Atgādinājumu nosacījumi

Sūtīt klientiem paziņojumus par viņiem izrakstītajiem rēķiniem, kuru bilance nav 0, var:
• Sagatavojot atskaiti Neapmaksātie rēķini un no tās izsūtot klientiem paziņojumus.
• Iestatot, ka paziņojumi klientiem sistēmai ir jāsūta automātiski. Šo procesu var iestatīt, izmantojot atgādinājumu nosacījumus.
Šobrīd atgādinājumu nosacījumi neņem vērā maksājumu grafikus.
Ja nepieciešams, var izveidot vairākus atgādinājumu nosacījumus, piemēram, atšķirīgus dažādām klientu klasēm vai pamatojoties uz rēķinu apmaksas kavēto dienu skaitu. Ja tiek veidoti vairāki atgādinājumu nosacījumi, tad ir jāņem vērā, lai tie nepārklātos – attiecīgi, lai nosacījumi nebūtu tādi, uz kuriem pamatojoties klientiem, piemēram, vienas dienas laikā divreiz netiktu sūtīti atgādinājumi par vieniem un tiem pašiem rēķiniem.

Lai izveidotu jaunu atgādinājumu nosacījumu vai veiktu izmaiņas saistībā ar jau izveidotu atgādinājumu nosacījumu, uz kuru pamatojoties klientiem, klientu klasē esošiem klientiem vai konkrētam klientam sistēmai ir jāsūta atgādinājumi, no sistēmas galvenā loga jādodas uz UZSTĀDĪJUMI → Galvenie uzstādījumi → Atgādinājumu nosacījumi

Lai veiktu izmaiņas jau izveidotam atgādinājumu nosacījumam, sarakstā ir jāuzspiež uz atgādinājumu nosacījumu koda, kurš atrodas kolonnā KODS.
Savukārt, ja ir jāizveido jauns atgādinājumu nosacījums, tad sarakstā ir jānospiež poga Pievienot jaunu.

Atgādinājumu nosacījuma kartītes lauki:
• KODS - šajā laukā jānorāda atgādinājumu nosacījuma kods jeb īsais apzīmējums. Tajā nevajag iekļaut garumzīmes, mīkstinājuma zīmes un simbolus. Ja šo lauku atstāj tukšu, tad kā kods tiks piešķirts skaitlis. Pēc kartītes saglabāšanas kods vairs nebūs maināms.
• NOSAUKUMS - atgādinājumu nosacījuma nosaukums.
• SLĒGTS - šis lauks nosaka, vai atgādinājumu nosacījums ir aktīvs un uz tā pamata sistēmai ir automātiski jāģenerē atgādinājumi.
Kad tiek saglabāts jauns nosacījums, tad laukā SLĒGTS automātiski tiek norādīta opcija Jā, lai gadījumā, ja nosacījums vēl nav līdz galam aizpildīts, pamatojoties uz to netiktu sūtīti atgādinājumi. Ja nosacījums ir aizpildīts tā, kā nepieciešams un ir jāaktivizē, ka pamatojoties uz to tiek sūtīti atgādinājumi, laukā SLĒGTS ir jānorāda opcija Nē.

Atgādinājumu nosacījuma sadaļas Nosacījumi lauki nosaka, kam, kurās dienās vai datumos, cikos un izpildoties kādiem nosacījumiem sistēmai ir jāizsūta atgādinājumi:
• ATGĀDINĀJUMA VEIDS nosaka, vai par katru rēķinu tiks sūtīts atsevišķs atgādinājums ar konkrēto rēķinu PDF formātā e-pasta pielikumā vai arī klientam par visiem rēķiniem tiks sūtīts viens atgādinājums, ar e-pasta saturā tabulā norādītiem rēķinu numuriem.
Ja tiek izvēlēta opcija Katrs rēķins atsevišķi, tad obligāti jāveic šeit aprakstītie uzstādījumi.

• KLIENTU KLASE - ja atgādinājumi jāsūta tikai tiem klientiem, kuri ietilpst konkrētā klientu klasē, tad šajā laukā jānorāda konkrētā klientu klase. Ja paziņojumi jāsūta vairākās klientu klasēs ietilpstošiem klientiem, tad klašu kodi jānorāda atdalīti viens no otra ar komatu un bez atstarpes, piemēram: WHOLESALE,WEB.
Šajā laukā strādā arī klases izslēgšana ar ! zīmi pirms klases koda. Piemēram, ja laukā norāda !WEB, tad tas nozīmē izņemot klientu klasi WEB.

