Prieš įjungiant naują dizainą, svarbu peržiūrėti ir nustatyti pagrindinius numatytuosius nustatymus. Tai užtikrina, kad vartotojams būtų pateikti reikalingi laukai teisinga tvarka ir tinkamu išdėstymu pagal darbo procesą.

Prieš pereinant prie naujo dizaino, vartotojas, turintis SUPER teises, turi patikrinti, kad dokumentuose, kuriuos vartotojai kasdien naudoja:

• visi reikalingi laukai būtų matomi naujame dizaine,
• laukai būtų išdėstyti logiškose vietose pagal darbo procesą,
• laukų tvarka ir dydis būtų tinkami naudojimui.

Daugeliu atvejų prieš perjungimą i naują dizainą būtina pakoreguoti dokumento laukus. Rekomenduojama pradėti nuo to, kuris laukų rinkinys yra tinkamas daugumai pagrindinių vartotojų, ir pagal tai sukurti numatytąją duomenų bazės konfigūraciją.

1.1 Įjunkite administravimo režimą

Norėdami atlikti numatytuosius nustatymus, vartotojas, turintis SUPER teises, turi įjungti administravimo režimą.

Veiksmai:

• Atidarykite pagrindinį Directo meniu.
• Kairiajame šoniniame skydelyje paspauskite mygtuką Administruoti.
• Įjungus šį režimą, dokumentų antraštėse matysite pranešimą, kad esate administratoriaus režime.

Administravimo režime atliekami pakeitimai paveikia visos duomenų bazės numatytąją konfigūraciją.

1.2 Atidarykite dokumentą ir įjunkite naująjį dizainą

Kitas žingsnis – atidaryti dokumentą, kurį norite sukonfigūruoti, ir įjungti naują temą, dokumento antraštėje paspaudus mygtuką Bandyti naują versiją.

Tada:

• Pasirinkite visus reikalingus laukus
• Nustatykite tinkamą laukų dydį
• Pasirinkite laukus tinkamose vietose
• Patikrinkite tiek dokumento antraštę, tiek eilutes
• Sukurkite visus svarbius dokumentus pagal tą patį principą.

1.3. Sukonfigūruokite visus reikalingus dokumentus

Pagal tą pačią logiką turi būti peržiūrėti visi dokumentai, kuriuos vartotojai naudoja savo darbe.

Rekomendacija:

• Pradėkite nuo dažniausiai naudojamų dokumentų
• Vadovaukitės pagrindiniais procesais
• Apsvarstykite, kuris laukų išdėstymas geriausiai palaiko kasdienį darbą

2. Kam taikoma numatytoji konfigūracija?

Numatytoji konfigūracija pritaikoma automatiškai:

• visiems naujiems jūsų kuriamiems vartotojams
• esamiems vartotojams, kurie dar nėra išsaugoję savo nustatymų.

Tai reiškia, kad jei vartotojams pats nepakeitė laukų, išdėstymo ar dydžių dokumentuose, jis automatiškai matys sistemos numatytąją bazės konfigūraciją.

3. Ką daryti, jei vartotojas jau yra pakeitęs nustatymus?

Jei vartotojas jau yra išsaugojęs dokumento nustatymus sau, numatytoji duomenų bazės konfigūracija jam nebebus taikoma automatiškai. Tokiu atveju yra dvi galimybės.

1 variantas: Nukopijuoti naujojo dizaino nustatymus naudotojui

Naudotojas, turintis SUPER teises, gali nukopijuoti vartotojui bet kokius naujo dizaino nustatymus, susijusius su:

• dokumentų laukais
• laukų išdėstymu
• laukų dydžiais

Veiksmai:

• Sukurkite naują vartotoją
• Šiam vartotojui nereikia suteikti teisių
• Sukurtas vartotojas automatiškai gaus numatytąją konfigūraciją
• Atidarykite vartotojo, kuriam norite nukopijuoti konfigūraciją, kortelę
• Į lauką VARTOTOJO NUSTATYMAI įrašykite (nukopijuokite) sukurto vartotojo vardą

Jei taip pat naudojate išteklius, turėtumėte atsižvelgti į tai, kad laukas VARTOTOJO NUSTATYMAI taip pat veikia ištekliui parinktus laukus sename dizaine. Todėl išteklių dokumentas taip pat turėtų būti iš anksto perkonfigūruotas administravimo režime, kad nebūtų prarasta reikalinga informacija.

