See on dokumendi vana versioon!
Numbriseeriad on Directos reeglid, mille alusel omistab süsteem uut dokumenti luues dokumendile numbri. Seeriatel on ajaline kehtivus ja töö on võimalik ainult siis, kui seadistatud on mõni seeria, mis kehtib dokumendi aja seisuga.
Neid numbriseeriaid kasutatakse kõikide dokumentide puhul, mis pole käsitsi sisestatud finantskanne (FIN.xxx tüüpi kanne), st arvete, tellimuste, ostuarve jms dokumentide loomisel.
Seeriate seadistamine käib ÜLDISTE SEADISTUSTE valikust Seeriad.
Numbriseeriate seadistamisel on otstarbekas luua seeriad nii, et nende ajaline kehtivus ja numbrivahemik võimaldavad muretut tööd pikaks ajaks. Mitte mingil juhul pole mõtet teha erinevate perioodide (aasta, kuu, nädal vms) jaoks erinevaid seeriaid. Kindlasti tuleb vältida lähenemist, et erinevate dokumendiliikide puhul kasutatakse erinevaid seeriaid (üks seeria arvete, teine ostuarvete jms jaoks). Seeria loomisel võiks prognoosida numbrivahemiku suurust planeeritava tegevusmahu järgi. Näide:
Sellisel puhul on mõistlik loodav seeria näiteks selline:
Selline seeria mahutab 999998 dokumenti, mis on igati piisav nende ca 200 tuhande müügiarve ära mahutamiseks, mis järgmise kümne aasta jooksul tekkida võivad.
Selleks, et kasutaja ei peaks uue dokumendi loomisel käsitsi seeriat valima, saab seeria koodi salvestada kasutaja kaardile. Kasutaja ise saab seda teha Isiklikud seadistused lehel. Isiklike seadistuste avamiseks on kaks võimalikku teed - peamenüü ülemises servas oma nimel klõpsates või Seadistused → Isiklikud seadistused, administraator teeb seda Üldine tulba Seadistuse menüüvalikust Kasutajad
Juhul, kui kasutatav seeria muutub, näiteks kasutati eelmisel aastal seeriat DOK2016, aga sellel aastal on plaan kasutada seeriat DOK2017, siis tuleb uue aasta saabudes veenduda, et kasutajate külge ei oleks salvestatud seeriat, mille kehtivus on lõppenud.
Kui Directos on kasutusel Kohad, siis võib seeria olla seotud ka konkreetse kohaga, seega peab uute seeriate tegemisel veenduma, et ka kohtade külge on seadistatud õiged seeriad.
Juhul, kui kasutajaga pole seotud konkreetset seeriat, vaid valik on Viimati salvestatud, siis tuleb uut seeriat kasutama hakates esimese loodava dokumendi puhul seeria ise valida dokumendi numbri lahtrist topeltklõpsuga.
Directos ei tohi mingil juhul olla seeriaid, mis omavahel numbriliselt kattuvad, st ühegi seeria algus ei tohi olla väiksem, kui ükskõik millise muu seeria lõpp, samuti ei tohi ühegi seeria lõpp olla suurem, kui mõne muu seeria algus.
Kui süsteemis on mitu seeriat, siis võivad numbrivahemikud olla näiteks nii:
Aga mitte mingil juhul nii:
Ja ka mitte mingil juhul nii:
Arusaadavuse huvides võiks seeriad seadistada nii, et algus ja lõpp on võrdse kohtade arvuga.
Abi seeriat kasutatakse dokumendi numbri taastamiseks või juhul, kui on loodud dokument, mida ei soovita kasutada. Sellisel juhul dokument, mis on loodud teiselt dokumendilt, kustutakse ning kui soovitakse sama dokumendi numbrit ilma muude seosteta, nt. tellimuste, sündmuste jms uuesti luua, kasutatakse selleks all toodud meetodit.
Abi seeria abil saab luua vajaliku numbriga uue dokumendi: Seeria lõpp on soovitud dokumendi number, mida on vaja luua. Algus aeg ja lõpp aeg- tellimuse aeg ja tänane päev peavad sinna mahtuma. Seeria koodi saate panna ise (nt. taastatava dokumendi number). Sisestate tellimuse, arve või mõne muu dokumendi, mille numbriseeriat soovite taastada, nii nagu ikka. Siis, kui dokument on loodud, saab topelt klikkiga numbrilahtris valida loodud dokumendi numbriga seeria, salvestamisel tekib dokumendile soovitud number. Pärast dokumendi taastamist tuleb seeria kustutada.
Finantsseeriate puhul pädevad kõik ülaltoodud põhimõtted. Seadistamine käib Raamatu tulba seadistuste valikust Finantsseeriad.
Neid seeriaid kasutatakse ainult FIN tüüpi kannete puhul, st finantskannete, mis pole tekkinud ühegi alamsüsteemi dokumendi kinnitamise teel, vaid mida luuakse Raamatu tulbas dokumendiregistri Kanded operatsiooniga Lisa uus.