Kui sa pole varem kokku puutunud, kuidas Directos ettemaksude arvestus toimub, siis tutvu kõigepealt ettemaksude juhendiga.

Missuguseid ettemakseid saab ostuarvel kasutada? On hulk erinevaid süsteemiseadistusi, mis määravad, kas ostuarvel saab ettemaksu kasutada või mitte. Nendega tuleks kindlasti tutvuda, et ettemaksude kasutamine dokumentidel oleks eesmärgipärane.

Üldistatult saab öelda, et ostuarvel saab kasutada ettemakseid, mis on:

• seotud vastava hankijaga
• seotud läbi ostutellimuse
• samas valuutas
• piisava saldoga
• tekkinud enne arve kuupäeva
• seotud läbi objektitasemetete (süsteemiseadistus)

Ostuarveid ostutellimuse alusel luues tuleb meeles pidada, et ka hankija ettemaksud peavad olema seotud sama ostutellimusega. Kui ettemaksu tasumine või ettemaksuarve ei ole ostutellimusega seotud, kuid ostuarve on, ei saa vastavat ettemaksu ostuarvel kasutada.

Ettemaksude kasutamine toimub ostuarve „KOKKU“ sektsioonis kolmel erineval moel:

• väli „Ettemaks“
• ikoon, mis avab ettemaksu valimise modaali
• nupp „Kasuta ettemaks“

Vajuta ostuarve dokumendil sektsioonis „KOKKU“ nuppu “Kasuta ettemaks”.

Nupule vajutus valib automaatselt õiged ettemaksud (vastavalt süsteemiseadistuste reeglitele) ning sisestab väärtused kas ainult “Ettemaksu” väljale (etteID) või siis ka arve ridadele (ettemaksuartikkel).

• EtteID ettemaksude saldod kokku km-ga summas asetuvad FIFO meetodil „Ettemaks“ väljale
• Ettemaksuartiklite saldod asetuvad arve ridadele miinusega km-ta summas

Kui on peal süsteemiseadistus „Ostuarve kinnitamisel kasutatakse ära hankija ettemaks“: valikuga Jah või Ainult ostutellimusega, siis etteID asetub “Ettemaksu” väljale automaatselt.

Vajuta välja “Ettemaks” sees asuvale asetaja ikoonile ja see avab modaalakna, kus saab käsitsi valida ettemaksusid, mida ostuarvel kasutada soovid. „Sisesta ettemaks“ nupule vajutus sisestab väärtused kas ainult “Ettemaks” väljale või siis ka ostuarve ridadele.

• EtteID ettemaksude saldod kokku km-ga summas asetuvad FIFO meetodil „Ettemaks“ väljale
• Ettemaksuartiklite saldod asetuvad ostuarve ridadele miinusega km-ta summas.

Kirjuta „Ettemaks“ väljale käsitsi ettemaksu summa ning vajuta nuppu „Kasuta ettemaks“. Kui ettemaksu saldot pole piisavalt, muutub summa automaatselt väiksemaks.

Kui „Ettemaks“ väljale on summa lisatud ning avad modaali, siis „Vali summa„ veerus on näha, milliseid ja kui suur osa ettemakseid ostuarvele asetati.

Nupp Kasuta ettemaks asetab ostuarvele alati suurima võimaliku ettemaksu summa, et ostuarve eest tasuda jääv saldo oleks võimalikult väike. Kasutaja poolt väljale Ettemaks varem sisestatud väiksem summa asendatakse. Kui soovid ettemaksu kasutada osaliselt, vali soovitud summa eraldi ettemaksumodaal aknas.

Kui ettemaksul mingid seosed puuduvad, siis need veerud ei ole modaalis nähtaval. Näiteks kui puudub projekt, objekt, siis seda veergu modaalis pole. Modaali all on kiirlink ostreskontosse.

• Aeg - ettemaksu aeg
• Dokument - näitab ettemaksu dokumendi liiki ja numbrit
  • O - ostuarve
  • T- tasumine
• Kommentaar - ettemaksu dokumendi kommentaar
• Objekt - ettemaksu dokumendi objekt, kursoriga väljale liikudes on nähtaval tooltip

• Projekt - ettemaksu dokumendi projekt
• SN ja etteID - märgistavad erinevaid ettemaksu tüüpe.
  • Kui ettemaks on tekkinud seostamata või ostutellimusega seotud tasumise kaudu, siis tekib EtteID ettemaks, mida saab kasutada otse ostuarvel ja tasumisel.
  • Kui ettemaks on tekkinud läbi ostuarve (ostuarvel peab olema kasutatud „ettemaksuartiklit“), siis tekib ostuarve rea kaudu ettemaksu SN kood. Ettemaksuartiklit saab kasutada ainult ostuarve ridadel.
• KM määr (kood) - ettemaksu käibemaksu määr ja kood
• Summa km'ga - ettemaksu summa koos käibemaksuga
• Kasutatud - näitab, kui suur osa EtteID-st on juba kasutatud
• Jääk km'ga - ettemaksu jääk käibemaksuga
• Vali summa - kui ostuarvel väljal „Ettemaks“ on summa valitud, siis modaalis näitab, kui suurt ettemaksu kasutatakse. Summat on võimalik käsitsi muuta. Kui summa valitakse alles ettemaksumodaalil, on seda võimalik teha käsitsi kirjutades või kui soovitakse asetada kogu ettemaksu jääk, siis topeltklikiga või „fx“ nupule vajutades.

Kui ettemaks on valuutas, siis näitab modaalis ka ettemaksu dokumendi valuutat ja ettemaksu tekkimise päeva valuutakurssi.

Kinnitatud ostuarvel saab avada modaali „Ava ettemaksud“. Näitab ettemaksude seisu peale ostuarve kinnitamist. NB! See saldo ei pruugi kokku minna reskontro ettemaksude saldoga, sest reskontros võib olla ka muus valuutas ettemakseid või ka neid, mis antud ostuarve kontekstis ei saanud kasutada (teine objekti tase vms).

Selleks, et luua ostu ettemaksuarvet peab esmalt olema loodud ostuettemaksu artikkel, kus on tehtud järgnevad valikud:

• Klass = ETTEM (ettemaksu klass)
• Tüüp = Tavaline /teenus
• Kinkekaart = Ettemaks
• Vaik. kogus = 1

Ostuarvel tuleb valida reale sobiv ostu ettemaksu artikkel:

Ostureskontro enne ostuettemaksuarve tasumist:

Ostureskontro peale ostuettemaksuarve tasumist: