Zaliczki zakupowe to forma przedpłaty dla dostawcy przed otrzymaniem towaru lub usługi. W systemie Directo umożliwiają one wcześniejsze zaksięgowanie płatności i jej rozliczenie z końcową fakturą.

Aby możliwe było prawidłowe księgowanie i rozliczanie zaliczek, niezbędne jest skonfigurowanie odpowiednich ustawień w systemie.

Ustawienia → Ustawienia podstawowe → Ustawienia zakupu → Faktury zaliczkowe zakupu są rozliczane na podstawie zamówień zakupowych

Jeśli opcja nie. Faktury zaliczkowe zakupu nie są rozliczane na podstawie zamówień zakupowych. Faktura zaliczkowa wystawiana jest niezależnie od zamówienia i można od niej odliczyć naliczony podatek VAT. W późniejszym terminie faktura zaliczkowa jest rozliczana z fakturą końcową otrzymaną od dostawcy.

W ustawieniach systemu należy określić numer konta księgowego dla zaliczek dostawców:

Ustawienia → Ustawienia podstawowe → Ustawienia zakupu → Konto księgowe - zaliczki dostawcy

Zaliczki w Directo są rejestrowane jako specjalne artykuły. Należy stworzyć osobny artykuł dla zaliczek, przypisując mu odpowiednie ustawienia księgowe.

Ścieżka:
Ogólne → Dokumenty → Artykuły → F2 Nowy

• Parametry artykułu:
  • Grupa: Zalecane utworzenie grupy np. Zaliczki i przypisanie odpowiednich kont księgowych.
  • Typ: Usługa
  • Numer seryjny: Wybrać numer seryjny
  • Karta podarunkowa: Wybrać „zaliczka”

W Directo można utworzyć zaliczkę jako niezależny dokument płatności, bez wcześniejszego wystawienia faktury zaliczkowej.

Zaliczka rejestrowana jest poprzez dokument płatności w module zakupów.

Ścieżka:
Zakupy ⇒ Dokumenty ⇒ Płatności ⇒ F2 nowy

Wypełnij pola:

• Data – data płatności
• Sposób płatności – konto bankowe
• Dostawca – odbiorca płatności
• Suma banku – kwota płatności
• Waluta – waluta płatności

Po potwierdzeniu dokumentu zostaje utworzony zapis księgowy.

Po potwierdzeniu dokumentu zostaje utworzona zaliczka dla danego dostawcy. Raport do weryfikacji: Zakupy → Raporty → Księga zakupów

Ścieżka: Zakupy → Dokumenty → Faktury zakupowe

Wypełnij wszystkie wymagane pola. Jeśli dla dostawcy istnieje zaliczka, pojawi się stosowne ostrzeżenie:

Po utworzeniu faktury zakupowej można ją powiązać z wcześniej zarejestrowaną zaliczką. System umożliwia rozliczenie faktury na dwa sposoby: przez użycie zaliczki bezpośrednio w fakturze lub przez dokument płatności.

• Po uzupełnieniu i zapisaniu dokumentu, klikamy na pole Zaliczka w nagłówku faktury zakupowej. Wyświetlą się nam lista zaliczek, które ma dostawca. w polu Wybrane wpisujemy sumę, której chcemy użyć z zaliczki.

• Po zatwierdzeniu faktury zakupu, do zaliczki zostanie doliczona kwota, a saldo faktury wyniesie zero

Zapis księgowy

• Pozostała część zaliczki pozostaje na koncie rozliczeniowym zakupu (raport księga zakupu). Wciskając na słowo zaliczka wyświetla się nam historia użycia zaliczek.

Jeśli mamy dokument płatności z zaliczką jak opisane w Zaliczka dla dostawcy - dokument płatności i zaksięgowane, lecz nierozliczone faktury zakupowe (potwierdzone dokumenty).

Aby ich rozliczyć tworzymy dokument rozliczeniowy.

Zakupy ⇒ Dokumenty ⇒ Płatności ⇒ F2 nowy

Uzupełniamy:

• Data - data operacji spisania długu dla dostawcy
• Sposób płatności - wybieramy nowy typ płatności, z kontem pozabilansowym.
• 1 krok wybieramy dokumenty, które chcemy rozliczyć:
  • Dostawca - kod dostawcy
  • Faktura zakupowa - wybieramy jedną lub więcej faktur, które chcemy rozliczyć z zaliczką. (Faktury muszą być tego samego dostawcy, czyja zaliczka)
  • Suma banku - automatycznie uzupełnia się saldo faktury, możemy ręcznie zmienić sumę, jeśli rozliczamy tylko część kwoty.

• 2 krok wybieramy zaliczkę.
  • Dostawca - kod dostawcy
  • PreID - klikamy dwa razy na polu, nam otworzy się lista zaliczek, który ma dany dostawca. Możemy wybrać, którą chcemy zaliczkę (z listy zaliczek, klikamy na nr. PREID).
  • Suma banku - suma musi być z minusem, co znaczy, że spisujemy kwotę zaliczki. Można ręcznie zmienić.

Potwierdzamy dokument.

• Aby zamienić fakturę zakupu na fakturę zaliczkową należy w wierszu wpisać artykuł dotyczący zaliczki. Jak utworzyć artykuł czytaj tu. Dzięki temu konto przedpłaty ustawione na karcie artykułu zostanie automatycznie umieszczone na fakturze zakupu
• Potwierdź, zapisz

Faktura zakupu

Zapis księgowy

Księga zakupów dostawcy zawiera teraz zarówno zobowiązanie, jak i przedpłatę.

Możemy z faktury zakupowej utworzyć płatność przez przycisk Płatność lub

Zakupy ⇒ Dokumenty ⇒ Płatności ⇒ F2 nowy

Po wpłaceniu zaliczki saldo zaliczki na fakturze zakupu staje się zerowe, a na fakturze pojawia się wzmianka o płatności.

Na rachunku zakupowym pozostaje jedynie zaliczka dostawcy.

• Wprowadź fakturę końcową
• Po zapisaniu faktury zakupowej w nagłówku kliknij Zaliczka
• Pojawi się lista przedpłat
• Klikając w komórkę Wybrane , w wierszu faktury zakupu pojawi się linia zaliczki

Zaliczka zniknie z raportu księgi zakupów (jeśli całkowicie zużyta), a saldo po zaliczce pozostanie na koncie.