See on dokumendi vana versioon!
Moodul Lepingud on mõeldud regulaarse arvelduse automatiseerimiseks. Peamenüüst leiab lepingud plokist ÜLDINE. Lepingute häälestamiseks on register Lepingud ja arvete koostamiseks kasutatakse aruannet Lepingute nimekiri.
Lepinguid on kolme erinevat liiki:
Üks lepingu kaart saab korraga olla ainult ühte liiki. Kui uue lepingu loomisel täita mõni rida Müük, Ost või Rendileping sakil, siis salvestamise järel teiste sakkide valimise võimalus kaob ning samuti muutub ridadel täidetavate väljade komplekt.
Müügileping on dokument, mis võimaldab luua regulaarse iseloomuga müügiarveid või müügitellimusi. Seda, kumba dokumenti luua soovitakse, valitakse hiljem lepingust müügidokumentide koostamise vaheaknas.
Lepingu dokument on oma olemuselt regulaarselt tekkiva arve või tellimuse mall. Müügileping on alati seotud mingi kliendiga ja lisaks võib lepingu siduda ka tellijaga. Lepingust müügidokumendi koostamisel liigub alati lepingult dokumendile alljärgnev päise info:
Selleks, et lepingust saaks müügidokumente koostada, peavad olema täidetud alljärgnevad väljad:
Lepingust tekivad müügidokumendid ajavahemikul, mis jääb MÜÜK ALGUS ja Müügi Lõpp kuupäevade vahele. Tekkiva dokumendi kuupäev on alati samal kuu päeval, kui MÜÜK ALGUS väljal on määratud. Ülalkirjeldatud näite puhul koostatakse lepingust müügidokument iga kolme kuu tagant, kuupäevadega
01.03.2019
01.06.2019
01.09.2019
01.12.2019
01.03.2019
jne
Perioodi tüübi valik määrab selle, millised väärtused tekivad loodava dokumendi ridadele väljadele Aeg1 ja Aeg2 ehk teisiti öeldes seda, millisesse perioodi tekib müügitulu. Erinevate valikute mõju selgitab kõige paremini selline näide:
Oletame, et tegemist lepinguga, mille MÜÜK ALGUS on 15.01.2019, perioodi tüüp on Kuu ja Periood on 3. Kui sellest lepingust tekib arve kuupäevaga 15.04.2019, siis on ridadel periood sõltuvalt perioodi tüübi valikust:
Juhul kui lepingu periood on 1 kuu ja lepingu müügi algus on 1. kuupäeval, annavad perioodi tüübid Täpne ette ja Kuu ette täpselt sama tulemuse. Analoogselt on ühekuulise perioodiga lepingul, mille müügi algus on kuu viimasel päeval, valikute Täpne lõpus ja Kuu lõpus tulemus identne.
Lepingu ridadel määratakse tooted või teenused, mida regulaarselt koostataval müügidokumendil kajastatakse. Juhul, kui lepingu sisu kehtivuse jooksul muutub, tuleb ridadel määrata aeg, millal konkreetse rea arveldus algab või lõppeb. Näide - kliendil tõuseb üürilepingus ruutmeetri hind alates 1. märtsist 2020:
Juhul, kui rea algus või lõpp ei kattu arveldusperioodi alguse või lõpuga, kajastatakse müügidokumendil see rida rea perioodi ja dokumendi proportsioonis, st kui näiteks arve on koostatud juunikuu eest ja seal on rida, mille algusaeg on 16. juuni, siis kajastatakse see rida 50% mahus (koguses) lepingus määratud kogusest.
Ridadel ei tohi kasutada algusaega, mis on varasem kui lepingu müügi algus ega lõpuaega, mis on hilisem kui lepingu müügi lõpukuupäev.
Juhul, kui kliendiga sõlmitud lepingu kohaselt on talle ette nähtud perioodis teatud koguses tasuta kaupa või teenust või on ette nähtud teatud rahalise summa ulatuses tasuta kaupa või teenust, siis tuleb vastavate lepingute ridadel teha selleks järgmised seadistused.
Tasuta koguse seadistamine
Kui kasutatakse ka projekte, siis arve koostamisel kontrollitakse ressursi ridade ja lepingu ridade puhul seda, et oleks identne kokkulangevus rea projektiga.
Kui ressursile selle lepinguga seotud real vastava artikli kogus jääb alla või samaks lepingu tasuta kogusega, siis lähevad Lepingute nimekiri aruandest koostatud arve reale ressursi realt kogus, hind ja summa ning teisele arve reale sama artikliga rida, mille kogus võrdub ressursilt tulnud rea koguse miinusväärtusega ja summa võrdub ressursilt tulnud rea miinussummaga. Ehk nende kahe arve rea koguste summa võrdub nulliga ning summade summa võrdub samuti nulliga, aga mõlemad read on arvel näha.
