E-ARVETE KONTEERIMISE AUTOMATISEERIMINE

Saabunud e-arve töötlemise protsessi on Directos võimalik täielikult (loomisest automaatkinnitumiseni) või soovitud osa kaupa automatiseerida. Protsess koosneb järgmistest etappidest:

1.E-arve saabub dokumentide transporti
2.E-arve töödeldakse ehk luuakse järgdokument
3.Järgdokumendi rikastamine ehk Hankija automaatikaga ridade täiendamine
4.Ostuarve menetletakse ja kinnitatakse

Igale etappile on Directos loodud automatiseerimise ehk käsitöö vähendamise võimekus. Automatiseerimise saad valida etapi kaupa kui ka jätta terve protsessi algusest lõpuni Directo hoolde. Näiteks võib ostuarved luua ja konteerida automaatselt, kuid menetlemine ja kinnitamise jaoks on vaja kasutaja sekkumist.

E-arve saabumine dokumentide transporti

Kui Sinu andmebaasis ei ole veel seadistatud e-arvete vastuvõttu, siis leiad Directo liidesed e-arve operaatoritega ja liidestuste seadistuse detailsed juhendid SIIT....

Lisaks liidestustele saavad e-arved, millest luua ostuarveid, Directosse jõuda ka Directo AI'ga PDF arvest e-arve loomisel. See tähendab, et kui saadad PDF-arve oma ettevõtte data.directo.ee postkasti, loob süsteem sellest automaatselt e-arve, mida saab töödelda nagu tavapärast e-arvet. Selle kohta leiad rohkem juhiseid SIIT

Veel saad ka ostuarveid luua soovi korral töötaja MyDirectost mobiiliga pildistud või galeriist üles laetud kuludokumentidest (tšekk, arve, kuvatõmmised), mis on AI abil digiteeritud ning esitatud dokument otse Directosse. Täpsemalt saad lugeda SIIT

E-arvest automaatselt ostuarve loomine

1. E-arved, mis saabuvad e-arve kanalite kaudu

Kui soovid, et ostuarve tekiks automaatselt, peab kõigil e-arve kanalitel - Finbite, Telema, RIK jt - olema määratud kasutaja, kelle alt dokument luuakse. See peab olema reaalne kasutaja, reaalselt määratud õigustega.

Loo vaikimisi ehk virtuaalne kasutaja, kes saab sisse logida ehk tal peab olema määratud salasõna.

Virtuaalne kasutaja lisatakse imporditud e-arvest loodud ostuarve ’Kasutaja’ väljale. Lisa see kasutajakood ’Süsteemiseadistused > Transport > Vaikimisi kasutaja’ väljale.

Vaikimisi kasutajal peab olema dokumendi transpordi ja ostuarve õigus ehk õigus luua ostuarveid, sest ostuarve luuakse temana.

Hankija kaardil ’Transport’ sakil tee järgmised seadistused: väli ’Automaatselt genereeritav dokument e-arve laekumisel’ –> vali „Ostuarve“.

2. E-arved, mis saabuvad e-maili teel

Kui e-arve tuleb sisse emailina, siis pane seadistus 'Meil-earve dokumentide transpordi kirjete automaatloomine' JAH peale.

Näiteks CostPocketi kaudu saabuvad arved on oma olemuselt tegelikult e-arved, mis saadetakse e-mailiga. Nende korrektseks töötluseks peab vastav seadistus olema aktiveeritud. Selle tulemusel tekib „Dokumentide transpordi“ alla automaatselt sama tüüpi kirje, nagu siis, kui saadaksid e-arve ise data.directo.ee postkasti koos PDF-ga

Ostuarve automaatne konteerimine

Kui ostuarve luuakse automaatselt, täidab Directo päise ja read samamoodi, nagu teeks seda kasutaja: hankija kaardilt asetuvad konto ja KM-kood. Automaatkonteerimise reeglid põhinevad ostuarve rea väljal Sisu, seega tasub enne reeglite loomist teada, kuidas see e-arve XML-ist kokku pannakse.

