Klient on Directo mõistes kauba või teenuse tarbija. Klientidega seotakse näiteks tellimused, arved, laekumised ja paljud muud Directo dokumendid või kaardid.

Klientide register asub Üldine → DOKUMENDID → Kliendid :

Klikkides sõnal Kliendid avaneb klientide register:

Directo klientide registris hoitakse klientide kontaktandmeid ning teisi klientidega seotud ja sujuvaks tööks vajalikke atribuute. Samuti lisatakse klientide registri kaudu uusi kliente.

Olemasoleva kliendi kaardi avamiseks tuleb registris klikkida kliendi koodile ja uue loomiseks tuleb vajutada nuppu
Esimesel juhul avaneb olemasoleva kliendi kaart vaatamiseks ning vastava õiguse olemasolul ka muutmiseks (vt.Kasutajaõigused). Teisel juhul avaneb tühi kaart uue kliendi sisestamiseks.

Kliendi kaardil hoitakse ühe kliendi andmeid:

Kliendi kaart jaguneb sakkideks: Üldinfo, Kontaktid, Klassid, Marsruudid, Näidud, Tegevused, Muudatused, Muutused, Transport, Ressurss, Uuringud, Nõusolekud

Sakil Üldinfo hoitakse kliendi põhilisi andmeid ja atribuute. Väljade tähendused on järgmised:

Dokumendile (näiteks arvele) kliendi asetamisel võetakse kliendi kaardilt selleks vajalikud andmed. Kui peale dokumendi loomist muudetakse kliendi kaardil mõne välja sisu, siis see info dokumendil automaatselt ei kajastu. Andmete uuendamiseks tuleb kliendikoodi lahtris kasutada klahvikombinatsiooni „Alt“ + „U“ või klient uuesti dokumendile asetada

Esmatähtsad väljad:

Kood- kliendi tähis Directos. Selle võib kasutaja ise määrata, sisestades sobiva tähise, lubatud on nii numbrid kui tähed. Ei ole soovitav kasutada täpitähti, kirjavahemärke ja spetsiifilisi arvuti sümboleid. Kui kasutaja jätab koodi lahtri tühjaks, siis genereerib Directo selle automaatselt peale esmast salvestamist, andes järjekorras järgmise tähise. Süsteemiseadistustes saab määrata, millist numbrivahemikku kasutatakse kliendi koodi loomiseks või kasutatakse kliendi registrikoodi ka kliendi koodina. Directo soovitus on, et koodi loob programm ise vastavalt administraatori poolt määratud süsteemiseadistustele, sest seda tunnust on vaja ainult seoste loomiseks ning kasutaja seda oma igapäevases töös ei vaja;
Olemasolevat koodi üle kirjutades muuta ei saa. Kui on soov kliendi koodi muuta, siis tuleb luua uue koodiga kliendi kaart ning vana kustutada ja kustutamise käigus saab vana koodi uuega asendada (vt. Kliendikoodi muutmine).

Nimi- Kliendi nimi.
Kui kasutada kliendi kaardi loomisel Äriregistri abi, täitub väli Nimi automaatselt;
Kui ettevõttel on valdavalt eraisikutest kliendid, siis saab nime jaoks tekitada lahtrid ees- ja perekonnanime jaoks. Süsteemi seadistused > Kliendil on ees ja perenimi ja Süsteemi seadistused > Kui kliendi tüüp on Eraisik, siis on väljad Eesnimi ja Perenimi näha

Tüüp- kliendi tüüp. Valikmenüü: Ettevõte, Eraisik, Riigiasutus.
Kui kasutada kliendi kaardi loomisel Äriregistri abi, siis täitub väli Tüüp automaatselt.
Kliendi tüübi korrektne valimine on oluline käibemaksu aruande õigeks genereerimiseks;

Reg.nr- kliendi registrikood.
Kui kasutada kliendi kaardi loomisel Äriregistri abi, siis täitub väli Reg nr automaatselt.
Kliendi registrikoodi täitmine on oluline käibemaksu aruande õigeks genereerimiseks.
Süsteemi seadetest saab aktiveerida hoiatuse, kui registrikood või käibemaksukohuslase number on kliendi kaardilt puudu. Süsteemi seadistused > Hoiatab regnr/kmregnr täitmata jätmisel

Kui registrikoodi väli on täidetud ja kliendi kaart salvestatud, siis muutub välja nimi „Reg nr“ hüperlingiks ning sellele klikkides avaneb äriregistri leht kliendi andmetega. Soovi korral saab süsteemi seadistustest ise muu sobiva päringu aadressi seadistada. Selleks valige süsteemi seadistustest Välise kliendiinfo päringu URL.

