Lai darbiniekiem “Directo” varētu aprēķināt algas, veidot algu maksājumus, reģistrēt darbinieku prombūtnes, kā arī sagatavot atskaites par darbiniekiem, ir jābūt izveidotām darbinieku kartītēm.

Darbinieku kartītes atrodas galvenās izvēlnes kolonnas PERSONĀLS dokumentu sarakstā Personāls.

Lai izveidotu tāda darbinieka kartīti, kuram jau ir savs “Directo” lietotāja konts vai sistēmā par šo darbinieku jau ir izveidota avansa norēķinu personas vai pārdevēja kartīte:

1) No galvenās izvēlnes jādodas uz UZSTĀDĪJUMI → Galvenie uzstādījumi
Tad tiks atvērta galveno uzstādījumu sadaļa Lietotāji. Tajā jāuzklikšķina uz darbinieka koda. Tad tiks atvērta lietotāja kartīte.

2) Kartītes laukā PERSONĀLS jānorāda opcija Jā.

3) Kartītē jānospiež poga Saglabāt.

Savukārt, lai izveidotu darbinieka kartīti darbiniekam, kuram nav savs “Directo” lietotāja konts vai sistēmā par šo darbinieku nav izveidota avansa norēķinu personas vai pārdevēja kartīte:

• No galvenās izvēlnes jādodas uz kolonnu PERSONĀLS → DOKUMENTI → Personāls → jānospiež poga Pievienot jaunu
Tad tiks atvērta jauna darbinieka kartīte.

Izmantojot vairumimporta moduli, kuram ir vienreizēja pieslēgšanas maksa, darbinieku kartītes “Directo” var arī importēt, attiecīgi tad vienlaicīgi var izveidot vairākas kartītes.

Šeit aprakstīti darbinieka kartītes aizpildīšanas pamatprincipi.

Katrai kartītei ir jāpiešķir unikāls kods. Kodā nav vēlams iekļaut garumzīmes, mīkstinājuma zīmes un simbolus un ir jāņem vērā, ka pēc kartītes saglabāšanas kods nebūs maināms. Ja darbinieku kartītēm kā kodi tiek piešķirti skaitļi (piemēram, 1001, 1002 utt.), tad pirmajai kartītei kods jānorāda obligāti, savukārt nākamajām kartītēm koda lauku var atstāt tukšu, jo tas pēc pirmās kartītes saglabāšanas reizes kartītei tiks piešķirts automātiski.
Kartītes augšdaļā, laukā Nosaukums jānorāda darbinieka vārds un uzvārds. Grupa jānorāda tad, ja darbiniekam jāpiešķir kādas lietotāju grupas tiesības - tad laukā Grupa jānorāda lietotāju grupa, kuras tiesības jāpiešķir darbiniekam.

Kartītes sadaļā Lietotāja modulis jānorāda vispārēja informācija par darbinieku. Šajā sadaļā noteikti jāaizpilda sekojošie lauki:
• PID - jānorāda darbinieka personas kods bez svītriņas.
• Pers. kods - jānorāda darbinieka personas kods.
• Dzimums - jānorāda darbinieka dzimums.
• Veids - apdrošinātās personas statusa kods (DN, DI vai DP). Šis lauks noteikti jāaizpilda tad, ja darbinieks ir I vai II grupas invalīds vai pensionārs.

Ja nepieciešams, aizpilda arī citus laukus, piemēram, laukā:
• Adrese - norāda darbinieka adresi.
• Mobilais telefons - norāda darbinieka mobilā telefona numuru.
• E-pasts - šo lauku aizpilda tad, ja darbinieks ir “Directo” lietotājs un ir nepieciešams, lai darbinieks varētu no “Directo” sūtīt e-pastus. Tad šajā laukā ir jānorāda e-pasta adrese, ar kuru viņš no “Directo” sūtīs e-pastus. Ja e-pasta adrese nav norādīta, tad lietotājs no “Directo” nevar nosūtīt e-pastus.

