Sisujuht

Aktywa o niskiej wartości - wyposażenie

Karta Aktywa o Niskiej Wartości przeznaczona jest do zarządzania wyposażeniem.

Karta Aktywów o Niskiej Wartości współpracuje z następującymi dokumentami:

Ustawienia

Przed utworzeniem kart aktywów o niskiej wartości należy dokonać następujących ustawień, jeśli są potrzebne:

Dokument

1. Przyciski dokumentu

1.1. Przyciski nagłówka

2. Pola dokumentu

2.1. Pola nagłówka

2.2. Dane

2.2.1. Dane podstawowe

2.2.2. Dane zakupu

2.2.3. Osoby i miejsca

2.2.4. Dane ubezpieczeniowe

2.2.5. Informacje o wynajmie

Zakładka jest aktywna, gdy wybrano w nagłówku Majątek wynajmowany.

2.3. Pola danych

Pola danych mogą być używane do dodawania dodatkowej informacji i później używane w raportach. Pola danych do opisania Dodatkowe pola.

2.4. Korekty wartości

2.5. Użytkownicy

2.6. ID

2.7. Działania

Pokazuje działania wykonywane z aktywami o niskiej wartości (zakupy, użytkownicy, działy itp., zmiany itp.).

3. Tworzenie nowej karty aktywów o niskiej wartości

Nową kartę aktywów o niskiej wartości można utworzyć w następujący sposób:

3.1. Tworzenie karty aktywów o niskiej wartości z dokumentu faktury zakupu

Wprowadź fakturę zakupu, w polu Konto wybierz konto aktywów, na które ma zostać przeniesiony koszt aktywów o niskiej wartości.

Po potwierdzeniu faktury zakupu, przycisk Nowy wyposażenie pojawi się pod trzecią kropką na górze wierszy. Po naciśnięciu przycisku otwiera się nowa karta aktywów o niskiej wartości z wstępnie wypełnionymi informacjami, które można pobrać z faktury zakupu i które pozostają bezpośrednio powiązane z tą fakturą zakupu. Dane są dodawane automatycznie, jeśli wybierzesz konto na fakturze zakupu, które odpowiada kontu dla grupy aktywów.

Dane dotyczące obsługi, miejsca i ubezpieczenia służą wyłącznie celom informacyjnym i mogą być wykorzystywane w razie potrzeby.

3.2. Tworzenie karty aktywów o niskiej wartości z dokumentu wydatków

Po potwierdzeniu wydatku, pojawi się przycisk Nowy wyposażenie pod trzecią kropką na górze wierszy. Po naciśnięciu przycisku otwiera się nowa karta aktywów o niskiej wartości z wstępnie wypełnionymi informacjami, które można pobrać z wydatku i które pozostają bezpośrednio powiązane z tym wydatkiem. Dane są dodawane automatycznie, jeśli wybierzesz konto do wydatku, które odpowiada kontu dla grupy aktywów.

3.3. Tworzenie karty aktywów o niskiej wartości z dokumentu likwidacji artykułów

Po potwierdzeniu likwidacji artykułów pojawi się przycisk Nowy wyposażenie. Po naciśnięciu przycisku otwiera się nowa karta aktywów z wstępnie wypełnionymi informacjami z dokumentu i które pozostają bezpośrednio powiązane z tą likwidacją artykułów. :!: Ważne jest wybór w ustawieniach dokumentu wyboru Tworzenie aktywów - Tak

3.4. Tworzenie karty aktywów o niskiej wartości z rejestru (z dokumentów)

Kartę środków trwałych można utworzyć z rejestru.

Finanse i księgowość > Wyposażenie > F2-Nowy

Na ręcznie utworzonej karcie środków trwałych nie ma żadnych wstępnie wypełnionych danych.

3.5. Tworzenie karty aktywów o niskiej wartości z modułu importu masowego

W przypadku dużych ilości danych wygodnie jest użyć modułu importu masowego. Umożliwia on importowanie wstępnie sformatowanego arkusza kalkulacyjnego Excel z informacjami o kartach aktywów trwałych do Directo, w wyniku czego w Directo tworzona jest odpowiednia liczba kart aktywów trwałych. Duże aktualizacje danych są również możliwe za pośrednictwem tego samego modułu.