Järgmised väljad:

Klass- teisisõnu kliendi grupp, seda saab topeltkliki või Ctrl+Enter klahvikombinatsiooniga klasside registrist asetada. Klassi lahtri saab muuta kohustuslikuks Süsteemi seadistused > Kliendiklass on kohustuslik

Objekt- kliendiga seotud objekt ehk finantsdimensioon(id). Kasutatakse siis, kui soovitakse, et kliendi asetamisel dokumendile asetuks ka kindlad objektid sama dokumendi päisesse. Süsteemi seadistustest saab määrata, et uus klient saab alati selle kasutaja objekti, kelle poolt kaart loodi. Süsteemi seadistused > Uus klient saab vaikimisi kasutaja objekti

Tänav; Indeks,linn; Maa; Maakond; Asumaa - kliendi aadressi väljad Asumaa täitmine on vajalik Pakendiaruande jaoks. Kui on tühi, siis loetakse asumaaks „EE“. Aadressi väljade nimed on soovi korral muudetavad Süsteemi seadistused > Aadressi 1. nimi/Aadressi 2. nimi/Aadressi 3. nimi Aadressi väljade järjekord on muudetav Süsteemi seadistused > Kliendi aadressi väljade järjekord

Esindaja - kliendi esindaja nimi
Telefon - kliendi telefoni number
Skype - kliendi Skype'i kontakt
Telefoni ja Skype väljade nimed saab muuta lingiks, et nende kaudu kliendile veebi kaudu helistada. Täpsemalt saab selle kohta lugeda siit: Helistamine

Meil - kliendi e-maili aadress, vaikimisi saadetakse sellele aadressile ka kliendi arved. Arvete saatmisel kasutatava aadressi jaoks saab vajadusel luua lisavälja, mida meili saatmisel kasutatakse.

Kommentaar - kliendiga seotud lisainfo märkimise võimalus

Sisekommentaar - ettevõttesiseseks kasutuseks mõeldud kommentaari väli.

Soodus% - Kliendile rakenduv allahindlus. Hinnavalemite kasutamisel tasub üle vaadata ka Süsteemi seadistus > Hinnavalemist tulnud hinnale lisandub kliendi allahindlus

Arve tasub - kliendi kood, kes selle kliendi eest arveid tasub. Kasutatakse näiteks olukorras, kus tellija ja arve tasuja on erinevad. Kauba tellib näiteks üks kauplus, kuid arve tasub kaupluseketi ettevõte.

Leping - kliendiga seotud lepingu number

Kliendikaart - Kasutatakse kliendi tuvastamiseks müügidokumendil. Lahtrisse märgitakse kliendikaardi number. Eraisiku puhul märgitakse isikukood ja selle alusel saab ID-kaardi lugeja abil klienti tuvastada. Isikukoodi lisamisel täituvad automaatselt kliendikaardi väljad „Sünnipäev“ ja „Sugu“. Kliendikaardi välja saab seadistada unikaalseks, st kahte ühesugust kliendikaardi numbrit siis olla ei saa. Seda mõjutab Süsteemi seadistus > Kliendikaart on unikaalne'

Väline kood -

Maksehinnang - laekumiste põhjal hinnang kliendi maksekäitumisele, seadistamise ja arvutuskäigu kohta saab lugeda lähemalt siit:Maksehinnang

Staatus - kliendi staatus, staatuseid saab muuta/luua Süsteemi seadistused > Kliendi staatused

Valideeritud - saab märkida, kas klient on valideeritud. Klientide nimekirja aruandest saab selle välja alusel tulemusi filtreerida. Valideeritud märget saab seadistada nii, et uuel kliendil on see alati vaikimisi olemas, seda mõjutab Süsteemi seadistus > Uue kliendi loomisel märgitakse see valideerituks

Suletud - kas kliendikaart on suletud või mitte. Dokumendil suletud kliendi kasutamisel tuleb vastav hoiatus, dokumenti suletud kliendiga kinnitada ei saa.

