Sisujuht

Hankijad

Hankija on Directo mõistes kauba või teenuse tarnija. Hankijatega seotakse näiteks ostuarved, laosissetulekud ja paljud muud Directo dokumendid või kaardid.

:!: Hankijate register on lahus Klientide registrist.

1. Hankijate register

Hankijate register asub Ost → DOKUMENDID → Hankijad.

Klikkides sõnal Hankijad avaneb hankijate register:

Directo hankijate registris hoitakse hankijate (tarnijate) kontaktandmeid ning muid hankijatega seotud ja sujuvaks tööks vajalikke atribuute. Samuti lisatakse hankijate registri kaudu uusi hankijaid.

Olemasoleva hankija kaardi avamiseks tuleb registris klikkida hankija koodile ja uue loomiseks tuleb vajutada nuppu
Esimesel juhul avaneb olemasoleva hankija kaart vaatamiseks ning vastava õiguse olemasolul ka muutmiseks (vt. Kasutajaõigused). Teisel juhul avaneb tühi kaart uue hankija andmete sisestamiseks.

2. Hankija kaart

Hankija kaardil hoitakse ühe hankija andmeid ja Directo tööks vajalikke atribuute:

Hankija kaart jaguneb omakorda sakkideks: Üldinfo, Kontaktid, Pangakontod, Tegevused, Muutused, Automaatika, Transport

1.1. Üldinfo

Sakis Üldinfo hoitakse hankija põhilisi andmeid ja atribuute. Väljade tähendused on järgmised:

:!: Hankija tüübi korrektne valimine on oluline käibemaksu aruande õigeks genereerimiseks.

:?: Kui kasutada hankija kaardi loomisel Äriregistri abi, siis täituvad aadressi väljad automaatselt;

Pank

Info

:!: Hankija registrikoodi täitmine on oluline käibemaksu aruande õigeks genereerimiseks.
:?: Kui registrikoodi väli on täidetud ja hankija kaart salvestatud, siis muutub välja pealkiri hüperlingiks ning selle klikkides võib avaneda mõne krediidiregistri lehekülg antud hankija kohta. Millise teenusepakkuja ning milliste võimalustega, sõltub süsteemiseadistusest Välise kliendiinfo päringu URL ja teie lepingust vastava teenuse pakkujaga.

:?: Kui kasutada hankija kaardi loomisel Äriregistri abi, siis täituvad eelnimetatud väljad automaatselt.

Vaikimisi menetleja(d)

1.2. Pangakontod

1.2.1. Väljad

Juhul kui hankijal on mitu pangakontot, on neid võimalik siin sakis hallata.
:!: See osa hankija kaardist asendab vana lahendust, kus erinevad arveldusarved olid defineeritud hankija lisaväljadena, mille kood määrati süsteemi seadistustes.

:?: Eelnimetatud väljad täidavad sama eesmärki ja käituvad samamoodi kui vastavad väljad hankija kaardi esilehel.

Pangakontod sakis olevaid pangakontosid saab eraldi massimportida Tabel→Hankija pangakontod.

1.2.1. Kasutamine

Pangakontosid saab asetada Pangakonto/IBAN väljale ostuarve, ostutellimuse, tasumise ja väljavõtte dokumentidel. Lisaks siin kirjeldatud pangakontodele näidatakse asetajas ka hankija põhilehel olevat kontot ja selle infot. Ostuarvele asetades asetub koos pangakontoga ka vastav Pangakood.
:?: Ostuarve ja ostutellimuse dokumendi puhul kasutatakse pangakonto asetamisel täiendava filtrina dokumendile sisestatud tasumistingimuse klassi, mis võimaldab hankija pangakontode valikud veel peenemalt piiritleda.

1.3. Automaatika

Hankija automaatika lehel on kaks tabelit.

E-arvest hankija automaatika rakendumine
Pärast saabunud e-arvest ostuarve moodustamist rakendub automaatselt ostuarve ridade täiendamise funktsionaalsus ehk Hankija automaatika. Hankija automaatika eesmärk on rikastada e-arvest moodustunud ostuarve ridade infot selliselt, et kasutajal jääks võimalikult vähe tööd arve info täiendamisel ja raamatupidamisdokumendi kõlbulikuks muutmisel. See funktsionaalsus võimaldab ka märkimisväärset aja kokkuhoidu, eriti paljurealist ostuarvete puhul (näiteks mobiiltelefoni arved jne.). Hankija automaatika võimaldab seadistada reeglid, mis otsivad e-arve realt mingit kindlat tekstilõiku ja selle tuvastamisel rakendavad reale soovitud konto, objektid, projekti ja kasutaja. Lisaks on võimalus, et koos kindla tekstilõiguga peab kehtima ka mõni seos personaliregistriga tuvastamaks arve reaga seotud isik/töötaja ning sellest lähtuvalt tagada eelnimetatud väljade täitmine.