• Ja atgādinājumi jāsūta tikai tiem klientiem, kuru kartītēs konkrēts datulauks ir aizpildīts ar konkrētu saturu, tad laukā KLIENTA DATULAUKS ir jānorāda konkrētais datulauks un laukā KLIENTA DATULAUKS SATURS ir jānorāda konkrētais datulauka saturs.
Datulauka satura laukā strādā satura izslēgšana ar ! zīmi pirms datulauka satura. Piemēram, ja laukā KLIENTA DATULAUKS SATURS norāda !Nē, tad tas nozīmē izņemot, ja datulauka saturs ir Nē.
Ja atgādinājumi jāsūta visiem klientiem, tad lauki KLIENTU KLASE, KLIENTA DATULAUKS un KLIENTA DATULAUKA SATURS ir jāatstāj tukši.

• Laukā ATGĀDINĀJUMA ATKĀRTOŠANĀS jānosaka, vai atgādinājumi jāsūta konkrētās nedēļas dienās vai datumos.
Ja atgādinājumi jāsūta konkrētās nedēļas dienās, tad laukā ATGĀDINĀJUMA ATKĀRTOŠANĀS jānorāda opcija Nedēļas diena un pie ATGĀDINĀJUMA DIENA jāieliek ķeksīši pie tām dienām, kurās jāsūta atgādinājumi.
Savukārt, ja atgādinājumi jāsūta konkrētos datumos, tad laukā ATGĀDINĀJUMA ATKĀRTOŠANĀS jānorāda opcija Datums un laukā ATGĀDINĀJUMA DATUMS jānorāda konkrētais datums vai datumi. Piemēram, ja jāsūta 3. datumā, tad jānorāda 3, savukārt, ja jāsūta vairākos datumos, piemēram, gan 3., gan 17. datumā, tad datumi jāatdala viens no otra ar komatu un bez atstarpes, kas konkrētajā piemērā būtu 3,17.
Ja atgādinājumi jāsūta mēneša pēdējā datumā, tad jānorāda 31 - tas tiek uztverts kā mēneša pēdējais datums arī tiem mēnešiem, kuros ir mazāk nekā 31 diena.

• Laukā ATGĀDINĀJUMA LAIKS jānorāda, cikos jāizsūta atgādinājumi.

• Laukā KAVĒTS NO jānorāda, par sākot no cik dienām kavētiem rēķiniem jāsūta atgādinājumi. Aizpildot šo lauku ir svarīgi ņemt vērā, cik bieži “Directo” tiek reģistrēti ienākošie maksājumi, lai nerastos situācija, ka klients rēķinu ir apmaksājis, bet saņem par to atgādinājumu, jo sistēmā vēl nav reģistrēts no klienta saņemtais maksājums.
• Ja atgādinājumi ir jāsūta par rēķiniem, kuru apmaksa ir kavēta līdz konkrētam dienu skaitam, tad konkrētais dienu skaits jānorāda laukā KAVĒTS LĪDZ. Ja šo lauku atstāj tukšu, tad nosacījumam nav maksimālā rēķinu apmaksas dienu skaita limita.
Lauku KAVĒTS LĪDZ parasti aizpilda, ja veido vairākus atgādinājumu nosacījumus, kuri pamatojas uz rēķinu apmaksas kavēto dienu skaitu: piemēram, vienu atgādinājumu nosacījumu par rēķiniem, kuru apmaksa ir kavēta no 5 līdz 14 dienām, un citu atgādinājumu nosacījumu ar uzstājīgāku tekstu par rēķiniem, kuru apmaksa ir kavēta vismaz 15 dienas.
• Ja atgādinājumi jāsūta tad, ja klienta bilance ir lielāka par konkrētu summu, tad konkrētā summa jānorāda laukā KLIENTA BILANCE LIELĀKA PAR.
• Ja atgādinājumi jāsūta par rēķiniem, kuru bilance ir lielāka par konkrētu summu, tad konkrētā summa jānorāda laukā RĒĶINA BILANCE PĀRSNIEDZ.