Kontrollitud - Valikut kasutatakse märkimaks, kas kliendi kontaktandmed on kontrollitud. Seda välja mõjutab Süsteemi seadistus > Kliendi kaardi andmete kontrolli periood

Lähetusandmed: Kui need väljad on täidetud, asetuvad lähetusandmed pakkumisele/tellimusele/lähetusele/arvele :?:Lähetusaadressi väljade nimetused on muudetavad Süsteemi seadistused > Lähetusaadressi 1. nimi/Lähetusaadressi 2. nimi/Lähetusaadressi 3. nimi

Nimi lähetusel - kliendi nimi, kellele kaup lähetatakse

Lähetustänav/Lähetusindeks, linn/Lähetusmaa - Aadress kuhu kliendi kaup tarnitakse

Tegevusala - kliendi tegevusala Tegevusalasid saab lisada Üldised seadistused > Tegevusalad

Tehinguliik - valik tehinguliikide klassifikaatoritest, kui väli on täidetud, siis asetub see info tellimusele/lähetusele/arvele. Oluline Intrastati aruande „Lähetamine“ puhul.

Faks - kliendi faks

Klassifik - kliendi klassifikaator, kasutatakse e-arvete puhul välja „DepID“ täitmiseks

Hoiatus - kliendi hoiatus, mis kuvatakse kliendi müügidokumendile asetamisel. Süsteemi seadistustest saab määrata kliendi hoiatuse müügidokumendi kommentaarti väljale asetuma: Süsteemi seadistus > Kliendi hoiatus asetub müügidokumendi kommentaariks

URL - kliendi internetiaadress

Sünnipäev - Kliendi sünnipäeva kuupäev. Võimalik tellida eriprotseduure klientidele sünnipäeva õnnitluste saatmiseks või sünnipäevaga seotud soodustuste loomiseks.

Sugu -

Keelatud artikliklassid -

Lubatud valemid -

Kassaarve kiirvaliku artiklid -

Prioriteet -

Viitenumber - kliendile automaatselt genereeritav viitenumber. Genereeritava viitenumbri pikkust saab määrata Süsteemi seadistustest > Kliendi viitenumbri pikkus

Haldur - topeltkliki või „Ctrl“ + „Enter“ klahvikombinatsiooniga saab asetada kasutaja koodi, kes selle kliendi haldur

e-arvete vastuvõtt - Kas kliendil on võimalus e-arveid vastu võtta. Info kuvatakse vastavalt äriregistri päringule.

Directo-to-Directo - Näitab, kas klient kasutab samuti Directot. Kui jah, siis on soovi korral võimalik Directo-to-Directo transpordimooduli kaudu Directode vahel automaatselt dokumente vahetada.

Pank - Kliendi pank, topeltklikk või klahvikombinatsioon „Ctrl“ + „Enter“ lahtris avab akna, mille kaudu saab panga lisada või uue luua.

Pangakonto/IBAN - Kliendi arveldusarve number

Tas. ting - Võimalik määrata konkreetsele kliendile rakenduv tasumistingimus. Tasumistingimus saab müügidokumendile tulla ka kasutaja või koha küljest. Kui tasumistingimuse väli on kliendikaardil täidetud, siis eelistatakse selles märgitud väärtust. Süsteemi sedistustest saab määrata, et uus klient saab tasumistingimuse selle kasutaja küljest, kes kaardi koostas. Süsteemi seadistused > Uus klient saab vaikimisi kasutaja tingimuse

Läh. ting - Kliendi puhul rakenduv lähetustingimus. See asetub

Läh. viis

Veograafik -

Müüja

Hinnavalem

Reg nr

Valuuta

Keel

Viivis

KM maa

KM kood

Km reg nr

Ettemaksu%

Limiit

Vaba limiit

Märgukirjad

KM asumaa - Käibedeklari koostamine eelistab seda välja, aga kui on tühi, siis töötab tavapäraselt

Kampaaniad

Pakkumine - kliendi sortimendi ehk pakkumise nr.

