Directo abi

Moodul Lepingud on mõeldud regulaarse arvelduse automatiseerimiseks. Peamenüüst leiab lepingud plokist ÜLDINE. Lepingute häälestamiseks on register Lepingud ja arvete koostamiseks kasutatakse aruannet Lepingute nimekiri.

Lepinguid on kolme erinevat liiki:

• Müügileping
• Ostuleping
• Rendileping

Üks lepingu kaart saab korraga olla ainult ühte liiki. Kui uue lepingu loomisel täita mõni rida Müük, Ost või Rendileping sakil, siis salvestamise järel teiste sakkide valimise võimalus kaob ning samuti muutub ridadel täidetavate väljade komplekt.

Müügileping on dokument, mis võimaldab luua regulaarse iseloomuga müügiarveid või müügitellimusi. Seda, kumba dokumenti luua soovitakse, valitakse hiljem lepingust müügidokumentide koostamise vaheaknas.

Lepingu dokument on oma olemuselt regulaarselt tekkiva arve või tellimuse mall. Müügileping on alati seotud mingi kliendiga ja lisaks võib lepingu siduda ka tellijaga. Lepingust müügidokumendi koostamisel liigub alati lepingult dokumendile alljärgnev päise info:

• Klient
• Tellija
• Objekt
• Projekt
• Hinnavalem
• Nende esindaja
• Meie esindaja
• Kommentaar
• Müügi kommentaar
• Inventar
• Ladu
• Sakis Lisa arve täidetud lisaväljad

Selleks, et lepingust saaks müügidokumente koostada, peavad olema täidetud alljärgnevad väljad:

• MÜÜK ALGUS
• Müügi lõpp
• M lepingu algus
• Lepingu lõpu kuupäev
• Tüüp
• Periood
• Perioodi tüüp

Lepingust tekivad müügidokumendid ajavahemikul, mis jääb MÜÜK ALGUS ja Müügi Lõpp kuupäevade vahele. Kui luua esimene arve otse lepingu pealt määratakse tekkiva dokumendi kuupäevaks sama kuu päev, kui MÜÜK ALGUS väljal on määratud (kui arvet luues on arve loomise vaheaknas „aeg“ väljal kuupäeva muudetud, pakub programm järgmise arve loomisel seda sama muudetud kuu päeva). Ülalkirjeldatud näite puhul koostatakse lepingust müügidokument iga kolme kuu tagant, kuupäevadega.

01.03.2019
01.06.2019
01.09.2019
01.12.2019
01.03.2019
jne

Perioodi tüübi valik määrab selle, millised väärtused tekivad loodava dokumendi ridadele väljadele Aeg1 ja Aeg2 ehk teisiti öeldes seda, millisesse perioodi tekib müügitulu. Erinevate valikute mõju selgitab kõige paremini selline näide:

Oletame, et tegemist lepinguga, mille MÜÜK ALGUS on 15.01.2019, perioodi tüüp on Kuu ja Periood on 3. Kui sellest lepingust tekib arve kuupäevaga 15.04.2019, siis on ridadel periood sõltuvalt perioodi tüübi valikust:

• Täpne ette - 15.04.2019 kuni 14.07.2019
• Täpne lõpus - 16.01.2019 kuni 15.04.2019
• Kuu ette - 01.04.2019 kuni 30.06.2019
• Kuu lõpus - 01.02.2019 kuni 30.04.2019

Juhul kui lepingu periood on 1 kuu ja lepingu müügi algus on 1. kuupäeval, annavad perioodi tüübid Täpne ette ja Kuu ette täpselt sama tulemuse. Analoogselt on ühekuulise perioodiga lepingul, mille müügi algus on kuu viimasel päeval, valikute Täpne lõpus ja Kuu lõpus tulemus identne.

Lepingu ridadel määratakse tooted või teenused, mida regulaarselt koostataval müügidokumendil kajastatakse. Juhul, kui lepingu sisu kehtivuse jooksul muutub, tuleb ridadel määrata aeg, millal konkreetse rea arveldus algab või lõppeb. Näide - kliendil tõuseb üürilepingus ruutmeetri hind alates 1. märtsist 2020:

Juhul, kui rea algus või lõpp ei kattu arveldusperioodi alguse või lõpuga, kajastatakse müügidokumendil see rida rea perioodi ja dokumendi proportsioonis, st kui näiteks arve on koostatud juunikuu eest ja seal on rida, mille algusaeg on 16. juuni, siis kajastatakse see rida 50% mahus (koguses) lepingus määratud kogusest.