Atgādinājumu nosacījuma sadaļas Rezultāts lauki nosaka to, kurš ir atgādinājumu izsūtītājs, uz kuru klienta e-pastu atgādinājumi tiek sūtīti, kāds ir atgādinājumu vēstuļu virsraksts un saturs un kāds notikums (kāda veida, ar kādu statusu un lietotāju) tiek izveidots par atgādinājumu izsūtīšanu:
• Pirmais lauks SŪTĪTĀJA VĀRDS - no nolaižamās izvēlnes var izvēlēties, kā vārdam jātiek parādītam kā atgādinājumu e-pastu sūtītāja vārdam. To izmanto, ja nepieciešams, lai atgādinājumi tiktu izsūtīti rēķinu izrakstītāja, klientu menedžera vārdā vai klientu kartītē norādītā pārdevēja vārdā.
Opciju Rēķina pārdevējs var norādīt tad, ja laukā ATGĀDINĀJUMA VEIDS ir izvēlēta opcija Katrs rēķins atsevišķi, nevis opcija Klienta rēķini vienkopus.
• Pirmo lauku SŪTĪTĀJA VĀRDS var arī atstāt tukšu un aizpildīt tikai otro lauku SŪTĪTĀJA VĀRDS, kuru obligāti būtu jāaizpilda, jo tas tiek attēlots gadījumā, ja nosaukums nevar tikts atrast pamatojoties uz pirmo lauku SŪTĪTĀJA VĀRDS: piemēram, ja pirmajā laukā SŪTĪTĀJA VĀRDS ir norādīta opcija Klienta menedžeris, taču klienta kartītē šis lauks nav aizpildīts.

• Lauki SŪTĪTĀJA E-PASTS ir paredzēti, lai noteiktu, kurš būs atgādinājumu izsūtīšanas e-pasts.
Atkarībā no nepieciešamības pirmo lauku SŪTĪTĀJA E-PASTS var aizpildīt ar to pašu opciju, kura norādīta laukā SŪTĪTĀJA VĀRDS vai neaizpildīt, taču otrais lauks SŪTĪTĀJA E-PASTS noteikti jāaizpilda, norādot tajā e-pasta adresi.
Ja pirmais lauks SŪTĪTĀJA E-PASTS ir aizpildīts, bet pamatojoties uz to nav atrodama e-pasta adrese (piemēram, gadījumā, ja laukā SŪTĪTĀJA E-PASTS ir norādīta opcija Klienta menedžeris, bet klienta kartītē nav norādīts klienta menedžeris), tad kā sūtītāja e-pasts būs tas, kurš norādīts otrajā laukā SŪTĪTĀJA E-PASTS).

• Lauki SAŅĒMĒJA E-PASTA PRIORITĀTE 1, 2 un 3 nosaka, uz kuru e-pasta adresi prioritāri jāsūta atgādinājumi.
Ja saņēmēja e-pasta adrese netiek atrasta pamatojoties uz lauku SAŅĒMĒJA E-PASTA PRIORITĀTE 1, tad e-pasta adrese tiek meklēta pamatojoties uz lauku SAŅĒMĒJA E-PASTA PRIORITĀTE 2, un, ja e-pasta adrese netiek atrasta pamatojoties arī uz to lauku, tad tā tiek meklēta pamatojoties uz lauku SAŅĒMĒJA E-PASTA PRIORITĀTE 3.
Opciju Rēķina e-pasts var norādīt tad, ja laukā ATGĀDINĀJUMA VEIDS ir izvēlēta opcija Katrs rēķins atsevišķi, nevis opcija Klienta rēķini vienkopus.
Ja tiek izvēlēta opcija Klienta datulauks, tad ir jāaizpilda lauks KLIENTA E-PASTA DATULAUKS, tajā norādot klientu kartīšu datulauku, kurā tiek norādīta e-pasta adrese, uz kuru jāsūta atgādinājumi.

• Ja atgādinājumi ir jāsūta uz kādu e-pasta adresi (parasti e-pasta adresi Jūsu uzņēmuma ietvaros) BCC jeb blind carbon copy, tad jāaizpilda lauks BCC, tajā norādot konkrēto e-pasta adresi. Ja ir jānorāda vairākas e-pasta adreses, tad tās jāatdala viena no otras ar komatu vai semikolu (;) un bez atstarpēm.

• Laukā E-PASTA TEMATS ir jāieraksta, kādam ir jābūt atgādinājumu e-pastu tematam jeb subject.

• Laukā E-PASTA SATURS ir jāieraksta, kādam ir jābūt e-pasta saturam.
Saturu var formatēt izmantojot HTML valodu. Piemēram, <br/> atbilst jaunai rindai.
Papildus tam var izmantot arī sekojošos mainīgos:
• {customer_name} – klienta nosaukums;
• {date} – šodienas datums;
• {invoice_number} - rēķina numurs. Šo mainīgo var izmantot, ja atgādinājumi par katru rēķinu tiek sūtīti atsevišķi;
• {invoices_table} – šis mainīgais ievieto e-pasta tekstā tabulu ar rēķiniem. Šo mainīgo var izmantot, ja laukā ATGĀDINĀJUMA VEIDS ir norādīta opcija Klienta rēķini vienkopus un konkrētajā gadījumā ir ļoti ieteicams norādīt, lai e-pasts saturētu informāciju par to, kurus rēķinus klients nav apmaksājis.