Kui Directosse saabunud e-arve muudetakse ostuarve kirjeks, siis täidetakse ostuarve väljad piltlikult öeldes sarnaselt, nagu kasutaja teeks seda käsitsi. Näiteks, kui käsitsi asetada ostuarvele hankija, siis asetatakse ostuarve reale ka hankija kaardilt LS konto (kui see on hankija kaardil täidetud) ning käibemaksukood jne. Sama juhtub esmalt ka siis, kui Directo moodustab e-arvest ostuarve. Aga seejuures on oluline, et ostuarve rea Sisu kombineeritakse e-arve rea vastavatest väljadest ehk Sisusse koondatakse palju olulist infot, mis on tekstikujul. Kui see osa on tehtud, siis rakendub Hankija automaatika. Hankija automaatika toetub suures osas ostuarve rea väljale Sisu koondunud infost vajaliku otsimisele ning selle järgi tegutsemisele.

1.3.1. Seadistamine

Hankija automaatika seadistatakse hankijakohaselt ehk eraldi igale hankijale, kelle e-arvetele soovitakse (või on mõtet) seda rakendada. Reeglite kirjeldamiseks on abiks avada konkreetse hankija poolt saadetud e-arve XML, et näha, millist infot e-arve sisaldab. E-arve XML-i saab vaadata avades Dokumentide transpordi aknast konkreetse kirje ning sealt vajutades nuppu XML. Seadistamine toimub vastava hankija kaardi sakis Automaatika:

Väljade Sisaldus, Artikkel, Viitenumber, Kogus, Rea summa, Rea summa kuni ja Kuulub personal kaudu kehtestatakse reeglid ning Konto, KM kood, Objekt, Projekt, Kasutaja, Artikkel, Klient, Sisu, Finantsretsept on need, mis reegli kehtivuse korral rakendatakse.

1.3.2. Toimimine

Hankija automaatika teeb järgmised sammud ja kirjeldatud järjekorras:

1. Esmalt täidetakse need reeglid, mis on seotud Personali kaardi alamregistriga Dokumendid.

Ostuarve ridu hakatakse järjest läbi käima ja vaadatakse, kas rea:

Näiteks e-arvest loodud ostuarve Sisu on järgmine: 95 miles; DateTime: 03.01.2018 16:40; Station: Circle K Laagri; Country: EE; Summa: 56.87 Gid:704483382122005476

Reeglid ja personali kaart toimivad skemaatiliselt järgnevalt:

Kui leitakse ostuarve rida, millel kehtivad mõlemad eelnimetatud tingimused ehk Sisu sisaldab nii reegli Sisaldust kui ka Personali alamregistrist Dokumendid mõnd Dok.nr, millel on sama tüüp kui Automaatika reeglites antud real näidatud, siis:

2. Järgmisena täidetakse need reeglid, mis on seotud Personali kaardi alamregistriga Seotud isikud.

Ostuarve ridu hakatakse järjest läbi käima ja vaadatakse, kas rea:

Kui leitakse ostuarve rida, mille kehtivad mõlemad eelnimetatud tingimused ehk Sisu sisaldab nii reegli Sisaldust kui ka Personali alamregistrist Seotud isikud mõnd Nime või Isikukoodi, millel on sama tüüp kui Automaatika reeglites antud real näidatud, siis:

3. Järgmisena täidetakse need reeglid, mis on seotud Personali kaardi alamregistriga Varad.

Ostuarve ridu hakatakse järjest läbi käima ja vaadatakse, kas rea:

Kui leitakse ostuarve rida, mille kehtivad mõlemad eelnimetatud tingimused ehk Sisu sisaldab nii reegli Sisaldust kui ka Personali alamregistrist Vahendid mõnd Kommentaari või inventari, millel on sama tüüp kui Automaatika reeglites antud real näidatud, siis:

4. Seejärel täidetakse need reeglid, mis on seotud ainult sisaldus, artikli, viitenumbri, koguse, rea summa ja rea summa kuni sisalduse otsimisega e-arve rea infost. St. reeglid, kus ükski Personali ja Finantsretsepti rida ei ole kasutusel. Ostuarve ridu hakatakse järjest läbi käima ja vaadatakse, kas rea Sisu sisaldab mõne eelnimetatud reegli välja Sisaldus sisu? Siinjuures peab reegli väli Sisaldus omama mingit otsitavat teksti.

Kui leitakse ostuarve rida, mille kehtib tingimus ehk ostuarve rea Sisu sisaldab reegli Sisaldust, siis:

:!: Iga järgnev samm EI kirjuta eelnevat tulemust üle, kui vastavat reeglit saab rakendada. Seega on väga oluline teha reeglid mõttestatult ning vältida vastuolulisi reegleid.

