Kasutaja tarvikud

Lehe tööriistad


Külgriba

www.directo.ee

et:yld_numbriseeriad

Numbriseeriate seadistamine

Numbriseeriad on Directos reeglid, mille alusel omistab süsteem uut dokumenti luues dokumendile numbri. Seeriatel on ajaline kehtivus ja töö on võimalik ainult siis, kui seadistatud on mõni seeria, mis kehtib dokumendi aja seisuga.

Üldised numbriseeriad

Neid numbriseeriaid kasutatakse kõikide dokumentide puhul, mis pole käsitsi sisestatud finantskanne (FIN.xxx tüüpi kanne), st arvete, tellimuste, ostuarve jms dokumentide loomisel.

Seeriate seadistamine käib ÜLDISTE SEADISTUSTE valikust Seeriad.

Väljade rollid

  • Kood - igal numbriseerial on oma unikaalne kood. Koodi valimisel on mõistlik vältida koodi, mis oleks puhas number (näiteks 2017), sest see tekitaks konflikti juhul, kui süsteemis eksisteerib ka täpselt sama numbriga dokument. Mõistlikud koodid on näiteks DOK või DOK2017.
    • :!: Hoolimata sellest, et finantsseeriaid seadistatakse teisest kohast, ei saa nende koodid kattuda üldiste seeriate koodidega.
  • Nimi - kasutajale nähtav nimi. Nimi võiks kirjeldada asja olemust, näiteks Dokumendid alates 2017
  • Seeria algus ja Seeria lõpp - numbrivahemik, millest leitakse uus dokumendinumber
    • Kui seeriasse pole loodud ühtegi dokumenti, siis saab esimene loodav dokument numbriks algus+1. Näiteks selle seeria puhul tekiks esimene loodav müügiarve numbriga 100001.
    • Kui süsteemis on dokumente, mille number langeb määratud vahemikku, siis saab uus dokument numbriks kõige suuremale olemasolevale numbrile vastava väärtuse. Näiteks kui Directos on lähetus number 212345, siis selle seeria korral tekiks järgmine lähetus numbriga 212346
    • Iga dokumendiliigi lõikes jooksevad numbrid eraldi. Näiteks kui sellesse seeriasse teha kolm müügiarvet, saavad need numbrid 100001, 100002, 100003. Kui nüüd teha esimene ostuarve, saab see numbri 100001.
  • Algus aeg ja Lõpp aeg - ajavahemik, millal seda seeriat tohib kasutada. Loodava dokumendi aeg peab sellesse vahemikku sobima, muidu ei saa dokument numbrit või ei õnnestu dokumendi salvestamine/kinnitamine. NB! seeriasse peab sobima ka dokumendi kande aeg.
    • :!: Algus ja lõpp on ajatundlikud. See tähendab, et kui seeria lõpp on määratud 31.12.2017, siis saab sellesse seeriasse dokumente luua veel näiteks 30.12.2017 18:00, aga uut dokumenti ei saa enam luua näiteks 31.12.2017 14:13. Sellest tulenevalt on korrektne seeria lõpu aeg antud juhul 31.12.2017 23:59:59
  • Suletud - valiku Jah korral ei saa seda seeriat kasutada ja seda ei arvestata dokumentide loomisel
  • Uus seeria - siia saab vajadusel panna mõne muu seeria koodi, millesse üritatakse luua dokument juhul, kui see luuakse mõnest muust dokumendist, mis kuulub antud seeriasse, ajal, kui antud seeria enam ei kehti. Näiteks kui Directos on tellimus, mis kuulub seeriasse, mille kehtivus lõppeb 31.12.2016, ning sellest tellimusest tehakse lähetus 03.04.2017, siis kasutatakse lähetuse puhul seda seeriat, mis on vana seeria Uus seeria väljas
  • Seeria prefiks - ei mõjuta süsteemi käitumist, kasutatakse ainult väljatrükkide kujundamise juures

Head tavad ja võimalikud vead

Ajaline kehtivus

Numbriseeriate seadistamisel on otstarbekas luua seeriad nii, et nende ajaline kehtivus ja numbrivahemik võimaldavad muretut tööd pikaks ajaks. Mitte mingil juhul pole mõtet teha erinevate perioodide (aasta, kuu, nädal vms) jaoks erinevaid seeriaid. Kindlasti tuleb vältida lähenemist, et erinevate dokumendiliikide puhul kasutatakse erinevaid seeriaid (üks seeria arvete, teine ostuarvete jms jaoks). Seeria loomisel võiks prognoosida numbrivahemiku suurust planeeritava tegevusmahu järgi. Näide:

