Darbinieku prombūtnes jāreģistrē dokumentos Prombūtnes, kuros noteikti ir jānorāda darbinieka prombūtnei atbilstošais prombūtnes veids.
Lai reģistrētās prombūtnes korekti ietekmētu darbinieku uzkrātās ikgadējā atvaļinājuma dienas, algai piemērojamos atvieglojumus utt., ir jābūt korekti aizpildītām prombūtņu veidu kartītēm.

Apskatīt un, ja nepieciešams, arī rediģēt, esošās prombūtņu veidu kartītes un izveidot jaunas var, no galvenās izvēlnes dodoties uz UZSTĀDĪJUMI → Personāla uzstādījumi → Prombūtņu veidi

Tad tiks atvērts prombūtņu veidu saraksts. Lai atvērtu prombūtnes veida kartīti, ir jāuzspiež uz prombūtnes veida kartītes koda, savukārt, lai izveidotu jaunu prombūtņu veidu, ir jānospiež poga Pievienot jaunu.

Prombūtnes veida kartītes laukiem ir sekojoša nozīme:

• Kods – prombūtnes veida kartītes kods. Kodā nevajag iekļaut garumzīmes, mīkstinājuma zīmes, speciālos simbolus. Pēc kartītes saglabāšanas kodu vairs nevarēs nomainīt.

• Nosaukums – prombūtnes nosaukums.

• Īsais kods – prombūtnes veida apzīmējums darba laika uzskaites tabelē.
Ja īsais kods netiek norādīts, tad darba laika uzskaites tabelē tiek parādīts pirmais prombūtnes veida koda burts.

• Krāsa – prombūtnes veida krāsa darba laika uzskaites tabelē.

• Slimība – šis uzstādījums paredzēts Igaunijas algas aprēķinam. Latvijā prombūtņu veidu kartītēs šis lauks ir jāatstāj tukšs.

• Samazina darba laiku – nosaka, vai prombūtne samazina darba laiku. Ja prombūtnes veida kartītē pie šī uzstādījuma norāda opciju Jā, tad prombūtne samazina darba laiku. Ja atzīmē Nē, tad nesamazina. Nē ir jānorāda komandējuma prombūtnes veidam, jo komandējuma laikā darbinieks strādā, tādējādi nesamazinās darbinieka darba laiks.

• Izmanto atvaļinājuma dienas – šis lauks nosaka, vai prombūtne noņem no darbinieka ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma uzkrāto dienu skaita dienas. Ja pie šī nosacījuma atzīmē Jā, tad prombūtne noņem no darbinieka ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma uzkrāto dienu skaita atvaļinājuma dienas. Ja pie nosacījuma atzīmē Nē, tad nenoņem. Jā jāatzīmē atvaļinājuma prombūtnes veida kartītē.

• Rēķināt atv. uzkrājumu – nosaka, vai šīs probūtnes periods ietilpst laikā, kas dod tiesības uz ikgadējo apmaksāto atvaļinājumu.
Jā jānorāda prombūtnēm, kuras dod tiesības uz ikgadējo apmaksāto atvaļinājumu. Nē jānorāda to prombūtņu veidu kartītēs, kuras ir par prombūtnēm, kas nedod tiesības uz ikgadējo apmaksāto atvaļinājumu (tās ir, piemēram, bērna kopšanas atvaļinājums, atvaļinājuma bez darba samaksas saglabāšanas daļa, kas ir ilgāka par četrām nedēļām viena gada laikā).

• Aprēķinā – nosaka, kad algu aprēķinā nonāks par prombūtni izmaksājamā summa.

• Periods - ja prombūtnes veids ir saistīts ar algas formulu (piemēram, prombūtnes veids ir par ikgadējo apmaksāto atvaļinājumu, un tam ir piesaistīta atvaļinājuma naudas algas formula), tad prombūtnes veida kartītē jānorāda, kā algu aprēķinā jāiegrāmato saistītā algas formula gadījumos, ja prombūtne ir 2 mēnešos.

Pie Periods norādot opciju Nē, algas formula tiek iegrāmatota algas aprēķina dokumenta datumā.
Piemērā iegrāmatots atvaļinājuma naudas aprēķins. Atvaļinājuma periods ir 26.04.2021-09.05.2021, un atvaļinājuma sākumā tiek aprēķināta atvaļinājuma nauda par aprīli un maiju. Atvaļinājumam atbilstošā prombūtnes veida kartītē pie Periods ir norādīta opcija Nē, tāpēc atvaļinājuma nauda tiek iegrāmatota algas aprēķina datumā 30.04.2021:

Pie Periods norādot opciju Jā, grāmatojumā tiek veikts dalījums pa periodiem:
Uz grāmatojuma rindām, pie kurām laukos Datums ir norādīts datums, attiecas rindās norādītais datums, bet uz rindām, kurās lauki kolonnā Datums ir tukši, attiecas dokumenta datums, kas piemērā ir 30.04.2021.

• Samazina TAXFREE – nosaka, vai prombūtne samazina neapliekamā minimuma apjomu, atvieglojumu par apgādājamajiem un par invaliditāti. Ja nesamazina, tad jānorāda opcija Nē, bet, ja samazina, tad jānorāda Jā. Jā ir jānorāda, piemēram, darbnespējas lapas B prombūtnes veidam.