Sisujuht
Kogu tõde e-arvetest
Mis on e-arve
E-arve on masinloetav arve, mida saadetakse ja võetakse vastu süsteemide vahel automaatselt operaatori vahendusel ilma kasutaja sekkumiseta.
- PDF ei ole e-arve ning e-arve ei ole lihtsalt fail (nt Word või muu dokument).
- E-arvel on tavaliselt kaasas PDF visuaalne kujutis ning see liigub XML-vormingus.
- Mõningatel juhtudel võib Directo vastu võtta ka e-mailiga saadetud e-arveid (XML-vormingus).
E-arvete olemuse kohta saab lugeda siit: Pangaliit ja Rahandusministeerium.
Kellele on kohustus saata e-arve?
- Riigiraamatupidamiskohustuslasele
- Kohaliku omavalitsuse üksusele
- Avalik-õiguslikule juriidilisele isikule
- Igale ettevõtjale, kes on RIK ettevõtjaportaalis kinnitanud oma e-arvete vastuvõtmise teenusepakkuja.
- Directos näed kliendikaardil välja ”e-arvete vastuvõtt” - kui seal on Jah, siis klient võtab vastu e-arveid. Info kuvatakse vastavalt äriregistri päringule kliendi registrikoodi alusel (igaöine).
Hiirega väljale minnes on näha ka operaatori nimi.
E-arve operaator on vajalik – aga piisab enamasti ühest
- E-arved liiguvad alati läbi e-arve operaatori - operaator tagab selle, et e-arve jõuaks õige saajani.
- Eesti e-arve operaatorite vahel toimub roaming – kõik operaatorid vahendavad omavahel e-arveid ning kasutavad standardset XML-formaati.
- Arveid saab saata ka teise operaatori kliendile. Näiteks kui sina oled RIKis ja hankija Finbites, jõuab arve ikkagi kohale.
- E-arvet saates ei pea teadma saaja aadressi nagu e-maili puhul. Piisab teadmisest, kas klient võtab e-arveid vastu – ülejäänu teeb operaator automaatselt.
- E-arve vastuvõtmiseks saab olla üks operaator
- Saata saab läbi mitme operaatori ehk Directos võite olla liitunud mitme operaatoriga korraga
Mitut operaatorit on vaja vaid erijuhtudel, nt:
- kui tahad saata e-arveid eraisikutele või ettevõtetele internetipankadesse,
- kui vajad EDI-lahendusi (nt Telema),
- kui on rahvusvaheline e-arveldamine
E-arvete saatmiseks ja vastuvõtmiseks on alati vajalik liitumine vähemalt ühe operaatoriga. Ilma operaatorita ei ole võimalik e-arveid automaatselt edastada ega vastu võtta.
Directo liidesed e-arve operaatoritega
linkidest leiad liidestuste seadistuse detailsed juhendid
- RIK e-arveldaja – Directo kasutajale tasuta saatmine ja vastuvõtmine
- Finbite – e-arvete vastuvõtt ja saatmine, kuluaruannete vastuvõtmine
- UnifiedPost – e-arvete vastuvõtt ja saatmine, lisaks EDI lahendused
- Fitek - ainult vastuvõtmine, saatmiseks peab kasutama muud operaatorit
- Telema - e-arvete saatmine ja vastuvõtmine; toimib läbi EDI liidese
- PEPPOL ’iga e-arvete vastuvõtmine ja saatmine
- Finvoice - Soome e-arvete saatmiseks - liidese käivitamiseks on vaja Directo ja/või operaatori sekkumist.
- Envoice - ainult vastuvõtmine, saatmiseks peab kasutama muud operaatorit, kuluaruannete vastuvõtmine
Kuidas valida e-arve operaatorit?
1.Kõigepealt määratle oma vajadused:
- Kas sa tahad ainult e-arveid saata, neid vastu võtta, või mõlemat?
