E-arvete saatmine

Directo teeb koostööd järgmiste e-arve operaatoritega, kelle kaudu saab e-arveid saata:

• RIK e-arveldaja - Directo kliendile tasuta
• Finbite
• UnifiedPost
• Telema
• Finvoice (Soome e-arvete saatmiseks) - liidese käivitamiseks on vaja Directo ja/või operaatori sekkumist.

Directo kontrollib äriregistri alusel automaatselt (igaöiselt), kas klient on e-arve vastuvõtuvõimeline.
Kui liidestuse aktiveerid, siis e-arve saadetakse automaatselt peale arve kinnitamist. Seadistused, mis seda mõjutavad:

• „Omniva/Finbite/EAK e-arvete automaatne saatmine arve kinnitamisel„ – valikud: Ei / Alati kõigile / Vastavalt kliendikaardi kanalile või kui saaja võtab e-arveid vastu. Kui valik on Alati kõigile või Vastavalt kliendikaardi kanalile või kui saaja võtab e-arveid vastu, siis toimub e-arve saatmine automaatselt arve kinnitamisel. (NB! See seadistus lisandus 2025. aasta maikuus – kui kasutad Finbite liidestust juba varasemast, tuleb see eraldi sisse lülitada.)

• „RIK e-arvete liidestus„ – valikud: Ei / Ainult saatmine / Ainult vastuvõtt / Saatmine ja vastuvõtt. Automaatne saatmine arve kinnitamisel on RIK liidese sisse ehitatud – valik määrab ainult seda, mis suunas liides töötab (saatmine, vastuvõtt või mõlemad).

• „Unifiedpost liides„ - valikud: Jah / Ei.Automaatne saatmine arve kinnitamisel on liidese sisse ehitatud

Tee arve nagu tavaliselt ja vajuta Kinnita. E-arve saadetakse kliendile automaatselt.

Saatmise staatust näed arve päises

Salvestatud arve päises kuvatakse info ikooni koos selgitusega „Kinnitamine saadab e-arve (rik-earve)“ ehk sulgudes on ka märge, et mis operaatoriga on tegu.

Peale arve kinnitamist kuvatakse koheselt info ikoonil selgitust, et et arve on elektroonilise saatmise ootel. Samuti kuvatakse see info külgpaneeli Ajalugu sektsiooni.

Saatmine toimub taustal automaatselt umbes 10-15 minuti jooksul.

Kui arve on elektrooniliselt saadetud, kuvatakse arve päisesse ikoon koos saatmise infoga „Elektrooniliselt saadetud“. Samuti kuvatakse see info külgpaneeli Ajalugu sektsiooni.

Mida veel on hea teada:

• Kui kliendil on e-arve vastuvõtu võime, jõuab kinnitatud arve tema infosüsteemi täiesti automaatselt (RIK, Finbite; Finvoice'i puhul on operaatoriks Apix ja liidestamiseks on vaja Directo poolset sekkumist).
• Saatmist saab viivitada – Directos on seadistus, mitu tundi pärast arve kinnitamist e-arve operaatorile töötlemiseks edastatakse: Süsteemi seadistused → Transport → RIK/Omniva/Finbite/EAK e-arve saatmise viivitus tundides (0-24). Näiteks 8-tunnise viivituse puhul leiab saatmine aset alati töövälisel ajal, mis võimaldab arvet ka pärast kinnitamist uuesti avada ja vajalikud muudatused sisse viia.
• Saata saad ka nt 1x päevas kõik arved korraga (Arvete nimekiri aruandest, filter „Edastuskanal“).
• Aktiivse e-arve liidestuse korral saadetakse ka kassaarved kliendile e-arvetena. Kliendikaardil Transport sakis saab seadistuse „Arve saatmise tingimus„ abil määrata, et nt sularahas või kaardiga tasutud kassaarveid ei saadeta e-arvena. Vajadusel saab valikut otse dokumendil muuta, kui on peale pandud süsteemi seadistus „E-arve saatmine on arvel valitav valik“ = Jah. Kui on aga soov, et vaikimisi oleks e-arve saatmine maha võetud, saab seda kehtestada Süsteemi seadistused > Kassaarve saadetakse vaikimisi e-arvena = Ei.

Kui ei soovi automaatset e-arve saatmist:

• Seadistus „E-arve saatmine on arvel valitav„ = Jah – arvel kuvatakse märge „e-saatmisesse“ ja kui arve on salvestatud ning ei soovi, et see läheks automaatselt e-arvena saatmisse, saad käsitsi linnukese eemaldada.
• Kliendikaardil Transport sakil „Kinnitamine saadab automaatselt„ = Ei – siis tekib arvele nupp „Saada e-arve“ ja saad käsitsi vajutades arve ära saata.

Oluline teada

• E-arvet saab saata ainult ühe korra
  • Operaatorid ei luba sama numbriga dokumenti mitu korda edastada
  • Saadetud e-arve kajastub saaja infosüsteemis loetud minutite jooksul
  • Kui arvel on viga, tuleb algne arve krediteerida, luua uus parandatud arve ning saata kliendile mõlemad dokumendid (kreeditarve ja uus arve).
  • Kinnitamata dokumenti ei saa e-arvena saata – andmed peavad olema lõplikud

• E-arve ei ole e-saateleht
  • Kui on vaja klientidele esitada e-saatelehti või vastu võtta e-tellimusi, peab kasutama EDI operaatori teenuseid (Telema, Edisoft vms). NB! Sama operaator võib edastada ka e-arveid.

Kas saata e-arvele lisaks ka e-mail?

Üldjuhul ei ole soovitatav saata sama arvet nii e-arvena kui e-mailiga, sest see võib tekitada kliendis segadust.