KSEF

1. Settings

Master Settings
- MANDATORY Master Settings→Sale settings→e-invoice sending is choosable on invoice - yes
- MANDATORY Master Settings→Common settings→Transport parameter types to printout append the transport parameter type SAFT_JPK
- MANDATORY Master Settings→Common settings
  - Company legal address
  - Company legal name
  - Company VAT no
- Master Settings→Transport→Polish e-invoice (KSeF) sending delay in hours (0-24) - the interval of sending information to KSEF after invoice confirmation is:
  - if 0 or empty → 0-15 minutes (by default)
  - otherwise → hour in setting + (0 – 15) minutes (the value is specified without minutes)
  - if the setting Invoice datafield for external invoice number is used - the time is calculated from the latest confirmed invoice, where the value of the data field matches.
- MANDATORY Master Settings→Transport→Polish e-invoice (KSeF) authentication token - generated token number from KSEF for integration
  - In KSEF Select the role to which the token is assigned added rights:
    - access invoices
    - issue invoices

KSEF page information: To check the status of shipping a token, go to the List of tokens tab.
Attention! The token number is displayed only once. Please save it before leaving the page.

Master Settings→Receipt settings→Invoice datafield for external invoice number - if invoice No. must be taken from sales invoice datafield - choose correct datafield with the invoice No. By default it is empty and document No. is from sales invoice header field Invoice

Common settings
- Sales invoice dates in tags P_1 and P_6 are according to settings: SETTINGS → COMMON SETTINGS → TRANSPORT PARAMETERS:
  - CODE - DataWystawienia
  - TYPE - SAFT_JPK
    - If PARAMETER 2 has value 2, information should be:
      - Date → P_6 (Description: Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi)
      - Sent → P_1 (Description: Data wystawienia)
    - Otherwise, if PARAMETER 2 has value 1 or the value is empty or the transport parameter does not exists, information should be:
      - Date → P_1 (Description: Data wystawienia)
      - Sent → P_6 (Description: Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi)

Finance accounts
- MANDATORY VAT code (Setting→Finance Settings→VAT codes)
  - VAT% (by default)
  - datafield KSEF Stawka podatku (code: KSEF_STAW_PODAT) if needed

Customer card:
- MANDATORY Name
- MANDATORY Street
- MANDATORY Country
- City (can be empty)
- Postal code (can be empty)
- Vat reg no - without country code, otherwise BRAK (can be empty) ( must be without country code)

2. Sending

In KSEF there is no checking of duplicates.

2.1. Sending of the invoice

IF sales invoice should be sent to KSEF before confirming, checkbox in sales invoice document e-sending should be marked. It will be marked automatically.

After confirm the invoice there will be mark: Waiting for electronic dispatching : KSEF-E-INVOICE 24.11.2023 11:25:14 and checkbox e-sending will not be marked.

When the invoice will be send to KSEF, mark will have KSEF document No: Electronically dispatched : KSEF-E-INVOICE 1111111111-20231127-0ACC7EDA1280-69 27.11.2023 8:12:01
KSEF No. 1111111111-20231127-0ACC7EDA1280-69

2.2. Errors

While confirming of the invoice, Directo checks if the settings are filled correctly. If there is something incorrect - there is no possibility to confirm the invoice with checkbox e-sending. You may confirm invoice with out the checkbox e-sending - it will not be send to KSEF.

For example, in the picture we see error message.
The error is in field AdresL1

In wiki part 3. Sales invoices tags you have to find AdresL1 field and check the setting according to the description:

Name	Description
Podmiot1	Information about the seller
Adres/AdresL1	`Setting→Master Settings→Company legal address`
Podmiot2	Information about the buyer
Adres/AdresL1	Customer fields: Street, City, Postal code

If you are using datafield for invoice No. - some errors may be seen in document after confirmation:

3. KSeF report

KSef report is in Main meniu→Finance→REPORTS→KSeF report

In report are only sales invoices documents that:

Are confirmed
Are marked e-sending

Filters:

From and Until - invoice date according invoice field Date
Number - invoice No. (if datafield is used - datafield invoice No.)
Customer - customer code
Has external ID?::
- Yes - invoices that has KSeF No.
- No - invoices that has not KSeF No. Invoices may have some errors or are in sending progress

Report information:

Invoice number	Customer	KSeF number	Verification link	acquisitionTimestamp
Directo invoice No	Customer code	KSef number	Is the same as QR code informatio - opens GOV page Access to invoices→Invoice information Example: https://ksef-test.mf.gov.pl/web/verify/1111111111-20231220-CFD9D7DC1724-5F/mlwHL9kQOqrT82nK7lVw5Xvuhxtn7KAhz7vxYiSOXY4%3D	Date and time when the KSEF No. was receive