Kartītes sadaļā Darba attiecības norāda informāciju par darbinieka darba attiecībām uzņēmumā:
• Veids un Pakāpe- laukā Veids jānorāda opcija Ziņu kods un laukā Pakāpe jānorāda darba attiecību sākumam atbilstošais ziņu kods.
• Līgums - darba līguma numurs.
• Sākuma datums - darba attiecību sākuma datums.
• Pārb. laiks - ja darbiniekam ir noteikts pārbaudes laiks, tad šajā laukā norāda darbinieka pārbaudes laika beigu datumu. Ar dubultklikšķi ieklikšķinot laukā, datums tajā tiks norādīts automātiski (pamatojoties uz sistēmas uzstādījumu Noklusētais pārbaudes laiks mēnešos).
• Noslodze - darbinieka darba līgumā noteiktā slodze. Pilna slodze tiek apzīmēta ar 1, pusslodze – ar 0,5.
• Lai darbiniekam par konkrētajām darba attiecībām tiktu rēķināts ikgadējā atvaļinājuma uzkrāto dienu skaits, pie Rēķināt atv. uzkr. jānorāda opcija “Jā”.
• Departaments - ja uzņēmumā ir departamenti, tad norāda departamentu, kurā strādā darbinieks.
• Amats - darbinieka amats.
Amats jāizvēlas no amatu saraksta. Ja nepieciešams, amatu sarakstu ir iespējams papildināt un veikt tajā izmaiņas. Apraksts par amatu sarakstu ir pieejams šeit.).
• Īsāka pirmssv. diena - šajā laukā jānorāda, vai tad, ja pirmssvētku diena ir standarta darba diena (attiecīgi, darba diena no pirmdienas līdz piektdienai), darbiniekam ir jāstrādā par 1 stundu mazāk. Ja darbiniekam ir mēnešalga ar standarta darba laiku, tad gadījumā, ja šajā laukā ir norādīta opcija jā, darba diena, kura ir pirmssvētku dienā, būs īsāka, kā arī par 1 stundu būs samazinājies darbinieka mēneša normālajam darba laikam atbilstošais stundu skaits. Savukārt ja darbiniekam ir stundas likme un šajā laukā ir norādīta opcija jā, tad pirmssvētku diena par 1 stundu samazinās darbinieka mēneša normālo stundu skaitu, pret kuru tiek rēķinātas virsstundas.
Šī funkcionalitāte šobrīd ir izstrādes procesā, tāpēc pilnvērtīgi tā strādās nākotnē.

Sadaļā Algas modulis norāda informāciju par darbinieka bankas kontu, algu un norāda, kādas nodokļu likmes jāpiemēro darbinieka algai.
• Bankas konts - norāda darbinieka bankas kontu uz kuru darbiniekam jāpārskaita alga.
• Banka - norāda darbinieka banku.
• Lai darbiniekam tiktu rēķināts ikgadējā atvaļinājuma uzkrāto dienu skaits, laukā pie Rēķināt atv. uzkr. jānorāda opcija “Jā”.
• Pie Iesn. nod. gr. norādot Jā, darbinieka algai tiek piemēroti atvieglojumi (IIN neapliekamais minimums, atvieglojumi par apgādībā esošām personām, pensionāra neapliekamais minimums, atvieglojums par invaliditāti). Ja pie Iesn. nod. gr. ir norādīts Nē, tad darbinieka algai netiek piemēroti iepriekšminētie atvieglojumi (pat ja darbinieka kartītē vai darbinieka kartītē norādītajā nodokļu formulā tie ir norādīti).
• Algas e-pasts – e-pasts, uz kuru darbiniekam jāsūta algas lapiņas. Ja algas e-pasts nav norādīts, tad algas lapiņas tiks sūtītas uz e-pasta adresi, kas norādīta darbinieka kartītes sadaļas “Lietotāja modulis” laukā “E-pasts” (ja vien tas nav aizliegts sistēmas uzstādījumos).
• PDF parole - norāda paroli, kura darbiniekam būs jāievada, lai saņemot e-pastā savu algas lapiņu, viņš varētu to atvērt un apskatīt.