Ridadel ei tohi kasutada algusaega, mis on varasem kui lepingu müügi algus ega lõpuaega, mis on hilisem kui lepingu müügi lõpukuupäev.

• VÄHEMALT SUMMA: miinimumtasu ehk selle artikli summa arvel peab olema vähemalt selline nagu lepingu summa. Kui ressursil jääb summa alla lepingu vähemalt summale, siis tuleb arvele koguseks 1 ja hinnaks see vähemalt summa. Kui summa ressursil on suurem, siis tuleb kogus ja summa ressusilt
• VÄHEMALT KOGUS: lepingul on fikseeritud kogus ja summa. Kui ressursi kogus jääb alla või samaks lepingu kogusega (kaasa arvatud 0), tuleb arvele kogus 1 ja lepingult summa. Kui ressursil on kogus suurem, siis tuleb arvele teine rida lisaks, kus kogus on ressursi kogusest lahutatud lepingu kogus ja ühikuhind ressursi hinnaga.
• MITTE ROHKEM: vastavalt ressursile pandud artikli summale, aga kunagi mitte rohkem kui lepingu real fikseeritud. Ehk selle artikli reasumma arvel ei lähe üle määratud summast. Kui jääb aga alla, siis kuvatakse see ressursi pealt.
• FIKSEERITUD: muutumatu püsitasu summa hoolimata ressursi hindadest.

Juhul, kui kliendiga sõlmitud lepingu kohaselt on talle ette nähtud perioodis teatud koguses tasuta kaupa või teenust või on ette nähtud teatud rahalise summa ulatuses tasuta kaupa või teenust, siis tuleb vastavate lepingute ridadel teha selleks järgmised seadistused.

Tasuta koguse seadistamine

• Lepingu ridadele tuleb sisestada artiklid, millega antud lepingu puhul salvestatakse ressursile perioodis müüdud kogused.
• Lepingu ridade kogusteks sisestatakse miinusmärgiga kogused, mis on kliendile ette nähtud perioodis tasuta.
• Lepingu ridade ühiku hinnad sisestatakse samad, mis on antud lepingu puhul vastavate artiklite müügiks kliendiga kokku lepitud.
• Lepingu ridade summad on sellisel juhul negatiivsed
• Lepingu ridade Nimi lahtrisse võiks kirjutada mingi aruasaadava teksti, mis viitab tasuta kogustele, näiteks Kuumakses sisalduv kogus. See tekst läheb hiljem ka arve reale kaasa.
• Lepingu ridadel peavad olema täidetud Algus ja Lõpp
• Kui ressursile salvestatakse andmed projektide lõikes, siis peab ka lepingu ridadel olema täidetud õige projekt.

Kui kasutatakse ka projekte, siis arve koostamisel kontrollitakse ressursi ridade ja lepingu ridade puhul seda, et oleks identne kokkulangevus rea projektiga tasuta koguste maha lahutamiseks.

• Lepingu ridade teise saki all, ridade lõpus tulbas Summa valik peab vastaval real olema valitud Tasuta kogus.

Kui ressursile selle lepinguga seotud real vastava artikli kogus jääb alla või samaks võrreldes lepingu tasuta kogusega, siis lähevad Lepingute nimekiri aruandest koostatud arve reale ressursi realt kogus, hind ja summa ning teisele arve reale sama artikliga rida, mille kogus võrdub ressursilt tulnud rea koguse miinusväärtusega ja summa võrdub ressursilt tulnud rea miinussummaga. Ehk nende kahe arve rea koguste summa võrdub nulliga ning summade summa võrdub samuti nulliga, aga mõlemad read on arvel näha.

Kui ressursil on kogus suurem lepingu tasuta kogusest, siis tekib arvele kaks rida, kus ühel real on kogus ja summa sellised nagu ressursil ning teisel real on näidatud miinusega lepingus salvestatud tasuta kogus miinusega ja summa samuti miinusega. Ehk kliendile koostatud arvel on tema poolt tarbitud kogusest maha lahutatud tasuta kogus.

