Soovid, et tähtajaks laekumata arvete kohta läheksid klientidele meeldetuletused välja automaatselt? Selleks saad nüüd ise luua sobivad meeldetuletuste reeglid ja Directo saadab need edaspidi kindlaks määratud ajal ise välja.

Hetkel (november-detsember 2023) on käimas meeldetuletuste testimise periood, mil saad häälestada reeglid ja neid testida. Testimise käigus luuakse Directosse sündmused ja saadetakse meeldetuletused testija poolt määratud meiliaadressile. Nii saad ise veenduda, kas tulemus on ootuspärane.

Tutvu alloleva juhendiga, millest leiad põhjalikud juhised meeldetuletuste reeglite loomise ning testimise kohta ja ka mitmeid häid näiteid.

Meeldetuletuste reeglitega saad tööle panna laekumata arvete meeldetuletuste automaatse saatmise. Saad kirjeldada reeglid, millistele klientidele, millise sagedusega, milliste arvete kohta ja millise sisuga meeldetuletused saadetakse. Väljasaadetud meeldetuletuste kohta luuakse Directosse automaatselt ka sündmused, mille kaudu saad soovi korral jälgida, millal ja milliste arvete kohta kliendile teade läks.

Meeldetuletuste reegleid saad luua, vaadata ja muuta:
Seadistused → Üldised seadistused → Meeldetuletuste reeglid

Meeldetuletuse reegel on jagatud neljaks sektsiooniks: üldine info, reegli tingimused, tulemus ja tõlkimine. Iga välja täpne seletus on toodud allpool eraldi peatükis, kuid siin on üldised põhimõtted, mida reegli loomisel silmas pidada võiksid ja milline on üldine loogika.

• Üldine info - siin määratakse meeldetuletuse reeglile kood, nimi ja kas reegel on hetkel suletud või mitte. Uue reegli loomisel on reegel alati vaikimisi suletud olekus, et vältida poolikult seadistatud reegli töölehakkamist.

• Reegli tingimused - selles osas teed kõige tähtsamad otsused ehk filtreerid kellele, millal ja mis tingimustel meeldetuletused saadetakse.
  • Kas võlgu olevate arvete meeldetuletused saadetakse klientidele grupeeritult ehk klient saab ühes meeldetuletuses loetelu kõigist ületähtaja arvetest või saadetakse iga arve kohta eraldi meeldetuletus? Võid teha ka mitu reeglit. Näiteks hulgiklientidele, kes ostavad pidevalt, grupeerida ületähtaja arved ühte meeldetuletusse ja teise reegliga kirjeldada, et ülejäänud klientidele saadetakse meeldetuletused iga arve kohta eraldi. Kui meeldetuletus on arve kohta eraldi, siis lisatakse kirjale manusena ka arve PDF (see on kas vaikimisi või arvel valitud väljatrükk).
  • Kas loodav reegel kehtib kindlatele klientidele? Saad kasutada kliendiklassi või kliendi lisavälja filtrit. Ehk saad luua erinevatele kliendiklassidele erinevad meeldetuletused samal ajal välistades kliendi lisavälja kaudu konkreetseid kliente.
  • Millise regulaarsusega meeldetuletusi saadetakse? - Mõtle hoolega läbi, kui tihti klientidele meeldetuletusi saata. Liiga tihe saatmine ei pruugi alati anda soovitud tulemust. Saad valida, kas meeldetuletused lähevad välja kindlal nädalapäeval või hoopis kindlal kuupäeval (või kuupäevadel). Lisaks vali mis kell meeldetuletused saadetakse.
  • Milliste arvete kohta meeldetuletused saadetakse?
    • Kui palju peab arve olema üle tähtaja, et meeldetuletust saata? - Saad teha eraldi reegli, kui soovid, et erinevate vahemike kohta võiks kasutada erinevat meeldetuletuse kirja sisu. Näiteks kui arved on üle tähtaja kuni 10 päeva, siis on sisu leebem, kuid üle selle aja on meeldetuletuse tekst karmim.
    • Milline on kliendi ja arve saldo? - Saad määrata, kui suur peab kliendi saldo olema meeldetuletuste saatmiseks ja üle mille arve saldo, et seda kaasataks saatmisesse.

Meeldetuletusi saadetakse nende arvete kohta, mis vastavad reegli tingimustele ja millele on määratud meeldetuletused. Kliendikaardil on väli Meeldetuletused (varem Märgukirjad) ja arvel Meeldetuletus, millele vaikimisi kuvatakse alati Kliendilt (ehk siis kehtib see, mis kliendikaardil on määratud).
Kliendikaart:

Arve:


Kui konkreetne arve sobib reeglisse, kuid ei soovi selle kohta meeldetuletusi saata, siis vali arvel Meeldetuletus rippmenüüst Ei ja salvesta arve.

• Tulemus - siin kirjeldad soovitud tulemuse ehk kellelt ja kellele reegli tingimustele vastav meeldetuletus saadetakse, milline on kirja sisu ja loodav sündmus.
  • Kelle poolt saadetakse meeldetuletus? - saatjat on võimalik võtta arvelt või kliendikaardilt, aga saab määrata ka üldise meili.
  • Kellele saadetakse meeldetuletus? - saaja saab määrata prioriteetsuse alusel, millises järjekorras saaja leitakse. Näiteks soovid, et kõigepealt eelistataks kliendi lisaväljale salvestatud meili ja kui seal puudub, siis järgmisena kliendi meili. Saad lisada ka, kellele läheb kiri BCC-na.
  • Milline on kiri? - saad sisestada meili teema ja sisu.
  • Milline on loodav sündmus? - loo meeldetuletuste jaoks eraldi sündmuse tüüp, staatus ja kasutaja. Nii on lihtsam otsida saadetud meeldetuletuste sündmusi. Erinevate meeldetuletuste reeglite jaoks võid luua ka erinevad sündmuste tüübid või staatused. Nii viid lihtsalt kokku, millise reegli alusel meeldetuletus saadeti.
  • Testi! - loe allpool eraldi peatükki, kuidas loodud reeglit testida. Tee seda kindlasti ja kasvõi 10 korda. Ole veendunud, et oled reeglid soovitult rakenduma saanud ja tulemus on ootuspärane.

• Tõlkimine - tõlget vajad juhul, kui erinevad kliendid peavad saama meeldetuletusi erinevates keeltes. Selle eelduseks on kliendikaardil välja Keel täitmine.

Juhul kui soovid meeldetuletusi saata iga arve kohta eraldi (Meeldetuletuse tüüp=Iga arve eraldi), siis peab olema loodud spetsiaalne kasutajakood, millele on seadistatud oma meiliserver.

See kasutajakood sisesta süsteemiseadistustes väljale 'Massmeili kasutajakood':

Kindlasti loo eraldi kasutajakood, mida päriselt keegi tavatöös ei kasuta. See on mõeldud ainult massmeilimiseks. Anna kasutajale parool ja häälesta 'Kasutaja' alt oma meiliserver.
Juhised selleks leiad **SIIT>>**.

Kui kavatsed hakata kasutama meeldetuletuste saatmist kliendi arvete lõikes kokku, siis vajadust oma meiliserveri seadistamiseks ei ole.

Samadel eeldustel põhineb ka testimine.

Tutvu reegli loomise põhimõtetega, mida iga väli tähendab. Väldi reeglite loomisel kattuvusi!

• Kood - tekstiväli, võib kasutada meelepärast koodi, kui lahter tühjaks jätta, täitub see automaatselt süsteemi poolt genereeritud numbriga
• Nimetus - meeldetuletuse nimetus
• Suletud - valikud Ei, Jah. Uue reegli loomisel ja selle salvestamisel pannakse vaikimisi valikuks Jah, et poolik reegel kogemata toimima ei hakkaks.

• Meeldetuletuse tüüp - valikud:
  • Iga arve eraldi - iga reeglile vastav arve saadetakse eraldi meilis, mille manusesse lisatakse arve PDF.
  • Kliendi arved kokku - kliendile saadetakse meil kõigi reeglile vastavate arvete kohta kokku. Meili sisus on tabeli kujul välja toodud ületähtaja laekumata arved.
• Kliendiklass - kliendiklassi asetaja. Väljale võid sisestada ühe kliendiklassi või mitu (eralda klassid komaga ilma tühikut kasutamata, nt: JAE,HULGI,VEEB) või kasuta välistust (! klassi ees), kui soovid kindla klassi reeglis välistada (nt: !HULGI).
• Kliendi lisaväli ja Kliendi lisavälja sisu - tunnus, mille alusel soovid reeglit luua võib paikneda hoopis kliendi lisaväljal. Sellisel juhul vali lisaväli ja sisu, mille järgi reegel toimima hakkaks. Lisavälja sisu väljal toimib ka välistamine (lisa sisu ette !).
• Meeldetuletuse regulaarsus - tee valik, kas soovid meeldetuletusi saata kindlal nädalapäeval või hoopis kindlal/kindlatel kuupäevadel. Valikud:
  • Nädalapäev
  • Kuupäev
• Meeldetuletuse nädalapäev - kui meeldetuletuse regulaarsuseks on valitud nädalapäev, saad valida meeldetuletuste saatmiseks kindla nädalapäeva.
• Meeldetuletuse kuupäev - kui meeldetuletuse regulaarsuseks on valitud kuupäev, saab sisestada meeldetuletuste saatmiseks kindla kuupäeva või mitu kuupäeva. Mitme kuupäeva korral sisesta need eraldatult komaga ilma tühikut kasutamata (nt: 1,15). Kui soovid meeldetuletusi saata kuu viimasel päeval, siis kasuta selleks 31, seda tõlgendatakse kuu viimase päevana.
• Saatmise kell - saad valida, mis kell meeldetuletused valitud kuu/nädalapäeval saadetakse. Valida saad vahemikust 6-23.
• Üle tähtaja alates - mitu päeva peab arve olema üle tähtaja, et selle kohta meeldetuletus saata. Selle määramisel on oluline arvestada, kui sageli sisestatakse arvetele laekumisi. Kindlasti on mõistlik jätta turvaline varu, et meeldetuletus ei läheks arve kohta, mis on tasutud õigel ajal, kuid mille laekumine on veel Directosse sisestamata.
• Üle tähtaja kuni - kuni mitu päeva üle tähtaja. Kui väli jätta tühjaks, siis lõpmatus. Seda välja tuleks kasutada juhul, kui soovid teha erinevaid meeldetuletusi sõltuvalt sellest, mitu päeva arve üle tähtaja tasumata on. Nt alates 7 kuni 14 päeva läheb välja tavaline meeldetuletus. Järgmise reegli lood sellise, kus alates on 15 ja kuni 30 päeva ning meili sisu karmin. Kolmandas reeglis on alates 31 päeva ja võibolla juba vihje arve üleandmise kohta inkassole.
• Kliendi saldo on suurem kui - see annab võimaluse saata meeldetuletusi vaid juhul kui kliendi ületähtaja arvete summa on suurem kui väljale sisestatud väärtus. Näiteks võib olla tegu regulaarsete klientidega, keda ei soovita pisikese võla puhul kohe tülitama hakata.
• Arve saldo on suurem kui - see annab võimaluse saata meeldetuletusi ainult selliste arvete kohta, mille summa on suurem sisestatud väärtusest. Näiteks pisikeste arvete puhul ei soovita kliente tülitada. Üsna tavaline on sellel väljal kasutada nt 0,05 et välistada võimalikud laekumise ümardamise vead. Kui arveid saadetakse koos, siis võib olla soov kajastada nende seas ka negatiivseid arveid, mis on kliendile tasumata. Sellisel juhul tuleks sisestada väljale negatiivne number, nt -999999.

• Saatja nimi (kust) - sellest rippmenüüst saad valida, kust võetakse meeldetuletuse meili saatja nimi. Seda kasutatakse juhul, kui soovitakse meeldetuletusi saata personaalselt arve koostaja või kliendihalduri poolt. Valikud:
  • Arve müüja - meili saatja nimeks pannakse ületähtaja arvel oleva müüja nimi. Seda valikut saab teha vaid juhul, kui arveid saadetakse eraldi.
  • Kliendikaardi müüja - meili saatja nimeks pannakse arvel oleva kliendi kliendikaardil oleva müüja nimi.
  • Kliendikaardi haldur - meili saatja nimeks pannakse arvel oleva kliendi kliendikaardil oleva halduri nimi.

Selle valiku võid jätta ka tegemata ja täita vaid järgmise välja.