Eripakkumised - süsteemi seadistus (tellimusele lisatakse kliendile määratud pakkumise artiklid), kas kliendi sortiment asetub kohe või küsib tellimusel.

Arve väljatrükk - milline kujundus on vaikimisi kujundus. Kliendi seadistus kandub arvele ja arvelt edasi liidesed ja e-arve.

Lähetus - kui kinnitada lähetus, kas tekib ka arve. Seda mõjutab süsteemi seadistus Lähetuse kinnitamine loob ka arve, kui kliendikaardi Lähetus väärtuseks on määratud Lähetus ja Arve

Autom.trükk - seadistus määrab ära, milline dokument trükitakse arve kinnitamise hetkel.

Sihtriik

Pandiartikkel - kas sellele kliendile lisatakse artiklit müües ka pandiartikkel.

Hoiatab - mitmest päevast alates hoiatab ületähtaja arvete puhul
Keelab - mitmest päevast alates keelab kinnitamast ületähtaja arvete puhul
Süsteemi seadistustes on sätted Ületähtaja arved - mitmest päevast alates hoiatab ning Ületähtaja arved - mitmest päevast alates keelab kinnitamast, kuid kliendikaardile saab määrata kliendipõhiselt päevade arvu, millal hoiatab ja keelab.

Mitu KM maad - Kui üks ja sama klient on mitme riigi käibemaksukohuslane, siis tuleb iga erineva käibemaksu registri numbri ja käibemaksumaa jaoks teha eraldi kliendikaart. Arveid tehes peab maksja olema alati „peakood“ ja tellija - selle riigi käibemaksukohuslase infoga kliendi kaart kuhu kaupa tarnitakse.
Mõlemal kliendikaardil, nii kliendil kui ka tellijal peab Mitu KM maad linnuke peal olema.
Mitu KM maad välja toimimine arvel - Kui mõlemal kliendikaardil, nii kliendi kui ka tellija omal, on „Mitu KM maad“ valik täidetud, siis asetub arvele KM reg. nr., KM maa ja Sihtriik Tellija kliendikaardilt. Kui „Mitu KM maad“ valik peal ei ole, asetuvad need väljad Klient väljal oleva kliendi kaardilt. Mitu KM maad välja toimimine tellimusel ja sealt arvet luues - Tellimusel lisatakse „peakood“ Arve tasub väljale ja Klient väljale selle kliendi kood, kuhu kaup tarnitakse. Tellimuselt arvet luues liiguvad Klient ja Tellija ise automaatselt õigetele arve väljadele ja väljad KM reg. nr., KM maa ja Sihtriik täituvad tellimuse pealt.

Kliendi kaardil on eraldi sakk nimega Transport.

Milleks kasutatakse? Spetsiifiliste liideste häälestused - E-arve, Edi arvete dokumentide väljundid - nende parameetrid. Ehk kuidas süsteem käitub kui arve tuleb sisse või välja. Edi dokument on Telema või Edisofti kauba tellimuste ja tarne dokument.

Määratakse ära kanalid kuhu liiguvad dokumendid, mis on seadistatud blokis Väljuvad dokumendid. Kanalite valik sõltub sellest, millised liidesed on ettevõtte Directos seadistatud.

Määratakse ära dokumendid, mis liiguvad kanalite kaudu, mis on seadistatud blokis Edastuskanal.

Seadistused puudutavad saadetava e-arve XML andmete struktuuri.

Seadistus	Sisu
Postiaadress	Millisest arve aadressi blokist aadress võetakse
Leping	Täidab XML-is InvoiceInformation/ContractNumber välja juhul, kui arve klienditellimus väli pole täidetud.
e-arve channelAddress	Määrab kustkohast võetakse Invoice/@channelAddress väärtus. Seadistus on kasutusel ainult Fiteki liidese või arved.ee keskkonna jaoks
Arve faktooringu klient	Seadistus võtab väljale määratud kliendikaardilt arveldusarve ja määrab selle XML-is väljale PaymentInfo/PayToAccount.
Kinnitamine saadab automaatselt	Seadistus kasutatav ainult RIK puhul, dokument saadetakse süsteemist vahetult pärast kinnitamist.
Kanal kuhu liigub arve EAK portaalist	Kui ühtegi linnukest ei ole valitud, siis vaikimisi on e-arve. Kui klient pole e-arve vastuvõtu võimeline, aga soovitakse e-arvet ikkagi saata, siis peab siit valikutest olema midagi valitud

Soome e-arve (finvoice) seadistused

Telema ja Edisofti liideste seadistused.

