Sisujuht

Kulutused (UUS KUJUNDUS)

Kulutuse dokumentidel kajastatakse aruandvate isikute poolt tehtud kulutused, mis ei ole tasutud ettevõtte rahaliste vahenditega.

Kulutused asuvad Raamat→ DOKUMENDID → Kulutused

1. Kulutuse nupud

1.1. Kinnitamata kulutuse päise nupud

1.2. Kinnitatud kulutuse päise nupud

1.3. Ridade päise nupud

2. Kulutuse väljad

2.1. Üld väljad

:!: Kui Süsteemi seadistused > Kulutuse staatus, millele on tehtud väljamakse on täidetud, muudetakse kulutuse staatus, peale kulutuselt loodud väljamakse salvestamist, automaatselt seadistusse kirjutatud staatuseks. Seda võimalust on hea hiljem näiteks kulutaja aruandes väljamakstud kulutuste välistamiseks kasutada.

2.2. Ridade väljad

Näide: Töötaja soetas 20.01.2025 kontoritarbeid kogusummas 100 USD. Real kuvab kursi kulutuse sisestamise kuupäevaga (päises väli „aeg“). Väljal Summa-T sisestatakse kulutaja poolt tegelikult makstud summa ehk kui palju maksis töötaja kulutuse tegemise hetkel kehtinud kursiga.

3. Ostuarvega sidumine

Kulutusi ja ostuarveid on võimalik omavahel siduda (või ka üht ostuarvet mitme erineva kulutusega). Näiteks ühe ostuarvega ostetud lennupiletid saab siduda mitme erineva isiku lähetusaruannetega. Kulutuste sidumine toimub ostuarve päises või ridadel (kui soovitakse ainult konkreetset rida siduda mõne kulutusega). Ostuarve väljal Kulutus (päises või ridadel) avaneb topeltklõpsuga Kulutuste valik ning võimalus asetada dokumendile kulutus, millega soovitakse ostuarvet siduda. Ridadele märgitud kulutusi eelistatakse alati päises märgitule.

Tulemus kajastub Kulutaja aruandes, kui märkida linnuke Ostuarvetega.

4. Kulutuse periodiseerimine

Kulutusi saab periodiseerida nii nagu ostu- ja müügiarvet, kirjutades periodiseeritava rea peale perioodi alguse ja lõpu kuupäeva.

Vajalik süsteemiseadistus:

Finantsi seadistused → Automaatne periodiseerimine → Kulutus
Finantsi seadistused → Periodiseeritud kande päisesse ja reale algusse lisanduv tekst Periodiseeritud, Periodis. jne (vaba tekst)

Raamat seadistused → Finantskonto → KORR.KONTO → (bilansikonto number)

Periodiseerimine

Kulutusel märgitakse ära real periodiseeritava kulu algus- ja lõppkuupäev.

Kinnitamisel tekib finantskanne

Periodiseerimine lisavalikuga - ka käibemaks

Kui on kasutusel periodiseerimise lisaseadistus Ka käibemaks. lisatakse finantskande igale reale käibemaksukood. Eestis ei ole kohustuslik ning kasutamisel jälgida, et käibedeklaratsioon oleks õieti seadistatud.

Ka käibemaks linnuke +

Ka käibemaks linnuke -

5. Kulutuse massimport

Kulutuse massimpordil on võimalik massimportida kõiki välju v.a. baas - see väli on ainult näha dokumendil.

Kui välju ei impordita, kehtivad järgmised reeglid

:!: Kui väljatoodud väljad on imporditud tabelis, siis ei kirjuta reeglitega üle vaid imporditakse väljad.

Kulutused (VANA KUJUNDUS)

Kulutuse dokumentidel kajastatakse aruandvate isikute poolt tehtud kulutused, mis ei ole tasutud ettevõtte rahaliste vahenditega.