• Saatja nimi - see väli tuleks kindlasti ära täita, sest seda kasutatakse ka juhul, kui eelnevast valikust nime ei leita. Näiteks ei ole kliendikaardil müüja täidetud. Tavaliselt kasutatakse siin firma nime või näiteks firma nime koos osakonnaga. Nt XX Firma OÜ müügiosakond
• Saatja meil (kust) - samal põhimõttel nagu nimi, saab määrata ka seda, kust võetakse saatja meil. Võid teha sama valiku, mis tegid nime valikul, kuid võid jätta selle välja ka valimata ja täita vaid järgmise välja.
• Saatja meil - see väli tuleks kindlasti ära täita, sest seda kasutatakse juhul, kui eelnevast valikust meili ei leita. Reeglina kasutatakse siin mingit üldist osakonna meili, nt raamatupidamine@xxfirma.ee
• Saatja meil prioriteet 1, Saatja meil prioriteet 2, Saatja meil prioriteet 3 - nende väljadega saad öelda, millisele meilile meeldetuletused saadetakse ja millist eelistatakse ning selle puudumisel, milline võetakse järgmisena. Valikud:
  • Arve meil - seda valikut saab kasutada vaid juhul, kui arveid saadetakse eraldi.
  • Kliendi meil - meiliaadress võetakse kliendikaardilt Meil väljalt.
  • Kliendi lisaväli - meeldetuletuste saatmise jaoks on loodud kliendikaardile lisaväli. Kui teha see valik, siis tuleb valida ka, millist lisavälja kasutatakse.
• Kliendi lisaväli saaja meili jaoks - milliselt kliendi lisaväljalt meiliaadress võetakse.
• BCC - meiliaadress, millele saadetakse meeldetuletuse pimekoopia. Mitme meili puhul kasuta eraldajana koma või semikoolonit.
• Meili teema - meili teema ehk meili 'subject'.
• Meili sisu - meili sisusse kirjuta sõnum kliendile. Sisu saad formaatida, kasutades traditsioonilist HTML keelt. Näiteks, et tekitada reavaha, siis lisa <br/>. Lisaks saad siin kasutada järgmisi muutujaid, mis peavad olema loogeliste sulgude vahel:
  • {customer_name} - kliendi nimi
  • {date} - hetkeaeg
  • {invoice_number} - arve number. Kasutatakse kui arveid saadetakse eraldi.
  • {invoices_table} - seda muutujat tuleks kasutada juhul, kui meeldetuletused saadetakse kliendi kohta kokku ehk selle muutuja korral lisatakse kirja sisusse tabel ületähtaja arvete kohta.

Näide iga arve eraldi meeldetuletuse meili sisu kohta:

Ja selle tulemusel kättesaadav meil, kus punasega on tähistatud muutujad:

• Meili sisu tabeli tulp 1 kuni tulp 7 - väljad tulevad nähtavale, kui on valitud, et meeldetuletused saadetakse kliendi lõikes kokku. Sellisel juhul tuleks kasutada meili sisus muutujat {invoices_table}, mille tulemusel kuvatakse selle koha peale meilis tabel ületähtaja arvetest. Meili sisu tabeli tulp väljadele tuleb sisestada meelepärane pealkiri tulba sisule.

Näide kliendi lõikes kokku meeldetuletuse meili sisu ja tabeli tulpade täitmise kohta:

Ja selle tulemusel kättesaadav meil, kus punasega on tähistatud muutujad:

• Loodava sündmuse tüüp, Loodava sündmuse staatus ja Loodava sündmuse kasutaja - need väljad on mõeldud selleks, et öelda, millise tüübi, staatuse ja kasutajaga tekib meeldetuletuse saatmisel Directosse sündmus. Sel viisil on väljasaadetud meeldetuletused jälgitavad ka Directos registris ÜLDINE>Dokumendid>Sündmused ja aruandes ÜLDINE>Aruanded>Sündmuste nimekiri. Võid luua spetsiaalselt vaid meeldetuletuste jaoks mõeldud sündmuse tüübi. Võid luua erinevad staatused sõltuvalt näiteks meeldetuletuse reeglist (kui karm see on).

Tänu loodavatele sündmustele jääb see info seotuks ka arvega (kui meeldetuletus saadetakse arve kohta) või kliendiga (kui meeldetuletus saadetakse kliendi lõikes kokku). Klikkides arvel või kliendikaardil lingil Sündmused, kuvatakse nende seas ka meeldetuletused:

Testimine on väga oluline, et sa ei saadaks välja kirju, mille sisu pole ootuspärane või mille reeglid õigesti paigas.

Reegli tulemuste osas on väli Testimise meil ja see on mõeldud selleks, et saaksid loodud reeglit testida.

Testida saad reeglit siis kui reegel on suletud olekus.

Sisesta väljale näiteks enda meiliaadress ja vajuta SALVESTA, mille tulemusel kuvatakse ka teade testimise kohta. Selles aknas saab testimisest ka loobuda.

Salvestamise tulemusel kustutatakse testimise meil väli taas tühjaks, aga samal ajal luuakse Directosse sündmused ja kõik meeldetuletused saadetakse meiliga testmeili aadressile. Samal ajal klientidele meile ei saadeta!

Kui lisad testimise meili sulgemata reeglile, saad peale sisestamist hoiatuse:

ja SALVESTA nupule vajutades samuti hoiatuse, kuidas toimida:

Tõlkeid vajad juhul, kui on kliente, kellele tuleks saata meeldetuletusi teises keeles. Teises keeles saadetakse kliendile meeldetuletus juhul, kui kliendikaardile väljale Keel on sisestatud keel, millele esineb meeldetuletuse reeglites tõlge. Kui tõlget ei leita, siis meeldetuletus saadetakse põhireegli teema ja sisuga. Täida tõlke osas ära meili teema, sisu ja tabeli tulpade pealkirjad nende keelte kohta, milles meeldetuletusi saata soovid.