- Kas on vaja saata e-arveid internetipankadesse (nii eraisikutele kui firmadele)? Kõik operaatorid seda automaatselt ei paku, seega tasub see kindlasti üle kontrollida. Näiteks RIKi kaudu pole võimalik e-arved edastada internetipankadesse, aga Finbite seda võimaldab.
2.Kas pead saatma mitu manust?
- Mõni operaator saadab ainult e-arve + PDF. Mõni võimaldab manustada ka lisafaile. RIKi edastatakse nii e-arve kui ka PDF arvest, kuid mitte arvele lisatud manuseid.
- Mõned operaatorid, näiteks Finbite, võimaldavad lisaks e-arvele vastu võtta ja edasi saata ka mitut manust. Uuri seda kindlasti otse operaatorilt.
- Alates 1.7.2025 toimus üleminek PEPPOL e-arve standardile, mis võimaldab edastada mitu manust.
3.Millised on sinu äripartnerite asukohad
- Kui enamik partneritest on Eestis, võib sobida kohalik operaator.
- Kui sul on välispartnerid, siis otsi operaatorit, kes toetab ülemaailmseid standardeid (nt Peppol-võrgustik), mis võimaldab suhelda erinevate riikide e-arve süsteemidega.
- RIK toimib vahendajana, kes võtab Peppol e-arved vastu ning edastab need automaatselt Directosse. Piisab, kui annad oma Peppol ID (nt 0191:xxxxxxxx, leiad selle E-äriregistrist) oma välismaistele hankijatele, et nad saaksid arved õigesse kohta saata.
- RIK hetkel ei toeta e-arvete saatmist, vaid ainult nende vastuvõttu Peppoli kaudu.
- PEPPOL arvete vastuvõtmiseks ja saatmiseks peab olema kasutusel Directo EDI liides Telema, Finbite või UnifiedPostiga.
Mis juhtub pärast e-arve operaatoriga liitumist?
Peale e-arve operaatoriga liitumist võivad teised ettevõtted hakata sulle automaatselt e-arveid saatma tänu äriregistri infole.
Manused
Iga e-arve saatmisel — sõltumata operaatorist — saadetakse kaasa arve PDF-väljatrükk. See on sama dokument, mida näed „Trüki“ nuppu vajutades. Vaikimisi läheb kaasa arve vaikimisi väljatrükk. Kui soovid, et kaasa läheks mõni teine väljatrükk, saab seda muuta:
- arve päises — vali soovitud väljatrükk vaikimiseks
- kliendikaardil — seadista kliendipõhine vaikimisi väljatrükk, mis kandub automaatselt kõikidele sellele kliendile loodavatele arvetele
Mis juhtub arvele lisatud lisamanustega?
Arvele võib Directos lisada faile (nt aktid, lepingud, fotod). Nende edastamine e-arvega sõltub sellest, millist operaatorit kasutatakse.
RIK
RIKi kaudu saadetakse e-arve ja PDF-väljatrükk, kuid arvele lisatud manuseid ei edastata. Kui saajal on vaja täiendavaid dokumente (nt akt, leping), tuleb need saata eraldi, näiteks meili teel.
Finbite
- Finbite kaudu on lisamanuste edastamine võimalik.
- E-arve vastuvõtmisel sõltub manuste käitumine süsteemiseadistusest „Omniva/Finbite/EAK manuste allatõmbamine“:
- Jah — edastatakse kõik manused
- Ei — edastatakse ainult arve PDF
Soovitus algajale – alusta ühe operaatoriga
Näiteks RIK, sest e-arvete saatmine ja vastuvõtmine RIK-i kaudu on Directo kasutajatele tasuta.
Aktiveeri Directo → RIK liides, et e-arvete saatmine toimiks.
- Kui tahad arveid nii saata kui vastu võtta või ainult vastu võtta, peab juhatuse liige tegema äriregistris vastava märke.
- ainult saatmise korral äriregistris kinnitamist teha pole vaja ja Directo on e-arve saatmiseks kohe valmis.