Kui sul pole aega, et süveneda detailsetesse juhenditesse, aga sa tahad saada kiire ja konkreetse ülevaate kasutajate/vastutajate haldamise kohta Directos koos praktiliste näidetega, siis see lühijuhend on sinu jaoks.

Antud juhendis käsitletakse uue kujundusega varade kasutajate/vastutajate haldamist.

Kuna uues kujunduses on põhivaradel ja väikevahenditel erinevad registrid, siis kui antud juhendis on kasutatud sõna vara, siis mõeldakse selle all nii põhivarasid kui ka väikevahendeid.

Loe lisaks antud teemal ka detailseid põhivarade ja väikevahendite juhendeid:

• Põhivara https://wiki.directo.ee/et/asset
  
• Põhivara muutus https://wiki.directo.ee/et/capital_asset_change
  
• Väikevahend https://wiki.directo.ee/et/low_value_asset
  
• Väikevahendi muutus https://wiki.directo.ee/et/inventory_asset_change
  
• Vara mahakandmine https://wiki.directo.ee/et/asset_write_off
  
• Vara inventuur https://wiki.directo.ee/et/asset_inventory

Tüüpiliselt on asutuses olemas isikud, kes varasid kasutavad ja isikud, kes varade eest vastutavad, ning need võivad ajas muutuda.

• Directos saab varasid siduda isikutega eesmärgiga omada ülevaadet, kelle käes vastav vara ajaliselt on või kes selle eest vastutab.
• Kasutajate/vastutajate lisamine käib nii vara kui ka töötaja kaartide kaudu.

Töötaja kaardil käib vara lisamine saki „Varad“ kaudu:

Vara kaardil toimub kasutajate/vastutajate haldus vara põhilehel olevate väljade „Kasutaja“ ja „Vastutaja“ või saki „Kasutajad“ abil.

Kui Kasutajate saki kaudu lisada vara kaardile kasutaja, siis on see koheselt ka vastava isiku Töötaja kaardi sakis Varad. Kui kasutaja ja/või vastutaja on lisatud Vara kaardi esilehele, siis need varad ei ilmu Töötaja kaardile „Varad“ alla.

Põhivara esilehel väljad „Kasutaja“ ja „Vastutaja“:

Põhivara kaardi sakk „Kasutajad“:

Väikevahendi esilehel väljad „Kasutaja“ ja „Vastutaja“:

Väikevahendi kaardi sakk „Kasutajad“:

Kasutaja - isik, kellele on loodud kasutajakood, et Directosse saaks sisse logida. Kui kasutaja kaardile on märgitud „kuulub personali“, siis on ta nähtaval ka Töötajate registris (Personal → Dokumendid → Töötajad). Kui töötaja, kellele Directos palka arvestatakse, ei pea ise Directosse sisenema, siis ei ole ta kasutaja. Loe lähemalt https://wiki.directo.ee/et/user

Töötaja - isik, kes on Directos Töötajana registreeritud, aga kes ei pea ilmtingimata olema kasutaja, kui tal pole vajadust Directosse sisse logida.

Vastutaja – see on töötajale rolli määramine, et kas töötaja on vara kasutaja või vastutaja, või roll puudub.

Rolli määramine käib „vara ja töötaja seos“ seadistuse kaudu (Süsteemi seadistused → Vara seadistused):

Jah, varale saab lisada mitu kasutajat või vastutajat ning see seadistamine käib „Varal saab olla üks aktiivne Vastutaja või Kasutaja samaaegselt = Jah/Ei“ kaudu. See seadistus määrab, kas kasutajate sakis saab olla mitu lõpu kuupäevata rida korraga või mitte. Ehk kas saab olla mitu kasutajat samaaegselt. Seadistuse valikud on Jah/Ei.

Võimalikud variandid, mida saab korraga kasutada:

• 1 kasutaja ja 1 vastutaja
• 1 vastutaja ja mitu kasutajat (kõige tüüpilisem)
• 1 kasutaja ja mitu vastutajat

Jah - uue kasutaja lisamisel tabelisse „suletakse“ eelmise kasutaja rida (Lõpp kp.) ja selle lõpukuupäevaks määratakse automaatselt uue kasutaja alguskuupäevast ühe päeva võrra väiksem kuupäev. Muuta ja kustutada saab ainult viimast rida (eelmiste kasutajate read on nö lukus). Kui viimane rida kustutada, siis muutub aktiivseks reaks ja muudetavaks sellest eelmine. Ühtlasi eemaldatakse sellelt lõpu aeg.