Podczas importowania dużych ilości danych ważne jest, aby pamiętać, że typ zasobu musi zostać podany jako liczba w przygotowanej tabeli danych:

3.6. Numeracja kodów aktywów o niskiej wartości

W przypadku aktywów o niskiej wartości można użyć jednego lub wielu zakresów kodów aktywów o niskiej wartości.

Jeżeli używany jeden zakres, podczas tworzenia kolejnej karty środka trwałego, jest używany kod kolejnego zakresu (na przykład FA1 — podczas tworzenia kolejnej karty kod zostaje ustawiony na FA2, FA3 itd.)

Jeśli w użyciu jest wiele zakresów, podczas tworzenia kolejnej karty środka trwałego należy kliknąć dwukrotnie na pole kod i wybrać używany zakres.

:!: Jeśli chcesz użyć liczb w zakresach - na przykład FA00001, przed częścią liczbową kodu należy dodać liczbę - na przykład FA10001. Używając kodu FA00001, program oferuje FA2 jako następny kod. Jeśli kodem jest FA10001, program zaoferuje FA10002 jako następny kod.

4. Karta aktywów o niskiej wartości jest edytowalna

Ustawienia systemowe – Ustawienia podstawowe > Ustawienia aktywów > Karta aktywów jest edytowalna – Nie/Tak. B Domyślnie ustawienie to TAK

TAK - wszystkie zmiany można wprowadzić bezpośrednio na karcie aktywów trwałych, ale nie można później sporządzić raportów za wcześniejszy okres - kto był odpowiedzialny itp.
NIE - zmiany można wprowadzić tylko w dodatkowych dokumentach. Zmiany są zapisywane i można je zgłaszać w przeszłości. Opcja NIE umożliwia wprowadzanie zmian w polach aktywów trwałych i aktywów o niskiej wartości, które nie są zamknięte na karcie aktywów trwałych.

Jeśli ustawienia systemowe Karta aktywów jest edytowalna → NIE pola zostaną zablokowane po utworzeniu powiązanego dokumentu po raz pierwszy.

Na karcie Wyposażenia zablokowane są następujące pola :

5. Potwierdzenie karty aktywów o niskiej wartości

Karta aktywów o niskiej wartości nie jest potwierdzona. Potwierdzenie dotyczy wyłącznie kart aktywów trwałych.

6. Niska ilość aktywów

Jeżeli zakupionych zostanie więcej niż jeden podobny majątek o niskiej wartości w tym samym czasie, możliwe jest utworzenie oddzielnej karty dla każdego majątku o niskiej wartości lub oznaczenie zakupionej ilości w komórce przeznaczonej na ilość na jednej karcie.

Istnieje pole do śledzenia danych dla każdego pojedynczego identyfikatora LV ID , a dane te są wyświetlane na karcie identyfikatora aktywów o niskiej wartości .

7. Adres na karcie środków trwałych i wyposażenia

7.1. Ustawianie adresów

Adresy można konfigurować: Ustawienia > Ustawienia kadry i płace > Działy .
Każdy adres może mieć swój własny kod, który jest umieszczana na karcie środków trwałych i wyposażenia. Na przykład
Firma może mieć dział administracji w różnych miastach: Warszawa, Kraków, Suwałki. Adres jest wskazywany w dolnej części kartoteki Działu

:?: Wprowadzając kod lokalizacji po raz pierwszy, wypełnij wszystkie pola adresu. Później wprowadzając ten sam kod adresu np. w innym dziale, pola adresu zostaną wypełnione automatycznie.

7.2. Wykorzystanie adresów

Jeżeli działy nie są używane, utwórz dział OGÓLNY, w którym wpiszesz wszystkie żądane kody lokalizacji

7.3. Wyświetlanie pól lokalizacji na karcie Aktywów trwałych i Wyposażenia

Kod lokalizacji znajduje się w grupie danych Osoby i miejsca na karcie aktywów trwałych. Więcej pól lokalizacji można wyświetlić przez ustawienia na karcie aktywów trwałych przez opcję- Wybierz dodatkowe pola informacji o lokalizacji.