• Meili teema - meili teema
• Meili sisu - meili sisu reeglid on samad, mis põhiväljal. Erisus on, et sellele väljale ei pea sisestama reavahetuse sümboleid ja saad formaatida sisestusaknas, kui vajutad klahve Alt+Z:

• Meili sisu tabeli tulp 1-7 - tabeli päiste nimed

Leiad siin praktilisi näiteid, kuidas meeldetuletusi luua. Võid luua palju reegleid, kuid jälgi, et need ei kattuks.

Allolevat meeldetuletuse reeglit tuleks lugeda nii:

• Iga kuu 10ndal kuupäeval kell 10 saadetakse kõigile klientidele kliendikaardil olevale meilile meeldetuletus, mille sisus on välja toodud arved, mille saldo on suurem kui 1 euro ja mis on üle tähtaja vähemalt 7 päeva.
• Meili saatjaks on XX Firma OÜ ja saatja meiliks raamatupidamine@xxfirma.ee
• Saatmise hetkel luuakse Directosse sündmused tüübiga REM(Meeldetuletus), staatusega SUCC ja kasutajaga AUTOM.

Allolevat meeldetuletuse reeglit tuleks lugeda nii:

• Igal esmaspäeval kell 10 saadetakse iga arve kohta, mille saldo on suurem kui 1 euro ja mis on üle tähtaja vähemalt 5 päeva, meeldetuletus arvel olevale meilile. Kui arvel meil puudub, siis kliendikaardil olevale meilile.
• Meili saatjaks on XX Firma OÜ ja saatja meiliks raamatupidamine@xxfirma.ee
• Saatmise hetkel luuakse Directosse sündmused tüübiga REM(Meeldetuletus), staatusega SUCC ja kasutajaga AUTOM.

Legend - Kliendid kuuluvad kahte kliendiklassi: HULGI ja JAE. HULGI klassi kuuluvad kliendid ostavad regulaarselt, nendega suhtlus on personaalne ja kliendikaartidele on määratud haldurid. HULGI klassis on kliente, kellega on pooleli hange ja kellele meeldetuletusi saata ei soovita. JAE klassi kuuluvad kliendid ostavad pigem ebaregulaarselt.

Võimalik lahendus - HULGI klassi kuuluvatele klientidele võiks saata meeldetuletusi kliendi kohta kokku ja kord kuus, JAE klassi kuuluvatele klientidele arvete kohta eraldi ja kord nädalas. Selleks võiks luua 2 reeglit, mis omavahel ei kattu. Võtame aluseks varem toodud näited 1 ja 2 ja täiendame neid.

Loo reegel HULGI klientidele. See reegel erineb näitest 1 järgmiselt:

• Kliendiklass väljal on kasutatud filtrit HULGI
• Hankeklientidel on kliendikaardil kasutusel lisaväli ja selle välistamisel reeglis saab nendele meeldetuletuste saatmise välistada.
• Saatja nimi (kust) ja Saatja meil on valitud Kliendikaardi haldur ehk seda eelistatakse Saatja nimi ja Saatja meil väljale sisestatule.
  

Loo reegel JAE klientidele. See reegel erineb näites 2 toodust järgmiselt:

• Kliendiklass väljal on kasutatud filtrit JAE

Soovid saata erineva sisuga meeldetuletusi sõltuvalt sellest mitu päeva on arve üle tähtaja maksmata. Selleks tuleks saata meeldetuletusi iga arve kohta eraldi ja teha niipalju reegleid, mitu erinevat sõnumit edastada soovid.

Võta aluseks näide 2 ja loo selle alusel näiteks 3 reeglit. Muuda välju Üle tähtaja alates ja Üle tähtaja kuni. NB! Jälgi, et need ei kattuks! Samuti muuda meili teemat ja sisu ehk millist sõnumit soovid edastada sõltuvalt võlgnevuse pikkusest.

Reegel 1: Arved, mis on üle tähtaja 5-10 päeva:

Reegel 2: Arved, mis on üle tähtaja 11-20 päeva:

Reegel 3: Arved, mis on üle tähtaja 21 või rohkem päeva, kus meeldetuletusi saadetakse lisaks esmaspäevale ka neljapäeviti:

Kui arve on üle tähtaja kindel arv päevi ja see antakse seejärel üle inkasso firmale, siis võib viimane reegel ka lõppeda nende päevade arvuga ja meeldetuletuse meil vastavale nõude loovutamisele viidata.