Różnice

Różnice między wybraną wersją a wersją aktualną.

--- pl:yld_dok [2025/04/18 16:40] – karolina
+++ pl:yld_dok [2025/04/18 16:48] (aktualna) – [Tworzenie archiwum - krok po kroku] karolina
@@ Linia 77: / Linia 77: @@
 Przeczytaj więcej [[et/digiallkirjastamine|digiallkirjastamise võimalustest Directos]] .
-===== Archiwizowanie załączników =====
+===== Archiwizacja i usuwanie załączników =====
-Załączniki można archiwizować i usuwać z bazy danych lub po prostu pobierać; Proces ten jest asynchroniczny, co oznacza, że odbywa się w tle.\\
+Załączniki w systemie Directo można archiwizować i usuwać z bazy danych, lub po prostu pobierać bez usuwania. Proces archiwizacji jest asynchroniczny, co oznacza, że przebiega w tle, nie blokując pracy użytkownika.
-Dokumenty przeznaczone do archiwizacji można filtrować według różnych parametrów:{{:et:vilja20230426-121638.png}}
-**Typ** - według typu dokumentu.
+==== Filtrowanie załączników do archiwizacji: ====
-**Nazwa pliku** - według nazwy pliku.
+Przed rozpoczęciem archiwizacji można precyzyjnie wybrać załączniki, które mają zostać zarchiwizowane, korzystając z różnorodnych filtrów:
-**Rozmiar** — możesz wprowadzić zakres wielkości plików, które chcesz odfiltrować.
+  * **Typ:** Filtracja według typu dokumentu, do którego załącznik jest przypisany.
+  * **Nazwa pliku:** Filtracja według nazwy pliku załącznika.
+  * **Rozmiar:** Możliwość zdefiniowania zakresu rozmiarów plików (od-do) do odfiltrowania.
+  * **Kto:** Użytkownik, który dodał załącznik do dokumentu.
+  * **Okres czasu:** Dostępne opcje:
+    * **Czas załącznika:** Data dodania załącznika.
+    * **Czas dokumentu:** Data utworzenia dokumentu, do którego załącznik jest przypisany.
+    * **Czas transakcji:** Data transakcji związanej z dokumentem.
+    * **Czas potwierdzenia:** Data potwierdzenia dokumentu.
+  * **Opis:** Filtracja według opisu załącznika, jeśli taki został dodany podczas dodawania załącznika.
+  * **Dział/obiekt:** Selekcja załączników przypisanych do konkretnego działu lub obiektu.
+  * **Projekt:** Selekcja załączników powiązanych z konkretnym projektem.
+  * **Obiekt:** Selekcja załączników powiązanych z konkretnym obiektem.
+  * **Dostawca:** Selekcja załączników od konkretnego dostawcy.
+  * **Klient:** Selekcja załączników powiązanych z konkretnym klientem.
+  * **Początek i koniec konta:** Tworzy listę załączników na podstawie wpisów w księdze głównej dla wskazanych kont i wybranego okresu czasu.
+  * **Zarchiwizowane:** Filtracja, która pozwala wyświetlić tylko załączniki, które zostały już zarchiwizowane.
-**Kto** - użytkownik, który dodał plik do dokumentu.
+==== Tworzenie archiwum - krok po kroku ====
-**Okres czasu** – dostępne są 4 opcje: **Czas załącznika, Czas dokumentu, Czas transakcji, Czas potwierdzenia** .
+**Wybór filtrów i uruchomienie archiwizacji:** W raporcie załączników (dostępnym z poziomu modułu raportów) zdefiniuj filtry, które określają, które załączniki chcesz zarchiwizować (np. typ dokumentu i okres czasu). Następnie kliknij przycisk "Raport", a po wygenerowaniu raportu, kliknij przycisk "Archiwizuj".{{:et:vilja20230426-124150.png}}
-**Opis** - jeżeli podczas dodawania załącznika wprowadzono opis dokumentu, możliwe jest filtrowanie według niego.
+**Monitorowanie statusu archiwizacji:** Po uruchomieniu archiwizacji wyświetlany jest aktualny status procesu (kolejność wykonywania – pierwszy zgłoszony, pierwszy obsłużony). Aby zaktualizować status, ponownie kliknij przycisk "Raport". Ważne: w trakcie tworzenia archiwum (przycisk "Archiwizuj" wciśnięty, ale proces jeszcze nie zakończony) nie można uruchomić tworzenia nowego archiwum.{{:et:vilja20230426-125516.png}}
-**Dział/obiekt** – możesz wybrać, czy chcesz przypisać go do konkretnego obiektu lub działu.
+**Pobieranie archiwum:** Po pewnym czasie (zwykle około 15 minut) archiwum zostanie utworzone. Po ponownym otwarciu raportu zobaczysz informację o ukończeniu archiwizacji oraz link do pobrania archiwum. Dodatkowo, osoba, która uruchomiła archiwizację, otrzyma powiadomienie e-mail o zakończeniu procesu. Archiwum jest tworzone w formacie ZIP.{{:et:vilja20230426-124623.png}}
-**Projekt** - możesz wybrać załączniki z konkretnym projektem.