8. Zarządzanie użytkownikami

Aktywa mogą być powiązane z użytkownikami w celu uzyskania przeglądu, kto jest właścicielem lub odpowiedzialny za aktywa. Jeśli ilość wyposażenia jest 1, to użytkownikami zarządza się za pomocą pól Użytkownik i Odpowiedzialny na stronie głównej aktywów lub na karcie Użytkownicy. Jeśli ilość więcej niż 1, to tylko na karcie Użytkownicy:

9.1. Proste zarządzanie użytkownikami

Proste zarządzanie użytkownikami można zorganizować za pomocą pól Użytkownik i Odpowiedzialny . W tych polach można umieścić osoby z rejestru personelu Directo, które następnie będą używać lub będą odpowiedzialne za zasób. :!: Kody osób na karcie środków trwałych można zmieniać za pomocą prostego zarządzania użytkownikami, ale historia danych nie zostanie zachowana, a raporty nie będą widoczne.

9.2. Szczegółowe zarządzanie użytkownikami

Bardziej szczegółowe zarządzanie użytkownikami można przeprowadzić, korzystając z zakładki Użytkownicy zasobów oraz Środki trwałe na karcie pracownika.

W przypadku korzystania z ustawień systemowych Karta aktywów jest edytowalna=NIE dane użytkownika można zmienić wyłącznie za pomocą dodatkowego dokumentu Zmiana aktywów - wyposażenie Zmiana aktywów - wyposażenie

Jeżeli użytkownik zostanie dodany do karty środków trwałych poprzez zakładkę Użytkownicy, to zostanie on od razu przeniesiony do karty Środki trwałe na karcie osobowej:

9.3. Opcje konfiguracji i użytkowania

9.3.1. Relacja między aktywami a aktywami osobowymi

Po pierwsze należy ustawić Typy aktywów. Lista typów aktywów tworzy się w ustawieniach systemowych:
Ustawienia > Ustawienia kadry i płace > Aktywa pracownika > F2 - Nowy

:!: Wiersze bez typu aktywów nie mogą być zapisywane w środkach trwałych karty Pracownika.

Następnie trzeba przypisać typ do grupy aktywów:

:!: Grupy środków trwałych muszą zostać skompilowane z taką szczegółowością, aby typ pochodził prawidłowo z grupy, jeśli chcesz użyć typów środków trwałych na karcie Pracownika.

9.3.2. Ustawienie: Aktywo może mieć jednego aktywnego użytkownika odpowiedzialnego(kierownika) lub użytkownika jednocześnie

Ustawienia podstawowe > Ustawienia aktywów > Aktywo może mieć jednego aktywnego użytkownika odpowiedzialnego(kierownika) lub użytkownika jednocześnie
Ustawienie określa, czy w karcie Użytkownicy może być jednocześnie wiele wierszy z datą końcową, czy nie.
Opcje ustawień: tak, nie.

Tak- Kiedy do tabeli dodawany jest nowy użytkownik, wiersz poprzedniego użytkownika zostaje „zamknięty”, a jego data zakończenia jest automatycznie ustawiana na dzień krótszy od daty rozpoczęcia nowego użytkownika: dodając nowego użytkownika do tabeli, wiersz poprzedniego użytkownika zostaje „zamknięty”, a jego data zakończenia jest automatycznie ustawiana na dzień krótszy od daty rozpoczęcia nowego użytkownika:

Tylko ostatni wiersz może być edytowany i usuwany (poprzednie wiersze użytkowników są zablokowane). Jeśli usuniesz ostatni wiersz, poprzedni staje się aktywnym wierszem i można go zmienić. Również data końcowa jest z niego usuwana.

Nie- wszystkie wiersze są swobodnie edytowalne. Z wyjątkiem pól wymaganych, które muszą zostać wypełnione (Typ, Użytkownik, Data rozpoczęcia). Oznacza to, że zasób ma wielu równoczesnych użytkowników i znajduje się na karcie kilku pracowników.

9.3.3. Ustawienia systemowe: Powiązanie aktywów i pracowników

Ustawienia > Ustawienia podstawowe > Ustawienia aktywów > Powiązanie aktywów i pracowników

Określa, które pole (użytkownik lub odpowiedzialny) na karcie aktywów trwałych jest aktualizowane automatycznie, gdy nowy użytkownik jest dodawany do karty użytkowników (pole jest zablokowane i nie można go zmienić ręcznie). Oznacza to, że wybrane pole (użytkownik lub odpowiedzialny) zawsze ma aktualnie aktywnego użytkownika lub odpowiedzialnego użytkownika.