• Lauki E-PASTA SATURA KOLONNA 1 līdz 7 ir redzami, ja laukā ATGĀDINĀJUMA VEIDS ir norādīta opcija Klienta rēķini vienkopus. Tādā gadījumā laukā E-PASTA SATURS ir jāiekļauj mainīgais {invoices_table} , un laukos E-PASTA SATURA KOLONNA 1 līdz 7 ir jānorāda, kādam ir jābūt tabulas katras kolonnas nosaukumam.

• Lauki RADĪTĀ NOTIKUMA VEIDS, RADĪTĀ NOTIKUMA STATUSS un RADĪTĀ NOTIKUMA LIETOTĀJS ir paredzēti, lai noteiktu, kāds veids, statuss un lietotājs automātiski jāpiešķir notikumiem, kuri automātiski tiks izveidoti, kad no sistēmas tiks izsūtīti atgādinājumi.
Ar notikumu palīdzību sistēmā notikumu kartīšu sarakstā un atskaitē Notikumu saraksts var redzēt, kam un kad tika izsūtīti atgādinājumi.
Ērtākai atgādinājumu atsekošanai atgādinājumu notikumiem var izveidot atsevišķu veidu.
Ja atgādinājumu nosacījuma laukā ATGĀDINĀJUMA VEIDS ir norādīta opcija Klienta rēķini vienkopus, tad izveidoto notikumu varēs atrast ne tikai notikumu sarakstā, bet arī no klienta kartītes.
Savukārt ja atgādinājumu nosacījuma laukā ATGĀDINĀJUMA VEIDS ir norādīta opcija Katrs rēķins atsevišķi, tad izveidoto notikumu varēs atrast arī no rēķina.

Lai saglabātu atgādinājumu nosacījuma kartītē norādīto informāciju, tajā jānospiež poga Saglabāt.

Ja ir klienti, kuriem atgādinājumi jāsūta citā valodā (parasti – angliski), tad:
• Šo klientu kartītēs laukā Valoda ir jābūt norādītai valodai (savukārt klientiem, kuru valoda ir latviešu, lauku Valoda kartītē parasti atstāj tukšu); • Atgādinājumu nosacījuma kartītes sadaļā Tulkojums jānorāda tulkojums konkrētajā valodā.
E-pasta satura lauku var formatēt izmantojot HTML valodu. Piemēram, <br/> atbilst jaunai rindai. Papildus tam satura lauka formatēšanu var veikt, arī veicot klikšķi e-pasta satura laukā un pēc tam nospiežot taustiņu kombināciju Alt+Z. Satura noteikšanai var izmantot augstāk aprakstītos mainīgos {customer_name} , {date} , {invoice_number} , {invoices_table} (šo mainīgo var un ir ļoti vēlams norādīt satura laukā, ja atgādinājumi par katru rēķinu tiek sūtīti atsevišķi).

Atgādinājuma, kurš pamatojas uz konkrēto atgādinājumu nosacījumu un tiek nosūtīts klientam, kura rakstītē ir norādīta angļu valoda, e-pasta saturs izskatās šādi:

Šajā piemērā atgādinājumu nosacījuma lauks E-pasta saturs ENG ir aizpildīts sekojoši:
Dear Customer,<br/>According to ABC SIA data, {customer_name} to {date} has not paid the following invoices.<br/> {invoices_table}<br/><br/>Please pay the overdue invoices immediately.<br/>In case of questions, please write to info@abcmail.lv <br/><br/>Best regards,<br/>ABC SIA Administration

Ja atgādinājumu nosacījums ir paredzēts katra rēķina sūtīšanai atsevišķi (attiecīgi, ja atgādinājumu nosacījuma laukā ATGĀDINĀJUMA VEIDS ir norādīta opcija Katrs rēķins atsevišķi), tad ir jāizveido lietotāja kartīte, kura paredzēta tikai masveida e-pastu izsūtīšanai un netiks izmantota citiem mērķiem, piemēram, strādāšanai sistēmā.
Šai lietotāja kartītei ir jāpiešķir parole, lai ielogotos kontā un tā privāto uzstādījumu sadaļā Lietotājs norādītu e-pasta adresi un aizpildītu attēlā norādītos laukus.
Laukā Pasta sūtītājs jānorāda opcija SMTP un laukā SSL/TLS jānorāda opcija Start SSL/SSL/TLS vai SSL.

Kad tas ir izdarīts, konkrētā lietotāja kods ir jānorāda pie sistēmas uzstādījuma Masveida e-pasta lietotāja kods.