Sadaļas Algas modulis sadaļā ALGAS FORMULAS jānorāda:
• Maksa - atkarībā no algas formulas jānorāda bruto mēnešalga vai stundas likme. Savukārt atsevišķos gadījumos maksa nav jānorāda - tas ir atkarīgs no algas formulas.
• Formula - algas formula, ar kuru darbiniekam jāizmaksā alga.
• Objekts - atkarībā no algu formulas jānorāda tad, ja algas formula jāpiemēro tikai pamatojoties uz tām resursu rindām, kurās ir norādītais objekts vai arī tad, ja algas formula jāsasaista ar konkrētu objektu. Objekts nav jānorāda, ja algas aprēķins nav jādala pa objektiem.
• Lietotājs - ja algas formula ir saistīta ar resursu dokumentiem, tad šajā laukā jānorāda darbinieka lietotāja kods.
• Sākuma datums - jānorāda datums, no kura ar konkrēto algas formulu jāizmaksā alga.
• Ja ir konkrēts datums, līdz kuram darbiniekam ir noteikta alga ar konkrēto algas formulu, tad laukā Beigu datums jānorāda datums, līdz kuram darbiniekam ar konkrēto algas formulu jāaprēķina alga. Tāpat jādara arī tad, ja algas formula paliek tāda pati, bet mainās tās likme (piemēram, ja mainās bruto mēnešalga vai stundas likme). Tad rindā, kurā norādīta algas formula ar iepriekšējo likmi, jānorāda beigu datums, savukārt jaunā rindā jānorāda jaunā bruto alga, algas formula un tās sākuma datums (kā arī cita informācija, ja nepieciešams).

Šajā piemērā darbiniekam no 2024. gada 2. septembra līdz 2. decembrim bruto mēnešalga ir 2000 eiro, bet sākot no 3. decembra darbinieka bruto mēnešalga ir 2600 eiro:

Savukārt šajā piemērā darbiniekam ir noteikta bruto stundas likme 8 eiro. Laukā Maksa ir norādīta bruto stundas likme, laukā Formula ir norādīta stundas likmei atbilstošā algas formula, un laukā Lietotājs ir norādīts konkrētā darbinieka kartītes kods. Laukā Sākuma datums ir norādīts datums, no kura darbiniekam ir noteikta norādītā stundas likme.
Lai tiktu aprēķināta piemaksa par svētku dienās nostrādātajām stundām, darbinieka kartītē ir norādīta arī algas formula piemaksai par darbu svētku dienās. Atšķirībā no stundas likmes formulas, pie algas formulas, kura atbilst piemaksai par darbu svētku dienās, laukā Maksa norāda „0“, jo šajā piemērā piemaksas algas formulā ir iestatīts, ka piemaksa par darbu svētku dienās tiek aprēķināta automātiski, ņemot vērā darbiniekam noteikto stundas likmi.
Otrs variants ir norādīt šāda veida algas formulas kā, piemēram, piemaksa par svētku dienām, nakts darba apmaksa un piemaksa par nakts darbu nevis darbinieka kartītē, bet darbinieka amata kartītē. Tādā gadījumā, ja darbinieka amata kartītē ir norādītas algu formulas, kuru aprēķins pamatojas uz stundas likmi, nav nepieciešams norādīt šīs algu formulas darbinieka kartītē. Šī pieeja var paātrināt darbinieku kartīšu aizpildīšanu un mazināt iespējamību, ka kādam netiek aprēķināta, piemēram, piemaksa par darbu svētku dienās, jo šai piemaksai atbilstošo algas formulu ir piemirsts norādīt darbinieka kartītē. Ja šī algas formula būs norādīta darbinieka amata kartītē, tad sistēma to ņems vērā gadījumos, kad darbinieks būs strādājis svētku dienās.

Ja darbinieka algai jāpiemēro atvieglojums par apgādībā esošu personu, tad darbinieka kartītes sadaļā Saistītās personas jānorāda:
• Veids - APG.
• Pie Aktīvs jānorāda opcija Jā.
• Sākuma datums - datums, no kura algai jāpiemēro atvieglojums par apgādībā esošo personu.
Ja ir vairāki apgādājamie, tad informācija par katru apgādājamo jānorāda atsevišķā rindā.