Nazwy kolumn tabeli zakładki Użytkownicy

Nazwa kolumny użytkownika w tabeli zależy od ustawienia systemowego Powiązanie aktywów i pracowników.

Jeżeli w ustawieniach wybrano opcję Użytkownik, wówczas nazwa kolumny wyświetlana jest nazwa „Użytkownik”.

Jeżeli w ustawieniach wybrano opcję „Menedżer”, nazwa kolumny będzie wyświetlana jako „Odpowiedzialny”.

9.4. Raporty

ON TÄIENDAMISEL !!

Raporty Lista śr. trwałych i Historia śr. trwałych mogą być pobierane przez użytkownika lub osoby odpowiedzialnej, który znajduje się na stronie głównej aktywu.

Dlatego też rozsądne jest włączenie ustawień systemowych Powiązanie aktywów i pracowników, tak aby aktywny użytkownik na karcie Użytkownicy był również prawidłowym użytkownikiem lub osobą odpowiedzialną na stronie głównej karty aktywu.

10. Działania dotyczące aktywów

Działalność majątkowa są tworzone w celu monitorowania różnych działań aktywów trwałych. Na przykład w przypadku zakupu domyślnym kodem jest „zakup”, kod można zmienić przed wykonaniem pierwszego obliczenia amortyzacji lub sporządzeniem dokumentacji uzupełniającej. Działania można wykorzystać w raportach. Niektóre działania pojawiają się na karcie aktywów tylko za pośrednictwem dodatkowych dokumentów - Zmiana aktywów trwałych, Zmiana aktywów o niskiej wartości, Przeliczenie aktywów trwałych, Likwidacja aktywów, Inwentaryzacja aktywów.

11. Rejestr środków trwałych

Rejestr umożliwia sortowanie kart środków trwałych itp.

Przyciski

Przyciski Aktualizuj historię i Usuń historię pojawiają się po wypełnieniu ustawień systemu:

Jeśli Historia aktualizacji zostanie utworzona z datą przyszłego okresu, wówczas transakcje amortyzacji za przyszłe okresy zostaną wyświetlone w raporcie, chociaż amortyzacja nie została jeszcze obliczona.

:!: Raport historii śr. trwałych pokazuje amortyzację przyszłych okresów, jeśli Aktualizacja historii jest przygotowana dla przyszłego okresu. Naciśnij Usuń historię , aby raport historii aktywów pokazywał tylko rzeczywistą amortyzację.

6. Low value asset quantity

If more than one similar low value assets are purchased at the same time, is possible to make a separate card for each low value assets or mark the purchased quantity to the quantity cell on one card.

There is a field to track the data for each individual piece LV ID and the data is shown on low value asset card tab id.

Separate data can be added to each LV ID

7.4. Display location fields on the Fixed Asset and Low Value Asset card

The location code is in the data group LOCATION on the fixed asset card. More fields of the location code can be displayed under the Fixed Asset card fine-tuning - Asset location additional info fields.

8. User management

Low value assets can be linked to users with purpose to have an overview who owns or is responsible for the asset. Users are managed using the fields User and In charge on the asset main page or in the tab Users :

:!: If the quantity of low value assets is bigger than 1 and different users have the low value assets, the users can be marked in tab ID and in tab Users.

8.1. Simple user management

Simple user management can be organized using the User and In charge fields. Persons from the Directo personnel register can be placed in these fields, who then will use or be in charge for the asset.

:!: You can change the person codes on the low value asset card with simple user management, but the data history will not remain and the reports will not be viewable.

8.2. Detailed user management

More detailed user management can be done using the Users tab of the assets and the Assets tab of Personnel Card.

On Low Value Asset card Users tab can edit and add rows to the Personnel card tab Resources .

If the system setting The asset card is editable=NO is used, the user data can only be changed through an additional document Low Value Asset change

Type- asset type in Personnel module. Selection from the drop-down menu. Setup: Põhivara ja personali vahendite seos;
User- selection from users tab. Code is placed;
User name- user name is displayed (after saving), cannot be changed;
Start date- date of issue the low value asset to the user;
End date- asset return date or termination of liability;
Comment- explanatory text. Not required;
Close out- selection from users tab. Code is placed;
Close out name- name is displayed (after saving), cannot be changed
Contract- the document on the basis of which the low value asset was issued to the user. Text field. Not required;

If user is added to the low value asset card through Users tab, then it is immediately in the Assets tab of the corresponding person's personal card:

8.3. Setup and usage options

8.3.1. Relation between assets and personnel assets

It is necessary to set the assets Types, in order to save assets lines to personnel card tab Assets. A list of asset types is created Settings→Personnel settings→Data Types→Asset:

This table creates a list of asset groups as we want to systematize them in the Personnel module. This list does not have to directly match to the asset class list.
:!: Rows without an asset type cannot be saved under personnel card assets. Read more in the Personnel Module Guide.