Lai pārliecinātos, ka atgādinājumu nosacījums izsūtīs tādus atgādinājumus kā nepieciešams, ir svarīgi veikt izveidotā nosacījuma testēšanu, pārliecināties par rezultātu un nepieciešamības gadījumā atgādinājumu nosacījuma kartītē veikt izmaiņas, lai atgādinājumi , kuri tiek ģenerēti un sūtīti pamatojoties uz to, ir tādi kā nepieciešams.

Atgādinājumu nosacījumu var notestēt, ja tas ir slēgts. Lai pārbaudītu, kādi paziņojumi tiktu izsūtīti pamatojoties uz konkrēto atgādinājumu nosacījumu, nosacījuma kartītei ir jābūt slēgtai un tās laukā TESTA E-PASTS jānorāda e-pasta adrese (piemēram, sava), uz kuru atgādinājumu rezultāta pārbaudīšanai sistēmai ir jānosūta atgādinājumu nosacījumi un pēc tam atgādinājumu nosacījuma kartītē ir jānospiež poga Saglabāt.
Tad tiks parādīts paziņojums, kurā, lai saņemtu paziņojumus uz norādīto testa e-pastu, ir jānospiež poga OK.

Tad uz norādīto testa e-pastu tiks nosūtīti atgādinājumi, un sistēmā par tiem tiks izveidotas notikumu kartītes.

Atgādinājumi tiek sūtīti par rēķiniem, kuri atbilst atgādinājumu nosacījuma kartītes sadaļas Nosacījumi norādītajiem parametriem un tiek ņemts vērā arī rēķinu lauks Atgādinājuma vēstule:
• Ja rēķina laukā Atgādinājuma vēstule ir norādīta opcija (no klienta) un klienta kartītē pie lauka Atgādinājuma vēstule ir ielikts ķeksītis vai ja rēķina laukā Atgādinājuma vēstule ir norādīta opcija Jā, tad gadījumā, ja rēķins atbilst atgādinājumu nosacījumam, par rēķinu tiks sūtīts atgādinājums.
• Ja rēķina laukā Atgādinājuma vēstule ir norādīta opcija (no klienta) un klienta kartītē pie lauka Atgādinājuma vēstule nav ielikts ķeksītis vai ja rēķina laukā Atgādinājuma vēstule ir norādīta opcija Nē, tad gadījumā, ja rēķins atbilst atgādinājumu nosacījumam, par rēķinu netiks sūtīts atgādinājums.

Ja rēķins atbilst atgādinājumu nosacījumam, bet par rēķinu nav jāsūta atgādinājumi, tad konkrētajā rēķinā laukā Atgādinājuma vēstule ir jānorāda opcija Nē.

Piemērs atgādinājumu nosacījumam, no kura sistēmai katru otrdienu plkst. 11:00 ir jāizsūta uz klientu kartītēs norādītajām e-pasta adresēm atgādinājumi par visiem rēķiniem, kuru apmaksa ir kavēta vismaz 7 dienas un kuru bilance ir lielāka par 1 eiro. Atgādinājumi katram klientam jāizsūta par visiem klientam izrakstītajiem rēķiniem, kuri atbilst iepriekšminētajiem nosacījumiem, un katram klientam jāsaņem 1 atgādinājums par vairākiem rēķiniem, nevis atsevišķs atgādinājums par katru rēķinu.
Atgādinājumi tiek sūtīti ABC SIA vārdā un kā sūtītāja e-pasta adrese tiek attēlota abc@mail.lv

Atgādinājumu temats un saturs (tajā ir arī tabula ar rēķiniem, tabulas kolonnām ir piešķirti attēlā redzamie nosaukumi):

Tā kā uzņēmumam ir arī klienti no ārzemēm, tad to klientu kartītēs valodas laukā ir norādīta angļu valoda un viņiem atgādinājumi tiek sūtīti angliski.

Atgādinājuma, kurš pamatojas uz konkrēto atgādinājumu nosacījumu un tiek nosūtīts klientam, kura rakstītē ir norādīta angļu valoda, e-pasta saturs izskatās šādi:

Šajā piemērā atgādinājumu nosacījuma lauks E-pasta saturs ENG ir aizpildīts sekojoši:
Dear Customer,<br/>According to ABC SIA data, {customer_name} to {date} has not paid the following invoices.<br/> {invoices_table}<br/><br/>Please pay the overdue invoices immediately.<br/>In case of questions, please write to info@abcmail.lv <br/><br/>Best regards,<br/>ABC SIA Administration

Atgādinājumi izsūtīšana izveido notikumus ar veidu UNPAID, statusu DONE un lietotāju AUTOMATIC.