Tasuta summa seadistamine

• Tuleks luua artikkel, mille klass on sama, mis ressursile salvestatavate artiklite klass, mille müügil on ette nähtud teatud tasuta summa. Näiteks oletame, et selleks luuakse artikkel koodiga TASUTA ja nimetusega „Tasuta summa“. Artikkel peab olema teenus tüüpi.
• Lepingu ühele reale tuleb seejärel sisestada see artikkel (näiteks: TASUTA).

On väga oluline, et selle artikliklass oleks sama, mis on artiklitel, millega salvestatakse ressursile perioodis müüdud koguseid, sest artikliklassi järgi kontrollitakse, milliste müüdud artiklite müügisummadest tohib maha arvata tasuta summa.

• Lepingu rea kogus peab olema -1 (miinus üks).
• Lepingu rea ühiku hind peab võrduma arveldusperioodiks kokku lepitud tasuta summaga ilma käibemaksuta.
• Lepingu rea summa on seega negatiivne ja võrdub arveldusperioodi tasuta summa miinusväärtusega.
• Lepingu rea Nimi lahtrisse võiks kirjutada mingi aruasaadava teksti, mis viitab tasuta summale, näiteks Kuumakses sisalduv tasuta summa. See tekst läheb hiljem ka arve reale kaasa.
• Lepingu real peavad olema täidetud Algus ja Lõpp
• Kui ressursile salvestatakse andmed projektide lõikes, siis peab ka lepingu real olema täidetud õige projekt.

Kui kasutatakse ka projekte, siis arve koostamisel kontrollitakse ressursi ridade ja lepingu ridade puhul seda, et oleks identne kokkulangevus rea projektiga tasuta summa maha lahutamiseks.

• Lepingu ridade teise saki all, ridade lõpus tulbas Summa valik peab vastaval real olema valitud Tasuta summa.

Kui ressursile sisestatud sama artikliklassi artiklite ridade summa kokku jääb alla või samaks võrreldes lepingu vastava artikliklassi artikli rea summaga, siis lisatakse arvele kõik selle artikliklassi artiklite read ressursi koguste, hindade ja summadega ning lisaks rida, millel on lepingult vastava artikliklassi artikkel (näiteks: TASUTA), rea sisu on lepingult vastava rea sisu, kogus on -1 ja rea summa on võrdne ressursilt tekkinud sama artikliklassi ridade summa miinusväärtusega. Ehk ressursilt tekkinud ridade summade ja lepingult tekkinud negatiivse rea summa kokku liitmisel on tulemus võrdne nulliga.

Kui ressursil on vastava klassi artiklite ridade summa kokku suurem lepingu vastava rea summast, siis tulevad arvele kõik ressursile sisestatud vastava klassi artiklite read koos koguste, hindade ja summadega ning lisaks lepingult vastava klassi artikliga (näiteks: TASUTA) rida, rea sisuks lepingult rea sisu, rea kogusega -1 ja rea summa on võrdne selle lepingu rea summaga (mis on miinusmärgiga). Ehk kliendile koostatud arvel on tema poolt tarbitud kauba/teenuse summast maha lahutatud lepinguga ette nähtud tasuta summa.

Loe lisaks lepingute aruande kohta siit

Lepingutele saab määrata maksepuhkust lepingu ridade kaudu. Kui klient soovib lepingut ajutiselt peatada, tuleb ridadele märkida maksepuhkuse algus- ja lõppkuupäev. Lepingu rida võib lõpetada kuu keskel, kuid rea algusaeg peab olema kuu alguses. Kui maksepuhkus lõpeb, tuleb lepingu järgmisel real määrata lepingu jätkamise alguskuupäev.

Lepingu andmete all on informatiivsed väljad: Viimati tehtud arve (aeg) ja Järgmine arve (aeg).

• Viimati tehtud arve aeg näitab viimase arve kuupäeva, mis on genereeritud kas lepingu pealt või aruandes Lepingute nimekiri.

• Järgmine arve aeg näitab, millise kuupäevaga peaks tulema järgmine arve. See sõltub lepingu tüübist, perioodi valikust ja lepingu ridade lõppkuupäevadest. Kui rea lõpukuupäev langeb kokku viimati tehtud arve perioodiga, jääb järgmise arve aeg tühjaks. Kui lepingu järgmisel real määratakse uus alguskuupäev, kuvatakse Järgmine arve aeg lahtris vastavat kuupäeva.