Nõusolekute registreerimise funktsionaalsus võimaldab rakendada andmekaitse regulatsioonidest tulenevat nõuet talletada klientide poolt antud load või keelud kontaktandmetele info (reklaam, pakkumised jms) edastamiseks. Lisaks on nõusolekute alusel võimalik pärida klientide andmete nimekirju (näiteks turunduslikel eesmärkidel).
Nõusolekute registreerimiseks on kliendikaardil sakk Nõusolekud:

Lehel on tabel, kuhu saab registreerida nõusoleku liigi, kanali ja kehtivuse (vt. Kasutamine)

Nõusolekute registreerimise toimimiseks on vajalik esmalt häälestada Nõusolekute kanalid ja Nõusolekute liigid. Need peab iga ettevõte iseseisvalt häälestama, sest edastamise meedium ning edastatav info tulenevad ettevõtte vajadustest ning võimalustest.

Nõusolekute kanalid on info edastamise meedium või tehnilised lahendused (e-mail, telefon, paberkandja jne.). Kanalite häälestamine toimub: Seadistused→Müügi seadistused→ Nõusolekute kanalid :

Kanali juures saab või tuleb täita järgmised väljad:

KOOD- kanali tähis;
NIMI- kanali nimi, mida näeb kasutaja;
SULETUD- määrab, kas kanal on aktiivses kasutuses. Valikud EI; Jah. Võimalus kanali kasutamine lõpetada (Jah);
SORTEERITUD- kanali asukoht (järjekord) kliendi kaardi sakil Nõusolekud vasakult paremale;
Tõlkimine - võimalus anda kanalile nimi erinevates kasutuses olevates keeltes.

Nõusolekute liigid on info liigid või vormid (uudiskiri, pakkumised jne.). Liikide häälestamine toimub: Seadistused→Müügi seadistused→ Nõusolekute liigid :

Liigi juures saab või tuleb täita järgmised väljad:

KOOD- liigi tähis;
NIMI- liigi nimi (tekst); Seda näidatakse nõusolekute tabelis ja aruandes filtri valikuna;
VAIKIMISI- määrab, kas liik on uuel kliendikaardil vaikimisi valitud. Valikud Ei/Jah;
SULETUD- määrab, kas liik on aktiivses kasutuses ja kas seda saab valida nõusolekute tabelisse. Valikud Ei/Jah;
KEHTIB- nõusoleku automaatse lõpetamise aeg päevades. Vt. Kasutamine;
Tõlkimine- võimalus anda liigile nimi erinevates kasutuses olevates keeltes.

Nõusolekud või keeldumised registreeritakse kliendikaardi sakil Nõusolekud:

Liik- valik Nõusoleku liikidest, mis ei ole suletud. Vaikimisi on lehele asetatud kõik liigid, mille tunnus VAIKIMISI on Jah. Vt. Nõusolekute liigid;
E-mail, Telefon, …- kanalite tulbad kanalite sorteerimise järjekorras. Kanali ja Liigi ristumiskohas on rippmenüü nõusoleku tüübi määramiseks: tühi/Jah/Ei;
Algus- nõusoleku kehtivuse algus. Kui kasutaja on valinud nõusoleku tüübi Liigi ja Kanali ristumiskohas, siis täidetakse algus käesoleva kuupäevaga. Kasutaja ei saa ise algust käesolevast ajast hilisemaks või varasemaks muuta;
Lõpp- nõusoleku lõppemise kuupäev. Kasutaja saab nõusoleku registreerimisel vajadusel kohe ka lõpu määrata, kui see on teada. Lõpp peab olema hilisem kui algus. Kui liigile on määratud kehtivuse aeg päevades, siis täidab programm lõpu automaatselt kuupäevaga⇒Algus + liigi kehtivuse päevade arv. Enne salvestamist saab kasutaja automaatselt pakutud lõppu muuta või kustutada. Kui lõpp on juba salvestatud, siis seda ei saa enam muuta;
Kasutaja- kasutaja, kes lisas kirje või tegi viimase muudatuse;
Aeg - kirje viimase muutmise aeg;
Kommentaar- kasutaja sisestatav tekst, märkus;
Näita- filter, mis määrab, kas näidatakse kõiki, aktiivseid või suletud (Lõpp on varasem, kui on käesolev kuupäev) kirjeid. Rippmenüü valikutega kõik/Aktiivsed/Suletud. Käivitab päringu kohe, kui väärtust vahetatakse;

