Iga kord, kui vahetub kalendriaasta - paljude ettevõtete jaoks ka majandusaasta - tasub varakult üle vaadata Directo seadistused ja mõelda, millal on mõistlik mingeid toiminguid teha. Tähtsamad teemad, millele mõtlema peab, on:

Selleks, et uuel kalendriaastal uute dokumentide loomine muretult sujuks, tuleb veenduda, et numbriseeriad on seadistatud nii, et vajalikud seeriad ka pärast aastavahetust kehtiks.

Seadistused → Üldised seadistused → Seeriad

Numbriseeriatel on määratud kehtivuse alguse ja lõpu aeg (lõpuaeg on kellaaja suhtes tundlik!), seega peab veenduma, et vähemalt ühe seeria kehtivuse lõpp on järgmises aastas või veel kaugemal tulevikus. Juhul, kui käesoleva aasta seerias on veel piisavalt palju vaba numbriruumi, soovitab Directo olemasoleva seeria lõppu pikendada; kui see võimalik ei ole, tuleb luua uus seeria või seeriad.

Directo kontrollib ja vajadusel täiendab kõikides andmebaasides jooksva aasta seeriaid paar päeva enne aasta lõppu, nii et seeriad kehtiks vähemalt 31.12 kella 23:59ni ja aasta viimasel päeval töö tõrgeteta sujuks.

Käsitsi loodavate finantskannete jaoks kasutatavaid seeriaid seadistatakse Raamatu seadistustest.

Kõik ettevõtted, mis kasutavad Directot mõne välise infosüsteemiga (D2D, e-arve, Swedbank Gateway või LHV Connect, Telema) liidestatuna, peavad eriti tähelepanelikult kontrollima, et juhul, kui järgmise aasta jaoks otsustati luua uus numbriseeria, siis oleks see õigel ajal muudetud ka kõikides seadistustes. Kõige tähtsam neist on süsteemiseadistus Vaikimisi seeria, mis mõjutab suurt hulka erinevaid sisenevaid dokumente, aga lisaks tuleb üle vaadata näiteks XML kasutaja või Telema andmeliiklust kasutava kliendi vastavad seadistused. Ebakorrektse seeria korral peatub sisenevate dokumentide liiklus, seetõttu soovitame tõrgeteta töö tagamiseks erinevate kalendriaastate jaoks erinevaid seeriad MITTE luua, pikendades selle asemel olemasoleva seeria kehtivust.

Numbriseeriate toimimise põhimõtete ja seadistamise nippide kohta tasub hoolega läbi lugeda see juhend: Numbriseeriate seadistamine

Enda kasutaja numbriseeria seadistuse kontrollimise juures on abiks see juhend: Isiklikud seadistused

Laoarvestusega firmad teevad aasta lõpus või uue alguses suure tõenäosusega aastainventuuri. Oluline on enne inventuuri kinnitama asumist kontrollida, et kõik ladu muutvad dokumendid, mille aeg on inventuuri ajast varasem, oleks kinnitatud. Pärast inventuuri tegemist ja kinnitamist selle aja suhtes minevikku ladumuutvate toimingute tegemine tekitab laoarvestuses tõsiseid segadusi. Arvestama peab ka sellega, et inventuuri ei saa kinnitada minevikku muude laotoimingute suhtes, st kui toodet X on laost Y müüdud kuupäeval 02.01, siis ei saa sellele enam teha inventuuri eelmise aasta kuupäevaga 31.12.

Vastavalt kehtivatele maksumääradele tuleb täiendada Directos olevaid maksuvalemeid.

Tulumaksu valemile tuleb sisestada uus periood ja kontrollida üle, et maksuvaba väljal oleks uuele perioodile vastav maksuvaba tulu kuu määr.

Sotsiaalmaksu perioodide täiendamiseks on abiks juhend: Aastavahetuse toimingud seoses sotsiaalmaksuga

Kui maksuvalemitele perioode ei lisata, siis arvestatakse maksud vastavalt vaikeseadistustele.

Täiendada tuleb ka lastepuhkuse palgavalemit (töötajal õigus saada 3-6 päeva). Abistava juhendi leiate siit: Lastepuhkuse valem

Kui aasta on juba vahetunud, tekib tihti vajadus eelmine periood sulgeda, et seal kogemata ebasoovitavaid muudatusi ei tehtaks ega andmeid ei lisataks. Alates 2019. aastast toetab Directo finantsarvestuse sulgemist moodulite kaupa, mistõttu on võimalik näiteks kohe 1. jaanuaril lukustada sissetulekud, et kaupa eelmisesse aastasse enam juurde ei võetaks, aga jätta avatuks ostuarved, et oleks võimalik eelmise perioodi kuludokumente seaduses ettenähtud ajani vastu võtta.

Finantsi üldise ja moodulipõhise sulgemise kohta on abiks juhend: et:kin_eeldus#finantsi_sulgemine