Oluline on meeles pidada, et lepingu ridade kuupäevi ei tohi muuta, kui arved on juba ridadele määratud perioodide kohta koostatud. Kui siiski on vaja, et maksepuhkus algaks enne viimast arvet, tuleb viimane arve kustutada ja seejärel rea lõpukuupäeva muuta.

Näide rea lõpukuupäeva määramisest:

Näide, kui maksepuhkus on lõppenud:

Lepingute nimekiri aruandes on näha nii viimati tehtud arve aeg kui ka soovitud perioodiga genereeritava arve aeg.

Süsteemiseadistus, mis mõjutab otse lepingu dokumendi pealt arve tegemist, et missuguse järgmise arve aja arve asetaja pakub, on järgmine:

„Lepingust arve tegemisel aja jälgimine“: valikus Jah/ Ei

• Ei - järgmise arve kuupäevaks võetakse kuupäev lepingu dokumendi väljalt “Järgmine arve”. Kui ridadel on maksepuhkus märgitud ja arve koostatakse otse lepingu pealt, siis on soovitatav kasutada antud seadistust.
• Jah - „Järgmine arve“ kuupäeva ei arvestata. Selle asemel kontrollitakse lepinguga seotud arveid, mis ei ole kreeditarved ega krediteeritud. Kui selliseid arveid ei leita, siis kasutatakse tavapärast arve perioodi. Kui selliseid arveid leitakse, võetakse maksimaalne lõppkuupäev lepinguga seotud arve ridadest ja uus arve koostatakse järgmisele päevale. Näide: kui arve rea lõppkuupäev on 15.03.2024, pakutakse uue arve ajaks 16.03.2024.

Poole kuu pealt alanud või lõppenud lepingute täitmine ja arveldamine võib esmajoones tunduda tülikas, kuid järgnevalt toome välja põhitõed ja näiteid kinnitamaks, et see on sama lihtne, kui täiskuu arvelduste puhulgi.

Oluline on täita lepingu ridadel sobiv algus või lõpu aeg ning arveid saab koostada lepingute nimekirja aruandest filtreerides sama viisi, kui terve kuu arvelduste puhul. Erinevus terve kuu eest koostatud arvetega seisneb arvel näidatud koguses ja esimese/viimase arve müügitulu perioodis, mis leitakse lepingu real märgitud kuupäevade järgi.

Kuu tüüpi arvelduse puhul tuleb MÜÜK ALGUS alati täita kuupäevaga, millal soovitakse esitada esimene arve, see kuupäev liigub ka lepingu loomisel järgmise arve kuupäevaks. Peale esimese arve koostamist leiab programm järgmise arve aja vastavalt tüübi ja perioodi valikule. Samuti mõjutab MÜÜK ALGUS mitmendal kalendripäeval (kuu esimesel, viimasel, vabalt valitud kuupäeval) edaspidi arveid esitada soovitakse. Lepingu algamisel poole kuu pealt on oluline täita lepingu ridadel algus kuupäev. Järgnevalt näitame, kuidas selliselt lepingu täitmine välja näeb ning selgitame ka erinevate perioodi tüüpide toimimist.

Näide 1. Perioodi tüüp Kuu ette

Kliendiga sõlmiti leping ruumirendiks, arveldus toimub kvartaalselt iga perioodi algul ehk periood 3 ja kuu ette. Ruum vabaneb alles 15. ehk esimese perioodi arve esitatakse 15.05-31.07 perioodi eest, arveid soovitakse esitada kuu 10. päeval.

Lepingul märgime MÜÜK ALGUS esimese arve kuupäevaga ehk 10.05, reale märgime alguse 15.05:

Lepingute nimekirjas saab lepingule teha arvet, kui Aeg väljal valitud perioodi sisse jääb järgmise arve aeg 10.05. Koostatava arve kuupäevaks lisatakse Aeg filtris oleva alguskuupäeva ning, kuna soovime, et arve oleks 10.05 kuupäevaga valime ajaks just selle.

Arvele leitakse vastav kogus, mis vastab 15.05 - 31.07 perioodile.

Järgmise arve aeg uueneb lepingul kuupäevaks 10.08 ehk viimati tehtud arve kuupäev pluss lepingu perioodi samm 3 kuud.

Alati lisada ridadele sobiv algus kuupäev kui arve ei esitata terve perioodi eest, et arve koostamisel kogus ja summa oleksid korrektsed, vastasel juhul võetakse terve periood (01.05-31.07). Ridadel algus ei saa olla varasem kui M lepingu algus.

