Uut põhivarakaarti saab luua kahel viisil.

Süsteemi sisestatakse põhivara ostmisega seotud ostuarve, konto väljale valitakse varakonto, millele peab minema põhivara soetusmaksumus. Peale ostuarve kinnitamist tekib ridade üleval oleva kolmanda täpikese alla nupp „UUS INVENTAR“.

Selle nuppu vajutamisel tuleb ekraanile uus põhivara kaart juba eeltäidetud infoga, mida on võimalik pärida ostuarvelt ning mis jääb otseselt selle ostuarvega seotuks.

Järgmise sammuna tuleb täita info põhivara kohta:

• Kood (unikaalne tunnus, mida saab kas käsitsi sisestada või valida topeltklikiga võimalikke valikute seast)
• Klass (ei ole kohustuslik, kuid asetab klassiga soetuid finantskontosid ja aitab kaasa põhivara gruppeerimisel ning annab paremaid võimalusi aruandluseks). Klasse tasub enne seadistada, et järgmiste põhivara kaartide loomine oleks kiirem ja lihtsam.
• Tüüp: põhivara/immateriaalne põhivara/väikevahend (väikevahendite pealt ei arvestata amorti)
• Arvestusmeetod: kas amortisatsiooni hakatakse arvestama soetusmaksumuselt või aasta jäägilt (teist varianti kasutatakse Soomes)
• Arvestuse algus: mis kuupäevast hakatakse amorti arvestama. See on tavaliselt põhivara ostu kuupäev
• Arvestuse lõpp: mis kuupäevaks põhivara peab olema amortiseeritud (ei ole kohustulsik väli, täidedakse ainult siis kui on teada). Kui see on täidetud, siis topeltklikk Amordi lahtris arvutab amordi %, mis on vajalik, et põhivara amortiseeruks sisestatud kuupäevaks.
• Soetushind: soetushind
• Amort: amortisatsiooni % aastas
• Kulum: uute põhivarade puhul ei pea täitma. Siia automaatselt tuleb amortiseeritud summa peale amordikande tegemist
• Hetkehind: täitub automaatselt (soetusmaksumus – kulum)
• Min. väärtus: põhivara lõppmaksumus milleni põhivara amortiseeritakse

Kindlasti tuleb täita kõik neli finantskontot. Kui kasvõi üks konto on määramata, siis programm ei lase teha ühtegi amortisatsiooni kannet.

• Vara tüüp: vara konto, kus on põhivara soetusmaksumus
• Kulum: vara konto näiteks „Akumuleeritud põhivara kulum“
• Amort: kulu konto näiteks „Põhivara kulum“
• Mahak.: kulu konto, mida kasutatakse mahakandmise jaoks.

Asukoht ja kindlustusandmed on informatiivse iseloomuga ja aitavad kaasa põhivara tõhusamal haldamisel. Näide korrektselt täidetud põhivara kaardist:

Raamat – Inventar – Lisa uus. Põhivara kaart näeb samamoodi välja, ainuke erinevus on selles, et ei ole eeltäidetuid andmeid.

Suurte andmemahtude puhul on mugav kasutada massimpordi moodulit. See moodul ei sisaldu meie standardfunktsionaalsuses, kuid seda saab alati aktiveerida või tellida massimpordi teenust Directo kasutajatoe kaudu (info@directo.ee). See annab võimaluse importida Directosse eelvormistatud Exceli tabel koos põhivara kaartide infoga ja selle tulemusena luuakse Directosse vastav arv põhivara kaarte. Sama mooduli kaudu on võimalik ka andmete massiline uuendamine.

Amortisatsiooni kandeid saab luua vahetult pärast põhivara kaartide sisestamist. Kannet alustatakse põhivara lehitsejast (Raamatu tulp – Inventar), vajutades nuppu „Tee kanne“:

Tekkinud aknas tuleb valida:

• finantskande seeria (tavaliselt tekib automaatselt),
• objekt - juhul kui amordikanne peab tekkima ainult kindla objektiga põhivarale,
• kuu - millise kuu kohta kanne luuakse.

Peale OK nuppu vajutamist tuleb ekraanile tekitatud finantskanne:

Finantskanne on ühine kõikidele põhivaradele ehk amordikandeid ei pea tegema iga põhivara jaoks eraldi.

Vastav märge tekib ka amortiseerinud põhivara kaartidele Muudatused nupu alla (kande number on lingina näidatud, selle peale klikates avaneb vastav amordikanne):

Samuti muutub kulumi summa ja hetkehind: