Kiirjuhend: e-arve saatmine RIKi kaudu

Directo kasutajale on RIKi kaudu e-arvete saatmine ja vastuvõtmine tasuta.
Loe täpsemalt RIK'i liidese kohta.

Veendu, et Süsteemi seadistused → Üldised seadistused on täidetud järgmised andmed (vajalik e-arve korrektseks edastamiseks):

• Firma pangakonto/IBAN – saatja arveldusarve
• Firma reg. number – saatja registrikood
• Firma panga SWIFT – saatja panga SWIFT tunnus
• Firma jur. aadress – saatja juriidiline aadress
• Firma KM reg. nr – saatja käibemaksukohustuslase nr (kui on)

Kliendi sisestamisel kontrolli, et kliendikaardil oleks registrikood täidetud – selle alusel tuvastatakse, kas klient võtab e-arveid vastu ja arve jõuab õige saajani.

Directo kontrollib äriregistri alusel automaatselt (igaöiselt), kas klient on e-arve vastuvõtuvõimeline.

Liidestuse saab kasutaja ise käivitada:
Süsteemi seadistused → Transport → RIK e-arvete liidestus

Valikud:

• Ainult saatmine – äriregistris kinnitamist teha pole vaja, Directo on e-arve saatmiseks kohe valmis.
  
• Saatmine ja vastuvõtt või Ainult vastuvõtt – juhatuse liige peab äriregistris kinnitama RIK'i oma e-arve operaatoriks. NB! Kinnitus tuleb teha 7 päeva jooksul, vastasel juhul lõpetatakse leping automaatselt ja kogu protsessi tuleb uuesti alustada.
  

Tee arve nagu tavaliselt ja vajuta Kinnita. E-arve saadetakse kliendile automaatselt.

Saatmise staatust näed arve päises

Salvestatud arve päises kuvatakse info ikooni koos selgitusega „Kinnitamine saadab e-arve (rik-earve)“ ehk sulgudes on ka märge, et mis operaatoriga on tegu.

Peale arve kinnitamist kuvatakse koheselt info ikoonil selgitust, et et arve on elektroonilise saatmise ootel. Samuti kuvatakse see info külgpaneeli Ajalugu sektsiooni.

Saatmine toimub taustal automaatselt umbes 10-15 minuti jooksul.
Kui soovid saatmist teadlikult edasi lükata, on selleks ka võimalus: Süsteemi seadistused → Transport → RIK-earve saatmise viivitus tundides (0–24). Näiteks 8-tunnise viivituse puhul leiab saatmine aset alati töövälisel ajal, mis võimaldab arvet ka pärast kinnitamist uuesti avada ja vajalikud muudatused sisse viia.

Kui arve on elektrooniliselt saadetud, kuvatakse arve päisesse ikoon koos saatmise infoga „Elektrooniliselt saadetud“. Samuti kuvatakse see info külgpaneeli Ajalugu sektsiooni.

• Üks manus läheb kaasa automaatselt — arve PDF-väljatrükk saadetakse e-arvega alati kaasa.
• Muud manused ei lähe kaasa — kui arve külge on lisatud faile (aktid, lepingud, fotod jms), siis need RIKi kaudu saajani ei jõua. Kui saajal on neid dokumente vaja, tuleb need saata eraldi (nt meili teel).
• PDF-i saab vajadusel muuta — vajadusel saab arvele vaikimisi väljatrüki määrata, ning vaikimisi väljatrüki võib määrata ka kliendikaardile, mis kandub automaatselt sellele kliendile loodud arvele. Kui soovitakse, et kaasa läheks mõni teistsugune väljatrükk, tuleb see seadistada.

• E-arvet saab saata ainult ühe korra
  • Operaatorid ei luba sama numbriga dokumenti mitu korda edastada
  • Saadetud e-arve kajastub saaja infosüsteemis loetud minutite jooksul
  • Kui arvel on viga, tuleb algne arve krediteerida, luua uus parandatud arve ning saata kliendile mõlemad dokumendid (kreeditarve ja uus arve).
  • Kinnitamata dokumenti ei saa e-arvena saata – andmed peavad olema lõplikud

• E-arve ei ole e-saateleht
  • Kui on vaja klientidele esitada e-saatelehti või vastu võtta e-tellimusi, peab kasutama EDI operaatori teenuseid (Telema, Edisoft vms). NB! Sama operaator võib edastada ka e-arveid.

• Kas saata e-arvele lisaks ka e-mail? - üldjuhul ei ole soovitatav saata sama arvet nii e-arvena kui e-mailiga, sest see võib tekitada kliendis segadust.

Kui soovid rohkem teada, loe detailsemaid juhendeid:

• Kogu tõde e-arvetest
  
• E-arvete saatmine
  
• E-arvete vastuvõtmine
  

Directo kõik liidesed e-arve operaatoritega
linkidest leiad liidestuste seadistuse detailsed juhendid

• RIK e-arveldaja – Directo kasutajale tasuta saatmine ja vastuvõtmine
• Finbite – e-arvete vastuvõtt ja saatmine, kuluaruannete vastuvõtmine
• UnifiedPost – e-arvete vastuvõtt ja saatmine, lisaks EDI lahendused
• Fitek - ainult vastuvõtmine, saatmiseks peab kasutama muud operaatorit
• Telema - e-arvete saatmine ja vastuvõtmine; toimib läbi EDI liidese
• PEPPOL ’iga e-arvete vastuvõtmine ja saatmine
• Finvoice - Soome e-arvete saatmiseks - liidese käivitamiseks on vaja Directo ja/või operaatori sekkumist.
• Envoice - ainult vastuvõtmine, saatmiseks peab kasutama muud operaatorit, kuluaruannete vastuvõtmine