Pärast saabunud e-arvest ostuarve loomist rakendub automaatselt ostuarve ridade täiendamise funktsionaalsus ehk Hankija automaatika.

Eesmärk on rikastada ridade infot selliselt, et kasutajal jääks võimalikult vähe tööd arve info täiendamisel ja raamatupidamisdokumendi kõlbulikuks muutmisel. See funktsionaalsus võimaldab ka märkimisväärset aja kokkuhoidu, eriti paljurealiste ostuarvete puhul (näiteks mobiiltelefoni arved jne.).

Hankija automaatikas määratakse reeglid - mis tekstilõiku peab e-arve rida sisaldama, et sellele arve reale rakenduks soovitud konto, käibemaksukood, objektid jms. Lisaks on võimalus, et koos kindla tekstilõiguga peab kehtima ka mõni seos personaliregistriga tuvastamaks arve reaga seotud isik/töötaja ning sellest lähtuvalt tagada eelnimetatud väljade täitmine.

Ostuarve automaatne kinnitamine

Hankija automaatika all on võimalik seadistada automaatkinnituma kas kõik ostuarved või ainult konkreetsete reeglite alusel saadud e-arved. Samuti saab määrata reegleid, mille alusel e-arvest ostuarved automaatselt küll luuakse, aga kindlasti kinnitamata olekus.

Täites automaatika reeglil Kinnita linnukese, kinnitatakse e-arvest koostatud ostuarve automaatselt.

Kui Kinnita reegliga ostuarve ei kinnitu, tuleks proovida ostuarvet käsitsi kinnitada. Kui see ei õnnestu, tuleb kontrollida üle, kas kõik reeglid on täidetud - vajalikud objektitasemed täidetud, kontod, käibemaksukoodid jne olemas.

Ostuarvete menetlemise korral automaatne kinnitamine

Ostuarvete automaatseks kinnitamiseks menetluse korral tuleks täita Süsteemiseadistused → Transport → Automaatkinnituse menetleja robot(kasutaja), kes menetleb alati automaatselt ostuarve ära.

Võib kasutada sama kasutajat, mis on loodud ostuarvete automaatseks loomiseks (Süsteemiseadistused - Transport - Vaikimisi kasutaja). Automaatkinnitaja kasutajal ei pea olema küljes kasutajagruppi ja ostuarve menetlemise punkte. Oluline on järgida, et tegemist peaks olema eraldi kasutajaga, kes tavapärases menetlusringis ei osale.

Automaatika kasutamise näiteid

Toome mõned näited, et aidata seadistada e-arvete automaatikat.

1) Hankija ostuarved lähevad alati kokkulepitud kontole ja kinnituvad automaatselt. % märk sisu real tähendab „kõik ülejäänud“ 2) IT püsiteenuse lepingu alusel saadav ostuarve, lepingusumma 150 eurot kuus. Ostuarve kinnitub ainult juhul, kui ostuarve rida on täpselt 150 eurot. Kui summa erineb, siis ostuarve luuakse, aga ei kinnitata. 3) Directo püsiteenuste arve on vaja kinnitada automaatselt, lisateenuste arvet on vaja enne kinnitamist kontrollida. Märkida automaatikale kõik ostuarvel olevad püsiteenuse artiklid. Lisateenuste artiklite asemel kirjutada % märk ning mitte märkida kinnitamist. Märkides ära artikli taha ka summa, kinnitub püsiteenuste ostuarve ainult sel juhul, kui artiklile ja sisule vastab täpselt etteantud summa. 4) Directo püsiteenuste ostuarve kõikide ridade asemel ostuarvele ainult üks rida. Märkida „koond“ linnuke. Lisateenuste arve lisaridadena.

Selles näites on ühel real objekt erinev, arvestada tuleks, et koondades kirjutatakse dokumendile esimese rea objekt s.t ei koostata kaherealist ostuarvet. 5) Ostuarve autoremondifirmalt, kus on alati 10-15 rida ja kõik toimingud on täpselt välja toodud, soovitakse üherealist arvet, kus selgituseks on kirjas „auto remont“. Märkida tuleks sisu lahtrisse „auto remont“ ning linnuke„ koonda“.