Norėdami sukurti išlaidų dokumentą einame FINANSAI → DOKUMENTAI → IŠLAIDOS.

Dokumento viršuje pildoma informacija:

• Išlaidautojas – asmuo, kuris patyrė išlaidas;
• Data – dokumento data;
• Pasirašantis asmuo – išlaidų dokumentą pasirašantis asmuo;
• Tipas – išlaidų tipas;
• Asmuo – asmuo, kuris pildo išlaidų dokumentą;
• Turtas – galima priskirti įmonės naudojamą turtą, jeigu tai yra susiję su patirtomis išlaidomis;
• Nuo / iki – išlaidautojo patiriamų išlaidų laikotarpis;
• Projektas – galima priskirti projektą;
• Objektas – galima priskirti objektą;
• Apžvalga – pasirenkame apžvalgą, jeigu ji yra sukurta;
• Pastaba – galime įrašyti papildomą komentarą.

Dokumento eilutės (pirma skiltis):

• Tipas – išlaidų tipas;
• Data – pirkimo dokumento data;
• Dok. Nr. – pirkimo sąskaitos numeris;
• Tiekėjas - parenkame tiekėją;
• Sąskaita – parenkame buhalterinę sąskaitą patirtoms išlaidoms;
• Suma - sąskaitos suma be PVM;
• PVM kodas - parenkame PVM kodą.

Dokumento eilutės (antra skiltis):

• Pirkėjas – klientas, pas kurį buvome;
• Maršrutas – kelionės maršrutas;
• Priežastis – kelionės tikslas;
• Prekės – kokia paslauga buvo suteikta klientui.

Dokumento eilutės (trečia skiltis):

• Pradžia – išlaidų tipo pradžia;
• Pabaiga – išlaidų tipo pabaiga;
• Išlaidautojo sumokėta suma – išlaidautojo lėšomis sumokėta suma;
• Įmonės mokama suma - įmonės lėšomis mokama suma (išsiskaičiuos automatiškai).

Pavyzdžiui: paslauga ar prekė kainavo 173,03 EUR su PVM, 43 EUR išlaidautojas sumokėjo savo lėšomis, tad įmonės lėšomis sumokėta 130,03 EUR.

Dokumento išsaugojimas

Viską suvedus spauskite IŠSAUGOTI ir PATVIRTINTI. Po dokumento patvirtinimo susikurs korespondencija - įrašas į didžiąją knygą.

Paspaudus mygtuką APMOKĖJIMAS PERSONALUI susikurs apmokėjimo personalui dokumentas, į kurį automatiškai įsikels išlaidautojas ir bendra suma, kurią reikia jam sumokėti. Jeigu norite į Apmokėjimo personalui dokumentą pridėti daugiau išlaidautojų spauskite mygtuką PRIDĖTI IŠLAIDAUTOJUS, KURIE TURI BALANSĄ.

Nuorodos:

• Apmokėjimai personalui
• Darbuotojai

Išlaidų dokumentuose atvaizduojamos atskaitingų asmenų patirtos išlaidos, už kurias nebuvo sumokėta įmonės lėšomis.

Išlaidos pateikiamos skiltyje FINANSAI → DOKUMENTAI → Išlaidos

• Naujas – atidaro naują neužpildytą dokumentą. Iš anksto patikrina, ar ankstesniame dokumente yra neįrašytų pakeitimų.
• Įsaugoti – išsaugo dokumentą.
• Patvirtinti – patvirtina dokumentą. Patvirtinus, automatiškai sukuriama su išlaidomis susijusi korespondencija.
• Kopijuoti – sukuria dokumento kopiją. Tai yra, atidaro naują dokumentą, kuriame dauguma laukų užpildyti taip pat, kaip ir originaliame dokumente. Kaip data siūloma kopijos sukūrimo data. Su kopijos kūrėju susijusi numeracija siūloma kaip dokumento numeracija.
• Atmesti – ištrina paskutinį veiksmą, tą patį galima padaryti paspaudus F5.
• Ištrinti – leidžia ištrinti nepatvirtintą dokumentą.
• Prisegtukai – leidžia susieti failus su dokumentu, t. y. pridėti susijusį dokumentą.
• El. paštas – siunčia spausdinimo formą el. paštu. Jei nustatyti skirtingi spaudinimo formos formatai, spustelėkite rodyklę šalia mygtuko „Siųsti el. paštu“, kad atidarytumėte išskleidžiamąjį meniu, iš kurio galite pasirinkti skirtingas formas.
• Spausdinti – atspausdina dokumento spausdinimo formą. Spustelėdami rodyklę šalia mygtuko „Spausdinti“, galite sukurti PDF failą (Ctrl + spustelėjimas) arba peržiūrėti dokumento peržiūrą (Shift + spustelėjimas).
• sukurti: Įvykis – sukuria su išlaidomis susijusį įvykį.
• sukurti: Apmokėjimas personalui – sukuriamas mokėjimo dokumentas, užpildytas įvestais išlaidų duomenimis. Mokėjimo komentare nurodomas išlaidų dokumento numeris ir komentaras. Pridėti save – prideda mygtuką paspaudusį vartotoją kaip pasirašantįjį procedūroje.

• Atidaryta – atitvirtina dokumentą

• Pasirinkta kopija – nukopijuoja pasirinktas eilutes į iškarpinę. Norėdami pasirinkti eilutes, spustelėkite eilutės numerį. Mygtukas neaktyvus, jei nepasirinkta nė viena eilutė. Nukopijuotas eilutes galima įklijuoti iš eilutės kontekstinio meniu (atidaromo dešiniuoju pelės mygtuku spustelėjus eilutės numerį) naudojant parinktį „įklijuoti eilutes“.
• Ištrinti pasirinktus – ištrina pasirinktas eilutes. Norėdami pasirinkti eilutes, spustelėkite eilutės numerį. Mygtukas neaktyvus, jei nepasirinkta eilučių.
• Masinis įkėlimas… – leidžia užpildyti/įdėti eilutes pagal lentelę (dažniausiai „Excel“). Masinio įkėlimo lango apačioje nurodoma stulpelių tvarką.
• Įterpti receptą… – leidžia įterpti eilutes naudojant finansinį receptą. Pagal finansinį receptą galite, pavyzdžiui, paskirstyti išlaidas tarp objektų ir sąskaitų ir naudoti skaičiavimo formules.
• Ištrinkite stulpelių filtrus – išvalo stulpeliams nustatytus filtrus.
• Lentelės pakeitimų istorija – eilučių pakeitimų istorija.
• Eksportuoti duomenis kaip .xlsx failą – leidžia atsisiųsti lentelę kaip „Excel“ failą.
• Padidinti lentelę – padidina lentelę, paslepia antraštės laukus.
• Lentelės dydis: Padidintas – norint paveikti eilučių aukštį.
• Lentelės dydis: Standartiškas – norint paveikti eilučių aukštį.
• Lentelės nustatymai – galite pasirinkti, kurie stulpeliai rodomi eilutėse, o kurie ne.