For Asset class is selected to, which personnel module asset type the given class corresponds to:

:!: The low value asset classes must be compiled in such detail, so that type comes correctly from class, if you want to use the low value asset types on the personnel card.

8.3.2. Setting: An asset can have one active In charge user or User at the same time

Settings → System settings → Asset settings → An asset can have one active In charge user or User at the same time: specifies whether there can be multiple end-dated rows in the Users tab at one time or not. In other words, can there be multiple users at the same time. Setting options: yes, no:

Yes- When a new user is added to the table, the previous user's row is „closed” and its end date is automatically set to one day less than the new user's start date:

Only the last line can be edited and deleted (previous users lines are locked). If you delete the last line, the previous one becomes the active line and can be changed. Also the end date is removed from it.

No- all lines are freely editable. Except required fields that must be filled (Type, User, Start date). This means that the asset has multiple concurrent users and the asset is on a several personnel card.




8.3.3. System setting: Asset and Employee relation

Option user and in charge is intended for use, when the system setting An asset can have one active In charge user or User at the same time = Yes is selected.
 Specifies which field (user or in charge) on the low value assets tab is updated automatically, when a new user is added to the users tab (the field is locked and cannot be changed manually). This means that the selected field (user or in charge) always has the currently active user or in charge user.
 Option No relation is intended for use, when the system setting An asset can have one active In charge user or User at the same time = No is selected, then the fields User and In charge can be changed freely. ==== 8.4. Reports ==== ON TÄIENDAMISEL !!
 The reports Asset list and Asset history can be taken by a valid user or in charge user. It means the reports take into account the user / in charge user that are on the asset main page. Therefore, it is reasonable to turn on the system settings Asset and Employee Relation so that the Users tab active user is also a valid user or a in charge user on the main page. ===== 9. Asset actions ===== Asset actions codes are created to monitor different assets actions.
For example, in the case of a purchase, the default code is „purchase”, the code can be changed before the first depreciation calculation or follow-up documentation is made.
Actions can be used in reports. Some activities appear on the asset card only through additional documents - Fixed Asset change, Low value Asset change, Fixed Asset recalculation, Asset write-off, Asset inventory. ===== 10. Low Value Asset register ===== Register allows to sort, filter low value asset cards, etc. Buttons * Add new - opens new empty low value asset card. * Browse - entering the low value asset code in the Open code box, opens the low value asset card. * Open code - when filling in the column filters, can click the View button to filter the selection. ===== 11. Frequently Asked Questions ===== ==== 11.1. How do I get rid of a draft? ==== * If a draft is left from document, cannot be saved and reports an error, then the error message can be removed by closing the asset card, reopening it and pressing Discard. * In the Fixed Assets and Low Value Assets browser can display column Draft with button Choose Columns and filter the assets by draft. * If there is a draft from document that you do not want to save, press Discard :!: All the changes, that have not been saved, will be deleted by pressing Discard. ==== 11.2. Why can't the draft be saved? ==== * If the document does not have an active save button, may some fields contain code, that does not exist in Directo. * If an error message is displayed when filling in the document, the document with such errors cannot be saved until the errors have been corrected. ===== 12. Examples ===== ==== 12.1. Low value asset with quantity of 3 ==== === 12.1.1. Creating the low value asset card === A low value asset purchased with a purchase invoice, a user and an item filled in on a purchase invoice. The data is generated immediately to the ID tab Tab Users is empty === 12.1.2. Changing Users and Departments through a Low Value Asset Change Document ===

* If the Low Value Asset quantity is bigger than 1, the LVA ID must be selected manually
* After selecting LVA ID, activate the fields you want to change * Fill in the fields and confirm the document * The confirmed document will have the field columns that were changed === 12.1.3.The low value asset card change === The Users tab shows the changes made by date. Changes are visible when the user is changed. ID tab shows the last changes Activities tab shows the change information