Käyttäjän työkalut
Sivupalkki
fi:mr_arve
Tämä on vanha versio dokumentista!
Sisällysluettelo
This page is not fully translated, yet. Please help completing the translation.
(remove this paragraph once the translation is finished)
Ohje - LASKU
Painikkeet: Poistu- sulkee asiakirjan ja tarkastaa onko siihen tehty muutoksia, mikäli on, kysyy ennen sulkemista halutaanko muutokset tallentaa. Uusi- avaa uuden tyhjän asiakirjan. Tarkastetaan myös, onko edellisessä avoimessa asiakirjassa tallentamattomia muutoksia. Kopio- tekee aktiivisesta asiakirjasta kopion. Avaa uuden asiakirjan, jonka useimmat kentät on kopioitu aktiivisesta asiakirjasta. Tarjoaa kopiointi hetken päivämäärää kirjauspäiväksi. Eräpäivää ehdotetaan maksuehdon mukaisesti. Asiakirjan numeroksi järjestelmä valitsee seuraavan vapaan asiakirjan numeron. Peruuta- palauttaa asiakirjaan tehdyt tallentamattomat muutokset. Vahvista- vahvistaa asiakirjan. Vahvistuksen jälkeen painettu ”Tallenna” tiliöi asiakirjan tilitapahtumaksi tai riippuen asiakirjan luonteesta siirtää sitä prosessissa eteenpäin. Vahvistettua asiakirjaa ei voi muuttaa. Tallenna- tallentaa asiakirjan. Sähköposti- lähettää asiakirjatulosteen oletusmallin sähköpostina. Jos sähköposti-nappulaa klikataan hiiren oikealla näppäimellä voidaan alasvetovalikosta valita tulosteen muoto (jos on määritelty useampia tulostemuotoja), sitten järjestelmä kysyy sähköpostiosoitetta, johon posti halutaan lähettää. Mikäli asiakasrekisteriin on määritelty sähköpostiosoite, ehdottaa järjestelmä mailin lähettämistä tuohon osoitteeseen. Tulosta- tulostaa asiakirjan oletustulosteen. Avaa tulosteen esikatselun ja tulostimen valinta-ikkunan. Klikkaamalla hiiren oikealla nappulalla voidaan valita alasvetovalikosta haluttu tulostemuoto. (Huom! Edellyttää, että useampia tulostemuotoja on konfiguroitu). Esikatselu- näyttää asiakirjan tulosteen esikatselumuodossa. Hyvitä- muodostaa uuden laskun, joka hyvityslasku kyseiselle laskulle, uuden laskun rivit käänteislukuja kyseiselle laskulle, Huom! Näkyvillä ainoastaan vahvistetulla laskulla. Tilitapahtumat- linkki, josta voidaan avata asiankirjasta muodostetut tilitapahtumat. Huom! Näkyvillä ainoastaan vahvistetulla laskulla. Poista- poistaa vahvistamattoman asiakirjan. Paperiliittimen kuva- tiedoston liittäminen asiakirjaan (engl. Attachment). F-kirjain- Foorumi, ei käytössä suomenkielisessä versiossa. Voidaan avata yrityksen sisäisiä keskusteluja. Asiakirjan tila- osoittaa asiakirjan täytäntöönpanon vaiheen. ”Uusi”- asiakirja on luotu ja vielä tallentamatta ”Katso”- asiakirjaa ei ole vahvistettu, mutta tehdyt muutokset on tallennettu (voisiko olla tallennettu tai vahvistamaton) ”Muutettu” - asiakirjassa on tehty muutoksia, joita ei ole tallennettu ”Vahvistetaan” - asiakirjan vahvistamisprosessi on aloitettu (on painettu painiketta Vahvista, mutta vielä painettu Tallenna. Toiminto voidaan keskeyttää painamalla uudelleen painiketta Vahvista ”Vahvistettu” - asiakirja on vahvistettu ja tilitapahtuma kirjattu. Tämän jälkeen asiakirjaan ei voida enää tehdä muutoksia. Suoritus- kirjataan laskulle asiakkaan suoritus. Huom! Näkyvillä ainoastaan vahvistetulla laskulla. Käteismaksu- kirjataan laskulle asiakkaan käteismaksu. Huom! Näkyvillä ainoastaan vahvistetulla laskulla.
Tapahtuma- luo laskuun liittyvän tapahtuman. Nappulan oikealla puolella näkyy asiakirjaan liittyvien tapahtumien määrä, ja ne voidaan avata linkistä. Tiedon tuonti- Voidaan tuoda useita rivejä tietoa asiakirjalle. Lisää varastotaso- lisää valitun varaston kaikki artikkelit riveille, voidaan siis myydä koko varasto kerrallaan. Asiakirjan kentät: Lasku- asiakirjan numero. Muodostettaessa uusi asiakirja näkyy kentässä ehdotettu kausi. Tarvittaessa voit kaksoisnapsauttamalla tai Ctrl + Enter avulla avata kausilistan ja valinta ja sopivan. Kun asiakirja tallennetaan antaa järjestelmä sille seuraavan vapaan asiakirjanumeron. Asiakas- asiakasnumero. Valitaan kaksoisnapsauttamalla, hiiren oikealla, Ctrl + Enter tai syötetään suoraan kenttään. Jos ko. asiakaskortti on täytetty asianmukaisesti, haetaan automaattisesti kentät Nimi, Maksuehto, Ale%, Katuosoite, Kaupunki, Postinumero ja Maa. Tilaaja- voidaan jättää tyhjäksi, yleensä = asiakas, mutta voi olla myös toinen yritys Nimi- asiakaan nimi, järjestelmä noutaa automaattisesti asiakasnumeron perusteella asiakasrekisteristä Kalustoluettelo- voidaan liittää asiakkaan kalustoluettelo, jossa on kuvaus esim. huoltoon jätetystä asiakkaan omistamasta tuotteesta Kartoitus- käytössä esimerkiksi optikkoliikkeillä Yläkentät/ ensimmäinen välilehti: Päivämäärä- Asiakirjan luontipäivämäärä. Uutta asiakirjaa luotaessa järjestelmä tarjoaa sen hetken päivämäärää ja kellonaikaa. Tarvittaessa päivämäärää voidaan muuttaa. Kellonajan käyttö ei ole yleisesti pakollinen. Maksuehto- asiakirjan maksuehto, järjestelmä noutaa automaattisesti perusteella asiakasrekisteristä, mikäli se on sinne syötetty Eräpäivä - asiakirjan eräpäivä. Lasketaan automaattisesti maksuehdon mukaan. Kirjauspäivä- asiakirjan tilitapahtumaan kirjattava päivämäärä. Tilaus- asiakaan tilausnumero. Asiakkaan valtuutettu- asiakkaan edustajan nimi. Voidaan hakea asiakkaan yhteystiedoista. Käsittelijämme- asiakirjan käsittelijä. Myyjä- myyjä asiakirjalla. Ehdottaa käyttäjään myyjäksi, voidaan vaihtaa. Kohde - kirjanpidon laskentakohde. Kohteen käyttö ei ole pakollista paitsi, jos kirjanpidon asetuksissa on pakotettu käyttöön. Kohteiden valinta voidaan avata hiiren oikealla, kaksoisnapsauttamalla tai Ctrl + Enter. Tarjous- asiakirjaa vastaava tarjousnumero järjestelmässä. Laskulaji- voidaan luoda erilaisia laskulajea, joita voidaan käyttää raportoinnissa, Järjestelmä asetukset / laskulajit Varasto - varasto, josta tavarat toimitetaan. Valinta hiiren oikealla, kaksoisnapsauttamalla tai Ctrl + Enter. Päivitä varasto, mikäli ei rastitettu, ei vähennä varastoa tuoterivien osalta.
Projekti- projektin tunnus. Käytetään, jos halutaan sitoa tavaroiden liikkuminen tiettyyn projektiin. Kun projekti on valittu, näkyy asiakirja ko. projektin raporteissa ja kirjanpidossa. Projekti voidaan valita hiiren oikealla, kaksoisnapsauttamalla tai Ctrl + Enter. Tilaus no.- asiakirjaa vastaava tilausnumero järjestelmässä. Hyvit. laskulle- mikäli kyseessä on hyvityslasku tähän kenttään kirjoitetaan sen laskun numero, jota tällä laskulla hyvitetään
Tila- asiakirjan tila, voidaan luoda esivalittavia tiloja, joita voidaan käyttää raporttisuodattimina. Järjestelmäasetukset / laskujen tilatiedot Yläkentät/toinen välilehti: Lisa- kentät 1-7- voidaan käyttämään lisätiedon määrittämiseksi. Jokaiselle lisäriville on mahdollista antaa nimi ja tyyppi (aika, numero, teksti, valinta). Lisätietoja voidaan määritellä Asetuksista: Yleinen→ Asetukset→ Lisätietojen lajit. Yläkentät/kolmas välilehti: Toimitusehto- asiakirja toimitusehto, järjestelmä noutaa automaattisesti asiakasrekisteristä, mikäli se on sinne syötetty Kokonais-ALV- arvonlisävero % kokonaisuudessaan asiakirjalla Huomautusmäärä- kun asiakkaalle lähettää huomautuksia erääntyneestä laskusta, asiakaskohtainen huomautusmäärä kasvaa Sis. kommentti- voidaan kirjoittaa huomautuksia ja kommentteja. Lisätieto- kenttä vapaalle lisätiedolle Toim. tapa- toimitustapa, järjestelmä noutaa automaattisesti asiakasrekisteristä, mikäli se on sinne syötetty Viivästyskorko- korko viivästyneestä laskun maksusta, saldovahvistuksen kautta tehdään viivästyslasku. Kenttä haetaan automaattisesti asiakasrekisteristä, mikäli määritelty sinne Velkatili- myyntisaamisten tili Hinnasto- käytettävä hinnasto. Hinnastoja käytetään kampanjahinnan laskemiseksi tai asiakkaan eri tuoteluokkien alennushintojen luomiseksi. Järjestelmä noutaa hinnaston automaattisesti asiakasrekisteristä, mikäli se on sinne syötetty. Kieli- käytetään monikielisessä asiakirjassa. Valitun kielen mukaan valitaan oikea kieli oletustulosteelle. Sopimus- asiakirjaan liittyvä sopimus. Sopimuksia voidaan määrittää Yleinen → Asiakirjat → Sopimukset Lähetyspäivä- tavaran lähetyspäivä Yläkentät/neljäs välilehti: Katu- Postinumero ja toimipaikka- Maa- Toimitusmaa- Kauppamuoto- ALV rek. numero- ALV vyöhyke-
(Pitäisi olla Sähköposti-) Tilaus- tilaajan tilausnumero (tähän kenttään siirtyy sähköpostiosoite tilaukselta) Puhelin Toimitus, tilaajan toimitusosoite Toimitusosoite- tilaajan toimitusosoite Postinumero, kaupunki- tilaajan tiedot Toimitusmaa- tilaajan toimitusmaa Faksi- tilaajan faksi
Välikenttä Näyttää asiakirjaan liittyvät dokumenttit ja niiden linkit. Näyttää kuka ja koska dokumenttia on viimeksi muutettu. Laske hinnat uudelleen- päivittää hinnat tuoterekisteristä asiakirjan riveille. Välikenttä2: Valuutta- asiakirjan valuutta, valitaan kaksoisnapsauttamalla, hiiren oikealla, Ctrl + Enter:llä luodusta valuuttaluettelosta tai syötetään suoraan kenttään. Valuuttakurssi- hakee viimeisen syötetyn kurssi valuuttaluettelosta valitun valuutan perusteella, voidaan muuttaa käsin Kuljetus- informatiivinen kuljetus kenttä Määrä- yhteenlaskettu kappalemäärä riveiltä ALV- yhteenlaskettu arvonlisävero Alkuhinta- kotivaluutalla laskettu veroton myyntihinta Välisumma- ALV 0% loppusumma Yhteensä- ALV:llinen loppusumma Ennakkomaksu- suoritettu ALV:llinen ennakkomaksu, vähentää saldoa vastaavasti. Saldo- asiakirjan saldo, eli summa, joka vielä suorittamatta. Rivien kentät/ ensimmäinen välilehti: NRO- rivinumero, numeron päällä klikkaaminen aktivoi rivin punaiseksi, tämän jälkeen paina POISTA rivi poistuu, uudelleen klikkaamalla valinta poistuu RN - rivin viite. Koodi- tuoteen/palvelun valinta tuoterekisteristä. Hiiren oikealla näppäimellä, kaksoisnapsauttamalla tai Ctrl + Enter avaa tuoteluettelon. Tuotteita voidaan nopeasti valita myös siten, että kirjoitetaan tunnus/koodi kenttään osa tuotteen nimestä ja painetaan sitten Ctrl + Enter, jolloin valintaikkuna aukeaa valmiiksi suodatettuna. Määrä - tuotteiden määrä rivillä Yksikkö- esim kpl, kg jne., haetaan tuoterekisteristä, jos määritelty, voidaan myös tarvittaessa voidaan vapaasti kirjoittaa Kuvaus- tuotteen kuvaus, joka haetaan tuoterekisteristä Yksikköhinta- rivillä olevan yhden tuotteen ALV 0% hinta % - alennuskenttä. Positiivinen luku tarkoittaa alennusta ja negatiivisella voidaan määrätä myyntikate. Esimerkiksi alennuskenttään kirjoitettu 5 tarkoittaa, että tuote myydään 5% alennuksella. Taasen esimerkiksi -30 tarkoittaa, että tavaran ostohintaan lisätään 30% ja tästä muodostuu uusi myyntihinta. Siis syöttämällä kenttää luku -100 saadaan ko. rivin myyntikatteeksi 50%. Nettohinta- yhden tuoteen mahdollisen alennuksen jälkeinen myyntihinta. Yhteensä- Määrä kertaa Nettohinta. Kpl/ALV- yhden kappaleen ALV:llinen Yksikköhinta NH ALV- ALV:llinen nettohinta RS ALV-Rivin ALV:llinen kokonaishinta (RS = rivisumma) Varasto ID, voidaan tarvittaessa valita miltä toimitukselta tuotteen varastosaldoa ko. varastossa vähennetään, hiiren oikealla tai kaksoisklikkauksella aukeaa uusi ikkuna Varastossa- Näyttää tuotteen varastosaldon riville/asiakirjalle valitulle varastolle