Kui ressursil on kogus suurem lepingu tasuta kogusest, siis tekib arvele kaks rida, kus ühel real on kogus ja summa sellised nagu ressursil ning teisel real on näidatud miinusega lepingus salvestatud tasuta kogus miinusega ja summa samuti miinusega. Ehk kliendile koostatud arvel on tema poolt tarbitud kogusest maha lahutatud tasuta kogus.
Tasuta summa seadistamine
On väga oluline, et selle artikli klass oleks sama, mis on artiklitel, millega salvestatakse ressursile perioodis müüdud koguseid, sest artikliklassi järgi kontrollitakse, milliste müüdud artiklite müügisummadest tohib maha arvata tasuta summa.
Kui kasutatakse ka projekte, siis arve koostamisel kontrollitakse ressursi ridade ja lepingu ridade puhul seda, et oleks identne kokkulangevus rea projektiga.
Kui ressursile sisestatud sama artikliklassi artiklite ridade summa kokku jääb alla või samaks lepingu vastava artikliklassi artikli rea summaga, siis lisatakse arvele kõik selle artikliklassi artiklite read ressursi koguste, hindade ja summadega ning lisaks rida, millel on lepingult vastava artikliklassi artikkel (näiteks: TASUTA), rea sisu on lepingult vastava rea sisu, kogus on -1 ja rea summa on võrdne ressursilt tekkinud sama artikliklassi ridade summa miinusväärtusega. Ehk ressursilt tekkinud ridade summade ja lepingult tekkinud negatiivse rea summa kokku liitmisel on tulemus võrdne nulliga.
Kui ressursil on vastava klassi artiklite ridade summa kokku suurem lepingu vastava rea summast, siis tulevad arvele kõik ressursile sisestatud vastava klassi artiklite read koos koguste, hindade ja summadega ning lisaks lepingult vastava klassi artikliga (näiteks: TASUTA) rida, rea sisuks lepingult rea sisu, rea kogusega -1 ja rea summa on võrdne selle lepingu rea summaga (mis on miinusmärgiga). Ehk kliendile koostatud arvel on tema poolt tarbitud kauba/teenuse summast maha lahutatud lepinguga ette nähtud tasuta summa.
Aruandel Lepingute nimekiri on kaks peamist funktsiooni - lepingute portfelli analüüs erinevate filtrite rakendamise teel ja müügidokumentide koostamise funktsiooni käivitamine.
Lisaks tavapärastele aruande filtritele nagu projekt, objekt, müüja jne on aruandes väga olulise tähtsusega perioodi filter, mida saab muuhulgas kasutada uute ja lõppevate lepingute leidmiseks. Võimalikud valikud on:
Selleks, et aktiveerida lepingutest müügidokumentide koostamise võimalus, tuleb aruandes täita filter Aeg. Selle filtri rakendamisel näidatakse lepinguid, millest peaks just sellel kuupäeval arve või tellimuse moodustama, aga seda pole veel tehtud. Lisaks ilmub aruandesse kaks uut nuppu:
Selleks, et müügidokumentide nupud nähtavale ilmuks, peab perioodi filtri valik olema Periood
Arvete koostamise funktsiooni kasutatakse eelkõige siis, kui müüakse teenuseid (üür, litsentsitasud, õppemaksud jms).
Vajutades nuppu Tee arved avaneb uus aken, kus määratakse täpsemad arvete koostamise parameetrid.
Tähelepanu tasub pöörata nendele parameetritele:
Arvete koostamiseks tuleb vajutada nuppu KOOSTA, mille järel hakkab Directo näitama arvete loomise progressi.
Arvete loomist ei tohi katkestada akna sulgemise teel, akna sulgemine on ohutu alles siis, kui ilmub teade VALMIS!
Tellimuste koostamise funktsiooni kasutatakse eelkõige siis, kui müüakse regulaarselt kaupa, mille reaalse tarnimise graafik pole ette teada. Näiteks võib olla kliendiga sõlmitud leping, et tal on õigus igakuiselt osta
Lepingumoodul võimaldab selliste igakuiste tellimuste loomist automatiseerida. Loodud tellimused annavad realistliku ülevaate laovarude piisavusest ja võimaldavad vajadusel ostusoovituse aruande abil neid täiendada. Reaalne kaupade tarnimine kliendile toimub aga kuu jooksul osade kaupa ehk et lepingust loodud tellimusest tehakse erinevate kuupäevadega mitu erinevat lähetust.
Tellimuste koostamise vaheaknas määratavad lisaparameetrid on samad, kui eelpool on kirjeldatud arvete koostamise kohta.