• Tulemuse saab salvestada kliendikaardi nupuga Salvesta
• Salvestatakse ainult need kirjed, millele on valitud mõni Jah või Ei (tühju ei salvestata);
• Topeltklikk kanali nimel täidab kogu tulba (kõik liigid antud kanali piires) sama väärtusega- esimene kord Jah. Teine kord Ei ja kolmandal korral muudab tulba tühjaks;
• Uue kliendikaardi loomisel näidatakse tabelis neid liike, mis on määratud vaikimisi liikideks, aga kirjed ei ole seejuures salvestatud (Jah/Ei valimata);
• Salvestatud kliendikaardil näidatakse salvestatud kirjeid (Jah/Ei väärtusega) ning lisatakse read nende liikidega, mis on vaikimisi liigiks määratud ja tabelis puudub nende kohta salvestatud kirje, mille Algus< hetke aeg< Lõpp (tühi=lõpmatus).
• Kui kirjel on väli Lõpp täidetud, siis ei saa enam kirjet muuta (v.a. Kommentaar);
• Kui Kanal on märgitud suletuks, siis näidatakse seda tulpa ikkagi, aga sellele ei saa valida väärtusi (Jah/Ei). Olemasolevaid kirjeid ei muudeta. Suletud kanalid on järjekorra lõpus ehk paremal.

Aruannetest saab pärida klientide andmeid nõusolekute alusel.

Aruandes on nõusolekute alusel klientide nimekirja koostamiseks järgmised filtrid:

Liik- filtreerib nõusoleku liigi alusel. Rippmenüü, milles on kasutusel olevad nõusolekute liigid. Valikus on ka hüüumärgiga kirjed ja nendega saab teha välistava filtreerimise. St. kui valida hüüumärgiga algav nõusoleku liik, siis näidatakse neid kliente, kellel puudub antud liigiga nõusolek;
Kanal- filtreerib nõusoleku kanali alusel. Rippmenüü, milles on kasutusel olevad nõusolekute kanalid. Valikus on ka hüüumärgiga kirjed ja nendega saab teha välistava filtreerimise. St. kui valida hüüumärgiga algav nõusoleku kanal, siis näidatakse neid kliente, kellel puudub antud kanaliga nõusolek;
Nõusolek- filtreerib nõusoleku tüübi (tühi/Jah/Ei) alusel;
Nõusolek seisuga- võimaldab filtreerida kasnõusoleku alguse või lõpu järgi kasutades võrdus- ja võrdlusmärke (=,<,⇐,>,>= ) kuupäeva suhtes.

Filtrid öötavad nii üksikult kui ka kombinatsioonis teistega.
Aruande tulemisse tekib info, mis on valitud teiste aruande parameetritega (linnukesed jms.):

Kliendi kaardi kustutamiseks tuleb vajutada sellel nuppu Kustuta (eeldab vastava kasutajaõiguse olemasolu). Kui antud klienti ei ole ühegi dokumendi peal kasutatud, siis kaart kustutatakse. Kui kaarti on kasutatud, siis ilmub vastav teade, kus loetakse üles mitmel dokumendil on seda kasutatud:

Kaarti saab siiski kustutada, kui anda sellele asendusklient, millega asendatakse kustutatav kõikidel dokumentidel, kus teda on kasutatud. Selleks tuleb asetada väljale Vali asendusklient teise olemasoleva kliendi kood, miss märgitakse kustutatavaga seotud dokumentidel kliendiks. Kui asendusklient on määratud, siis tuleb vajutada nuppu ASENDA JA KUSTUTA. Seejärel asendatakse dokumentidel klient ja kustutatakse antud kaart.