Rivien kentät/toinen välilehti: Ostohinta- tuotteen ostohinta haetaan tuoterekisteristä MK €- myyntikate € MK %- myyntikate % RS osto- rivin kokonaisostohinta FIFO- tuotteen toteutunut ostohinta, näytetään toimituserittäin, käytetään kate % laskennassa. Rivien kentät/kolmas välilehti: Varasto- rivikohtainen varastotieto, jos jätetään täyttämättä, käytetään yläkentän 1. välilehden tietoa Eräpäivä- rivikohtainen eräpäivä, jos jätetään täyttämättä, käytetään yläkentän 1. välilehden tietoa SN/Malli- tuotteen sarjanumero tai mallikoodi. Sarjanumeroseuranta voidaan laittaa päälle tuotelehdeltä. Kun tuotteella on sarjanumeroseuranta päällä, sarjanumero voidaan asettaa hiiren oikealla tai kaksoisnapsauttamalla tai painamalla Ctrl + Enter. Sarjanumeroseuranta mahdollistaan tuotekohtaisen seurannan ja jäljitettävyydeen. Korvaa- mikäli toimitetaan muu tuote kuin tilattu, niin tähän kenttää valitaan alunperin tilattu tuote. Lisätieto- rivikohtainen lisätietokenttä, voidaan vapaasti kirjoittaa. Rivien kentät/neljäs välilehti: ALV- arvonlisäveron koodi, hiiren oikealla näppäimellä, kaksoisnapsauttamalla tai Ctrl + Enter avaa verokoodiluettelon. Tili- rivikohtainen myyntitili, jolle ko. myynti kirjataan. Tili haetaan automaattisesti tuoterekisteristä tai tuoteryhmästä. Tuoterekisterissä oleva tili on hallitseva Kohde- kirjanpidon laskentakohde. Kohteen käyttö ei ole pakollista paitsi, jos Kirjanpidossa on otettu käyttöön ja kohteet halutaan sitoa tavaroiden liikkumista kohteeseen. Kohde voidaan valita hiiren oikealla tai kaksoisnapsauttamalla tai painamalla Ctrl + Enter. Jos jätetään täyttämättä, käytetään yläkentän välilehden tietoa. Projekti- rivikohtainen projektitieto, jos jätetään täyttämättä, käytetään yläkentän välilehden tietoa. Alku- alkupäivä jos kyseessä palvelu/työ, voidaan käyttää. Loppu- loppupäivä jos kyseessä palvelu/työ, voidaan käyttää. Rivien kentät/viides välilehti: Valuutta, yksikköhinta viereisen kentän valuutassa Valuutta, voidaan valita missä valuutassa yksikköhintaa halutaan tarkastella Valuuttakurssi- järjestelmä hakee automaattisesti valuuttarekisteristä. Alkuhinta, yksikköhinta kotivaluutassa. Myyjä-rivikohtainen tieto, jos jätetään täyttämättä, käytetään välikentän tietoa. Yhteyshenkilö-rivikohtainen tieto, jos jätetään täyttämättä, käytetään välikentän tietoa. Kirjanpidon tiliöinnit: Laskusta syntyy vahvistamalla kirjanpitoon tilitapahtuma.
Normaali lasku
Asiakkaiden velka, myyntisaamiset Debet
Liikevaihto, myyntitili Kredit
Riippuen laskusta tai ehdoista vielä
ALV Kredit
Varasto Kredit
Tavaran ostot Debet
Asiakaan ennakomaksu Debet
(sama summa)
Asiakkaiden velka Kredit
Käteislaskulla on velan sijaan kassatili. Hyvityslaskulla ovat Debet ja Kredit päinvastoin. Asiakkaan velkatili otetaan asiakasryhmälta tai yleisistä asetuksista – myynti asetukset – lasku debet, kuitti kredit
Liikevaihto - otetaan laskulle tuotekortilta tai tuoteryhmän kortilta tai oletuksellisesti yleisistä asetuksista – myynti asetukset – laskuluotto, myynti
ALV tili – yleiset asetukset – myynti asetukset – myynti ALV
Varasto – otetaan joko laskun varaston tilistä tai oletuksellisesti yleisistä asetuksista- varaston asetukset
Ennakomaksun tili – otetaan asiakasryhmän kortilta tai yleisistä asetuksista – myynti asetukset – kuittaus asiakkaan ennakomaksusta
Suorituksen tilitapahtuma
Normaali suoritus
Raha Debet
Asiakkaiden velka Kredit
Ennakomaksu suoritus
Raha Debet
Asiakkaan ennakomaksu Kredit
Ennakomaksun poistaminen
Asiakkaan ennakomaksu Debet
Asiakas velka Kredit
Rahan tili otetaan maksuehtolta – pankki tai kassa tai tasaustili. Asiakkaan velka- ja ennakomaksuntili otetaan asiakasryhmä kortilta tai yleisistä asetuksista – myynti asetukset – lasku debet, kuitti kredit.
Lisää kommentti:
Käyttäjän kommentit
Lasku
Myyntilasku ”Lasku” on järkevintä muodostaa sitä vastaavalta myyntitilaukselta, mikäli tällainen on olemassa. Jotta myyntitilaukselta voidaan luoda lasku, pitää myyntilauksen tila olla ”toimitettu”.
Katso ohjevideo:https://youtu.be/TLe12fRegpc?list=PL8F9FD153F6BF5F62
Käyttö
- Laskun luominen myyntitilauksen toimituksesta: Toimitetulta Myyntitilaukselta painamalla”Lasku”, aukeaa ”Lasku” asiakirja, johon siirtyy vastaavan Toimituksen tiedot. Tämän jälkeen tulee tarkastaa laskun tiedot ja painaa ”Tallenna”. Laskun kirjaamiseksi tilitapahtumaksi asiakirja on vahvistettava. Vahvista lasku painamalla ”Vahvista” painiketta ja sitten ”Tallenna” painiketta.
- Uusi ”tyhjä” lasku voidaan myös luoda Laskujen listasta painamalla ”F2-Lisää uusi”, joilloin vautuu uusi tyhjä laskupohja, jonka kentät pitää täyttää. Tämän jälkeen tarkasta laskun tiedot ja paina ”Tallenna”. Laskun kirjaamiseksi tilitapahtumaksi asiakirja on vahvistettava. Vahvista lasku painamalla ”Vahvista” painiketta ja sitten ”Tallenna” painiketta. Tuotteet vähenevät varastosaldolta laskurivien ja valitun varaston mukaisesti.
- Lasku voidaan myös luoda suoraan tarjouksesta. Paina Tarjouksessa olevaa painiketta ”Lasku”, jolloin uuteen ikkunaan aukeaa ”Lasku” asiakirja, johon siirtyy vastaavan tarjouksen tiedot. Tämän jälkeen tarkasta laskun tiedot ja paina ”Tallenna”. Laskun kirjaamiseksi tilitapahtumaksi asiakirja on vahvistettava. Vahvista lasku painamalla ”Vahvista” painiketta ja sitten ”Tallenna” painiketta. Tuotteet vähenevät varastosaldolta laskurivien ja valitun varaston mukaisesti.
- Asiakaskohtaisen koontilaskun toimitetuista tilauksista voit luoda kätevästi myös Myynin ”Koontilasku” raportin kautta.
- Hyvityslaskun voit luoda vahvistetulta laskulta painamalla ”Hyvitä”
Painikkeet
- Poistu- sulkee asiakirjan ja tarkastaa onko siihen tehty muutoksia, mikäli on, kysyy ennen sulkemista halutaanko muutokset tallentaa.
- Uusi- avaa uuden tyhjän asiakirjan. Tarkastetaan myös, onko edellisessä avoimessa asiakirjassa tallentamattomia muutoksia.
- Kopio- (Näkyvillä ainoastaan tallennetulla asiakirjalla) tekee aktiivisesta asiakirjasta kopion. Avaa uuden asiakirjan, jonka useimmat kentät on kopioitu aktiivisesta asiakirjasta. Asiakirjan numeroksi järjestelmä valitsee seuraavan vapaan asiakirjan numeron.
- Peruuta- (Näkyvillä ainoastaan tallennetulla asiakirjalla) palauttaa asiakirjaan tehdyt tallentamattomat muutokset.
- Poista- (Näkyvillä ainoastaan tallennetulla asiakirjalla) poistaa asiakirjan. Varmentaa haluatko poistaa asiakastiedot, kaksi vaihtoehtoa painamalla OK- 1) Avaa uuden ikkunan, jossa näet asiakirjat missä asiakasnumero on käytössä. Voit valita poistetulle asiakkaalle korvaavan asiakkaan asiakasluettelosta tai palata takaisin, jolloin asiakas säilyy järjestelmässä. Et voi poistaa asiakasta korvaamatta sitä toisella, mikäli asiakastietoja on käytetty jollain asiakirjalla. 2)Jos asiakkaalla ei ole mitään tapahtumia järjestelmässä tiedot poistetaan suoraan- avaa ikkunan asiakas poistettu.
- Tallenna- tallentaa asiakirjan.
- Sähköposti- lähettää asiakirjatulosteen oletusmallin sähköpostina. Jos sähköposti-nappulaa klikataan hiiren oikealla näppäimellä voidaan alasvetovalikosta valita tulosteen muoto (jos on määritelty useampia tulostemuotoja), sitten järjestelmä kysyy sähköpostiosoitetta, johon posti halutaan lähettää. Mikäli asiakasrekisteriin on määritelty sähköpostiosoite, ehdottaa järjestelmä mailin lähettämistä tuohon osoitteeseen.
- Tulosta- tulostaa asiakirjan oletustulosteen. Avaa tulosteen esikatselun ja tulostimen valinta-ikkunan. Klikkaamalla hiiren oikealla nappulalla voidaan valita alasvetovalikosta haluttu tulostemuoto. (Edellyttää, että useampia tulostemuotoja on konfiguroitu).
- Tapahtuma- (Näkyvillä ainoastaan tallennetulla asiakirjalla) napista avautuu uusi tapahtuma. Luo asiakkaaseen liittyvän tapahtuman. Nappulan oikealla puolella näkyy asiakirjaan liittyvien tapahtumien määrä, ja ne voidaan avata linkistä.
- Paperiliittimen kuva- tiedoston liittäminen asiakirjaan (engl. Attachment).
- F-kirjain- Foorumi, ei käytössä suomenkielisessä versiossa. Voidaan avata yrityksen sisäisiä keskusteluja.
- Kartoitus- asiakirjaan liitettävä asiakastyytyväisyyskysely.
Asiakirjan tila
0soittaa asiakirjan täytäntöönpanon vaiheen.
- Uusi- asiakirja on luotu ja vielä tallentamatta
- Muutettu- asiakirjassa on tehty muutoksia, joita ei ole tallennettu
- Tallennetaan- asiakirjan vahvistamisprosessi on aloitettu (on painettu painiketta Tallenna.
- Tallennettu- asiakirja on tallennettu. Asiakirjaan voidaan tehdä muutoksia vielä tämän jälkeen, jotka voi tallentaa aina uudestaan.
1. Välilehti / Yleistieto
- Koodi- asiakirjan numero. Muodostettaessa uutta asiakasta kenttä on tyhjä. Kun asiakirja tallennetaan antaa järjestelmä sille seuraavan vapaan asiakirjanumeron tai vaihtoehtoisesti voit itse kirjoittaa haluamasi asiakasnumeron tähän kenttään.
- Asiakasryhmä- Haluttaessa valitaan kaksoisnapsauttamalla, hiiren oikealla tai Ctrl + Enter tai syötetään suoraan kenttään. Ei pakollinen, voidaan käyttää jos järjestelmässä on luotu asiakasryhmiä.
- Kohde- voidaan jättää tyhjäksi. valitaan kaksoisnapsauttamalla, hiiren oikealla tai Ctrl + Enter tai syötetään suoraan kenttään.
- Tila- alasvetovalikosta voi valita yrityksen tilamuodon haluttaessa. Voidaan myös jättää tyhjäksi.
- Nimi- Yrityksen nimi kirjoitetaan tähän.
- Toimitusnimi- Jos eri kuin yrityksen nimi muuten jätetään tyhjäksi.
- Käyntiosoite- Yrityksen osoite.
- Toimitusosoite- Jos eri kuin käyntiosoite muuten jätetään tyhjäksi.
- Postinumero ja toimipaikka- Yrityksen osoite.
- Postinumero ja toimipaikka- Jos eri kuin jo mainittu posti ja toimipaikka muuten jätetään tyhjäksi.
- Maa- Asiakkaan maa- ei pakollinen.
- Toimitusmaa- jos eri kuin jo asetettu maa tai jos asiakkaan toimitusosoite eri muuten jätetään tyhjäksi.
- Kunta- asiakkaan kunta- ei pakollinen.
- Toimiala- alasvetovalikosta voidaan valita yrityksen toimiala haluttaessa- ei pakollinen.
- Maa- yrityksen maan voi valita alasvetovalikosta, käytetään INTRASTATT-raportoinnissa
- Kauppamuoto- alavalikosta voidaan valita yrityksen kauppamuoto, jota käytetään INTRASTATT-raportoinnissa
- Edustaja- Yrityksellä oleva yhteyshenkilö (jos tietty)- voidaan jättää myös tyhjäksi.
- Puhelin- puhelinnumero yritykseen.
- Faksi- faksinumero yritykseen.
- Sähköposti- sähköpostiosoite yrityksen yhetyshenkilölle esim. mihin lähetetään laskut jne.
- Skype- yrityksen skypenumero- voidaan jättää tyhjäksi.
- Varoitus- Jos yrityksestä jotain varoitettavaa voidaan kirjata tähän, järjestelmä varoittaa asiakasta valittaessa
- Huomautus- Jos yrityksestä on jotain huomautettavaa tai lisätietoja voidaan ne kirjata tähän.
- Perustamisvuosi- yrityksen perustamisvuosi
- Ale%- yrityksen ale% nettohinnasta, mikäli alennusta ei käytössä jätetään tyhjäksi.
- Laskutusasiakas- jos laskutusasiakas eri kuin kyseinen yritys voidaan asiakasnumero kirjata tähän- valikko aukeaa kaksoisnapsauttamalla, hiiren oikealla tai Ctrl + Enter.
- Sopimus- jos yrityksen kanssa tehty jatkuva sopimus on kirjattu järjestelmään sen voi hakea ja liittää sopimusnumeron tähän- valikko aukeaa kaksoisnapsauttamalla, hiiren oikealla tai Ctrl + Enter.
- Tärkeys- alasvetovalikosta voidaan haluttaessa valita asiakkaan tärkeysaste. Voidaan myös jättää tyhjäksi
- Asiakaspäällikkö- Omassa yrityksessä oleva yhteyshenkilö asiakkaalle. Voidaan myös jättää tyhjäksi.
- Pankki- Yrityksen pankin nimi. - valikko aukeaa kaksoisnapsauttamalla, hiiren oikealla tai Ctrl + Enter.
- Pankkitili- Yrityksen tilinumero.
- Maksuehto- Yritykselle käytössä oleva maksuehto. Hyvä kirjata jos käytössä on yleensä jokin tietty maksuehto. – voidaan kirjoittaa tai valikko aukeaa kaksoisnapsauttamalla, hiiren oikealla tai Ctrl + Enter.
- Toim.ehto- Yritykselle käytössä oleva toimitusehto. Hyvä kirjata jos käytössä on yleensä jokin tietty toimitusehto muuten jätetään tyhjäksi. – voidaan kirjoittaa tai valikko aukeaa kaksoisnapsauttamalla, hiiren oikealla tai Ctrl + Enter.
- Toim.tapa- Yritykselle käytössä oleva toimitustapa. Hyvä kirjata jos käytössä on yleensä jokin tietty toimitustapa muuten jätetään tyhjäksi. – voidaan kirjoittaa tai valikko aukeaa kaksoisnapsauttamalla, hiiren oikealla tai Ctrl + Enter.
- Kieli- Yrityksen käytössä oleva kieli millä toimitaan.
- Myyjä- Asiakirjan luojan nimi tai yrityksessä olevan henkilön nimi joka on yleensä yhteydessä asiakkaaseen.
- Hinnasto- Jos yritykselle käytetään jotain tiettyä hinnastoa mikä on luotu järjestelmään merkitään hinnasto tähän. – voidaan kirjoittaa tai valikko aukeaa kaksoisnapsauttamalla, hiiren oikealla tai Ctrl + Enter.
- Y-tunnus- Yrityksen y-tunnus.
- ALV rek. Nro.- Yrityksen ALV rekisterinumero
- Valuutta- yrityksellä käytössä oleva valuutta millä toimitaan.
- Viivästyskorko- jos halutaan merkitä jokin tietty viivästyskorko jota yleisesti käytetään voidaan se kirjata tähän. Voidaan myös jättää tyhjäksi.
- ALV-vyöhyke- alasvetovalikosta valitaan yrityksellä käytössä oleva alv vyöhyke. Esim. kotimainen, jos kyseessä on suomessa toimiva yritys.
- Luottoraja- yritykselle voidaan haluttaessa asettaa luottoraja. Voidaan myös jättää tyhjäksi. Järjestelmä antaa varoituksen luottorajan yli ylittyessä
- Toimituspaikka- voidaan jättää tyhjäksi tai valita alasvetovalikosta toimituskohde.
- Huomautuskirje- valintaruutuun laitetaan rasti jos huomautuskirjettä halutaan yrirksen kohdalla käyttää muuten se jätetään tyhjäksi.
- Viimeksi muutti:- näyttää kuka, nimä päivänä ja mihin kellon aikaan asiakirjaa on viimeksi muokattu ja tallennettu.
- Laji- asiakirjalle luodut lisäkentät näkyvät tässä. Mikäli kentät voivat olla määritetty aina näkyväksi tai sitten tarpeen vaatiessa valittavaksi alasvetovalikosta.
- Sisältö- alasvetovalikko tai kirjoituskenttä. Voit valita alasvetovalikosta sopivan vaihtoehdon mikäli tähän on liitetty sellainen. Jos kenttä on tyhjä voit kirjoittaa siihen haluamasi tekstin.
2. Välilehti / Kontaktit:
- Lisää uusi kontakti – Painamalla napista avautuu uusi ikkuna, johon voit lisätä yritykseen yhteyshenkilön
Painikkeet / Yhteyshenkilö
- Poistu- sulkee asiakirjan ja tarkastaa onko siihen tehty muutoksia, mikäli on, kysyy ennen sulkemista halutaanko muutokset tallentaa.
- Uusi- avaa uuden tyhjän asiakirjan. Tarkastetaan myös, onko edellisessä avoimessa asiakirjassa tallentamattomia muutoksia.
- Kopio- (Näkyvillä ainoastaan tallennetulla asiakirjalla.) tekee aktiivisesta asiakirjasta kopion. Avaa uuden asiakirjan, jonka useimmat kentät on kopioitu aktiivisesta asiakirjasta. Tarjoaa kopiointi hetken päivämäärää kirjauspäiväksi. Eräpäivää ehdotetaan maksuehdon mukaisesti. Asiakirjan numeroksi järjestelmä valitsee seuraavan vapaan asiakirjan numeron.
- Peruuta- (Näkyvillä ainoastaan tallennetulla asiakirjalla) palauttaa asiakirjaan tehdyt tallentamattomat muutokset.
- Tallenna- tallentaa asiakirjan.
- Poista- (Näkyvillä ainoastaan tallennetulla asiakirjalla) poistaa asiakirjan. Varmentaa haluatko poistaa asiakastiedot, kaksi vaihtoehtoa painamalla OK 1.Avaa uuden ikkunan, jossa näet asiakirjat missä asiakasnumero on käytössä. Voit valita poistetulle asiakkaalle korvaavan asiakkaan asiakasluettelosta tai palata takaisin jolloin asiakas säilyy järjestelmässä. Et voi poistaa asiakasta korvaamatta sitä mikäli asiakastietoja on käytetty jollain asiakirjalla. 2. Jos asiakkaalla ei ole mitään tapahtumia järjestelmässä tiedot poistetaan suoraan- avaa ikkunan asiakas poistettu.
- Paperiliittimen kuva- tiedoston liittäminen asiakirjaan (engl. Attachment).
- F-kirjain- Foorumi, ei käytössä suomenkielisessä versiossa. Voidaan avata yrityksen sisäisiä keskusteluja.
- Kartoitus- asiakirjaan liitettävä asiakastyytyväisyyskysely.