:!: Kui luua reeglid, mis kehtivad mingi rea kohta samal hetkel, siis rakendatakse reegleid tabeli järjekorra alusel alustades eespool olevast - kui rida „saab pihta“ mitme reegliga, siis rakendub ainult esimene.

Näide: E-arve real on sõna “BENSIIN 95“

Loome reegli, kus esimesel real on Sisalduseks sõna „BENSIIN 95“ (määrame kontoks 4444) ja teisel real nö üldisema reegli sõna „BENSIIN“ abil (määrame kontoks 5555). Selle tulemusena saavad kõik BENSIIN sisaldusega read kontoks 5555, välja arvatud, kui real sisaldub BENSIIN 95 - see saab kontoks esimesel reeglireal määratud konto 4444.

:?: Kasutades Sisaldus tulbas protsendi märki %, saame otsida „mida iganes“. Tähtis on sellised nn üldised reeglid luua tabeli lõpus, sest vastasel juhul rakenduks need esimesena ja spetsiifilised reeglid „ei jõuaks“ rakenduda. Kui eelneva reeglinäite puhul lisada viimaseks kirjelduse reaks % ja kontoks 3333, siis loodavas ostuarves rakenduks kõigepealt reeglid BENSIIN ja BENSIIN 95 ning edasi kõikidele ülejäänud ridadele (mis ei sisalda BENSIIN ja BENSIIN 95) määrataks kontoks 3333.

1.3.3. Näiteid

1.3.3.1. Alati kindlale kontole ja automaatkinnitus

Hankija ostuarved lähevad alati kokkulepitud kontole ja kinnituvad automaatselt. % märk sisu real tähendab „kõik ülejäänud“

1.3.3.2. Ostuarve kinnitub ainult kindla summaga, muidu ei kinnitu

IT püsiteenuse lepingu alusel saadav ostuarve, lepingusumma 150 eurot kuus. Ostuarve kinnitub ainult juhul, kui ostuarve rida on täpselt 150 eurot. Kui summa erineb, siis ostuarve luuakse, aga ei kinnitata.

1.3.3.3. Ostuarve kinnitub juhul, kui summa jääb määratud vahemikku, muidu ei kinnitu

IT lepingu alusel saadav ostuarve, lepingusumma kõigub veidi kuust kuusse. Ostuarve kinnitub ainult juhul, kui ostuarve summa jääb vahemikku 150 - 160 eurot. Kui summa erineb, siis ostuarve luuakse, aga ei kinnitata.

1.3.3.4. Mitmerealine ostuarve, mis sisaldab erinevaid püsiteenuseid ning arve kinnitub, kui need jäävad kindlatesse summadesse, muidu ei kinnitu

„IT täisteenus“ peab olema täpselt 200 eurot ja „Internet“ 300 eurot, muidu arve ei kinnitu.

1.3.3.5. Mitmerealine ostuarve, mis sisaldab erinevaid püsiteenuseid, ning arve kinnitub, kui need jäävad määratud summade vahemikku (nö lubatud hälve), muidu ei kinnitu

„IT täisteenuse“ summa võib jääda vahemikku 200 - 250 eurot ja „Internet“ vahemikku 300 - 350 eurot, muidu arve ei kinnitu.

Kui arve summad väljuvad kehtestatud reeglitest, siis arve ei kinnitu ning sisekommentaari veerus näed nendel ridadel, mis põhjustasid arve mitte kinnitumist, kommentaari, mis täies ulatuses on loetav jutumulli abil

1.3.3.6. Teatud tingimustel automaatselt kinnituv ostuarve

Directo püsiteenuste arve on vaja kinnitada automaatselt, lisateenuste arvet on vaja enne kinnitamist kontrollida. Märkida automaatikale kõik ostuarvel olevad püsiteenuse artiklid. Lisateenuste artiklite asemel kirjutada % märk ning mitte märkida kinnitamist. Märkides ära artikli taha ka summa, kinnitub püsiteenuste ostuarve ainult sel juhul, kui artiklile ja sisule vastab täpselt etteantud summa.

1.3.3.7. Ostuarvel palju ridu, soov saada üherealine ostuarve

Directo püsiteenuste ostuarve kõikide ridade asemel ostuarvele ainult üks rida. Valida Koond filtrist „Dokument“. Lisateenuste arve lisaridadena.

:!: Selles näites on ühel real objekt erinev, arvestada tuleks, et koondades kirjutatakse dokumendile esimese rea objekt s.t ei koostata kaherealist ostuarvet.

1.3.3.8. Ostuarve ridade koondamine teatud tingimustel

Ostuarve autoremondifirmalt, kus on alati 10-15 rida ja kõik toimingud on täpselt välja toodud, soovitakse üherealist arvet, kus selgituseks on kirjas „auto remont“ ning et arve automaatselt kinnituks. Märkida tuleks sisu lahtrisse „auto remont“, Koonda filtrist valida „Dokument“ ning panna linnuke „Kinnita“.