  • On teada, et kõige rohkem luuakse müügiarveid
  • Praeguste andmete kohaselt väljastab firma umbes 1000 müügiarvet kuus
  • Tegevus kasvab keskmiselt 10% aastas

Sellisel puhul on mõistlik loodav seeria näiteks selline:

  • DOK
  • Dokumendid
  • 1000000
  • 1999999
  • 01.01.2016
  • 31.12.2025 23:59:59

Selline seeria mahutab 999998 dokumenti, mis on igati piisav nende ca 200 tuhande müügiarve ära mahutamiseks, mis järgmise kümne aasta jooksul tekkida võivad.

Seeria sidumine kasutajaga

Selleks, et kasutaja ei peaks uue dokumendi loomisel käsitsi seeriat valima, saab seeria koodi salvestada kasutaja kaardile. Kasutaja ise saab seda teha Isiklik tulba valikust Kasutaja, administraator teeb seda Üldine tulba Seadistuse menüüvalikust Kasutajad.

:!: Juhul, kui kasutatav seeria muutub, näiteks kasutati eelmisel aastal seeriat DOK2016, aga sellel aastal on plaan kasutada seeriat DOK2017, siis tuleb uue aasta saabudes veenduda, et kasutajate külge ei oleks salvestatud seeriat, mille kehtivus on lõppenud.

Kui Directos on kasutusel Kohad, siis võib seeria olla seotud ka konkreetse kohaga, seega peab uute seeriate tegemisel veenduma, et ka kohtade külge on seadistatud õiged seeriad.

Juhul, kui kasutajaga pole seotud konkreetset seeriat, vaid valik on Viimati salvestatud, siis tuleb uut seeriat kasutama hakates esimese loodava dokumendi puhul seeria ise valida dokumendi numbri lahtrist topeltklõpsuga.

VÕIMALIK VIGA: numbrivahemike kattuvus

:!: Directos ei tohi mingil juhul olla seeriaid, mis omavahel numbriliselt kattuvad, st ühegi seeria algus ei tohi olla väiksem kui ükskõik millise muu seeria lõpp, samuti ei tohi ühegi seeria lõpp olla suurem kui mõne muu seeria algus.

Kui süsteemis on mitu seeriat, siis võivad numbrivahemikud olla näiteks nii:

  • 1000:1999
  • 2000:2999
  • 3000:3999

Aga mitte mingil juhul nii

  • 1:10000
  • 1000:1999

Ja ka mitte mingil juhul nii

  • 10000:29999
  • 20000:49999

:!: Arusaadavuse huvides võiks seeriad seadistada nii, et algus ja lõpp on võrdse kohtade arvuga.

ABI seeria kasutamine

Abi seeriat kasutatakse dokumendi numbri taastamiseks või juhul kui on loodud dokument, mida ei soovita kasutada. Sellisel juhul dokument, mis on loodud teiselt dokumendilt kustutakse ning kui soovitakse sama dokumendi numbrit ilma muude seosteta nt tellimuste, sündmuste jms uuesti luua, kasutatakse selleks all toodud meetodit.

Abiseeria abil saab luua vajaliku numbriga uue dokumendi: Seeria lõpp on soovitud dokumendi number, mida on vaja luua. Algus aeg ja lõpp aeg- tellimuse aeg ja tänane päev peavad sinna mahtuma. Seeria koodi saate panna ise (nt taastatava dokumendi number). Sisestate tellimuse, arve jne nii nagu ikka, siis kui dokument on loodud, saab topelt klikkiga numbrilahtris valida loodud dokumendi numbriga seeria salvestamisel tekkib dokumendile soovitud number. Pärast dokumendi taastamist tuleb seeria kustutada.

Finantsseeriad

Finantsseeriate puhul pädevad kõik ülaltoodud põhimõtted. Seadistamine käib Raamatu tulba seadistuste valikust Finantsseeriad.

Neid seeriaid kasutatakse ainult FIN tüüpi kannete puhul, st finantskannete, mis pole tekkinud ühegi alamsüsteemi dokumendi kinnitamise teel, vaid mida luuakse Raamatu tulbas dokumendiregistri Kanded operatsiooniga Lisa uus

et/yld_numbriseeriad.txt · Viimati muutnud: 2018/12/27 11:51 persoon mrtn