Töötaja kaardil varade sakilt vara lisamisel on kontroll, et kas on sellel töötajale määratud varasid, mis kehtivad kellelgi teisel samal ajal. Kui on, siis tuleb vastav teavitus: „Vara kehtivuse aeg kattus sama vara määratud ajaga kasutajale XXX“ ja rida tühjendatakse.

Ei - See tähendab, et varal on mitu samaaegset kasutajat (Lõpp. Kp puudub) ning selle vara kirje on mitme Töötaja kaardi peal.

Kui vara kaardil Kasutaja sakil töötajat muuta, siis on kontroll, et uuel real märgitud algus kuupäev ei oleks hilisem, kui eelneval real olev kuupäev. See on selleks, kui kogemata kirjutatakse või valitakse tagasiulatuv kuupäev. Samasugune teade tuleb ka Töötaja kaardilt sisestades.

Süsteemi seadistustega „Vara ja töötaja seos“ ja „Varal saab olla üks aktiivne vastutaja või kasutaja samaaegselt“ määratakse vara kaardi esilehel väljade „kasutaja“ ja „vastutaja“ automaatne uuendamine, kui Kasutaja sakil muudetakse kasutajat/vastutajat:

• „Kasutaja“ ja „Vastutaja“ on mõeldud kasutamiseks, kui on valitud süsteemi seadistus „Varal saab olla üks aktiivne Vastutaja või Kasutaja samaaegselt = JAH“. See määrab kumba välja (kasutaja või vastutaja) põhivara kaardi esilehel uuendatakse automaatselt, kui kasutajate sakile lisatakse uus kasutaja (väli on lukus ja käsitsi muuta ei saa). See tähendab, et valitud väljal (kasutaja või vastutaja) on alati hetkel üks aktiivne kasutaja või vastutaja.

• „Puudub“ on mõeldud kasutamiseks, kui süsteemi seadistus „Varal saab olla üks aktiivne Vastutaja või Kasutaja samaaegselt = EI“ ja siis saab välju Kasutaja ja Vastutav kasutaja muuta vabal valikul.

Kui „vara ja töötaja seos“ on valitud „Kasutaja“, siis vara kaardil Kasutajad saki tabeli päise veergude on „Kasutaja ja kasutaja nimi“.

Põhivara kaardi esilehel on „Kasutaja“ väli mitteaktiivne, aga see täitub automaatselt siis, kui „Kasutajad“ sakile lisatakse Kasutaja (süsteemi seadistus peab olema „Varal saab olla üks aktiivne Vastutaja või Kasutaja samaaegselt„ > Jah):

Sakile „Kasutajad“ lisatakse kasutaja:

Põhivara esilehel on Kasutaja väli automaatselt täidetud. Vastutaja võid vabal valikul lisada:

Kui „vara ja töötaja seos“ on valitud „Vastutaja“, siis vara kaardil Kasutajad saki tabeli päise veergude nimetused on „Vastutaja ja vastutaja nimi“.

Põhivara kaardi esilehel on „Vastutaja“ väli mitteaktiivne, aga see täitub automaatselt siis, kui „Kasutajad“ sakile lisatakse Vastutaja (süsteemi seadistus peab olema „Varal saab olla üks aktiivne Vastutaja või Kasutaja samaaegselt“ > Jah):

Sakile „Kasutajad“ lisatakse vastutaja:

Põhivara esilehel on Vastutaja väli automaatselt täidetud. Kasutaja võid vabal valikul lisada:

Väikevahendi kaardi esilehel toimub „Kasutaja“ ja „Vastutaja“ välja automaatne täitmine sarnaselt põhivara kaardiga, aga ainult juhul, kui väikevahendi kogus on 1. Kui väikevahendi kogus on suurem kui 1, siis kaovad kaardi esilehelt need väljad, sest igal tükil võib olla erinev kasutaja. Kasutajaid saad sisestada „Kasutajad“ saki kaudu.