Kulutused asuvad Raamat→ DOKUMENDID → Kulutused

1. Kulutuse nupud

1.1. Kinnitamata kulutuse päise nupud

1.2. Kinnitatud kulutuse päise nupud

2. Kulutuse väljad

2.1. Üld väljad

:!: Kui Süsteemi seadistused > Kulutuse staatus, millele on tehtud väljamakse on täidetud, muudetakse kulutuse staatus, peale kulutuselt loodud väljamakse salvestamist, automaatselt seadistusse kirjutatud staatuseks. Seda võimalust on hea hiljem näiteks kulutaja aruandes väljamakstud kulutuste välistamiseks kasutada.

2.2. Ridade väljad

Näide: Töötaja soetas 01.04.2022 kontoritarbeid kogusummas 100 USD. Real kuvab kursi kulutuse sisestamise kuupäevaga (päises väli „aeg“). Väljal Summa-T sisestatakse kulutaja poolt tegelikult makstud summa ehk kui palju maksis töötaja kulutuse tegemise hetkel kehtinud kursiga.

3. Ostuarvega sidumine

Kulutusi ja ostuarveid on võimalik omavahel siduda (või ka üht ostuarvet mitme erineva kulutusega). Näiteks ühe ostuarvega ostetud lennupiletid saab siduda mitme erineva isiku lähetusaruannetega. Kulutuste sidumine toimub ostuarve päises või ridadel (kui soovitakse ainult konkreetset rida siduda mõne kulutusega). Ostuarve väljal Kulutus (päises või ridadel) avaneb topeltklõpsuga Kulutuste valik ning võimalus asetada dokumendile kulutus, millega soovitakse ostuarvet siduda. Ridadele märgitud kulutusi eelistatakse alati päises märgitule.

Tulemus kajastub Kulutaja aruandes, kui märkida linnuke Ostuarvetega.

4. Kulutuse periodiseerimine

Kulutusi saab periodiseerida nii nagu ostu- ja müügiarvet, kirjutades periodiseeritava rea peale perioodi alguse ja lõpu kuupäeva.

Vajalik süsteemiseadistus:

Finantsi seadistused → Automaatne periodiseerimine → Kulutus
Finantsi seadistused → Periodiseeritud kande päisesse ja reale algusse lisanduv tekst Periodiseeritud, Periodis. jne (vaba tekst)

Raamat seadistused → Finantskonto → KORR.KONTO → (bilansikonto number)

Periodiseerimine

Kulutusel märgitakse ära real periodiseeritava kulu algus- ja lõppkuupäev.

Kinnitamisel tekib finantskanne

Periodiseerimine lisavalikuga - ka käibemaks

Kui on kasutusel periodiseerimise lisaseadistus Ka käibemaks. lisatakse finantskande igale reale käibemaksukood. Eestis ei ole kohustuslik ning kasutamisel jälgida, et käibedeklaratsioon oleks õieti seadistatud.

Ka käibemaks linnuke +

Ka käibemaks linnuke -

5. Kulutuse massimport

Kulutuse massimpordil on võimalik massimportida kõiki välju v.a. baas - see väli on ainult näha dokumendil.

Kui välju ei impordita, kehtivad järgmised reeglid

:!: Kui väljatoodud väljad on imporditud tabelis, siis ei kirjuta reeglitega üle vaid imporditakse väljad.

6. Korduvad küsimused

Kulutustega seotud korduma kippuvad küsimused leiavad kajastust ja on pidevalt täiendamisel SIIN.

Kuidas peaks töötajate päevarahad märkima ?

Päevarahad kajastatakse Kulutuse dokumendil. Päevaraha ei ole palga osa ja palgamoodulis neid ei kajastata.

  • Loo Kulutuse tüüp

Näiteks :

  • Loo Kulutus ja kinnita

  • Loo väljamakse kas kokkuleppel töötajaga enne komandeeringusse minekut
  • Kui kokkuleppel töötajaga makstakse päevarahad välja koos komandeeringu kulutusega, siis võib koostada kulutuse, kus on kõik komandeeringukulud märgitud.
  • Soovi korral saab palga väljatrükile lisada Kulutuse tüübid, millel on märgitud Personali tulu JAH

Kulutus kui sõidupäevik

Kulutuse dokumenti saab kasutada ka kui sõidupäevikut, kus vajalik info kajastada ning selle põhjal luua väljamakseid ja deklaratsioone. Lisaks on võimalik kulutuse, kui sõidupäeviku täitmist automatiseerida, et käsitöö hulka vähendada. Vaata kasulikke töövõtteid ja näiteid allpool.