2 variantas: vartotojas pats atkuria savo pradinius nustatymus

Vartotojas taip pat gali atkurti dokumento pradinius nustatymus.

Tai galima padaryti:

• pagal dokumento skiltį
• pagal atskirą dokumento lentelę
• arba visam dokumentui iš karto

Kiekvienos skilties ir lentelės lauko nustatymų pabaigoje paspaudus plaktuko ikonėlę yra nuoroda Iš naujo nustatyti numatytuosius nustatymus.

Viso dokumento atkūrimas į pradinius nustatymus

• Atidarykite dokumento plaktuko nustatymus
• Eikite į skirtuką Asmeninis
• Paspauskite mygtuką Atkurti numatytuosius elgesio nustatymus
• Tuomet spustelėkite Išsaugoti

Rezultatas: naudotojas galės grįžti prie pradinės šio dokumento konfigūracijos.

4. Ką daryti, kai yra daug vartotojų ir šie vartotojai turi skirtingus poreikius?

Jei įmonėje yra daug vartotojų, skirtingi darbo profiliai ir poreikiai, vis tiek reikėtų pradėti nuo bendros numatytosios bazės konfigūracijos sukūrimo.

Rekomenduojamas metodas:

• Pirmiausia sukurkite bendrą numatytąją konfigūraciją – tai bazinis sprendimas, tinkantis kuo didesnei daliai naudotojų. Geriau mažiau laukų nei per daug.
• Jei reikia, sukurkite atskirus vartotojus ar vartotojų grupes skirtingiems profiliams.

Pavyzdžiui:

• Pirkimų vartotojas/pirkimų vartotojų grupė
• Pardavimų vartotojas/pardavimų vartotojų grupė
• Sandėlio vartotojas/sandėlio vartotojų grupė
• Finansų vartotojas/finansų vartotojų grupė

Naudokite lauką VARTOTOJO NUSTATYMAI profilių kopijavimui

Kai tinkamas vartotojas yra sukonfigūruotas, jį galima nukopijuoti kitiems naudotojams per lauką VARTOTOJO NUSTATYMAI. Tai leidžia vartotojams, turintiems panašias roles, greitai pritaikyti vienodą dokumentų dizainą ir laukų išdėstymą.

5. Automatinis vartotojo naudojamų nustatymų perrašymas

Jei lauke VARTOTOJO NUSTATYMAI yra nurodytas vartotojas, iš kurio kopijuojami nustatymai, taip pat galite įjungti parinktį, kad šio vartotojo nustatymai būtų perrašomi kiekvieną naktį.

Tai rekomenduojama, jei svarbu, kad vartotojai visada turėtų iš anksto nustatytas formas.

Tai verta naudoti, jei:

• naudotojai privalo turėti vienodą ir kontroliuojamą vaizdą
• nerekomenduojama, kad vartotojai patys redaguotų formas
• tikimasi, kad vėliau atlikti pakeitimai automatiškai pasieks visus vartotojus

Šio sprendimo privalumas yra tas, kad jei vėliau formose atliekami pakeitimai, vartotojai juos automatiškai gaus nuolat.

Naujame dokumento dizaine atlikus veiksmus ir neišsaugojus yra rodoma, kad susikūrė dokumento juodraštis: Dokumentų sąraše užsideda prie dokumento numerio šauktukas, kuris informuoja, kad šis dokumentas turi juodraštį: Taip pat, pagrindiniame meniu kairėje pusėje yra rodoma kurie dokumentai turi juodraštį: Atsidarius dokumento juodraštį galimi du veiksmai:

* Spausti mygtuką ATMESTI. Įvesti pakeitimai, kurie buvo neišsaugoti bus neišsaugoti.