Kad ir zināms datums, līdz kuram darbinieka algai jāpiemēro atvieglojums par apgādībā esošu personu, tad darbinieka kartītes sadaļā Saistītās personas laukā Beigu datums jānorāda datums, līdz kuram jāpiemēro atvieglojums un laukā Aktīvs ir ieteicams atstāt opciju Jā, jo, ja kādreiz tiks atgrāmatots senāks algu aprēķins, kura periodā darbiniekam pienācās atvieglojums par apgādājamo un pie Aktīvs būtu norādīts Nē, tad konkrētajam algas aprēķinam atvieglojums par apgādājamo pēc aprēķina saglabāšanas vairs netiktu piemērots.

Darbinieka kartītē ir arī citas sadaļas:
• Sadaļā Saskaņošana var veikt iestatījumus, kuri saistīti ar dokumentu virzīšanu.
• Sadaļā Administrators var veikt ar darbinieka lietotāja kontu saistītus iestatījumus.
• Sadaļā Darbības var redzēt lietotāja veidotos dokumentus.
• Sadaļā Izmaiņas var redzēt, kādas izmaiņas veiktas darbinieka kartītē, kā arī to, kurš un kad tās ir veicis.

Lai saglabātu darbinieka kartītē veiktās izmaiņas, tajā jānospiež poga Saglabāt.

Darbinieka algai piemērojamais neapliekamais minimums ir jānorāda darbinieka kartītes sadaļas Algas modulis tabulā NODOKĻU FORMULAS pie iedzīvotāju ienākuma nodokļa formulas, kura jāpiemēro darbinieka algai.
Lai attiecinātu neapliekamā minimuma summu uz konkrētu periodu, zem Derīgums ir jāaizpilda lauki Sākuma datums un Beigu datums ( sākuma laika laukā ir iespējams norādīt tikai mēneša pirmo datumu, bet beigu laika laukā ir iespējams norādīt tikai mēneša pēdējo datumu) un neapliekamā minimuma summa jānorāda laukā Neapl. min.

Ja darbinieka kartītē jau ir norādīta iedzīvotāju ienākuma nodokļa formula (piemēram, ar citu neapliekamā minimuma apmēru vai bez neapliekamā minimuma) un ir jāpievieno jauna rinda ar tādu pašu nodokļu formulu, tad iepriekšējai rindai, kurā norādīta konkrētā nodokļu formula, jānorāda beigu datums.
Kad beigu datums būs norādīts un darbinieka kartīte būs saglabāta, tad būs pieejama jauna tādas pašas nodokļu formulas rinda.
Pie tās jāieliek ķeksītis, jānorāda sākuma datums, kas sekos aiz iepriekšējās rindas beigu datuma, jānorāda jaunais neapliekamā minimuma apmērs un, lai norādītās izmaiņas tiktu saglabātas, jāsaglabā darbinieka kartīte.

Ja darbinieka darba attiecībās ir izmaiņas (piemēram, mainās darbinieka noslodze), tad esošajai darba attiecību rindai jānorāda beigu datums, atkarībā no situācijas arī atbilstošais beigu ziņu kods un pēc tam + jāpievieno jauna darba attiecību rinda tā paša darba līguma ietvaros un tā jāaizpilda.

Viena mēneša ietvaros drīkst būt tikai viena rinda ar beigu ziņu kodu. Ja darbinieks viena mēneša ietvaros beidz un atkal uzsāk darba attiecības, tad jānorāda tikai beigu datums, bet beigu ziņu kods nav jānorāda, jo tādos gadījumos Paziņojumā par fiziskajai personai izmaksātajām summām par konkrēto mēnesi darbinieks nav jāiekļauj.

Lai gada Paziņojumā par fiziskajai personai izmaksātajām summām būtu iespējams noteikt pareizu darba attiecību sākuma datumu, saistīto darba attiecību rindu sasaiste noteikti ir jāveic, ja viena kalendārā gada ietvaros ir notikušas slodzes vai amata izmaiņas darba attiecībās.
Ja darbiniekam jau iepriekš ir ievadīta darba attiecību vēsture un viena darba līguma rindas nav apvienotas, tad manuāli izveidot rindu sasaisti var, ja pie sistēmas uzstādījuma Darba attiecību rindu sasaiste ir labojama ir norādīta opcija jā. Tad darbinieka kartītes sadaļā Darba attiecības kolonna RR ir rediģējama un tajā savstarpēji saistītajām rindām ir jānorāda vienāds skaitlis.