• Numeris – dokumento numeris. Atidarant naują išlaidų sąskaitą, ten rodomas numeracijos kodas. Jei reikia, numeracijų sąrašą galite atidaryti dukart spustelėdami arba naudodami Ctrl+Enter, kad atidarytumėtenumeracijų sarašą ir pasirinktumėte atitinkamą seriją.
• Data – dokumento data
• Apžvalga – šiuo metu sukurta klientams, dirbantiems optikos srityje. Galima įdėti arba perrašyti dukart spustelėjus arba paspaudus Ctrl+Enter.
• Išlaidautojas – išlaidautojo vartotojo kodas. Jei išlaidautojo sąskaita užpildyta vartotojo darbuotojo kortelėje, ši sąskaita bus naudojama kaip kredito sąskaita operacijai. Jei sąskaita neužpildyta išlaidautojo darbuotojo kortelėje, kreditas bus paimamas iš sąskaitos Pagrindiniai nustatymai > Personalo nustatymai > Išlaidų sąskaita. Jei sąskaitos nėra nei išlaidautojo darbuotojo kortelėje, nei nustatymuose, išlaidos negali būti patvirtintos.
• Išlaidautojo vardas – išlaidų gavėjo vardas, automatiškai įtraukiamas į išlaidų gavėjo laukelį įvedus vartotojo kodą. Galima pakeisti, jei reikia.
• Koresp. data – tai data, kada patvirtinant išlaidas sukuriamas finansinis įrašas. Šiame lauke įvesta data įrašoma automatiškai.
• Pasirašantis asmuo – vartotojo kodas. Išlaidų ataskaitoje galima filtruoti pagal tvirtintoją.
• Projektas – projekto kodas. Naudojamas, jei norite susieti su konkrečiu projektu. Įvedus projektą, dokumentas bus rodomas projekto ataskaitose.
• Tipas – galite dukart spustelėti arba paspausti Ctrl+Enter, kad pasirinktumėte tinkamą tipą iš tipų, esančių nustatymuose Finansiniai nustatymai > „Išlaidų tipai“.
• Turtas – turto kodas
• Objektas – su išlaidomis arba finansinėmis operacijomis susijęs(-ę) objektas(-ai).
• Asmuo – išlaidų dokumentą sukūrusio vartotojo kodas. Automatiškai užpildomas dokumento kūrimo metu. Galima keisti.
• Nuo – datos laukas. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite, kad atidarytumėte kalendorių.
• Iki – datos laukas. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite, kad atidarytumėte kalendorių.
• Pastaba – laisvo teksto laukas išlaidų komentarui.
• Užsakymas – galima susieti išlaidas su užsakymu. Jei išlaidos inicijuojamos iš užsakymo dokumento, užsakymo numeris įrašomas automatiškai, jei išlaidos sukuriamos kitu būdu, čia galima įrašyti užsakymo numerį. Jei užsakymo numeris išsaugomas prie išlaidų, susietą užsakymą galima atidaryti tiesiai iš išlaidų dokumento, tam reikia spustelėti žodį „Užsakymas“.
• Įsakymo nr – naudojamas atspindint išlaidų kompensavimo sprendimo nuorodą, numerį ar kitą žymėjimą.
• Vidinė pastaba – laisvo teksto laukas išoriniam išlaidų identifikatoriui
• Vidinis komentaras – teksto laukas
• Atstumo pradžia – skaičių laukas
• Atstumo pabaiga – skaičių laukas
• Kiekis iš viso – bendri išlaidų eilutėse pažymėti kiekiai
• Pirkėjas – galima pridėti dukart spustelėjus arba paspaudus Ctrl+Enter
• Pirkėjo pav. – pridedant klientą, rodomas jo vardas
• Būklė – parinktis iš nustatymų Pagrindiniai nustatymai > Finansų nustatymai > Išlaidų būklė iš rašytinių būsenų.

Kai nustatymas Nustatymai ⇒ Bendri nustatymai ⇒ Išmokėtų išlaidų būklė yra užpildytas, išsaugojus iš išlaidų sukurtą mokėjimą, išlaidų būsena automatiškai pakeičiama į nustatymuose nurodytą būseną. Ši parinktis praverčia vėliau, pavyzdžiui, norint neįtraukti apmokėtų išlaidų į išlaidų ataskaitą.