* Spausti mygtyką IŠSAUGOTI. Įvesti pakeitimai, kurie buvo neišsaugoti bus išsaugomi.

Jeigu sukūrėte naujai dokumentą, bet jo dar neišsaugojote, tuomet kuriant naujai dokumentą įkris prieš tai suvesto dokumento kuris neišsaugotas informacija:

Iš vieno dokumento vienu metu gali būti tik vienas juodraštis. Jei vartotojas šiuo metu redaguoja dokumentą ir yra sukūręs jo juodraštį, kiti vartotojai tuo pačiu metu negali patys redaguoti to dokumento. Tačiau jei vis tiek yra poreikis tai daryti, galima perimti kito vartotojo juodraštį.
Jeigu atidaromas dokumentas, kuriam jau egzistuoja kito žmogaus juodraštis, dokumento viršuje dešinėje pusėje pasirodo pranešimas. Pranešime parašyta kuriam vartotojui priklauso šis juodraštis. Taip pat pranešime yra du mygtukai Uždaryti pranešimą, pranešimas bus uždaromas ir jūs negalėsite atlitki jokių veiksmų juodraštyje ir mygtukas Perimk juodraštį, perėmus juodraštį, pirminis jo savininkas nebegali jo daugiau redaguoti, o jūs galėsite atlikti norimus veismus, išsaugoti juodrašyje esamus pakeitimus arba juos atmesti.

Bet kokie juodraštyje atlikti pakeitimai automatiškai išsaugomi duomenų bazėje, todėl po laukų pakeitimo langą galima ramiai uždaryti ir vėliau vėl atidaryti – visi juodraščio pakeitimai bus išlikę. Mygtuko Išsaugot spausti nereikia; jį reikia naudoti tik tuo atveju, jei norima juodraštyje atliktus pakeitimus perkelti į originalų dokumentą.

Directo sistemoje duomenys yra išdėstyti skiltyse. Jei tam tikros skilties dalyje esantys duomenys nėra svarbūs mūsų dokumentui, galime paslėpti visą skiltį.

Pavyzdys

Norime suskleisti šias skiltis sąskaitos dokumente: PRISTATYMAS, PRIDĖTI LAUKAI ir VIZAVIMAS.

Tada reikia paspausti sąskaitos antraštėje esantį plaktuko ženklą pavadinimu „Puslapio nustatymai“. Jį paspaudus atsidarys langas, kuriame galėsime pažymėti, kurias skiltis norime matyti. Jeigu skiltį norime matyti - varnelę paliekame, jeigu skilties nenorime matyti - varnelę nuimame. Paspaudus išsaugoti lieka tik tie skyriai, kurie buvo pažymėti varnele.

Naujo dizaino dokumentams galite naudoti labai išsamų pakeitimų žurnalą. Kiekvieną kartą išsaugant, visi atlikti pakeitimai įtraukiami į pakeitimų žurnalą. Tai taikoma tiek pagrindinių laukų ir papildomų dokumento skirtukų pakeitimams, tiek dokumento eilutėms. Iš pakeitimų žurnalo galite gauti informacijos apie tai, kas ką, kada ir ką pakeitė, kokia šio lauko reikšmė buvo prieš pakeitimą. Pavyzdžiui:

* Kas ir kada pakeitė objektą dokumento antraštėje?

* Kada buvo pakeistas dokumento laikas ir koks jis buvo iki pakeitimo?

* Kaip pasikeitė dokumentų būsenos?

* Kas ir kada dokumento eilutėje pakeitė prekės kainą, kiekį ir pan.?

* Kas pridėjo eilutę prie dokumento?

* Kas ištrynė eilutę iš dokumento?

Pakeitimų žurnalą galite atidaryti paspausdami dokumentą ar lentelės antraštėje esančią piktogramą . Dokumento antraštės ir eilučių pakeitimai išsaugomi atskiruose žurnaluose, o jų atidarymo mygtukai yra skirtingose vietose.

Spustelėkite žurnalo piktogramą viršutiniame dešiniajame dokumento kampe, kad atidarytumėte pakeitimų žurnalą. Antraštės pakeitimų žurnale pamatysite pažįstamą registrą su pagrindiniais dokumento laukais. Sąraše paspaudę mugtuką PASIRINKTI STULPELIUS, galite pasirinkti tik tuos laukus, kurie yra naudojami dokumente arba kurie jus domina pakeitimų požiūriu. Filtrus galite įvesti registro stulpelių antraštėse: Po stulpelio pavadinimu esantis jungiklis filtruoja to lauko pakeitimus:

Spustelėkite žurnalo piktogramą apatiniame dešiniajame dokumento kampe, kad atidarytumėte eilučių pakeitimų žurnalą. Sąraše paspaudę mugtuką PASIRINKTI STULPELIUS, galite pasirinkti tik tuos laukus, kurie yra naudojami eilutėse arba kurie jus domina pakeitimų požiūriu. Pakeitimų žurnale rodomi dokumento eilučių pakeitimai. Rodomos tik tos eilutės, kuriose buvo atliktas pakeitimas. Keičiant eilutę žurnale sukuriamos 2 eilutės: vienoje raudonai rodomi laukai, kurie buvo prieš išsaugojimą, o po išsaugojimo – žaliai.

Šis pakeitimas rodo, kad kiekis iš 43 buvo pakeitas į 20: Paieškoje naudokite, pavyzdžiui, prekės kodą arba pavadinimą, jei jums reikia konkrečios eilutės pakeitimus matyti:

Eilutės mygtukas atidaro eilutės veiklų meniu. Čia galite atlikti eilučių kopijavimo veiksmą:

Jeigu norime kopijuoti daugiau eilučių, reikia spustelėti ant dešiniau esančių skaičių, kad eilutė patamsėtų:

Pažymėję norimas eilutes spaudžiame šį kairėje esantį ženkliuką:

Tada spaudžiame, kad eilutės įsiklijuotų į mūsų norimą vietą:

Laukai, į kuriuos galima įvesti datą kartu su laiku. Pavyzdžiui: Data, Apmok. data, Sąskaitos data, Pristatymo data ir pan. Kuriamame dokumente lauko Laikas reikšmė visada yra dabartinis laikas (data ir valanda).

Tokiuose laukuose rodomas kalendoriaus piktograma, kurią paspaudus atidaromas kalendorius (tą patį galima padaryti ir paspaudus dešinį pelės mygtuką). Jei įvedama neteisingo formato reikšmė, rodomas įspėjimas, įvestas turinys pašalinamas, o laukas nuspalvinamas raudonai.

Du kart spustelėjus pele ant datos laukelio bus įrašyta šiandienos data (be laiko). Pavyzdžiui:

* Pirkimo sąskaitos ir pardavimo sąskaitos laikas

* Mokėjimo dokumento laikas

* Užsakymo dokumento išsiuntimo laikas

* Pirkimo užsakymo atvykimo laikas

Išimtis yra sandėlio ir sandėlio poreikį veikiančių dokumentų laukas Laikas, kuris paprastai kuriamas su dabartiniu momentiniu laiku (tai yra numatytoji dokumento laiko reikšmė). KALENDORIAUS PIKTOGRAMA / DEŠINYS PELĖS MYGTUKAS atidaro kalendorių, kuriame galima pasirinkti konkrečią datą. Pastaba: jei prieš tai lauke buvo įrašyta data be laiko, laikrodis bus išjungtas ir bus įrašyta tik pasirinkta data be laiko. Norėdami įvesti dabartinį laiką, atidarykite kalendorių ir paspauskite viršutinėje kalendoriaus dalyje rodomą dabartinį laiką.

Klaviatūros klavišai + ir - leidžia perkelti datą pirmyn arba atgal.

Parenkant dokumente informaciją iš sąrašo, galime įsijungti nustatymą Daugkartinis įterpimas (langas neužsidaro) kuris neuždarys sąrašinio lango tačiau leis pasirinkti kelias reikšmes iš sąrašo, pvz. pardavimo sąskaitoje noriu pasirinkti kelias prekes iš sąrašo, apmokėjimo dokumente kelias pirkimo sąskaitas kurias noriu sudengti. Tokiu atveju, Jums reikia:

* Atsidaryti dokumentą ir du kartus paspausti ant norimo stuleplio eilutėse

* Atsidariusiame sąrašiniame lange įsitikinkite, kad įjungtas nustatymas

Daugkartinis įterpimas (langas neužsidaro)

Įjungus nustatymą, galima rinktis reikšmes iš sąrašo lango. Reikšmės kris į atskiras eilutes ir sąrašinis langas nesužsidarys. Atlikus veiksmus - uždarykite sąrašinį langą. Pvz. Atliekant pirkimo sąskaitų sudengimą su išankstiniu, galima pasirinkti kelias sąskaitas:

Vienas iš naujo Directo dizaino privalumų yra tai, kad visi jūsų atlikti dokumento pakeitimai yra įrašomi į keitimų žurnalą. Pakeitimų istorijos skiltys suteikia galimybę atverti ir peržiūrėti visas dokumentuose atliktas korekcijas, taip pat matosi ir korekcijas atlikęs vartotojas :

Keitimų žurnale galite matyti kas, kada ir ką pakeitė, taip pat kokia buvo šio lauko reikšmė prieš pakeitimą.

Pavyzdžiui:

* Kurioms prekėms buvo pakeista pardavimo kaina praėjusį mėnesį?

* Kas pakeitė objektą pardavimo sąskaitos antraštėje ir kada?

* Kuriuose užsakymuose buvo pakeistas išsiuntimo laikas?

* Kurie projektai buvo uždaryti šį mėnesį?

Kiekviename dokumento puslapyje ir modulyje yra atskiras pakeitimų žurnalas su atskiromis potemėmis:

Galime surasti pakeitimų žurnalus ir pačiuose dokumentuose. Yra 2 atskiri pakeitimų žurnalai rodantys atskirai antraščių ir eilučių atliktų pakeitimų informaciją. Antraštėje atliktus pakeitimus galime matyti šioje vietoje:

Eilutėje atliktus pakeitimus galime matyti šioje vietoje:

Yra galimybė pasirinkti laukelius pagal tai, kokia informacija mums yra aktuali ir ką keitimų žurnale norime matyti. Pasirinkti norimus stulpelius galime šioje vietoje:

Svarbu paminėti, kad pakeitimai į keitimų žurnalą yra įrašomi tik tuo atveju jeigu naudojate naują dizainą. Jeigu pakeitimai bus atlikti senajame dizaine ir dokumentą perjungsite į naująjį dizainą - šie pakeitimai nebus užfiksuoti ir atvaizduoti keitimų žurnale nebus. Išimtys yra tie dokumentai, kurie nebeturi senojo dizaino - juose pakeitimai yra fiksuojami visada.

Dokumento laukai yra skirtingų tipų, priklausomai nuo to, kokį turinį jame galima įvesti arba koks turinys jame įvedamas. Laukai su nuorodomis(hyperlinkais) – teksto tipo lauke, į kurį įterpta nuoroda, bus rodoma piktograma nuorodai atidaryti, todėl puslapis bus atidarytas kitame lange. Dokumentuose su nauju dizainu galite pridėti aktyvių nuorodų į teksto laukus. Tokie laukai yra, pavyzdžiui, pastabų, komentarų laukai, Tekstas1 ir tekstas2, ir papildomi dokumento laukai.

Naudodami nuorodas galite sukurti nuorodą iš dokumento, pavyzdžiui, į failą SharePoint arba į viešąjį tinklalapį.Pavyzdžiui, galite naudoti siuntos sekimo nuorodą papildomose parinktyse – yra daug galimybių. Jei pasirinktame laukelyje yra tik nuoroda, virš pasirinkto lauko bus rodoma nuorodos atidarymo piktograma, kurią paspaudus atsidarys naujame lange.

Dokumento šoninės juostos pranešimuose nuorodos tekste yra aktyvios ir jas galima spustelėti. Nesivaržykite naudoti nuorodas ir galėsite greitai pasiekti svarbią informaciją tiesiogiai kasdieninio darbo procese.