Põhivarad: põhivarad saab arvele võtta kogusega 1 tk, kogust suurendada ei saa. Kui oled arvele võtnud põhivara komplekti - näiteks 100 ühikut põhivara koguhinnaga 10 000€ (100 €/tk), aga mingil põhjusel on vaja maha kanda 5 ühikut, siis uuel põhivara kaardil saad teha soetusmaksumusest ka osalise mahakandmise ning Directo arvutab automaatselt sama proportsiooni järgi ka akumuleeritud kulumi mahakandmise osa. Vt juhendit https://wiki.directo.ee/et/asset_recalculation#osaline_mahakandmine_-_soetusmaksumuse_meetod

Väikevahendid: Väikevahendit saad arvele võtta kogusega suurem kui 1tk ja iga tüki kohta tekib oma unikaalse koodiga väikevahend (VV ID), mis on näha väikevahendi kaardil ID saki all ning arvestust saab pidada iga tüki kohta eraldi. Väikevahendite kogust saad hiljem suurendada, vähendada aga ei saa (va juhul, kui väikevahendi kaardil ei ole tehtud ühtegi jätkutegevust).

Väikevahendile saad kasutaja/vastutaja lisada kaardi esilehelt juhul kui kogus on 1tk (ei ole nähtavad Töötaja kaardil). Kui väikevahendi kogus on suurem kui 1, siis kaovad kaardi esilehelt need väljad, sest igal tükil võib olla erinev kasutaja. Kui väikevahendi kogus on 1 ja sa ei soovi, et esilehel tehtavad muudatused salvestuksid ID sakile, siis kasuta seda seadistust, valides „Ei“. Vaikimisi on valik „Jah“:

Kasutajad saki kaudu väikevahendile kasutaja/vastutaja lisamisel valid konkreetse VVID ja lisad kasutaja/vastutaja ning see on nähtav ka Töötaja kaardil.

ID sakile otse lisatud kasutaja/vastutaja ei tule Kasutaja sakile ega lähe ka Töötaja kaardile.

Kui väikevahend maha kantakse, siis väikevahendi kaardil ID sakil on see läbi kriipsutatud ja Kasutajad sakil ning Töötaja kaardil on lisatud kasutaja reale Lõpp. kp.

Mahakandmine:

ID sakil on see ID maha kriipsutatud:

Kasutajad sakil on kasutaja reale lisatud lõpp. kp (mahakandmise kp):

Töötaja kaardil on kasutaja reale lisatud lõpp. kp (mahakandmise kp):

Tüüp on selleks, et varasid saaks Töötajatega siduda. Varadeks ei pea olema ainult väärtuslikud põhivarad või väheväärtuslikult väikevahendid, aga nendeks võivad olla ka nt uksekaardid, võtmed, kütusekaardid, tarkvara sissepääsukoodid jms.

Selleks, et saaks Töötaja kaardi saki „Varad“ ridadele salvestada vara ridu, on vaja kõigepealt häälestada varade Tüübid, sest ilma tüübita read tabelisse ei salvestu. Vara tüüpide loend luuakse registrisse Personali seadistused → Töötaja varad - sellesse registrisse luuakse nimekiri varade gruppidest nii nagu soovid neid süstematiseerida Töötajad moodulis. See nimekiri ei pea otseselt kattuma vara klasside loendiga.

Vara klassile valitakse, millisele Töötaja mooduli vahendi tüübile antud klass vastab.

Kui soovid, et varade lisamisel liiguks vara klassi pealt tüüp alati õigesti kaasa, pead vara klassid koostama nii, et need kattuksid vara klassi loendiga.

Näide: kui põhivara kaardil „Kasutajad“ sakil asetad kasutaja, siis täitub automaatselt Tüüp veerg vara klassi küljes oleva per. vah tüübiga. Teised klassid on ka valikunimekirjas olemas, juhul kui soovid muuta.

Töötaja kaardil „Varad“ sakil Tüüp valimisel on rippmenüü valiku nimekirjas ainult selle tüübiga varad.

