Sündmuse dokument asub Üldine→ DOKUMENDID → Sündmused

Sündmuse dokumenti saab kasutada väga erinevate tegevuste haldamiseks. Sündmustele tavaliselt defineeritakse tüübid, sest ettevõtte sees võib samuti olla omakorda erinevaid tegevusi, igale tüübile staatused, mida tegevus hõlmab. Lisaks on sündmuse tavalisteks osadeks klient/hankija, kellega sündmus on seotud, sündmuse looja/juht, selle tegija (töö tegija, kellele see määratakse), sündmuse algus ja lõpp, sündmuse sisu jmt.

Näiteks tegevusi, mille jaoks kasutatakse sündmusi:

• Autoteenindus kasutab sündmusi kui töökäske ehk iga auto teenindusse toomine on sündmus. Sündmusele registreeritakse klient, auto (kliendi vara), probleemi kirjeldus, töö tegija, alguse aeg ja hoolduse käigus kõik tehtud tööd. Sündmus läbib erinevad staatused, nt Aja broneerimine, Auto vastu võetud, Töös, Valmis. Lõpuks luuakse sündmuselt kliendile arve.
• Elektroonikamüüja kasutab sündmusi kui garantiitöid. Klient tagastab kauba, mille kohta luuakse sündmus. Sündmuse saab algatada müügiarve pealt, sündmusele lisatakse eraldi garantiid vajav artikkel. Sündmuse töö tegijaks on erinevad partnerfirmad. Kasutatakse näiteks staatusi: Juhtumi registreerimine, Kaup vastu võetud, Kaup edastatud remonti, Kaup laos tagasi, Kaup kliendile tagastatud.

• Müügiettevõte kasutab sündmusi kliendikohtumiste registreerimiseks.
• Küttesüsteemide hoolduse firma kasutab sündmusi haldamaks tehnikute väljasõite objektidele.
• IT ettevõte kasutab sündmusi registreerimaks uusi arendussoove ja vigade parandusi.
• Ettevõte kasutab sündmusi infoturbe intsidentide registreerimiseks.
• Kõik meilid, mis Directost välja saadetakse, salvestuvad sündmustena.

Kui Directost meilida pakkumist, arvet, saldokinnitust või mõnda muud dokumenti, siis luuakse samal hetkel selle kohta ka dokument Sündmus. Sündmused on MAIL tüübiga ja on avatavad nii seotud dokumendi pealt kui ka registrist Sündmused. See võimaldab vaadata, millal mingi dokument, kelle poolt ja kellele saadeti ning mis kirjutati kirja sisusse.

Veel olulisem vajadus on teatud dokumentide (nt pakkumine, saldokinnitus, laekumata arvete meeldetuletused) meilimisel näha ka seda, milline väljatrükk saajale kaasa läks. Ehk kui sama pakkumist pidevalt korrigeeritakse ja saadetakse korduvalt kliendile, siis oleks hea kui iga väljastatud pakkumine oma väljatrükiga vajadusel kättesaadav oleks. Ühe võimalusena on kasutatud sama pakkumise endale või konkeetsele üldmeilile meilimist, kuid palju süsteemsem ja efektiivsem on nende säilitamine Directos. Nii on logi saadetud meilide näol olemas kõigile Directo kasutajatele.

Selleks, et saadetav meil tekiks sündmuse manuseks ja sisaldaks ka dokumendi väljatrükki, tuleb lisada süsteemi seadistusele Sündmusele, mis luuakse meili saatmisel (määratud dokumentidelt), jääb manuseks saadetud meil vastav dokument/aruanne komaga eraldatud nimekirjana (ilma tühikuta) ning edaspidi leiab meili koos saadetud väljatrükiga sündmuse manusest.

Pildil oleva näite puhul tekib sündmus koos saadetud meili manusega klientide nimekirja aruandest, tellimustelt ning pakkumistelt:

Aruande mooduli koodi leiab aruande URL-ilt või küsides abi Directo kasutajatoelt info@directo.ee:

Dokumendi mooduli koodi leiab dokumendi registri URL-ilt:

Meilimisel tekkinud sündmuse tüüp on üldjuhul MAIL, kuid vajadusel saab ise määrata, millise tüübi ja/või staatusega sündmus luuakse. Seda on võimalik väljatrükipõhiselt muuta lisades väljatrükile sündmuse parameetreid vastavate XSL parameetritega:

• loodava sündmuse tüüp:

  <!--ev_type:xxx-->

• loodava sündmuse staatus:

  <!--ev_status:xxx-->

• loodava sündmuse objekt:

  <!--ev_object:xxx-->

• loodava sündmuse alguskuupäev:

  <!--ev_start:xxx--> (näiteks <!--ev_start:01.01.2023-->)

• loodava sündmuse lõppkuupäev:

  <!--ev_end:xxx-->

  
  

Näide
Näiteks on vaja, et kõigi saldokinnituste kohta saadetud meilide kohta tekib sündmus tüübiga SALDOKINNITUS ja staatusega VALMIS.
Esmalt tuleb aruanne süsteemi seadistusse lisada:

Seejärel Seadistused > Väljatrükkide häälestamine alt tuleb avada Saldokinnitused MR (ARU) ning lisada soovitud väljatrüki realt XSL nupu alt väljatrükikoodile sündmuse parameetrid:


Kui kasutusel on mitu erinevat väljatrükki, saab igale väljatrükile seadistada oma sündmuse tüübi/staatuse või mõne teise sündmuse parameetri. Selle tulemusel on kõik saadetud saldokinnitused sündmuste registris eristatavad ning sündmuse manuses e-mail koos PDF-failiga.

Kõigi Directost meilitud dokumentide (nt kinnitatud arved) puhul ei ole manuse säilitamine tarvilik.

• Kui Saada tulbas on linnuke, siis on teavitus aktiivne ning saatmine toimub vastavalt valitud kanalile ja ajale ning sellele, kes on valitud Kellele tulbas.
• Kui määratud on Teavitus kp/aeg, toimub teavitus siin määratud ajal, kui tühi, siis rakendub Millal osas defineeritud loogika
• Teavitamine on 5 minutilise täpsusega (saatmise protseduur käivitub iga 5 minut tagant ning kontrollib, kas on reeglitele vastavaid sündmusi)

Süsteemiseadistustes saab määrata, milline on uue sündmuse vaikimis teavituste osa

Seadistus	Häälestus
Sündmuse vaikimisi teavitus kellele	Esimese rea Kellele vaikeväärtus (teine rida on alati kontakt) Rakendub ainult juhul kui on määratud seadistus Sündmuse vaikimisi saada mail tundides
Sündmuse vaikimisi teavitus kanal	Esimese rea vaikimisi kanal
Sündmuse vaikimisi kontakti teavitus kanal	Teise rea vaikimisi kanal
Sündmuse vaikimisi saada mail tundides	Esimese teavitusrea häälestus
Sündmuse vaikimisi kontakti teavitus tundides	Teise teavitusrea häälestus

• kui number on negatiivne, siis määratakse teavitus „võrra enne lõppu“, kui ei, siis „enne algust“
• Kui numbrile järgneb !, siis seadistus määratakse, aga „saada“ linnukest ei panda.
• kui number on väiksem ühest, saab määrata minuti täpsusega
  Näide: -0.25!
  Määrab teavituse 15 minuti võrra enne lõppu, saada teade linnukest ei panda