4. Sales invoices tags

Name	Description
Naglowek
KodFormularza	FA (2)
WariantFormularza	1-0E
DataWytworzeniaFa	Current date at time of sending
SystemInfo	Directo

Name	Description
Podmiot1	Information about the seller
DaneIdentyfikacyjne/NIP	`Setting→Master Settings→Common settings→Company VAT no`
DaneIdentyfikacyjne/Nazwa	`Setting→Master Settings→Common settings→Company legal name`
Adres/KodKraju	`Setting→Master Settings→Special→Country`
Adres/AdresL1	`Setting→Master Settings→Company legal address`

Name	Description
Podmiot2	Information about the buyer
DaneIdentyfikacyjne/NIP	If in customer field Country code is PL and field Vat reg no is not empty or filed with value BRAK - customer field Vat reg no, otherwise - tag is not displayed ( must be without country code)
DaneIdentyfikacyjne/KodUE	If in customer field Country code is not PL and field Vat reg no is not empty or filed with value BRAK - customer field Country code, otherwise - tag is not displayed
DaneIdentyfikacyjne/NrVatUE	If tag `DaneIdentyfikacyjne/KodUE` is displayed, customer field Vat reg no, otherwise - tag is not displayed ( must be without country code)
DaneIdentyfikacyjne/BrakID	If customer field Vat reg no is empty or filed with value BRAK - 1, otherwise - tag is not displayed
DaneIdentyfikacyjne/Nazwa	Customer field Name
Adres/KodKraju	Customer field Country
Adres/AdresL1	Customer fields: Street, City, Postal code
JST	Possible values: 1 or 2. Znacznik jednostki podrzędnej JST. Wartość „1“ oznacza, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST. W takim przypadku, aby udostępnić fakturę jednostce podrzędnej JST, należy wypełnić sekcję Podmiot3, w szczególności podać NIP lub ID-Wew i określić rolę jako 8. Wartość „2“ oznacza, że faktura nie dotyczy jednostki podrzędnej JST
GV	Possible values: 1 or 2. Znacznik członka grupy VAT. Wartość „1“ oznacza, że faktura dotyczy członka grupy VAT. W takim przypadku, aby udostępnić fakturę członkowi grupy VAT, należy wypełnić sekcję Podmiot3, w szczególności podać NIP lub ID-Wew i określić rolę jako 10. Wartość „2“ oznacza, że faktura nie dotyczy członka grupy VAT