3. Välilehti / Yhteyshenkilö
- Suljettu- mikäli rastitettu yhteyshenkilö ei käytössä
- Yhteyshenkilö- kontaktin nimi.
- Toiselta nimeltään- alias nimet kontaktille.
- Ammatti- kontaktin ammatti.
- Ammattinimike- kontaktin ammattinimike.
- Asiakas- asiakasnumero, tulee automaattisesti, jos asiakas on tallennettu.
- Nimi- yrityksen nimi, tulee automaattisesti, jos asiakas on tallennettu.
- Osasto- kontaktin toimiosasto.
- Toimittaja- toimittaja yrityksen nimi.
- Nimi- toimittajan yhteyshenkilön nimi.
- Osoite 1- yrityksen käyntiosoite, tulee automaattisesti jos asiakas on tallennettu.
- Osoite 2- yrityksen postinumero ja toimipaikka, tulee automaattisesti jos asiakas on tallennettu.
- Osoite 3- yrityksen maa, tulee automaattisesti jos asiakas on tallennettu.
- Puhelin- kontaktin puhelinnumero.
- Faksi- kontaktin faksi numero.
- Työpuhelin- kontaktin henkilökohtainen puhelinnumero.
- Puhelin koti- kontaktin henkilökohtainen puhelinnumero.
- Matkapuhelin- kontaktin matkapuhelinnumero.
- Sähköposti- kontaktin sähköpostiosoite (tallentamisen jälkeen sähköposti muuttuu linkiksi).
- Skype- kontaktin skypenumero.
- Esimies- kontaktin esimiehen tiedot.
- Puhelin- kontaktin esimiehen puhelinnumero.
- Sähköposti- kontaktin esimiehen sähköpostiosoite.
- Assistentti- kontaktin assistentin tiedot.
- Puhelin- kontaktin assistentin puhelinnumero.
- Sähköposti- kontaktin assistentin sähköpostiosoite.
- Kohde- kontaktiin liittyvä laskenta- tai seurantakohde
- Kieli- kontaktihenkilön kanssa käytettävä kieli.
- Lisätieto 1- omat huomautukset.
- Lisätieto 2- omat huomautukset.
- Lisätieto 3- omat huomautukset.
- Syntymäaika- kontaktin syntymäaika.
- Sukupuoli- alavalikosta kontaktin sukupuoli.
- Valtuutuslimiitti- mihin asti yhteyshenkilöllä on valtuutus toimia.
- Voimassaoloaika- kuinka kauan kyseisen yhteyshenkilön kanssa on sopimus.
- Valtuutusalue- mistä asioista yhteyshenkilön kanssa ollaan tekemisissä.
- Sosiaali#- kontaktin henkilötunnus.
- Ryhmä- Yhteyshenkilön ryhmä.
- Verkkokäyttäjä- tulee automaattisesti se käyttäjä, joka luo uutta yhteyshenkilöä.
- Verkkosalasana- käyttäjän salasana.
4. Välilehti / Asiakasryhmät
- Asiakasryhmä- voidaan kirjoittaa tai valikko aukeaa kaksoisnapauttamalla, hiiren oikealla, Ctrl+Enter.
- Nimi- Lisäämällä asiakasryhmän ja tallentamalla asiakirjan nimi tulee näkyviin tallentamisen jälkeen.
5. Välilehti / Tapahtumat
Jos yritykselle on tehty järjestelmään tapahtumia, näkyy kaikki kyseisen asiakkaan tapahtumat tällä välilehdellä.
6. Välilehti / Muutokset
Tältä välilehdeltä näet asiakirjaa koskevien muutosten tapahtumalokin.
- Aika- päivämäärä jolloin muutos asiakirjalle on tehty.
- Kuka- henkilön nimi kuka on suorittanut muutokset.
- Mitä- mitä muutoksia asiakirjalle on tehty- minkä kentän tietoja on päivitetty.
- Ennen- Mitä muutetussa kohdassa luki ennen muutosta.
- Nyt- mitä muutetussa kohdassa lukee tällä hetkellä.
7. Välilehti / Hallinta
Mitä muutetaan- alasvetovalikosta voi valita muutoksen kohteen, tässä ideana, että voidaan tehdä ajastettuja muutoksia haluttuihin arvoihin
- Uusi arvo- Mikä on muutettavan kohteen uusi tieto.
- Sähköposti- henkilön sähköposti, jolle tieto täytyy ilmoittaa.
- Voimassa alkaen- mistä alkaen asetettu tieto on voimassa.
- Voimassa asti- mihin asti asetettu tieto on voimassa.
- Muutti- henkilön nimi kuka on suorittanut muutokset (tulee näkyviin tallennuksen jälkeen).
- Viimeksi muutettu- Päivämäärä joilloin tietoja on muutettu (tulee näkyviin tallennuksen jälkeen).
8. välilehti /E-laskuasetus:
Vaatii laskutussopimuksen operaattorin kanssa!
- Finvoice-kohta OVT tunnus- Tähän voit kirjoittaa yrityksen ovt-tunnuksen, jolloin e-lasku lähetetään suoraan asiakkaan järjestelmään
Sivutyökalut