Näide 2. Perioodi tüüp Kuu lõpus

Leping algab kuu keskel, näiteks 20.05. Arveldada soovime igakuiselt perioodi lõpus ehk arve kuupäevaks alati kuu viimane päev (periood 1, Kuu lõpus). MÜÜK ALGUS väljale märgime samuti kuu viimase päeva ehk 31.05, mil soovime koostada esimest arvet.

Lepingute nimekirjas saab lepingule teha arvet, kui Aeg väljal valitud perioodi sisse jääb järgmise arve aeg 31.05.

Arvele leitakse perioodile vastav kogus ja arve ridadel on viide algus ja lõpu kuupäevadele, mille kohta arvet esitatakse.

Lepingul uueneb järgmise arve aeg 30.06 kuupäevaks.

Valiku Kuu lõpus puhul, pakutakse peale esimese arve koostamist järgmise arve ajaks alati vastava kuu viimast päeva. Selle tüübi valikuga MÜÜK ALGUS väljal kalendripäev mõjutab ainult esimese arve kuupäeva.

Näiteks, kui oleksime soovinud esimese arve teha ette, teenuse algamise ajal ehk 20.05, märgiksime MÜÜK algus 20.05 koostaksime esimese arve lepingute nimekirja aruandest või lepingult käsitsi ning peale esimese arve väljastamist muutuks järgmise arve aeg 30.06-ks ehk viimati tehtud arve kuu pluss samm 1 ja kalendripäevaks kuu viimane päev.

Näide 3. Perioodi tüüp Täpne ette

Valikut täpne ette kasutatakse praktikas, kui arveldamine toimub ettemaksuna ja müügitulu periood on täpselt määratud. Perioodi määrab MÜÜK ALGUS olev kuupäev. Näiteks, kui MÜÜK ALGUS on 15.05 ning lepitakse kokku, et arveldamine on igakuiselt, siis Täpne ette valikuga on müügitulu periood käesoleva kuu 15.nda kuni järgmise kuu 14.nda eest.

Sellise näite puhul, kus leping algab kuu keskelt 15.05 ja sama kuupäev on märgitud MÜÜK ALGUS väljal, ei pea Täpne ette valikuga lepingu ridadel algus kuupäeva täitma.

Arvel märgitud perioodiks on 15.05 kuni 14.06.

Lepingul uueneb järgmise arve aeg 15.06 kuupäevaks.

Näide 4. Perioodi tüüp Täpne lõpus

Valikut Täpne lõpus kasutatakse praktikas, kui arveldamine toimub peale müüki/teenuse osutamist ja müügitulu periood on täpselt määratud. Perioodi määrab MÜÜK ALGUS olev kuupäev. Näiteks, kui teenuse osutamine algab kuu keskelt 15.05 kuupäevast, arveldamine on kuu lõpus täpse perioodi eest (15.05 - 14.06). MÜÜK ALGUS väljale tuleb sisestada esimese arve kuupäev, mis vastab teenuse osutamise algus ajale pluss lepingu samm (1 kuu) miinus üks kalendripäev ehk 14.06.

Arvel märgitud perioodiks on 15.05 kuni 14.06.

Lepingul uueneb järgmise arve aeg 14.07 kuupäevaks.

Kui leping või lepingu mõni rida lõppeb kuu keskel tuleb lepingu ridadele märkida müügi/teenuse osutamise lõpu kuupäeva. Järgmise arve aeg sellest ei muutu ning lepingute nimekirja aruandest on leping nähtav ning võimalik arvet koostada samal viisil, mis varasemalt. Arve ridadel näidatakse sobiv kogus ja periood. Antud loogika toimib iga lepingu tüübiga ja arvete tegemise sagedusega ehk perioodi sammuga.

Näide. Leping lõppeb kuu keskel

Leping lõppeb 15.05, arveldamine on igakuiselt kuu ette ja järgmise arve aeg on 10.05. Ridadele märgime lepingu lõpu kuupäeva 15.05, millest järgmise arve aeg ei muutu.

Lepingute nimekirjas on leping nähtav filreerides tavapäraselt ja on võimalik teha arvet.

Arvel on vastav kogus ja viide perioodile.

Peale viimase arve koostamist lepingul enam uut järgmise arve aega ei teki, kuna lepingul olevad read ei kehti ning rea lõpu kuupäevani on arve koostatud.