Name	Description
Fa
KodWaluty	Invoice header field Currency
P_1	According settings: `SETTINGS → COMMON SETTINGS → TRANSPORT PARAMETERS:`, `CODE` - DataWystawienia Description: Data wystawienia, z zastrzeżeniem art. 106na ust. 1 ustawy
P_2	According mastersettings `Master Settings→Receipt settings→Invoice datafield for external invoice number` selected datafield, if not selected from innvoice header field Invoice
P_6	According settings: `SETTINGS → COMMON SETTINGS → TRANSPORT PARAMETERS:`, `CODE` - DataWystawienia Description: Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. Pole wypełnia się w przypadku, gdy dla wszystkich pozycji faktury data jest wspólna
P_13_1	Sum of invoice row fields Total where VAT code VAT% is 23% or 22%
P_14_1	Sum of invoice row differences of fields RS VAT - Total where VAT code VAT% is 23% or 22%
P_14_1W	If invoice header field Currency is not PLN = P_14_1 value * invoice header field Rate, otherwise - tag is not displayed
P_13_2	Sum of invoice row fields Total where VAT code VAT% is 8% or 7%
P_14_2	Sum of invoice row differences of fields RS VAT - Total where VAT code VAT% is 8% or 7%
P_14_2W	If invoice header field Currency is not PLN = P_14_2 value * invoice header field Rate, otherwise - tag is not displayed
P_13_3	Sum of invoice row fields Total where VAT code VAT% is 5%
P_14_3	Sum of invoice row differences of fields RS VAT - Total where VAT code VAT% is 5%
P_14_3W	If invoice header field Currency is not PLN = P_14_2 value * invoice header field Rate, otherwise - tag is not displayed
P_13_4	Sum of invoice row fields Total where VAT code VAT% is 4% or 3%
P_14_4	Sum of invoice row differences of fields RS VAT - Total where VAT code VAT% is 4% or 3%
P_14_4W	If invoice header field Currency is not PLN = P_14_4 value * invoice header field Rate, otherwise - tag is not displayed
P_13_6_1	Sum of invoice row fields Total where VAT code data field KSEF Stawka podatku (code: `KSEF_STAW_PODAT`) is set to 0%_KRAJOWE
P_13_6_2	Sum of invoice row fields Total where VAT code data field KSEF Stawka podatku (code: `KSEF_STAW_PODAT`) is set to 0%_WDT
P_13_6_3	Sum of invoice row fields Total where VAT code data field KSEF Stawka podatku (code: `KSEF_STAW_PODAT`) is set to 0%_EKSPORT
P_13_7	Sum of invoice row fields Total where VAT code data field KSEF Stawka podatku (code: `KSEF_STAW_PODAT`) is set to ZWOLNIENIE_Z_OPODATK
P_13_8	Sum of invoice row fields Total where VAT code data field KSEF Stawka podatku (code: `KSEF_STAW_PODAT`) is set to NP_WYLACZ_ART100UST1PKT4
P_13_9	Sum of invoice row fields Total where VAT code data field KSEF Stawka podatku (code: `KSEF_STAW_PODAT`) is set to NP_NA_ART100UST1PKT4
P_13_10	Sum of invoice row fields Total where VAT code data field KSEF Stawka podatku (code: `KSEF_STAW_PODAT`) is set to ODWROTNE_OBCIAZ
P_13_11	Sum of invoice row fields Total where VAT code data field KSEF Stawka podatku (code: `KSEF_STAW_PODAT`) is set to MARZA
P_15	Invoice header field Total
Adnotacje
Adnotacje/P_16	If document is POS invoices - 1, otherwise - 2
Adnotacje/P_17	Always 2 Description: W przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy - wyraz „samofakturowanie“ - 1; w przeciwnym przypadku - wartość 2
Adnotacje/P_18	If at least in one row, the VAT code data field KSEF Stawka podatku (code: `KSEF_STAW_PODAT`) is value ODWROTNE_OBCIAZ - 1 , otherwise - 2 Description: W przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi - wyrazy „odwrotne obciążenie“, należy podać wartość „1“, w przeciwnym przypadku - wartość „2“
Adnotacje/P_18A	If header field Total (with VAT) * header field Rate is more then 15 000 PLN - 1, otherwise - 2
Adnotacje /Zwolnienie /P_19N	Always 1 Description: Znacznik braku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 ustawy albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy lub na podstawie innych przepisów
Adnotacje /NoweSrodkiTransportu /P_22N	Always 1 Description: Znacznik braku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu
Adnotacje/P_23	Always 2 W przypadku faktur wystawianych w procedurze uproszczonej przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c oraz ust. 2, zawierającej adnotację, o której mowa w art. 136 ust. 1 pkt 1 i stwierdzenie, o którym mowa w art. 136 ust. 1 pkt 2 ustawy, należy podać wartość „1“, w przeciwnym przypadku - wartość „2“
Adnotacje /PMarzy /P_PMarzyN	Always 1 Description: Znacznik braku wystąpienia procedur marży, o których mowa w art. 119 lub art. 120 ustawy
RodzajFaktury	KOR - if in sales invoice header field Total is negative and in header field Credited invoice is invoice No. Otherwise - VAT
DaneFaKorygowanej	Tags are displayed if in tag `RodzajFaktury` value is KOR, otherwise - tags are not displayed
DaneFaKorygowanej/DataWystFaKorygowanej	Header field Credited invoice document field Date Tag displayed if in tag `RodzajFaktury` value is KOR
DaneFaKorygowanej/NrFaKorygowanej	According mastersettings `Master Settings→Receipt settings→Invoice datafield` for external invoice number selected datafield from credited invoice, if not selected from header field Credited invoice Tag displayed if in tag `RodzajFaktury` value is KOR
DaneFaKorygowanej/NrKSeF	1 if header field Credited invoice has KSEF No., otherwise - tag is not displayed Tag displayed if in tag `RodzajFaktury` value is KOR
DaneFaKorygowanej/NrKSeFFaKorygowanej	If tag `NrKSeF` is displayed - header field Credited invoice invoice KSEF No. Tag displayed if in tag `RodzajFaktury` value is KOR
DaneFaKorygowanej/NrKSeFN	1 if header field Credited invoice does not have KSEF No., otherwise - tag is not displayed Tag displayed if in tag `RodzajFaktury` value is KOR
FaWiersz	Information about items/services
FaWiersz/NrWierszaFa	Invoice row No.
FaWiersz/P_7	Invoice row field Description
FaWiersz/P_8A	Invoice row field Unit
FaWiersz/P_8B	Invoice row field Qty
FaWiersz/P_9A	Invoice row field Net price
FaWiersz/P_11	Invoice row field Total
FaWiersz/P_12	Invoice row field VAT code field REVERSE VAT % if it is empty - VAT% Possible values: 23, 22, 8, 7, 5, 4, 3, 0 KR, 0 WDT, 0 EX, zw, oo, np I, np II
FaWiersz /KursWaluty	If invoice header field Currency is nor PLN - invoice header field Rate (format: 0.000000), otherwise - tag is not displayed
Platnosc
TerminPlatnosci /Termin	Invoice header field Due date