahe kuu kohta:
Selline kanne ei ole vale, amortisatsioon on õigesti arvestatud, kuid finantsi jälgimisel tuleb arvestada seda, et amort saab klappida ainult juuni seisuga (sest mai amort ei ole eraldi kandega kajastatud).
Juhul kui tekitatud amordikanne ei ole sobilik (oli kogemata valitud vale periood, mõni põhivara oli unustatud arvestusele võtta jne), siis amordikannet on võimalik väga lihtsalt ära kustutada ja uuesti tekitada.
Kustutamiseks vajutatakse kandel „Kustuta“ nuppu. Programmi küsimusele vastame „OK“ , kui oleme kindlad kande kustutamise vajaduses:
Lisasummasid kasutatakse juhul, kui põhivara tuleb ümberhinnata (näiteks osteti lisa juurde või on tegemist olulise hooldustööga, mis peab suurendama põhivara hetkehinda ja peab ka amortiseerima). Põhivara kaardi loomisega sarnaselt on lisasummat võimalik lisada kas seotud ostuarve kaudu (punkt 3.1) või otse põhivara kaardile (punkt 3.2).
Ostuarve peab olema kinnitatud, et seda saaks siduda põhivara kaardiga. Peale kinnitamist valitakse ridade üleval oleva kolmanda mummukese all Inventari lahtrisse topeltklikiga seotud põhivara kood:
Peale „Inventari lisa“ nupu vajutamist tuleb ette valitud põhivara kaart, kuhu on juba sisestatud selle ostuarvega seotud info:
Põhivara üldandmete alla tuleb samuti vastav märge (lisasumma lahtrisse on ilmunud sisestatud summa, põhivara hetkehind on lisasumma võrra suuremaks muutunud):
Alates lisasumma tekkimise kuupäevast (siinse näite puhul – alates maikuust) hakatakse amortisatsiooni arvestama suurendatud summa pealt (juuni amort on suurem kui mai amort):
Põhivara pealt lisasummade lisamine on analoogne punktis 3.1 kirjeldatuga. Erinevus on selles, et minnakse otse põhivara kaardi Lisasummade mummukese alla ja topeltklikiga valitakse seotud ostuarve (kui selline on olemas).
Kui põhivara ümberhindamisega ei ole ühtegi ostuarvet seotud, siis see lahter jäetakse tühjaks.
Põhivara kaardile sisestatavad lisasummad ei pea olema ainult positiivsed. Negatiivsete summade puhul sisestatakse summa miinusmärgiga (näiteks -100). See vähendab hetkehinda. Ka igakuise amortisatsiooni summa väheneb, kuna seda hakatakse arvestama vähendatud summalt.
Oluline! Varasemalt tehtud amordikandeid lisasummade sisestamine ei muuda, lisasummad hakkavad kehtima alates Teie märgitud kuupäevast (lahter Aeg) ja mõjutavad ainult uusi kandeid. Juhul kui lisasummat on vaja minevikku sisestada, kuid amort on juba arvestatud, tuleb need amordikanded enne koos ajalooga kustutada ja siis uuesti teha.