Osad ettevõtted ei täida vara klassil per. vahendi tüüpi ja teevad tüübi valiku alles Töötaja kaardil. On ka ettevõtteid, kes ei soovi mingi klassi varasid Töötajatega siduda ja jätavad seepärast vara klassi kaardil per. vahend tüübi tühjaks. Seepärast on olemas süsteemi seadistus, mille alusel saad otsustada, kas selliseid varasid valikus näidatakse või mitte - „Töötajakaardi Varade valikus kuvab ka varasid, millel vara klassi kaardil on personali vahendi tüüp tühi > Jah/Ei“. Vaikimisi on Jah.

Kui valid Jah, siis näitab valiku nimekirjas kõiki varasid:

Kui ettevõte soovib rakendada põhjalikumat kasutajate haldust, mis võimaldaks koostada Vara nimekiri aruannet mineviku aja järgi ehk tagasiulatuva seisuga kasutajate/vastutajate kohta, siis tuleks kõik muudatused vormistada eraldi lisadokumentidena „Väikevahendi muutus“ ja „Põhivara muutus“. Kui seadistus Vara seadistused → „Vara kaart on muudetav“ on ei peal, siis sellise valiku puhul saabki muutusi teha ainult lisadokumentide peal.

JAH - valiku puhul saab kõiki muutusi teha otse põhivara kaardil, aga ei saa hiljem võtta aruandeid varasema perioodi kohta - kes oli vastutaja jne. Lihtsa kasutajate halduse korral saab põhivara kaardil isikute koode muuta, aga andmete ajalugu ei jää ja aruandeid ei saa vaadata.

EI - valiku puhul saab muutusi teha ainult lisadokumentide peal. Muutused salvestuvad ning neist saab koostada mineviku aja järgi aruandeid. EI õiguste korral saab muuta põhivara välju, mis ei ole põhivara kaardil suletud.

Põhilised aruanded, mis võimaldavad pärida infot varade kasutajate ja vastutajate kohta on:

• Aruanne „VARA NIMEKIRI“ (asub Raamat > Aruanded. Kui kasutajad/vastutajad on lisatud vara kaardil Kasutajad sakile otse, mitte läbi muudatuse dokumendi, siis Vara nimekiri aruanne näitab kasutajaid/vastutajaid hetkeseisuga. Ehk siis kui Aeg väljale sisestada tagasiulatuv kuupäev ja selle kuupäeva seisuga oli kasutajaks keegi teine, kes hetkel, siis aruanne näitab ikkagi hetke kasutajat/vastutajat. Kui kasutajad/vastutajad on lisatud läbi muudatuse dokumendi, siis Vara nimekiri aruanne näitab kasutajaid/vastutajaid valitud kuupäeva järgi (võib olla ka tagasiulatuv kp) - täida väli „Aeg“ tagasiulatuva kuupäevaga või jäta tühjaks, siis näitab hetkeseisu.

• Aruanne „TÖÖTAJATE NIMEKIRI“ (asub Personal > Aruanded). Kui varade lisamine töötajatele toimub läbi Töötaja kaardi Varad saki, siis Töötajate nimekiri aruandes saab pärida andmeid nii hetkeseisuga kui ka tagasiulatuvalt.

Kui töötajad nimekiri aruannet võtab isik (nt osakonnajuht), kes ei tohi näha kõikide ettevõtte töötajate palgaandmeid, siis tuleb talle määrata Töötajate nimekiri aruandele Oma õigus ning lisaks seadistus „Oma õigusega näeb ka alluvate personalikaarte ja aruandeid“ panna Jah peale ehk anda õigus töötajale juhiks määratud kasutajal näha tema alluvate töötaja kaarte ning andmeid palga ja puudumiste aruandes. Sellisel juhul see isik ei näe teiste isikute palgaandmeid.

Inventuuri dokument näitab kasutajatele määratud varasid hetkeseisuga, seepärast on soovitatav inventuuri dokument ära koostada ja kinnitada enne kui järgneva perioodi kasutajate/vastutajate muudatusi tegema hakatakse.

Näide: inventuuri dokument luuakse 9.5.2024 ja filtris on valitud konkreetse kasutaja OTT varad. Kuigi inventuuri dokumendi Aeg on 30.4.2024, siis inventuuri lehele tuuakse peale „Täida dokument“ vajutamist kasutaja/vastutaja koodid hetkeseisuga ehk 9.5.2024 seisuga.