VAATA 20.06.2019 E-ARVETE SEMINARI

E-arve on masinloetav arve, mida Directo saadab ja võtab vastu mõnest teisest majandustarkvarast ning mille saatmine ja vastuvõtt toimub nö masin-masin liidese kaudu operaatori vahendusel ilma kasutaja sekkumata.

• PDF ei ole e-arve, nii nagu ei ole e-arve seda ka mõnes kontoritarkvara formaadis failikujul edastatud arve.
• üldjuhul on e-arvel eraldi osana manusena kaasas PDF kujul arve visuaalne osa, ehk siis arve sellisel kujul, mida olema harjunud näppu võtma või ümbrikusse panema.
• mõningatel juhtudel on Directo võimeline vastuvõtma ka e-mailiga edastatud e-arvet (XML-vormingus)

E-arvete olemuse kohta saab lugeda siit: Pangaliit ja Rahandusministeerium.

Directo teeb koostööd paljude e-arve operaatoritega (Telema, Unifiedpost, Omniva, Envoice, RIK e-arveldaja) kelle roll on olla e-arvete vahendaja. Tänu operaatorile ei pea ettevõtja vaevama pead, kuidas e-arve jõuab saajani või kes on vastuvõtja operaator, sest see info on olemas äriregistris. Kõik operaatorid vahendavad omavahel e-arveid, seega kui teie arve saaja on Omnivaga liitunud ja teie RIKiga, siis pole probleemi - Directo saadab arved RIKi, kes omakorda edastab need Omnivasse, sest tänu registrile on teada, kes on vastuvõtja operaator. Seega võib vabalt olla, et täna saadate kliendile arve meilile, kuid järgmisel hetkel on ta juba liitunud e-arve operaatoriga ning võtab vastu e-arveid ning ei vajagi enam arvet meilile.

• vastuvõtuks saab olla üks operaator ehk siis nö postkast, kuhu hakkavad teile saadetud e-arved kogunema ning kust Directo hakkab arveid „ära“ tõmbama
• saata saab tegelikkuses ka läbi mitme operaatori ning Directos võite olla liitunud mitme operaatoriga korraga ehkki see on vajalik ainult teatud eriolukordades.
• e-arvet saates ei pea teadma nö saaja aadressi nagu seda peab teadma meili saatmise puhul - piisab teadmisest, kas vastuvõtja on võimeline vastuvõtma e-arvet ning see teadmine on Directos tänu RIKi avalikule registrile kõigil olemas.
• Eesti e-arvete operaatorite vahel on roaming ning seal liiguvad ainult e-arved (Eesti xml-formaadis). Eesti tegutsevad operaatorid on: Unifiedpost, Finbite (Omniva), Telema, RIKi e-arveldaja, Amphora, Billberry.

Kas e-arve saatmiseks/vastuvõtuks Directos on vajalik liitumine? Jah, ilma operaatori vahenduseta pole e-arveid võimalik saata, ega vastu võtta (vähemalt täisautomaatselt mitte). Milline operaator valida sõltub vajadustest.

• äkki olete juba liitunud? Näiteks Telema EDI dokumentide liidese omaja saab automaatselt juba edastada ka e-arveid
• Millised on ettevõtte vajadused, kas piisab kui edastate ainult e-arve (k.a. PDFi) või on soov kasutada pakutavaid lisateenuseid, mis on operaatoriti erinevad. Näiteks arvete edastamine pankadele, sissetulnud paberarvete skannimine jms.
• Kui on kõhklusi, tasub kliendihaldurilt üle küsida

Liidesed, mida saab ettevõte ise käivitada:

• RIK e-arveldaja - Directo kasutajale tasuta, seadistamist tuleb alustada Directost vastavalt juhendile
• Omniva - hind vastavalt paketile ning arveldamine toimub Omnivaga
• Envoice (ainult sisend, saatmiseks peaks kasutama mingit muud operaatorit)

Liidesed, mille käivitamiseks on vaja Directo ja/või operaatori poolset sekkumist:

• Telema
• Unifiedpost
• Finvoice (Soome e-arve), operaator Apix

Riigiettevõtetele on e-arve saatmine kohustuslik alates 1.07.2019, kuid see ei tähenda, et e-arveid peaks saatma ainult riigiasutusele või riigiettevõttele - üldiselt tuleks võtta suund selline, et kui arve saaja on e-arve vastuvõtu võimeline, siis tuleks talle ka e-arve saata.

Kas saata ka e-mail, kui e-arve juba saadeti? Pigem mitte, sest sellisel juhul saaks klient arve justkui kaks korda ning tekitaks segadust. Oleneb vastuvõtjast, kuid üldjuhul peaks e-arve vastuvõtuvõimeline kliendile piisama e-arvest. Directos saab väga hõlpsalt näiteks aruandest Arvete nimekiri filtreerida kliendid, kes ei ole saanud e-arvet, et siis neile näiteks arve meiliga saata.

Olge valmis peale liitumist selleks, et teile hakatakse saatma e-arved ilma, et te kellelegi midagi ütleks - suuremad ettevõtted nagu pangad, liisingufirmad jne, saavad teie e-arve valmidusest teada tänu RIKi registrile ning saadavad teile edaspidi e-arveid kohe, kui olete liitunud. See on tegelikult ainult hea, sest nii saate Directosse sisenenud e-arve alusel luua ostuarve kas ise või automatiseerida, et see loodaks edaspidi automaatselt.

E-arve operaatorid võtavad sama numbriga dokumendi vastu vaid ühe korra. Kui ilmneb, et peale saatmist on vaja e-arvel teha muudatusi, siis tuleb esialgne arve krediteerida ning luua uus. Mõlemad dokumendid, nii kreedit- kui uus arve, tuleb saata ka kliendile.

NB! Oluline on meeles pidada, et sama numbriga arve teistkordselt enam kliendini ei jõua.

Täpsema info e-arvete kohta leiad Rahandusministeeriumi kodulehelt: https://www.fin.ee/riigi-rahandus-ja-maksud/riigi-raamatupidamine/e-arved.