• Šalis – šalis, kurioje atliekamas pavedimas, pasirenkama išskleidžiamajame meniu.
• Miestas – miestas, kuriame bus atliekamas pavedimas. Klavišų derinys Ctrl+Enter ar dukart spustelėjus pelę, bus atidarytas tekstų sąrašas su filtru „miestas“, iš kurio galite pasirinkti anksčiau išsaugotus miestus. Tekstus galima įvesti bendruosiuose nustatymuose Nustatymai ⇒ Bendri nustatymai ⇒ Autotekstai.
• Papildomas laukas 1; 2, 3.. – papildomi išlaidų laukai
• Vizavimas – atidaro vizuotojų registrą, kuriame galite pridėti vizuotoją, kuris tvirtina išlaidas.
• Vaidmuo – priskiriamas pasirašiusiojo vaidmuo.
• Pastaba – vizuotojui skirtas komentaras apie išlaidas.

• Tipas - galite dukart spustelėti arba Ctrl+Enter, kad pasirinktumėte tinkamą tipą iš tipų, esančių Nustatymai ⇒ Finansiniai nustatymai ⇒ Išlaidų tipai.
• Data - Eilutės data
• Dok. nr. - laisvas laukas šaltinio dokumento numeriui
• Tiekėjas - galima susieti išlaidų eilutę su tiekėju. Patvirtinant išlaidas, tiekėjas taip pat įtraukiamas į finansinės operacijos eilutę. Galima įtraukti dukart spustelėjus arba naudojant Ctrl+Enter
• Tiekėjo pav. - tiekėjo pavadinimas automatiškai įrašomas iš tiekėjo kortelės, įtraukiant tiekėją.
• Sąskaita - išlaidų eilutės debeto sąskaita.
• Objektas - su išlaidomis arba finansinėmis korespondencijomiss susijęs(-ę) objektas(-ai).
• Projektas - projekto kodas. Naudojamas, jei norite susieti su konkrečiu projektu. Įvedus projektą, dokumentas atsispindi projekto ataskaitose.
• Aprašymas - eilutės aprašymas. Įrašant sąskaitą, čia įrašomas sąskaitos pavadinimas, kurį galite perrašyti patys. Jei vėliau norite įvesti sąskaitą arba reikia pakeisti sąskaitą, bet nenorite, kad paaiškinimas būtų perrašytas sąskaitos pavadinimu, turėtumėte nustatyti Pagrindiniai nustatymai > Pirkimo sąskaitos buh. sąskaitos įterpimas visada naudoja aprašymą iš buh. sąskaitos.
• Kiekis - jei eilutėje įvesta tik suma, kiekio užpildymas nėra svarbus. Jei įvesta vieneto kaina, reikia užpildyti ir kiekį. Kiekis įrašomas į finansinę operaciją.
• Valiuta - eilutės valiuta
• Valiutos kurs. - eilutės valiutos kursas
• Bazine valiuta - vieneto kaina bazine valiuta
• Vieneto kaina - vieneto kaina be PVM
• Suma - eilutės suma be PVM
• Prad. tarpinė suma - pradinė eilutės suma be PVM
• PVM kodas - eilutės PVM kodas
• PVM - eilutės PVM suma
• Prad. PVM - eilutės PVM suma
• Iš viso - eilutės suma su PVM
• Pirkėjas - dukart spustelėkite arba paspauskite Ctrl+Enter, kad įkeltumėte pirkėją.
• Pirkėjo pav. - įkeliant pirkėją rodomas pirkėjo vardas
• Maršrutas - dukart spustelėkite arba paspauskite Ctrl+Enter, kad įterptumėte maršrutą į išlaidas.
• Priežastis - laisvas laukas
• Prekė - prekės kodas
• Pradžia - pradžios data
• Pabaiga - pabaigos data
• Išlaidautojo sumokėta suma - išlaidautojo sumokėta suma, kuri turi būti išmokėta
• Įmonės mokama suma - rodo skirtumą tarp išlaidautojo sumokėtos sumos ir mokėtinos sumos pagal išlaidų antraštės valiutos kursą.

Pavyzdys: darbuotojas 2025-01-20 įsigijo biuro reikmenų už 100 USD. Eilutėje rodomas valiutos kursas su išlaidų įvedimo data (antraštės laukas „Data“). Lauke „Suma-T“ nurodoma mokėtojo faktiškai sumokėta suma, t. y. kiek darbuotojas sumokėjo pagal valiutos kursą, galiojusį išlaidų padarymo metu.

• PID – pirkimo ID

Išlaidos ir pirkimo sąskaitos faktūros gali būti susietos viena su kita (arba viena pirkimo sąskaita faktūra su keliomis skirtingomis išlaidomis). Pavyzdžiui, lėktuvo bilietai, įsigyti su viena pirkimo sąskaita faktūra, gali būti susieti su kelių skirtingų asmenų kelionių ataskaitomis. Išlaidos susiejamos pirkimo sąskaitos faktūros antraštėje arba eilutėse (jei norite susieti tik konkrečią eilutę su išlaidomis). Dukart spustelėjus pirkimo sąskaitos faktūros lauką Išlaidos (antraštėje arba eilutėse), atidaromas išlaidų pasirinkimas ir galite įtraukti išlaidas į dokumentą, su kuriuo norite susieti pirkimo sąskaitą faktūrą. Eilutėse nurodytos išlaidos visada yra svarbesnės už antraštėje nurodytas išlaidas.

Rezultatas atsispindės išlaidautojo ataskaitoje, jei pažymėsite langelį Su pirkimo sąskaita.

Išlaidas galima periodizuoti taip pat, kaip pirkimo ar pardavimo sąskaitą faktūrą, įrašant laikotarpio pradžios ir pabaigos datas po kaupimo eilutės.

Reikalingi sistemos nustatymai:

Pagrindiniai nustatymai ⇒ Finansų nustatymai ⇒ Automatinis sąskaitų suskirstymas į laikotarpius ⇒ Išlaidos

Pagrindiniai nustatymai ⇒ Finansų nustatymai ⇒ Standartinis periodizuotos korespondencijos aprašymas ⇒ laisvas tekstas, pvz,: Išskaidyta periodui, periodizuota ir pan.

Finansiniai nustatymai ⇒ Finansinės sąskaitos ⇒ Reikiamoje buhalterinėje sąskaitoje nusirodome koresponduojančią sąskaitą

Periodizavimas

Išlaidų eilutėje nurodomos kaupiamų išlaidų pradžios ir pabaigos datos.

Finansinis įrašas sukuriamas patvirtinus.

Patvirtinus, sukuriama finansinė operacija su papildoma periodizacijos parinktimi „Įskaitant PVM“. Jei naudojamas papildomas periodizacijos nustatymas „ir PVM“, PVM kodas pridedamas prie kiekvienos finansinės operacijos eilutės.

Masinio išlaidų importo metu galima masiškai importuoti visus laukus, išskyrus bazine valita – šis laukas matomas tik dokumente.

Jei laukai neimportuojami, taikomos šios taisyklės:

• Vartotojas – jei paliekamas tuščias, pagal numatytuosius nustatymus importuojamas masinio importo vartotojo kodas.
• Datos laukas – jei paliksite tuščią, bus importuotas dabartinis masinio importo laikas.
• Koresp. data - jei neužpildytas, importuojamas pagal šias taisykles:
• * Importuojant datos lauką, tas pats laikas įrašomas į „Koresp. data“ lauką.
• * Jei laukas „Data“ neimportuojamas, dabartinis masinio importo laikas bus nustatytas į lauką „Koresp. data“.
• Valiuta - Pagal numatytuosius nustatymus importuojama valiuta EUR
• Kursas - Pagal numatytuosius nustatymus importuojamas valiutos kursas 1

Jei nurodyti laukai yra importuotoje lentelėje, taisyklės jų neperrašys, o importuos laukus.