1.3.3.9. Mitmerealine arve, kus osade ridade puhul kasutatakse summade järgi filtreerimist

Mitmerealine arve, kus püsiteenused (IT täisteenus ja Internet) konteeritakse eraldi ridadena, aga pisemate summade read (märgistada %'ga), kui need jäävad vahemikku 1-20 eurot, koondatakse kontole sisuga „Pisiteenused“ ning arve kinnitub. Kui arvel on lisaks veel summasid, mis väljuvad nendest reeglitest, siis arve ei kinnitu.

Hankija automaatika:

Näidisarve read:

Kanne on selline, aga arve ei kinnitu, sest viimasel real olev „Lisateenus (ööväline väljakutse)“ summas 300 eurot väljub reeglitega kehtestatud piiridest.

1.3.3.10. Kuidas saan liisinguarveid automaatikasse lisada

Liisingufirma saadab selliseid e-arveid, kus igale kliendile on sama viitenumber ja rea seletus arvetel. Sõidukeid saaks automaatika abil tuvastada vaid lepingu numbri välja abil.

  1. Kirjuta Sisaldus väljale eraldi reale „Intress“ ja „Osamakse“ ning täida Väljad, mis täidetakse reeglite sobivusel kõikidel liisinglepingu ostuarvetel
  2. Kirjuta eraldi reale väljale Sisaldus liisinglepingu number ja täida real väljad, mida täidetakse reeglite sobivusel erinevalt

1.3.3.11. Arve, kus osad read on vaja koondada ja osad näidata rida-realt ning kinnitada

Mitmerealine arve, kus on korrektseks konteerimiseks ja automaatseks kinnitamiseks vaja kirjeldada keerulisem automaatika:

Näidisarve:

Kuidas kirjeldada sellise arve konteerimiseks hankija automaatika:

Kanne:
sisekommentaari veerus näed nendel ridadel, mis põhjustasid arve mitte kinnitumist, kommentaari, mis täies ulatuses on loetav jutumulli abil.

1.3.3.12. Arve read on plokkides, kus igal plokil on vaherida, kus on vastava lepingu viitenumber

Arvel on samad tooted, aga vastavalt lepingu viitenumbrile peavad need konteeruma kindlatele objektidele.

Näidisarve PDF:

Kuidas kirjeldada sellise arve konteerimiseks hankija automaatika:

Kanne:

1.4. Transport

Ostuarvete loomisel:

Teavitus e-mail sissetulnud dokumendi puhul- e-mailiaadress, kuhu edastatakse teade antud hankijalt e-arve saabumisel. Mõjub EDI e-arvete liidestuste puhul;
Mis kasutajaga luuakse sisenevad dokumendid-kasutaja kood, mis määratakse antud hankija poolt saadetud sisse imporditavale e-arvele (Ostuarve) automaatselt väljale Kasutaja;
Mis objektiga luuakse sisenevad dokumendid-objekti kood, mis määratakse antud hankija poolt saadetud sisse imporditavale e-arvele (ostuarve) automaatselt väljale Objekt;
Tekst artikliväljale, kui sisendokumendi artikkel on puudu- võimalus lisada artikli puudumise olukorra jaoks asendusartikkel, näiteks FAKE vms. Vaikimisi märgitakse sinna (puudub);
Mis seeriasse luuakse sisenevad dokumendid- numbriseeria, mis omistatakse antud hankija poolt saadetud sisse imporditavale ostuarvele vaikimisi. Impordijärgselt saab seda vajadusel vahetada ostuarve peal. Kui siin seeriat täidetud pole, üritatakse seeria tuvastada loomise aja järgi;
Konto, kuhu koondatakse sisenenud ostuarve read- finantskonto, kuhu koondatakse ostuarvel kõik selle hankija e-arve read, ignoreerides e-arvega saadetud ridu ning luues üherealine ostuarve. Näiteks, kui hankija saatis arve, kus oli 5 rida, siis e-arvest loodud Ostuarvele koondatakse (summeritakse) need read üheks ning real on siin määratud konto;
Automaatselt genereeritav dokument e-arve laekumisel- valikud Ostuarve/Sissetulek. Selle seadistusega saab määrata, milline dokument luuakse saabunud e-arvest automaatselt. St. kui antud hankija e-arve saabub registrisse Dokumentide transport, siis luuakse e-arvest siin määratud dokument automaatselt. See võimaldab mugavalt e-arved dokumentideks muuta, kui hankija saadab alati samaliigilisi dokumente ja ei pea seda tegevust ühe e-arve kaupa käsitsi tegema.

Directost Directosse transport