+**Weryfikacja archiwum:** Po pobraniu archiwum należy sprawdzić, czy wszystkie pliki zostały poprawnie zarchiwizowane i czy archiwum jest kompletne.{{:et:vilja20230426-125410.png}}
-**Obiekt** – możesz wybrać załączniki zawierające konkretny obiekt.
+**Potwierdzenie archiwizacji i usuwanie załączników (opcjonalne):** Po upewnieniu się, że archiwum jest poprawne, należy zaktualizować raport. Następnie, aby oznaczyć załączniki jako zarchiwizowane (co umożliwi ich usunięcie), zaznacz pole wyboru "Zarchiwizowane" i naciśnij przycisk "Raport", a następnie przycisk "Usuń". Spowoduje to usunięcie wszystkich załączników oznaczonych jako zarchiwizowane.
-**Dostawca** – możesz wybrać załączniki od konkretnego dostawcy.
-**Klient** – możesz wybrać załączniki dla konkretnego klienta.
-**Początek i koniec konta** – tworzy listę załączników na podstawie wpisów w księdze głównej dla wskazanych kont i wybranego okresu czasu.
-**Zarchiwizowane** – podświetla dokumenty, które zostały już zarchiwizowane.
-Archiwum można utworzyć w następujący sposób:
-. Z raportu załączników wybierz filtry, na podstawie których chcesz archiwizować (na przykład określony typ i/lub okres czasu), a następnie kliknij przycisk Raport, a następnie przycisk Archiwizuj.  {{:et:vilja20230426-124150.png}}
-. Wyświetlany jest aktualny status archiwizacji (pierwszy zgłoszony, pierwszy obsłużony). Po ponownym naciśnięciu przycisku raportu status zostanie zaktualizowany. W tym trybie (wciśnięto przycisk archiwizacji, ale archiwizacja nie została jeszcze ukończona) nie można rozpocząć tworzenia nowego archiwum.{{:et:vilja20230426-125516.png}}
-. Po upływie określonego czasu (ok. 15 minut) zostanie utworzone archiwum (po otwarciu raportu zostanie wyświetlony odpowiedni status i link do pobrania). Po zakończeniu archiwizacji inicjator otrzyma wiadomość e-mail. Archiwum jest w zasadzie plikiem zip.{{:et:vilja20230426-124623.png}}
-. Po pobraniu archiwum należy sprawdzić, czy pliki są na miejscu i czy wszystko jest w porządku. Następnie należy zaktualizować raport i sprawdzić, czy archiwum jest prawidłowe.{{:et:vilja20230426-125410.png}}
-. Po potwierdzeniu cykl się kończy i wszystko jest jak poprzednio, z wyjątkiem tego, że wybrane załączniki zostają oznaczone jako zarchiwizowane, co z kolei umożliwia ich usunięcie, jeśli zajdzie taka potrzeba. Aby to zrobić, zaznacz pole wyboru Zarchiwizowane i naciśnij przycisk Zgłoś, a następnie przycisk Usuń (wszystkie załączniki oznaczone jako zarchiwizowane zostaną usunięte).
 {{:et:vilja20230426-124913.png}}
-:!:Jeśli chcesz tylko pobrać załączniki i nie usuwać ich z bazy danych, nie musisz przechodzić do ostatniego, 5. kroku. Należy pamiętać, że pobrane załączniki mają teraz oznaczenie „ Zarchiwizowane ” . W przyszłości, aby zarchiwizować i usunąć (inne) załączniki, należy wykluczyć je z raportu, korzystając z filtra okresu. W przeciwnym wypadku te załączniki również zostaną usunięte.
+**Ważne uwagi:**
-:!:W raporcie, w prawym górnym rogu, można zobaczyć pojemność załączników.{{:et:kaie20230925-160412.png}}
+  * **Pobieranie załączników bez usuwania:** Jeśli chcesz tylko pobrać załączniki i nie usuwać ich z bazy danych, pomiń krok 5. Pamiętaj, że pobrane załączniki zostaną oznaczone jako "Zarchiwizowane".
+  * **Unikanie usuwania załączników pobranych wcześniej:** W przyszłości, podczas archiwizacji i usuwania innych załączników, pamiętaj, aby wykluczyć z raportu załączniki, które zostały pobrane wcześniej (a więc mają już status "Zarchiwizowane"), korzystając z filtra okresu. W przeciwnym razie, te załączniki również zostaną usunięte.
+  * **Pojemność załączników:** W raporcie, w prawym górnym rogu, można zobaczyć informację o aktualnej pojemności zajmowanej przez załączniki w bazie danych.{{:et:kaie20230925-160412.png}}