:?: Hetkel dokumendil puuduvad kontrollid ja hoitused maksuvaba piirmäära ületamise, erisoodustuse kajastamise jms kohta, seda kontrolli peab teostama käsitsi. Uuenduste lisandumisest teavitatakse uudiskirja teel.

Kulutuse tüüp

Selleks, et säästa aega iga sõidu sisestamisel loo Seadistused→ Raamat → Kulutuse tüübid. Kulutuse tüübil täidetud väljad asetuvad kulutuse reale.

  • Nimetus - kulutuse reale asetuv selgitus
  • Ühikuhind - hüvitis kilomeetri kohta
  • Konto, objekt, projekt, kmkood - kui täidetud asetuvad kulutuse reale.

Kõiki kulutusele asetuvaid väärtusi saab ka soovi korral üle kirjutada ja eemaldada. Samuti saab teha vajalik hulk kulutuste tüüpe, mis kataksid eri kontode või hüvitismäärade vajadusi. Näiteks, kui on ettevõtte siseselt sätestatud erinev hüvitis ametisõitude ja töö- ja elukoha vaheliste sõitude tarbeks.

Kulutuste marsruudid

Korduvaid marsruute, näiteks kliendi kohtumisi teise linna või töö ja elukoha vahelisi sõite, on võimalik mallidena salvestada korduva sisestuse vältimiseks. Seadistused→ Raamat → Kulutuste marsruudid

  • Vahemaa - kilometraaž kokku

Sõidupäevik

Kulutuse dokumendi päises saab lisada kulutaja, perioodi, kommentaari väljadel kajastada auto registreemisnumbrit ja dokumendi sisu.

Valides reale kulutuse tüübi ja marsruudi:

  • arvutub hüvitatav summa automaatselt
  • tuleb täita vaid, sõidu kuupäev ja algnäit
  • lõppnäit arvutub vahemaa kaudu. Kui pakutud lõppnäit ei vasta tegelikkusele, siis muutes korrigeeritakse ka vahemaa kilometraaži.

:?: Selleks, et ridadel saaks täita alg- ja lõppnäitu, tuleb peenhäälestuses teha valik „Alg- ja lõppnäidu täitmine ridadel ei mõjuta päist“ - jah

Massasetus

Dokumendi ridade täitmine massasetajaga on mugav, kui töötajad kajastavad sõite tabelarvutus rakenduses näites Excelis. Importida on vaja minimaalselt kulutuse tüüp, sõidu kuupäev ning alg- ja lõppnäit. Ülejäänud väljad leiab ja arvutab Directo taustal.

Näide sõidupäevikust, massasetatavad väljad:

:?: Ettevalmistatud ridade väljad peavad olema ette valmistatud järjekorras, mis on näidatud massasetaja akna allosas. Ettevalmistatud read tuleb asetada copy-paste meetodil massasetaja valgesse aknasse. Vaata ka Massasetaja

Massasetaja aken:

Tulemus kulutusel: Automaatselt leitakse vahemaa, kogus ja arvutub hüvitatav summa.

Kulutaja aruanne

Kulutaja aruandest saab luua kulutus-sõidupäevikutele massiga väljamakseid ja saada kokkuvõtvat infot.

Selleks, et näha ainult sõidupäeviku iseloomuga kulutusi, kasuta dokumentidel ühist tunnust, näiteks märksõna „sõidupäevik“ kommentaari väljal, ja kasuta seda filtrina aruandes:

Vaata ka järgnevalt, kuidas finantsretsepti abil maksuvaba piirmäära ületavalt osalt arvutada erisoodustuse maksukulu ja maksuvõla.

:?: Kui kasutad kulutust sõidupäevikuna, siis finantsretsepti puhul vali ülepiirmäära- ja kompensatsiooni rea tüübiks arvutus, et dokumendile lisataks ainult maksukulu ja võlg.

Kuidas isikliku sõiduauto hüvitist saab finantsretsepti abiga kulutusele asetada?

Alates 1.1.2025 saab sõidupäeviku alusel hüvitada töösõite kuni 50 senti kilomeetri kohta, kuid mitte rohkem kui 550 eurot ühes kalendrikuus tehtud sõitude eest. See tähendab, et tööandja võib kehtestada ka madalama kilomeetri hinna, nt 20 senti, kuid maksuvabastuse tingimuse täitmiseks ei tohi ületada kumbagi piirmäära. Seega, kui hüvitise kilomeetri hinnaks on määratud näiteks 1 euro, on maksustatav kilomeetri piirhinda ületav osa, ehk 50 senti ja seda sõltumata sellest, kui suur on hüvitise summa kokku. Piirmäärasid ületav hüvitise summa loetakse erisoodustuseks.

Koosta finantsretsept, mis arvutab sisestatud kilometraaži põhjal välja maksuvabat piirmäära ületava osa, mille eest tuleb tasuda erisoodustuse maksud. See osa pannakse eraldi kontole, millele on määratud TSD lisa 4 kood 4030, mille kaudu liiguvad erisoodustuse andmed koos TSD'ga e-maksuametisse. Lisaks arvutab finantsretsept välja ka erisoodustuse maksukulu ja maksuvõla.

Vajadusel loo üle piirmäära mineva autokompensatsiooni jaoks eraldi konto, millele vali külge erisoodustuse kood 4030. Loe lisaks: TSD lisad 4, 5 ja 6

NÄITED
Allpool on toodud mõned näited uue kujundusega finantsretseptidest ning nende kasutamisest uue kujundusega kulutusel.

Näide 1 > Sõiduauto kompensatsioon 0,5€/km kohta, üle piirmäära

Tööandja korralduses on kirjas, et töötajale hüvitatakse isikliku sõiduauto kasutamine tööülesannetel sõidupäeviku pidamisel. Jaanuarikuus hüvitati töötajale isikliku sõiduauto kasutamine kogusummas 600€ (1 200 km × 0,5€) ja sama summa kanti ka töötajale üle. Vormi TSD lisas 4 tuleb näidata summa 50€ (600€ – 550€).

Koosta finantsretsept:

Aseta kulutusele finantsretsept:

Sisesta finantsretsepti asetajasse kilometraaz:

Peale kilometraazi sisestamist arvutuvad välja:

  • piirmäära sisse jääv summa (rida 30)
  • piirmäära ületav summa (rida 40)
  • piirmäära ületavast summast arvutatud tulumaksukulu 22/78 (rida 50)
  • piirmäära ületavast summast arvutatud sotsiaalmaksukulu 33% (rida 70)
  • piirmäära ületavast summast arvutatud tulumaksuvõlg 22/78 (rida 80)
  • piirmäära ületavast summast arvutatud sotsiaalmaksuvõlg 33% (rida 90)

Aseta finantsretsept kulutusele ja kinnita see:

Näide 2 > Sõiduauto kompensatsioon 0,55€/km kohta, alla piirmäära

Tööandja korralduses on kirjas, et töötajale hüvitatakse isikliku sõiduauto kasutamine tööülesannetel sõidupäeviku pidamisel. Jaanuarikuus hüvitati töötajale isikliku sõiduauto kasutamine kogusummas 409,44€ (744,44 km × 0,55€) ja sama summa kanti ka töötajale üle. Vormi TSD lisas 4 tuleb näidata summa 37,22€ (744,44 km × 0,05€)

Näide 3 > Sõiduauto kompensatsioon 0,45€/km kohta, üle piirmäära

Tööandja korralduses on kirjas, et töötajale hüvitatakse isikliku sõiduauto kasutamine tööülesannetel sõidupäeviku pidamisel. Jaanuarikuus hüvitati töötajale isikliku sõiduauto kasutamine kogusummas 675€ (1500 km × 0,45€) ja sama summa kanti ka töötajale üle. Vormi TSD lisas 4 tuleb näidata summa 125€ (675€ – 550€).